不论你选择的是“待办事项”“购物清单”，还是“利弊对照表”，只要能提起笔来，就是个好的开始，就都可以让你的身心灵受益。列清单可以减轻压力，可以提高工作效率，可以让你有条理、有目标，一步一个脚印。
“所以说这就能产生一种动力，像是：‘这事我要做到！’然后你会慢慢看到事情有进展。就算只是小小的一步，累积起来的动能也会相当可观，也会推着我们向前。”海迪·汉娜这么说。
花一点点时间列张表，是稳赚不赔的投资。我景仰的新闻学恩师凯茜·奎恩（Cathy Krein）常在改我们文稿的时候说：“越简单越好，懂吗？”她说这话可谓用心良苦，而我觉得这话可以套用在生活中的所有事情上，包括列清单。
如何做出终极版的“待办事项”清单
人很容易因为清单太复杂而索性放弃，但我想说你可以列出终极版的“待办事项”清单，这并不困难，而且我可以用一张清单告诉你怎么做。
1.写下来再说
眼不见为净，人只要没看到就很容易忘记，所以事情一想到就要赶紧写下来。先不用担心整不整齐，反正先写下来再做打算。
2.把清单组织好
知道有哪些事情要做以后，第二步就是组织。组织的意思就是分门别类：公务、家务、小孩、放松，诸如此类，基本上生活中的每一环都应该要有专属的清单。不分好类别，你的清单就会满到你连看都不想看。
基本上我会把不同的清单放在不同的地方，比方说公务清单就放在公司的抽屉，家务清单就放在家里书房的抽屉，这样我就不会忘记每张清单在哪里，也不会搞错上面写了哪一类事情。清单各司其职，我的心思也就可以像硬盘一样分成C盘、D盘、E盘，这样我只要一拿起表来就可以马上着手处理事情，效率之高，如果你试过，一定会非常惊喜。
特雷西·马克斯博士说：“分门别类让你能够掌握全局，面对该做的事情不会见树不见林，更不会因为被事情淹没而心生放弃之念。”特雷西还建议用同样的原理把一天分成许多“时区”，把你容易沉迷进去的活动区隔开来，比方说收e-mail就很需要强制限时完成，否则很容易没完没了。恪守这样的设计可以帮助你集中注意力，让你做起事情来又快又好。
3.排优先级
清单分门别类完，各就各位之后，第三步是要扫一遍所有的项目，然后按照紧急程度或重要性来排定顺序。这么做可以确保你按部就班，重要的事情先专心做完，不会手忙脚乱。有些事情固然不那么难以完成，但毕竟重要性不高，这时候你就要忍住，别先被这些小事分散了注意力，以免影响到大局。
4.重新写一遍
分门别类做好，也知道什么重要、什么不重要后，再来就是要把清单给重写一遍。把清单重新整理得干干净净、清爽宜人，一方面好读，一方面是方便使用，你会比较好确认，容易画掉条目。同一张清单我会重写好多次。你可以去摸索自己习惯、顺手的做法，我很讨厌混乱，所以只要清单一乱，条目东一个西一个，我就会索性另起炉灶，重新来过。
5.每天重来一遍
为了让事情完成，清单不用怕多，需要列就列。我每天都至少会先列一张清单，然后边做边把事情写上去，今天没完成、没画掉的事情，我会再加到第二天的清单里，以此类推。
怎么把清单列得更好
没错，在列清单的世界里，也有好坏对错之分。光是把事情写到纸上是不够的，“待办事项”在一张纸上写得乱七八糟、又臭又长，恐怕只会让你觉得头皮发麻外加晕头转向。这样的清单就失去了意义，清单是要让你气定神闲、从容不迫才对。
“我发现，列清单有时候反而会让我全身‘瘫痪’，裹足不前。”《练好专注力，事情再多也不烦！》（Organize Your Mind）的作者玛格丽特·摩尔（Margaret Moore）分享了她的经验。她建议写清单跟吃药一样，要讲求“最佳剂量”。至于什么是最佳剂量则因人而异，因为只有我们清楚自己工作时的偏好。“我们必须自己去找到这个刚刚好的剂量，来让我们觉得运筹帷幄、条理清晰，不会因为事情一多就不知所措。而要找到这个平衡点，我们只能靠自己不断地尝试错误。”摩尔女士说。列清单是一回事，真的把事情做成又是另一回事。清单写出来了，有几个办法可以让你驾驭它。
1.检视清单
轻重缓急。这个之前提过，但因为很重要，所以要讲第二次。主要是说不定清单上尽是些不急的事情，这点你一定要先判断好，要想清楚什么事情可以等，什么事情不能等。
务实可行。这点说起来容易，做起来很难。平常你可能有自知之明，可能知道自己的能力到哪里，但一写起“待办事项”，人就比较容易自欺欺人或好高骛远。我懂，我们都想赶快把单子上所有的条目都画掉，但往往事与愿违。所以能判断什么事情该优先处理，是一种很有价值的能力，你会学习到什么叫以大局为重，不会因小失大。如果你知道整理衣橱起码要两小时，而你跟医生约了半小时后要看诊，那现在跑去把衣服丢一地就不是个好主意。
焦点具体。清单越是有重点，越是具体，你的待办事项就越清晰，越容易推行。与其写“整理车库”，不如把焦距拉近，把“整理”这个概念拆解成具体的步骤，这样你更有机会把车库改造到你理想中的程度。比方说你可以在清单上写出在“整理车库”的目标之下，你希望完成的事项大致有这些：
□把圣诞节的装饰收起来
□把工具收整一处
□把杂物清掉来停车
多用“动词”也是一招。与其写下“杂货店”，你可以写“去杂货店买千岛酱、西红柿和牛油果”。后者显然比较具体，而具体的目标有助于你一进卖场就可以直奔鲜果专区，快快结账。
2.压缩清单
累积小胜。少即是多，清单有时候小一点好。放些难度低的工作在清单上可以提升你的士气，因为你可以很容易就画掉一些事情。我知道我先前说过我们不应该先挑软柿子吃，但凡事都有例外，有时候我们累积一些小胜利，就会增加不少信心，而这又可以强化我们的动机，让我们更有可能贯彻到底。
别挤一块儿。别把生活中各个领域要完成的事情都塞到一张单子上，那会出问题。计划不同，目标不同，清单也要不同，这样你才不会觉得事情太多或事情都混成一堆。
3.授权清单
清单委外。一位非常有智慧的女士，“工作兔”（TaskRabbit）网站的执行长利娅·布斯克（Leah Busque）跟我分享过一个观念：这件事你可以做，不表示你就一定要自己做。曾经亲力亲为到病态的我，把这话给听进去了（好啦！我还是有轻微控制狂，但已经有进步了）。想改变你的人生，就把事情分出去（第七章“生活委外，自由全开”会进一步讨论这一点）。
学会说“不”。哇呜，不想做的工作就推掉，想想那可以为你争取到额外的精力去完成多少别的事情。相信我，简单的一个“不”字，就可以让你重获人生。想约人去喝下午茶，一句话就行，要跟朋友去看想了好久的电影，也没问题，问题是你不能让自己变得“很好约”，不能让“好啊”变成你预设的答案。记住自己的时间有多宝贵，所以即便不自愿当爱心妈妈也没有关系，不多揽个没兴趣的案子在身上也无须内疚。
除非你真的想，否则不要因为不好意思而答应别人任何事。这样你就能腾出时间来完成有意义的工作。当然，说起来容易，做起来还是真的需要一点勇气，但只要你踏出第一步，就会感受到适时说“不”的好处。
说“不”对我来说已是家常便饭，但我也是经过练习才有今天。比方说，我星期三下班后的时间基本上完全自由，主要是我老公经常星期三加班，所以我会跟姐妹淘吃晚饭、修指甲，或做其他好玩的事情，也都是安排在星期三。重点是我会把这天晚上留给自己。有时候朋友约，我就会牺牲自己原本的计划，我会想：“嗯，反正我没事，就去吧！”我现在已经不这么想了，而且我觉得自己这样比较开心。我现在会比较重视自己能读点书，放松一下，想要跟上《家有吉娅达》（Giada at Home）剧集最新的进展，甚至也会比较想经营自己的博客。我会想忙自己的事情，不会因为有人约就放弃，是因为这些东西可以滋养我，这些事情让我觉得开心，我是真的想做这些事。对我来说，跟朋友相处很重要，但跟自己相处也一样重要。
然后是工作的问题！哇！工作上有时候不那么容易说“不”，很多时候我们说“好”都是出于无奈。遇到这种情况，我会把“待办事项”拿出来浏览，看看有没有什么事情可以“消掉”来作为补偿。比方说，我会请同事帮我一起把某样工作解决掉，或者我会看能不能把某样工作转给其他组员。适时“放下”或“推掉”或“外包”，全都可以在某个点上救你一命（详见第七章）。
工作上要说“不”，这里有一些不错的建议。
□“我没办法接这工作（或参加这个活动）耶，但某某应该很适合。”（提供建议都会让人觉得舒服些，同时你也会觉得帮了忙。）
□“你可以过（一/二/三）个星期再回来问我，那时候我的行程应该可以空出来了，到时候我会很乐意帮忙。”（不要高估自己的空档，给自己充足的时间完成手上的工作。）
□“平常我就会直接答应了，但我现在正试着调整自己的工作量，所以不好意思，我觉得自己的工作量已经到上限了，很感谢你找我，但我没办法做。”（实话实说不像你想的那么恐怖，大家其实都是好人。）
4.设定期限
身为电视制作人，我绝对称得上是期限的专家。期限很好用，期限可以让你不至于囤积工作。让大脑相信你得在万圣节前把感恩节菜单想出来，你就真的会这样做到，所以我每年都是8月开始采买年底过节的用品。早点开始，我就不会事到临头像火鸡一样慌张乱跑。
期限对一些简单的待办事项也很有用。我常会给清单上的项目加上所需的时间。知道走到干洗店要15分钟，我就会要求自己在两点前抵达，这样我就可以按照行事历把所有的事情做完。
你知道吗
番茄法
有一种时间管理的办法叫作“番茄法”（Pomodoro Technique），学起来可能对你会有帮助。弗朗西斯科·西里洛（Francesco Cirillo）在20世纪80年代发展出番茄法，它之所以叫作番茄法，是源自一种番茄形状的厨房定时器。番茄法的概念是把工作看成是一个一个的番茄，每个番茄代表25分钟，然后你每完成一个“番茄”就可以休息一下。
我喜欢番茄法是因为比起一小时或者更久的时间，25分钟要好坚持多了。我们是不是偶尔会想“接下来一小时我来做这个”，但回想一下，那一小时我们是不是根本定不下心来。胃口小一点，25分钟更容易专心，我们也比较可能把事情做好。
我自己的修正版番茄法，是看着时钟跟自己交涉。假设当时是中午12点36分，而我得上网查看要给妈妈买什么生日礼物。这时候我会对自己说：“我要想办法在一点前做完，然后就要再去做别的事情。”这样的话，在这24分钟里，我就只专注在这一件事情上。我知道这项工作何时会结束，而加了期限会让我更容易坚持下去。
5.奖励自己哦！
这是我最喜欢的一个步骤。面对单子上的“待办事项”，一点点贿赂就可以产生很大的动力。给自己一点好事期待，清单上的事情就会一直召唤你去把它们画掉。我会习惯性跟自己谈条件：“把稿子写出来，就可以逛Facebook10分钟。”这听起来好像没什么了不起，但效果非常好。试试看，你就知道自己会为了看10分钟Facebook画掉多少待办事项。
6.提醒自己
我们没办法把所有该做的事情都背下来，这是人力所不可能做到的，所以放轻松，想一些提醒自己的办法。无视清单，待办事项一样也没画掉，是很容易就会发生的惨事。但只要给自己设定一些提醒，你就不会忘记清单的存在。我每天都重复好几次这样的过程，我会用微软Outlook里行事历中的会议功能寄“会议通知”给自己，提醒自己要记得去做该做的事。除了手写的清单之外，这些会自动跳出来的提醒通知，也是我能在期限内完成工作的一大功臣。
位置、位置、位置：唯一重要的事
你应该把清单写在哪里呢？基本上你会在哪里需要这张清单，它就应该写在哪里。清单的位置有其意义，清单在哪里也是其功能性的一环。
小等于好
对有些人来说，把清单列在黄色便利贴上便能一劳永逸。一天就只有24小时，能做的事情就是那么多，所以想当个成功人士，好好安排一下每天的行程是很有必要的。
特蕾西·麦卡宾，先前提过的收纳专家、dClutterfly博主，她会用便利贴来搭配清单“母舰”，这就是她不容易忘记事情的秘密。“我有一张所谓的‘主清单’写在黄色横条的书写簿上，然后我会在主清单上贴一张便利贴，上面记载的是未来几天可以完成的事情，也就是说集中在便利贴上的就是急件。”特蕾西做了这样的说明。
3件事情要比30件事情容易完成得多，这是再简单不过的数学问题了。特蕾西的办法可以用来提升工作效率、规划社交活动，甚至控制采买预算。不相信？下面我给你5个理由，让你了解为什么要把待办事项浓缩在便利贴上。
1.便利贴的空间有限（只有几厘米见方），这可以强迫你面对事情的轻重缓急。一定要是最急切的工作才能登上你的清单，否则你就会发现黄色空间像精华区房产的室内空间一样，根本不够用！
2.便利贴上的事都完成后，你这天就可以收工了！剩下的，都是你的自由时间，不用怕，想做什么就做什么！
3.人生没有剧本，万一有想做的事情突然发生，比方说，想约的人突然自动送上门来，你就会很开心自己单子很小张，上面只剩下“整理抽屉里的袜子”和“登录清单制作人网站会员”这两件完全可以晚点再做的事情。
4.便利贴有点黏又不会太黏是它的特点。依据一天当中行程的不同，我曾经把便利粘贴在笔记本电脑的角上、手机的背盖上，甚至是浴室的镜子上。有时候只是把单子贴在一定会看到的地方，就可以提升你面对各项事情的执行率。
5.便利贴一旦写满，你这天就不可能再加新东西了。有时我觉得怎么单子上的事情都做不完，检讨后才发现我会一直不停地加东西上去。
你知道吗
关于便利贴，六件你可能不知道的事
便利贴是生活中无所不在的彩色方块，也像一面面透光的小旗子。不论在何处看到便利贴，都不值得你惊讶到吹胡子瞪眼。太多人用便利贴来避免忘记事情，来记录待办事项，或者用它来使自己处事有条不紊。任何时间我都会有便利贴粘在办公桌上、活页纸上、档案夹上、杂志页面上，甚至是我的电话上。虽然说跟便利贴朝夕相处，但你有没有停下来想过便利贴是怎么出现的？下面的六件事可以让你稍微了解便利贴的身世。
1.这个不起眼的记事用品诞生于1968年，而且基本上这是一场意外——没错，《阿珠与阿花》（Romy and Michele′s High School Reunion）电影里的蜜拉·索维诺跟莉萨·库卓并没有“发明”便利贴哦！
2.1968年，3M公司的科学家史宾赛·席尔瓦（Spencer Silver）正在研发超级胶水，却无意间调出可重复使用的粘胶。
3.3M产品开发人员阿瑟·弗莱（Arthur Fry）把这种意外调出来的粘胶用在教堂歌谱的书签上，后来在公司的支持下把这种概念进一步商品化。
4.经典的金丝雀黄也是意外，用来测试多次性粘胶的废纸刚好是这个颜色。
5.便利贴正式在商店铺货，是在1980年。
6.便利贴颜色愈来愈多样，但经典的金丝雀黄仍称霸畅销榜。
要不就别玩，要玩就玩大点
笔记本是我列清单时默认的首选，我喜欢网格线，也喜欢那可以让我尽情书写的空间。我针对生活中不同的事务准备了一堆大个头的笔记本，比方说，我特别为撰写这本书准备了一本专用笔记本，那是一本紫皮的笔记本，里面全都是我为了写这本书去访问人时的问题、章节的大纲，乃至于撰写工作的各种期限。工作上我有一本上翻的螺旋活页本，主要因为我是左撇子，所以一般螺旋在左边的笔记本会让我觉得不方便。
我对便利贴的热爱绝不会输给任何一个整理狂，但平心而论，便利贴并不适合人在上面释放大量的信息。虽然便利贴灵巧机动而且具有黏性，但它有个缺点就是会掉（我会在第八章谈清单老是搞丢有何对策，到时我会向所有数字化的设备示爱）。对于数字化的笔记工具我也非常喜爱，但手写的清单有其独特之处而不可取代。或许我没办法具体解释清楚，但我觉得手写的清单更有人味，跟人的关系更近。
“同样的事情记在实体的纸上跟记在机器上，绝对不一样。纸你可以想拿起来就拿起来，要看便看，想写即写，但机器你得开机、登录、点开应用程序，这些程序说多不多，说少不少，但肯定比不上可以‘拿来，我看看’的白纸黑字。纸可以拿，可以摸，可以转，可以随手收到抽屉里。”特雷西·马克斯说得一针见血。
我的字一年比一年丑，毕竟我现在打字跟输入手机的场合远多过我写字的机会。但我会要求自己用铅笔手写工作上每天的“待办事项”。玛莎·史都华的《生活》杂志在2013年8月号里登了一篇文章叫作《手写濒临绝种了吗？》，执笔的作家乔安妮·陈（Joanne Chen）在文中引用了印第安纳大学的一项研究成果。
在这项研究里，专家以磁共振检测测试了两组学龄前儿童。其中一组小朋友用打字的方式来背诵字母和符号，另外一组则用手写来帮助记忆。结果打字组的小朋友分不清字母和形状之间的差异，而手写组的可以。这显示，比起打字输入，手写更有助于人脑学习和记忆。
我觉得密码就是最好的例子。我一天到晚忘记密码，这很烦，主要因为我都是不经思考地输入这些代号和密码，所以下次要用还是一样大海捞针。要是能用笔写过一遍，我肯定能把这些ABCD加1234记得更牢。
