我经营“清单制作人”网站许久，一直以来最大的发现就是，对各行各业的执行长、专业经理人，或某某总监等这类“成功人士”来说，清单是他们每天不可或缺的配备。不论你做的是哪一行，清单都可以让你的表现更加傲人。
一日之计在“清单”
成为清单控之后，最要铭记于心、不断调整精进的一件事情，就是要去找到适合自己的运作模式。我写在书里的方法，不一定全都适合你，你必须为自己制订一套清单的使用方式。
对我来说，清单就是我一天行程的“调派中心”，里头登载了各项任务、重点、提示等数据，东西很多，但都经过分门别类，所以我不会因为乱而看得很累。至于到底怎么运作，别担心，我稍后会说明。
我最近收到一位“清单制作人”读者乔的来信，他说：“我喜欢列清单，也觉得这样做对自己的帮助很大，但有一样我觉得不太顺，就是格式，我希望自己的清单可以看起来有模有样、清楚整洁，而不是毫无章法地想到哪儿写到哪儿。您是怎么处理清单格式的呢？”
问得好！每晚我在离开办公桌之前，都一定会把工作清单写好，不论多晚，也不论我等下有没有约会，我都不会跳过这个步骤。有时候如果刚好灵感来了或想到事情，我也会利用白天做这件事，但总之我一定会把明天的行程表写好，这样我才可以早上一进公司就火力全开。清单在我面前就像导航的地图，清楚地告诉我这天从哪里出发，要到哪里去。有清单的话，我一早起来压力就会比较小，需要忙什么也可以马上开动。
我会把隔天必须“发生”的大大小小的事情都列到笔记本的工作表上，每一天都是崭新的一页。我列工作表的流程像这样。
1.最上面先写上日期
这样你之后要找数据会比较容易。
2.隔天的事情事无巨细地写出
就算是每天的例行公事也别省略，相信我，就是想不到的事情才叫意外，而意外可能打乱你每天都做的事情，这时候提醒就派上用场了，就算有些事情你真的绝对有信心不会忘记，也还是写上去，没有关系，因为多一条可以画掉的项目，绝对令人开心。
3.按照需要完成的时间来排定轻重缓急跟优先级
我习惯按事情需要启动时的时间来排定顺序，比方说早上有场电话会议，我会在这条目左边标上时间“11：00”。这样一来，我其他时间就不会为了这件事情分心。
清单这样就完成了，好极了！这样都一切就绪了吗？嗯，还没有。我保证还会有你没记到的事情冒出来。所以说清单要保持弹性，视情况增列项目，我自己的做法是：
1.视情况、视需要增列工作条目
有时候我已经下班了，才忽然想起少列了一样工作，这时候我会立刻用手机的日历设定通知，让它隔天跳出来提醒我要把这项工作加上去。设定信息跳出来的时间记得要算好，不要开会开到一半或在忙的时候手机突然响起，这样容易出问题了。另外，在一天当中，总会有你没预料到的工作继续出现，你的应对之道还是不变，仍然来一样加一样。但当天跳出来的事情，你得想一下要安插到行程的哪个时段。要是没有适合之处，那就再看看可否挪到明天，或者请人代劳（第七章会谈到工作委外）。
2.提醒自己身在清单上的何处
我会在笔记本左下角留一块空间来做“进度记录”。事情做到一半被迫中断，我会在这块空间里很快记下自己做到哪儿，就像打高尔夫球在果岭上放球标一样，这样我只要事情一排开，就又可以从刚才的地方立刻接上。这办法听起来没什么了不起，却好几次救我一命。
3.私人的事情另辟一栏
我会用一条直线把手札的页面一分为二，下边是公务，上边是私事。百分之百的公私分明极其困难，一天当中我们一定会有日用品得买，有水电费、卡费要缴，有公婆电话要回，所以即使是上班的时候我们也得掌握私事。总之像是要去提款机提领生活费，或是要去干洗店这种事情，我就会写在笔记本的上边。
4.留些空间给临时的杂项或记事
我会尽量把事情都写下来以免忘记：谁来电、不想错过的电视节目、要买的当期杂志、要跟姐妹分享的八卦等，都在我的笔记之列。为了记这些东西，我把笔记本右上角空出来供一日所需，这样我就不会想回电时找不到号码，或想买鞋时想不起尺码。
我也用便利贴，但我现在要说的不是用便利贴来提醒自己，而是当我是团队合作中的一员时，我会用便利贴来指示组员。比方说，我有一项工作要交办下去，那我就会在便利贴上写下“星期一要用的”或“请阅读并修润一下”。便利贴就像我的“锦囊”，收件者打开看就知道要做什么。当然特定的工作如果可以几句话交代，我也会用便利贴来提示自己。
我很确定的是，我列公事清单的方法或许不是所有人都适用，但你可以以此为起点先试试看。前面提到TaskRabbit（工作兔）的宗旨是要帮助你提高工作效率，他们的执行长利娅·布斯克就有一个跟我不一样的系统，她会在早上列清单。“我进公司的第一件事就是坐下来列一整天要完成的事情。我自己另外设计了一张检查表是开高层工作会议专用的，以免会议开了半天漏掉重要的事情。”这段话出自她在替我写的博客客座文章里。
生产力小提醒
Paperback便利贴
如果下班后我有两三件事情不能忘记，我会在便利贴上写好，然后贴在手机上。有脑筋动得快的业者替iPhone开发了量身定做的便利贴，很好用。Paperback就是其中一家，他们的产品让便利贴变成“行动”便利贴，有兴趣的人可以去这个网站看看：http://bit.ly/1qyWCHt.
开会的规划
利娅提到了一个重点：会议应该怎样安排才会有条理？简单，这当然是要靠清单！我有几位实习生的工作是帮我管理博客，也有为写这本书而找的实习生，而我即便是跟他们像在聊天般交代事情，也都一定会准备好清单在手，因为这也是会议的一种。多花几分钟想好自己要跟他们沟通什么，列成清单，你讲起话来一定更能突出重点。老实说你开过多少没重点的会，是不是最后都一事无成？至少我自己有很多这样的痛苦经历。想到这些会议真的会让我发疯，因为这样的状况完全可以避免。
如果可以，我会希望自己的老板是乔·杜兰（Joe Duran），他是财务顾问巨擘联合资本公司（United Capital）的联合创办人。我认为乔提供了非常优质的工作环境，因为他绝不会开会不带检查表。同样，如果你没有检查表就跑去找他讨论事情，他也会把你打回。我很欣赏他这样！“（检查表让我）开会时间减半，而且我敢说成效至少加倍。这一来一回效率就增加为原本的四倍。”乔做了这样的计算。
必须分清楚：检查表是检查表，议程是议程。两样东西都是工具，但它们是不同的工具。先说检查表，检查表上的东西基本不变。对乔的员工来说，他们的检查表上会包含“追踪上周会议结论”“检讨客户经营策略”“确认规划中之活动”等。不论这周的会议需不需要讨论，这些项目都永远会是检查表上的班底。
乔还说：“没有检查表，就很难要求工作上的一贯性。检查表就是要确保每一次的工作流程都一模一样。”乔让检查表深入企业文化，大概是2010年，他读完《检查表：不犯错的秘密武器》（The Checklist Manifesto）之后的事情。
深受启发的他让全体员工都读读这本书。乔说员工对使用检查表一开始确实有点抗拒，但如今大家已经能够真心拥抱这套流程，也会对他们各自的下属实施检查表制度。“会议简洁明快，节奏紧凑，每个人都有备而来。而且老实说，准备检查表的过程也是塑造企业干部纪律的妙招。”乔说。
清单也有两人座
与人合作本身也是一种挑战，但有一些工具可以帮忙。运用这些工具，你可以确保团队成员个个都权责相符、工作专注、稳定有进度。任务导向的会议与进度检查可以协助我们在规定时间内完成工作。当然，清单能做到的，其实远不止于此。这里我简单说明一下。
1.明确分工
哪个人负责哪样工作，必然得非常明确，而且要从整个案子一开始就确认，否则必然天下大乱。一个萝卜一个坑，这样任何褒贬都会适得其所，就算要杀要剐，都不会搞错对象。
2.善用科技
时下有不少电脑程序可以协助我们遂行团队合作，值得一试。
Evernote
Evernote对需要把笔记、点子与清单集中起来管理的人来说，是个好工具，甚至是一大福音。Evernote有手机版及电脑版，数据在云端，因此可以随时更新上传。
我是Evernote迷。我跟博客的实习生在Evernote上有共享档案夹，档案大家都有权限打开。谁想到有什么点子可以发文，看到外面流传着有什么有趣的文章，我们也会把数据或链接加入Evernote里。我们会互相补足“待办事项”清单，也可以很容易看到还有什么工作需要完成。
每周的例会之前我会用Evernote制作议程，群组成员的权限除了观看，还可以视情况修改。这样的好处是事情可以滴水不漏，同时我们也可以回去看上周的议程，看看有没有需要补充的地方，这点也很不错。
Evernote也很适合群体写作。有时候我会想到某件事情可以发文，比方说看到某部电影里有用到清单的桥段，我会在Evernote里留下这项记事，说明是哪部电影，以及我的构想，然后顺便请实习生军团去研究一下，把资料补足。在Evernote上共享信息时有个技巧，可以用不同的字体颜色去代表不同的群组成员，这样谁修改了哪项数据、谁给了什么建议，就都可以一目了然。
Evernote可免费下载，但你也可以付费使用专业版。我于公于私都用Evernote（私事怎么用留待下一章说明），所以对我来说Evernote也是赚钱的工具，付点钱划得来。
Google Docs
我跟Google Docs算是相见恨晚，但是一拍即合。通过Google Docs，你可以跟人分享电子表格或其他类型的档案，追踪功能会显示谁做了什么变更，你想留言或更新也都相当容易上手。我觉得编辑文件或脑力激荡尤其是Google Docs的强项。
Asana
现存能帮助团队进行项目协同管理的服务有好几种，Asana是其中一种。我在博客上介绍过科技达人卡莉·纳布拉克（Carley Knobloch），而她的回馈就是介绍我认识Asana。她会把“待办事项”清单上传到Asana，然后视需求分派工作。
就像是项目管理的仪表板，Asana的概念是你指派任务让组员各司其职，同时让高效率的横向联系变得可能。一项工作完成了，负责人就会登录Asana打钩，这样全组的人都会知道这事搞定了。每项工作都可以设定期限与提醒功能，这样项目经理就可以确保组员各司其职，而且全案进度无虞，但又不至流于“管很细”而烦死别人外加累死自己。
另外，Asana可以让组员互传信息讨论特定的工作，而且具有自动存盘的特性，确保群组成员可以看到讨论过程中的来龙去脉，这比用电子邮件寄来寄去有效率，日后要检索讨论的过程或结论也容易许多。你还可以针对特定的工作上传档案或设定大型工作之下的子任务。
子任务是检查表里很重要的一环。不论你是要替新加入的客户还是替员工设定数据，里头都一定有一整套固定的流程。你可以把流程里各步骤分拆成子任务，并且交给不同的人去负责，这样客户或员工就可以尽快上线。
每次收新的实习生，我都会跑同样的一组流程
□设定电子邮件信箱
□说明工作内容与责任
□申请Evernote账号
□其他事项
我可以把这些例行公事输入Asana，然后视状况指派其他人去做。所有的事情都记载在一个地方，很好找，完成到哪里我随时可以看到。
你可以把各种信息集中于一处，包括特定客户的密码、用户名称与文件传输协议（FTP）位置，都可以如法炮制来管理而不会忘记。
类似的管理系统还有Basecamp（基地营）和5pm（午后5时），但Asana我最常用。
3.善用“低”科技的解决方案
在我待过的第一个新闻部里，用了一面大白板来掌握新闻动态。采访主任会把已经派出去跑新闻的记者名字列上去，另外跟去的摄影记者是谁、地点在哪儿、何时截稿等信息也都会一并标明。这面白板一样可以让人一目了然，你可以拿来用在当天或有延续性的专案上。
手写待办事项清单也很好用。我曾经跟营销大师公关公司（Marketing Maven Public Relations）的执行长兼董事长琳赛·卡聂特（Lindsey Carnett）聊过，她说她手下每个员工都有各自的待办事项清单：“我会写好自己的主控清单（master list），然后让团队成员各自把他们的清单加进来，这样有利于干部再去管理他们各自的小组，事情的先后顺序可以分得很清晰，丢三落四的概率可以降到最低。”
你知道吗
蔡加尼效应
“蔡加尼克效应”（The Zeigarnick Effect）的定义：未完成的工作容易记得，已完成的工作容易忘记。这个效应以俄国新理学家蔡加尼克（Zeigarnick）的名字命名。蔡加尼首先提出这项理论，她认为，一旦开始的事情我们就会不由自主地想去完成，这是人性的一环。
善用清单，管理项目
“待办事项”上添了工作，接下来就是要促成行动朝目标迈进，为此我建议另列一清单（我知道爱树的环保人士会抗议……我真的知道此话一出，多少树又会因我而死，但别担心，我们还有“数字化”的选项，但细节容我等到第八章再讲）。
要写一本书，对应的待办事项会是一张“大单”（相信我，我现在很清楚这点）。我们可以想办法把大单分拆成步骤，一个步骤就是大目标底下的一个小任务。
□脑力激荡思索写书的点子
□到处问人对这点子的感想
□根据问到的信息来调整构想
□学会写书的策划案
□写出书的策划案
□找位出版经纪人
□找到愿意合作的出版社
□把书写出来
就算是到了最后一步，你还是有可能需要做一些次级的待办清单。写书的时候你会规划自己什么时候写书，要如何把写书的时间挤出来。懂吗？有些待办事项并不简单，你必须经过深思熟虑才能想到方法把它们画掉，但这往往也就是最终目标的成败关键。我听很多人说：“清单上的东西都画不掉！”而原因或许就是他们光是设了目标也做了清单，却没有积极的作为：化清单为行动。若能照我说的方法如实出击，不要只是纸上谈兵，我确信你的战果一定能让你开心。
你知道吗
雅虎执行长玛丽萨·迈耶（Marissa Mayer）也是清单控
玛丽萨·迈耶在接受Mashable.com访问的时候说，她会用待办事项清单来规划工作的轻重缓急。她会按照事情的重要与紧急程度来排定处理顺序，这是她从大学时代的一位好友身上偷学到的东西。这位朋友厉害的地方在于清单上的事情做不完，她并不会因此而心烦意乱，反倒觉得这是一件好事。
“要是真的把事情都做完了，我反而会有点闷。”迈耶在Mashable.com的受访文章里这样说，“因为想想通常落在清单后段的那些项目，可能都不是什么值得占用你时间的事情。”她解释了自己宁可不要花时间在不重要的事情上面。
