1.大写词汇，如:澳大利亚（Australian），一月（January），星期六（Saturday）。
2.由短词合成的词，如:簿记员（bookkeeper），尽管（nevertheless），每个人（everybody）。
3.以es或ed构成的三音节词汇，如:承认（confesses），消化（digested），资源（resources）。
还要注意以ing结尾的长词。它们可能具有三个以上的音节，使读者感到阅读起来困难，因为它们需要一个视觉过程。选择那些表达最精确、最经济、你的读者最熟悉的词汇，这些词汇也许是你在面对面交谈时使用的词汇。
这并非一成不变的准则，一些短词不便于阅读，你要学会取舍。
何时使用长词
尽管我们说使用短词会方便读者，但是文章中还是会大量运用长词。这些长词有些是必需的，但有些只会难为读者。如果要用事物的名称或技术词汇，可以使用长词。如果是为了更加精确地表述你想说的事情，可以使用长词。但它应是唯一的或具有特殊描述性的词汇，或者可以附加额外的意思。
如果使用长词可以节省你所使用的短词，比如“unemployment”（失业）一词是经济学中的词汇，它节省了几个短词“它表示没有工作”。如果使用的长词是广大读者更加熟悉的，比使用短词更有效果，那么使用长词。
在你认为长词可能会给读者带来麻烦时，不要使用长词，大多数人在他们繁忙时是不情愿查词典的。
不要削减所有的长词，仅仅削减那些不必要的词汇，使用那些最能表达你的意思的词汇，那些使读者感到更加亲切熟悉的词汇，运用那些经济的但是具有丰富涵义的词汇。如果可以使用“city（都市，城市）”，我绝不使用“metropolis（主要都市，大城市）”。
马克 ;吐温（1835-1910），美国幽默家、作家。
第七部分 书面沟通简单明了
避免专业词汇和“噪音词汇”
对大多数读者来说，专业词汇会使文章难以理解；同样地，使用流行的“噪音词汇”也不会使人们分享其所拥有的涵义。如果你想使用专业词汇或“噪音词汇”，你要确认你的读者能够理解你所使用的词汇的涵义。
使用短句
许多人把词藻的堆积等同于文章的重要性，他们在文章中填充大量华丽的短语和过渡词汇，使用复杂的句子结构，过多的重复和修饰，而这些并不能使文章易于阅读和理解。
长句令人厌烦，它们阻塞了对你文章所提供的信息的阅读和理解或按其指令行动的可能性。短句有助于将我们的思想分类，使每一要点清晰，也便于读者比较容易地把握我们的思想。短句不会使文章过分简单化，反而会使读者容易阅读和理解，它们会增添你的备忘录、信件或报告的可行性。
幸好长句是相当容易矫正的，有三种方法可使长句变为短句:
其一，删去不必要的词汇（我们经常发现不必要的词汇、华丽的短语和过多重复）。
其二，去掉复合句的连接词，使之成为两个简单句。
其三，通过去掉过多的修饰辞减少句子的复杂性（比如:“无论如何”，“除此之外”等等）。
使用由一到十个字组成的短句
现在我们来缩减你句子的平均长度，使文章更有可读性，这样做可能会使你的文章增加一些跳跃性和活力，使文章更有吸引力和说服力。
你无法控制文章主题的复杂性，但是你可以控制你所写的文章的复杂性。在文章中你可以选择那些最简洁的词汇，便于阅读；你可以选择短词和短句，这样使比较复杂的主题容易理解。
去掉不必要的短语
许多不必要的短语混在公文中，这些多余的词汇花费读者很多的精力，既增加了句子的长度又增添了阅读的困难。
去掉过多的重复
重复是不必要的反复，这种重复是如此普遍以至于我们几乎很少认识到，它们一遍又一遍的重复，而没有附加任何新的信息。比如:“铅心的笔”、“全面完全的”等等。这些词语增加了句子的长度，增添了阅读的困难。
分离复合句
我们经常要把两个句子合成一个句子，当两个句子含有一种意思且只含有一种意思并且它只有一个主语和一个动词时。
对于上面那段话，可以改写成:
我们经常把两个句子合成一个句子，这个句子含有惟一的意思。它只有一个主语和一个动词。
减少复杂句型
减少句子的复杂结构可以使你的文章更容易看懂，使读者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上面的句子可以改写为:
为了便于读者抓住你的中心思想，减少句子的复杂性，这样改写效果会更好。
不要过度松散
在适当修饰与随意拖长、漫谈式的文章之间是有区别的，后者是由于我们头脑的高速运转，随想随写，而在我们意识到这点以前，我们的文章写得又长、又复杂，又松散。
“像这类的问题我们已经经历过几次了”，当你写到这句话时，你的脑海里浮现出很多的往事，这些事情足以使你要扩充并解释你的这句话。于是，你又写到“在许多场合我们讨论过这个问题，不幸的是以往的努力都是徒劳无益的。但是，现在我们还要努力去试一下，我还是要建议……”试着去掉这类的词汇:“因为”、“因此”、“不论如何”、“所以”，用句号把句子分开，使每个句子相对独立。
不要冗长乏味，也不要居高临下地责备对方
你是否收到过包含这些短语的信？
按照你的要求……
首先感谢你的配合……
请你相信我们一直非常关注……
我们要求密封后返回……
我们的办公室已经收到你的会晤约定……使用这些短语的人可能认为这样听起来很正式，但实际上它们是非正式的。华而不实的短语增加了词汇却减少了可读性。
从中我们可以学到什么？应当像说话那样写作，而不是相反。把你写的东西大声读出来，如果听起来矫揉造作，就修改它。
第七部分 书面沟通文字叙述要有说服力
无论你怎样表述，惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照着去做。这一节我们将介绍更多的方法来提高你的文章的可读性和说服力。
语法
语法是重要的。事实上，公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”，读者也经常通过语法来理解我们的信息。
如果你十分关注文章中所运用的语法，这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书，并经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话，注意他们是如何构造句子，如何使用动词的。
坚持使用电脑的语法检查功能，直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释，确信自己已经弄懂了。然后让别人检查你的信、报告和备忘录，看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法
蜘蛛网法是简单而又有用的技巧，可以有序地组织你的信息和思想，它能够帮助你防止遗漏、重复、不切实际，以及突出你的重点内容。
要构成一个蜘蛛网:
步骤1:将你的论题放在中心，围绕它画图。
步骤2:注意你要达到的目的，没有明确的目标不可能写出清晰的文章。公文的一般目的是:为了分析为了解释为了说明
为了讨论 为了建议为了呈送
为了询问 为了推荐为了评论
为了感谢 为了确认为了概要如果你文章的目的明确，你将能够把你的信息和想法有序地组合以适合你的目的；如果文章的目的不止一个，把它们全部找出来。
如果你需要分几部分来完成你的报告，那么对每一部分制作一个蜘蛛网，每一部分有着不同的目的。
步骤3:头脑风暴，把你的所有信息都列出来。
如果使用相关的动词和名词，动词表示行为，他们提醒你要做什么，比如“询问的问题比问本身应该更清晰”。
如果几种思想似乎都与主题相关，把每一种思想作为一个分支。
步骤4:检查一下你所构造的蜘蛛网，看看是否把所有的事情都包含进去了，去掉不必要的或重复的。
步骤5:你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据，把它们突出出来。
检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁，越短越好，记住KISS原则，使文章短小精悍。
为你的思想排序
你的思想的次序是怎样的，一旦你的蜘蛛网构造成功，信息的排序是一件非常简单的事情，只需考虑这篇文章让读者看起来富有逻辑，更有兴趣，更适合读者的口味。
步骤6:蜘蛛网上的每一支臂膀，都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信息和结论，有许多方法可以实现这个目标:
时间:历史年代:过去→现在→未来。
空间:地理位置:中心点→外延，如：悉尼→郊区，或者墨尔本码头→整个澳大利亚。
因果过程:事实→原因→结果。
步骤顺序:如：原材料→制作阶段→产品。
原理:理论→实践，比如:文章的可读性→短词、短句、避免专业术语，去掉不必要的短语、重复、复合句，减少句子的复杂性，包括一些短句子。
问题:解决的可能性，比如:超重→减肥节食，参加体育锻炼，参观健康农场。
比较和对照:例如:动作片与哑剧，草图与油画，紧急的与重要的。
次序:降序:由大到小，或升序:由小到大。建议：
事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。
结论→建议→事实或理由：适合于那些忽略细节的读者。
结论→事实：适用于了解背景的读者和信任你的读者。
结论→事实→建议：这是一种不寻常的方法，能够抓住读者的注意力，在给出建议前，由他们自己进行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。
利益→建议或想法→理智：为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好？它们都非常有用，为了使交流更清晰更有说服力，以上述的某种方式构造你的理想模式。
文章长短适度
你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么？当你为了实现你的目的提供了必要的信息时，文章就可以结束了。为了使文章简洁，只需提供必要且必需的信息。
需要自我检查的问题
文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗？
为了达到目的有无多余的和不必要的信息？
为了达到目的，是否包含了所有重要的事情？
文章是否适合读者的需要？
我还需要更多或更少或更深入的采访吗？现在你需要的是去收集信息。
开始写作
你已经有了明确的目的，你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序，你已经收集到你需要的信息，现在开始写作。 心中有读者
尽可能地明确你的读者是谁，然后选择你的词汇、支撑的信息，组织好材料以适合读者的口味。
下面这些问题应该考虑:
你的读者已经具有了多少知识背景？你还需要提供、补充什么？
你的读者对这个问题的理解程度怎样？
关于这个主题你的读者的观点是什么？读者的观点与你的观点是否一致?
你与读者的关系怎样？
你的读者喜欢哪种交流风格？它们是正式的还是非正式的交流风格？
哪种信息技术最有可能达到你的目的，它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事，是否涉及费用、样板、个人的故事，还是一种参考性资料，你的建议是否与国家的政策相协调等等。
第七部分 书面沟通说服你的读者
主体
从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。
突出你的重要信息
有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是我们已经谈论过的，使用短词、短句以及短的段落。
我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句，这就是突出你重要信息的地方，而较短的段落更是突出你的主要观点的位置。
第二种方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的开始句上，而不要跟在诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾，而把重要信息写在每段的起始句上。
前言和结尾的写作
一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。
在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。
一般来说前言有两个目的:
抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。
前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。
即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取的行动。在你的结论部分，重申你的重要观点，如果必要，可以再深入一步。
文章具有说服力
文章的说服力对于公文来说是非常重要的，毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩，而是为了使对方了解、理解我们，这是我们沟通的目的。
文章的力量在于动词的运用，文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。
使用有力度的动词
有力度的动词会在人们心中形成一幅图画，它们会增加文章的权威性和说服力，因为这些动词指挥着读者的思想，如果你使用有力度的动词，会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力度的动词是具有明确的动作倾向的，和缓的动词通常由系动词构成，通常是抽象而不是具体的。弱强
我们想要去参观我们参观
我是想支持… 我坚决支持
我们能够劝说 我劝告……
我将给你送去 我传真给你
我将去那儿并且 我开车去那儿并且
我们将与你联系 我们打电话给你
使用大量强烈的、特别明确的动词，能构成一幅心理图画。
第七部分 书面沟通语态应用
使用主动语态
为了使文章更有说服力，要使用主动语态的动词，而不要用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。
被动语态主动语态
那是在会议上被决定的会议决定……
调查由我们来执行 我们调查……
被询问我们问…
我们的战略被制定 我们制定战略
那是诚挚的抱歉我抱歉
你的思想被欣赏我们欣赏你的思想
它被约定…… 我们约定……
洗练你的文章以适合读者的口味
使你的文章显得有魅力
你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗？如果有的话，你可能还能回忆起当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是:“去它的吧，我干吗要看这篇文章?”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写作方式以吸引读者的眼睛。
从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。
使用标题和副标题
在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。
使用执行概要
这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。
较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他们何时应该看，并且要仔细看这些内容。
写作个性化
用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。
组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。
机智地写作
公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、说明，不要把它掩饰成事实。
同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。
不要忘记检查
仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清楚。
然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。
第七部分 书面沟通电子沟通
你怎么能说我没有与你交流？就在昨天我还回复了你的Email呢！
这个世界发疯了吗？有时似乎电子沟通正在接管我们的生活。在20世纪80年代中期，大多数人都没听说过传真机，只是在很少的大组织中在高层私人助手之间使用。Email还只是一种科学的构想。不长的十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的生活已经离不开电子沟通方式了。
Email是公共的
电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电脑里。自动的备份功能还会创建更多的备份。一个消息发出一年后，将会有50个乃至更多的备份。事实上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。Email和传真甚至可以被用作法庭上的证据。如果你所说的话是消极的，或者可能被错误的采纳，可以考虑删除掉，或者重新组织语言。如果必须这么说，考虑使用电话或者面谈来传递你的信息。
如果你用老板的电脑发送Email，这封Email就成为他的“财产”，他有权截留和阅读，所以小心你所写的内容。正如任何书面的沟通一样，我们永远无法保证对方肯定会看到它。尤其是传真和Email，你应当确认对方阅读了你的信。
一个好的规则是：不要写任何你不想让你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出现在报纸上的信息。
注意你的语气
如果我们不加小心的话，电子沟通的非个人化、迅速的特点可能会使我们在无意识中显得比较鲁莽。人们不能借助于肢体语言和声音的语气语调来判断我们的信息的强度和我们的想法，因此有可能会采用消极的反应。
简短的句子，缺乏客套，简洁的愿望，都会使我们的电子沟通看起来过于简略。一个简洁直接的信息可能因简单而被忽略；幽默可能完全没有效果。
要确保这种情形不会发生在你身上，你应当想像一下对方收到你的信息后会如何反应。
如果你正在生气，千万别发传真或Email；如果你感到非这么做不可，那么你可以先写好，但至少等一天后再发出去，到时候你可能已经冷静下来了。
要特别注意用得体的、友好的、谦恭的语气。记住你的日常用语“请”和“谢谢你”。
不要信马由缰
过去几年里，出现了大量关于Email的“协议”。比如，全部使用大写字母（除非是缩写标题）被认为是大喊大叫。这样做是很无礼的，因为全是大写字母比常用的小写字母更难于辨认，最好要避免这些。
一些由标点符号构成的“可爱”的小标记被称为表情标记，还有一些缩写字母（比如BCNU表示“看着你”，BTW表示“随便说”）等等，这些最好尽量避免，因为并不是每个人都知道它们，或喜欢它们。
简洁
大多数对各种书面沟通的抱怨都是“太长了”，“而且绕来绕去没说到点子上”。
虽然Email和传真不是书信，称谓（亲爱的约翰，你好苏，或者哪怕是名字后面加一个逗号）以及结束语（此致敬礼，感谢你的帮助，祝好）都使你的信息显得更友好。
除非是私人信件，否则尽量把Email的长度控制在一个屏幕内，如果是传真的话不要超过一页。如果太长，人们很可能只大概看一下，或者根本不看。简洁，但不要生硬，也不要含含糊糊，读者可能不清楚你在谈什么。
要在生动和趣味上花心思，而不要写得冗长而单调。
清楚明白
有些人每天要收50—100封Email，所以在主题栏内填写一个标题将有助于收信人决定优先收看权。我们的主题栏越具体，收信人就越容易准确地判断其内容是什么。不要使用同样的措辞作为你的信息的开头，否则你会冒着收信人感到被骚扰的风险。
用简单的话把你想让收信人了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因。你是否有问题要问或者需要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一个你想让收信人清楚的时间或最后期限呢？放在前三行。你是否要提供一些信息、建议或指导呢？放在前三行。你是否要提供一个机会或邀请呢？还是要放在前三行。把你最重要的信息放在开头，这样可以防止收信人没有时间读完全部内容而错过。
如果你有不止一个题目的Email需要发送，可以把每个题目单独发送一封Email，这样使收信人更方便地区分轻重缓急并归类。
如果Email或者传真不止发送给一个人，一定要写清楚：谁，需要做什么，在什么时间。可以采用这样的方式：群发给需要负责做某事情的人，抄送给仅仅需要了解信息的人。
第七部分 书面沟通进行成功沟通
正如别的书信交流一样，我们把传真和Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多数Email和传真，这意味着：
每段大约6行。
段落之间空1行。
使用数字序号。
使用小标题把更长的信息分开。
关键部分要标示出来。
留出一些空白。
这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。
有吸引力
清晰简洁的语句有助于确保Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：
确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。
使用第二人称——用“你”这个称谓。
哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。
迅速
除非公共性的Email，大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。
如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对方又在期待你的回复时，可以避免误解。
整理清楚
传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这里介绍一些整理传真和Email的小技巧：传真Email
把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）
把准备日后查阅或记录的传真 把你想以后查阅的信息归为一类
归为一类把那些你准备以后处理或回复的
按需要尽早回复悬而未决的传真 邮件打印出来或放在电脑文件夹里
立即回复其余的传真 立即回复其余的邮件
定期检查你的发件箱和标题文件夹，删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私，节省时间
为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢？除非一个人的熟人圈子非常狭小，每个人与别人的兴趣都非常接近。否则，不可能地址栏里的每个人都会对地址栏里的其他人的爱好感兴趣！不要用这样的方式浪费人们的时间。
你的Email应当包含多少细节呢？在任何一次交流开始前，首先要思考对方的需要。他们已经知道了什么？他们有多少兴趣？他们想要什么程度上的细节？
盲目的抄送按钮可以很顺手地发送多个备份。首先，不是每个人都喜欢把自己的邮件地址发送给许多别的收信人；其次，显示一长串抄送地址占用了空间，收信人需要滚动滚轴，有时在锁定信息时十分吃力。（接收到抄送邮件的人只需看到发件人的邮件地址和他们自己的，而不是所有的收件人列表。）
附件
你是否收到过粘贴着需要花时间下载附件的邮件，最后发现你只是在浪费时间而已？
虽然很容易发送，附件还是需要花时间传送和下载。在你发送附件之前，先想想收件人为何应当对它产生兴趣。如果你还是决定发送，在邮件的正文中解释它的内容以及格式。这样，收件人就可以做出明智的决定是不是要打开它。
核对你发送的所有信息
电子沟通的速度很容易使人天马行空，不受约束。正如我们需要核对我们的信件、备忘录、报告一样，我们也应当核对我们的邮件和传真。
在发送信息之前花一些时间检查一遍。毫不留情地把不必要的词和枝节去掉。
如果你每天都挂在因特网或局域网上，不要一收到信息就跳起来。确定一个检查邮件和传真的最佳时间。每天早上第一件事就是检查电子邮箱的做法也许不是最有效率的，比如，它可能耽误你准备做的更重要的工作。
附录6 如何评判心理程序测验
要想知道你属于哪一种类型，以及你需要在哪方面更多的实践，然后把每一栏中你的标记累加起来。标记越多，说明你这方面的倾向更多。
8个或更多的标记说明你使用这一模式的愿望非常强烈，4个或更少的标记则说明你使用这一模式的愿望不强。
视觉型右上角这一栏显示你倾向于使用视觉型信息进行沟通，你是一个视觉型的人。
听觉型右下角这一栏显示你倾向于使用听觉型信息进行沟通，你是一个听觉型的人。
动感型左上角这一栏显示你倾向于使用动感型信息进行沟通，你是一个感觉型的人。
逻辑型左下角这一栏显示你倾向于使用逻辑型信息进行沟通，你是一个逻辑型的人。
小说下载尽在http://bbs.txtnovel.com---书香门第整理 @txtnovel.com
附：【本作品来自互联网,本人不做任何负责】内容版权归作者所有!
