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最后的一个细节是让回复者输入相应的编码以确定她或他的角色或地位。汉娜最终决定小组会议由不同部门的成员组成。由于不同部门间可能存在同样的问题，同时如果在本部门的领导不在的时候，大家更可能畅所欲言。
根据会议主持者的事先安排，会议中应该使用录像机进行记录，但最后，汉娜决定放弃使用这一工具。她对我说，用它会使会议变得非常糟糕：“主持会议的人使用设备的技能很差，会使得交流的水平和辩论的质量都很低，讨论的问题也会从世界性的大问题转到琐碎的小问题，讨论的质量会严重下降！”
就像上面所提到的，如果讨论拒绝那些重要的问题，即使我们进行讨论，也只会是那些不重要的、肤浅的问题。
准备
汉娜预订了一个大小合适、设备齐全的会议室，距离所有部门都还比较近，但它并不属于单独某一部门，房间也整理得比较舒适。根据问题的优先顺序和会议的长短，日程必须提前发出去。这虽然是小事情，但是如果没有处理好，可能会出问题。
方针
汉娜并不需要做很多制定方针的工作，因为会议所讨论问题的来龙去脉已经很清楚—所讨论的事项及其原因已经设定好了。但是在每次会议开始的时候，她都会在开场白中简要说明，员工很少有机会参与解决与工作相关的问题，故应充分利用这次机会，她还希望员工表现出怎样的热情和责任。
明确职责
汉娜非常明确她的职责是什么，并且知道为什么。这有利于确定她的预期目标以及对确定性的掌控。在这项特殊的任务中，作为一个会议组织者，她应该：
l 促进形成友好的讨论气氛。
l 确保客观性。比如：讨论时没有针对个人的恶意攻击或讨论个人问题。
l 确保有效的时间安排。
l 确保在整个会议中坚守一致性原则，比如：所有的评论性总结都应由会议组织者作出，这可以避免会议和评论过于个人化。
l 不带有自己的任何见解（作为一个会议组织者这样做是合适的）。
l 当会议讨论出现某些障碍时，要充当促进大家思考的催化剂。
基本原则
为了清楚地描述她的角色，汉娜制定了一些基本的原则：
l 忘掉原来的职位。
l 在这个会议上，每个人的利益均等，由此她可以确保每个人有同等的时间来表达他们的观点。
l 她希望大家相互尊重，对他人观点的批评要有礼貌并且是积极的。
介绍这些基本原则之后，汉娜往往会征询大家对于会议方法、结构和原则的意见。没有任何一次会议有人提出批评意见，都是表示同意。
这是关键所在。到此为止，大家总体上是保持一致的，虽然某些人可能就某些方面有一些异议。但是，在当时提出他们的想法似乎不太合适，所以他们选择了保持沉默。这使得汉娜可以确保一切按照她所设想的进行。
一致性的控制
在确保了大家能按照基本原则进行讨论后，汉娜需要做的就是确保他们的确遵守了。
“约翰，你的观点非常吸引人，但朱丽叶还没有说出她的想法。我们需要让每个人有表达自己想法的机会。朱丽叶，你对不同部门之间举行平等而正式的小组会议有什么看法呢？”
“查尔斯，请记得由我来表达你的评论性的总结。”
“维多利亚，你的评论有些带有部门性的色彩了，请记住，要多从整体上考虑问题。你的意思是—如果我说错了可以纠正我—你们部门的初级经理不组织文员进行任何的小组会议来增加相互之间的交流。其他人也有同样问题吗？”
汉娜用清晰的正面表达取代了含蓄的负面表达，最终改变了大家违背原则的行为。
这绝对是一种非常新奇的开会方式。但是汉娜告诉我她必须尝试，因为她知道她所面对的问题是她必须对企业文化进行彻底的改变。
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