“每天早晨计划好自己一天的事务并照此执行的人，即使在最错综复杂的忙碌生活中也会有指针引导向前。”
维克多·雨果
人们不会在忙碌应付生活需求中意外成功。成功很少来自运气，却和计划密不可分。如果你觉得自己没有时间做计划，想想这个事实：计划其实可以给你更多时间。
你肯定有过这样的经历：“如果我当初想到了用这个工具，这项工作完全是小菜一碟！”“我在城那边的时候为什么就没想到和顾客B确认一下呢？现在我就只有再跑一趟了！”因为缺乏计划，每天都有时间白白浪费！
计划可以给你提供杠杆。金融界用“杠杆”这个词来衡量个人投资的多少可以受控制。例如，你首付30，000美元买了一栋价值150，000美元的房子，那么你就通过投资获得了150，000美元可支配的财产。你投入的每一美元事实上控制着5美元的财产。如果你能用首付15，000美元买下那栋房子，那么你的每一美元就可以控制10美元财产了。你所能支配的别人的钱越多，同时还拥有财产的控制权，你的杠杆作用就越大。
这个原理在金融界行得通，用在计划上同样可行。在计划上花点时间可以让你更好掌控其他时间。事实上，它可以让你把时间都赚回来。
杜邦集团所做的时间-效率研究表明：你在计划上每花1分钟，用于完成某项活动的时间就会减少3-4分钟。在计划上花10分钟，完成活动的时间就可以减少30-40分钟。在计划上花1个小时，完成活动的时间就可以减少3-4个小时！这就是杠杆作用！
如果使用得当，用15分钟计划就可以有效掌控你全天的时间了。花一刻钟赢得8小时的掌控权！
测评：目前做计划的习惯
说明：为了对你目前做计划的习惯有所了解，花点时间做做以下测试。把最合乎你情况的选项圈出来。
同意不确定不同意
除周末外，我每天都会抽出一定时间来做计划。321
我有一本亲自挑选的日历或者一个组织系统。321
在处理一个项目之前，我会仔细地计划要完成的目标。321
我通常能完成每日必做项目清单上的任务。321
我在做决定时不会觉得很难。321
我每天都会花时间在长远得益的事情上。321
我车子的汽缸目前至少还是半满的。321
我精确地知道我每天工作最有效率的时段。321
我知道我明天最重要的项目是什么。321
我有一个目前首要项目清单。321
解释：
≥25：你有计划，并且计划实施很好。
15-24：有时候你活得很被动。（sometimesyourdaygetsthebetterofyou）
≤15：在目前的危机状况下你如何支撑得住？
计划的益处
计划确实是处理好我们重要任务的关键。计划的好处很多，包括以下方面：
·计划让事情发生成为可能。没有计划，就会出现混乱，一切都靠运气。没了主次之分，也没法衡量成就。有效计划可以确保完成重要任务；不管处理什么项目，它都可以增加你成功和获得认可的几率。这让你害怕了吗？这看起来是不是太危险了？有了明智的计划就不会了。只有通过计划理解和获得了可能取得的结果，你才可能掌控自己的生活！
梭罗说过：
·计划促进工作和职业提升。这里有个很简单的例子足以说明问题：你在考虑提拔两个人中的一个。其中一个很不错，但是却从来没有清晰的目标或方向。他很努力，但是好像从没意识过什么才是重要的东西。
另外一个一直坚持在工作中做计划，然后又认真执行计划。这个人确实做出了不少成就。你会选择哪个人呢？
·计划给抉择提供了必要的框架。你是否想过为什么有些人做起决定来那么自信、果断，而另外一些人在做决定时却会惊慌失措、大汗淋漓？
同样，关键在于计划。有了计划，你就会知道哪些项目和活动符合要求。有了深思熟虑后的计划后，哪怕出现了意想不到的危机，在信息量很少的情况下，你也可以做出很明智的决定。
·计划可以减少危机的发生。这里我们用的词是减少而不是消除。因为有两种危机：不可避免的危机和可以避免的危机。有些事情是没法预期的，所以要提前去计划也是不可能的。
在工作中，可能一个紧急的私人电话就会在白天把你的一位核心员工从工作岗位中叫走，而这是你无法预测到的。但是通过有效的计划，你可以预测到可能会有员工遇到紧急情况。好的计划让你不用被动地依赖百分百不出现特殊情况。
很多危机的发生完全就是因为某个人没有计划好；大部分这样的危机其实是完全可以避免的。有些危机则是无法避免的；你就必须有紧急预案来应付这样的危机。
·计划让精力的投放有了方向。布朗科马是一种极富精力的野马，但是毫无方向。谁想骑这样一匹马简直就是在拿自己的性命开玩笑。但是一旦这匹马经过训练熟悉了整个结构和纪律，你就可以把它的能量转换成有效的动力了，那就是说，它既可以给你提供动力也可以给你当坐骑。所以关键是要有计划。你要去控制那些能量而不是让能量“随波逐流”。
计划的障碍
阻碍人们做计划的通常有六大障碍。了解这些障碍背后的真相可以让你避免一些计划失误带来的后果。
障碍#1：每日行为。有时候我们很难看到眼前大堆文件背后的真相，也看不出来下一次危机过后的态势。但是花在计划上面的时间是为了最大限度提高你处理目前重大问题的效率。同样的，有时候你可能会觉得：“我就是太忙，根本没时间停下来做计划。”如果你大脑里有了这种想法就想想杠杆因素！
消防队员们在消防站里睡觉，但是会预先把要穿的衣服放在床边的地板上。每日的穿衣行为都已经考虑到了，这些专业人员就把这项活动简化为一种快速、事前准备好的过程。
如果你也养成这样的习惯，早上是不是可以行动得更快？你起床后思考穿什么衣服要花费多少时间？要是半夜忽然停电了，然后你又不小心睡过了呢？学习消防队员的办法是不是可以最大限度减少这种负面影响？
在这里我们没必要把你每天要做的事都做详细的分解。但是想想你为什么要做你在做的那些事情。在消防队员的例子中，你要感兴趣的不是消防队员们的衣服怎么放，也不是看他们的衣服长什么样。问题是：他们为什么要这么做？很明显，他们提前投入这些时间是为了在接到任务时更迅捷地做出反应。
检查一下你自己的行为。是不是所有行为都是必要的？是不是需要每天都做？是不是只是你长期形成的一种习惯，而其实已经没有了存在的理由？有没有哪些活动是可以省去或者交给别人去做，而又不会给你带来负面影响的？
你是不是每天上午都把重要的信件写好然后11点送去寄信的办公室？而你这样做只是因为你的前任者总是这样做？
或许邮差曾经是每天都在那个点去办公室取信，但是现在公司有了一个专门的办公邮筒，每天早上6点开一次邮筒，下午6点取一次外发信件。那么你为什么还要把自己的一天都围绕着上午11点去办公室寄信这件事来展开呢？人们很容易习惯地去做一件事，仅仅因为“它一向如此”！但是你到底为什么要这样做呢?
障碍#2：缺乏现时满足感。在我们生活的社会里，每个人都想马上拥有一切，当然最好是早就已经拥有了。因为一张塑料卡片就可以让你现在拥有某样东西，所以你就不想省钱等将来去买了。
社会学家罗伯特·梅顿发现成功人士往往会表现出一种行为，他将之称为“延迟满足型”。这种行为表现为他们愿意把某些东西推迟，而把更多的工作、精力、金钱用于投资以便将来获得更好的东西。不要气馁，理性地分析一下现实情况；隐藏的价码通常就是等待换来的利益。
你在看自己所做计划取得的早期效果时记住这些。如果你的努力没有马上获得回报，请不要被欺骗了，也不要气馁。再好的计划也要一定时间才能见效的。如果你在形成计划时遵循“快速开始”里的十条小提示，那么你就既可以立马得到回报又能获得长期成功。
障碍#3：什么？更多的文件处理工作？并不是这样的。想得更多，可以减少处理的文件数量。虽然看起来不可思议，但计划其实却可以给你带来好处。有了计划，你就可以更加快速、有效地做出决定，这实际上可以减少你所要处理文件的数量。
障碍#4：习惯。习惯是后天习得的，可以得到加强也可以改变。如果你觉得养成做计划的习惯有困难，那么只要30天你就大可放心了。今天就去做出选择，坚持下去，让做计划成为你后天习得的每日习惯。
障碍#5：害怕失败。你可能会想：“如果我真正在这方面做了努力，会出现什么情况呢？如果我诚心去改变我自己的习惯，每天都花时间去计划我要做的事情，结果却一无所获怎么办？我会比现在还难受，因为我努力了却没取得成功。”
这根本是不可能的！毫无疑问。你到时候可以取得多大的成功取决于你现在的水平以及你会投入多少努力到你的计划项目中去。但是你肯定会比现在更有效率，并且可以更好地掌控自己的生活。设立现实的改进目标，一点点进步，不要苛求大步跃进。小事情随着时间的累积会带来大变化。
有些人不是很害怕失败，但却害怕成功。对成功的恐惧同样会影响你积极主动地实施计划。放松一点。当计划成为你生活的一部分后，你在各方面都会进步，这样你就可以承担起成功带来的更大责任了。另外，你还会知道怎么通过计划去应对新的挑战！
障碍#6：计划就是工作！确实，但是工作也可以很有趣。如果你觉得工作只有无趣和单调，那么你就是在欺骗自己，忽视了生活可以带给你的满足感。而且，计划当中最快乐的部分就是想到自己的所作所为可以带来的好处！
重要的还是紧急的？
你是否遇到过这样的情况：一件小事忽然变得非常重大，似乎要主导你生活的各个方面？你是否有过一整天都在“灭火”，回家后自己都不知道干了些什么的体验？这样的经历非常清楚地向我们证明了计划是非常必要的。这种时候，我们就成了被紧急情况操纵的奴隶。
其实重要事情和紧急事情之间有着极大的差异。“重要”，字典里的解释是“重大并且会带来深刻影响的事情”。而在“紧急”这个词条下，我们可以看到“迫切”、“紧迫”这样的解释。“紧急”的词条下根本找不到“重大”、“深刻影响”这样的解释！我们必须关注的应该是那些重大并且会带来深刻影响的事情。如果你的精力主要都投入到“迫切”和“紧迫”的事情上了，那么你的精力就投错了方向！
第一象限：紧急且重要的。这些是生活中的危机。你一整天都在“灭火”是，灭的就是第一象限这样的“火”。你在处理的事情重大、会产生深刻影响，并且很迫切。这些问题需要解决并且必须马上解决。这里花费的时间叫作“反应”时间。你所认识的人中80%都把时间耗费在这些事情上。他们所有的努力和工作只占最后完成工作量的20%不到。
第二象限：重要但不紧急的。这些项目很容易被推迟到第二天再做。它们会带来深远的影响但目前不是很紧迫。这一类项目包括维持、预防、成长、机会发展等等相关的事情。这些项目都是需要去做的，但通常会被延迟到某个不确定的“明天”。结果，明天永远遥遥无期。这些重要但不紧急的任务会被人们忽视，直到它们跳出第二象限加入第一象限，变成当前的危机。
在事情还处于第二象限时投入一小部分时间可以避免事情发展到第一象限时所需花费的大量时间。“一盎司的预防相当于一磅的拯救。”这就是积极促成事情发生的一种做法。之前说到20%的活动能带来80%的结果，这就是那20%的一部分。
第三象限：紧急但不重要的。这些项目急需你的关注，但在你的主次任务评判中它们却不怎么重要。很多时候，这些其实是别人的问题。你是否曾经发现自己在做的事情本来是应该由别人去做的？当别人叫你去做他们自己该做的事情时你是不是会觉得很难拒绝？如果是的话，你其实是把时间浪费在第三象限了，而其实你把这些时间投入到第二象限去会更好。
第四象限：不紧急也不重要的。这一类事情包括那些琐碎、每天重复进行的项目，它们会浪费你的时间，但却不能推动你朝着自己的目标前进。你是不是曾经提早一个小时去上班，想赶早赢得主动权？你冲了杯咖啡，走向自己的办公室。路上，你碰到一个也是提早来上班的同事，于是你们攀谈起来，相互讲了讲自己前一晚都干了些什么。后来你终于回到自己的办公室了，坐下后却发现咖啡杯又空了。于是你又起来去冲咖啡，然后又开始了刚才的循环。那一个额外的小时你都干了什么？你没有投入到第二象限的活动中去，却把时间浪费在了第四象限的活动上。
有效计划可以帮助你最大限度地减少浪费在第1、3、4象限活动的时间，而让你把最多的时间花在真正重要的事情上。要实现这个重大的转变需要四个步骤。
第1步：找出你生活中浪费掉的时间，把它们有效利用起来。这会让你拥有更多时间投入到第二象限的活动中去。（详细内容见本书第7、8章）
第2步：为了保证自己的时间，学会对别人的要求说不。（见第6周）
第3步：找出什么是真正重要的。哪些是首要的任务？你能把这些任务再按重要性排个序吗？（参见第5章）
第4步：坚持一个能让你有效利用黄金时间的计划。
假设明天对你来说会很棒，在天黑之前你就把清单上的所有任务做完了。接下来你该干什么呢？不要让自己被工作吞噬得忘记了其他东西，记住人对奖赏的最基本需求。完成清单上的任务后，花一点时间享受成就感，那对你的心理健康和生活幸福来说非常重要。奖给你自己一杯咖啡，或者去活动几分钟，或者看一篇自己感兴趣的文章。然后再考虑清单上应该列什么新项目，重新开始行动！
让你的黄金时段最有工作效率
没有谁的精力水平是全天一样的。每个人的精力都有好差之分，而这种差别对每个人来说发生的时间又是不一样的。人们经常说的话中，有些可以反映出他们对自己和身边的人有基本的了解。你可能会听到别人说：“我是个适合早上做事的人，我喜欢早起，然后迅速行动起来。”你可能还会这样说别人：“她是个夜猫子，越到深夜，她就越有精力。”
这两句评价中都有一定的真理在里面。为了有效地利用好现有时间，你需要首先好好看看自己和自己的习惯。你知不知道黄金时段是什么？你自己的黄金时段又在什么时候？用下面这张工作单来找出答案。就算你感觉自己已经知道答案了，也花几天去填好这张工作单吧，它可以帮助你确认你的估计是否准确。
工作单——你的个人黄金时段
说明：把一天按每两小时一个时段划分，最后整合起来，你就会从中发现很多东西。在下面的表格中，每2个小时的时段内，选出最符合你情况的空格，画上X来表明在你每天的工作中，在特定时段内，精力水平是高级、中等还是低下。
精力水平6-8am8-10am10am-12pm12-2pm2-4pm4-6pm6-8pm
高级
中等
低下
一天的时段
一旦你用X在合适的方框里把这个表填满了，就可以把各个数字在曲线图中用线条连起来，这样就能看出你一天中精力水平自然的起落变化。有些时段可能跟你工作的核心8小时不一一对应。在你工作开始和结束的时间那画上垂直线，你就可以看出你自己有多少精力投入到公司付你工资所计的时段里了。
现在，在高精力水平的时段里选出你觉得可以投入最大精力和注意力的2小时。这就是你的黄金时段，在这段时间里，你的生理或心理状况是最佳的。正式的研究表明，很多人内在（生理）精力和外在（心理）精力最可能汇合的时间在上午10：30。非正式的调查表明大概80%的人在上午工作状态最佳。
我们的理念是要在你的个人黄金时段里去做最重要的事，并且这些事情需要你投入最多的精力、最大的关注度。
一旦知道了自己的黄金时段出现在什么时候，你就必须去做这三件事：
尊重你的黄金时段。不要做鸡毛蒜皮的事。不要让自己在这段时间去整理文件、清理书桌，或者跑去喝咖啡休息，因为你这样是在推迟开始那个重大艰难的工程。强迫你自己保持状态。
保护你的黄金时段。事实上你要把这2小时从你的日历中单独拿出来，不要让无关紧要的事情挤占这段时间。把电话调成语音信箱模式，关上房门，或者贴个字条表示你正忙。不要让别人浪费了你这最珍贵、最有效率的2小时。
指导你的黄金时段。把一天中最重要的事情、需要你投入最多精力和最大关注度的事情安排在这2小时内。
在你知道什么是黄金时段后，可以改变它吗？可以！有时候你的黄金时段可能跟身边的其他人不合拍，或者你的黄金时段不在工作时间内。改变是可以的，因为你就是由长期以来形成的习惯所塑造出来的。习惯可以形成，也可以改变。
你的黄金时段是不是出现在下班后？早上是不是总有各种各样的麻烦？在这里，那你可以试试改变一下睡觉时间和起床时间，结果可能会截然不同。你可能不想一下子把全部都改了。试着把睡觉和起床时间同时往前推30分钟，调整自己去适应。这样坚持做四次，你就已经把自己的睡觉模式改变了2小时。
提高效率可以很简单，就像有意识地把重要活动安排进一天中的适当时间，而不管你自认为有没有精力去做。经常这样做可以改变你的精力类型，因为新习惯会慢慢形成起来。
不管你的精力属于哪种类型，把一种习惯加入你每天的活动中就可以让你整天的效率、成就和精力都发生不可思议的改变，这种习惯就是：
很难做到吗？或许刚开始一段时间确实会很难，但是一旦你养成了这样做的新习惯，你就会惊讶地发现它可以为你的一整天带来多大的变化。
想想如果在一天刚开始时你就把最难做的事做好了会产生什么样的影响！当其他一起工作的人还在设法弄清自己所面临的状况，并考虑应该先做什么时，你却早已经开始处理那个艰难的项目并即将把它做完了。想到做完后可以获得的巨大成就感，你就会感到一股强大的动力，这样一切似乎都变得简单多了。这样你的一整天都会因为处理好了主要的项目而变得愉快、轻松。
记不记得某天你有一个棘手的项目等待当天解决，但是你却一直把它往后推？结果那变成了多么不好而浪费精力的事情！期望变成了焦虑，又变成了害怕，最后变成了恐惧。等到你终于决定开始去做时，自己已经筋疲力尽了。然后，你又觉得把事情再往后推一天或许会容易点，结果所有精力都耗费了却一无所获。
当然，一天中的头两个小时可能不是你的黄金时段。一旦你养成先做最难的事后，你会发现自己早晨的精力水平也上升了。而且，你会发现你原本的黄金时段还在，这样，到一天结束前，你就还有一次高效工作的时段。
每天最重要的15分钟
平衡一个工作日只需要15分钟。每天从你的日历中拿出15分钟，用生命去捍卫它，
它比你清单上的任何其他活动都更需要你的保护。用这15分钟和其他你所拥有的计划工具
去让每一天都变得目标明确、意义非凡、方向清晰、成就斐然。
很多人把一天的头15分钟作为这个一天计划的时间，但我们还是推荐你选用头一天快结束时去做这件事。这样会有三大好处：
你可以战胜惰性，动力十足。因为你全天都在工作，非常清楚自己已经完成了哪些项目，还要继续努力做什么，所以你的想法会非常清晰而新鲜。
在一天的最后去做这件事会给你一种完成的感觉。你做完这15分钟的计划后，就可以带着一种真正完成的感觉下班了，因为清单上最后一个项目都已经做完了。这样，你就可以不用再盘算着第二天上班要做什么，而是可以尽情去享受自己的空闲时间，晚上也能睡个好觉了。
在一天的最后去做计划可以让你明确第二天最重要的任务是什么，还可以在第二天一早就目的明确地立刻投入到那个项目中去。当其他人还在努力找出自己的首要任务或者在休息室里冲着咖啡时，你却已经高效地进入工作状态了。
就算过了一晚上又有新项目降临，你也可以在第二天花更少时间把新信息加进去，而不用从零开始了。
大幅效率的提升就来自这每天的15分钟。请你每天都明智地用好这15分钟。
工具
我们每个人都会有大量工具可以使用来实施我们的计划。因为工作性质的差异，我们每个人使用这些工具的方式可能千差万别，但都会从中受益。本节的基本要点是：
备忘日历
每天你都会对别人做些承诺，然后可能会把这些承诺写进备忘日历里。
你有会议时间表吗？和一位商务助手共进午餐？拜访一位客户？一趟飞机起飞的时间？把这些都写进日历里。当然，选择一份纸质的日历还是电子日历就看你自己的选择了。
我们可以使用的工具林林总总。我们可以从美国富兰克林时间规划公司、DayRunner、Day-Timers（Day-Timers成立于1947年，为用户提供上千种组织和时间管理工具，使用户的工作、家庭、学校和活动的方式更简单。）、Time/Design里找到最全面的纸质日历/计划系统。衡量一下自己的情况，选择一个符合你具体需要而又最简单的工具。
清单：两套体系
体系#1：传统型——每日必做和要务清单
在每日必做那个清单上，注明你在那天要完成的具体项目和活动，把它们按主次分好类（第5章会有更详细解释），并且你在完成一个项目后就可以很方便地把它划去。
再看看你的清单，如果有的项目是该由他人完成的，那就把这些项目分配下去，再从你自己的清单上把它们划去。任何有具体时间限制或最后期限的东西都可以放在这个日历上，包括你一天黄金时段的活动和初始时刻的活动。做完这些后，你就可以根据时间和项目的重要性去安排自己要进行的其他活动了。
根据每项活动所需的精力，把它们分别标上高等、中级和低下，并且根据自己一天的精力水平规律来安排时间。不要把自己的黄金时段浪费在例行查看邮件上，也不要在精力低下的时候写本月最重要的信件。
根据你自己的意愿给每个项目都实际地分配好时间，同样要参看你的精力水平规律。如果你按照这个办法去安排时间，那么这些项目也可以放到你的日历上去。
看着时间保守地估计一下每项活动需要的时间，这样你就可以做出一个现实、有操作性的清单来了。
虽然每日清单看起来非常简单，但是人们还是会犯两种常见的毛病，这样就极大地消弱了清单的效用。
1．不现实的时间安排。
一定要确保你的清单上所列活动可以在时间允许范围内完成。要做到这一点很简单，你只需估计一下每项任务所需时间，然后在清单上写上所需时间。与其看着一份不现实、完成不了的清单垂头丧气，还不如等自己把清单上的所有项目都做完，然后在剩余时间里再加上新项目。
2.分析日历漏洞。
你一天工作8小时没错，但是这8小时并不一定是你全部的办公时间。你的日历上已经有了什么项目？如果你已经安排了三小时的会议和会客活动，那么你就没有八小时用来办公了。所以，分析一下你已经安排给别人的时间，现实一点。
要务清单就像是一个“项目仓库”，你可以往里面储存很多项目——那些你知道虽然不
能马上做但迟早还是要做的事。
把你的要务清单分成两类：工作要务和私人要务。任何时候当你想做某事或者突然意识到要做某事时，立刻把它写在合适的类别下面。然后，你在计划第二天要做的事时，首先看看日历确定你会有多少办公时间。接下来，看看前一天的每日必做清单，要么把那些没有完成的项目加入今天的必做清单里，要么把它存入“仓库”里，如果你今天不想再做的话。
然后看看你的要务清单，把你想在今天做完的事加到每日必做清单上去，做好现实的时间估计。一旦你把某项活动从要务清单移到了每日必做清单上，就把它从要务清单上划去。这样，你就只需要在一个地方记这件事了。
为了让你的要务清单保持在可操作的规模之内，请用三个环的活页本来记。把清单分成工作类和私人类。如果某页上面的项目几乎都已经划去了，就把这一页拆下来，把还没做的项目写在当前页面上，而把拆下来的这页放到不活动区。
把完成的页面保存起来可以给你提供动力和反馈信息。这些页面代表了一系列你所取得的成就，并且还是一份最新的摘要。这还可以给你提供有用信息，告诉你在不影响原有工作量的情况下，你都做了多少额外的事情。当你接触新工作时，这个清单可以提示你完成那个任务需要采取哪些步骤。
体系#2：清空大脑办法
还记得快速开始10条提示里所推荐的大脑清空办法吗？如果你那样做过，那么你就知道这个体系怎么运作了。如果你还没这么做过，那么请往下看。
这个体系把每日必做清单和要务清单按照不同的方法进行了划分。许多人觉得这种改进的办法让他们找到了更具体的方向，因此减少了浪费在各项任务之间的过渡时间。
在使用你的日历时再加上四个清单：
·项目清单——正在进行
·下一步行动清单——把所有要做项目所需的步骤一项项列出来
·等候清单——记下所有必须由他人来做的项目
·未来/可能清单——所有不确定任务
项目清单把所有你正在努力完成的项目都列出来了，看一眼就可以有大致印象。
下一步行动清单对于你目前的工作效率来说至关重要。因为你不用再回想自己某项任务进展到了哪里，也不用再腾出时间考虑下一步要做什么了。这些都已经写在你的下一步清单里了。任何时候当你中途放下了某个项目，赶紧在下一步清单里写上接下来该怎么做。这样，等那个项目再次成为你的首要任务时，你就可以立马投入进去。
等候清单可以让你不再为那些别人已经答应去做的事而担忧，也可以让你不再为某个项目的进展而发愁。如果你向别人发出了请求，也把它写在等候清单上。如果你必须先停下手头的工作等某件事过了再做的话，也把那件事记下来。这样，你全部的精力就可以集中在手头要做的事情上了。
未来/可能清单里包括你为未来设计的项目，盘旋于脑海但考虑欠成熟的项目，以及其他一些办公项目。
不管你采用纸质模本还是电子模本，及时更新这些清单会方便而有效地提高你的工作效率。
计划通常都不止是一个人的事。我们很少人可以每天幸运只地做自己的计划而不考虑其他人的需要和任务。以下这些工具可以很好地帮你把自己的首要任务及决定直观地呈现给别人。
纸质的还是电子版？
电脑在提高你的组织效率方面有着无穷的潜力。你越了解它，越去使用它，越去开发它的力量，你就能把自己的个人组织系统管理得越好。
你现在就可以用电脑创建一个个人组织系统来补充你的纸质组织系统。我们有大量的计算机软件可用。看看你电脑里已经有的程序，你已经有了什么样的组织系统？要让它们最高效地为你服务，你可以从哪里获得详细信息？
如果去市场上购买规划类软件，你必须先想清楚自己到底希望它为你做些什么。你是只用它来保存自己的时间表还是要让它成为你整个组织计划的核心？如果是前者，任何时间安排或规划类的软件都足够了。如果是后者，你就必须再做很多其他的评估了。要看看那个软件是否可以帮助你做以下事情：
·和他人用电子邮件、电话或传真沟通，团体时间表安排，实时会议？
·可以上网、发邮件、查看新闻、和他人分享日历安排？
·用一个工具囊括所有通讯需要？
·和你当前所用的信箱及其他通讯设施兼容？需要更新或转换吗？
·可以看到全天的安排，有会议和最后期限的总汇，在一个屏幕上就可以同时浏览前天晚上收到的所有邮件，而不用拿鼠标点来点去。
·可以识别并处理垃圾邮件，加强邮件管理及主次排序？自动凸显、整理、发送和标记发出邮件及收到邮件？
·还有一个后续标记系统追踪完成的项目？
·包含会议计划程序，可以方便地安排群体会议（面对面的会议、实时网上会议），筛选与会者，查看合适时间，发送会议通知？
·提供联络管理器，可以打电话、发邮件、传真、跳到有用的网页去？
·拥有可以写信、写报告的文字处理器。
·能够从不同地方收集信息，并形成报告给你？
这个清单可以无止境地延续下去。这些软件又快又好。去网上查查最新的科技成果。Symantec、Microsoft、Lotus都很好，可以先从这几个入手看看。
显然，计算机可以同时、高效地管理许多东西。关键是看你怎么使用舒服，看你想不想最好地利用科技。事实上，本书介绍的所有计划和管理工具都可以放到电脑里或者直接用电脑来完成。关键是你自己要去创建一个完美无瑕的系统，把纸质工具和电子工具很好地结合起来。例如：
·要确保你的所有下一步行动计划是在同一个地方（通常在纸上）。如果一些写在纸上，一些又存在电脑里，那么很可能就会遗漏一些东西。
·记录和备份那些待处理的电脑文件。电脑可以为你保存大量信息，但是如果不仔细追踪、监管，你正处理的文件也可能瞬间泡汤。
·用一个文字处理器来创建、保存和补充清单。Windows和Mac系列的文字处理器都可以很方便地为你的纸质组织系统设计符合要求的格式。它们可以设置和你的纸张大小相符的表格，输入格式命令就可以画出线条，还可以打出标题、引语，需要的话还能打印、复制。
·一定要定期彻底清除整个电脑文件系统。按时浏览文件磁盘的目录，把目前不用的东西删除或存入磁盘内。
很多人觉得文件追踪系统能够很好地在电脑上追踪你所做过的所有事情。努力结合各种方法，形成你自己的方式以满足你的个人工作风格。
计算机辅助工具
随着计算机技术的突飞猛进，个人计算机辅助设备的数量和种类也飞速发展。有的仅有信用卡大小，有的则是口袋大小，还有稍大些的是手提。如果你想有效利用这些工具，那么选择一款大小合适的电脑至关重要。
首先，你要非常清楚自己想用它来做什么、怎么做。如果你只是想要一个组织管理器，方便自己查看日历、管理通讯信息，那么你可以选择一个巴掌大小的机器。如果你需要进行更多的电脑操作，像文字处理、网页浏览等等，那么你就要考虑选一台大一点、更贵的、带键盘的机器了。这些机器有更为强大的输入输出功能，屏幕也更大，并且音响设备也较为齐全。
生产这些好产品的厂家不少，比较有名的包括3com,Casio卡西欧,Franklin富兰克林,NEC日本电器,Toshiba东芝,HewlettPackard惠普等等。这里有一些建议供你买设备时参考：
·大小？重量？
·键盘？设计？数字键？
·显示屏大小？黑白还是彩色？分辨率？
·电池寿命？自带电源适配器？
·可以单手操作？
·快捷键？
·声音设备？
·手写识别软件？
·VGA输出端口？
·内存多大？可否延展？
·存储记忆卡集成板？调制解调器？携带型传呼卡？
·打印机驱动器？什么样的打印机？
·特殊的上传、下载功能和限制？
·（日期、时间等）是否自动更新？
·内置软件有什么？
·连接设备——有线、红外、或者其他无线设施？
·可以和什么样的台式电脑或者通讯管理器兼容？
·在手提电脑和台式电脑之间传输文件时文字处理格式能保留吗？
·是否抗摔？检查端口盖子、线、钩，看连接电源的地方是否牢固、匹配、易安装。
现在有了史上最全的省时设备，并且没时间的人也是越来越多。如果你肯花时间去真正学学怎么利用这些设备来最大限度提高效率，那么花点钱在添置这些电子辅助设备上是非常值得的。如果你觉得电脑不是那么好使，并且不习惯那些科技上的新发明，那么或许现在还不太适合你去投资电子设备。掌握好你已经有的设备，然后再向下一步进军。
实施方略忧虑原因对策
没有足够时间来计划不懂“杠杆”学会：一分钟的计划可以节约3-4分钟的工作
每日必做项目完不成活动太多把任务按主次划分
每日必做项目完不成时间估计得不现实保守估计，留出受干扰的时间预算
每日必做项目完不成时间不够只算办公时间以及可用的空余时间
每日必做项目完不成包含了长期项目放到“仓库”里去
迫切、紧迫、紧急要求没做的小事情变得紧急注意：不要忽视了生活的小细节
感觉疲惫，毫无成就感大脑没得到休息完成项目或清单后犒劳自己
很难专注于棘手的工作一天中的精力不足时段找出自己的黄金时段，在那段时间做最难的事
下班后担心工作和任务没有计划；没有把活动写下来一天结束时为第二天做个计划
要点小结
·花1分钟时间做计划可以节省3-4分钟
·你计划内的时间越多，受打扰的时间就会越少。
·计划对于工作和职业发展至关重要。
·如果你提前做了计划，那么做起决定来会容易很多。
·有了好计划，精力就可以有效集中起来。
·分析自己每天的活动，找出最好不去做的项目。
·专注于重要的。
·紧急的事情并不一定是重要的。
·关注小事情，不要让它们转换成了紧急事务。
·找出自己的黄金时段，把全天最难做的事安排在那段时间内。
·像任何其他后天形成的习惯一样，一天的精力水平是可以通过有规律的纠正手段改变的。
·先把最难的工作做好，然后就会很轻松了。
·今天结束前把明天的事情计划好，今晚好好放松，享受自由。
·想想每日必做清单、要务清单、下一步行动清单、等候清单、未来/可能清单。
·纸质和电子版的优秀个人组织系统都有。
·对于精通技术的人来说，还会有个人电子辅助设备。
让计划在你的生活中发挥作用
