你必须要亲自去做这件事吗？你可以而且应该这么认真地把时间和能力投入到这个目的、这项工程、这个追求上吗？如果答案是否定的，那么你最好就不要开始去做，如果已经在做了，那就想办法逃离。
步骤4：做一个计划，让自己从#3里的所有事项中解脱出来。
让你自己从过去投入的一件事情中脱身有时候会很难但很有必要。去衡量一下每个情况。怎么样才能优雅（或者即使不是很优雅）地把某个项目从你的清单上删除？
如果这是一项和工作相关的任务，而你又处于领导者或管理者的位置，那么你的部门里很可能会有人很愿意去多承担一点责任、多获得一点权力。把这项任务交给那个人去做吧。（第九章将详细说明怎样委派任务。）你这样做不仅可以给这个被委派人以成长和锻炼自己技能的机会，并且可以让你这个管理者工作效率更高。好的领导者从来都不会事必躬亲，因为那根本就是不可能的。
如果你没处在管理层，找不到人来委派任务怎么办呢？你就是那个经常获得成长机会的人？你的老板不允许你再把任务交给别人？即使这样，也不要放弃希望。第十章会告诉你一些办法去根据自己的主次任务做一些协商，从而减少一些自己的职责。
每个人都可以在工作之外试试委派任务给别人的过程。你这几年来是不是一直都是保龄球协会的秘书？你有没有在某个俱乐部或自己创办的组织里担任领导者的职位？人们是不是又指望着你去担纲领导学校的狂欢节？你下班后是不是依然很忙，忙得家人和朋友都看不到你的踪影？
重新看看所有这些项目。你是不是应该适当退让，而让其他人去开发他们的领导潜能并尝试他们的想法？这次你是不是可以不让自己的名字出现在选票中？你能不能让其他人来协助你的工作，从而让自己活得轻松点？你是不是有个副手几乎都不做什么事情？如果没有你那个组织是不是照样可以运作？它是不是对你来说比对其他人更重要？
如果大家这次不再仰赖你的话，你是不是会觉得如释重负？如果回答是肯定的，那就把它交给别人去做。不要让亲力亲为的态度影响了你工作的效率。
步骤5：具体定出你将从什么时候开始去做#2里所列的每件事。
这些“应该做而现在没做”的项目应该归入你的时间表。这些项目是你参照自己的首要任务和价值取向需要并且想去做的事。这些项目可以让你获得成就感，满足自己的需求和欲望。
为你自己做一个计划。真正投入进去，行动起来去做吧。
避免重复行动
你在执行计划时，还需要培养防止其他活动侵蚀自己生活的意识和技巧。一旦你为那些活动打开了房门，即使只开了一条缝，它们也很可能会走进来占用你的时间。
总之，对于每个新的要求，你在同意之前都必须学会实际地去评估。
·仔细聆听。这本身就是一种被很多人忽视了的艺术。不要简单地听别人说的每个字，而要清楚地知道别人问的到底是什么——是什么，涉及到哪些方面。如果有不确定的就问。你越透彻地理解了别人要你去做什么，你的反馈就会越好。认真想想你该怎么回答，不要分心。在回答之前你有权花时间去好好思考。聆听是非常积极的一个步骤，因为聆听代表了你对自己和说话人双方的尊重。
·停下来。稍作停顿。好好想想。人们几乎都极其害怕沉默。学会冷静沉思这一门艺术，在别人对你提出请求后运用好这一艺术。控制住自己说话的冲动。这是你回想所听内容的机会，也是你考虑自己该说什么的机会。问问你自己：“我真的想这样做吗？”，还有：“客观地讲，我能在相应时间内把它做完而不会把自己弄得太累吗？”
回想一下上一次别人给你描述某个组织或某项活动时，你是不是觉得那听起来非常有趣？你是不是都快看到自己投身在其中了？在确定地投入进去之前，认真、现实地看看你的时间表，问问自己你想把它确切地加入到生活中的什么地方去，怎么加入。估算一下会花去多少时间，再把估算出来的时间乘以1.25。
——如果你觉得某个会议会持续一个小时，那就在你的时间表上空出1小时15分钟。
——如果你认为准备一个演讲需要四小时，那么就在你的时间表上预留五小时。
——如果委员会计划每星期开一次会，那么你就准备好一个月开五次会。
——如果某项任务对你来说非常陌生，那么你就在估算时间的基础上乘以1.5而不是1.25
只在时间表里安排你一半的时间。你已经100%地预定好了自己的时间？并不只有你是这样的。因为我们大部分人都几乎把自己所有的时间填满了，为了加进一项新活动，我们就不得不减去一些活动。你愿意这样做吗？那会是什么活动呢？或者说，对你来说，什么才是真正重要的——你切实的首要任务是什么？现在你应该重新调整自己的安排，投入到自己真正认为是重要的项目中去，在加进新的活动之前，把自己空出来的时间投入到那些重要项目中去。
以下这些活动就不应该放到时间表里去：
所有不太重要的事——除非重要的事都已经完成了。
做完后不会产生多少影响或者根本不带来任何影响的任务。
任何你可以交给别人去做的事。想想家里的各种修理和改进工作。你可能一头埋进了某项工程里，结果却发现你没有时间去做好它，或者根本没经过这方面的训练。或者根本没有合适的工具。你甚至可能把问题弄得更加复杂了。你冒着巨大的风险将大量的时间和精力投入到一个无底洞里，结果却一无所获。
任何你只为取悦他人而去做的事，因为你怕别人不高兴或故意要让别人欠你人情而做的事。
没有经过仔细思考，或者对你的时间精力来说不合适的要求。想想这一点。是不是有人总对你提出这样的要求？
别人应该自己去做的事。
·评估你的首要任务。为了做这件事，你不得不放弃别的什么？最难的抉择不是要你在自己想做和不想做的两件事当中选。难的是要你在两件都很感兴趣的事情中去选。每个选择又会对你别的重要任务都产生影响。做选择时一定要好好衡量你的时间如果投入到其他项目上会怎样。例如，假设你一直很积极地在参加一个民间的慈善团体，这个团体对你来说意义重大。有个很重要的会议安排在某天晚上。结果，在最后一刻，工作上有了一个机会，你可以去见一个业内影响力非常大的人……但是见面的时间和你原先计划好的会议时间是在同一个晚上。你会怎么办？你当然想两样都参加但那是不可能的。你必须衡量两者，选择一个你最需要/想追求的。答案没有正误之分，只有符不符合你自己的情况和重要性之分。
·立刻决定。一旦你决定要拒绝对方，那就告诉他/她：“我不得不要对你说‘不’了。”然后停一停，控制住自己想继续往下说的冲动。就这样。这么简单的一句话可以节省无数的时间和精力。但是真正到了这种时候，大多数人却会胆怯。我们往往会说：
或者是
又或者是
这些回答听起来是不是很熟悉？这种经典的不承诺的回答最后往往还是会变成肯定的答复。心里面，你一直责怪自己。因为你并不想去做这件事。你的内心一团糟。你等待的时间越长，心里面就越会反复地想这件事，这样就浪费了大量宝贵的、精神上（有时候是生理上）的精力。快速、果断而轻松地说“不”吧。
很多人不知道该怎么去拒绝一个时间上对自己不合适的请求。所以我们通常会因为以下两个负面的原因而答应别人的请求：一个是，我们害怕拒绝对方会给对方留下不好的印象；另外，我们看到别人请求自己帮忙，所以就错误地以为自己很重要很有权威，产生自负心理。
如果你答应别人的请求只是因为想得到别人的肯定，那就意味着别人怎么看你要比你自己怎么看自己更为重要。靠答应别人才能感觉到自己的重要性就像是给牺牲者和遇难者加炮弹，这不是领导的意义所在！
在诺曼·文森特·皮尔出版了他最畅销的一本书《积极思考的力量》后，突然有很多人邀请他去做演讲。邀请函像雪片般从全国各地飞到他位于纽约大理石教堂的书桌上。就算他真想去做这些演讲而实际上他是不想去的，那么他被邀请的次数也远远超过了他可能演讲的次数。但是对于皮尔来说拒绝别人也是很难的，结果他就发现自己一再地拖延这些请求。他既没有接受这些邀请，也没有拒绝。一再的拖延让那些邀请他的机构又加紧了催促，最后他要是再拒绝就显得不公正也不得体了，于是他只好答应。这时，他才意识到：“原来在一开始就说‘不’会比最终得做自己不愿做的事简单得多。”
这话听起来好像皮尔博士也意识到了过度投入最终不可避免地导致了耽搁，甚至很可能是失败。对每件事都说“好”降低了成功做好哪怕是一件事的几率。
你不喜欢说“不”的一个原因是你不想让别人失望。为了让我们获得更清晰的看法，我们先来调换一下角色。如果你去请别人为你做事，你是不是也能预料到有时别人会回答“不”？你可能还会为这件事准备好几个可能的选择，这样如果第一个人拒绝了的话，你还可以再找其他人。
但是当别人请求你做事时，你却往往会觉得自己的回答会给那个人的情况带来致命的影响。为什么那个人不能像你一样准备好几个潜在的请求对象？你或许会是别人最后的希望或选择，但这种情况出现的不多。那个人会预料到你可能拒绝的。并且，就算你确实是别人最后的希望，但是这个请求对于你的时间和精力来说却不合适。就算你是别人最后的希望，那也并不一定会是你的问题，除非你选择让它成为你的问题！事实上，如果别人都拒绝去做这项任务，那么他们不愿意做的背后很可能也有很充分的理由。这项任务或许是太消耗时间了，或许是根本不值得去做。
·为“不”找理由。说“不”的理由对你来说是非常重要的，可以帮助你加深真正重要的任务。如果对方试图说服你改变立场，你就需要知道自己的理由是什么。如果你觉得有必要把理由告诉对方，让对方更好地理解你的处境，好的，那就告诉他们吧。而如果你不想说出自己的理由，或者感觉把理由埋藏在心底会更好，那么你只需说“不”就可以了。你没有义务去做过多解释。你的理由根本不关别人什么事。如果你觉得那样会让自己感觉不舒服，那就在说完“不”之后加上一个笼统的理由，比如说：“我还有其他事，没办法帮你了。”只要稍加练习，你就会发现其实说“不”是多么简单的一件事！
·提供其他办法。还有没有其他办法解决这个问题，而又不需要你参与？是不是有其他人可以更好地帮忙解决这个问题？如果你觉得对方的请求是合理的，你能不能给对方一个其他的提议？比如：“我没法代你参加今天下午的会议，但是你不在时我很乐意帮你接电话。”
你能不能提出其他办法，既可以给对方提供帮助而又不需要你投入那么多时间？例如，有个人刚刚请你去组织领导明年夏天的野炊活动。你根本没有时间和精力去做这么重大的一项工作。你知道你根本没法去做这件事。那么，你就可以这样说：“你能想到把这么重大的任务交给我做，我感到很荣幸，但是很遗憾，我只能说‘不’。不过，请你一定转告这个活动的负责人，我会很乐意担当娱乐委员会的成员。”
1968年，新任美国总统理查德·尼克松请亚特·林克莱德担任美国驻澳大利亚大使。林克莱德去过澳大利亚的很多地方，还在那里拥有个人财产，但是他不喜欢参加大使的鸡尾酒会或者其他政治性的场合，担任这样的工作不能给他带来任何实权，而只能作华盛顿的前线。他也知道自己不能直接地拒绝总统先生。
他就说：“总统先生，以下两者你希望我做哪个：去澳大利亚作美国的代表还是在本国努力把成千上万的年轻人从滥用毒品的恶习中解救出来？我为后者准备了大量的演讲、影片、书籍以及资金筹集活动，这些都是计划在明年实施的。我坚信自己可以在政府以外的机构做出更大的贡献，您何不把我安排在禁毒委员会里呢？”
总统同意了。他能对别人为禁毒做出的努力说什么否定的话吗？林克莱德后来这样写到：“当一名大使不是我的目标，当时我能给理查德·尼克松的答案只有‘不’。但是我拒绝这种邀请的方式同时又指出了另外一件重要的事。我们不需要总是直接地对别人给出否定的答复。其实拒绝的办法很多，并且往往是不需要直接说出来的。在与尼克松的这次交锋中，我只是给他提供了另一种选择，并且我知道他是肯定会接受这种选择的。”
把这些总结起来就是：
（图形）
实施方略
忧虑原因对策
对团队或活动感到烦心比你想象的要多现在开始采取步骤退出这项工作
没时间做真正重要的事过多投入到不重要的项目重新考虑重要任务：
和活动中投入到这些活动中
承担的职责太多试图都去做找出可以马上交给别人去做的项目
没时间做自己真正想做的事其他项目占用了太多时间删除一些项目为新
活动留出时间
不会说“不”不知道该怎么说学习并应用本章介
绍的五个步骤
经常卷入自己不想做的事情里被逼到只能答应果断决定说“不”
答应帮助别人的压力不想让别人失望提供其他办法，意识到你不是唯一的希望
案例研究：超出个人预期
吉姆·诺斯是一个小制造厂的人事部主管，去参加当地一个和人事主管相关的组织会议。这个团体每个月见一次面，一起吃顿早餐，并会在某个星期六发起一次年度的全天研讨会。
虽然吉姆很喜欢这个由业内人士组成的协会，但他觉得每个月都要一起吃顿早餐很难做到。他通常是早上的工作效率最高，而有时候这些会晤对他的职业提升好像益处不大，因为很多这个组织的成员彼此都是老朋友，所以他们好像主要把这些会面当作一种社交场合。
一天，一个他并不是很熟的人盖瑞·达克霍斯给他打来电话，问他要不要考虑去竞选这个组织来年的副主席，他很惊讶。当吉姆问他这个职位都要做些什么事时，盖瑞说：“哦，其实没有什么必须要做的事。我们要有一个人来担任这个职位只是因为我们的宪章是这样规定的。”
吉姆告诉他自己还想多了解了解，不过同意对方把自己的名字放在被提名候选人里。结果，他却是唯一的被提名候选人，所以他就被选上了。
几天后，主席凯瑟·考奈尔打电话给吉姆，告诉他那一周的晚些时候会有一个由组织里全体官员参加的午餐会议。吉姆想：“全体官员的会议好像是要做什么吧。但是既然我是副主席，我就去参加吧。”
等他去参加这个官员的会议后，他才发现原来副主席肩负着许多职责，包括策划每个月的早餐聚会，领导年度的新成员活动。凯瑟兴奋地告诉大家她刚刚听说自己公司要把她派到很远的外地去监督新成立的办事处三个月。这就意味着吉姆在那段时间里也要担负主席的职责。
吉姆突然意识到：“这个职位的职责远远超过了我的预期。如果我当初知道要承担这么重的职责，我肯定不会同意当副主席。”吉姆开始想象为这个他不觉得有多大价值的组织服务所需要耗费的大量时间和精力（而其实他又没有这么多时间和精力），他觉得自己快要崩溃了。他还发现自己满腹怨气，因为当初别人在描述这个职位的重要性时误导了他。
问题：
吉姆最大的错误在哪里？
如果你是吉姆，你会怎么办？
实际的情况
吉姆很快重新审视了一下自己的重要任务，觉得这项新的职位和自己要做的重要事情不符。他分析了一下如果把那么多时间和精力投放到新职位上会对自己已经投入的其他活动产生什么影响。他想如果把这些时间和精力都投入到自己的重要事情上去，那么自己可以在这些领域多做多少事情啊！
会议结束后，吉姆叫凯瑟留下来几分钟，然后对她说：“凯瑟，如果我当初知道本组织的副主席所要担当的所有职责，我肯定不会同意去做。很抱歉盖瑞给我打电话时我没有好好问清楚，现在我知道我的辞职会让协会临时处于比较麻烦的境地，但是没办法，我还是得辞职。”
凯瑟很不情愿地接受了吉姆的辞职，但考虑到吉姆一开始就这么坦率和诚实，而不是开始同意承担职责、中途又玩忽职守，所以还是对他表示了感谢。她在下一次会议之前任命了一个新的副主席，并把这个新任命写在了组织的新闻里。
有几个月，吉姆在开会时会觉得不舒服。有的人笑他“胆怯地退出”副主席的工作，但是慢慢地嘲笑就没了。当来年自己公司重新选举领导时，吉姆很庆幸地回想起这个决定，意识到自己把精力投入到重要任务上来是明智的。
分析
吉姆当时也可以把副主席的职位做得好好的，也可以策划很多了不起的项目，带头组织一场热闹非凡的新成员联欢活动。或许他也能从这些会议中学到很多，也能在与其他成员一起交往的过程中得到很多机会。
但有时候人们就是为了努力做好太多事情、取悦太多人而把自己的精力分得太散。你如果问问自己“什么对我来说才是重要的？”你就会认识到自己得到一些重要任务到底是什么。与其在自己原本满满的时间表上再加一些额外活动，还不如把那部分时间和精力投入到自己原本就投入的活动上去，这样自己会获得更大的满足感，也往往会更有成效。
要点小结
·如果你觉得自己做的事太多了，那么你就是做得太多了。
·如果你当初知道自己现在所知道的这些，你就不会参与到某项活动中去，而是会想方设法地逃避掉。
·记住：你首要的义务是找出自己，找出自己的兴趣和首要任务。没有其他任何人会为你去做这些。
·形成这样扣问自己的习惯：“从我自己的角度看，我必须去做这件事吗？”
·遵照战胜过度投入的五步骤去做。
·在同意接受新工作或新职责之前，认真地看看自己的时间表。如果对方等不及，那就马上说“不”。
·在做计划时，先预测出做完这些事情所用的时间，然后永远多留出25%的时间来。
·如果你可以把某项工作交给别人去干，那就交给别人吧！
·清醒面对生活中的改变。把这当作成长的一部分，为出现的新活动腾出时间。
·学会说“不”。找你的配偶或朋友来叫你做这做那，帮助你学会对这些容易拒绝的事说“不”。
·别人在叫你做事时，请充分使用沉默的力量。
·如果你最终的意愿是要对某个请求说“不”，那就马上把人家拒绝掉。这样对你和对对方来说都是一件好事。
·准备好给别人提供其他的解决办法；这样你在不得不拒绝别人时就不会感到愧疚了。
让战胜过度投入的办法在你的生活中起作用
从你自己的生活中找出一个和吉姆相似的状况。与其吃力地把这项工作和其他更重要的工作搅在一起去做，你是不是更情愿不去承担这份职责？当这件事不再出现在你的清单上时，你是不是会感觉很好？把你自己从一些沉重而又不必要的任务中解脱出来所获得的益处无疑会远远超过带来的后果。
写出你为了摆脱这项职责所要采取的头两个步骤，并写出你行动的日期。
问问你自己以下几个问题，想想你为什么会承担起太多的职责：
是不是你的不耐烦导致了自己的过度投入？
你是不是害怕别人不能把它做好？
为什么要让别人把他们的问题丢给你？
如果你不去做某个项目，最坏的结果会是什么？你能把它处理好吗？
你在努力地把事情做给谁看？
你想拯救谁？
你会在哪天开始实施战胜过度投入的五步骤？
制定一个30天的行动计划。30天后重新审视自己的进度，修正计划。
我关于战胜过度投入的细微边界想法：致命的四件事：文件、电子邮件、优柔寡断、拖延耽搁
“世界上最难做的事是本来应该昨天就做好的事。”
佚名
成功的先决条件是看你处理大量文件、电子邮件的能力，迅速、准确做决定的能力，以及做好今天该做之事的自律能力。
文件风暴
因为科技的迅猛发展，纸张出现的数量每日剧增。在我们这个世界，几乎什么都放在文件里，所以我们总是不敢把东西扔掉。结果，我们的文件管理系统承受着几十亿份文件的压力，等你想要找某份文件时却怎么也找不到了！据估计，我们当今社会所储存起来的文件里，有75-80%的内容都是没用的。
你处理进出办公室文件的方式，以及做出要不要留下这些文件的决定可以主导你的工作效率。现在的办公桌很多都是完全被文件淹没了……要做的事，要进一步获得信息的项目，不知道怎么处理的项目，上几周的文件，谁了解什么。许多收件箱变成了储藏罐，而垃圾箱则变成了空箱子。虽然我们一再地说：“如果文件可以放到你的办公桌上来，那就有办法让它们从你的办公桌上消失”，但很多人还是打不赢这场与文件的战斗。
掌控好文件的关键办法是让大多数文件根本就不要放到你的办公桌上来。
把你的收件箱从办公桌上挪下来，再把它搬到办公室外面去。如果没办法把它搬到门外去，那就把它留在办公室里。如果那样也做不到，至少要把它放在你的视线之外。如果你把收件箱放在办公桌上，很可能会产生以下一些影响效率的后果：
·你的收件箱会变成收件箱和待处理文件箱的混合体。
·每次有新东西进来，你都要停下来看看新到的到底是什么，这样就打断了你做事的专注状态，让你没法集中于要处理的问题。
·你会和送文件的人攀谈，这样又浪费了时间。
一天定一个具体的时间或定几次具体的时间去查看和分配收件箱里的内容。
除了有收件箱，你还应该有一个文件存放箱，一个废纸篓，一些内部办公信封以及一个发件箱。
定好一天应该查几次收件箱，一天一次足够吗？一天两次？每小时查一次？
不管你要怎么做，决定以后就坚持按这个时间表做下去，其他时间远离收件箱。
在特定的时间查看收件箱，不要把它拿到办公桌上。站着看收件箱里面的内容。
·浏览一下那些用作参考、需要留下来的文件，把它们和其他要整理的文件放在一起。
·对于那些应该由别人处理的文件，必要的话就在上面稍加注明，装在内部办公信封里填好，再直接放到发件箱里。
·把会客和会议安排的内容记在自己的日历本上，把通知单扔掉。如果是一份会议议程安排表，就把它放到相应日期的记事本（后面有详细说明）里。
·专业性的报纸和杂志应该分开：只是留着用作参考的应该直接放在“待整理”箱子里。那些你真的会看（至少是浏览）的书籍报刊应该放在阅读文件里面（你随身带着，有了空隙时间就拿来读读）。如果里面只有部分文章是你感兴趣的，那就把这些文章撕下来，把其他没用的扔掉。
·只有那些需要你采取行动的文件才能放到办公桌上。
把那些文件放到办公桌上以后，马上把两三分钟内可以做完的事做好。做好了，就放开。其他需要处理的项目应该归入合适的清单上（主要任务、行动清单、下一步行动清单等等），再把它们放在每日工作清单或者备忘记事本里。如果是今天就要处理的事项，把它放在每日工作清单上，再按照重要性分成A-B-C各个等级。许多人则会用活页本来处理。如果某个项目不用今天处理，那么就在右上角注明处理的日期，再把它直接放到备忘记事本里。
记事本：建立起来并让它起作用
记事本是一种组织管理工具，用来简化工作流程，跟踪和管理工作进程。设计很好的记事本可以让文件从你的办公桌上消失，而又会在你需要的时候准确出现。同时，它又不会弄乱你的办公桌和大脑。
记事本包含12份每月文件备忘，分别注明每个月份；每个月又包含31张每日文件备忘，也注明从1到31的每个具体日期。
（图片）
每日文件备忘放在前面，从第二天开始。比如今天是8月6日，那么第一页就应该写7日的文件备忘。后面的每日文件备忘就分别注明那个月剩下的日期（8-31）。“31”后面就应该是下个月（9月）开始的每月文件备忘，这一张后面就是每日文件备忘了（1-6）。而在那之后就是剩下的每月文件备忘了（10月到次年8月）。
总之，备忘的前半部分就是未来31天的文件备忘，后面就是未来12个月的备忘了。
记事本用起来很简单。我们就举8月6日为例。你把收件箱拿到办公桌上，面对着一大堆将来要处理的文件。你刚刚收到的8月15日的会议议程安排应该放到“15”备忘录里。对于9月22日的会议议程安排，则应该在右上角注明“22”再放好（不要把它放到“22”的备忘录里，因为那是放8月22日的）。你看到一份文件是要你在10月1日提交给老板一份详细报告，估计要大概一星期才能写完。给你自己多一点缓冲时间，把那份文件归到9月20日，在右上角注明“20”，再把它放到“九月”里面去。
你一天结束后应做15分钟的计划，这时把第二天的备忘录拿出来（这个应该正好是排在前面的），考虑一下第二天要做的事。把今天完成了的每日备忘放到所有每日备忘后面去。当新的一个月份来临时，你就把那个月的文件夹拿出来（此时正好是在前面的），再根据每份文件右上角所标注的日期把它们都分配到每日工作备忘里去。因为这些文件刚送来时是你自己做的标注，所以你就不必再重新去看每份文件了。很快你就可以把这些处理好。
注意：在每个月开始时，把恰逢周末或者你不在办公室那些日子的每日文件折上一个角。这样，你就不会中途漏掉什么了。
你的总体文件整理系统
建立文件整理系统时有很多种选择。你可以按照主题、项目来整理，也可以遵循字母顺序、时间顺序，还可以按照数字顺序或地理位置顺序整理。选择哪种方法取决于你如何工作，怎样才能最快找到并调出所需文件。在大多数情况下，可以选择按照字母顺序整理各种项目，再加上次标题，用不同颜色注明以便查找。
时间管理和效率专家大卫·艾伦强调，印好文件标签，贴在文件上可以极大地提高任何文件整理系统的可用性。尽管他承认说自己也不知道为什么这样做会带来那么大的区别，但是他坚持说这样做非常有效。
文件整理系统提示
·每年清理一次你的文件。在过去一年用过的东西都应该仍然放在活动文件里，其他的则移到不活动文件中。把活动文件放在离自己近的地方以方便取用。
·不要把你装文件的抽屉装满。如果文件太满都要掉出来了的话，你就不会再想整理任何东西了，你的办公桌就又会变成一个储藏所。
·把一大叠文件夹放在触手可及的地方。不要让一张张文件挂得到处都是，等着你再去建个新的文件夹。创建好文件夹就好好利用。
·文件名的确定要能方便找到文件。比如，“远景，新”和“新远景”相比就好找得多，也放置得更符合逻辑。
·用交叉参照系统来防止重复工作。
·如果你要旅行，就用五个彩色的塑料旅行文件夹：
旅行一袋装——可以装所有文件的袋子
返回办公室——完成的项目，回去办公室后分配或整理
阅读/复习——利用间隙时间
行动支持——不在办公室时开会、做工作所需要的信息
数据输入——收据、名片等可以记下来再输入电脑或写在纸上的东西
·在你整理任何东西前，总是要想想你会不会可能再用到它。不是微弱的可能性……而要是很大的可能性。然后问问自己：“如果我把它扔掉了，以后又需要用到，最坏的结果会是什么？”如果最坏的结果你都可以承受，那就把它扔了吧。
如果心存疑惑，那就扔掉吧。
以下四种东西不要去整理：
·例行备忘录：它们只是——例行的。看完备忘，采取行动，记住它，然后就扔掉。
·开会通知：你收到开会通知后，立刻把开会的时间、地点记在日历上，把通知扔掉。
·修订前的指令：你是不是曾经收到过一项政策，而一星期之后又收到另一份修订过的？把前面那个扔掉吧！
·公司要求放在别处的文件：除非你是那个负责保管这份文件的人！
有一个经典的故事可以说明扔掉不必要文件的好处：一位在工程单位工作的人刚在国外待了三个月，处理完一个项目回来——因为公司有一些国外顾客，你可以想象，他回来后，已经有一堆累积的信函和文件在等着他处理。
他回公司的第一天主要是忙于开会和做简单汇报。那天快下班时，他觉得第二天的首要任务是看那一堆文件，所以他就把那些文件一起放在了书柜里，准备第二天一早就来处理。
很不幸的是，他们公司最近聘请了一家新的清洁公司，那天晚上，一个清洁工人看到了他那一堆乱七八糟的文件。当这个人第二天早晨来到办公室时却发现自己那三个月来的文件全都不见了，永远不见了！
简直是大灾难！不是吗？刚开始他还没看到这次失误所带来的影响，但是随着时间的流逝，他慢慢地看到了以下结果：他不得不重新签了一张支票；有两个人再次写信过来，问为什么没收到第一封信的回信，他们还特地附上了第一封信的复印件。这就是把三个月积累下的信件弄丢所带来的问题。
不要把堆在你办公桌上的东西全部扔掉，但是这个故事固然需要好好记住，有些最好该处理掉的东西也不要一直留着。
最后，你必须做好决定，不要制造更多麻烦。“杰出”系列书籍的作者汤姆·皮特斯有一次说，人们写过的最差劲的备忘录“本该用一个电话解决”。你是不是曾经选错过沟通的媒介？把不应该写下来的东西选择了写下来？通过电话或者直接面对面的交谈是不是可以更快、更有效地解决这种情况？你是不是真的需要把内容都写下来？如果你不问问自己这些问题，那么你的办公室里就会留着很多不必要的文件。
非纸质风暴——电子邮件
当今社会有个大问题，就是如何组织和管理好你每天接收到的大量电子邮件信息。电子邮件其实和文件袋以及电话留言机没有差别：都是收集信息的箱子，包含着待审核、处理和组织的信息。并且它们带来的巨大挑战都是一样的——东西进来太多，你都没有时间和欲望去处理和组织了。
如果你的电子邮件数量和处理速度总是逼你同时开多个屏幕，你可能就会遭受这么多邮件的罪了，还可能导致邮件系统瘫痪。每天都专门留出一定时间有条理地浏览一遍你的邮件。把自动来件提示关掉，在自己设定好的时间查看收件箱，就像你现在查看你办公室的收件箱一样。记住不是所有邮件都需要你马上回复。因为有了电子传输系统，所以紧急信息变得越来越多。但是，正如组织管理大师杰弗瑞·梅尔所说的：“如果事事都很紧迫，那么就没什么是真正紧迫的了。”
有效处理电子邮件
·不要让电子邮件长期停留在你的收件箱里。邮件一旦看过了，就把它拖放到文件夹里或者删掉。不要把时间浪费在以后重新看这封邮件上了。
·在你的系统里面创建一个有效的文件收藏夹。把你需要存起来日后参看的邮件拖到这个收藏夹里。每年至少清理一次。
·遵循两分钟法则。立刻处理那些两分钟左右可以做完的项目。你收到的邮件数目越多，这个习惯就越有用。
·使用行动文件夹。对于需要多于两分钟专注去处理的项目，创建一些文件夹，并且在视觉上要明显不同于只用作参考的文件夹。比如，如果你的电子邮件系统一般按照字母顺序排列文件夹，那么你就可以这样建：
@行动@等候@阅读/复习
@这个符号可以把这些文件夹放到顶部，这样看起来就很方便了。在你的组织系统里标明你回复过的邮件，这样就并不会漏掉任何邮件了。如果你是用电子邮件来分配工作任务的，那就把邮件复制，存到@等候的文件夹里。@阅读/复习是指那些用作参考的邮件以及需要超过两分钟去读的邮件。你也可以把这样的邮件打印出来，这样就可以在开会或做其他事情的空隙时间里看。
·注意电子邮件的转发功能。要记住，任何邮件都可能在任何时间任何地点被转发给任何人。永远让自己假设你的邮件最后会发送到老板那里去。
·校读。用系统里的自动拼写纠错功能。注意大小写的区分。如果你全部用大写字母，别人看起来会觉得你在大喊大叫。
·避免群发。不要把邮件群发给每个人。
·不要有感叹词，不要加个人注解，不要发电子连锁信。
·省去“谢谢”这样的客套语。它们只会增加字数。
·如果你想发附件，一定要确保收件人会下载来看。
·回复邮件：
——就算你自己加的标题会更好玩，也请保留邮件的原始标题。这样可以让整个沟通沿着一条线索发展。
——省去原文内容。原文内容只会增加邮件的长度。如果发信人自己都不记得当时发了什么信息，那这些信息能有多重要？
——不要简单地点击回复键。有的系统会在你点回复键后复制通讯录的所有地址。一定要先弄清你的系统设置。
·不要在做别的事时查看邮件。只有在你可以全神贯注时才去查看电子邮件的收件箱，这样就能避免你日后再重新查看。
·把重要的邮件设置成显眼。可以用彩色的着重选项，也可以把字体改成彩色。但不要弄得过度花哨。
·不要在生气时写邮件。不在线时写一份草稿，24小时后再重新读一遍。如果你很生气，那么打个电话回复吧。这样你就比较不容易卷入一场笔头争端了，笔头的争端会让当事人双方都后悔的。
·如果是你自己都不想收到的一封邮件，那么就不要把它发送给别人了。
拖延耽搁
拖延是最为普遍的一种扼杀精力的武器，每年，你因为拖延丢失了多少工作效率？这种习惯本身会给工作带来大量的损失，并且还会浪费掉无数的机会。
拖延可以这样定义：把你需要或想做的事推掉以后，而其实又没有推迟的充足理由。
拖延的背后可能隐藏着很多心理暗示。研究人类行为的专家一般来说都赞成以下三点潜在的因素：
害怕失败。这经常表现为害怕不能达到你自己的、可能是不切实际的高标准。把事情拖到最后一刻，因为没法“衡量”你能付出的最大努力，所以其实也就没法检验了。这样真正检验的就是你在最后一刻把事情拼凑好的能力。所以，拖延可以让你不必检验自己的真正能力。
害怕成功。成功有好的一面，也有危险的一面，例如，可以让自己背后的朋友、家人或者工作伙伴走捷径获得成功。很多人表面上看准备去完成某些任务，结果却在这些任务上失败了，而在生活中看似无意识地保持现状的一些任务上，他们却获得了成功。
害怕失去控制权。爱拖延的人经常觉得他们每错过一次最后期限，自己就在获取对生活绝对控制权的战争中胜利了一次。经常迟到或者因为自己而推迟了某项工程的完工似乎是在微妙地宣称：“我才是那个拥有主动权的人。”
人们爱拖延还有其他一些原因：
·他们想着以后会有更多时间，比如把东西放回原位。
·他们想象事情不是很重要，而实际上却是很重要的。
·他们幻想没有最后期限。“既然我是成年人了，我就可以按照自己的意愿去做事。”
还有一点很重要，那就是不要把拖延和计划好的推迟行动混为一谈；经常会有一些客观的原因是允许把某些行动推迟的。拖延则是指把现在应该做的事不必要地往后推迟。如果你在采取某个行动前必须先获得更多信息或者目前情况不合适，那么等待是可以的。墨菲法则是这样说的：“把事情置之不理，它们只会越来越糟。”这其实并不总是对。有时，事情却会变得越来越好；所以，推迟可能会是一个富有积极意义的步骤！
如果你有拖延的毛病，并且致力于提高工作效率，那么你再也不能把改掉拖延的坏毛病这件事往后拖延了。记住，拖延是一种根深蒂固的习惯，可能会很顽固，但确实可以战胜的。
清理完未尽项目的剩余部分
列出所有你在拖延的事情。
按照这些悬而未决的事情给你带来的压力大小决定是否把它们列入清单。注意：这和事情的重要性可能会不一样。有些非常重要的事可能根本不会让你心烦，而其他相对不重要的事却逼得你快要发疯了，在这种情形下，就把后者列入清单。
先处理最让你心烦的项目。谁会去在意它不是最重要的事？现在你一件事都没做……所以你向前迈出的每一步都是一种提高。一旦你把那件带来重大压力的事情处理好了，你会觉得整个世界的重量都从肩膀上卸去了。
继续往下列项目，直到所有都做完了。一路上要记得犒劳自己。
最终战胜拖延陋习！
1.检查你的态度。你是不是一个完美主义者？你给自己定的标准是不是太高了，以致让自己无法正常前行？
