给每一通电话设定时限。在你打电话之前决定好这件事应该花费多长时间。设定一个保守的时限，坚持照此去做。用电话机上可以显示秒的表来计时，或者用一个很简单的三分钟煮蛋计时器计时。
运用表示结束的语言。有时候要结束一通电话比进入正题更难。你需要准备几个可能的短语来按时结束通话。最简单的表达方法就是表达你对于对方时间的关切，而不是对你自己时间的关切。试试这些：
·“我得让你回去工作了。”
·“我可能已经占用你过多的时间了，所以……”
·“我知道你很忙，那我就不打扰你了。”
其他一些表达法是和通话即将结束相关的：“在挂断电话之前，我还有一个简短的问题，”或者是“在你挂断之前……”
在电话响之前决定你接不接电话。巴甫洛夫的狗反映的速度也永远赶不上人们对电话铃声的反映速度。并且这种反映是永远都不会关上的。
办公室里正在开一个重要的会议？你在认真地思考第二天的演讲？在策划一个大项目？在端着咖啡享受五分钟难得的清闲？
在家：你是不是在院子里做事？或者刚刚坐下准备吃晚饭？在洗澡？和孩子们在一起？刚刚开始看你等了一星期的电视节目？
不管怎样，一旦电话响了，它就变成头等大事了。为什么？甚至你知道是谁打来的吗？这个电话是关于什么内容的？有多重要？根本不知道。但是我们还是会立刻跳起来去接。不理电话铃声，继续做自己手头的事需要极强的自控能力。想接电话的冲动很强，但是你如果坚持不去理会的话，在效率提高方面会有极大收获。
但是，如果接电话是你最重要的职责之一，那么这个建议就不适合你的情况了。无论如何，你都要去接电话并且不要埋怨别人的打扰。这是你工作非常重要的一部分，因为你们单位的顾客要能够通过这个电话和你们取得联络。
积极筛选电话。如果有一个接待员或秘书代你接电话，那么这个人能从来电者身上获取越多信息，你就可以越高效地使用电话。
是谁打来的？这个人来自哪家公司？电话的性质是什么？来电者真正想得到什么？是不是有其他人可以给这个人提供帮助？秘书或者接待员能不能提供这位来电者所需的全部信息？
关于行动导向的问题问得越多，你就越可能可以不必亲自接电话。来电者得到了想要的答案，而你又没有受到打扰。
预约回电。这是另一种有效筛选电话的功能。通常这种情况不会发生是因为人们对电话留言理解错误。一个名字加一个电话号码并不能构成留言信息。是谁打的？来自哪个公司或单位？来电者想要什么？什么时间回电话方便？如果你在第一个所给时间没空，其他什么时间方便？可能为了弄清电话留言的详细情况比工作中任何其他活动所花费的时间都要多。如果电话留言可以写得更全的话就可以避免这个问题了。
在合适的时间回电话。是的，这意味着要在指定的回电时间里回电，但是你还可以想出其他办法来判断某个时间是否合适。
所有公务电话中有75%在第一次打时都是打不通的。一定要考虑到午饭时间、时区等等影响你电话成功率的因素。当然了，如果你不需要和对方直接交谈，那么你可以选择一个下班时间，在语音信箱里留一个简洁的信息，这是沟通的最便捷方法。或者是发一封邮件。一半以上的事情都只是单向的，不需要交谈。在这些情况下，充分利用好科技。
笑着说重点。一个公务电话可以分成三部分：打招呼，公务部分，结束语。显然，打电话的目的也是最有价值的部分就是公务部分了。在这一部分里你肯定不想浪费任何时间，你也肯定不想在还没说完正事的时候就被打断了。
但是打招呼和结束语都会浪费大量时间。闲聊，友好的寒暄，东拉西扯和其他所有的废话都可能出现在重要部分的前后。这是人们的一种习惯。这可能和我们想让来电的人感到高兴有关。
你能通过电话听到笑声吗？当然可以。而这就是你直接开始和结束电话中公务部分最好的办法。只要你知道是谁打来的，那就笑着高兴地说：“你好啊！今天我能为你做点什么呢？”来电的人受到了热情而友好的问候，你也可以略过其他客套话直接进入主题。
一旦你感觉电话的公务部分已经结束了，你就可以用同样的方式跳出来。笑！然后问：“还有什么我们需要商讨的吗？”如果回答是肯定的，那么可能是你判断错了，你就还可以获得更多价值。没问题！那个话题结束后，你再笑着问同样的问题。一旦答案是否定的，你就可以再次笑着说：“太好了！今天和你谈得很愉快。再见！”
因为在那两个关键之处笑着问的问题，你营造了一次愉快的打电话经历，同时又把打电话的时间和精力都投放到了电话的公务目的上。
好好利用语音信箱
语音信箱既可以成为一种杰出的通讯工具，也可能给你带来莫大的痛苦。是的，当你想和一个个活生生的人交谈时却收到一条留言是很不开心的一件事，但是想想没打电话省下了多少时间！
语音信箱一天24小时有效，并且一星期7天全部可用，这样就给全世界范围内的沟通带来了极大的便利。你再也不用辛苦地计算时差了。当你只想传递信息时，语音信箱会更加高效。语音信箱里信息的平均长度会大大地短于实际交谈的长度。
处理你自己的信箱
你对外发出的信息要有内容、有礼貌、简短并且及时。人们不喜欢在星期二听到上个星期五发生的事情。录音时要热情，声音要清晰。一定要包含以下内容：
·你有空的具体时间。
·为了预防对方有急事要转接给别人，加上转接的办法。
·如果你的录音限制长度，那么告诉对方信息的长度应该控制在什么范围内。
经常查看你的信箱，迅速回复。人们最常抱怨语音信箱的一个问题是他们的信息经常得不到回复。如果你可以马上回复，那就马上回复，然后删掉留言。如果你不能马上回复，那就把信息按日期记下来，再把它从信箱里删了。更好的办法是，让别人来帮你做记录。
另外一个人们经常抱怨语音信箱的问题是有时候收到的信息会不可思议地多。试试这些建议：
·把每条信息的长度限制在60秒—90秒。
·限制你的语音信箱所能容纳的最大信息量。如果来电者知道你的信箱满了，他们就会再打电话给别人，这样就省了你一个大麻烦。
·提高你电话的录放速度。
关于你自己的语音信箱还有最后一点需要注意。从你的系统管理员那里复印一份操作说明书，自己去熟悉系统的左右功能和特征。许多机器有很多省时的附加功能，而大部分的用户却不知道。
给别人的语音信箱留信息
·每次你打电话时，准备好要转到语音信箱。好好考虑清楚你要传达的信息。先说你最重要的几点，再说次要的。
·笑着说话，并且要说得清楚、缓慢、简洁。
·把你的电话号码留两次——开始留一次，结束时再留一次。就算对方有你的电话号码你也再留一遍。他/她在听你的录音时可能会不方便查你的号码。
·留你的姓名和地址时，一定要拼出来。
总之，你希望别人怎么给你留信息，你就怎么给别人留。
实施方略
忧虑原因对策
会议很晚开始有些与会者没到不等迟到的人，马上开会
会议持续太久没有设定并实施结束时间结束时间和开始时间一样重要
大家没有会前准备没有把职责通知给与会者提前布置
没有坚持到底没有清楚理解任务和行动会上具体化，并写入会议策划
对别人及电话的打扰影响工作效率有时候辨认出打扰是很必要的
很生气
别人直接走进你的办公室这种情况是可能的！筛选来访者；让他们难以通过
无法摆脱来客访客很容易留下不走到办公室外面或站着接待访客
无法摆脱来客时间没有受到尊重设立时限，或者找人“救”你
同事找你问事情、做决定你的时间没法安排和他们定期见面，安排“接待”时间
容易在工作中受打扰书桌旁人流太多通过搬动书桌、椅子来避免被打扰
在做重要活动时，电话响了我们停下来接电话在电话响之前就决定要不要接
电话“标签”所记的信息不够获得回电的信息，让别人处理
电话交谈太久没有有效利用时间笑着问问题，进入电话的公务部分
会议效率低下不了解时间的价值根据工资计算会议的实际开支
单位的财务状况员工的时间没有最高效地利用用手册里介绍的观点提高每个人的工作效率
要点小结
·会议会花费金钱。用工资表来决定实际投入的数目。通过那些工资数据，你可以知道自己每个小时的价值，决定那些钱应该怎样有效地利用。
·准时开会、准时散会、认真策划议程并遵循议程的会议组织者会受到大家的尊重，他们召开的会议也将很有成效。
·在会上首先讲最重要的项目。
·在时间和空间上控制讨论。
·努力把通常的量减半。
·找出习惯性的会议，取消掉。
·作为与会者，要积极参与时间安排、职责划分、紧跟议程。
·人们每天要被打扰50次以上。
·如果来访者要通过别人才能找到你，那么很多烦人的打扰就可以省去了。
·通过在办公室外站着和来访者说话可以缩短你被打扰的时间。
·有空并不意味着你一天的每一分钟都在为别人待命。设立接待时间。
·如果你不想被打扰，那么就关上门或者去别的地方。如果没有门，那就想办法创造出表示你没空的信号。
·确定一天中使用电话的具体时间，合并电话。
·你不需要在每次电话响时都去接。
·练习真正的信息记录技巧。记下回电的合适时间，来电的目的等等。
·形成自己表示电话结束的话语。
·如果不必交谈，那就用语音信箱或电子邮件。
让高效会议及控制打扰在你的生活中起作用
你一天要被打扰几次？这些打扰占去了你多少时间？你在丢掉多少个八小时的工作日？
你在工作时每小时值多少钱？
回想你上一次参加的会议。你觉得那次会议的开支是多少？那些钱花得值吗？
看看你接下来三周要参加的会议：
·你有每次会议的议程吗？如果没有，赶快去弄一份。
·你必须参加吗？如果不是，你要怎么想办法回避？
·如果你必须参加，用规格评估一下这次会议。
你最经常受到谁的打扰？你要怎么有效地应对这个人？
你把一天中的哪些时段设定为没空？
如果你没有办公室，你可以用什么样的语言符号来建立工作空间？
每天往外打电话的最佳时间是什么时候？你平均需要留出多少时间？
评估你要发出的语音信息，为了让它更加有效，做出适当的改动。
取得你的语音信箱操作手册，好好研究研究。
制定一个30天行动计划。30天后重新审视自己所取得的进展，修正计划。
我对于会议和打扰的细微边界想法：交流任务优先顺序安排
“即使你有非常好的点子，但如果你不能将其表达清楚，让别人明白，那这一切都将是枉然”
——【美】李·艾柯卡
就任务优先顺序安排与他人进行交涉，并明确自己的立场是这一课中最难掌握的两个方面。做好基础是你必须完全了解自己的选择并且坚决忠于自己的选择。
明确的知道自己想要干什么、为什么要这么做以及有效的计划和统筹安排能力是解决困难接受挑战的基础。另外，加强自我管理能力以及接下来我们要讨论的关于主次任务安排管理技巧能帮你实现目标。
·清楚、简洁、直接、完整的表达能力
·有效的聆听能力
·让别人认可你对事情的主次安排能力
在这些方面你做的越好，你将会生活的越从容，有更少的压力以及更多对局面的掌控能力。
测评：交流技巧
对下列问题做出回答，选择对应的数字（1表示“不同意”2表示“不确定”3表示“同意”）
同意不确定不同意
1．听他人讲话时，我总能听懂他在说什么。321
2.听他人讲话时，我总会给一些口头的反馈。321
3.别人喜欢跟我说话，因为我很会听人讲话。321
4.别人认为我说话简洁清楚。321
5.别人很少让我重复我所说过的话。321
6.我能轻松的说服别人按我说的去做。321
7.当别人让我干一件事情时，我可以明确拒绝。321
8.我很明白上司的任务指令。321
9.这一次，我的待办事项的主次安排与上司的安排不冲突。321
10.我和上司会就事情的优先顺序问题进行讨论并做出安排。321
11.在事情的顺序安排问题上我很少会与上司的安排冲突。321
12.我能很容易的让别人忠于我的安排并帮助我。321
13.除非我知道为什么要干一件事情，我才肯去干。321
计算分数：
29分以上：你拥有一流的交流技巧，非常好。
18—28分：有时你会遇到交流困难的状况，不过不用担心，我们都有类似情况。
18分以下：难道世人都不明白你，要与你为敌吗？
准确交流
当你与他人共同完成一项工作或任务时，你的语言表达是否清楚至关重要。如果你自己脑子里面都没有一个清楚的概念，那你将很难把你的计划给别人表达清楚；而且即使你对自己的计划很清楚，也不一定能对别人解释清楚。
在任何语言交际中都有8种交流要素同时在其中体现：
·你打算说什么
·你实际上说了什么
·别人听到了什么
·别人认为他们听到了什么
·别人想要说什么
·别人实际上说了什么
·你听到别人说了些什么
·你认为你听到别人说了什么
如果这八项不同步就会产生理解混乱，致使大家努力的方向不一致，使头等重要的事情不能按时完成，紧张和压力由此产生。
简单的问“你明白了吗？”是不能解决问题的。大多数人只要一知半解就会说自己明白了。也许他们只懂了百分之六七十，或百分之九十。但这就够了吗？剩下的10%到40%的东西可能会使你浪费很多的时间和精力。下面是教你准确交流的方法：
·简练首先摆明自己的要点然后再阐述相关细节以防听者理解出现偏差。用词越少越好，把你的主要问题和建议浓缩在一句话里，尽量用一个简短的句子就能表明你的立场。
写电视广告的作家们只有15到30秒的时间表达他们的意思，所以他们在有限的时间里利用清楚简练的意象把意思表达的简单有力，字字珠玑，胜过万语千言。
研究不断证明，最好最有效的写作要求简练。如果一封信或备忘录洋洋洒洒有一页多长，那它的效力将会大减。同样，演讲也是如此。紧扣要点——别跑题。在开始讲之前必须清楚地知道自己要讲什么，用词越简单，交流效果越好。
·简单一定要注意选词。就像不会有人会因为冗长得奖一样，讲话太复杂也是不好的。不要用华丽而生僻的辞藻，用大家熟知的能听懂的词语。除非你是某个问题的专家在讲专业的问题，不然请你用普通的、非专业性术语。
要考虑讲话环境与听众的情况，避免用行话。你需要考虑听众到底对你所讲的话题了解多少？你要记住，虽然你自己很清楚的知道了整个策划的来龙去脉，如何开始、如何深入，但是听众们可没有时间和能力一下子完全听懂接受。
不要假设别人听懂了多少，你必须明确的问，然后就听众的反应再做进一步的更为简单清楚的解释，这一点很必要。很多人以为他们听懂了，其实没有。
·直接直接说明你想说什么、做什么，用具体的语言，避免泛泛而谈和不确定性。尽量直接指明事物的名字（不是事物的统称）；人的名字（不是用“他”、“她”、“他们”）；具体数字（不是“一些”或是“更多”）。使用模糊的语言意味着你还不够自信，不愿为自己所说的负责，或者不愿听者留下对自己不好的印象。实际上，越是这样听众就越会多想。
下面是几组例子，教你做到直接：
但是直接并不是在每个领域都这样。有些情况下人们希望切中要点，但有时语言表达故意要含糊其辞。威廉·鲁兹的经典之作《巧言令色的艺术》（Doublespeak）用简单而幽默的语言阐述了这个问题。下面是鲁兹在书中引用的一些例子：
·僐卜餐厅在1981年的年度报告中称，他们“取得了全国性的成功，尽人皆知。”他们确实做到了，因为他们被《联邦破产法案》的第11章登记在案（他们破产了）。
·标准石油公司(Ohio)在1982年的报告中这样说道：“这些影响当下计划执行进程的现实生活的改变使我们不得不做一些修改，以使计划臻与完善。但换一种更准确的说法应该是：在时间安排和变革程度上都不会与过去相差太远。”天啊，他到底在说什么？
·另外，马歇尔&埃斯利公司拥有密尔沃基市的一家银行，在其年度报告中附有一封给股东的信，信里只写些这样的话：“你们公司今年的业绩非常好，或是归于运气，或是归于良好的计划和管理，总之我们希望你们对所取得的业绩和前景感到满意。”听起来多让人舒心啊！
交流中的直接要求应坚定自信。生活中有效的交流很少是因为人们都不太敢表达的过于肯定和自信。
坚定自信的表达并不是一种挑衅，如果是用挑衅的口气你说完之后会很后悔，而当你以非常肯定、确定的态度说什么的时候并不牵涉对别人的考虑。好斗的人一旦加入到谈话交流当中就想完全控制局面，任何对他不利的绝对给予坚决回击。跟这种人说话你会感觉被踩在脚下，完全不能动。
明确自信的表达当然也不会是被动的。被动的人永远都不能按他们自己的优先安排完成任务，不是因为他们会不断修改任务主次安排的计划，或者是增加新事项，而是因为被动的人从来不站起来为自己说话，总是无言的接受别的事情，不管这个事有多琐碎，是否与总任务有关。这样你会永远被别人踩在脚下，被动的人有什么话都不说出来而是埋藏在心里，长期如此，人会被这种严重的心理压力拖垮的。
明确自信是介于好斗挑衅与被动接受二者之间的。它应该是这样一种表达：“我遇到困难了。这就是事实。这就是它对我干的事情。我们得把这件事情解决掉。我想要这么干。”“你踩到我的脚了，很痛！请你抬脚。”
如果你有一个很好的主次任务安排表，就很容易做到说话确定而自信。因为你已经有了一个经过深入思考而得出的安排计划，就可以说：“我明白你让我办的事情了，但是我也有重要的事情要办，要是你认为你让我办的事情更重要的话，你会为我完不成自己的任务负责吗？你愿意推后我任务的完成期限吗？”
通过练习，你也可以自信而坚定地说话，别因为一开始这样做会感觉不舒服就放弃。确定的想法和反应对你的精神健康有利。请记住，确定性的回答并不是挑衅好斗，而是直接的、非对抗式的。如果你已经做好了自己的计划安排，那么断然而明确拒绝别人给你的额外任务是你自己计划按时实施的保证。
有效倾听
一些研究估计，倾听，真正的倾听会使交流的效果加倍。我们没有被教授如何形成好的倾听习惯，所以倾听能力一直没有发展起来。有教如何读、写、说的课程，但很少有关于听的课程。实际上很多人心目中的“听”就是竖起耳朵等着什么时候别人讲完，就可以轮到自己发言了。
蹩脚的倾听是引起下列问题的头号原因：
·矛盾、争执
·工作完成的乱七八糟，远非它应该完成的方式
·学生们在学校的表现比他们的实际能力差很多
·离婚
很明显，好的倾听技巧在生活中是至关重要的。你的倾听技巧怎么样呢？
自测：倾听技巧
采用下列建议，提高你的倾听技术：
1.聚焦说话人所说的话。听别人讲话并体会其字里行间的意思。你会有时间考虑接下来自己的发言的，但在此时你应该专注于你所听到的东西。
2.与说话的人进行眼神交流。看着说话人的眼睛会帮你集中精神关注于别人所说的话。即使是不时的看一下说话人的嘴也会加强你对话题的关注。
有时你会发现对方没有与你进行眼神交流，那么你就转向另一点盯着看5到10秒，然后你再转回头看他时，他很可能也正在看你呢！
听别人讲话时一定不要四处张望，表现的漠不关心，游移或者恼怒。集中于某一点，这会给你一个个人空间，使说话人反过来关注你。但是千万别瞪着说话人看，这是对他心理空间的一种侵犯，会引发他的不安全感。
3.保持沉默。不要打断别人的话，插入你自认为高明的评论，也不要给别人做补充，现在该他说话，而不是你。如果你忽然有一个相关的、非常好的想法闪现，但又怕轮到你说话时会忘掉，那就简单的记下要点，到你说话时可以作为参照。
4.坐有坐相。无论你是坐着还是站着，直起身体，抬头挺胸。这样才能打开倾听的“渠道”。抬起头不要乱动，胳膊放到胸前，手掌张开，手指自然放松。当你懒散、萎靡地靠在椅子上时你怎么能真正关注别人的讲话呢？
倾听的有效性是与你的警觉状态紧密相关的，只有你的身体保持一种关注的姿势才会有警觉的状态。
5.言语反馈。即使你很认真的在听，但你所听到、理解的，并不一定是说话人所要表达的。给予言语上的反馈可以让说话人知道你真的在听，并确认你的理解是否准确。
其实简单重复一下你所听到的就可以，例如“我认为你说的意思是（说出你所理解的意思）……我说的对吗？”或者说：“看一下我理解的是否到位……”或是“你是说……吗？”这样，如果你说的对的话，说话人就会给予肯定；不对的话就会重复并强调他的真正意思。
有时重复你刚刚听到的话并把它转换成问句就可以让对方澄清他的真正意思，例如：
说话人：“我支付不起。”
你：“你支付不起是吗？”
说话人：“现在我的钱不够，得等到下周发工资我才有钱”或者“这太贵了，它不值这么多钱。”
你：“我明白了，咱们可以再商量一下看怎么办。”
找个朋友和你一起练习，叫他和你商量一件事，开始之前你要保证自己不问问题，不给建议，不要说教。只要总结你所听到的信息就好了。连续听5分钟，目的只有一个，那就是弄清你朋友对某个问题的看法。
5分钟过后与你朋友讨论，真正用心去听5分钟是什么样子？这过程中有什么问题？你的朋友想要你以什么方式听自己讲话？你朋友是否感到自己真的被理解了，他的想法和你的一致吗？
有效倾听需要对说话人的尊重，在争执过程当中这一点尤其重要。但是说起来容易，做到很难。
你的主次任务安排和老板的撞车了吗？
如果能满足以下几点，那你的主次任务安排就很容易制定实施：（a）你有完全的决定权，无需考虑任何人的意外情况；（b）你能定时的、开诚布公的和上级就时间安排问题进行交涉协调；（c）在任务顺序安排问题上你与别人意见完全一致，从不会出现撞车现象。但不幸的是，事实很难如此。
没有比这更让人郁闷的事情了，你已做好的安排计划必须得改，某些别的事情硬是需要你去做。我们承认计划赶不上变化，但是如果你遇到一个完全没有计划性的家伙，或是他就喜欢颐指气使的，一会儿下达一个任务；或是一个任意要求，根本就不与你协调的人，你可能就会屈从于他的意志了。别去管他，稍微变通一下你就能成功了。
拿出你所有的沟通交流技巧，他们该派上用场了。能否满足别人提出的要求取决于你能否有效和他们沟通。一开始你要先亮出自己的安排计划，并说明它的重要性。你必须得立场坚定，忠于自己的任务和组织计划。你有你自己的GANTT（计划安排柱形图）和PERT（计划评审法）表。
首先，你得知道你上司的主次任务安排。如果你的上司是一个把这些安排的十分清楚明了的人，那么直接跳到第二步。但如果你不知道上司的安排，按下述方法弄清楚：
写留言条给你的上司：
·就他下达的新任务进行沟通以安排完成你的计划。
·在你自己的安排手册上至少留一两个空闲，以备不时之需。
·列出你这一天或一周之内顶级重要的3件事。
·留言条这样结尾：如果这些与你的安排相悖的话请通知我。
这样写的话他就必须得给你答复了。留言条把你的思考，情感，意见和理解都表现的很清楚，最重要的是它为你的行动扫清了道路。如果你的老板同意，你清楚下面该怎么办，如果不是，老板会告诉你什么事是更重要的，你就去做。
最好和最坏的情况分别是什么呢？最好的就是你的安排与老板的一致，没有冲突，那你做起事来就会一路绿灯非常顺利。最坏的情况就是你前面摆着一堆顶级重要的事情，但至少你和老板有了一个积极地，建设性的沟通渠道，只是你还需要提高你和老板之间沟通协调的能力。
在一开始，你可能要有意识的坚持这样做，每天、每周如此把他当做必须完成的事情，直到有一天这种方式会内化成为你和对方的一种习惯为止。
这种沟通习惯多长时间能建立起来，要看当下你和老板之间的关系，你所处的职位及权利的大小。
你也许会说：“这办法是有效，但是你根本不理解我的老板，他是世界上最大的闷罐子，干什么都拖拖拉拉的，就算我给他写了留言，我保证一周之后那个留言还是会躺在桌子上，原来什么样子，现在还是什么样子。”
无需怀疑，这样的大有人在。这就是为什么我们得用一些果决的词语来消除我们痛苦的、没头的等待。如果你认为你的老板会无视你的留言，那么建议你这样写“如果在（写你的最后期限）之前没有您的答复，那么就是您默许了我的安排，我会按自己的计划进行。”
这种态度明确的说法不是威胁，在现实中可以采取这样做法。
随着这种沟通交流的发展，正式的交涉会慢慢减少，你会发现你们只需一个8分钟的简短交流就完全可以搞定了。
八分钟会议
如果你和老板作为一个团队紧密合作，你们会经常的定期的面对面开会。这种高频的开会让你非常清楚各项任务的轻重缓急并做出安排。如果你的每日安排完全取决于你老板的日程安排的话，那么就要要求你的老板每天给你一个八分钟的会议。
为什么偏偏是八分钟而不是五分钟或者十分钟呢？因为对于这样一个会议，8分钟刚刚好。关于为什么时间长度是5分钟或是10分钟的问题，因为这两个时间在人们的头脑中已经成为了一个概数的概念。（就像我们通常说“请给我一分钟时间”，事实上从来都不是一分钟。）8分钟暗示了一个特定的时间量。它会因此得到重视，而且会产生这样一种晕轮效应——你是一个组织计划性很强的人。
在这个会议上你可以和老板讨论：
·查看你们两个的时间安排，以确保能协调一致。
·回顾你所完成的任务，这会让别人感觉到你一直在做，而且很有成绩。
·考虑你第二天的主次任务安排顺序。
·讨论一天中可能发生的事情并做好准备。如果有什么不好的事情发生，尽早通知大家，人们不喜欢此类的惊喜。当你认为在最后期限到来之前完不成任务了提前告诉你的上司，也许会有别的解决方案，别人也可以来帮你。很可能最后期限没有你想象的那么严重。
这个8分钟会议能否成功完全取决于你。它能否能为一个固定的模式得看你是否能够有效地组织会议。与你的合作者定期的讨论任务安排意义重大。永远记住，首先说清楚你的优先安排是什么。
对付爱打岔的老板
我们大多数人都不习惯工作的时候被打断。有的老板没有一点计划性，以致于我们完全没有办法按计划完成自己的事情，这实在是令人讨厌。但是这并不意味着你得放弃自己的主次任务安排，事实上你会发现，你越是坚持自己的计划安排，他们就会越来越少地用他们的无理要求来打乱你，你也会发现你的工作越来越有乐趣。
明确是一个有力的盾牌，你的主次任务安排越清楚明确，这个盾牌就越结实。但问题是，你的时间安排不一定是最合理的，而且不时会有那些没有计划性的人给你一些紧急任务，你应该怎么办呢？
1．弄清重要性和影响很奇怪，有些人认为只要是老板要求去办的事情都是顶级重要的事情，真是这样的吗？你问过没有？作为团队的一员，很可能别人的事情也许更重要些，但请你记住：
去问清楚，但要主意措辞。如果你直接问“这很重要吗？”他肯定会说“当然重要了，不然我叫你做干什么？”这样会招来责备并令人讨厌。你应该问一个开放式的问题：“你怎么看待这件事，是一般重要还是……？”你得让对方去说这件事的重要性和影响。若是经常这样问你会惊奇的发现，大多数情况下回答都是“也没有那么重要，稍微费点心就可以了。”太好了，这样你就可以在你的日程表中给它安排合适的位置了。如果对方说：“不，这件事非常急，必须马上办！”那你就知道这件事确实重要，得高度重视。
另外，还有一点也是非常重要的，那就是一开始就要问清楚。
当你用一种肯定、强烈、自信而且放松的语气去问时，你会发现交流效果会好得多。一个人的语气和面部表情通常会比说话的逻辑和理智更能影响他人。很多研究都证实了这一点，例如，阿尔伯特·梅拉宾的代表著作《无言的信息》中就阐述了此问题。
自信的，非常肯定，并以放松的语气说出你的想法，可以避免让对方觉得你是在评判、挑战他的话。明确地表明你的情况，你的老板知道你目的只是澄清你的状况而已。
2.问清楚最后期限。如果这样问“啥时候要？”答案肯定会是“立刻”、“下午4点”，是的，诸如此类的确是最后期限，但这到底是什么样的最后期限呢？你或许有这样的经验：某个人让你做一件非常重要的事，时间紧迫。你放下手头所有工作，全心投入，练午饭都没有吃上，很晚才下班好不容易把它赶完了。但是几天后你发现你所做的东西依然扔在桌上，还没有派上用场。
事实是这样的，别人给的最后期限通常是假的。他们把期限提前或许是因为不够信任你，本应该周五完成就可以了，非要说周四，他们知道你铁定完不成。
若是我们问的得体，也许我们就会得到真正的期限。我们可以问：“我最晚什么时候交给您呢？”这样问所得到的答案肯定与问“你啥时候要?”的结果不一样。这时他就会说：“周五吧，那天下午开会我必须得用。”这不就知道真正期限了嘛！
尽量按时完成任务，这于人于己都有利。别人相信你能按时完成，别辜负了别人对你的信任，你得证明自己是可靠的。实在完不成了再告诉你老板，谁都图清净，你的老板也不例外。最好的情况是完成任务，而且越是提前完成，下次给你的最后期限越是准确。
你会很快发现老板对你很诚实的。有时由于情况特殊，可能会有两个期限：一个是你交给你老板的期限，一个是你的老板上交的期限。很可能你的方案被老板打回来修改：这个地方需要重写、那里需要扩展、这里还要简化。所以这些会让你如同后院起火般地措手不及，所以提前完成，给自己留出机动时间是非常必要的。
关注结果是成功之钥，跟踪你所负责的项目结果，这样在将来你就能第一时间知道某一个具体的项目是否重要了。
无论来打乱你计划的是一个上司还是一群上司，上面所提及的都很适用。但若是你要应付一群上司，这里还有另外一条能让你一方面干好自己的事情；一方面还能在一堆互相不服气，各自为政的上司中间游刃有余。
学会这珍贵的一课你得谨记下面这条行事原则：
以问问题的方式表明任务的重要性和完成的最后期限。假设上司A刚刚给了你一个非常重要的任务，并且告诉了你最后完成的期限。而在你正为这件事忙的焦头烂额的时候上司B又来让你做另一件事，并要求马上完成。
1.说明冲突。让第二个人知道已经有人让你在做事了，并且和他的要求想冲突。“这有点困难，A刚刚交给我一项任务并且要赶快完成。”
2.让对方做决定。“您说我该怎么办呢？”你问完这个问题只需要等待就好了。是上司B带来了这个问题，让他（她）自己决定该怎么办。通常在这种情况下他（她）都会让你先干手头上的工作的。
当然，肯定有时上司会说：“我不管A叫你干什么了，我叫你做的你就只管做，这个更重要。”如果是这样，我们就跳到第三步。
3.让对方先开始。如果此时你自己决定选择哪一项任务，那你无疑是引火烧身。假如你选择做B的任务，那么肯定还没等你开始A就会跟你大发雷霆。你不要试图去解决这个矛盾，是他们两个让你陷入如此尴尬的境地的，所以让他们自己解决。更为不幸的是，同时效力于几个上司，你会发现自己就像是棋盘中的小兵，成为上司们争斗的牺牲品。你必须得立场坚定，毅然决然地说：“我明白您的意思了，但是上司A说他的事情非常重要，其实我很想把你们两个交代的事情都做好，但是这不可能。您应该和A商量一下我改先做什么后做什么。”
再次强调，记住那条行事原则：人们都期望好的结果而不是坏的。如果你不让他们来解决问题而由你承担的话，那两个上司永远都不会好好交流的，类似的矛盾以后还会层出不穷。不能迁就他们，这会把他们惯坏的，让他们自己去解决争端，如此以来他们多半不会再为难你。
4.提供选择方案。相信凭你的能力和创造力能自己解决问题的。有没有别的方式即使没有你也能完成这项工作呢？可不可以把这件事委托给其他人呢？能不能把你已经做好的部分先拿给上司A，也许他可以先用这一部分，然后你就可以暂时腾出时间来处理一下别的事情呢？
让别人致力于你的计划安排
尽管某个人一天都有24小时，但是有一种方法可以让你直线提高工作效率，在同样的时间内做更多的事情，那就是用别人的时间。在管理领域这一过程叫做委派；在打工族中，这被描述为游戏规则、团队精神；在家庭中，这也叫做家庭合作。
不管是通过委派，磋商还是合作，只要你能搬来人帮助你，你就能完成任务。在你争取到他们帮助的同时也得到了他们的投入与贡献。
全心投入九步骤
把你的计划与总任务挂钩。搬出组织上的或是部门的任务安排，并证明给大家：我们现在所做的项目与此有关。
明确责任。这一步关乎以后的行动，你明确说明每个人的任务了吗？你制定了计划安排表和项目评审方法了吗？这些具体要求以及他们与总任务的联系都需要明确的指出。
选对人。知识和技术通常是你选择的出发点，谁在身心上更适合这项任务？回到第一和第二步，告诉他或她为什么适合这项任务。
清楚沟通。回顾本章的前几部分，简练、简单、直接的交流。在此过程中明确要求他们对工作的全心投入，并听取他们的意见。问开放式的问题，因为这种问题会引出进一步的信息，使其真正了解状况。这种问题常常以“什么”“为什么”开始，并使交流顺利。
在某些方面达成一致。通过沟通，在完成期限、具体进程、报告、目标以及如何进行结果监控、如何完成、应该交给谁等问题上达成一致意见。此时磋商是你最好的工具。特别是你在与你同事共事，而不是以上司的权力去要求他时，你得通过磋商争取合作。当他们拒绝，可你又非得要他们答应时就有点麻烦了，不过没有关系你们可以当即或是以后再交换意见。
我们可以通过多种方式磋商，你可以说服上司再派别人参与到项目中来。或许由于经常和某些人合作，你们已经形成了一个非正式的阵营，或许有人欠你一个人情，可以请这些人帮忙，但是同时你也欠下了他们一个人情。
明确权限和责任。这里至关重要的一点就是你必须明确每一个人负责什么，他的具体权限是什么。在我们不知道自己到底能有多大的权利与自由度去处理问题时，通常会感到羁绊，裹足不前。
只有你清楚自己能干什么时你才能干好这个工作。所以在开始之前花点时间把这个搞清楚，别人都想知道些什么？能找别人帮忙吗？能动用多少资金？哪些资源和设备能用？要得到谁的许可？
