第56节：提高"生产力"

◆规划与组织

成功的关键在于善于规划，在规划制定后有毅力、耐心地持续工作，直到完成。规划能减轻工作压力，而且只要你花1分钟时间规划，便可节省4分钟的执行时间。规划的目的在于有效利用内在及外在的巅峰时刻--内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段。

规划什么呢？有组织的档案系统、列出工作清单等事务性的工作。在规划时要考虑到百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出所预定时间的30%以上。

保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，才能有效地掌握时间。

文件处理流程：（1）投掷：将不用的资料丢掉；（2）转手：将资料转交给别人去做；（3）行动：重要的事情一定要马上去做；（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以过一段时间就要整理档案并将不需要的档案丢掉。

◆提高"生产力"

一般人只用50%的能力工作，一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；

用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间来做重要的事；

要有坚忍的毅力，一气呵成，一次处理完成，才不会浪费时间；

工作中断时，要有"回去工作"的驱动力；

要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只做一半而无结果；

维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高。

◆有效的专案管理

当你在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键。其内容包括：

规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织，列出完整的工作清单；

定义理想的结果：譬如你希望届时会有经理、主管等人莅临的热闹场面；

设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它；

判定限制的步骤：看看哪些事情会影响结果，想办法解决；

指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；

检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的工作，检视对方是否依照自己的理想去做；

风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其他方案可以替代。

在以时间为标杆的工作管理中，你需要时刻提醒自己，参照以下两个定律。

墨非定律：凡是可能出错的都会出错；每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；不论你估算多少时间，计划的完成都会超出期限；不论你估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；你做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。

崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。

◆沟通与说"不"

工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上，在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系。在职业生活中您是否成功，85%决定于你如何有效地与别人沟通，每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确。

在与上司交流时，首先要弄清楚自己要去沟通什么，想让上司理解什么，希望得到什么支持?在与同事交流时切记你的目标在于协同完成任务，不要迷失方向，掉入为沟通而沟通的陷阱。

在工作中，每个人都有分内的事情要做，但是碍于情面，很多人会禁不住同事的纠缠，好心接过本不属于自己的事情，结果是捡了芝麻丢了西瓜，连自己的事情也办不好。因此，适当地说"不"拒绝不合理的要求，是保持你高效工作的必要技能。

有些人在拒绝对方时，因感到不好意思而不敢据实言明，致使对方摸不清自己的意思，而产生许多不必要的误会。当你语意暧昧地回答："这件事似乎很难做得到吧！"原来是拒绝的意思，然而却可能被认为你同意了，如果你没有做到，反而会被埋怨你没有信守承诺。

所以，大胆地说出"不"字，是相当重要却又不太容易的课题。有人喜欢你直截了当地告诉他拒绝的理由；有人则需要以含蓄委婉的方法拒绝，各有不同。以下是几种如何说不的建议。