那么如何规划员工系统呢？员工系统包括员工在工作中处理所有问题的系统。比如说，前台有一套接电话的系统，行销有一套行销的系统，行政有一套行政系统，财务有一套财务的系统。它们各自分开可以独立运作，合在一起的时候又可以做得非常顺畅。所以系统是从每个人做自己该做的标准化的事而变成一个更大的标准化。
你到麦当劳去买东西的时候，前面问的问题是固定的，后面的人回应的问题是固定的，
生产的流程是固定的。所以前面跟后面相互结合，就可以形成最好的系统。
要注意系统跟培训是分不开的。你一定要经过培训，使任何一个系统都能复制，让每个人都会，让每个人都知道怎么做，这才是最好的系统。而且每个人所做的事情，他的学习、进步和修正的部分，都要再反馈到你的系统中来，让它可以变得更加完善。所以系统是一种内部的深度知识，就是大家都已经完全内化了，都知道这个东西的重要性，并且照着做的时候他就能够做得更好。
第三：讲每一件事归档并且做好完整的记录
企业发展中，所累积的最大的资产，就是所有曾经有过的那些记录。任何企业如果因为某个员工离开，就活不下去，我们可以说这是一个不负责任的企业。因为这表明你没有把自己的系统建立得非常完善，所以受到个人的控制。如果你已经踏入了企业界，你就要赶快把你所有的东西留下完整的记录。完整的记录包括个人工作的性质。你要准备一个册子，这个册子让每个员工都要去做，每个人都要记录在他的工作岗位上，他的工作流程到底是什么样子的。你就可以了解到他们所做的这些部分如何复制给下一个人。当可以了解到这些工作流程中哪些可以经过改善、可以处置得更顺畅，那么你的公司的第一套系统就出现了。
每个人都要有这份完整的清楚的记录归档跟完整的工作和职务上的处理记录。
第四：规划你的组织和沟通结构
任何一个企业都要注意三个要素，即组织、沟通和岗位职责。首先，任何企业都必须要画好一个组织图；其次，要画好沟通图；再次，要准备好工作说明书。绝大多数企业都没有重视做这些事，但是这些事是重要也是必要的。
组织图是让员工很清楚地知道自己在公司的整个结构当中，到底处于什么位置。如果每个人都清楚了，那么他就会对组织更有归属感。否则，就会出现有功劳大家挣着抢，有责任都往外推的情况。
沟通图是每个部门如何向另外一个部门报告，报告的次序是谁，报告的负责人是谁，整个单位跟单位之间的联络人是谁。所有的沟通都要有一个流程。因为你的沟通明确了，谁只能找谁，不能越级报告，所以责任明确。只要在责任明确的情况下才能做到赏罚分明。
所有的沟通流程要把它变成书面报告，让每个员工都切实了解，才不会造成时间上的浪费。每个员工在每次沟通之后的结果也要提供书面报告，这也十分重要。
如果你没有一份详细的工作执掌说明书，执行人员最后可能跟你说，因为你没有跟我讲过做这件事啊，我也不知道做这件事啊，所以没有去做这件事啊。所有的工作岗位都要有非常完整的详细的工作说明书，写下完整的内容。雇佣一个员工的同时，就把工作说明书给他看，让他了解这是他所有工作的执掌。并且，工作说明书写的越细越好。
第五：选对人来扮演适当的角色
企业需要具备最重要的条件，除一个运行很好的系统之外，就是要找到对的人来负责这套系统的运作。如果我们真的有一个很精确的系统了，操作的人如果能够被放在一个正确的职位上，他们对自己做的事情就比较有兴趣，那么我们的管理就会比较轻松。所以我们当老板的人，最主要的工作就是将每个人摆在一个正确的位置上去做他的事，因为每个人各自喜好不同、能力不同。
