◎ 采购管理信息系统
为了使得采购行为符合生产的需要，保证供应，但又不至于造成浪费，我建议你使用信息技术建立你的采购系统。
据统计，信息技术的应用通常能够将采购成本降低5％～40％。完善的采购管理信息系统应包括几下
⊙ 设置流畅的采购流程
采购流程包含了为生产需要而选择供应商并购买物料所涉及活动的业务过程。通畅的业务流程是保障高效采购的基础，它应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。
⊙ 搭建合理的组织结构
优秀的采购流程需要有相应的组织结构来支撑，这种组织结构应是扁平化的，并支持先进的采购模式，如集中采购、分布式采购等。
对采购数据实施管理是信息快速传递、共享的基础。采购数据主要包括物料数据、供应商数据和采购价格数据。应该建立对采购数据的唯一性录入、动态更新和维护的机制。健全的采购数据可以快速地寻找并评价供应商、询购、形成采购订单、审批、跟踪采购情况。
⊙ 与相关业务功能集成
物料采购与销售、生产、库存、财务、质检、供应等多个业务环节紧密相关，需要得到相关部门的配合。因此，数据的共享和业务的集成对于实施协同采购模式是必须的和基本的。
◎ 采购信息收集系统
⊙ 收集品名种类信息。包括：究竟采购何种物料；是自制还是外购；是否有其他替代品可用。
⊙ 收集品质信息。包括|需购买何种品质的物品；该物品的规格、品质是否与所需要的相符合。
⊙ 收集数量信息。包括：需要购买多少；必须与本身销售量、需要量像配合，如是大量采购，必须考虑到仓库容量、折扣问题与长期合约供应问题。其他如物价波动，事先可考虑厂是多买还是少买。
⊙ 收集价格信息。包括：如何订定价格；是否可以提出各项交易条件促使厂商降低价格。
⊙ 收集时间信息。包括：何时采购较恰当；自开始采购至进货需多长时间；是选择最低价购入，还是配合本身作业需要购置。
⊙ 收集采购对象信息。包括：向何处采购；是否市场还有其他可采购的厂商。
⊙ 收集采购条件信息。包括：要以怎样的条件采购；如送货的条件及付款条件的不同，是否降低采购成本。
◎ 采购议价系统
在采购过程中，议价是必要的。举个例子，通用汽车有个采购部的负责人上任以后，什么也没有做，就和供应商重新谈判。经过三个月的谈判，他把采购成本成本降低了25%。成本的降低就意味纯利润的增加。我们也常常说：省一块钱是一块钱，赚一块钱并不是一块钱。因为你要赚一块钱，实际上你的营业额要必须达到一块钱的若干倍。通过比较就会发现，议价是节约成本的必须步骤。经过谈判，降低的采购成本都是企业的净利润。
但在议价系统中，我们也要反对一种倾向，那就是一味地追求最低的价格。因为有时候表面上看起来，采购成本降低了，但运营成本却增加了。假设有两台传真机，一台传真机卖一千元人民币，另外一台卖三千元人民币，相信大部分人都买一千元的？原因何在？便宜！这符合成本控制的原则。但是一千元的传真速度要比三千元的传真速度慢，光是拨号就要好久，连接同都需要好长时间，好不容易拨通了，开始嘟嘟地传过去时，竞争对手早就捷足先登了。你发传真的时间越长，那么占用电话的时间就越长，费用就越昂贵，效率就越低下。为了节省两千块钱的传真机的费用，实际可能要多花费2万元其他费用。因此我们说，任何可以节约时间的采购行为都应该予以支持。
物流系统
物流系统是“桥梁、纽带”作用的流通系统的一部分，它具体地联结着生产与再生产、生产与消费，是高效供应链的重要组成部分。物流系统的建立需要有许多支撑手段，要协调与其它系统关系，这些要素必不可少。主要包括：体制、制度；法律、规章；行政、命令和标准化系统。
