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4 ．善于多角度捕捉首长意图，综合归纳。 在这方面，一是要善于抓点，即紧紧抓住首长意图的要点与核心，把首长所讲的观点同 上头精神和下头实际串起来进行比较。既与上头精神一致，又与本单位实际相吻合，做到有 理有据。二是要善于扩大面，以主要领导思想为主线，多方面吸收其他领导的意见，集思广 益，形成整体决策。例如在起草领导讲话稿时，我们不仅要和具体的讲话人详细进行切磋， 让讲话人把提纲定下来，而且还要多方面吸取其他领导人的意见，在此基础上进行综合分析， 科学剪接，使各方面正确的意见都能融会进去，这样返工率就比较小。 5．善于把握首长的个性特点，因人而异。 我们所接触过的首长，不同的个性，就有不同的领导风格和工作方式。比如，有的首长 古典文学底子较厚，做报告喜欢引经据典，为这样的首长起草讲话稿，就要适当地引用一些 典故，以达到借古喻今明理之目的，再比如，从基层调上来的首长，对下面的情况比较熟悉， 为这样的首长起草讲话稿，就要多举一些他熟悉的例子。相反，我们不能给文化水平较低的 首长，专门写一些生僻难认的字，让他读起来一头的汗。 （三）领会意图的变通 在领会首长意图中，不论采取何种方式，有两个问题需特别注意。 1．秘书人员应养成一个良好的习惯，即应当集中精力倾听，随手奋笔疾记，即使是首 长的即兴发言，也应详细地记录下来，以备后用。在认真记录的同时，还要积极思考，对没 有领会的问题大胆询问，不必拘谨小心。某部有个作战参谋任职不久，接受了参谋长交代的 一份军用公文的写作任务，由于他当时没有迅速记下要点，对疑惑处也不好意思再问，怕影 响了领导的工作，写作时只得凭想象，结果在部队演习时，因撰写的公文不合要求而返工， 延误了演习时间。实际工作表明，凡是在接受任务时问清了首长意图的同志，工作进展顺利， 领导人多为满意；凡是不弄清意图就动手干的同志，很可能返工，不仅影响了工作甚至还耽 误大事。有经验的秘书，往往是一边接受任务，一边积极思考。思考的范围是：对贯彻意图 中可能出现的多种情况，及时提出来，让首长能给予明确的答复；对首长意图中可能出现的 偏差，趁首长还没有考虑成熟，该纠正的纠正，该否定的否定；对首长意图中有所涉及但还 不够完善的地方，不够深刻的问题，通过讨论式研究，使之在行动前就能完善深刻起来。这 里秘书人员要注意：认真思考必须紧紧围绕首长意图的主旨；大胆提问必须用谦虚探讨的口 气，谨防产生和首长的意图有对立之嫌。这种才能，不仅靠秘书聪慧的头脑，敏捷的思维， 而且须有对下层实际情况的谙熟和体察，以及丰富的实际工作能力。由此可见，倘想做好秘 书工作，一如陆游诗所咏：“汝要欲学诗，功夫在诗外。” 2．在领会意图的过程中，如果首长的想法是正确的，打算也是合理的，那么我们照着 做就行了；但是当首长的意图有粗疏、误漏甚至是错误时，我们应当怎么办呢？遇有这种情 况，秘书人员当然不能自以为是，更不能反“仆”为“主”，而是要通过一些巧妙的方式，把 自己的正确想法，转为首长的意图。这些方法大致有：宣传政策法，提供下情法，介绍经验 法，弥补漏洞法等。常用的语句是：“这个问题是很好，不过我还有这样一点想法”，“这个 问题挺全面了，我再补充几点看行不行”，“这个问题，是否可以改换个提法”等等。 善于领会意图，是一个很复杂的心理过程。它是正确处理首长和秘书人员关系的很重要 的方面。它要求秘书人员不仅要具有聪慧的头脑，敏捷的思维，应变的能力，而且更需要有 正确领会党的方针政策的觉悟，以及对下边实际情况的真实了解。这样，在领会意图过程中 不仅能提出很好的建议，而且能出色地实现首长意图。 23
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维护首长尊严的艺术 尊严，这个词很神圣，又很寻常。 尊严就是尊贵和庄严的意思。它的外在表现，是一个人可尊贵的身份和显赫的地位；它 的内在要求，是一个人应有的自尊心和基本的人格。尊严是实现自我价值进而也是实现社会 价值的自然要求。尊严又是维护个人权益进而也是维护他人权益的重要内容。因此，尊严应 该是神圣不可侵犯的。 一个人是否具备了应有的尊严，并不取决于他的主观愿望，而是由下列诸条件所决定的： 第一，他的社会地位的尊卑；第二，他拥有物质财富的多少；第三，他对社会贡献的大小； 第四，他在公众中威信的高低。当然，对尊严的取向，不同的人们有不同的标准。在些人看 来他很有尊严，而在另一些人看来，他却毫无尊严。但无论如何，一个人只要切实具备了上 述条件之一，他也就具有了相应的尊严。 尊严对人生和社会有着重要意义。一个人的尊严受到损害，就是对这个人的人格的污辱 和价值的贬损。因此，在现实生活中，纪律的力量常常表现为对某些人从尊严上加以制裁， 如行政处分、党内处分、降职降级，等等。受到了纪律的制裁，他也就失去相应的尊严，也 就被人看不起。如果忍受不了，他就可能失去生活的勇气或者丧失理智，变得残忍，无目标 地进行报复。另一方面纪律又常常表现为对某些人从尊严上加以鼓励。立功、受奖、授予荣 誉称号等等。获得了荣誉，他也就获得了相应的尊严，被人们所尊重。具有尊严的人在生活 中会变得更加伟大和高尚起来。 尊严虽然具有客观性，但必定渗透着巨大的人为力量，并且显示出诸多奇妙的特色。例 如，有的人表面很有尊严，但内心却相当空虚；有的人当面受人尊敬，背后却让人看不起； 有的人的尊严是实践中自然形成的，有的人是职务所赋予的。 军队中首长的尊严格外重要。因为他要指挥千军万马，要打仗，要令行禁止。无论谁当 了长官，都必须具有一定的尊严，而且不可侵犯，官越大，越神圣。对此，《内务条令》《纪 律条令》有相当一部分内容是为了维护首长的尊严而制订的。最简单的例子，条令上规定， 任何军人，见到上级领导，都必须敬礼。这就是维护首长尊严的具体体现。同时，我们也会 发现，一个人一旦担任了一定的首长职务，他对自己的尊严也就特别珍视和爱护。如果受到 损害，是不能容忍的。 作为秘书，每天工作在首长身边，在维护首长尊严问题上有着特别的意义和要求。除了 那些普遍遵循的原则外，还应注意下边这样一些细小问题。 一、不在象征首长职务身份的小事上疏忽大意 有些小事情，看起来无足轻重，实际上也没有意义，但是人们习惯透过这些小事来判断 一个首长的职务、身份和地位，确认他在这个领导团体中所具有的尊严程度。虽然很多时候 这些小事情只是一种形式，本身没有效用，但如果秘书不能妥善处理，首长嘴上不说，心里 却在嘀咕。例如，召开大会，主席台上就座的问题，谁上谁不上，谁居中，谁在左谁在右， 就很有讲究。无论有无必要，每次大会相应职级的领导都在主席台上就座，尽管他一言未发， 坐在台上在众目睽睽之下也不自在，但如果漏了某一个该台上就座的领导，或者坐在了本应 在他下首的人的下首，他就会感到自己的尊严受到了损害，有关工作人员就可能有麻烦。 再如，主席台摆放麦克风，也别小看。两个副职，只给一个座前放了麦克风，另一个本 来不讲话，但心里不舒服，也一定要说几句，让秘书人员再取一个麦克风来。 24
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再如，照相、摄像，镜头对准谁，多长时间，要把握好分寸。只有正职镜头，没有副职 镜头，不合适；副职作报告，镜头过多，正职作陪衬，镜头太少，也不行；两个副职，一个 镜头多，一个镜头少，更不行。 再如，几个首长的讲话稿，是否都上报下发？是全文发表还是摘要刊登？是制成文件还 是出期简报？这也要处理得当。司令员的讲话全文下发，政委的讲话摘要下发，能行吗？ 再如，首长小车出发的顺序也不能随意安排，高级首长在前，低级首长在后；军事首长 在前，政治首长在后。安排错了，也有问题。某部队军事演习，首长车队出发时，E 首长的 车没打着火，W 参谋便让E 首长的下属a 领导的车先行一步。本来E 首长资历较轻，a 领导 很是不服，已有隔阂；这回E 首长的车跟在其后吃了一路灰，心中非常恼火。到了目的地， E 首长让司机去休息，却命令参谋去洗车，W 参谋还蒙在鼓里，不知首长想让他掌握何种参 谋业务。 对诸如此类的小事，秘书人员都应考虑周到，处理得当，以免无意中损害首长的尊严。 应该指出，首长也是普通人，具有常人的性格，但他身居高位，又有与常人不同的性格。有 的首长统帅千军万马，很自信，而失败时又可能很自卑；有的首长肩负重担，意志坚强，但 有了缺点又可能经不起批评，显得很脆弱；有的首长在位时，是众人之首，以身作则，身先 士卒，一旦卸任，个人主义又显得特别严重。个别领导干部的心理和行为常常使人无法理解： 昨天上午还那么威武，下午宣布了离退休的命令，今天早晨怎么连衣服都宽大了？有一位将 军，气魄极大，从来都是背着手讲话，而免职后，大半年不好意思出门。职务提高了，觉悟 不一定随着提高，对此，秘书人员是应该理解的。这也是在一些小事上避免损害首长尊严的 原因之一。 二、不轻易呼叫首长的姓氏或姓名 姓名，不过是一种符号，是为了便于人们的交往而产生的。它本身并无贵贱高低之分， 但它却可以随着人的显赫而显赫，随着人的卑贱而卑贱。提起岳飞，人们便对民族英雄油然 起敬；提起秦桧，人们便对乱贼奸佞恨之入骨。首长小时候的乳名可能并不高雅，什么“铁 蛋”“栓柱”都可能有，但随着首长的地位的显赫和权力的增大，名字也会变得尊贵。一般 情况下，一般的人直呼首长的姓名，就可能冒犯首长的尊严。党内称同志，党外称职务，这 是我军的惯例。作为秘书，是首长的部属和服务人员，应尽力避免直呼首长的姓名，这也应 成为秘书的惯例。 一个干事刚调机关工作，一天向首长请示事宜，敬过礼说：“傅司令员”，话没说完，司 令员翻了他一眼：“你知道我姓傅？” “知道。” “知道还这么叫？” “那，怎么叫？” “回去问你们处长” 干事赶忙去找处长，处长说：“你直呼‘司令员’就行了，不要加傅，加了‘傅’就不 好叫了。” “为什么？” “真是个瓜子，司令员的姓是你叫的吗？咱们这个单位就一个司令员，不叫他的姓能错 了吗？再说，司令员姓‘傅’，大家在他的职务前面加上个姓，司令员永远当不成‘正’的 了。” “那三个副军长在一起，我找其中一个，怎么称呼啊？” “作为秘书，你可以目视要找的副军长。当与首长对视后，再称呼‘副军长’，他就知 25
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道你在叫他。懂了吗？” “懂了。” 特别是有的首长的姓本身有点不雅，叫出来使人可以产生歧义，自然有损尊严。比如姓 苟，你叫他苟师长，人家听了以为是“狗师长”，当然不妥。还有的首长姓刁，尽管他是参 谋长，但加上姓，就成了“刁参谋长”了。他当了几十年首长，但始终都是“刁”的。他很 忌讳，你就不要这么叫。 首长都有明确的职务，作为部属，正常情况下，不称职务而叫首长姓名，确有失尊重， 有损尊严，秘书人员要特别注意。 三、不随便用手指点或拍打首长 先举一个例子：某学院一位教授，正师职大校。他当通信员时，一次招呼指导员，在指 导员肩上轻轻拍了一下，指导员火了：“你干什么？我的肩是你拍的吗？”指导员的发火， 使他清醒了大半辈子：首长无论大小作为下级是不能随便拍打的。从此他再也没有拍过任何 一位比他职务高的人。但他不大明白，为什么轻轻拍了指导员一下，他就发火。之后，他在 部队也当了领导，由于他的部下从来也没有拍打过他。所以他也不太明白被下级拍打后的感 觉。后来他调院校工作，官升正师，衔晋大校，堂堂的教授。曾有一次他站在院门口，突然 肩上重重地被人拍了一下，回头一看是食堂的炊事班长，心里很不高兴，但脸上还是强作笑 容。因为要在食堂吃饭，得罪了炊事班长不好办。他很有感触地说，我自己的心态表明，当 了官被下级拍打心里肯定不舒服。 指点或拍打，是人们之间沟通联系的一种方式。离开一定距离，用手指点、招呼；近在 身边，用手拍打肩膀、胳膊。一般同事或相互熟悉的人之间，属正常行为，都可接受。但用 来指点、拍打首长则属于不尊重的行为了。可以这样说，下级人员无论是指点还是拍打首长， 都很可能使首长的尊严受到侵犯。 因此秘书要注意做到：第一，呼唤首长时，不能用手指点。比如，政委正在开会，秘书 推开门唤一声：“政委”，然后一勾手，“你过来一下。”这就是一种不尊重政委的动作，政委 就会不高兴。第二，与首长交谈时，不能拍打首长。比如，说到高兴处，秘书连连拍打首长 的肩膀：“首长，您说得太对了。”首长可能马上变了脸。第三，向首长请示工作时，不必用 手指指划划。比如，向首长请示某项工作，讲到自己的决心时，指手划脚地说“首长，我的 决心大得很！”首长当然不高兴。 四、不当众纠正首长的缺点和毛病 秘书是首长的下属，是为首长服务的，没有权力对首长的缺点毛病进行批评指责，或不 分时间、场合、地点当众给予纠正。秘书对首长的缺点当然不能采取完全不负责任的态度， 特别是秘书参与首长的某些决策时，发现首长有误应予纠正，但那是有条件的。 根据一般经验、秘书对首长在公开场合出现的缺点毛病，应采取以下态度： 第一，不当众理采。 视而不见，装不知道，顺其自然，让首长自己去纠正，或者等待适当时机再提出来。有 位首长爱骂人，“妈个屁”是他的口头语，讲五分钟话要骂上好几句。一天一批男女大学生 来部队锻炼。秘书陪首长去看望。交谈中不时带出这句口头语，当着众人面秘书不能纠正， 装没听见，面部表情一本正经，周围的人也就没有大的反应。回来的路上，秘书说：“首长， 晚上开座谈时，您讲话时可别像训战士样，女孩子一骂就该哭了。” 26
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座谈会一开始，首长讲话，他刚说了一个“妈”字，发现一些女学生掩住脸笑，或者低 下了头，猛然想起了秘书的提醒，忙改口：“妈，啊，妈妈爸爸供你们上大学挺不容易。” 第二，不小瞧讥讽。 首长出了差错，甚至出了洋相，秘书决不能跟着哄笑，更不能当作笑柄背后议论。可采 取必要的方法，防止类似情况再次发生。某政治部主任在大礼堂上千人的大会上致欢迎词， 把“千里迢迢”读成了“千里超超”搞得满礼堂的人哄堂大笑。 秘书没有笑话首长水平低，而是在以后的写稿中，尽量少用生僻的词语，或者在难认的 字旁加上音注。首长对此非常满意。 第三，不正面交锋。 对首长有意见或者有想法，不能采取对着干的方法，当着众人的面揭首长的老底。某处 长被调任某团政委，心里想不通，支部大会上主任批评他名利思想严重，觉悟低。他当时就 反驳：“当年平调你当副主任，情绪比我闹得还凶，三天没起床，有什么资格批评我。”弄得 主任在众人面前下不来台。 第四，不随便插话。 首长的某些缺点和毛病，常常在和下级的谈话之中暴露出来，秘书发现了，也不必插话 去加以纠正。有一次某部队B 首长找一位下属谈话，准备调他到另一个单位任职，问他有什 么意见。B 首长口干舌燥说了两个小时，这位下属就是不吭声。首长开始拍着桌子发火了。 B 秘书见状，好心地插话说：“首长，不要发火。”又转过头来对这位下属讲：“首长白白与 你谈了这么多道理，你就表个态嘛。”这位下属瞪了他一眼，“你算老几？”转身就走。B 首 长一肚子火都冲着秘书来了：“今天是你谈话还是我谈话，没大没小，谈砸了都是因为你。” 秘书时时处处维护好首长的尊严，这不仅是首长的需要，也是秘书的需要。首长决不会因为 秘书宽容大度，能忍让，主动承担责任而认为秘书无能，相反会非常信任你，重用你，让你 有更大的用武之地。 27
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探究首长情绪的艺术 情绪是心理学名词，是人的心理活动的外在表现。包括高兴、悲伤、害怕、恐惧、喜悦、 苦恼等现象。人们某种情绪的产生还紧紧依赖于外部世界的影响，是环境和人的活动作用于 自身心理机制的结果。 一、了解首长复杂多变的情绪 情绪的调整，对人的活动有极重要意义。无论是喜悦还是悲伤，超过限度，或长期积蓄， 都会使人过分激动，不仅引起心理上的痛苦，带来生理上的病变，而且会减弱理智的力量， 从而做出某些不当的甚至是错误的举措。从这个意义上讲，首长情绪的产生和调整就显得更 加重要。他手握大权，举足轻重，任何不良情绪影响到他的决策，就可能产生严重后果。作 为秘书，探究首长的情绪变化，努力协助首长调整情绪，对此负有不可推卸的责任和义务。 人的情绪不仅通过语言和声音的信号得以表现，而且总是伴随着富有表情的动作，包括 面部表情动作和身段表情动作。这种表情动作有时比语言信号更富情绪的表现力。我们知道， 有时难以用语言说出某种情感，词汇似乎总是不能鲜明、准确地反映各种不同情绪状态及其 细微差别，而表情动作则更易于为别人所感知。秘书探究首长情绪的变化就是要仔细观察、 准确体会首长的语言信号和表情动作，从而掌握首长可能产生的各种情绪变化。 但是，人的心理是复杂的，常常不能完全根据语言信号和表情动作确切地判断一个人的 情绪。人的生活经历越丰富、越漫长，心理感受就越细腻、越丰富，它们的表现形式也就越 复杂、越独特。同时，人们在积累生活经验的过程中，也逐渐学会控制自己的情绪和它的外 在表现。比如，能够把慌张掩盖起来，装扮成某种喜悦的样子；把不愉快隐藏起来，让人看 到的却是镇静。首长们大都有多方面的工作经验和丰富的生活阅历，风风雨雨，坎坎坷坷， 使得他们更能把握住自己的情绪变化和发泄方式。因此秘书探究首长的情绪，就不能简单直 接地，根据一般表现方式，从首长的言谈和表情动作轻率地做出判断。而应该对首长有深入、 全面、细致地了解，透过现象看本质，准确地把握住首长的情绪变化。 第一，了解和掌握首长的性格、脾气、嗜好、习惯等有关心理构成因素。 第二，了解和掌握首长的出身、家庭、学识、经历等有关成长发展过程。 第三，了解和掌握首长的人际关系，可能影响情绪的事件、时机、条件和背景等等环境 状况。 秘书只有综合上述各种因素，对首长的语言信号和表情动作进行分析，才能准确地把握 住首长的情绪变化。 同时，首长也是普通的人，他们的喜怒哀乐愁等情绪的产生和变化也和普通人一样，有 着共同的规律和特征，而且，由于首长不受周围环境和人员的一般性制约，这种情绪的外泄 方式、表情动作等有可能表现得更加直爽、充分和明显。特别要指出的是，由于首长活动圈 子较小，接触的人员有限，加之所处地位的特殊制约，生活中又很孤独，心里话不能一吐为 快，难言之苦无处倾诉，秘书就成了他们表露情绪的重要对像。他们的欢乐，他们的愁苦， 他们的怨恨，他们的过去和将来，以至他们的某些隐私，都可能对贴心的秘书袒露，这就为 秘书探究首长的情绪创造了极为有利的条件。 秘书探究首长的情绪变化，重要的不在于了解和掌握，而是顺应和化解。所谓顺应，就 是秘书要根据首长的情绪需要，把握自己的言行，调整自己的安排，免得不识时务，弄巧成 拙。首长正在着急，你却催他快拿主意，急中添乱。首长本来心里窝火，你还说不该如何如 28
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何，火上加油。所谓化解，就是秘书要对首长产生的各种激动情绪因势利导，选择恰当的时 机和方式，使之适当发泄，并逐渐平息，从困挠中解脱出来。 二、舒展首长愉快高兴的情绪 愉快高兴的情绪，正常情况下都是一种健康有益的情绪。舒发扩展这种情绪，能使人充 满信心，增添力量，并产生相应的感染力。 首长产生愉快高兴情绪大约有这样一些时机： 一是受到表扬。上级机关和首长对本单位或该首长主持完成的某项工作表示非常满意； 或者是检查巡视时给以肯定；或者是一定会议上予以表扬；或者是召开现场会加以推广。 二是受到重用。或者是提升职务；或者是让其主持负责全面工作；或者是担负更重要的 领导责任。 三是重大任务顺利完成。不仅取得了预期效果，而且未发生任何大小问题。 四是家庭遇到好运。家庭成员安排了好工作、考上大学、提干入党等等。 五是多年身体不适突然找到原因；或病情有了较大好转等等。 遇有上述几种情况时，首长都会不同程度地产生高兴愉快的情绪。对此，秘书要采取主 动的行为，与首长同享欢乐。 第一，提醒首长庆贺一下。加点好菜好酒呀，与身边的同志讲点开心的事呀，或者召集 家人坐在一起，听听音乐、歌曲呀等等，使愉快的情绪扩展开去。 第二，与首长一起回顾一下这种欢乐到来的不易过程，可以从中领悟到痛与快的辩证关 系，感受到人生的苦涩与甘甜。 第三，简要地总结一下工作的经验教训，这是非常有利和有用的。首长的愉快情绪，使 他的大脑处于较为兴奋的状态，正效应功能得以加强，富有灵感，能产生很有价值的东西， 这对日后的工作大有益处。 第四，恰当地吐露秘书的某些苦衷、比如，长时间淤积心头的苦闷，经常困扰工作的难 题等等，利用首长心情好的机会提出来，可能会得到一定的解脱或满意的解决。某集团军在 ×师炮团召开的文化工作现场会非常成功。师政委亲自在炮团蹲点抓落实，所以他更是高兴。 李干事趁机对政委说：“首长，现场会您打了一个大胜仗，我可吃了一个不小的败仗。” “胡说，你的材料写得不错，怎么吃了败仗？” “您知道，半年前研究炮团和坦克团谁作为重点单位时，我和工作组一起到两个团调查， 整理了调查材料。后来师里决定炮团作为重点，可坦克团是咱们师参谋长抓的点，这次没选 为重点，可能对我有点看法。这不，我家属随军的报告，半年多了，直属队党委始终没研究。” “在哪个团抓点你没责任，上午总结会上我已讲过了，是我主张抓炮团。你家属随军的 事，也别怪参谋长，他事太多，可能忽略了。这好办，明天党委会时把你们几个人的随军问 题也顺便研究一下。” 三、体谅首长烦躁愤怒的情绪 人们遇到极不顺心的事时，在个人的意愿受到不公正的侵害时，就会产生烦躁、愤怒的 情绪。这是一种很激动的情绪。以某种方式使这种情绪得以适当的释放并逐渐平息，是必要 和有益的。 首长产生烦躁愤怒的情绪，大体有这样些时机： 一是下级违背了他的命令，没有完全按照他的要求去做，甚至还另搞了一套。 29
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二是部队发生了事故，造成了人员伤亡或较大的财物损失，产生了很坏的影响。 三是有人写告状信，内容多为诬陷不实之词。 四是被看中的人出了问题，刚在党委会上提出对他的使用意见，他的错误问题就暴露出 来了。 五是最信任的人背叛了他站在反对他的一边，直接或间接地对他提出批评或指控。 六是受到上级不公正的批评，与事实不符，定性不准，或责任不清等等。 在上述情况发生时，首长的情绪就会变得烦躁或愤怒。控制力强的首长也会眼含怒火， 紧咬牙关。难于控制的首长就可能大吼大叫，骂娘，拍桌子，摔东西，不顾影响。对此，秘 书应采取充分理解和原谅的态度。 第一，不要立即劝阻。欲速则不达，首长一发怒，你马上说：“首长您发火也没用”，“骂 我们也解决不了问题”，“你大发雷霆影响多不好”等等，都可能产生反效果。而让首长适当 地发泄，喊几声，骂几句，摔几下。这时你可以把旁人巧妙地支开，把门悄悄地关上，首长 心里的火气出完了，也就舒服了。 第二，不能火上浇油。首长发火有道理，秘书也跟着起哄，瞎吵吵，反而会把气氛搞得 越加紧张，可能导致缺乏理智的首长更加激动。 第三，适时化解。首长的情绪得到适当的发泄，就会由激动转向平静。这时，秘书可以 好言相劝，使首长的情绪趋向正常，此外，秘书还可以采取分散注意力的方法使首长情绪化 解。比如把首长带到另一个环境：首长喜欢看打球，可以把首长拉到球扬去，让赛场上的情 绪，冲淡首长的情绪。再比如，让首长关注另外一件事：“首长，咱们党委关于今年大抓基 层问题的请示，上级已批示了。您看，批示上说这件事抓得非常及时非常必要，让我们尽快 拿出具体方案并加以实施。” “对，这可是件大事，准备一下，明天召开政治部会议，研究具体方案，我参加。”用 首长更为重视的事压下使首长不愉快的事。 第四，妥善对待首长的决断。 首长在感情冲动时做出的决定和安排，可能缺乏理智的思考，难免有不当之处。对此， 秘书应审慎处理。 有的可以不办。比如，首长一怒之下：“我免了你这个连长。”事实上不能这么简单就决 定了，秘书不去办，事后首长决不会怪罪你。 有的可以缓办，首长逼着你干，你不能不干，就慢慢干，拖开时间干。比如，首长让你 把人找来当场对质，你先打电话，再去办公室，又跑到家里，转一圈回来，人没找到。这时 首长消气了，可能也不想找了，正好下台阶：找不到算了。这样可以给首长留下回旋的余地。 有的可以附带说明地办，就是把首长决断时的情绪或有关背景情况，向对方作必要的介 绍，以便于对方灵活处理。比如首长在火头上要求下级领导改变原来方案，这可能很困难， 损失也大。但经秘书解释，下级了解了首长做出决定时的情况，就可以只作某些必要的调整， 而不用全部改变。当首长平静时也是可以接受的。 秘书善于对待首长冲动中做出的决断，不仅是一个技巧问题，更主要的是一个思想品德 问题。个别心术不正的人就会“借助钟馗”，趁机出坏点子，说自己“冤家”“对头”的坏话， 诱使首长做出错误的判断，以达到秘书的个人目的，这是决不可取的。 四、解脱首长苦恼沉闷的情绪 苦恼沉闷的情绪是一种非常有害的消积情绪。它不像愤怒暴躁情绪那样迅猛地外泄，又 很快地平息，而是长时间积压在人的内心深处，很难袒露，也不易化解。 首长通常在下列时机可能产生苦恼沉闷的情绪： 30
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一是该提升而未能提升，或提升的是他不服气的人。 二是受到上级的误解或错怪。有些事情本意虽好，结果却让领导不满；有些批评没有根 据，却又无法向领导解释等等。 三是主官间闹不团结，各拉山头，自搞一套，明和暗斗，相互拆台。 四是离开重要工作岗位，平调到无足轻重的岗位，或他不愿去的地方。 五是久病查不出原因，别人有意回避，自己却越感不妙。 六是家中出了丑事，“家丑不可外扬”，只有闷闷不乐。 首长因上述原因产生苦恼沉闷情绪时，秘书要暗自设法使首长从苦闷中解脱出来，或者 减轻这种苦闷的压抑程度。 首先，要很自如地给首长以必要的宽慰。“有心”地引出话题，“无意”地加以开导、劝 解和安慰。 其次、要暗自做好工作，断开情绪“根源”，介绍情况，说明原因，讲清道理，消除误 解，减少隔阂，淡化矛盾。使苦闷情绪从根本上得到解脱。S 首长三个孩子，最小的一个是 女儿，叫小婉。生得聪明，长得漂亮，被视为掌上明珠，该单位的干部都知道，S 首长对她 是百依百顺又引以为荣。可是当别人的孩子带来考上大学的喜讯时，她却传来了弃学早恋的 消息。S 首长恨爱相交，可越是说她，她越是对着干，后来干脆不见父亲面。早早晚晚，秘 书向首长说了不少宽慰的话，可首长还是眉头难展，菜饭欠香。于是，秘书在做了充分的了 解和准备之后，找小婉谈了几次终于谈通了。有一天，S 首长下班刚一迈进家门，女儿便哭 着向他道歉，并下了保证，然后给他端上一碗最爱吃的“哨子面”。第二天上班时，人们发 现他来得特别早，脸上又出现了多日不见的笑容。 再次，多搞一点“业余”，少安排点工作。在首长情绪低沉期间，秘书要对首长日常工 作、生活习惯作些适当的调整。对于首长喜爱的散步、打球、下棋等业余活动，可有意地增 加一些次数或延长一点时间。但千万不要纵容他喝酒，特别是烈性酒。可把不急的工作事项 先搁置一边，缓一缓办。这一定可以减轻首长的心理负担。同时，不要随意提及使他扫兴、 后悔的事，或者令他讨厌、伤心的人。 五、维护首长冷静理智的情绪 首长担负着繁重的工作任务和重大领导责任，更多的时间是在思考和决断问题。这时首 长的内心是稳重的，表现是冷静、理智的。首长这种情绪的出现大体有以下几个时机： 一是思考重大决策的出台、即对有关全局的重大政策、规定或带有综合性内容的部署、 安排。二是酝酿重要的组织人事变动，下级班子的调整，主官的配备、调动、提升或处分等 等。 三是准备对某个单位或对有影响的人和事做出评价。 四是即将发布重大的行动性命令。 五是构思重要请示的内容，特别是有关请示的根据、原因、目的、要求和措施等。 首长在对上述问题进行思考和决断时，情绪是冷静和理智的。此时，秘书的责任是维持 和保护首长的这种情绪。应努力做到： 第一，排除各种干扰。不仅自己不能轻易打断首长的思考，而且对一些非紧急重大的事 宜和人员，也要“挡驾”，以保证首长情绪的连续性。 第二，慎重参与。当首长与秘书商讨时，要顺着首长的思路发表意见、不要节外生枝， 瞎参谋、乱干事、胡助理，以保证首长情绪的稳定性。 第三，适时调整。当首长对某项决断的思考时间过长，精力耗费过多，冷静和理智的情 绪已接近极限状态时，秘书有必要提醒首长暂时中止思考，稍加休息，或做一些能够调整情 31
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绪的活动，比如散散步，听听音乐，下盘棋，打几下球等，使高度兴奋而且显得疲劳的情绪 得以舒缓，然后使首长再重新进入思考状态，以保证首长情绪的有效性。 某集团军政治委员，稳重周密，特别善于思考。一次，为全军基层党支部建设分期目标 实施方案问题，整整思考了一上午没动一步，午饭也没去吃，秘书小黄不敢惊动首长，只得 返回自己办公室打了一个盹。忽然听到一声招呼，他忙跑过去，看见政委伏在桌子上，额头 流出汗珠，因为情绪过度紧张，犯了偏头疼的老毛病，实施方案没审定完，却住了半个月院。 政治部主任把黄秘书叫来：“你知不知道首长有偏头疼的毛病？” “知道。” “那为什么不提醒首长休息一下？” “我不敢。” “那你还当什么秘书？成事不足败事有余。” 结果，黄秘书受到了一次严厉的批评。 32
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否定首长错误意见的艺术 在与首长相处中，秘书会发现，在大多数情况下，首长确实站得高、看得远、想得深。 他们的意图、决断、指挥确实有独到之处，从中可以学到很多东西。像处理问题的果断，分 析情况的全面，待人处事的风度，顾全大局的风格等等，都给部下留下深刻的印象。与此同 时，秘书也会发现，首长不是神，在处理某些问题时也有一些不正确、不全面、甚至是错误 的地方。秘书就不能视而不见，知错不纠。如果这样，不仅有害于事业，有害于首长，也有 害于秘书自己。一个好的秘书，不仅表现为对领导言听计从，努力完成领导交办的工作，而 且表现为善于给领导出主意、想办法。尤其是在领导的决策、指示不符合实际乃至完全错误 时，能够通过努力，使领导改变初衷，重新做出正确的决策，就显得更为重要。 一般来说，首长对秘书或部属的“进谏”是持欢迎态度的。但作为秘书或部属，如果不 讲究“进谏”的艺术，也很难使首长乐于接受你的“进谏”，甚至产生与目的相反的结果。 因此，秘书在否定首长错误意见时，必须把握住正确的原则，恰当的时机和有效的方法。 一、否定首长错误意见的原则 秘书要对首长的意见加以否定，并使首长能够接受这种否定，采纳正确的意见，必须遵 循这样三条原则： （一）真诚友善 坚持真诚友善的原则，就是首先使首长有这样一种印象：你决不是要达到某种个人目的， 也决不是有意让领导出丑，而是真心协助领导把工作搞好、是出于与领导为善的目的。例如， 秘书在对首长的重大决策提出不同意见之前，可简明扼要地提醒首长，这个决策对有关行动 成败的重要性，以及这种成败对有关活动和首长本人所产生的巨大影响，而与秘书个人目的 没有丝毫关系，甚至首长的原有决策还可能给秘书带来某种好处。有了这样印象，即使首长 有一种拒绝采纳的心理倾向，他还是愿意坐下来听一听你的想法。有了良好的开端，有了友 好合作的和谐气氛，秘书就可以从容地发表不同的意见。 （二）力求谦逊 谦逊在这里不仅是指态度上的恭敬，主要是指方法的谦诚。因为在一般情况下，秘书对 首长不可能采用颐指气使的态度，而谦逊的态度也有诸多不同的表达方法。有关秘书否定首 长错误意见的方法，我们在下面的内容专门阐述，但无论秘书采取何种方法，基本的原则是 力求谦逊。对此我们不妨举例分析： 1 ．秘书说：“××首长，我认为您的决策有些失误的地方，想和您谈谈，好 吗？” 2．秘书说：“××首长，我对您的决策提点意见可以吗？” 3．秘书说：“××首长，我有个想法说给您听听，不知行不行？” 以上三句话的态度同样是谦逊的，但在表达的方法上却不同。前两句显然不够恰当，第 一句中有两处容易引起首长反感。一处是用了“失误”这个词，“失误”这个词本身的分量 比较重，又是绝对否定的句式，在没有说出失误的事实前用“失误”一词是轻率的，容易引 起首长的反感。另一处用了“谈谈”这个词，有居高临下之感，这种词下级对上级一般少用 或不用为好。 第二句中的“意见”不如第三句中的“想法”好。虽然“意见”也有正确与不正确之分， 但作为提出者来说，似乎有一种自认正确的含义在内。而“想法”则是中性词，听者从“想 33
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