洽谈会又叫磋商会、谈判会，是指有关各方代表充分阐述己方的各种设想，听取他方的不同意见，并通过详细陈述己方的理由，反复同对方交换看法或作出某种让步，消除相互间的距离，最后各方取得一致，达成协议。
一、洽谈会的准备
洽谈会前的准备如何是影响洽谈成败得失的关键。在准备过程中，人员的配备、信息的搜集、目标的选择、计划的拟订都很重要，必须认真准备。
（一）人员配备
为了使洽谈能顺利进行，必须按照对等原则配备相应的洽谈班子。洽谈班子中要有精通业务，有经济、法律头脑，能拍板成交的主谈人员，也要有懂业务、懂技术的人员和有洽谈经验的翻译人员，一般以私人为宜。一个精干的，具备T型知识结构而又注重仪表、谈吐自如、举止得体的洽谈班子，不仅会给洽谈创造有利条件，同时也是对对方的尊重。
（二）信息准备
“知己知彼，百战不殆”，为了取得洽谈的主动权，必须进行信息准备。要作好市场调研，了解对方的业务情况，对对方参与洽谈人员的基本情况，每个人的谈判风格、对己方的态度等要了如指掌，以便指定相应的策略，涉外谈判中还要对对方文化背景和礼仪习俗等有所把握，以便于更好地沟通。
（三）议程准备
洽谈议程是决定洽谈效率高低的重要一环，每次洽谈，谈什么，何时谈，何地谈，如何谈，达到什么目的，事前都要有周密安排，以免在礼仪上有不周之处。例如，洽谈地点的安排就很重要，因为它对洽谈效果会有一定影响。洽谈地点选择在己方进行，作为东道主必须注重礼貌待客，邀请、迎送、接待、洽谈的组织必须符合礼仪要求。洽谈地点，如选择在洽谈对手所在地，到客场洽谈必须入境随俗，了解当地的风俗人情，并要审时度势。灵活反应，争取主动。
二、洽谈会上的礼仪规范
洽谈既是一场知识、信息、心理、修养、口才乃至风度的较量，为了取得洽谈的成功，在洽谈会上要遵循一定的礼仪规范。
（一）座位安排
一般洽谈会以椭圆桌或长桌为宜，双方人员各自在桌子的一边就坐。倘若将谈判桌横放，那么洽谈室正门的一侧为上座，应请客方就坐。背对谈判室正门的另一侧则为下座，应留主方就坐。如谈判桌是竖放的，进门时的右侧为上座，由客方就坐；进门时的左侧为下作，由主方就坐。双方主谈人员应各自坐在己方一侧的正中间。副手或翻译坐在主谈人员右边的第一个座位，其他参谈人员以职位高低为序，依次右一个，左一个，右一个地分别坐在主谈人员的两侧。小规模的洽谈，可不放谈判桌，在室内摆放几把沙发或圈椅，按“以右为尊”的原则，客右主左就坐即谈。也可以交叉而坐，以增添合作、轻松、友好的气氛。
（二）谈吐举止
洽谈人员的谈吐要轻松自如，举止文雅大方，谦虚有礼，不可拘谨慌张。见面后可略事寒暄，进入正题之前，宜谈些轻松的话题，如旅途经历、季节气候、文体表演、各自爱好或以往合作经历等，但开头的寒暄不宜太长，以免冲淡洽谈气氛。
（三）衣着打扮
参加洽谈者在衣着打扮上要正式一些，以表示对洽谈的重视和充分的准备；如果是非正式洽谈，也可以穿得随便一些，给人以轻松、随和的感觉，这样显得更容易接近，有助于交流，取得共识。一般到豪华宾馆去洽谈，西装革履能够证明自己的身份和气度，使你感到心灵与环境的和谐，而不是自惭形秽；在普通的办公场所进行洽谈，可以穿得和平时上班一样，不用刻意打扮。
（四）语言使用
洽谈人员在洽谈过程中要注意语言的规范性和灵活性，用语要清晰易懂，口语要尽可能标准，注意使用文明礼貌用语，体现自身的职业道德和商业形象，洽谈中无论出现什么情况都不能使用粗鲁、污秽的语言或攻击性的语言。洽谈时应注意抑扬顿挫、轻重缓急，避免吐舌挤眼、语句不断、嗓音微弱或大吼大叫。
（五）提问方式
在洽谈中要礼貌地提问，问话方式要委婉，预期要亲切平和，用词要斟酌，不能把提问变成审问和责问，咄咄逼人的提问，容易给对方以居高临下的感觉，使其产生防范心理，不利于恰谈。对需要提问的问题，应事先列好提纲，越详细越好，如果不做准备，贸然提问，是不尊重对方的表现。一般提问的时机应选择在对方发言完毕之后、对方发言停顿间歇时、在自己发言前后及在议程规定的辩论时间等进行提问。当对方回答问题时，作为提问者应耐心倾听，不能因为对方的回答没有使自己满意，就随便插话或任意打断对方的话。在一般情况下，插话应借助一些特定的套话来实现，如：“对不起，我能打断您一下吗？”或“请停一下”等。
有提问就有回答，洽谈过程中，作为被提问者答话时，要本着真诚合作的态度，针对提问者的真实心理，实事求是地回答对方的提问，不能闪烁其词，态度暧昧，“顾左右而言他”。如果对方对某个问题不甚了解，应以浅显易懂的语言进行解释，切不可流露出不耐烦的神情。如有些问题涉及商业秘密和技术机密。则应委婉说明，避免出现令人尴尬和僵持的局面。
