一、应用文的概念与特点
（一）应用文的含义
应用文作为人际交往中必不可少的重要文体，是在人类长期社会实践过程中形成的，在处理公私事务时经常使用的实用性文体。它是保证人们日常生活和工作正常运转的重要工具。
应用文像其他文章一样也是一种传媒，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。
（二）应用文的特点
应用文在3000多年的历史发展中，已经形成了区别于文学作品与实用文体的极其鲜明的个性特点，学习应用文写作，只有深刻理解其特点，准确把握其特点，才能增强写作的自觉性，写出合乎规范的应用文。
1．运用的广泛性。同其他的文体相比，应用文的适用范围是最广泛的。应用文是人们处理各种事务、传递信息的书面工具，人们几乎随时随地都离不开这个工具，使用广泛是其显著的特征。应用文使用的领域在所有的文体中最为广阔，应用文是根据人们生活和实际工作的需要应运而生的，所以应用文的应用必然覆盖着人类社会的方方面面，国家机关、企事业单位甚至个人，几乎都离不开应用文的写作。
2．体式的规范性。应用文文体在长期的应用过程中，逐渐形成了一些比较规范的文本格式，有大致相同或相似的布局和写法。这种比较规范的文体形式是社会的需要，它便于写作、阅读和处理，有利于提高办事效率，便于分类、归档和查询，适用于办事的方便快捷。譬如，公务文书，它涉及国家的路线、方针、政策和广大人民群众的利益；合同文书则涉及双方当事人的权利与义务；礼仪文书关系到双方的密切交往与相互信任等，因而，功用性很强，目的性明确，科学性要求很高，因此规范性就成为其必然的要求。
3．内容的真实性。应用文是应用于日常生活的，因此应用文的内容要符合客观实际，真实可靠，准确无误，而不能夸大其词更不能以点代面、以偏概全。同时，在应用文中出现的时间、地点、情况的反映要真实，所引用的资料、数据也要真实，不允许有任何的出入和虚构。因此，要求应用文的作者要笃实于己，取信于人，说老实话，写老实文，以确保应用文的内容真实可靠，使其更好地发挥作用。因此，要求应用文的作者要忠于事实，取信于人，以确保应用文的内容真实可靠，使应用文真正发挥其应有的作用。
4．运用的时效性。应用文不同于其他文体，它是为解决新近发生的问题，及时地为现实生活服务而写，某些应用文书，如法规类文件，标明了生效或执行的时间，那就必须严格遵守。特别是在当今社会发展如此迅速，人们的决策、措施要适应变化了的形势，必须适时地使用应用文这个工具，从而更好地解决问题，推动社会发展。还有些应用文体虽然没有严格的有效期限，但其作用的发挥也多是由强到弱，逐渐失效。
二、应用文的分类
由于角度繁多、标准不同，应用文没有形成统一的分类。目前，较常用的分类标准主要有以下几种。
按照应用文的使用范围分，可分为通用文书和专用文书两大类。通用类指人们在办公或办事中普遍使用的文书，包括行政公文（如命令、决定、公告、通告、议案、批复等）、通用事务类文书（如调查报告、工作总结、述职报告、计划等）、个人事务类文书（如信函、启事、祝词等）；专用类是指专业性较强的某种特定行业使用的文书，如上诉状、公证书等司法文书。
按应用文的特点可分为指挥性文书、法令性文书、报请性文书、知照性文书、交际性文书、记录性文书等。
按照应用文的性质分，可分为法定公文、通用的机关事务文书、专用的部门业务应用文、日常生活应用文。
另外，随着科技的进步，按照应用文的记载方式可分为文字文书、电讯文书、电脑文书、声像文书和图形文书。
三、应用文的作用
随着社会的不断进步，作为一种工具，同时又作为一种信息载体的应用文越来越受到人们的重视。概括说来，应用文主要有以下作用。
（一）宣传教育作用
行政公文的发布，绝大多数是向广大的人民群众宣传党和国家的方针、政策，宣传单位的典型经验和个人的先进事迹，起着宣传群众、教育群众的作用。法律文书的发布，警示、规范着人们的行为，起着宣传人民、教育人民、打击罪犯的作用。特别是在市场经济条件下，应用文的宣传教育作用又有了新的发展，各企业集团运用应用文这一宣传工具，宣传企业文化、企业的经营理念、企业的形象口号，以此来扩大企业的知名度和美誉度，赢得社会的信任和支持，提高了经济效益。
（二）沟通协调作用
现代社会人们参与各类活动的范围更加广泛，彼此之间的合作交流日益增多，人与人之间，地区与地区之间，乃至国家与国家之间都存在着千丝万缕的关系，都需要进行传递信息，加强沟通与联系，共创和谐的人际关系，这是工作得以顺利发展的重要前提。应用文在沟通上下左右关系、交流信息、联系情感、协商事宜、协调行动、相互支持等方面是有重要的作用。公关礼仪文书，能起到沟通感情，促进协调，互为发展的作用；广告类文书可以起到传播信息，服务公众的作用；合同类经济文书，可以起到协调关系、保障当事人双方利益的作用。
（三）凭证依据作用
应用文的凭证依据作用，在不同的文种中都有着不同程度的表现。就行政公文而言，下级机关要根据上级机关下达的公文来传达方针、政策，安排工作任务，部署开展工作。而上级机关则要根据下级机关的公文所提供的情况、反映的问题来进行决策，以便更科学、更合情合理地指导下级工作。平行机关和不相隶属的机关之间，可以根据往来的公文知照情况、商洽工作。由此可见，公文是施政的依据和准绳。它可以约束行政行为，使管理的各个环节得以正常有序地开展工作。就凭据文书而言，其凭证作用更为明显，如协议书、合同书等都规定了当事人双方的权利与义务，以此为凭证，如有任何一方违约，都要以此追究责任。概而言之，应用文是办事的，有着极强的时效性，某件事处理之后，其作用也随之消失。
但是有些应用文，它不仅有现实的作用，而且还是真实的历史记录，并根据有关规定立卷、整理、归档，作为文献资料供后人参考，起凭证作用。
（四）法律法规作用
自古以来，应用文就有发布法律和行政法规的作用，进入现代社会以来，国家立法机关，针对社会的实际需要出台更多更细致的法律法规，以达到以法治国的目的。国家立法机关制定的各种法律、法规，行政机关的条例，以及各企业事业单位制定的规章、制度等都要通过应用文来颁布。这些法律文书、规章制度都属应用文的范畴，一经公布，有很强的约束力，任何人都要自觉遵守，不得违反，否则将会受到不同程度的处罚。应用文在这方面的作用，对规范人们的行为，加强社会主义法制，维护社会秩序的稳定，构建社会主义和谐社会有着功不可没的重要作用。
