专用书信是在日常工作中用于特定事务、具有专门用途的书信文体。
专用书信的特点主要有：1．目的明确，主旨单一；2．结构固定，篇幅紧凑；3．语言规范、注重礼仪；4．应用广泛，使用方便。
按照专用书信的作用，可将其划分为两类。一是凭证性书信，如介绍信、证明信、聘书、证书等；二是表意性书信，如感谢信、表扬信、倡议书、决心书、自荐信等。
一、介绍信 证明信
介绍信与证明信都属于凭证性书信，都有证明持信人身份的作用。
（一）介绍信
1．介绍信概述。介绍信是介绍本单位人员外出参观学习、联系工作、参加某项社会活动时使用的一种应用性文书。介绍信具有介绍与证明的双重作用。收文单位可以从中了解持信人的基本身份信息和来访目的，可以更方便的为持信人提供工作和生活上的帮助。
2．介绍信的分类与写法。介绍信有信笺式介绍信和分联式介绍信两种形式，都有固定的格式要求。
（1）信笺式介绍信：信笺式介绍信一般用单位的公文信笺书写，主要由标题、称谓、正文、祝颂语和落款组成。
标题：在第一行居中写“介绍信”，字体稍大。
称谓：即收文单位或联系人的称呼，在标题下一行靠左顶格写。称呼后加冒号。
正文：一般可以分三部分内容撰写。首先写明持信人的姓名、身份。若有多人，可只写主要人员情况，标明人数即可；其次要写明持信人前往的目的和对收文单位的要求与希望；最后，正文一般以“请予接洽为荷”等语句结尾。
祝颂语：介绍信的祝颂语格式与普通书信相同。是一种礼仪上的祝愿，表达对收文单位的敬意。一般用“此致敬礼”。
落款：在祝颂语下一行靠右，署出具介绍信单位的名称，并加盖公章。在单位名称的正下方写成文日期，要求年、月、日完备。
有些介绍信还注明有效期，另起一行，空两格书写。
（2）分联式介绍信：分联式介绍信是单位按照固定格式预先印刷制成的带有存根的介绍信，便于存档和备查。
分联式介绍信分存根和正页两部分，一般左右排列。左边为存根，右边为介绍信正页。中间以虚线相隔，虚线上印制单位文件字号。内容的填写与信笺式介绍信基本相同。
3．介绍信写作的注意事项。
（1）信息表述真实准确。介绍信要真实地填写持信人的身份、职务等信息，对人数、收文单位名称、时间等也要表述准确。一般情况下不得涂改。确需涂改的，须在涂改处加盖公章。
（2）事项交代简明扼要。介绍信所开具的接洽事项需简要条理地交代清楚。
（3）存根与介绍信正页的内容要保持一致。
（4）介绍信要加盖单位公章方可生效，并需在有效期限内使用。
范文解析
介 绍 信
某某集团人力资源部：
兹有我校某某学院某某专业某某某等同学，前往贵处联系专业实习与就业咨询等事宜。请予接洽并帮助为荷。
此致
敬礼
××大学××学院（盖章）
×年×月×日
范文分析：
这是一份信笺式介绍信。格式与普通书信基本相同，行文较为简单。只要准确表述被介绍人信息和其前往收文单位的目的等内容就可以了。
范文解析
介绍信格式
范文分析：
这是一份分联式介绍信的样本。其正页的内容与信笺式介绍信一致。
（二）证明信
证明信是以单位或个人的名义，凭借确凿的证据，证明有关人员的身份、经历或证明有关事件的真实情况的专用书信。对持有者起凭证作用。
1．证明信的类型。证明信是日常生活与工作中经常用到的文书，其应用范围非常广泛。根据开具证明信主体的身份可分为单位证明信和个人证明信；依据证明信内容可分为身份证明信、经历证明信和事件证明信等。
2．证明信的格式。证明信一般由标题、称谓、正文、结束语和落款五部分构成。
（1）标题。通常采用表明文体的“证明信”作为标题。也有结合事由作为标题的格式。比如“关于××同学在校期间表现情况的证明”。写在第一行正中。
（2）称谓。即收文单位的名称。在标题下另起一行顶格写，其后加冒号。
（3）正文。内容主要是根据对方所要求的要点，简明扼要地叙述各事项的真实情况。正文在称谓后另起一行空两格起笔。内容复杂可一事一段，简单则可不必分段。
（4）结束语。证明信有特定的结束语，即“特此证明”。可以直接写在正文结尾处，也可另起一行顶格写。
（5）落款。出具证明信的单位或个人名称和成文时间。单位证明信需加盖公章。有些个人证明信需加盖个人手印，或需证明人所在单位签署意见。落款分为两行，写在结束语后另起一行的右下方。
3．证明信写作的注意事项。
（1）要注意内容的真实性和严肃性。证明信往往有邀约性质，关系到求信方对某人某事的判断。因此，写证明信时要求言必有据，不能凭空想象，更不能隐瞒真相，弄虚作假。
（2）要注意提供材料的针对性。证明信如果是根据对方的求证提纲而写，组织证明材料就需要针对提纲要点，就事论事，无关材料不写。
（3）要注意语言的准确性。证明信内容的严肃性决定了对其语言的要求。不能模棱两可，含糊其辞，也不能任意夸张和修饰。
（4）证明信的内容不得随意涂改。如确需涂改，需在该处加盖单位公章。
范文解析
证 明 信
××大学研究生党支部：
根据贵校调函要求，现将你校××同学的父亲，××同志的情况介绍如下：
××同志，现年××岁，中共党员，是我单位高级工程师。其本人和家庭历史以及社会关系均清楚。该同志对本职工作认真负责，近年来多次被评为我市劳动模范和我单位技术创新先进标兵。
特此证明。
××市××股份公司人事部（公章）
×年×月×日
范文分析：
这是一份关于本单位人员政治和现实表现情况的证明信。标题也可以写“关于××同志政治现实表现情况的证明信”。信中，根据对方提出的要求，逐一对有关情况进行了说明。语言简练、得体，体现了材料的准确性。
二、倡议书
倡议书，是由单位或个人为共同开展某项活动而提出建议并公开发起，希望得到某一群体共同响应并积极参与的一种书信文体。
（一）倡议书的特点
内容的感召性、形式的公开性和对象的广泛性是倡议书的主要特点。
倡议书由发起人或发起单位拟写，可以在公开场合宣读、张贴或发表在报纸、电视、网络等媒体上，发挥宣传号召的作用。为了能够形成更大的影响，往往采用逐步递进的逻辑推理形式和鼓动性强的语言来拟写倡议书。
（二）倡议书的格式与写法
倡议书一般由标题、称谓、正文和落款4部分组成。
1．标题。倡议书的标题一般有3种写法。文种式标题（即只用“倡议书”作为标题）、“事由+文种”式标题（如“文明办网倡议书”）、“发起人+事由+文种”式标题（如“中华全国总工会关于在工会会员中开展‘重建家园、再献爱心’大行动的倡议书”）。标题写在页首居中的位置。
2．称谓，即倡议的对象。如“全国广大工会会员”等。也有的倡议书，因倡议对象过于宽泛，无法找一个恰当的称谓概括，此项也可不写而直接在正文中体现。称谓要求在标题下一行顶格写。
3．正文。倡议书的正文一般包括三部分内容。
第一部分，要写明发出倡议的起因、目的、意义和作用；
第二部分，要写明倡议事项和具体要求；这是倡议书的主要部分，写作时最好做到条目清晰，要求明确。
第三部分，要写明倡议者的决心和期望。这部分内容也可分别体现在正文第二部分的各条目当中，不必单独列出。
4．落款，即发出倡议的单位或个人的署名和发出倡议的时间。分两行写在正文的右下方。
（三）倡议书写作的注意事项。
1．倡议书的内容要能够体现进步的精神，要符合法律与道德的要求。
2．倡议的起因、目的、意义与作用要交代清楚，逻辑周密，有说服力。
3．倡议的事项需条理清晰，使倡议对象明确行动要求和方向。
4．倡议书的语言要求感情真挚、鼓动性强。
范文解析
中华全国总工会关于在工会会员中
开展“重建家园、再献爱心”大行动的倡议书
全国广大工会会员：
5月12日四川省汶川县发生强烈地震，给人民群众生命财产造成重大损失。党中央、国务院迅速组织、周密部署抗震救灾工作，胡锦涛总书记、温家宝总理亲赴灾区，指导抗震救灾工作，充分体现了党和政府与灾区人民同呼吸共命运心连心。全国各级工会组织迅速行动，坚决贯彻落实党中央、国务院的部署，切实把抗震救灾作为当前的首要任务，全力做好受灾职工群众的救治和帮扶工作。连日来，全国各级工会组织和广大职工群众响应全总号召，发扬“一方有难、八方支援”的精神，迅速行动、踊跃参与、奉献爱心，积极开展为抗震救灾捐款捐物活动，充分体现了工人阶级顾全大局、团结互助的优良传统和奉献精神，产生了良好的社会反响，赢得了社会各界的赞誉。
当前，抗震救灾仍处在关键时刻，任务十分艰巨繁重。灾区群众在吃饭、穿衣、住宿、医疗，特别是灾后重建、恢复生产等方面还面临许多突出问题和困难，亟待我们继续向受灾地区的职工群众伸出援助之手。灾难无情人有情，万众一心抗震灾。中华全国总工会决定，在工会会员中开展“重建家园、再献爱心”大行动。各级工会组织要加强对此项活动的组织领导，广泛宣传动员和组织发动广大工会会员踊跃参与，为灾区职工群众再献一份爱心、再做一份贡献。全国总工会殷切希望，广大工会会员一定要继续发扬工人阶级识大体、顾大局的精神，立足本职、团结奋斗，以实际行动为抗震救灾工作多做贡献。我们坚信，在以胡锦涛同志为总书记的党中央坚强领导下，万众一心、众志成城，迎难而上、百折不挠，一定能够夺取抗震救灾斗争的全面胜利。
中华全国总工会
2008年5月19日
范文分析：
这是中华全国总工会在2008年“5·12”汶川地震后，为号召全国工会会员积极投入到抗震救灾行动中而发出的倡议书。正文中，倡议背景部分，因为是众所周知的事件，所以交代较为简单。倡议目的、意义交代清楚，倡议事项要求明确。最后用真挚、鼓舞式的语言提出了夺取抗震救灾斗争胜利的决心。全文结构规范，用词贴切，是一篇有号召力的倡议书。
三、贺信
贺信是表示庆祝的书信的总称，它是从古代祝辞中演变而来的。贺信是指党政机关、企事业单位、社会团体或个人向其他集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。它是日常应用写作的重要文体之一。
（一）贺信的作用和类型
贺信作为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所作贡献的一种常用形式，它还兼有表示慰问和赞扬的功能。
按照贺信的不同对象，可以把贺信分为三类：一是上级单位对下级单位或所属群众发出的贺信；二是同级单位之间的贺信；三是下级单位给上级单位的贺信。
（二）贺信的格式和写法
贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
1．标题。贺信的标题通常由文种名构成。如在第一行正中书写“贺信”二字。
2．称谓。顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如“同志”。称呼之后要用冒号。
3．正文。贺信的正文要交代清楚以下几项内容：第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交代清祝贺的原因。第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写些鼓励的话，提出希望和共同理想。
4．结尾。结尾要写上祝愿的话。如“此致──敬礼”、“祝争取更大的胜利”、“祝您健康长寿”等。
5．落款。写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。
（三）贺信写作的注意事项
1．贺信是书信的一种，可按一般书信的格式写。但贺信要体现出自己真诚的祝福，成为加强彼此联系、增强双方交流的重要手段。
2．写贺信，要写清向谁祝贺，祝贺什么，为什么要祝贺等。有时还要向被祝贺者提出新的要求和希望，并写上表示祝贺的话。
3．贺信要写的感情饱满充沛，内容要真实，如评价成绩要恰如其分，实事求是。
4．贺信的用语要有鲜明的感情色彩，要使人感到温暖和愉快，受到鼓舞和教育。
范文解析
国家体育总局 中华全国体育总会 中国奥委会
致第29届奥运会中国体育代表团贺信
中国体育代表团：
在刚刚结束的第29届北京奥运会中，中国体育代表团不畏强手，顽强拼搏，取得了51枚金牌、21枚银牌、28枚铜牌的优异成绩，位居金牌榜首位，创造了我国运动员参加奥运会以来的历史性突破。在此向你们表示热烈的祝贺和亲切的慰问。
在北京奥运会的赛场上，中国体育代表团始终坚持发扬奥林匹克精神，弘扬中华体育精神，顽强拼搏，胜不骄、败不馁，以中国运动员良好的精神风貌和体育道德风尚展示了国家形象；始终坚持充分发挥应有的竞技水平，努力创造更好运动成绩为国争光；始终坚持向各国、各地区代表团学习，加强友好交流，增进友谊；很好地实现了在本届奥运会上确立的参赛目标，取得了运动成绩和精神文明双丰收，向全世界展示了中华民族自强不息、奋发有为的精神风貌，为祖国和人民赢得了巨大的荣誉，向改革开放30周年献上了一份厚礼。
全国体育系统热烈欢迎你们凯旋，为你们的出色成绩感到骄傲，将以你们为学习的楷模，振奋精神，鼓舞斗志，为推动我国体育事业的持续发展，为构建社会主义和谐社会做出新的贡献，为祖国和人民赢得更大的荣誉！
国家体育总局
中华全国体育总会
中国奥委会
二〇〇八年八月二十四日
范文分析：
这是国家体育总局、中华全国体育总会、中国奥委会联合署名向取得佳绩的第29届奥运会中国体育代表团的贺信，内容清楚、感情饱满、格式正确、行文流畅。正文前有问候，后有祝福。正文总结了奥运健儿顽强拼搏、勇夺奖牌的奥林匹克精神，并表达出由衷的祝贺。
四、感谢信 表扬信
（一）感谢信
感谢信是集体单位或个人对关心、帮助、支持本单位或个人表示衷心感谢的函件。感谢信是文明的使者，从文体来说，它属于应用文体。在日常生活和工作中，得到人家的帮助和支持，可用这种文体“感谢”一下。它与表扬信有许多相似之处，所不同的是感谢信也有表扬信的意思，但是重点在感谢。
1．感谢信的特点和类型。
感谢信用于公开感谢和表扬，感情真挚，表达方式多样。
感谢信依据不同的标准可以有不同的分法。
（1）感谢对象的特点分为写给集体和个人的感谢信。
① 给集体的感谢信。这类感谢信，一般是个人处于困境时，得到了集体的帮助，并在集体的关心和支持下，自己最终克服了困难，渡过了难关，摆脱了困境，所以要用感谢信的方式表达自己的感激之情。
② 写给个人的感谢信。这类感谢信，可以是个人也可以是单位也可以是集体为了感谢某个人曾经给予的帮助或照顾而写的。
（2）按感谢信的存在形式来分，有公开张贴和寄给单位、集体或个人的感谢信两类。
① 公开张贴的感谢信。这种感谢信包括可在报社登报、电台广播或电视台播报的感谢信，是一种可以公开张贴的感谢信。
② 寄给单位、集体或个人的感谢信。这种感谢信直接寄给单位、集体或个人。
2．感谢信的格式与写法。
感谢信一般由标题、称谓、正文、结语、署名与日期五部分构成。
（1）标题。第一行的正中用较大的字体写上“感谢信”三个字。如果写给个人，这三个字可以不写。有的还在“感谢信”的前边加上一个定语，说明是因为什么事情、写给谁的感谢信。
（2）称谓。第二行顶格写对方单位名称或个人姓名，姓名后面可以加适当的称呼，如“同志”、“师傅”、“先生”等，称呼后用冒号。如果感谢对象比较多，可以把感谢对象放在正文中间提出。
（3）正文。第三行空两格起写正文。这一部分要写清楚对方在什么时间，什么地点，由于什么原因，做了什么好事，对自己或单位有什么支持和帮助，事情有什么好的结果和影响。还要写清楚从中表现了对方哪些好思想、好品德、好风格。最后表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。
（4）结语。正文写好了，另起一行空两格（也可以紧接正文）写上“此致”，换一行顶格写上“敬礼”，或用“再次表示诚挚的感谢”之类的话；也可自然结束正文，不写结语。
（5）署名与日期。最后再换一行，在右半行署上单位名称或者个人姓名。在署名的下边写上发信的日期。
3．感谢信写作的注意事项。
写感谢信要注意下面几点：
（1）叙述对方对自己或本单位的帮助，一定要把人物、时间、地点、原因、结果以及事情经过叙述清楚，便于组织了解和群众学习。
（2）信中要洋溢着感激之情。在叙述事实的过程中，除了要突出对方的好思想和表示谢意外，行文要始终饱含着感情。这感情要真挚、热烈，使所有看到信的人都受到感染。
（3）写表示谢意的话要得体，既要符合被感谢者的身份，也要符合感谢者的身份。
（4）感谢信以说明事实为主，切勿不着边际地大发议论。
范文解析
感 谢 信
××××有限公司于××年×月×日在南京举行隆重开业典礼，此间收到全国各地许多同行、用户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导，世界各地的贵宾，国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典，寄予我公司极大的希望，谨此一并致谢，并愿一知既往与各方加强联系，进行更广泛、更友好的合作。
××××有限公司
董事长：×××
总经理：×××
××年×月×日
范文分析：
这一篇感谢信，开门见山，对本公司开业期间收到的各同行、用户及有关部门和领导的祝贺表示感谢，说清了事情经过，表明了自己的收获和感受，态度谦恭、礼貌，语言简练。
（二）表扬信
表扬信是向特定受信者表达对被表扬者优秀品行颂扬之情的一种专用书信。它主要用于作者在日常工作、生活中受益于被表扬者的高尚品行（或被其品行所感动），特向被表扬者所在单位或其上级领导致信，以期使其受到表彰、奖励，使其精神发扬光大。
表扬信多数是以信封装好交给受表扬的个人和单位领导，也可以写给报刊社、电台、电视台等新闻媒体。一是肯定被表扬的先进事迹；二是表达感谢之情，希望受表扬的人或集体发扬成绩，继续进步；三是宣传先进思想和事迹，号召大家学习以便形成良好的风气，提高全民的素质。
1．表扬信的特点和类型。
表扬信是对他人的行为表示赞扬的信函。在表扬信中应反映他人的事迹与品质，赞扬不要太过分，语言要热情而简朴。
表扬信大致可以分为两类：一类是以领导机关或群众团体的名义表彰其所属单位和个人，可以在授奖大会上直接宣读。另一类是个人之间、单位之间的相互表扬，除了赞颂对方的优良品德，还有表示感谢的意思。
2．表扬信的格式和写法。
表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
（1）标题。一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
（2）称谓。表扬信的称谓应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
（3）正文。正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。
① 交代表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。
② 指出行为的意义。在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想，好风尚，好品德。
（4）结尾。该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶格写。
（5）落款。落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
在写法上，表扬信与一般书信一样也分为称呼、正文和结束语。写表扬信有4个要素：
（1）人：表扬谁要明确；
（2）事：他做了什么事，要有时间、地点和主要内容；
（3）这件事说明了什么思想、发扬了什么风格；
（4）有什么影响和作用。
3．写表扬信需要注意的事项。
（1）表扬信应把表扬的对象写清楚，表扬的事迹要写具体，真实地表达自己的感情。
（2）表扬对方对自己或本单位的帮助，一定要把人物、时间、地点、原因、结果以及事情经过叙述清楚，便于组织了解和群众学习。
（3）内容要以说明事实为主，避免不着边际地大发议论。
范文解析
表 扬 信
××学校领导：
8月11日中午，由于孩子在家玩火，造成一场大火灾，当时我们尚未下班。贵校学生周××发现火情之后，不顾自己生命安全，奋不顾身冲进火海去解救我的孩子。由于火势很猛，屋里烟浓，周××冲进屋后，房门马上被紧紧地吸住，外面的人进不去，大家都为周××捏着一把汗。周××在呼吸困难的情况下，临危不惧，急中生智，打破窗户玻璃，屋里压力减轻，门可以打开了。救火中，周××发现立柜还有一盒五四式手枪子弹，在十分危险的情况下，毫不犹豫地捧起弹盒扔到窗外，避免了一场严重事故的发生。在周××的带领下，大火终于扑灭，周××同学却被烧焦了头发，烫伤了双手，该同学的英勇表现使所有在场的人赞不绝口。
贵校学生周××不顾个人安危，临危不惧，挺身而出，抢救他人家庭财产。这一高尚行为为我们树立了良好的榜样。我们除向周××同学学习外，特写信向贵校建议，请贵校领导把周××的英雄事迹广为宣传，予以表彰，使广大学生以周××同学为榜样，将学雷锋运动推向高潮。
此致
敬礼！
×××
××年×月×日
范文分析：
这篇表扬信首先把要表扬的对象先进的事迹清楚、具体地写了出来，以说明事实为主，真实地表达自己由衷的感谢，避免不着边际地大发议论。语言真挚简洁，叙述清晰明确，格式正确。
五、求职信 自荐信 应聘书
（一）求职信
求职信，也叫自荐信，是求职者向用人单位或单位领导人介绍自己的实际才能、表达自己就业愿望的一种书信。求职信所给的对象很难明确，也许是人事部一般职员，也许是经理，如果你对老板比较了解的话可以直接给老板。
多数用人单位都要求求职者先寄送求职材料，由他们通过求职材料对众多求职者有一个大致的了解后，再通知面试或面谈人选。因此，求职信写得好坏将直接关系到求职者是否能进入下一轮的角逐。
1．求职信的特点和作用。
与一般书信相比，求职信有以下特点：
（1）具有自荐性、针对性的特点；
（2）文字简洁，要点突出；
（3）态度谦和，言辞恳切。
求职信起到毛遂自荐的作用，目的是让对方了解自己，相信自己，录用自己，好的求职信可以拉近求职者与人事主管（负责人）之间的距离，获得面试机会多一些。求职信是自我表白，其目的和作用要是让人事主管看，因人事主管有太多的求职信函要看，因此要简明扼要。
2．求职信的格式和写法。
求职信的主要由称谓、正文、结尾、署名和日期附件等部分构成。
（1）称谓（对受信者的称呼）：称谓写在第一行，要顶格写受信者单位名称或个人姓名。单位名称后可加“负责同志”；个人姓名后可加“先生”、“女士”、“同志”等，在称谓后写冒号。
（2）正文：正文要另起一行，空两格开始写求职信的内容。正文内容较多，要分段写。
第一，写求职的原因。首先简要介绍求职者的自然情况如：姓名、年龄、姓别等。接着要直截了当地说明从何渠道得到有关信息以及写此信的目的。这是正文的开端，也是求职的开始，介绍有关情况要简明扼要，对所求的职务，态度要明朗，而且要吸引受信者有兴趣将你的信读下去，因此开头要有吸引力。
第二，写对所谋求的职务的看法以及对自己的能力要作出客观公允的评价，这是求职的关键。要着重介绍自己应聘的有利条件，要特别突出自己的优势和“闪光点”，以使对方信服。写这段内容，语言要中肯，恰到好处；态度要谦虚诚恳，不卑不亢。达到见字如见其人的效果。要给受信者留下深刻印象，进而相信求职者有能力胜任此项工作。这段文字要有说服力。
第三，向受信者提出希望和要求。如：“希望您能为我安排一个与您见面的机会”或“盼望您的答复”或“敬候佳音”之类的语言。这段属于信的内容的收尾阶段，要适可而止，不要苛求对方。
（3）结尾：另起一行，空两格，写表示敬祝的话。如：此致之类的词，然后换行顶格写“敬礼”、或祝“工作顺利”、“事业发达”相应词语。这两行均不点标点符号，不必过多寒暄，以免“画蛇添足”。
（4）署名和日期：写信人的姓名和成文日期写在信的右下方。姓名写在上面，成文日期写在姓名下面。姓名前面不必加任何谦称的限定语，以免有阿谀之感，或让对方轻看你的能力。成文日期要年、月、日俱全。
（5）附件：有说服力的附件是对求职者的鉴定的凭证。所以求职信的附件是不可忽视的组成部分。附件可在信的结尾处注明。如：附件1．××××××2．××××××3．××××××……然后将附件的复印件单独订在一起随信寄出。附件不需太多，但必须有分量，足以证明你的才华和能力。
3．求职信写作的注意事项。
（1）求职信不同于一般私人书信，受信人未曾见过面，所以称谓要恰当，郑重其事。
（2）语气自然，语言和句子要简单明了。写信就像说话一样，语气可以正式但不能僵硬。
（3）语言直截了当，通俗易懂，突出重点。写作要考虑读者对象的知识背景，不要使用生僻词语、专业术语；言简意赅，在重点突出、内容完整的前提下，尽可能简明扼要，切忌面面俱到。
（4）写求职信要坚持实事求是的原则，用成就和事实代替华而不实的修饰语，恰如其分地介绍自己。
范文解析
求 职 信
尊敬的先生/小姐：
您好！我从报纸上看到贵公司的招聘信息，我对网页兼职编辑一职很感兴趣。
我现在是出版社的在职编辑，从2006年获得硕士学位后至今，一直在出版社担任编辑工作。两年以来，对出版社编辑的工作已经有了相当的了解和熟悉。经过出版者工作协会的正规培训和两年的工作经验，我相信我有能力担当贵公司所要求的网页编辑任务。
我对计算机有着非常浓厚的兴趣。我能熟练使用FrontPage和Photoshop等网页制作工具。本人自己做了一个个人主页，日访问量已经达到了100人左右。通过互联网，我不仅学到了很多在日常生活中学不到的东西，而且坐在电脑前轻点鼠标就能尽晓天下事的快乐更是别的任何活动所不及的。
由于编辑业务的性质，决定了我拥有灵活的工作时间安排和方便的办公条件，这一切也在客观上为我的兼职编辑的工作提供了必要的帮助。
基于对互联网和编辑事务的精通和喜好，以及我自身的客观条件和贵公司的要求，我相信贵公司能给我提供施展才能的另一片天空，而且我也相信我的努力能让贵公司的事业更上一层楼。
随信附上我的简历，如有机会与您面谈，我将十分感谢。即使贵公司认为我还不符合你们的条件，我也将一如既往地关注贵公司的发展，并在此致以最诚挚的祝愿。
此致
敬礼
×××
××年×月×日
范文分析：
这是一篇中文求职信范本，首先简要介绍了求职者的姓名、年龄、性别等自然情况，然后着重介绍了自己应聘的有利条件，重点突出了自己的优势和“闪光点”，最后向受信者提出希望和要求，而且适可而止，态度不卑不亢，实事求是；言简意赅，重点突出、内容完整，的确是中文求职信的一个范例。
（二）自荐信
自荐信（Self Recommendation Letter）是给自己一个机会以最佳的候选人形象去应聘一个具体的职位，招聘者有可能就是你将来的上司。所以，自荐信与履历表一样重要。事实上，寄出的履历表中不能没有自荐信。
1．自荐信的格式和写法。
自荐信没有正式的格式，但在写信时要记住一些基本的规则。
（1）信的右上角或者左上角要留出三行，包括家庭地址、国家、城市、邮政编码和日期。
（2）要用具体的称呼（例如不要写“给有关负责人”）。如果有必要，打电话询问公司。如果你还是不能确定具体的名字，就称呼“招聘经理”、“人事部经理”或者就称“经理”。
（3）称呼的后面要用冒号而不要用逗号，写称呼时要用正式的语气。
（4）正文要分段写清自己的优势，内容集中，重点突出。每段开头空两格。
（5）结尾时应在姓名上方写上祝福的话，然后下面是印刷体的全名。在你的自荐信中，名字与结尾之间一定要保留足够的空间。
2．写自荐信应注意的问题。
（1）在信的首段要抓住招聘经理的注意力，说明你为何寄履历表，重点明确。
（2）要简短扼要地叙述自己的才能，特别是这些才能将满足公司的需要。没有必要具体陈述，而要强调你的才能和经验将会有益于公司的发展。
（3）信的结尾要表明你的下一步计划。不要让招聘者来决定，要自己采取行动。告诉招聘者怎样才能与你联络，打电话或者发E-mail。
范文解析
自 荐 信
尊敬的贵公司领导：
您好！首先感谢您能抽出宝贵的时间来看我的自荐信。
我是武汉大学2009届的应届毕业生。我喜爱模具这项专业并为其投入了很高的精力和热情。
在三年的技校生活中，我勤奋刻苦，力求向上，努力学习基础与专业知识，课余时间积极地去拓宽自己的知识，并积极参加学校的各种体育活动。作为正要跨出校门，迈向社会的大学生，我以满腔的热情与信心去迎接这一切。
当今社会需要高质量的复合型人才，因此我时刻注意自身的全面提高，建立合理的知识结构。在模具与数控方面有较深厚的理论基础，机械制图、机械工艺、公差配合、机械制造、专业数学、机械加工、电脑绘图等各方面有了一定基础。
三年大学生活的学习和锻炼，给我仅是初步的经验积累，对于迈向社会远远不够的，但所谓“士为知己者死”，我相信自己的饱满的工作热情以及认真好学的态度完全可以弥补暂时的不足。因此，面对过去，我无怨无悔，来到这里是一种明智的选择；面对现在，我努力拼搏；面对将来，我期待更多的挑战。战胜困难，抓住每一个机遇，相信自己一定会演绎出精彩的一幕。
希望通过我的这封自荐信，能使您对我有一个更全面深入的了解，我愿意以极大的热情与责任心投入到贵公司的发展建设中去。您的选择是我的期望，给我一次机会，还您一份惊喜。
期待您的回复。
最后祝贵公司的事业蒸蒸日上，稳步发展！
此致
敬礼
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范文分析：
写自荐信，一定要明确重点，突出自己的优势条件和“闪光点”。像这篇自荐信，自荐人有自信，也明白社会需要的是有能力的复合型人才。在信中，他全面介绍了自己的专业知识学习情况和技能特长。通过这封格式正确、态度诚恳、语言精练的自荐信，使招聘单位对他有了一个全面深入的了解，也就极大地提高了成功率。
（三）应聘书
应聘书是指求职者根据用人单位发布的招聘人员的广告、通知和其他有关信息，有目的地表达求职意向的信函。应聘书与求职信是一个类型，但相对求职信而言，求职目标比较明确，对用人单位的用人条件和相关要求心中有数，减少了求职的盲目性，与此同时又增加了求职的被动性。
1．应聘书的特点和作用。
一般而言，求职者呈递应聘书时是有针对性地单独传递，不像求职书那样可以群发。
（1）明显的针对性。写应聘书的目的是为了向用人单位请求特定的工作职位，应聘的目标很明确。招聘材料中对拟聘员工的素质、条件要求交代十分清楚。应聘书就是围绕那些特定的条件和要求写作的，所以它具有明显的针对性。
（2）强烈的自荐性。应聘书的诉求对象是确定的，那就是用人单位的人事经理、部门负责人或是招聘信息材料中指定的联系人。求职者必须向这个确定的对象介绍、推荐自己，要使对方从信中了解自己，让对方觉得只有应聘书的主人才是最合适的人选。所以信中往往围绕给定的招聘条件比较充分地介绍自己的基本素质和成绩，有的放矢地表明自己胜任工作的条件和能力。
（3）独特的个性特征。一个招聘职位的公布往往会得到许多求职者的响应，用人单位在一段时间内会收到一大批应聘书。应聘人只有通过应聘书展示自己的特长和优势，给对方留下深刻的印象，引起对方的高度注意，才可能从人群中脱颖而出。因此，应聘书在内容和形式上都应力避平庸，追求不同于他人的个性化特征，给用人单位以独特而深刻的印象。
2．应聘书的格式和写作要求。
应聘书和求职信一样属于书信体的谋职文书，两者的格式大体相同，在写法上基本相同。应聘书没有正式的格式，但在写信时要记住一些基本的规则。
（1）称呼的后面要用冒号而不要用逗号，写称呼时要用正式的语气，如“亲爱的××小姐/先生”。
（2）尽量用具体的称呼（例如不要写“给有关负责人”）。设法知道谁将收到你的信，如果有必要，打电话询问公司。如果你还是不能确定具体的名字，就称呼“招聘经理”、“人事部经理”或者“经理”。
（3）每段之间必须空一行，开头空两个字。
（4）结尾时应在姓名上方写上祝福的话，然后下面是印刷体的全名。在应聘书中，名字与结尾之间一定要保留足够的空间。
应聘书在写作上也有一定要求。因为应聘人对相关职位的要求心中有数，所以应聘人要针对求职的目标，揣摩读信人的要求和心理，把握书信的内容和语气，力求做到方向正确、内容集中，重点突出。
