规范性的应用文文本格式分为两类，一类是由权力机关颁布的法定格式，如事务文书：决定、报告、通告等文种格式；一类是在长期的使用过程中形成的约定俗成的格式，如非法定公文：调查报告、计划、总结等文种的格式。
简而言之，撰写应用文，要注意它的规范性，同时要注意应用文语体的直白性，语言要求准确、简明、平实、得体，不能漫不经心，随心所欲，更不能标新立异，独出新裁，胡编乱造。
一、应用文写作的语言要求
应用文作为一种实用性文体，其语言与其他文体相比具有鲜明的特点，这是由其本身的功能作用决定的，总的说来，应用文语言具有实用性、规范性和模式化的特点。由于具有以上特点，所以应用文的语言要符合以下几点要求。
（一）语言要准确
准确是指语言要准确贴切。应用文是用来办事、处理公私事务的，因此文中所用的一词一句，一个概念都要准确无歧义。只能表达一个确切的意思，只有一种解释，不含糊，不费解，不能有漏洞。语言不准确，就会造成思想混乱，贻误工作。
（二）语言要简明
简明就是指语言简洁明了。应用文的语言要简明扼要，这不仅是提高工作效率的需要，也是减轻不必要的工作压力的途径之一。要多使用短句，短句表意简洁明快。长话短说，要言不烦，没有空话、套话、废话。因此，我们要反复锤炼语言，提高概括能力。譬如，应用文中的叙事多用概述，扼要地交代出事情的来龙去脉即可；议论也不必讲究推理的过程，只需简捷地阐明自己的观点即可。语言的简明，需要作者具备较高的概括能力。概括能力是指人们驾驭语言的一种重要本领，概括能力高，才能运用简明的语言，抓住要害，一语中的。
（三）语言要平实
所谓平实就是语言要平直朴实。应用文的行文要用直笔，抓住要害，直陈其事，不允许有虚构、夸张和想象，少用甚至不用描写、抒情等表达方式。
（四）语言要得体
所谓得体就是言语得当，恰如其分，要符合应用文的语体特征。应用文一般都有特定的读者对象，其语言要讲究得体。譬如，上行文的用词要谦和而不阿谀奉承；下行文的用词要郑重严肃，关怀爱护而不简单粗暴；平行文的用词以诚相见，相互尊重。公告、通告，语言要深入浅出；商业广告的语言则要生动活泼，灵活多变……因此，运用语言要因体而异，合理选择，做到恰当得体。
二、应用文写作的结构要求
一篇好的应用文不仅要主旨鲜明，材料真实、典型，语言准确、生动，还应当有规范的固定的格式。由于应用文的种类繁多，常用的应用文就有200多种。文种的不同，导致结构的形式也不同，因此它不能像其他文体一样有统一的结构形式。而不同的应用文要根据实际，按照所用文种的结构模式来写，目前各种应用文都已基本形成了自己的结构模式，本书将在以后的章节中分别详细讲解。总的来说，应用文在结构安排上主要有以下三个方面的要求。
第一，所用文体的结构要鲜明地突出主旨。主旨贯穿于整篇应用文，应用文的结构要突出主旨主要表现在应用文的写作规范上。一般说来，应用文在标题或者开头就会点明主旨，再围绕主旨安排层次和段落，有的文体还需要在结尾进行总结，深化主旨。
第二，结构必须完整。应用文根据文体的不同要求，各部分必须完整，不能有省略或遗漏。
第三，要符合文体结构特点。各种文体都有自己的结构特点，不能混用。
三、应用文写作的格式要求
关于应用文的写作，要十分注重不同应用文的格式要求。这种格式并非是一种严格规定的法定形式，而是在长期的写作实践中所取得的某种共同的认识和约定。但是，这些格式要求虽然不属法定规范，但它必然包含着写作规范中许多合理因素，我们应该加以继承和保留，不应随意破坏和擅自修改，以免影响应用文的特定交际功能。
例如，启事的格式：第一行正中写启事的名称，如“征文启事”。第二行空两格起，写启事内容。末尾右下方分两行写署名、日期。启事的有些内容要十分具体明确，如地址、时间、联系办法等。有些内容就不应写得具体明确，如“失物招领”中有关失物的详情，以防冒领。
除此之外，不同的应用文文体具有鲜明的格式要求，本书将在后续章节中详细论述。
四、应用文写作的其他要求
应用文由于文种的限制，写作上要求严谨、实用、准确、朴实等，而应用文功能的特殊性决定了应用文必须遵循一些特殊的要求：应用文必须符合党和国家的政策、法令，必须符合领导意图，应用文写作必须明确而有针对性。
随着社会的发展，人们日常生活不断丰富，在许多应用文文体中加入了很多新鲜的元素，因此当今的应用文写作还需要在表达技巧中加入某些艺术的因素，如某些场合的演讲词、主持词等。
训练参考题
1．简述应用文的特点、分类及作用。
2．应用文写作都有哪些语言要求？
3．应用文写作都有哪些结构要求？
4．应用文写作都有哪些格式要求？
5．结合实际谈谈怎样才能写好一篇应用文。
