7.你的谈话对象是否熟悉你的语言，你是否需要降低语速，或者多使用一些视觉辅助工具等？
8.你跟对方是要进行面谈还是远程交流，是在线沟通还是通电话，是通过音频方式还是视频方式？
9.如果是视频会议，你们之间的交流是单向还是双向？
10.如果没有太多视觉辅助设备，你是否可以使用图表之类的资料？
11.如果没有视觉辅助设备，你是否可以找到其他替代物品？
现在你可以大致想象出这场谈话的情景，这将有助于你在传达信息时更有针对性，更有效。
如何分析不熟悉的情况
在今天这个不断扩张的全球化时代，我们很容易就会遇到来自异国他乡的人，有时我们甚至会在一次旅途当中遇到多个来自不同文化的人。无论是面对面的交谈，还是通过电话、电子邮件，或者是视频交谈，你都需要做好准备，争取在最短的时间里掌握谈话的控制权，跟对方建立你想要建立的关系。
一定要做最坏的打算。比如说你可能本来以为自己只会见到几个经理，大家只是围坐在会议桌前进行一场简单的交流，但到了现场之后，你却吃惊地发现对方整个公司的人都出场了。有时你可能会遇到技术上的问题，比如说你的演示材料没有及时送达，你根本不可能再重新准备一份新的材料。遇到类似的情况该怎么办？我们将在第五步中详细讨论这些问题。
如何分析不同文化背景的人
同样的手势、语速、价值观、礼仪或身体语言等，在不同的文化当中，可能就有着截然相反的含义，所以如果你坚持用同样的方式来传达同样的信息，结果就很可能让人大跌眼镜。
专家提示
莱斯特·戴维斯（Lester Davis） 巴斯里奥总裁
“欧洲人的商业文化跟美国人截然不同,大多数商务会谈都是面对面进行的，虽然每个人都会使用电子邮件，并且通常一到午饭时间、下班时间、周末和假期（他们每年至少会休假两个星期）这些时间段里，你根本找不到他们。对你而言，这可能是个好消息。哪怕你在北美的同事1天24小时都在线，你可能也会因为欧洲伙伴的工作习惯而不得不强迫自己休息一下。
“你也可以像欧洲人那样定义自己的工作时间，比如你可以每天只检查两次电子邮件，告诉你的同事们你会在哪段时间完全停止工作，这样你就可以从无穷无尽的邮件或电话中解脱出来。
“当然，如果想要随时与商业伙伴保持联系，你也完全可以这么做，但一定要注意，你的商业伙伴可能未必这么想，哪怕是同一个部门的同事，也会有自己的工作习惯—而且他们的工作习惯很可能跟你完全不同。要想赢得这些人的支持，一定要学会尊重他们的工作习惯。在开始下达指令之前，一定要退后一步，琢磨一下对方的工作习惯，弄清楚怎样才能更好地激励他们，把他们变成你的支持者。
用政府的话来说，这叫外交礼仪，所有外交官在驻外之前一定要接受大量相关培训，详细了解在派驻国哪些事情能做，哪些不能做。在今天这个时代，我们每个人都会在某种程度上扮演外交官的角色，所以千万不要忘记，在一个国家适用的礼仪在另外一个国家可能反而是禁忌。
如何分析有代沟的人
抛开国界和语言的因素不谈，即便是在同一个文化背景之中，我们也仍然有可能遇到一些巨大的鸿沟—比如代沟。尤其是在当今这个网络和电子商务时代，更是如此。新生代和婴儿潮一代几乎会在各种问题上的看法都不一致，婴儿潮一代如今都是大权在握，掌握着资金、营销、分销等主要环节，但在技术、学习方式、工作用语、商务礼节等方面，新生代已经向他们发起了反击。
正因如此，你需要了解该如何跟不同年龄段的人打交道。有些话25岁的人千万不能跟一个50岁的人说，有些话50岁的人也不应该跟25岁的人说。我们将会在随后的内容中详细谈到这一点。
不同年代的人沟通之所以出现问题，是因为很多人在跟其他年龄段的人沟通时往往没有想到对方的生活状态。人们往往会推己及人，会误以为很多人都在用跟自己一样的视角看问题，他们根本没有想到，自己感觉很正常的言行举止可能会让另一代人感觉难以忍受。
打个比方，一位年长的人可能会认为年轻的小同事一定已经掌握了某些技能，所以他不会对后者进行任何的培训或告知。另一方面，这位小同事可能内心有很多疑问，但却不敢去问年长的老大哥，因为他害怕暴露自己的无知和稚嫩—事实上，很多刚刚参加工作的人都会有这种心理。有时候是年长同事的一些做法造成的，比如上次有小同事向他请教问题时，他会叹口气，说些类似于“唉，我还不如自己做呢！”之类的话。由此可见，这种影响是双向的。
20几岁、30几岁、40几岁、50几岁的人都是怎么跟其他年龄段的人打交道的呢？下面是一些基本的原则。
20多岁30出头的人往往比较直接，他们会很清楚地表明自己的需求，自己对同事、公司，以及自己的职业生涯的期待。一般来说，他们都是刚开始第一或第二份工作阶段，他们希望多积累一些职业经验，希望为自己的个人简历加分，所以公司的长远规划可能并不是他们所关心的问题。他们几乎每隔几年就会换份工作，一方面积累商业经验，一方面也会偶尔进修充电。在跟这些人打交道时，我的建议是：如果比他们年长，你就要学会扮演导师的角色，跟他们分享你的知识或技能。如果能够做到这一点，你将赢得他们一生的尊重。
30多岁接近40岁的人通常会处于职业生涯的中期，他们在公司中既会遇到比自己年长的人，也会遇到年轻的新同事。他们一般会处于第一或第二份管理工作阶段，正野心勃勃地向上攀登。他们可能在年轻时多次跳槽，现在他们最关心的是如何建立自己的声誉，通过在某家公司的业绩赢得业界的尊重，为了达到这一目标，他们甚至会不遗余力。
到了这个阶段，他们往往会比20几岁时更有耐心。在跟这种年龄段的人打交道时，要学会帮助他们爬上高级管理层。如果你比他年长，不妨多指点或提携他们，如果你比他们年轻，你可以尽最大努力支持他们实现目标。
无论从职业还是从个人角度来说，人到了50多岁之后，思想会跟年轻人大大不同。他们那一代人大都强调忠诚，如果可能的话，他们甚至会在一家公司一直工作到退休。他们在工作时不喜欢抱怨，而且也从来没有机会发表自己的观点。正因如此，他们可能对满腹牢骚的年轻人一百个看不惯—但很多20多岁、正处于人生黄金时期的年轻人往往都有这个毛病。对于年轻人来说，一定要尊重50多岁的上司或同事。记住，他们吃过的盐甚至比你吃过的米都多。就算你在完成某件任务时有更好的建议，也一定要小心，要讲技巧，在讲话的时候要考虑对方这么多年来的经历和积累。
可怕的“关系砍刀”
如果你的确想要破坏或彻底切断跟某人的关系，方法非常简单，你只要故意说错几句话就行了—哪怕一句也行。如果你不想这么做，那就要学会在开口之前先做个深呼吸，一定要留意自己所说的话。
记住，千万不要跟年长的同事说这些话：
● 我想你肯定不懂这项技术，所以我把这项目交给其他人了。
● 你怎么一直迟到，是身体不太好吗？
● 你在这些客户身上投入的时间太多了，赶紧开拓新客户吧。
● 你们这儿还有年轻些的人吗？我们的团队需要一些新思维。
● 赶快，直奔主题，说重点。
● 我们已经不这么做事了，这样做太老套，像是上个世纪80年代的做法。
千万不要跟年轻的小同事说这些话：
● 当我像你这么大的时候……
● 赶快去，把事情做完……
● 我知道你以前从来没干过这个……
● 这可能有些太复杂，你经验还不够……
● 你怎么会这么想？所有人都知道这想法不太现 实……”
● 还是我来告诉你该怎么做吧，或者干脆我自己动手—这总比你自己琢磨容易得多……
●你在大学里到底都学了些什么？
你是已经快到截止日期了，还是你的孩子感冒住院让你一宿未睡，或者是你已经达到极限了……不管什么原因，在开口之前，你一定要花点时间想清楚自己要说的话。
想想看，有哪些话是你永远都不应该说的，把它们写在一张纸条上，然后把纸条撕碎，扔进垃圾堆。再写下一些你要经常说的话，把它们贴到你经常能够看到的地方—冰箱门上，卫生间里，反正就是一些你每天都会光顾几次的地方。
艾伦的故事
这种情况经常发生。一位年轻人要向一群高级管理层（年龄通常要比年轻人大很多）提建议，可结果却发现对方根本不买账。“老家伙”们可能已经习惯自己以前的做事方式了；而年轻人则认为老一辈的做法效率低下，明显已经过时了。
我的一位客户的儿子—艾伦，就曾经遇到过这种情况。艾伦刚刚25岁，是一位IT高手，可在他的公司同事们看来，艾伦“乳臭未干”，只是一个初出茅庐的小伙子。但作为一名技术高手，艾伦对IT行业的发展有着非常深刻的理解，他相信，市场上最近推出的一些软件不仅能够大大提高公司员工的工作效率，而且可以降低很多不必要的损耗。
艾伦的上司对艾伦非常信任，他要求艾伦举行一次产品演示，来改变公司那帮“老家伙”们的想法。而艾伦也把这看成是自己在公司“扬名立万”的一次好机会，于是他一口应承下来，但当他开始着手准备的时候，他才发现，事情根本不像自己想象得那么简单。
在准备过程中，他旁听了一些产品演示，结果发现，那些跟自己年龄相仿的演示人员经常会落得灰头土脸，他们的新理念根本得不到重视，甚至会受到羞辱。他可不想得到这种待遇。除此之外，他所倡导的新软件属于高科技，公司里的很多同事都不太熟悉，所以这很可能会让前来听演示的人感觉有些不大自在，甚至会感到紧张和焦虑，抵制是在所难免的。
艾伦给我打来电话，告诉我他要做的事情，以及他可能会遇到的问题。他需要向公司高级管理层做一场演示，介绍一套新式的IT系统，希望能够以此提高公司的库存管理水平。我让他立刻列出新系统的一些优势和劣势。
● 优势 他认为这套新系统非常适合自己所在的公司，绝对可以大大提高公司的库存管理水平。
● 劣势 该系统非常昂贵，而且可能需要改变公司现有的许多工作流程，会让几个部门的人感觉不太舒服。除此之外，这次来听演示的人都对技术不太熟悉，他们很难接受一个年龄只有自己一半的年轻人的建议。
艾伦预料到自己的演示可能会引起很多争议和不信任，但他同时也很清楚，如果能够克服这些障碍，赢得人们对这一项目的支持，他很可能会因此得到管理层的重用。于是我们开始规划这次演示。
我建议他列出会参加演示的人，找出其中最有影响力的那些人，以及那些最可能提出反对意见的人。
然后我让他分析一下有多少人的工作会受到这套新系统的影响，以及这套新系统将给他们带来哪些好处—比如大大提高工作效率、大大降低单位库存成本等。我给他看了WIIFM表格，然后他根据我的建议定出了一套演示策略。
演示开始之前，艾伦找到了一些关键人物，大致谈了一下自己将要演示的软件。虽然他很清楚这套软件的优点和缺点，但他还是虚心听取了别人的看法，同时对他们的意见表示尊重。他事后给我打来电话，感谢我提出的建议。他告诉我感觉差不多可以开始做演示了。
演示当天，艾伦在向大家表示欢迎的时候感觉充满自信。他很清楚，有些听众已经是自己的坚定支持者了，虽然有些人还没有被说服，但他大概也明白对方会提出怎样的质疑和反对意见，所以他事先也准备了一些补充材料，以便能够解决对方心中的疑惑。演示结束之后，大多数人不仅表示支持上马这套软件，而且还坚信艾伦完全有能力负责这一项目。
演示结束之后，艾伦的上司把他叫到一边，告诉他自己很欣慰，没想到事情会进行得如此顺利。他吃惊地告诉艾伦：“你彻底把他们说服了！”
大概一年多之后，随着新软件系统的上马和运行，公司内部的所有疑惑一扫而空，艾伦不仅得到了加薪，而且在公司的职位也大大提高。他之所以能够免于成为众矢之的，并在自己的职业生涯中实现飞跃，就是因为他在事先琢磨清楚了自己的谈话对象，明确了他们的心理需求。虽然他的年龄只是他们的一半，但这并不重要，重要的是，他学会了从对方的角度看问题，并进而为自己赢得了必要的支持和尊重。
我们经常要跟一些其他年龄阶段的人打交道，但不管对方年龄比你大还是比你小，要想赢得他们的理解和支持，你首先要弄清楚他们究竟想听什么。除此之外，你还要知道该怎样说才能吸引不同的听众，当你开始琢磨对方之前，一定要记住这一点。
杰娜的新操场
如果想要成为话语操纵的高手，你一定要弄清双方谈话的背景，了解你要跟对方讲什么，以及在谈话过程中有哪些因素是需要坚持的。
杰娜刚刚搬到一座新的城市，并被邀请参加女儿学校的家长会。刚一到会场，她就发现自己非常不喜欢这所学校的操场，看起来就像是许多年没有翻新过了。她希望校方能够翻新一下操场。
可不幸的是，学校的资金非常有限，而这些资金的分配者正是家长会的主席乔治亚，她也正是10年前这些操场设备的采购者。
杰娜非常聪明，她不希望贬低乔治亚的财务管理决定，也不想伤害乔治亚的个人自尊，但同时又希望提出自己的观点。她很清楚，要想做到这一点，她首先必须在家长会开始之前跟乔治亚做好沟通，但她不知道具体该怎么做。
我向杰娜提出了如下建议：在跟乔治亚沟通之前，她必须做些准备工作。我告诉她先跟家长会其他成员做些简单的沟通，看看他们对学校操场有什么看法。因为这些人已经跟乔治亚打过一段时间的交道，所以我建议杰娜先跟他们了解一下乔治亚的情况，比如她喜欢通过哪种方式跟家长沟通，是面谈，通电话，还是电子邮件？她以前在家长会上受到反驳时会做出怎样的反应等等。
通过跟别人的交流，杰娜发现，乔治亚平时工作非常繁忙，而且在跟人沟通时也非常敏感，于是她断定，跟乔治亚沟通的最佳方式还是先通过电子邮件。杰娜在写邮件的时候花了很多心思，她首先对乔治亚的许多工作大加赞赏，然后又简单地说了说自己想要在下次家长会上提出的操场翻新问题。可不幸的是，乔治亚似乎只在乎杰娜在邮件里说的最后一点，她认为杰娜翻新操场的建议是在对自己发起正面攻击。
在随后的几天里，杰娜和乔治亚相互通了很多封邮件，但杰娜感觉自己并没有取得任何进展。无论杰娜怎么表示友好，乔治亚在回复邮件时都是一副冷冰冰的口气—事实上，她对杰娜表现得相当粗鲁。虽然杰娜并没有通过任何方式贬低乔治亚的决定。但在后者看来，杰娜显然是在公然反对自己的决定，杰娜发现，自己需要找到一种方式来让乔治亚明白自己的意思。几经考虑之后，她决定直接给乔治亚打电话。
在电话当中，杰娜再次跟乔治亚说明了自己的想法。乔治亚的口气显然友好多了，她告诉杰娜，在通话之前，她一直感觉杰娜是在攻击自己。
两位女士交谈得非常愉快，杰娜终于简单明了地告诉乔治亚自己的想法，并同时对乔治亚的很多做法表示钦佩和赞赏。杰娜指出，这座操场在当初修建的时候一定很棒，无论是从硬件设备还是从整体设计上，这都是一个很出色的成就，但10年之间，政府对学校操场的安全规范已经发生了巨大变化，如今校方应当考虑按照新的规范翻新操场了。
让杰娜感到高兴的是，这次乔治亚完全可以接受自己的这些说法，她并没有感觉自己受到了攻击，反而为自己10年前所做的正确决定沾沾自喜，而且她也感觉自己还可以做出同样正确的决定。杰娜知道乔治亚本人是一位很有天分的建筑设计人才，于是她建议乔治亚亲自设计新操场，乔治亚表示接受。
就这样，在家长会上，杰娜提出了自己的“议案”，由于有几位家长事先已经了解了杰娜的这些想法，而且也知道这些想法将会给自己的孩子带来怎样的好处，所以杰娜的要求不仅得到了众人的支持，而且一致通过。
兰戴尔如何传达坏消息
时不时地，我们总是会不得不传达一些对方可能不愿意听到的消息，这时你需要找到一种最简单最直接的方式来达到自己的目的—而且要用最快的速度！我的一位客户最近就遇到过这样的情况。兰戴尔是一家咖啡经销公司的负责人，他为人和蔼可亲，做事很有效率，大家都很喜欢他。可是有一天，兰戴尔发现自己必须告诉大家一个坏消息，一时之间，他感到手足无措。
公司当时正在实行一项新的计划，按照新计划，公司很有可能要在六个月之内关闭两家设在美国的分公司。与此同时，他们还必须要求这两家公司的员工更加努力地工作，只有这样，他们的公司才有可能避免遭到关闭的命运。
两家公司都在拼命（其中位于北方的那家公司比位于南方的公司员工更加努力）。员工们放弃了加班费，在周末也在加班加点地工作，他们相信，自己所做的一切一定会让总公司刮目相看，并进而改变决定。
6个月之后，管理层决定要关闭北方公司。他们认为南方的那家公司工资更低、税率也更低，而且运输成本也更低—在此之前，他们从来没有提出过这些理由。
兰戴尔极为愤怒，他感觉自己被出卖了。这家公司位于美国北部的一座小镇，许多年来，该公司一直是这座小镇最主要的雇主，整座小镇和这家公司之间都建立了深厚的感情。
管理层给兰戴尔发了一份“演讲稿”，要求兰戴尔当众宣读。面对演讲稿上的“赔偿金”等冷酷的字眼，兰戴尔感觉无所适从，他该怎么做才能让大家更容易接受这个事实呢？
我鼓励兰戴尔认真分析自己与北方公司员工之间的关系，并进而为他制定了一份演讲计划。
5分钟应急方案
很多人都是在最后一刻才被迫去公布某条坏消息。虽然那些掌握实权的大佬们可能已经提前几个月就知道要发生什么，但他们往往会到最后时刻才将其公之于众。所以……你一方面要清楚这些消息可能会对你的谈话对象产生怎样的影响，同时也要想出一个比较妥当的办法来告诉大家这条消息。我的建议如下：
第1分钟：想想看，这条消息将会对你个人产生哪些影响，但同时要学会不要加入任何自己的个人感情。
第2分钟：想想看，你的谈话对象当前正处于一种怎样的状态，这条消息将会对他们产生怎样的影响。
第3分钟：拿出一张纸，在上面画上一条竖线，左边是这条消息对你的影响，右边是对你的谈话对象的影响。
第4分钟：想办法谈谈对方所关心的事情，以及你们将如何共渡难关。
第5分钟：想办法尽量帮助对方，要说到做到。
然后你可以深呼吸，直接将坏消息公之于众。在大多数情况下，如果你能事先考虑对方的感受，并在演讲过程中突出这一点，他们都会把你当成朋友。
考虑一段时间之后，兰戴尔决定召集北方公司的所有员工一起开会。他说出了自己的真实想法—此刻他代表的不是公司的利益，而是作为团队成员之一的感受。
他用一种发自内心的语调告诉大家，整个团队已经付出了最大努力，但最终的结果仍然归于失败。他向大家保证自己非常理解他们的感受：“我也感觉很可怕，因为我也失去了一份工作。”
工人们并没有陷入愤怒，相反，兰戴尔讲话结束之后，整个会场响起了热烈的掌声。他成功地把握住了工人们的情绪，帮助他们克制住了自己的愤怒，并通过一种适当的方式把自己内心的压抑释放了出来。掌声结束之后，兰戴尔用一种平静的语调跟大家讨论了随后的赔偿问题和其他细节。他干得非常漂亮！
总结
无论你是要像安德里亚那样，说服同事免费加班；像杰娜那样，要改变一些传统的行事方式；还是像兰戴尔那样，传达一些在感情上很难接受的信息，你都要学会事先做一些准备工作，认真了解自己的谈话对象，并想清楚自己能为他们做些什么。
在谈话前，不妨问自己这样几个问题：
1.我需要跟谁交谈？
2.我的谈话对象一共有多少人？
3.我希望他们做什么？
4. 我能够为他们提供什么？听你建议对他们有什么好处？（WIIFM表格）
5.我能做些什么来赢得他们的支持？
一旦明白了这些问题，并真正了解你的谈话对象，你就可以进入下一章的内容了。在下一章当中，你将学会如何组织你的信息，从而让它产生最佳的效果。
第二步 巧言：不要说你想说的，要说对方想听的
在本步当中，你将学会：
● 利用现代人的记忆特点，让别人记住你和你所传达 的信息
● 控制你总在忙碌的大脑，描绘一幅清晰的信息地图
● 聪明地组织一次谈话，控制谈话的进度和方向
“预测未来最好的办法就是去创造未来。”
—艾伦?凯（Alen Kay） 软件工程师
“预测未来最好的办法就是去创造未来。”
—艾伦?凯
要想通过谈话得到你想要的结果，一个最重要的方式就是调整你组织话语的方式，让你的话语不仅可以吸引对方，而且可以激励对方采取实际行动。好了，你已经仔细分析了你的谈话对象，你很清楚自己在跟谁交谈，以及该如何接近他们。现在，你该学习如何组织话语了。
同样，无论你的谈话对象规模多大，是一个人还是一群人，或是一场正式的大型发布会，你都必须学会组织语言，这也正是我们将在本步讨论的主要内容。
在组织话语过程中，一定要记住，我们如今正生活在一个24小时插电的时代，信息膨胀，每个人每时每刻都在接收大量来自各方面的信息，所谓的“工作与生活的平衡”几乎成为一句空谈，每个人都像发疯一样。
好消息是，如今事情正在向另外一个方向发展。正如Strategcations公司总裁唐纳?雷默（Donna Ramer）所说的那样：“人们越来越重视截止日期的现实性。很多服务和咨询公司都开始拒绝客户提出的那些不符合实际的要求，尤其是对于那些总是在最后一刻丢来一个项目，并要求对方必须通宵达旦地完成工作的客户。如今人们在确定截止日期时似乎也开始变得灵活起来，他们可以退后一步，不必立刻回复邮件，人们不再一味重视速度，转而开始重视质量了。”
“断电”这个概念开始进入人们的生活。什么意思呢？正如Quinn公司执行副总裁约翰?弗雷泽（John Frazier）所说的那样：“我有时会在周末给自己来个彻底断电（但前提是不会影响公司发展）。我不仅不查邮箱，还不读报纸，不看CNN（通常来说，我每个周末都会做这些事情）。结果呢？每次这样做之后，我在周一回到办公室的时候都会更加清醒。”众所周知，Google公司鼓励自己的工程师投入20%的工作时间去做自己感兴趣的事情，Gmail、Google新闻和Google通勤巴士等发明都是因此而产生的。但糟糕的是，虽然越来越多的人开始意识到“人并不是工作机器”，另一方面黑莓手机和移动电话也开始介入人们的生活。
直到今天，人们依然在“活着就是为了工作”和“保持工作和生活的平衡”两种人生态度之间摇摆不定，相关统计数据表明：
● 25%的员工喜欢在允许弹性工作制的公司就职。
● 大约20%的员工有时会在家工作。
如果说在什么场合必须保持思路清晰的话，那就是主持会议的时候。如今的会议已经完全处于失控状态。大多数人都觉得要开的会实在太多了，不仅如此，这些会议基本上都是在空谈—除了浪费一两个小时，甚至是一整天之外，会议对工作根本没有任何帮助，有时甚至会让工作进展更慢。
其实不一定要这样。下面我将告诉你该如何控制已经失控的会议，把它拉回到预定的轨道上来。
在本步当中，你将学会：
● 利用现代人的记忆特点，让别人记住你和你传达的信息；
● 控制你总在忙碌的大脑，描绘一幅清晰的信息地图；
● 聪明地组织一次谈话，控制谈话的进度和方向。
嘿，请注意！
强迫自己每周末完全放松一下—哪怕半个小时也行。如果你想要在工作时保持思路清晰，就一定要学会给自己断电、充电、重新聚焦。
现代人的记忆特点
我们正生活在一个嘈杂万分的时代，人们不仅很难接收到你的信息，更是难以吸收你所传达的内容。通常来说，你刚说完不到半个小时，他们可能就已经忘得一干二净。事实上，在今天这样一个时代，如果他们能够记得在回家的路上拿起牛奶或买份匹萨，就已经算是幸运的了。
当然，我们都曾经有过这种感觉，随着工作和生活之间的界限变得越来越模糊，情况也变得越来越糟糕。很多人都会在走到某个地点之后突然忘记自己为什么要来这里—想想看，你有过多少次这种感觉了？
之所以会出现这种情况，其中一个主要原因就在于，人们总是追求在一份文件或一次谈话中加入太多信息，同时却根本没有任何真正的重点或主题，但却又希望自己的谈话对象能够记住所有这些信息。事实上，除非你能够更加娴熟地组织语言，让你所传达的信息能够在几个小时、几周、甚至几个月之后仍然回荡在对方心中，否则你的谈话可能只是白费心机。
人的短期记忆到底能有多差劲。情况可能比你想的还要糟糕。我在工作当中几乎每天都会看到类似的情况。事实上，在我的工作室里，我经常会用一种简单的单词游戏来证明人的记忆到底有多糟糕。每次都会得到同样的结果。
游戏是这样的。首先我会告诉大家，我将说出10个英语单词，他们可以写下来，但必须等到我全部说完之后再写。然后我会说出这10个单词：slumber（睡眠）、dream（梦）、insomnia（失眠）、apnea（呼吸暂停）、rest（休息）、evening（夜晚）、NyQuil（奈奎尔—一种常在电视上做广告的药品）、nightmare（噩梦）、wake（唤醒）、REM。
我给他们大约一分钟时间写下自己听到的单词，然后我会问他们究竟写了什么，很少有人能全部写对。这个游戏听起来似乎非常简单，但事实上它却可以在如何组织话语方面给我们一些非常重要的启示：
● 大多数人都只记住了第一个和最后一个单词。所以几乎每个人的纸上都会有slumber（第一个）和REM（最后一个）这两个单词。
● 大多数人都会记住不断重复的单词，比如说NyQuil（这个单词已在广告中重复很多次了）。
● 大多数人都会在记不清的地方按照自己的想法填上一些东西。比如说大多数人都会写出sleep（睡）—事实上，我的清单中根本没有这个单词。为什么？人们之所以记不住这么多单词，是因为这些单词之间并没有任何串联。人类的大脑每分钟可以处理800个单词，但一旦这些单词之间毫无关联，或者输入的信息不足，它就会按照自己的程序创造内容。
好了，在了解完这个游戏之后，你可以开始想想看，当你在跟某个人谈话的时候，他的大脑究竟在做什么？在你所传达的信息中，他们究竟能够真正听到、吸收和理解多少？答案非常恐怖。
但可能最让人感到恐怖的，还是人类大脑的另外一个特点：当他们没听到或没能完全理解你所说的事情时，他们就会在大脑中创建自己的版本，按照自己的方式来理解你所传达的信息—这也就意味着，如果你组织话语的方式不够科学，那么你所传达的信息就很可能会被扭曲，甚至跟你的原意相差十万八千里。
根据记忆特点组织信息
不幸的是，如今科学还没有发展到像科幻小说那样，只要一粒药丸就可以在人类大脑中种下所有必要的信息。但幸运的是，只要按照以下几个简单的规则来组织话语，你就可以大大提高你的信息在对方大脑中生根的几率：
● 一定要确保你所说的内容跟你的谈话对象切身相关。你真正了解你的谈话对象，知道什么东西对他们最有说服力吗？
● 你的话语一定要简单。生活已经够复杂了，所以千万不要再动不动就大谈那么多抽象的概念—除非你的听众需要而且想要听到它们。多用名词和动词，少用形容词。
● 尽量把你的每句话缩短至12到15个单词，甚至更短。你在每句话中使用的单词越多，就越可能被对方遗忘。无论是对一个人还是对一个群体，你的话语都应该切中要害，简明精要，每句话都应当传达一条清晰的信息。越是重要的信息，越要放在最前面。尤其是在一些非正式的沟通场合（比如在电梯或大厅里），更是如此，因为你的谈话随时可能被迫中断。
● 开门见山。谈话开始的最初30秒决定一切，所以你需要一下子就抓住对方的注意力。要用一种诱人，甚至是幽默的方式来引出你要传达的主题—比如用个小故事等，最好的选择是用一些跟对方个人相关的信息开头，千万不要用笑话，那样很可能会把对方的思绪引到别的地方。
● 记住“第一个和最后一个”法则。大多数人都只会记得你告诉他的第一件和最后一件事，所以在谈话的开头和结尾上一定要多下功夫。
● 重复。3是一个非常神奇的数字。有经验的演讲人、作家和主持人都很清楚三个单词要比一个单词更容易被记住。人讲话就像是在唱歌一样，3个单词的节奏感要远大于1个单词，所以3个单词的话通常也会比1个单词更容易被人记住。如果你在演示中需要传达很多信息，最好的办法就是时不时地做总结。
● 描绘你的信息。如果有可能，尽量用图画的方式或话语来传达你的信息，让对方在大脑中勾勒出一幅你所描绘的图景，那样他们的记忆就会更加深刻。
● 要保持跟对方互动。你可以通过问答或其他方式激发对方思考，跟对方保持互动，互动越是强烈，对方就越容易记住你所传达的信息。
开启右脑的“语言天窗”
在畅销书《一个全新的大脑：为什么右脑人将会统治未来》（A Whole New Mind：Why Right-Brainers Will Rule the Future）当中，作者丹尼尔?平克（Daniel Pink）写道，在过去几年中，整个世界都在从线性思维向所谓的“概念时代”（Conceptual Age）转变，这也就意味着，那些“图画型”思考者，那些拥有右脑式思维的人（这种人往往更富有创意，更能理解别人的心思，更善于揣摩情感方面的东西）将会决定人类的未来。
你可能要问了，这跟我们要讲的主题有什么关系呢？一般来说，传统上，人们主要是用左脑的方式来组织语言、传达信息，他们首先会列出一个详细的框架，然后会用各种事例和数字来证明自己的观点。这种思维方式在列购物清单或安排活动时非常有用，但它却很难传达那些比较复杂的信息—这时我们就需要一种完全不同的思路，也就是我们所说的右脑式思维。
在继续下面的内容之前，我们首先了解一下什么是右脑思维，什么是左脑思维。
左脑思维者往往都比较讲逻辑，重细节和事实性信息，这种人比较讲究次序和实用性，他们通常都是“数学和科学型”人才。
右脑思维者则比较听从直觉，他们喜欢画面感较强的信息，重视字眼的含义胜过字眼本身，喜欢动用想象力，往往比较冲动，这种人通常都是“哲学和宗教型”人才。
嘿，请注意！
在进行头脑风暴时，在纸上写下你所想到的任何东西—哪怕是那些当时看起来毫无关联的东西。试试看吧，结果会让你感到大吃一惊！
专家提示
帕特利西亚?韦斯特
“每次开口之前，我都必定会设计一种最为简单的话语方式。尤其是对我这种思维方式的人来说，这点尤其重要。我是什么思维方式呢？我经常会把不同的概念、思路等相互联系在一起，有时候它们之间甚至根本没有任何关系，这就是我所谓的多层次思维。我很清楚，并非所有人都会用我这种方式思考，所以我总是告诫自己，组织话语时一定要做到KISS（Keep It Short & Simple‘简短而简单’的英文缩写）。
“有时如果要传达的信息很多，我通常会事先准备好一份话语脚本，在组织语言时想尽一切办法找到最合适的字眼。脚本的作用是确保我不至于漏掉那些最重要的信息点，或者是能够按照某个特定顺序来传达的信息。有时在写完脚本之后，我会在每一条信息旁边加上一些‘刺激性字眼’，并在实际交谈时用到这些字眼。
“我尽量不去记住任何东西。这种做法太老套了，而且通常会影响我的现场感—这点在交谈过程中尤其重要。”
大多数人都属于其中一种思维方式者，但有些人也能同时顾及两种思维方式。就在我创作本书的时候，网络上正流行一种测试游戏。游戏对象是一个在屏幕上不停旋转的舞者，如果你感觉她是在顺时针旋转，你就属于“右脑思维者”，而如果你感觉她是在逆时针旋转，则你会被认为是“左脑思维者”。很多人都既能看到她在逆时针旋转，又能看到她在顺时针旋转。这也就是说，即便你属于左脑思维者，你也可以通过有意识的训练用右脑思维者的方式看问题—至于如何做到这一点，我们将在下文详细谈及。
所谓“信息地图”，本质上是一种非常右脑式的信息组织方式。它能帮你通过头脑风暴的方式找到最适当的字眼，还可以帮你用一种非常左脑的方式来合理组织这些字眼。
“信息地图”又被称为“簇式思维”（cluster thinking），它可以帮助你一眼看明白你所要传达的信息—无论它们是写在一张纸上、黑板上，还是写在墙上的表格里。这种思维方式可以极大地激发我们的创造性，因为它不仅包含一些字眼，还会包含许多符号、色彩和个性化的格式。
你可以把上面的图放大，多复印一些贴在墙上，因为你将在未来反复用到这种工具—无论是在工作还是生活中，只要你需要传达一些比较复杂的信息，需要在开口之前列出你所要讲的内容，它都可以帮助你。
如何绘制你的“信息地图”
你希望在谈话结束之后，你的听众处于一种怎样的状态？你希望他们能够得出怎样的结论？你希望他们对你刚刚传达的信息作出怎样的反应？在进行任何交流之前，一定要首先回答清楚这些问题。
首先是“核心信息”，也就是信息地图最中间的那个圆圈。记住，一条好的核心信息通常可以被总结成十几个单词。它会用最简单的字眼描绘出你希望得到的结果，而且它一定是围绕谈话对象—而不是你自己—的需求展开的。比如：“请选择我们的产品。它不仅非常精确，而且价格便宜。”或者“这次收购将会使我们成为一家跨国公司，销售额大大提高，成本则大大降低。”或者“请投我一票，我可以在不减少大家正常补助的情况下减少公司债务。”如果核心信息不简洁，听众很可能就不会有耐心听你接下来所说的内容。
在信息地图中央地带写下你的核心信息。然后是一些支持性的证据，也就是支持你的信息的“证据点”，它们的主要功能是说服对方，并督促对方采取行动。“证据点”就是围绕在核心信息周围的一些卫星圆圈。问问自己：“还有什么能够支持我的核心信息？对方要听到什么才会接受我的建议？如果想要说服对方采取行动，我需要克服哪些抵制性因素？”随着涌入大脑的信息越来越多，你渐渐就会发现这些信息之间的关联，并最终制定出一份极具说服力的信息地图。
比如你打算进行一场演示。通常来说，一场演示的“证据点”最多不能超过4个。但正如我们在信息地图中所展示的那样，每个“证据点”周围又可以有一些小的信息点。
经典案例
艾德龙传播公司（Eidelon Communications）联合创始人，直销专业人士约翰?格雷夫斯（John Graves）和丹尼斯?雷甘（Dennis Lonergan）曾经指出，许多会议之所以会成为一场空谈，原因就在于发表意见的人太多。换句话说，厨子太多，反而可能会坏掉一锅汤。
问题：艾德龙传播公司是一家总部位于纽约曼哈顿的直接营销公司，该公司的主要客户是美国境内的一些非盈利公司，它的最大客户是一家总部位于华盛顿的大公司。很长时间以来，艾德龙公司提出的很多建议都得到了该客户的高度赞赏，但不知为什么，虽然客户极为推崇艾德龙公司的创意能力，但艾德龙公司的许多方案最终都没能得到落实。这是为什么？经过分析之后，两位创始人发现，这家客户的很多人都喜欢参与创意过程，但最终却让很多创意都胎死腹中。
