所谓管理资讯系统是利用作业研究或管理科学的某些方式，借电脑储存
一切必要的资料建立的系统，经由此一系统于高阶经理人员查询时迅速提供
各种所需的参考资料，对于争取装订政策的时效，有很大的帮助。
至于这种系统和一般的情报制度不同之处，以图8—2 与图8—3 分别做
一简单的说明。
从图中可以看出一般的资讯系统至少有二项缺点：（一）时间的延误：
经过许多繁复的程序才能将报表或资料产生出来；（二）消息或资料传送可
能发生错误：经过繁复的作业程序，可能使得产生的报表己不是高阶经理人
员原先所要求的。管理资讯系统则可免除这些弊端，因为经理人员以简单的
语言直接向电脑查询所要的资料，同时原来程式设计师和系统分析师的工作
已不再是随时准备为经理人员设计所要的报表，而是不断在修正控制资料组
合的技术和指令，使得经理人员和电脑交谈的语言更为简化或者缩短取得资
料的时间。
虽然管理资讯系统还较一般的情报制度为优，但是要设计完善的管理资
讯系统绝不是一时可及的事。首先要有齐备的资料贮藏处所——资料库——
经由这一资料中心能够同时向许多独立的业务部门提供它们所需要的资料。
资料库并不一定在电脑作业迈人连线处理后方才存在，即使在分批处理
时通常也集中贮有一定程度的资料。
电脑储存资料的方法可分连线和离线，资料组织的方式则又分查询和应
用，其中连线查询是为管理资讯系统的基础。
管理资讯系统下的资料库，因为每一项资料仅能贮存在一个特定的地方
不得重复，可以节省连线储存的空间。每一资料档均为多功能的，因而促进
资料共通使用，程式的维护也较为容易。
资料集中管理后，就不会再有分批处理时为从资料档中编排而后输出或
处理某类资料，经常使用的分类的技巧。总之，不再有分类和资料重复的情
况是这一制度的一大特色。
由于全部的资料均已纳入集中管理，因此资料已不再分属某一部门或某
项业务所专有。为维护资料的安全，管理资讯系统下设一位资料管制员，他
的主要任务是负责向各业务部门发出准予取得资料的命令，各业务部门则凭
此命令向资料库管理人索取所需的资料，资料库管理人是一组程式而非某一
个人，其主要职掌在于负责整个资料厅的安全和回复的工作，任何资料要对
资料库行使加入、更新、索取等指令，都须事先通过资料库管理人的检查。
资料库的设计，大致上先安排将各种资料分别存放在不同的栏里，再将
有关的各栏组成一个段，最后将各段组合成初步的分层结构图，如果所设计
的整套制度中所储存的资料足能应付输出入的要求，也就是处理输出入时所
需的各种资料均已包括在结构图各个段中的不同资料栏里。那么就将最后的
分层结构图绘出。
现在举出一个简单的实例加以说明，假定某制造商其整体的资料库是由
三个大小不等的资料库所构成，计分零件、订单和客户三部份，每一资料库
均由好几层不同的资料段所构成，每一方格代表一段，最上层的段称为基段，
其他则为子段（或称属段），这些子段从属于基段而存在，而且所包括的资
料不得和基段里的资料相重复。基段的键必须是唯一的，于是处理时方能迅
速加以辨别。
每一段中有许多资料栏，例如零件资料库中零件号码为基段，存有的资
料包括零件号码（此栏为认别码）、说明、单价、数量折和码、现存数量、
存放处所、即将动用数量等七栏。其他子段如可获日期，则存放零件可获年
月日、可获数量、来源别认别码等三栏，再如承诺子段存放承诺供应即将动
用零件数量及订单号码二栏，至于订单子段则为逻辑子段凡是分层结构图上
注有LCHTLD 字样者，其主要功能并非在于贮存资料，而是用来指明二类不同
段别中的逻辑关联的方向，将子段所需要的资料指向有关的基段，以便索取
必要的资料。
由此可见设计资料库时，首先必须决定的是资料栏所包括的内容，以配
合处理时的要求。其次决定如何将这些资料栏分别组成基段或子段，通常为
增进处理的速度，基段所存放的资料应是属于最常用的。决定各段排列的优
先次序以后，每一资料库分别设计成分层结构，使存放全部的资料形成一幅
网状的组织。这样的结构并不影响程式撰写和制度维护的工作。将资料分段
存放后，如果必须增存某项资料时，只要设计出新的一段而后以指针指向该
段即可。这是使用资料库可能拥有的益处之一。
当然要想建立完备的管理资讯系统，不干涉及资料库的设计工作，当有
资料通讯等问题也得加以规划。
讨论资料通讯不可不先了解电传作业的几项特别的属性；（1）所传送的
资料大都是讲求时效的；（二）机器反应时间要快；（三）利用装设在遥远
处的终端输入或查寻资料。
电传作业组成的要件。略如图8—4 所示。至于资料传送的方式则有（1）
点与点；（2）数点之间；（3）数站之间；（4）转换。
中央处理器
印表 机
卡片
终端
终端
传输控制器
磁
碟
1
磁
碟
2
磁
碟
2
磁带4
磁带3
磁带2
磁带1
图8－4 电传作业组成图
有关资料通讯处的设计，考虑的重点主要在于计算整个电脑系统的可独
性以及个别机件的可靠性。例如，从终端一传输控制机一中央处理机—磁碟
—磁带—印表机等，计算出每一机件在某种特定情况下于一定的时间内能否
实现特定的功能，其机率即为该机件的可靠性。又对机件全体加以估测，于
某些机件功能并非完全正常的情况下，电脑能否将其作业维持于不坠的机率
是为可获性。因而假定技术条件为已知，每一机件可靠性可由电脑制造商提
供，则可就现有机件中加以排列，使全体机件的总合功能为量大，要独致较
高的可获性可依下述的儿点原则来设计：（1）保证重要的资料——维持资料
和档案的完整；（2）机件间的独立配置，万一系统中的某一机件有了毛病，
如何尽速加以修护，通常有所谓的变机制，备有二套的中央处理机，或者其
他任何配件、零件、装置都有供转换的备份，如果共有三具磁碟1、2、3，
假定只有三个资料档——A、B 及C，于存放资料时，如果磁碟的容量也还够
大，那么不必将每一资料档的全部资料只录存于某—磁碟中——1 A 、2 B 、
3 C ——最好是将资料分别存放于两具不同的磁碟——1 AB 、2 BC 、3 CA —
—。只要有两具磁碟保持正常的状态，A、B、C 三个资料档就属完整，作业
不致中止，可获性显著提高。此外，系统安装的型态如串联型、并联型，均
能影响可获性的高低；（3）回复的策略：这种策略讨论的是如何就原有的配
备加以重组，或就尚可使用的机件重新排定并修正原有的体制使作业得以延
续下去；（4）设法改善或换装整个系统中可靠性最差的装置；（5）特别重
视对制度操作上最紧要的几个配件的维护和选择。
总括说来，规划资料通讯的关键主要是在于提高电脑系统的可获性以及
个别机件的可靠性。这些前提确定了之后，接着要考虑的便是：
（1）机器反应时间的快慢；
（2）进一步了解机器本身的性能（计算可获性时有关机件可靠性资料是
由制造商所提供）；
（3）线路使用的程度：这和反应时间快慢有关，要求反应时间加快，因
为必须随时保持畅通无阻则线路的利用率低，反之亦然；
（4）成本：和线路使用的程度有关，线路使用的程度高，则成本较低，
但是通过此线上的资料在高峰时间内可能产生迟延的现象。但是无论如何，
绝不能设计一条利用率为100％的线路，因为一有意外发生时将发生很大的
困挠，原则上大部以70％的利用率为准。设计前，通常定得先做一番业务量
调查和统计，取得目前有关高峰时、日、周、月等资料，推算未来成长的趋
势，再决定采用何种终端以及装设何处、装设部数等等。
为了使资料处理的工作获致最大的效果，高阶经理人员必须对各项作业
的目标、处理标准、处理的优先次序等加以认可，决定组织上的安排，划分
个人和部门间所负的权责，对资料处理部门业务的进展，随时要有通盘的了
解，最重要的是要将电脑发展计划作为全行业务发展计划中的一部分。
电脑并不具备人类所拥有的学、思考和积累经验的能力，它之所以能够
快速地从事计算的工作，那是因为系统设计人员给予的种种指令加以规划的
结果。
如何发挥电脑的充分潜能，除了事前有周密的计划、卓越的系统设计和
主管的支持而外，你可以说电脑作业的成败主要是基于人的四大柱石之上，
那就是全体参予作业的工作人员间——不论是属于资料处理部门或业务部门
——相互的支持、合作、协调和谅解。
