在资讯“爆炸”的时代，登录公司资讯的案卷不能无限期地被储存。因
许多案卷保存一段期间后就失去效用、价值。若不加以妥善处理，不仅占据
空间、增加成本支出，并造成复检和管理上的不便。故文件不能一经存档后
就将之遗忘不管了；应时常、定期地加以精选、淘汰，以提高工作效率。
一、案卷处置
所有案卷的循环过程包括三个阶段：（1）及时使用：复检迅速为其主要
目的；（2）储藏：为将来可能所需要；（3）销毁：永不再使用。没有价值
的文件应自始就不予存档；而存档案卷应定期地加以清理，销毁丧失时效，
已无保存价值的文件；移动有永久保存价值或未丧失时效的旧件到花费低廉
的储藏地区。
简而言之，案卷处置系储存应被保存的文件，而销毁没有价值的文件。
二、处理步骤
（一）编造清册
案卷处置计划的目标是为保留仅需要保留的案卷。为达此目的，第一步
骤是找出所有的案卷并评估这些案卷，通称此步骤为案卷处置清册的编造。
为了做好此项工作，在编造清册前得先对于整个企业作大略的回顾，了
解其背景、现时工作情况及案卷存档的情况。随之，就是决定：（1）那些类
型的案卷应存档；（2）存档案卷的大小、数量；（3）存档的地点；（4）存
档文件保管年限；（5）在决定永久保存的文件的处理方法储存清册前，得先
做调查，再根据调查所得的资料，来评估案卷的价值。评估案卷价值应考虑
的问题是：案卷有无全部存档的必要？案卷保留在档案柜的时间须要多久？
保留于储藏地区的案卷是否适当？经此评估后，再决定清册内容。仅仅被认
为于将来有参考价值的文件才纳入清册内，而为避免文件过早被销毁所造成
的缺憾，对有长期保存价值的文件多加留意是必要的。
（二）决定保存年限
决定案卷保存的年限是第二步骤，用于处理即时及非即时存档文件期限
的问题。处理这个问题，主要地，决定于案卷管理者对于文件有用性的评估，
及合法的资格条件。虽然各公司保留案卷的年限是不同的。旦一套标准的惯
例正被发展着。什么文件应被保留及其保留期限，尽司能地，由最受这些问
题影响的成员来决定。通常地，先由案卷控制者，合法的法律顾问，租税顾
问、案卷管理者等所组成的团体发布的政策性的指令，再由案卷管理者依此
指令来决定保管年限。
通常，有关公司安全的文件如资产负债表，所有权状、财产、存货、机
器及厂一房的证明文件，保险单、购货证明、薪资帐册等报表，及研究、工
程、专利权等证明文件都应加以保存。因为一旦公司涉及侵权或其他专利权
诉讼的赔偿要求时，这些证明文件可以留做起诉、答辩的资料。而经考证有
价值的历史资料亦应保留，因由这些历史资料可以预测企业未来发展的趋
势，有利于公司计划的执行；而由资料所做的统计分析亦可供公司企划时的
参考。
依据案卷清册所提供的资料来界定保管年限，再依保管年限划分案卷的
重要性。通常案卷依重要性分成四类：
（1）非必要案卷：此类案卷包括铅笔记录、例行调查、通告等。它们可
能仅有几秒钟的参考价值，若将它们保存，浪费空间、成本，故应永不存档。
（2）有用的案卷：此类案卷通指有效期间不超过四个星期具有短暂时效
的一般信件。当其有效期间过后，就失其效用，假如有再存档参考的价值，
应移动于特别抽屉或卷盒里，等效用完全消失时再将之销毁。
（3）重要的案卷：此类案卷所登录的资讯通常有五或六年的长期价值。
它们首先被存放于办公室当手边资料参考；但直到最后，应被移动到花费低
廉的储藏旧卷地区。到底案卷保留在办公室时间多久，是依案卷的形式及所
建立的保管年限而定。许多公司保留诸如发票、帐单、售货记录、估价单及
财务报告书于即时档案柜里有一年或二年的期间，然后再移转到储藏地区。
（4）主要的案卷：诸如公司成立的合法文件、所有权状、契据、股东会
议的报告等，系永久保存的案卷。它们存放于档案柜一段期间后，可能被移
动到储藏地区，但永不被销毁。
（三）提供良好的储藏地区
第三步骤是提供一清洁、干燥、花费低廉而又安全的储藏地区。应有适
度的温度，湿度及空气流通；而地板面积应经得起相当重量，大约每平方尺
载重二百五十磅。储藏场所可以在办公室里，也可以远离办公室。
对于案卷储藏，索引制度应被采用，如此以致使所有文件能迅速地调出。
这种索引制度里的资讯内容包括分类主题、箱子号码或名称及最后销毁的预
定日期等。在每一卷盒贴上标签是必要的。
至少一年一次，准备一张表格以显示出该被销毁的储存文件。当文件被
销毁时，这张表格应永久地存档以供未来参考之用。
（四）案卷移转
案卷处置计划的最后一步骤是案卷移转。指由即时档案柜到非即时档案
柜及非即时档案柜到储藏地区诸移转活动。在每一移转过程，可能就做决定
将无价值的案卷销毁。下图系案卷处置计划图，有助于各种不同移转活动的
讨论。
如前所述，非必要案卷应永不存档立刻销毁。有用的案卷于暂存特别档
案柜一段期间后，就将之销毁。而视认为重要的或主要的案卷其处理第一步
骤是先存档，然后等过了一段期间，依正常惯例将之移转到非即时档案拒（第
二步骤）。档案柜若是四个抽屉的话，通常上面两个用于存放即时文件，而
底下两个用于存放非即时文件，这种排列法使非即时文件当需要时随时方便
查阅。
案卷依下列两种方式之一移转：（1）整体、定期地；（2）个别、随时
地。依第一方式移转案卷时需有一时间计划表，通常以一年为基础，于月历
年度、会计年度开始时，定期将存放于即时档案柜的原始卷夹整个地移到
销
毁
4D
4B
4C
② ③
①
主要案卷
重要案卷
有作的案卷
非必要案卷
特别档案柜
主要案卷
显微缩影
储藏
储藏
显微缩影 储藏
重要案卷
无价值案卷
分类
C － E
非即时文件
A － B
即时文件
A － B
非即时文件
图8－5 案卷外置计划图
非即时档案柜里。而再用新卷夹处理新的即时文件。至于第二种方式是先在
每一文件上证明期限，并在装文件的卷夹上做记号，然后大约间隔二或三个
月定期地或不规则间隔随时地，盘查档案柜，找出过期限的文件，将之移转
到非即时档案柜里。但当业务终止时，文件就应立刻被移转而无需考虑日期。
当所有文件定期地，由非即时档案柜移出时，所有文件依无价值的、重
要的及主要的类别加以分类（第三步骤）。无价值的文件直接加以销毁（步
骤4A），重要的文件以4B 或4C 步骤处理，对于主要资讯采用4D 的步骤处
理。这个案卷处置计划多少会因为某些个别技术的引用而加以修正，如细微
缩影技术的使用，就可免除第三步骤案卷的分类，把所有案卷均制成细微缩
影片来参考。
总之，管理资讯是一种历史的概念，是特定时代的特定观念，亦是现阶
段企业发展中，为应付国际竞争，指导企业经营管理，进入现代化，电脑化，
科学化的一种观念。其形成有赖于资讯环境的发展，若一个企业家，具有电
脑运用能力，尤其对于问题有正当合理的解析力。并有管理科学的素养，则
其将能运用管理资讯系统提供的资讯作最佳的决策，国家民族富强壮大。
