对很多人来说，收发电子邮件已经成了标准的工作流程。我们就像是活在收件箱里，无论是和亲戚朋友通信，还是工作的时候做项目，都离不开电子邮件。
不幸的是，电子邮件让我们不堪重负，使我们远离更重要的任务，威胁着我们的正常生活。
其实，我们完全可以不为收件箱而活。我们完全可以减少花在邮件上的时间，设定限制，提高效率，最终清空收件箱，变成真正的“邮件大师”。
只要学会设定限制，遵循简单的原则，迅速处理电子邮件，你完全可以变成“邮件大师”。
你完全可以摆脱电子邮件的束缚，去做更有意义的事，比如实现“唯一目标”，完成当天的三个重要项目，搞定每天的“头等要务”。
处理电子邮件的必杀技是充分发挥“少即是多”的力量，化繁为简，设定限制。最终，你会变得越来越擅长处理电子邮件。
限制收件箱的数量
你接收信息的方式有多少种？有些人可能有六种不同的通信方式——短信、语音邮件、办公文件、普通邮件、博客评论、社交网络（MySpace、Facebook、AOL等）上的留言。每一种都有不同的收件箱，都需要你不断地处理。整个处理过程非常漫长，会让人感到疲惫不堪、压力倍增。不过，你完全可以轻松搞定。
从减少“收件箱”的数量开始，让信息变得更容易管理，你处理起信息来就会更高效。你从哪里查收邮件或阅读收到的信息，哪里就是你的“收件箱”。你拥有的“收件箱”越多，管理起来就越困难。尽量减少收件箱的数量，以能维持正常工作和生活为准。
具体方式如下：
1.列出所有接收信息的方式。你最开始可能会忘掉一些，但慢慢就会一个个想起来。把你想起来的方式全部列入清单，其中应该包括实体渠道和电子渠道。
2.评估每种方式的价值。有时候，即使某个“收件箱”不能给生活增添任何东西了，我们也会习惯性地去查看。有了手机以后，你还随身带着寻呼机吗？其实，寻呼机对你已经毫无用处了。
3.合并或删除收件箱。如果某件东西对你毫无价值，你就可以考虑从生活里删掉它了。看看没了它你能不能熬过一个星期。看看能不能把来自不同渠道的信息纳入同一个收件箱。你家里有多少个地方放着纸质文件？在家里准备一个收件箱，用来存放所有的信件、办公文件、学校通知、电话备忘、打印出来的纸张、日程安排和其他东西。你现在有四个电子邮箱？看看能不能把邮件转寄到同一个邮箱里。你会从几个不同的语音信箱获取语音邮件？试试把它们转发到同一个语音信箱里，或者利用网络服务商，把它们转发到你的电子邮箱里。在办公室里也准备一个收件箱，用来存放所有的办公文件。你每天要浏览很多个博客？把它们都放进聚合阅读器，只要看推送信息就行，不用再查看二十五个不同的地址了。你拥有的“收件箱”越少越好。如果可能的话，尽量把“收件箱”压缩到四到七个，最好是一两个。
限制查邮件的时间
如果你一天到晚总在查邮件，你就什么事也做不完。如果你决定只在固定的时间查邮件，其余时间都不管它，才可能做完真正重要的工作。
我建议你提前确定每天要查几次邮件，分别在什么时候查。下面是一些小诀窍：
·每天查邮件的次数。每天查邮件的次数取决于你的工作类型。如果你每天只查一次邮件就行，那就最好了。这样一来，你被邮件打扰的可能性最小，处理邮件的效率也最高。但对大多数人来说，每天查两次会更现实一些。有些人可能需要多查几次，因为他们的工作指令是通过邮件发送的（比如客服人员）。这些人可以限定每小时查一次邮件，比如每个整点后的头十分钟。还有一些人查邮件的频率可以少于每天一次，比如隔天一次、每周两次，甚至每周一次。如果你认为自己属于这类人，那就充分利用这个优势，严格设定查邮件的次数。
·查邮件的最佳时机。我发现，如果每天查两次邮件，上午十点和下午四点是最佳时机。这样一来，你就可以在将近中午的时候弄清有哪些紧急邮件，然后在下班回家前全部搞定。不过，每个人的作息时间不一样，你应该根据自己的工作习惯、日程安排和特定需求，弄清最适合自己的时机，然后坚持下去。
·避免一大早就查邮件。提高效率的秘诀之一就是不要在一大早查邮件。这是一条非常好的建议。一大早就查邮件，邮件就会主宰你接下来的日程安排，你就不能自行决定当天的“头等要务”了。你会被邮件束缚住，难以脱身。然而，大多数人都无法抑制一大早查邮件的冲动，因为他们已经上瘾了。尽管这个问题普遍存在，但你完全可以克服：第一步是弄清你查邮件的目的，在打开邮箱前先停下来想一想；第二步是做出更明智的决定，想一想你是更愿意查邮件，还是更愿意实现终极目标。如果你能专注于完成“头等要务”，推进“唯一目标”，而不是查电子邮件，你就会离实现梦想更近一步。
·关闭新邮件提醒。大多数电子邮件程序都会发出提醒，比如发出声音、弹出窗口或图标闪烁，告诉你新邮件来了。如果你现在还在使用提醒功能，我强烈建议你把它关掉。它会打断你的工作，让你把注意力转移到某人发来的邮件上，而不是自己决定要做的事情上。关掉新邮件提醒，只在固定时间查邮件，这样你才能完成更多的工作。
·如何坚持这个习惯。嘴里说每天只查两次邮件很容易，但要真正做到就难多了，因为时不时查邮件早就成了人们一种根深蒂固的习惯。怎么才能坚持少查邮件？你可以花一两个星期专心养成这个习惯。写一张标语贴在墙上：“除了上午十点和下午四点（或者你选定的其他时间），绝对不查邮件！”当你发现自己习惯性地打开邮箱时，马上停下来，做几次深呼吸，重新集中精力做手头的工作。这么做的结果是，你能完成更多的工作。
减少收件量
简化电子邮件最关键的一点是，绝不让没有必要的邮件进入收件箱。尽管我每天都会收到数百封邮件，但大部分邮件会直奔垃圾文件夹或垃圾箱，根本进不了收件箱。收件箱只接收最重要的邮件，否则你就会被排山倒海的邮件淹没。
下面是减少收件量的几种方法：
1.垃圾邮件。我推荐大家选择能过滤垃圾邮件的邮箱，我现在收到的垃圾邮件基本为零。我以前用过的某些不能过滤垃圾邮件的邮箱简直不能和它相提并论。用那些邮箱的时候，我常常需要不厌其烦地把几十封邮件标记为垃圾邮件。
2.通知邮件。现在在线购物十分发达，我经常收到他们这类网络服务商发来的通知邮件，收件箱都被这类邮件塞满了。于是，我设定了过滤功能（如果你用的是Mail应用程序或Outlook，这个功能叫作“规则”），把它们自动丢进一个文件夹并标记为“已读”，或者直接丢进垃圾箱。只要我愿意，随时都可以打开“支付”文件夹查看通知邮件。这么做可以避免收件箱被弄得乱七八糟。
3.批量处理。一天下来，我会收到很多可以迅速处理（每封只需要花十到十五秒）的邮件。我很了解这些邮件，所以设定了过滤功能，把它们自动丢进一个名为“批量”的文件夹里，每天集中处理一次。我只需要花上一两分钟就能搞定整个文件夹，这些邮件完全不需要出现在收件箱里。
4.搞笑邮件。如果你有那种喜欢发连锁邮件或搞笑邮件的亲戚、朋友，请给他们发封邮件，告诉他们你正在努力减少收件量，尽管他们能想到你让你受宠若惊，但你以后不想再收到这类信息了。有些人可能会伤心，但他们很快就会没事的。有些人可能会继续发这种邮件。我对这些人设定了过滤功能，他们的邮件会被直接丢进垃圾箱。简单来说，他们上了我的“黑名单”。如果他们给我发了封重要的电子邮件（这种情况很少见），肯定会打电话过来，问我为什么还没回复。我会说，它可能正躺在我的垃圾箱呢！
5.公之于众。减少邮件的一大策略就是“打预防针”，让所有人都知道不要给你发某类邮件，告诉他们去哪里寻找常见问题的答案。由于大多数给我发邮件的人都是从我的网站上找的联系方式，所以我在网站上发了个公告，给大家“打预防针”。如果大家都按公告做，我收到的邮件就会少很多。比如，他们与其发邮件问我要某个链接，还不如直接把链接保存在“常用”书签里。如果有建议、意见或问题，他们可以直接写在我为此设立的网页上。我还打算做一个“常见问答”页面，回答大家最常提出的问题。这些公告卸下了我肩头的重担，我再也不用忙着一一回复邮件了。大家提出的意见和问题我都会看，但只在闲下来的时候回复。如今，我的收件箱已经清爽多了。即使你没有自己的网站，也可以发布公告，或者做个“常见问答”页面。你可以把链接通过邮件发给别人，放在社交网站上，也可以用备忘录的形式发给同事。
用最短的时间清空收件箱
经过上面几步，现在只有最重要的邮件才能进入收件箱了。但问题在于，怎么才能用最短的时间清空收件箱？我通常能在二十分钟内清空收件箱，但每个人花的时间都不一样，这取决于你有多熟悉下列方法，你会收到多少封邮件，还有你处理邮件时有多专注。但无论如何，只要你对下列方法运用得当，都能用最短的时间清空收件箱。
1.临时文件夹。如果你的收件箱满满当当的，里面有成百上千封邮件，那就创建一个名为“待处理”的临时文件夹，把所有邮件都丢进去，稍后再回头处理。你可以每次花上三十分钟，陆续把它们解决掉。你需要先清空收件箱，再运用下列方法，花最短的时间让它保持空荡荡的状态。
2.待办事项清单。很多时候，一封电子邮件之所以会留在收件箱里，是因为你需要先完成某些任务才能把它删掉。与其把它留在收件箱里，把收件箱当待办事项清单来用，不如把要做的任务记在真正的待办事项清单上，比如笔记本、线上待办事项程序和备忘录上面。把要做的任务从收件箱挪出来。如果有必要的话，你在记录的时候可以提一句这封邮件。然后，你就可以把邮件存档，置之脑后了。这样一来，你就能迅速解决收件箱里的大多数邮件了。当然，那些任务你还是得去做，但至少它们现在写在了正式的待办事项清单上，而不是挤在乱哄哄的收件箱里。
3.迅速处理。有条理地逐一攻克，每次只处理一封邮件。打开邮件，然后马上解决。你的选择如下：删除、存档（供日后参考）、迅速回复（存档或删除）、写进待办事项清单（存档或删除）、马上完成任务（如果所需时间不到两分钟。然后存档或删除）、转发（存档或删除）。请注意，无论你选择哪一项，邮件的命运只有“存档”和“删除”这两项。不要让它们留在收件箱里，尽快把它们清除出去。迅速解决掉一封，再处理下一封。熟练的人一下子就能解决掉几十封邮件。
4.不吝删除。你可能觉得每封邮件都需要回复，但事实并非如此。请扪心自问：“如果我删掉这封邮件，最糟糕的情况会是什么样？”如果答案不是太糟糕，那就删掉它，继续处理下一封吧。你不可能回复所有的邮件，只要选择最重要的回复就行了。只要限定回复并采取行动的邮件数量，你就能在最短的时间内做完最重要的任务。这就是“二八定律”1在工作中的体现。
5.直至清空。只要打开了收件箱，就要不清空誓不罢休。不要只是随便看看，把邮件继续留在收件箱里，而是要把它们挪出去。给自己定个规矩：关闭收件箱时，邮件一封也不能剩！现在，你的收件箱应该变得空荡荡的了吧！
简明扼要，尽量把邮件写得短小精悍
提高邮件处理效率还有一个诀窍，那就是惜字如金，尽量把邮件写得短小精悍。经过自动筛选和垃圾邮件过滤后，你已经选出了少数几封必须回复的邮件。现在，可别用又臭又长的回复让之前的努力全都化为泡影。我规定自己每封回复不超过五句话，有时甚至更短。这迫使我惜字如金、简明扼要，这样还有助于缩短回复邮件的时间。
你对自己的限制可能跟我不一样，或许每封回复不超过七句话会更适合你。花几天时间做做试验，寻找最适合你的限额，然后努力坚持下去。关键在于设限，它会迫使你只说最重要的事，减少花在写邮件上的时间。
