整洁的办公桌能让你专注于手头的任务，这是提高工作效率的关键。
我们需要一种简单的方法，让所有文件各就各位，但如果桌上已经堆满了文件（也许不仅仅是文件，还有小摆设、便签、照片、纪念品、工具、设备等），你要怎么清理乱成一团的办公桌，又该从哪里入手呢？
在这一章里，我们将讨论如何简化办公环境，主要是桌面。接下来，我们将讨论如何运用同样的技巧简化生活的其他领域，包括家居环境。
桌面整洁的好处
没有杂物堆积的桌面有哪点好？根据我的经验，干净整洁的桌面有两大好处：
1.让你高度专注。我提到过很多次，集中精力、排除杂念和保持桌面整洁都很重要，它们能让你专注于手头的工作。如果你做不到，工作效率就会降低。如果工作效率不断降低，你就是在浪费宝贵的时间。凌乱的桌面会带来视觉上的干扰，你想要专心工作，但只要瞄一眼乱糟糟的文件堆或文件袋，就会想起别的事，注意力就会分散。这个过程至少会持续几秒钟。但如果你把让人分心的桌面清理干净，大脑就会别无选择，只能专注于该做的事情。
2.让你内心平静。整洁的桌面有助于你找到内心的平静。你可能没有意识到，太多视觉上的干扰会让人压力倍增。把桌面清理干净，将杂物一扫而光，你的压力自然会减少。
我认为，鉴于“平静”和“专注”是本书的两大要点，任何可能让人变得平静、专注的事都值得去做。如果你发现这种工作方式不适合自己，随时可以回归原有的方式。
动手整理，迈出第一步
对大多数人来说，迈出第一步是最难的。如果你的桌面上杂物堆积如山（更别提抽屉里的东西了），那个场景确实很吓人。你会吓得要命，压根不想动手整理。
但只要开动起来，你就会发现整理一下并不难，有时甚至会很有趣（至少对我来说是这样）。迈出第一步是最难的，接下来就容易多了。
迈出第一步的步骤如下：
1.挤出一小段时间。你不需要留出整整一天的时间（如果你希望的话，也可以这么做）。如果可以的话，挤出一个小时就挺好。如果你特别忙，挤出三十分钟也够了。将这段时间标在当天的日程安排上，不要拖延。
2.把桌面上所有的文件摞成一堆。你很快就能搞定的。
3.除了电脑、电话、收件箱和必要的工具，桌面上什么也不要留。把所有东西一扫而光，至少暂时如此。把它们搁在文件堆旁边。
4.先从文件堆入手，从上往下逐一处理。千万不要回头处理，不要跳过某份文件，也不要把某份文件放回文件堆。拿起一份文件，该怎么处理就怎么处理，然后再看下一份。你只有下面几个选择：丢弃、转交、存档、执行或者列入待办事项清单，稍后再采取行动。最好是按照这个顺序来。如果某份文件不能丢弃、转交或存档，就把它列入待办事项清单（关于待办事项清单的问题，具体请见另一章）。
5.一次多花点时间，能搞定多少就搞定多少。然后，再挤
出一段时间，继续清理其他文件或杂物。如果可能的话，最好一口气把这堆东西全搞定。
简化办公区域
整理完桌面上的文件堆和其他杂物后，你需要扪心自问：“哪些东西是最重要的？哪些东西是工作必需品？哪些东西是经常用到的？哪些东西只是堆满桌面、塞满抽屉的杂物？”
先从桌面开始清理。想一想，哪些东西是必须放在桌面上的？在最理想的情况下，桌面是你的办公区域，只能放手头工作要用到的东西，而不是以后可能用到的东西。对大多数人来说，最重要的东西是电脑、电话、收件箱（只存放收到的文件），或许还有笔记本和笔（如果你像我一样，喜欢把稍后要做的事记下来的话）。除此之外，只有你手头工作需要用到的文件才能留在桌面上。等你大功告成之后，它们就应该回到抽屉中的文件袋里。
还有一些简化办公区域的技巧，具体如下：
·如果桌面上或桌子周围有很多文件袋或文件堆，用前面提到的方法将它们逐一清除。把要做的事记在项目清单或行动清单上，然后把它们搁到你看不见的地方。
·把让人分心的小摆设、海报、照片统统丢掉。留几张家人的照片没关系，但如果东西太多，你会很容易分心。
·一口气把架子或抽屉里的东西全部搬出来。每次只专心整理一个架子或抽屉，把它彻底清空，擦拭干净。接下来，整理摞成一堆的杂物（见下一个技巧），把想留下的东西放回去。然后，再整理下一个架子或抽屉。
·整理杂物堆，每次拿起一件东西，迅速做出决定。在触手可及的地方放一个垃圾袋和一个捐赠箱。把架子或抽屉里的东西全部搬出来以后，逐一处理。拿起一件东西，迅速做出决定，到底是丢掉、捐掉还是留下。千万不要把它放回杂物堆里。很快，你就能全部搞定。如果你经常回头整理，那就永远也弄不完。只把你想留下的东西放回去，摆放整齐。
·清理文件时不要手下留情，除非它特别重要。把旧杂志、商品目录、垃圾信件、一年前的账单、写给自己的字条、别人写给你的字条、过时的工作笔记统统丢掉吧！唯一例外的是税务资料，比如保证书、出生证、死亡证、结婚证、保险单、遗嘱等重要文件。看到它们的时候，你自然会认出来。除此之外，统统丢掉。
·如果你对很多东西都拿不定主意，那就准备一个叫作“可能用得着”的盒子。如果你不能把某件东西丢掉，因为以后可能用得着，那就把它放进盒子里，盒子上贴上标签，放进储藏间（比如车库、阁楼或壁橱），搁在你看不见的地方。你很可能永远也不会打开那个盒子。如果是这样的话，半年或一年后再把它丢掉或送人。
大功告成之后，好好庆祝一下！无论你取得的成果是大是小，都要好好庆祝。即使你只清理完了一只抽屉，那也是伟大的胜利。用美食犒劳一下自己。打开抽屉（或壁橱），欣赏它现在干净整洁的样子。深呼吸几次，告诉自己，你做得很棒，充分沉浸在喜悦之中。
保持“不易分心”的办公环境
清理掉办公区域的杂物，打造出“不易分心”的办公环境后，你面临的挑战是保持下去。如果你没有改掉旧习惯，很快（通常只需要几天时间）桌面就会再次被杂物占据。
因此，你需要养成保持整洁的习惯。我的建议如下：
1.准备一个收件箱，存放收到的文件。不要把东西摊在桌面上，始终记得把文件（包括笔记和电话留言）放在收件箱里。
2.收件箱每天清空一次。充分运用我在前面提到的方法，包括丢弃、转交、存档，或者列入待办事项清单，稍后再采取行动。你只要开始整理了，就应该彻底清空。3.每件东西、每份文件都各就各位。不要让东西在桌面上堆积起来，也不要把它们随随便便塞进抽屉里。东西用完以后，立刻放回原位。
花一个星期的时间，专心养成这三个习惯：把东西放进收件箱，认真处理直到全部搞定，东西用完后立刻放回原位。这样一来，你的桌面就能保持干净整洁，甚至能保持几个月。养成这些习惯是需要花时间的。你很可能会忘记，不过没关系，你只需要提醒一下自己，然后重振旗鼓。很快，习惯就会在你心中扎根。请相信我，习惯整洁的桌面之后，你绝对不会希望它恢复原状。
最能让我心平气和的东西，就是一个干净整洁的家。每天早晨醒来后，我走进精心布置的起居室，看着毫无杂物的清爽环境，就能带着平静和喜悦的心情开始一天的生活。但如果起居室里堆满了玩具、书籍和杂物，我的头脑就会一片混乱。
多年来，我一直非常推崇精简和清理杂物。我发现，干净整洁、没有杂物的家有助于人们保持良好的心态，提高工作效率，过上幸福生活。如果你的家杂乱不堪、毫无条理，我们就来看看如何征服混乱，保持精简吧。无论你家里是有一些存在问题的区域，还是有一大堆令人望而生畏的垃圾，我都能帮你逐一搞定。
清理家居环境
清理完办公环境之后，你可能想把家里也清理一下。你可以运用和清理办公环境同样的技巧，让家居环境也来个大变样。简洁的家居环境有如下好处：
1.缓解压力。杂物会造成视觉上的干扰，眼睛能看见的东西都会吸引我们的注意力。杂物越少，我们视觉的压力就越少。简洁的家居环境能让人心平气和。
2.更有吸引力。想象一下两幅画面，一幅是乱七八糟的家，一幅是简单整洁的家。后者除了一些漂亮的家具、精美的艺术品和极少数美观的装饰品之外，几乎什么也没有。显然，我们大多数人都会喜欢后者。通过清理杂物，你可以让自己的家变得更有吸引力。
3.更容易打扫。把一大堆东西统统擦干净可不容易，在一大堆家具中间扫地或吸尘也很费力。你拥有的物品越多，就越需要保持清洁，打扫起来也就越难。想一想，和打扫摆着五十件东西的房间比起来，打扫一个空房间有多容易。当然，这个例子有点极端。我可不建议你把房间弄得空荡荡的，这么说只是为了突出两者的区别。
你可以运用和清理桌面同样的技巧清理家居，每次只专心整理一个房间。整理房间的时候，每次只专心整理一个抽屉或架子。把抽屉或架子里的东西统统取出来，大刀阔斧地清理，只留下最重要的东西，其余的统统丢掉。
每天挤一点时间清理杂物，即使只有十到二十分钟也好。你可以利用这段时间清理房间的一个小角落，也可以留出一个周末，把整个屋子好好清理一遍。
如何让家保持整洁
把家里的杂物清理完毕之后，你还得避免杂物重新堆积起来。如果你家里到处是一摞摞的文件，一堆堆的玩具、书籍和衣服，这是因为你没有养成良好的习惯，不懂得把东西放回原处，不懂得丢掉无关紧要的东西。你永远不可能做到完美，但只要多想想家里怎么会变乱，或许你就能想出办法，避免这种事再次发生。
下面是一些避免杂物越积越多的小建议：
·给每件东西指定位置，不厌其烦地将其归位。如果某件东西摊在桌面上或挂在椅子上，那可能是因为你没有给它指定位置。如果事实如此，你就需要马上给它指定一个位置。如果某件东西在你家没有合适的位置，那你就该把它丢掉，否则它就会阴魂不散，总在屋里流连不去。还有一种情况是，你或许早就指定了位置，只是不擅长把它归位。如果是这样的话，不妨花一个月时间养成“东西用完立刻归位”的习惯，这会彻底改变你的生活。
·定期清理杂物，写进日程安排。即使是最优秀的人，也需要定期清理房间。刚清理完的房间确实很整洁，但这个状态需要你保持下去。把清理杂物写进日程安排，可以是每月一次、每周一次，也可以是几个月一次。试试哪种频率最适合你。
·抑制“想要更多”的欲望。如果杂物源源不断地涌入生活，让你不堪重负，或许你就应该重新审视自己的购物习惯了。你是不是每个星期都出去逛街，买衣服、买饰品、买鞋子、买书？你是不是总在网上购物？如果是这样的话，你买的东西真的有必要吗？还是说你只是爱上了购物的快感？审视自己的欲望是很重要的，看看你能否回答这些问题。从长远来看，抑制购物的欲望能减少清理杂物的需要。
·三十天清单。这份清单有助于抑制上述欲望。准备一份清单，每当你想买东西（除了生活必需品）的时候，就把那件东西写在清单上，旁边加上日期。等它在清单上待满三十天，才允许自己去买。到那个时候，你对它的渴望可能已经消失了。这是一种抑制购物冲动的好方法。
·改变习惯。杂物不是自己跑出来的。它之所以会出现在那里，是因为你把它放在了那里。你的哪些习惯会制造垃圾？或许你有很多会制造垃圾的坏习惯，有些我在前面已经提到过了。比如，东西买得太多，不给每件东西指定位置，不把东西放回原位，东西只买不丢……你或许还有其他可能造成混乱的习惯，不妨一次改掉一个。花上三十天时间，专心改掉旧习惯，养成能减少身边杂物的新习惯。
