管理阶段：建立好清单
一个完整没有漏洞的组织体系良好地运转起来，可以赋予你无穷无尽的力量，因为它让大脑彻底摆脱掉了那些低层次的思维，将精力投到了更重要的事情上，不会因为那些未经处理的事物干扰分神。但是这对你的生理机能也提出了相应的要求。只有拥有良好的身体素质和充沛的精力，才有可能促成这种结局。
滴水不漏的组织管理工作，对于你关注更加广阔的领域来说，是不可或缺的条件。
在本章中，我将引导你了解加工处理工作篮时所要经历的各个步骤以及各种工具。当你最初开始清理“工作篮”时，你将会创建一个希望进行管理的清单和分级目录，毫无疑问的是，你总能想到一些额外的事情需要添加进来。换句话说，你不用一下子就创建一个完整的组织管理系统。随着你处理的资料日渐增多，并不断进行检测、验证，这个系统也将随之发展深化，渐渐的成熟起来。
我把他们全部都网罗在一起了，但是我忘记放在哪里了
―――匿名
工作流程图的外环内容显示出，当你判定了事物的本质以及需要对它们采取的措施时，事物将朝着哪几个主要的方向发展。
基本类型
从组织管理的角度来看，你希望了解和管理的事情可以为7大类：
·一个“工作”清单
·工作的辅助性资料
·记录在日程表中的行动和信息
·各种“下一步行动”的清单
·一个“等待”清单
·参考资料
·一个“将来某时/也许”清单
界限的重要性
所有这些类型分门别类、清晰明确，这一点至关重要。每一种都代表着我们同自己所签订的不同类型的协议。如果界限模糊不清的话，那么组织管理的大部份价值也将荡然无存。
比如，如果你把参考资料和想阅览的资料保存在同一个文件夹中，你就会对这一堆资料变得麻木不仁。如果你把应该属于日程表范畴的事情放入“下一步行动”清单中，因为它们必须在某些特定的时间出现，结果你就会推动对日程表的信赖，从而不断地重新评估你的各种行动清单。如果你对一项工作暂时不打算采取任何行动，它必须放入你的“将来某时/也许”清单之中。这样一来，当你翻阅“工作清单时就会精力充沛，随时准备决定接下的行动方案，这是”工作“清单所要求的。然而，如果”等待“清单上的某项内容被归入行动清单的范畴，你就会被无效的反复思考拖入泥潭。
必须对这些事物类型分门别类地加以保存，无论是在视觉上、具体形式上，还是心理上。
你真正需要的是清单和文件夹
一旦你认清需要保存的内容（在前一章中已经论述过了），这时，你所真正需要的是用清单和文件夹来保存参考及辅助资料。你的清单（如我曾经指出过的那样，也可以是文件夹的项目）将保存所有的工作和将来某时/也许的内容，以及你打算对每一个悬而未决的问题予以处置的措施。文件夹（电子或者书面）也将用于保留正在运行中的各项工程的参考资料和辅助信息。
我才不在乎复杂事物这一方面的简单情况，但是，我会为另一方面的简洁付出我的一切
——奥利弗·温德尔·福尔摩斯
许多人多年来一直坚持开列清单，但是他们从未发现这种做法效果显著。因此，对于我推荐的这一简单明了的系统，怀疑声此起彼伏。然而，大多数开列清单的人并没有刻录下正确的内容，或者没有完善它们，这导致清单无法正常发挥作用。一旦你对清单上的项目做到心中有数，事情就自然变得简单了，然后你只需要一种管理它们的手段。
正如我曾经提到的，你大可不必从外部对清单中的内容进行重要程度的排序，因为随着事情的发展变化，你将不得不重新安排这些情况。对于许多人的管理工作而言，强行对事情进行排序正是导致他们沮丧困惑的根源。事实上，当你看到整个清单时，完全能够凭借直觉按照其重要程度排出先后的顺序。清单本身仅仅是保存工作的一种手段，它以总目录的形式呈现出来，便于随时回顾检查。
当我提及一个“清单”时，请记住，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：
1、一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物；
2、在一张有标题的纸上列出的真实的目录；
3、一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如outlook软件中的任务或者一个掌上电脑中的清单。
管理那些行动的提示信息
如果你已经清空了你的工作篮，往往意味着创建了一大堆“悬而未决”的提示信息：比如那些需要花费2分钟以上才能够搞定的又不能指派给别人的工作；同时也你将积累起那些已经交给他人办理的事件的提示信息，也许有些情况需要填写在日程表中或者“将来某时/也许”这类的文件夹中。
你会希望将所有的资料分门别类的进行整理，使你容易把它们区分开来。这样一来，当你有空再次浏览这些信息的时候，你就可以把它们视做可选择的行动。同时，你也希望运用最恰当的方法组织管理这些分组资料，是否应该放入文件夹中呢？还是列在清单上面呢？是采用书面形式呢？还是选择数字形式呢？
记录在你日程表上的行动
正如我曾说过的，从组织管理的目的出发，存在着两种基本的行动：一类事情必须在某一天或者某一个特定的时间内完成；另一类则需要你在日程表中一看到它们时就尽快解决掉。列入你日程表的行动方案要么是时间具体的（如“4：00－5：00与吉姆见面”），要么日期是明确的（“星期二给雷切尔打电话，看看她是不是已经接受了建议”）。
当你处理工作篮中的事情时，也许会碰到这样一些事：它们一出现，你就直接把它们安排到日程表中去了。比如，进行一次体检所需要的一下个步骤就是打个电话约定时间（既然这只需要2分钟的时间或者更少），因此当你有这个想法时，就自然而然地去做了。约定时间后，刻录在日程表中，这也就顺理成章地成了一个基本的常识。
日程表应该只显示“重要而艰巨的工作”，围绕着它推进你其余的行动。
然而，根据人们记录每天工作计划的老习惯，许多人希望把行动放在他们有心情去完成这件事情的那一天的日程安排中，比如星期一。但是到那时，也许情况就会发生变化了，因此这件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住这种种情况。你需要依赖你的日程表，把它视为一块圣域。它界定了你每天所有的责任的严格精确的界限。当你忙碌的时候，这些工作也应该能够一目了然。如果日程表中包括你必须在某一天搞定的工作，事情也就简单多了。
根据具体情况，管理属于“越快越好”的范畴的行动
在过去的许多年中，我发现提示“越快越好”这类行动的最佳途径是提示完成这一行动所必需的具体环境，即要么是工具，要么地点，或者完成该项工作的人。例如，如果这项行动需要使用计算机才能完成，那么，它就应该归入“在电脑旁”清单；如果你的行动要求你开车外出，那么“跑腿”清单将是最恰当的选择；下一步打算与你的合伙人埃米筣面对面地谈一谈，那就把它放入“埃米莉”清单中或者其它有意义的清单中。
这些清单在类别上的差异应该决定于：
1、现实中你所需要跟踪的行动的数量；
2、你需要改换完成这些工作所要求的环境的频率。
如果你属于那种不寻常的人，只有25个下一步的行动等待执行，那么一个“下一步行动”清单就足够了。它包括的内容五花八门，从“买钉子”到“和老板谈谈加工资的事”。如果手上有50甚至100件还没解决的事情，而你还把它们保存在一个巨大无比的清单中，这恐怕很难搜索到你需要关注的事情。每当手头上有零星的时间打算解决一些事情时，你大概不得不进行一些浪费时间的再分类工作。如果碰巧在开会时有一个短暂的休息时间，而你希望利用这段时间打几个电话，你就不得不在一批不相关的事件中寻找那些希望打的电话。当你出门去处理一些零碎的的事情时，你大概希望挑出那些需要跑腿的事情，再另外开一张清单。
这一类的管理方法可以促进工作效率的另一个原因是，使你在某一种环境下和状态中集中充分地利用你的精力。当你处于“打电话的工作状态”时，完成许多要打的电话――缩减你的“电话”清单；你启动电脑时，你应该尽快地解决掉一些需要在线时处理的事情，而不必转移到其它活动中去。从某一类行为中脱离出来，再转入另一类节奏和工具都不相同的工作中去，往往会浪费掉很多精力，比大多数人所预见的还要多的多。当一个关键人物坐在你的办公室里，盯着你的时候，你如果能够立刻准备好一切你需要同他讨论的工作，这无疑是一个明智的做法。
有关行动提示信息最常见的分类
以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：
·电话
·在电脑旁
·跑腿
·在办公室时
·在家时
·议事日程
·阅读/回顾
“电话”
这是一个包括了所有要的电话的清单，只要是手上有一部电话，你就可以一项项地减少它的内容。你越是行踪不定，就越会发现拿着一个包括了所有联络电话的清单是多么有价值；你不在办公地点或者正在旅途中休息的时候，也许你就有一些小小的空闲，这为你提供一个绝好的机会来处理你的电话清单。拥有一个独立的“电话”清单，你就可以比较容易地集中精力选择一个最为恰当的电话拨打了。
我建议你花一些时间，在工作清单的每一项内容旁边注明相关的电话号码。很多时候，如果电话号码一目了然，你很可能就打了这个电话，而如果你还花精力去查电话号码的话，你可能就放弃了。
“在电脑旁”
如果你使用电脑，特别是随身带着笔记本电脑，或者在工作场所配备有一台电脑，同时在家里安排了另一台，此时对所有当计算机运行时才能处理的事情进行分级，将会对你大有帮助。这能使你新眼看到运用电脑可以完成的所有工作，提醒你应该发送哪些电子邮件，应该起草或者编辑哪些文件等。
因为我经常飞行，我甚至保存了一个“在飞机上”的行动清单，并与“在电脑旁”区别开。坐飞机时很难达到许多事情要求的那种办公环境：上网或连上我的服务器。因此我现在可以完全放心地依赖我的“在飞机上”清单，上面没有一项内容要求我必须上网。这样一来，我的大脑就获得了解放，不用像从前那样，对着“在电脑旁”的清单，我就不得不再次盘算，哪些工作可行，哪些不可行。
周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。
如果只在工作时拥有电脑，你可能不需要一个单独的“在电脑旁”清单。“办公室中的行动”可以覆盖这些内容，因为办公室是你惟一可以办理这些事物的场所。（类似的，如果你仅在家里有一个电脑，又不是笔记本型的，你也可以把电脑类行动归于“在家”清单之中。）
“跑腿”
把所有需要外出时处理的事情归纳到一起，这种方法非常有意义。当你知道自己需要开车外出，要是在路上能够看上一眼这个清单，那就太妙了。像“从保险箱中取出股票证券”，“从设计者那里取回画像”以及“在苗圃购买一个牵牛花“一类的活动都应该纳入这个清单的范畴。
当然，这个清单绝不比你保存在计划手册里的一张即时贴的内容更加详细，也不比你掌上电脑里的“todo”部分中的“跑腿”一栏中的屏幕显示更为复杂。
在个人的“跑腿”项目中建立一些子目录，通常会使你受益匪浅。例如，一旦你需要从五金商店购买某些材料时，很可能你希望在清单中创建一个“五金商店”的条目，然后在此条目下再附加一个子清单，记录你打算在那里购买的具体物品。在运用技术含量低的工具时，你可能在一张即时贴上创建一个“五金商店”的清单，当拥有先进的高科技产品时，如果你使用的是一个电子形式的清单，那你就可以在“五金商店”一项后面附加一个“备忘录”，并在那里输入详细的内容。
由于我穿梭往返于几个大都市，因此我保存着两个“跑腿”清单：“跑腿------奥哈伊”（我住的地方）和“跑腿----任何地方。”这样即使我正在旅途上，也可以随时处理所有其他的事情。“灌溉工程的网络插件”将被纳入“跑腿---奥哈伊”，而“购买衣服袜子”将被列入“跑腿----任何地方。”
我们必须努力达到那种超越烦琐复杂的简洁境界。
——JohnGardner
“办公室中的活动”/“在办公室时”
如果你有一间办公室，肯定会有一些工作你只能在那里完成，那么眼前放上一张包括了所有这样事情的清单，就等于多了一个助手。即使你的办公室里有电话和电脑，你还是要有“打电话”和“在电脑旁”各自独立的清单，它们将发挥自己的作用。我会使用“在办公室中的活动”或者“在办公室时”清单记录一些仅仅需要上网才能处理的情况。比如，对我来说上网下载一个大型软件的程序将纳入这个清单中。
“在家时”
许多行动只能在家里搞定，因此，针对这个环境创立一个清单就十分有必要。我相信，你有许多的私事和需要在房子周围处理的各种杂活。通常，这一类事件的下一步行动就是直接实际行动了。“挂一张新的图片”，“整理CD”以及“把衣柜里的衣服换成冬装”都是这一类具有代表性的内容。
如果你像我一样，在家里设有一个办公室，那么只有那些在家中的办公室里才能解决的事情才可以放到“在家时”清单。（如果你仅仅在家中工作，而且并不去其它的地方办公，那你就根本不用设立“办公室的活动”清单，仅有一个“在家时”清单就够了。）
“议事日程”
不可避免，你总会发现许多下一步的行动不是在和某人的交流中冒出来的，就是在委员会、团队或者员工会议上提出来的。你不得不与合作伙伴讨论一下有关明年发展的想法；你希望同配偶协商一下春季的日程安排；你需要给秘书指派一项复杂工作，恐怕一下子还难以在电子邮件中交代清楚；你必须在星期一召开的有关调整费用报销政策的员工会议上宣布一项新的决定
长年忍受你每天必须对付的会议和人际交往，不如为这些活动打造自己的“议事日程”清单。
这些行动应该分门别类的保存在针对每一个人以及会议（假设你定期参加这个会议）的议事日程的清单上。有些专业人士已经在采用这个方法的一种版本，他们把需要和老板讨论的所有事宜保存在一个专门的文件夹。如果你认真对待所有的下一步行动，你发现需要3-15个这样的清单。我建议你为老板、合伙人、助手、配偶和孩子建立各自独立的文件夹或者清单。同样地，你应该为你的律师、金融顾问、会议以及电脑顾问设立专门的清单，还包括所有那些你在电话中要与之商讨一件以上事情的人。
如果你参加了一个常规的会议——员工会议、计划会议、委员会会议等，它们也同样应该享有独立的文件夹。你将收集到的上述场合的资料存放在它们的文件夹。通常情况下，某一段时间内你会同某人进行频繁的接触，你希望在此期间保存一个连续的清单。一个承包人正在对你的房屋或者财产进行一项重要的修整工作，你可以在这一阶段为此设立一个专门的清单。当他下班走人以后，你围着施工现场转，考虑可能你有几件事需要同他交换一下意见。你希望这个清单操作简单明了，随时可以派上用场。
鉴于这类清单效果显著，你系统应该允许你根据需要快速而方便地添加特别的“议事日程”清单。比如，在活页夹式的计划手册中的“议事日程”部份，为某一个人或者某一个会议插入一页纸只需要几秒钟就能办妥。同样，往掌上电脑的“议事日程”目录中增加一个专门的“备忘录”也是如此。
阅读/回顾
你常会发现在你的工作篮中有许多的事情，其下一步的行动是阅读。我希望你能够坚持2分钟的原则，已经清理掉相当多的可以一带而过的事情，根据情况把一些扔掉，把一些归档或者发送给别人。
你知道，需要阅读的内容往往要占用2分钟以上的时间，通常最初存入“阅读/回顾”独立工作篮中。按我的定义，这仍然还是一个“清单”，只不过是把存放在一个盒子里的或者一个文件夹中的各种资料进行更加有有效的分组管理。
对于许多人来说，这个“阅读/回顾”资料堆很可能最终将变成一个庞然大物。因此这堆资料必须是那些需要花费2分钟以上的时间，并且你一旦有空就会真心希望阅读的资料，这一点至关重要。这本身就可能令人畏缩不前，但是，如果这一界限模糊不清的话，情况将会处于严重的失控状态，你也会对此感到麻木。一个简单原始的有关边界的描绘至少能使你认识到这一种目录，而且如果你同大多数人的情况一样，拥有一个自我的调节的机制，它将有助于你更加清楚地分清哪些资料你希望保存，哪些应该扔掉了。
当你匆匆忙忙地赶去开一个很可能被延误的会议时，当你参加的一个研讨会的中间有段空闲时间时，或者当你约了牙医，却不得不等候少许时间——在这些时间片段中，如果你身旁恰好拥有这样的一叠阅读资料，而且你可以轻松地拿到手上，这简直是太实用了。以上全都是可以用来阅读的大好时机。由于生命中充满了这类可以利用的时间片段，那些缺少“阅读/回顾”资料的人必然会浪费大量的时间。
那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间的缺乏。
——JeandelaBruysre
管理“等待”
如同那些行动的提示信息一样，你期待着从别人那里取回某些由他们完成的工作，而所有这类事物的提示信息也必须得到整理和分类。你大可不必分门别类地一件一件记录这些事情，但是，通常你需要保存那些交给别人负责完成的任务的最终结果，如你向剧院订购的戏票、为办公室购买的扫描仪、获取某一个建议的确认等。当某项工作的下一步行动属于另一个人的的责任范围的时候，你并不需要行动的揭示信息，仅仅需要你所期待获取的结果的启动器。你的角色是根据需要经常核对这个清单，并且评估你是不是应该在当前的情况下采取一些行动，如检查目前的状况或者督促某项工作动作起来。
也许你会发现，这个“等待”清单就像同一系统中的“下一步行动”提示清单一样，只有尽可能保存在手边时，才能够发挥最佳的效果。在某一项计划最终结束之前，下一个行动的责任可能会反复跳跃多次。例如，你也许需要给一个卖主打一个电话（在“电话”清单中）。电话打完了，你会等待对方给你的答复（这个答复属于“等待”清单的范围）。答复终于来了，你必须加以核查（它落入“阅读/回顾”资料篮）。最后你把它发给你的老板，期待他的批准（现在，这件事又回到“等待”清单）等。
当你认识到这个“等待”清单囊括了一切你所关注的事情，而它们又只需要由别人来完成时，你一定会飘飘然了。
使用原始内容作为它自身的行动提示信息
保存行动提示信息最为快捷有效的方法就是：当事情出现时，把它们直接地添加到清单中或者放入文件夹中。当你完成加工处理以后，原始的启动器也就毫无价值了。也许你在同老板商讨时随手做了一些记录，但是，在你挑选出相关的计划和行动后，完全可以把这些原始的记录丢掉了。有时，当一些人试图归档保存语音邮件时，他们还必须“再做点什么”，这种管理隐含在语音邮件中的提示信息的做法就算不上是最有效的了。
把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来。
然而，这一原则还存在着某些例外。这些输入的信息本身就可以充当自己高效的行动提示信息，而不需要你再在清单上写下几笔。这种方法尤其适用于一些书面形式的资料和电子邮件。
管理书面形式的工作流程
某些事情本身就是这项工作的最佳提示物。最常见的例子有“阅读/回顾”范围内的文章、出版物和文件资料等。显而易见的是，当你完全可以轻松地把杂志本身扔进“阅读/回顾”一篮中充当提示物时，如果你坚持还要在行动清单中一笔一画地写清“游览《财富》杂志“，这就多此一举了。
另一个例子是：有些人觉得把所有的账单在同一时间、同一地方进行支付比较容易，他们希望把自己的各类账单存放在一个标题为“要支付的账单“的文件夹或者篮子里（常用的是“等待处理的财务问题”）。与此相似，报销的收据也应该在一出现时就处理掉，或者保存在“等待处理的收据”信封或者是文件夹中。
你所从事的工作、输入的信息以及所处工作环境的具体特点也可能决定了通过采用资料原件的形式来管理其他类别的事物，才能提高工作效率。比如，一位在客服中心工作的人员可能要与不计其数的申请信打交道，这些都要求填写在一些标准的格式中。在这种情况下，坚持用一个篮子或者文件夹专门存放它们，是一种最佳的管理方式。
是把提示信息记录在清单上呢？还是把文件资料的原件直接存入文件夹中呢？哪一种选择更加明智呢？在相当大的程度上，这取决于逻辑关系。除了在办公桌旁，你是不是还要查阅这些提示信息呢？如果是，就应该考虑资料是不是便于携带，如果你的工作只能在办公桌边上落实，那么，仅仅在你的工作环境中管理这些提示物将是最佳的选择。
无论你作出哪种选择，提示信息都应该根据下一步行动的要求放在醒目的文件夹中。如果解决一下服务订单的下一个步骤是打电话，那就把它归入““电话”一组；如果行动要求游览一些信息并输入计算机中，你应该给它标注上“在电脑旁”。我认为，许多工作流程运行不畅在于一种类别的档案资料（如服务要求）全都被保存在一个篮子里，即使每项工作的要求千差万别。某一个要求通个电话，而另一个则要求查阅资料，再有一个是等待某人带回一些信息，但它们却全都混在了一起。这种安排方法可能使人对这一叠资料感到头晕，这是因它们的下一步决策都还处于悬而未决的状态。
我个人管理体系极其方便，易于携带，而且我的清单几乎包括了所有的事情。但是，我仍然保留了两类书面形式的提示物，出外旅行时，我带着一个“阅读/回顾”的塑料文件夹，另一个则标注了“输入资料”。在后面这个文件夹中，我存储着那些下一步仅仅需要输入电脑的事情（需要添加到电话/地址清单中的名牌，应该存入“格言”数据库中的格言，以及我希望记录在“旅行——城市”子目录中的有关餐馆的各类文章，诸如此类）。
管理电子邮件类的工作流程
就像书面形式的材料一样，某些需要处理的电子邮件其自身带可以充当它们自己最佳的提示物——保存在电子邮件的系统内。当你面对大量的电子邮件，并耗费了许多的时间来启动有关电子邮件的软件时，这种做法尤其管用。把需要你会计电子邮件超载了当地保存在系统之内，从而不必再花力气将隐含其中的行动一项一项地列在清单上面。
我的许多客户发现，在他们的电子邮件地址栏这一栏中，建立2-3个别具特色的文件夹会使他们受益不少。的确，大部分电子邮件中的文件夹应该可以当做参考资料或者归档资料来使用，但是我们同样可以创建一个系统，用于保存和分类整理那些可以付诸实施的资料，并独立于“工作篮”区域以外（这是大多数保存资料的地方）。
我建议你建立一个文件夹，专门收集那些需要处理，但同时将占用2分钟以上时间的电子邮件。（再提醒一次，你应该遵循2分钟原则，即解决掉许多的邮件。）文件夹的以一个前缀字母或者符号开始，这样做的目的是：（1）它看上去将有别于其它的参考资料文件夹（2）它位于地址栏一栏中所有文件夹的首位。你可以选用类似于微软软件中的@符号或者lotus软件中的破折号（“——”），它们都位居各自系统的首位。因此，你的“@行动”文件夹将保存等待你处理的那些电子邮件。
接下来，你创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相同的位置上。然后，当你收到一些别人将要处理而你又非常关注其结果的电子邮件时，你可以把它们拖入“@等待”文件夹中。此外，它还可以保存那些你通过电子邮件提出派发出去的工作的提示信息：当你发送信息或者通过电子邮件提出要求，或者指派一项工作时，只需要将它的副本存入“@等待”文件夹中。
有一些应用程序（如Notes）允许你在发送邮件的同时，复制一份并归档存入你自己的文件夹中（按一下“改善和归档”按纽）。其它软件（如outlook）可以在同一时间内将文件存入包罗万象的“已发送邮件”文件夹中。在后一种情况下，对于许多人来说，最有效的方法是：当他们通过邮件分派任务时，复制一份（“抄送”或者是“秘密抄送”），然后把复制件存入“@等待”文件夹中。（编辑一个程序，使outlook能够自动把你转发给自己的内容发送到一个指定的文件夹中，这相对来说比较容易。这个指定的文件夹将复制出刚才描述的过程）。
将电子邮件“工作篮”清空
上述详细阐述的方法，有助于清空电子邮件的工作篮，这简直是一个上天的恩赐了。你恢复了“工作篮”真正意义上的功能，因此，后来“寄居”在那里的所有事情都像自动应答机一样，会有一道闪烁的亮光向你通报：有事情需要处理了。大多数人利用电子邮件的“工作篮”来安排尚未决断的事物和参考资料，这一做法将迅速地麻痹大脑：每当他们扫视屏幕时，都不不重新评估每一件事。如果你的邮件信息永远不会超过一个整屏，这种方法还是相当有效的。但是考虑到当前专业人士所面对的电子邮件的数量级，这种方法便显得太不合时宜了。
在一千封电子邮件的基础上进行管理，要比在零的基本上消耗多的多的精力
再说一次，清空“工作篮”中的内容并不意味着你已经解决掉了所有的问题。它仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要行动但希望保存的事情归档管理，搞定了所有那些不需要2分钟就能解决的事情，并把你正在等待回复以及全部都可以会计行动的电子邮件统统地装入你的提示信息文件夹。这与你手忙脚乱地搜索多个屏幕，生怕漏过一些重要事情，担心它们哪天会捅出个大娄子来是不是简单多了呢？
关于四处散落提示信息的警告
把提示信息放在你的视线之外，这种做法是十分危险的。一个管理系统的主要功能是，在需要时为你提供希望看到的提示信息，以便你能够完全信赖自己的选择（以及未作出的选择）。在忙碌了一天，离开办公室之前，你必须逐项地检查一下这些仍然悬而未决的邮件，就像检查你的的“电话”清单或者“在电脑旁”清单一样。从本质上讲，“@行动”是你“在电脑旁”清单的一个延续部分，因此，也应该以完全一致的方式给予对待。如果局面形式的资料是提示信息可以出现的唯一形式，那么，你那些“悬而未决”的局面工作也是必须受到同样的评估。
“眼不见，心不烦”并不是真的心境坦然。
把行动的启动装置分散地存入各个文件夹、清单或者一个电子邮件系统当中，这种做法没有任何问题，只要你能够按照要求定期回顾游览。你当然不会希望在系统中任何一个隐秘的角落里隐藏着某些事情，它们逃避了它们原本应该发挥的作用：提醒你。
为了能够与朋友们在一起聚会或者到处闲逛，真正做到心里没有牵挂、无忧无虑，你必须弄清楚所有行动方案的存放地点，它们的具体状况如何，以及它们是不是都可以暂时被搁置起来，与此同时，你还具有在几秒钟内而不是几天后实施这些方案的能力
管理各种工作的提示信息
创建并保存一个包括你所有工作任务（再重申一次，每一个承诺或者预期的结果都需要一步以上的行动来完成）的清单，这可能是一种非同寻常的经历如果你还没有这样做，我建议你，一开始时建立一个形式非常简洁的“工作”清单（类似于你一直在使用的行动清单）：它可以是电子文件夹中的一个目录，也可以是活页计划手册中的一页纸，甚至可以是一个独立的文件夹，贴着“工作”的标签，里面要么是一张包罗万象的清单，要么是按类别分开记录的几张纸。
“工作”清单
“工作”清单意味着有关你的各项工作的具体方案或者详细资料。不过，你也不用按照事情的重要性或者急迫程度进行分类管理，它只是你所有悬而未决的问题的一个综合索引。事实上，在日复一日的活动中，你不会逐项地遵照这个清单行事；在极大程度上，每天占据你主要精力的是你的行动清单，以及随时随地钻出来的一切特殊情况。请记住，你无法一口气完成一个计划，你仅仅能够完成所需要的某一阶段的具体行动。
“工作”清单的真实价值在于，它可以为你提供一个完整全面的回顾机会（至少每周一次），使你确保所有的计划都已经制定出了行动方案，不会存在任何的疏漏。时不时地扫上一眼清单，可以加强你内心深处那种能够控制一切的感觉。同时，你还可以知道每当遇到适合评估工作量的时候，你（别人也可以）都可以随时拿出一张详细的目录来。
在从局部管理向全局总揽的转化过程中，一个完整和同步的“工作”清单是一个主要的动作手段。
仅用一张清单呢？还是进一步细分呢？
大多数人发现，使用一张清单是最佳的选择，因为这一张清单发挥着一张重要事件详细目录的作用，而并不是一张每日工作的先后次序的概要。管理系统仅仅为你所有悬而未决的问题和选择提供了一个占位符号，因此，你的大脑就能更加轻松自如地完全凭直觉作出必要的战略决策。
坦白地说，你拥有多少种工作计划清单都无关紧要，只要你可以根据需要经常地游览这些内容。这是因为，在很大程度上你每周的回顾检查活动往往都是在一瞬间就可以完成的。
进一步细分工作的几种常见方法
在某些情况下，更深一层地划分“工作”清单是很有意义的。下面，我们逐一来看看这些情况。
个人的/职业的
许多人喜欢把自己的清单划分为个人私事和工作方面两种。如果你也属于这类人，那么我建议你一定要明智地对待“个人”清单，像检查“职业”清单一样定期回顾，而不是专门留到周末才去处理。许多私人的事情也需要在平时的工作中采取行动，这一点同其他任何事情毫无差别。而且，一些工作方面的巨大压力也往往源于人们个人生活方面的疏漏。
已经指派他人处理的工作
如果你是一位高级管理人员或者经理，也许你直接负责管理几项计划，但是你已经指派别人处理了其中的一部分，并且要求他们定期地向你汇报。当然你可以把这些记录纳入你的“等待”清单之中，这时，创建一个“工作——已指派”清单，跟踪这些情况将是一个不错的选择：你的任务就是定期地核查这个清单，以确保一切事情顺利向前推进。
某些特定类别的工作
有一些专业人士要面对同属一种类型的几个不同的工作。把这一类计划作为“工作”清单的一个子清单归纳在一起，也许效果更好。比如，我单独保存着一个叫做“待办事务”清单，它用于记录在较长的一个时期内，所有即将由我负责举办的研究会、培训和咨询工作。这些事件同其它的“工作”一样，因为我需要不断地记录有关它们的一些发展状况，直到任务结束。然后我发觉，按照这些事件在日程表中出现的先后次序把它们统统地保留在一张清单上，并使其远离其他的清单，这种做法对我有很大的帮助。
如果你是一名房地产经纪人，你的客户有可能来自各行各业。如果你能够一目了然地看到所有还末解决的“运行中的销售关系”清单，这将对你大有裨益。这张清单可以是你“客户发展计划”中的一个独立清单，或者你已经针对每一个进展中的计划设立的专门的文件夹。这时，你完全有条件把它们归纳到一个文件，保存在书柜里。注意，只有当它代表着一套完整的记录，包容了所有需要采取措施的情况，同时你也能够做到连同其他的各种工作计划并进行定期地回顾检查，并保证时时更新，这种方法才能够奏效。
下属工作呢？
你的某些工作很可能是由几个主要的下属工作组成的。从理论上讲，每一个下属工作都可以被视为一个完整的计划。比如，如果你正在往一座新房子里搬家，可能有这样一张列满活动的清单，如“敲定环境布置的方案”、“重修厨房”、“地下室重新布线”等。所有这些活动自身都可以视为一项项独立的计划。你是否会把所有的工作都归纳为一项内容，注明在“计划”清单上呢？比如说“完成新家的修整工作”，或者你会不会把每一个下属的行动计划都作为独立的条目逐一地记录下来呢？
事实上，这一点无足轻重，只要你能够以保证工作效率为前提，经常地检查所有的内容就可以高枕无忧了。在管理你所有的工作项目方面，无论是沿着横向扩展，还是顺着纵向深入，都无法获得一个万无一失的外部工具或管理模式；当然，你还必须始终如一地掌握其完整性（比如通过每周一次的回顾检查）。如果在“工作”清单中，把某一个大型的计划以一项内容的形式体现出来，你自然希望保留一个下属工作的清单，以及把工作方案自身作为“计划辅助资料”加以保存，以备日后着手处理这宗大项项目时再进行参阅。
我建议，如果某项工作计划的一些重要组成部分必须以其他工作的完成为前提，你可以运用上述的这种处理方法。在这种情况下，你很可能拥有很多的下属工作，他们全都没有附属行动。这是因为，从某种意义上来讲，他们都不得不“等待”其他工作的完成，才可能前进一步地推进。比如，在你完成给地下室重新布线的工作前，你很可能无法开始“修整厨房”的工作。无论如何，你可以着手“完成环境的布置和美化”，因为它不依赖于其他任何一个下属工作。因此，你很可能希望在对“地下室重新布线”和完成环境的布置和美化“后，会有下一步的行动继续跟进。
如何拟定工作和次级工作的清单完全取决于你自己，你只需要确保自己能够找出所有的构成因素。
千万不要操心，哪一种才是最佳方案。如果没有十足的把握，我建议你可以把重要的工作纳入到“工作“清单中，同时在辅助资料中保存各种下属工作。注意：一定要把它们纳入到你每周的回顾检查之中。如果这种安排还不能令你感到心满意足，你可尝试一下，把一些独立的下属工作逐条地记录到你的主体清单之中。
没有一种完美无缺的系统能够以完全相同的模式保存你所有的工作和下属工作。你只需要认识到目前有一些工作需要处理，而且如果它们涉及到一些相关的因素，你在哪里可以找到适当的提示信息就可以了。
工作的辅助性资料
工作的辅助性资料并不是具体的行动，而且它们也不属于提示信息的范畴。但它们是支持你行动以及你对工作产生所思所想的源泉。
不要使用辅助性资料来提醒你
比较典型的是，人们常常使用一叠叠的纸张和塞得鼓鼓的文件夹作为提示信息，以说明：
1.他们有一项工作要办理；
2.他们必须对此采取一些行动。
事实上，他们把辅助资料当做行动的提示信息来使用。问题在于有关这个工作的下一步具体行动以及“等待”清单的内容，通常还没有被确定下来。从心理的角度来看，它们还深深地埋藏在那些厚厚的书面资料和文件，只给人们增添了一种更多“资料”的感觉，使他们排斥计划管理行为，而不是吸引他们尽快地采取行动。当你四处奔波，处于一天工作最忙碌的时候，这类文件夹对你来说，是压根不想看到的，更不要说仔细阅读以准备采取行动了。事实上，你对这堆文件夹已经渐渐的麻木了，这是因为它们根本无法激励你去处理任何事情，反而只能让你更加的焦虑。
如果置身于这样的环境之中，你必须首先把这个工作本身添加到“工作”清单之中，以提醒你需要达到某一种结果。然后把行动步骤以及“等待”内容逐项地列在相应的行动提示信息的清单之中。最后，当采取行动的时机成熟时，就像给某人打个电话谈谈这样这个计划一样，你可以调出所有这些你认为在沟通过程中可能将对你有所帮助的资料。
再重申一次，你不希望把辅助性资料作为主要的提示信息，提示信息应该转移到你的行动清单中去。然而，如果在这些资料中除了包含一些特殊的参考材料外，确实还涉及到了计划方案以及工作概况等内容，这时你也许希望把这些资料安置在一种更加醒目并且便于随时调用的状态，而不希望仅仅像处置你档案柜中其他的参考资料那样。也是存放辅助材料的理想地点，只要你养成在每周例行的回顾检查时，拉开档案柜的抽屉来扫一眼每一个计划的良好习惯。如果做不到这一点，你最好还是把这类工作的辅助性材料存放在一个常备的文件夹中，或者置于一个独立的“悬而未决“的工作篮中，放在你的书桌或者文件柜中。
