让我们再回头看一看搬家的例子。你可能建立了一个标明“新房子”的文件夹，专门用于保存有关环境、厨房和地下室安排布置的各种计划、细节问题和备忘录。当你每周回顾检查时，一看到“工作”清单上“完成新家装修”这一项内容时，你就会取出“新家”文件夹，翻看所有的备忘录，以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动便会被逐个解决、指派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。这个文件夹会在你再次查阅下一步行动或者进行下周的回顾时，再次被归档整理。
有许多人与潜在的用户和客户交往时，往往试图使用客户文件夹，或者使用一些有关接洽管理的软件如ACT！来“管理这项内容“。这种处理方法的弊病在于：一些材料仅仅是一些事实或者历史数据，需要作为背景材料存储以备后查，而一些必须保存的资料是推动人际关系向前发展的必要条件。后者在你行动清单体系中可以得到更加有效的管。客户信息也是如此，可以存入有关客户的一般性参考资料或者存放在客户信息库中。（我使用“行动”这种软件，该软件的一个突出特点是：它允许我把一般性公司信息和公司要人的重要活动进行参考借鉴。因此，这是一个优秀的客户弄数据库。）如果我需要给一个用户打电话，我希望提示信息只出现在我的“电话”清单上，而不是别的什么地方。
管理有关一些特殊工作的思考过程
在第3章中，我曾经提示过，你的大脑中也许会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头，你希望将它们保存起来，但是这些不一定就是下一步行动。它们正好符合“工作辅助性资料”这个比较广泛的范畴。它可能是有关你下一次旅行的一个念头，也可能是对某一项工作计划的阐释。也许当你一边加车在高速公路上飞驰，一边还听着收音机的时候，它们就突然从你的脑海里跳了出来，也许是篇相关的文章触发了你的联想。应该如何来对付这些资料呢？
我建议你考虑：在什么地方保存这些工作或者主题的小标签？如何在这一模式中添加新的信息？在什么地方存储与此相关的更为广泛的数据？大多数专业人士拥有几种选择来对付这些辅助性资料，如在清单中的项目上附加备忘录、在电子邮件或者数据库中管理这些电子信息，此外，坚持使用书面形式的文件夹和备忘录。
不应该丧失关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。
附加的备忘录
大多的管理软件都允许你在一个清单上或者日程表的条目上附加一个电子“备忘录”。如果你是使用软件来保存“工作”清单的，当你对某一项工作产生想法时，你可以找出这个工作计划，打开文件并贴上一个“备忘录”，然后在此处输入你的想法。这是捕捉灵感的一种绝妙和手段。如果你的“工作”清单是书面的形式，你可以在主要清单中这个项目的旁边贴上一个即时贴，或者另用一纸来进行记录。无论哪一种情况，你都需要记住，每当回顾计划进，一定要查阅这些附加信息，充分地利用这些资料。
电子邮件和资料库
那些保存了有关各种工作信息的电子邮件可放在一个专门的电子邮件文件夹中（只要遵循关于创建“@行动”的说明，再创建一个“@工作”）。如果你目前还没有建立这样的文件夹，那么设置一个更加严格的数字资料库来管理你对某一工作或者主题所产生的想法，也许同样会大有帮助。比如，如果你的公司使用lotusnotes,，你可以创建一个工作资料库，这样你即可以安装在自己的电脑上供个人使用，也可以放在公司内部的局域网上与其他员工共享资源。因此，花些时间来调查一下当前市场出售的各种资料，是物有所值的，即使只是为了你个人的使用。如果能够从网上或者从电邮中的相关题目中剪贴、下载某些资料，或者录入你个人的想法，那就太棒了。同时，你必须注意去挖掘现有的技术和工具：仅仅学会和掌握使用像掌上电脑中的所有清单和附件的功能，也许就能够为你提供充足的潜力，激发你“信封背面式”的思考。
书面形式的文件夹
当你不断地积累书面形式的资料时，针对每一个工作计划都建立起一个专门的文件夹，这种做法是相当明智的。尽管这属于技术含量低的手段，但仍然不失为一种一流的解决方法。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的一般性参考资料的归档体系，它能够让你轻而易举地为那些从会议上搜罗来的零碎纸片创立起一个文件夹来。
笔记本中的活页纸
选用纸制活页笔记本的一大优势是，你可以把单独的一页纸或者几页纸专门用于计划某一个独立的工作项目。多年来，我一直坚持使用一个中等型号的笔记本，前面记录“工作”清单，后面是“工作辅助性资料”的栏目。在后页的部分中，我一直坚持保存了几页空白纸张，用于捕捉那些我可能对于清单中的各项工作所产生的一些随想和灵感，或者便于制订计划和斟酌细节的问题。
上述的每一种方法，对于有关工作的思考过程进行管理时，都可能取得显著的效果。关键在于：你必须根据工作本身的实质，坚持不断地搜寻那些可能隐藏在工作备忘录中的任何角落的行动步骤，并且根据你的需要经常地回顾和检查。
此外，为防止整个系统染上“陈腐”的病毒，一旦备忘录中的某些内容推动了竞争力或者变成了不切实际的幻想时，你一定也希望马上清除它。我发现捕捉这些想法具有很大的价值，主要是因为它们不断地促进我的思维过程，而并不是由于我最终采用了这些想法（其实大部分都没有！）。但是我尽力不让那些陈旧的思想徘徊的太久。
管理非行动性的资料
有趣的是，大多数人的个人管理系统所遇到的最严重的问题是：他们把一些可以付诸行动的事务与大量具有价值、但没有附加行动的资料和数据混为一谈。因此，拥有一个完整而连贯的结构，用于管理那些我们工作和生活中的非行动性事务，这将同管理各种行动和行动提示信息一样具有同等的重要性。当非行动性事务没有得到恰如其分的处理时，它们将阻塞整个管理系统的进程。
非行动性事务可以划分为两类：参考资料和提示信息，一些事情当前并不需要采取任何的行动，但日后可能有此种需求。
参考资料
一般来说，办公桌上所堆积着的和你生活中所遇到的大量资料都属于参考资料。这些资料不需要你采取任何行动，但是出于各种原因，你却可能希望保存它们。你需要作出的决定就是：存在哪里。这类决定大部分应该由个人或者企业根据法律、逻辑或者个人喜好来决断。而你应该为参考资料付出的是，根据你的需要或者喜好，由于资料的数量过多或者过少，对系统进行调整。
大多数人对他们处理的材料所产生的心理障碍是，它还只是“材料”，即他们还末判断出哪此可以采取行动，哪此不需要。一旦你明确了它们各自的界限，留作参考资料的事物应该即无影响力，又不存在没有了结的工作，它仅仅充当你的资料库而已。接着，你惟一需要作出的决定是你希望拥有一个多大的资料库。当你充分地运用了这个行动管理方法之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），只要你的空间（包括具体的和数字形式的）能够承受。当我增大了电脑中的硬盘的容量，我也随之保存了更多的电子邮件。既然增加了那些参考资料的数量不会给你增加任何的精神负担，那当然是多多益善了。
参考资料的系统的种类
管理参考资料的方法有很多，可供选择的管理工具也非常丰富，下面我们简单地讲座一下最常用的几种：
1、一般性参考资料的归档——书面形式和电子邮件类
2、粗分类的归档管理
3、台式旋转架和联络管理器
4、图书馆和档案馆
一般性参考资料的归档
我曾经说过，一个运行良好的归档系统对于加工处理和管理各种事物，是举足轻重的。在整理数据巨大的局面资料捍，它是一个不可缺少的工具，因为出于各种原因这些资料对你都具有一定的价值。理想的情况是，当你动手处理“工作篮”时，已经建立起了一个一般性参考资料的归档系统。在保存即使是一张日后你希望查阅的单独的纸牌时，也应该感到有条不紊。你的系统必须简单易行的，你信手就可以把文件存进这个按照字母顺序排列的参考资料的系统中去，工作时它就放在你的身边。如果系统还没有达到这种效果，那请阅读第4章有关该话题的内容。
你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息。
大多数人一般最终拥有200-400个书面形式的一般性参考资料文件夹，以及30-100个电子邮件参考资料文件夹。
粗分类的归档管理
对于任何一个主题来说，如果需要超过50个文件夹，那应该分配给它专门的区域或者抽屉，并且拥有该主题自己的按照字母排序的独立系统。比如，如果你正在负责一项有关公司合并的项目，需要保存大量的文件资料，也许你希望腾空2个或3个文件夹来专门存放在这一过程中所需要的一切资料。如果你喜欢园艺、航海或者烹饪，也许你需要至少整整一个文件柜来存储这些爱好的资料吧。
记住，如果你关注的“焦点区域”拥有一些辅助资料，而这些辅助性资料很可能混入其他的“焦点区域”。这样话，你可能陷入进退两难的境地：是把信息存入一般性参考资料呢？还是放进专门的参考资料听文件夹呢？当你阅读到一篇有关木制篱笆的美妙文章时，你一心希望将它保存起来，那么，它应该纳入保存“园艺的文件柜呢，还是同其它有关家庭问题的信息一道存放在一般性参考资料的系统当中呢？一般来说，除了有限的几个独立的话题以外，最好还是坚持使用一个一般性参考资料系统。
台式旋转架和联络管理器
大多数你希望保存的资料你周围的人员有着直接的联系。你需要保存各种各样的联络信息家庭和办公室的电话号码及地址、手机号码、传真号码、电子邮件的地址等。此外，如果你认为有价值，也许你还希望保存有关生日、朋友和同事的家庭成员的姓名、爱好、最喜欢的酒类和食品的名字等诸如此类的信息。从一种更加严格的专业角度来说，也许你还需要记录雇佣日期、业绩检查的日期、目标和目的，以及潜在的一些促进员工发展的资料
恐怕在过去50年中，在市场上所出售的各种计划手册中，电话/地址部份（连同日程表）是使用最为广泛的内容。每个人都需要记录电话号码。值得指出的是，其实这部分纯粹就是参考资料，无需采取任何行动，这仅仅是你未来可能需要获取的信息。
因此，除了你个人需求的逻辑问题外，对于如何管理来说，毫无神秘可言。我再重申一次，只有当人们试图让他们的台式旋转架来充当提示物的角色时，提醒他们需要做的事情时，问题才会不请自到，这种做法是行不通的。只要所有你所认识的人的行动都已经落实在你的行动提示信息清单中了，这时电话地址系统只可能是一个中立的通讯录，而不可能充当其它任何角色。
问题最后：你到底需要保存多少信息？在哪保存？用什么工具？完美系统是不存在的。不过，当小型数字工具越来越容易操作并且和大型数据库相连接，你就可以更加自如地掌握更多的信息了。
图书馆/档案馆：在个人的层次上
信息可能在多个层次上具有价值。如果你愿意进行更深层次的挖掘，你可能会获取更多更有用的信息。由于你的需求层次以及对资料的接受程度都牌不断的变化之中。因此，保存多少资料、需要多详细，以及采用何种形式都将是一个不断变化的问题。相对于你的个人管理和工作效率而言，这并不是一个核心问题，只要你所有的工作和行为都已经存放在一个你能定期管理的系统之中。那么，各种形式的参考资料都将根据你折特殊爱好和需求，尽在掌握之中。
如果资料纯粹是为了参考，那么，惟一的问题是它是不是值得付出时间和地点来保存它
保持某种程度上的连贯性和一致性都将使事情变得简单化，你利用所有的时间来解决什么样的事情呢？这些事情必须记入你那无所不在的计划手册或掌上电脑中。你需要为会议和非现场的事件作一些什么样的特殊准备呢？应该把它们装进你的公文包、背包、书包或者钱包之中。当人在办公室里工作时，你需要一些什么东西呢？这应该纳入你的个人分档系统或者你那处于联网状态的电脑里。那些对于你的工作来说，比较罕见的情况呢？它们的相关资料可以存在这个部门的归档文件中或者远处的贮藏室里。在互联网上，你能随时获取哪些有价值的信息呢？对于这些信息，你不用采取任何行动，除非当你与网络断开时时需要查阅它们。在这种情况下，你应该在联网的时候把这个资料打印出来然后存入一个可以随身携带的文件夹中。
你明白了吗？为什么个人对参考资料的管理实际上仅仅是一个逻辑性的问题。把可以付诸实施的行动与非行动性资料加以区分，这才是获取成功的关键性因素。一旦你掌握了这一技能，你就可以充分地享受这种自由，你愿意管理多少参考资料就管理多少，随心所欲。这完全是一种取决于个人的决定。但也应该考虑你由此获得的价值，与为捕捉和保存这一信息所付出的时间与心血的比率。
将来某时/也许
在你的管理体系中，最后一件需要对付的事情是些你希望朝一日再次评估的事情。这事情可以是：你打算将来在某个时间安排一次特殊的旅行，也可以是你希望阅读的书籍，你可能在下一财年希望解决的项目，以及那些你渴望培养的技能和才干，为了能够全面地实施这种管理模式，你需要给这些搁置再议的事务留出一些位置。
我们有几种方法可以把事情安排到日后再进行查询，它们全都能够清除掉那些现在正游荡在你的屏幕上以及你大脑中的“幽灵”。你可以把这些内容放置在“将来某时/也许”清单中。或者在你的日程表中或者书面形式的“备忘录”中加以标明。
将来某时/也许清单并非是可以随手丢弃的。也许它们最终被证明是一些你从末涉及到的、最有趣的或者最富于事情
“将来某时/也许清单”
当你忙于收集大脑中的随机存储器中的事务时，如果来一次彻底的大扫除，你就很有可能发现，有时你对遇到的情况感到束手无策，拿不准自己的想法。在这一类型中，最为典型的情况有“学习西班牙语”、“为玛西弄一匹马”、“攀登华盛顿山”以及“盖一间客房”等。
如果你还没有完成这项工作，我建议无论选择哪一种类型的管理系统，你都应该创建一个“将来某时/也许”清单。这样你就可以把涌上心头的各种事情统统塞到这个清单中去。很可能你将会发现，仅仅拥有这样的一个清单，并且开始一项项地增添内容，就无形中启发了你去创造出各种富有想法。
你也许还会不无惊奇地发现，清单上所列的某些内容的实现了，而你几乎并没有为此做过些什么刻意的努力。如果你承认，想象力具有引发感觉和表现变化的神奇力量，那么你就能够比较容易地理解了：将一个“将来某时/也许”清单摆放在你的清醒意识面前，它将为你的工作和生活增添许多的有趣的冒险经历。如果我们已经认识到了某些机遇的可能性，那么，一旦它们出现时，我们就有可能紧紧抓住这些机会。当然啦，这是我自己长久以来的亲身经历：学习演奏长笛和驾驶帆船的经历都是源自于这类清单。除了你的工作篮，你还拥有2个极为丰富的资源，可以为你的“将来某时/也许”清单挖掘出一些资料来：你那富于创意的想像力和当前工作的清单。
为你创造性的想像空间开列一个详细的目录
如果你有时间、金钱和可能性，有朝一日，你真心实意地希望做的事情是什么呢？把它们逐一地记录在“将来某时/也许”的清单上。典型的类型包括有：
1、为你的家庭弄到或者建造房屋
2、开始培养的业余爱好
3、计划学习的技能
4、挖掘富于的表达方法
5、需要购买的服装的附属物品
6、希望获得的玩具
7、打算外出旅行
8、希望参加的组织
9、打算参与的服务性工作
10、想看的事情和想去做的事情
重新评估你当前的各种工作
现在是一个良好的时机，可以从一个全新的高度（即从你工作和目标的立场）出发，回顾检查你的“工作”清单，并且考虑你是否可能把当前的各种承诺和责任转移到“将来某时/也许”清单中。如果通过自我反省使你认识到，“工作”清单中的某一个选项有可能在今后几个月或者更长的时间内，没有抓住你的注意力的可能性，那你干脆把它转入到这个“将来某时/也许”的清单中来。
我们解决问题的力量在于我们不去处理某些情况的能力。
——亚力士多德
“将来某时/也许”的特殊类别
极有可能的是，你的一些特殊的兴趣可能涉及到许多具体有可行性的行动。收集这些想法可能是非常令人开心的事。比如：
*食品—食谱、菜单、葡萄酒等
*孩子们——同他们一起做的事情
*想读的书
*想买的光盘
*想买/租的录像带
*要参与的文化活动
*善于礼品的一些想法
*对修整花园的想法
*希望浏览的网站
*周末的外出旅行
*有关会议的想法
*关于聚会的想法
*念头——五花八门（意思是，你也不清楚应该归属于哪个类别）
这类清单可能是位于参考资料和“将来某时/也许”清单之间的一个交叉区域内。说它是参考资料，因为你可以做到仅仅收集它们，并且添加到上等葡萄酒、餐厅、书籍的清单中去，并依照你的意愿进行查询；说它属于“将来某时/也许”，是因为你也许希望经常浏览这些内容，以提醒自己在某些情况下尝试一种或者更多的想法。
无论如何，这可以成为另一个充足的理由：为什么要设立一个管理系统，可以有助于捕捉到那些能为生活增添价值，并使其变得多姿多彩、情趣盎然的各种事物，而不至于因为那些尚未决定和解决的事物阻塞你大脑和工作空间。
堆积“保存及回顾”文档的危险
许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹或者一个塞得满满的抽屉，它基本上属于“将来某时/也许“的范畴。他们对自己说：“一旦我有空闲时间，我也许希望看一看这部分的内容。”乍看起来，这个“保存及回顾”文件夹似乎是存放东西的一个极为方便的场所。但从个人角度来说，我不建议采用这种系统。事实上在我接所触的情况中，我的客房只是“保存”但并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁，而且充满抵触情绪。如果你无法做到始终如一地自觉关注“将来某时/也许”清单，它的价值势必会完全丧失。
此外，一个管理良好的“将来某时/也许”清单系统与一个包罗万象的“储物箱”之产，仍然存在着巨大的差异。通常情况下，这个储物箱中的大部分资料需要清理掉，其中的一些应该归入“阅读/回顾”中，另一些可以作为参考资料加以保留，还有一些属于日程表或者备忘录文件夹，以便一个月后或者是下一季度再来查阅。此外，还有一些情况确实需要你安排下一步的行动措施。也有很多时候，当我仔细地清理了某个人的“保存及回顾”抽屉或文件夹后，却发现抽屉中已经是空了。
使日程表成为日后的选择
你的日程表可以成为暂时放置提示信息的一个极为便捷的地方，你也许希望日后再考虑这个事情的对策。我培训过的大多数人并没有能够完完全全地接受他们的日程表，不然他们大概早已经在那里输入更多的信息了。
日程表的三个用途之一就是记录具体某一天的信息。它所包括的事物范围广泛、种类繁多，然而最具有的使用方法是，在那里记录下你希望从大脑中清除出去、日后再重新评估的事情。你会有数不胜数的事情要考虑、下面是其中的几项：
1、激活计划的启动器
2、你可能希望参与的活动
3、促进作出决定的催化剂
激活计划的启动器
如果你手头有一项工作目前的确不需要作任何考虑，但是它又值得你在将来某个时间做出标记。这时，你可以选择一个合适的日期，并把有关此计划的提示信息记入那一天的日程表中。对于那些你希望在某一天得到提醒的事情，应该放入具体某一天（相对于具体某一时间）的日程表中；那么当那一天到来时，你可以阅读这个提示信息，并把它作为当前的一项内容插入你的“工作”清单中。典型的例子可以是：
1、特殊活动，预留一定的是前期准备时间（产品发布，集资活动等）
2、你需要进行筹备的常规活动，如预算回顾、年会、计划活动或者会议（比如，你什么时候应该把下一年的“年度销售会议”添加到你的“工作”清单中去呢？）
3、在一些有关重要人物的重要日子里，你可能打算有所举动（生日、纪念日以及有关节日的礼品赠送等）
你可能希望参与的活动
也许你经常收到有关研究会、会议、演讲和社交文化活动的通知，你可能希望当活动临近时再作决定。因此，你先确定出一个“临近”的时间，并在日程表中这个适当的日期上设置一个启动装置，如：
1、“明天商会举办的早餐会”
2、“老虎”伍兹的季票今天大减价
3、“今晚8点，公共广播事务局有关澳大利亚的特别报道”
4、“下周六教学举办的烧烤野餐会”
如果你突然想到了任何希望输入系统的事情，那么，现在就行动起来吧。
促进作出决定的催化剂
你可能偶尔需要作出一个非常重要的决定，但是又无法（或不希望）立刻就决定下来。这没有关系，只要你已经能够断定，你所需要的附加信息来自于你自身，而不是外部（比如，你希望搁置这个问题）。（为了制定决策而需要的外部资料应该列入“下一步行动”或者“等待”的清单之中。）然而，为了获得一张你可以暂不作决定的通行证，你最好撒出一张自己完全信赖的安全网，它可确保在将来促使你对该问题给予恰当的关注。一个日程表的提示信息可以承担这个重任。
如果你决定不进行任何决策的话，这没有关系，只要你拥有一个无需决策判断的系统。
在这个范畴中，一些典型的决定包括
1、雇佣/解雇
2、合并/获取/销售/处置
3、改换工作/职业
我知道，这个话题极为重要，值得多花一些篇幅。但是，你可以继续自省：“我是不是应该为一些重大的决定设置未来的启动装置呢？这样一来，把它们暂放在一旁，就不会令我们感到不自在了？”如果有，那就在日程表中记录下提示信息，以备后查。
“备忘录”文件夹
有一种堪称一流的方法，可以管理那些目前无需行动，但日后可能有此要求的事物，这就是“备忘录”文件夹。它是日程表的一种三维立体版本，允许保留你希望注意记住的东西，不是现在，而是将来。它可以成为一个极端高效的工具，让你建立起自己的邮递系统，“发送”信息给你自己，并在未来某个指定的时间接收到该信息。
近年来，我自己一直在使用备忘录文件夹，如果没有它，那真是难以想像。从本质上讲，备忘录就是非常简单的文件夹系统，允许你安排好书面资料和其它具体形式的提示物，以便它们在日后你希望参阅这些资料的某一天，能够“自动”地出现在你的工作篮中。
如果你有一个秘书或者助手，你至少可以把一部分工作委托给他去做，假设他也同样建造了一个类似的管理系统。典型的例子有：
“在我开会的那天早上，把这个议事日程交给我。”
“既然星期三的会议上才会用到这个，那么，星期一时再把它交给我让我考虑一下。”
“在去香港前两周时，提醒我一下，我们来安排一下具体细节。”
接下来，在这一周的每一天中，那一天的专用文件夹都会被取出来查阅。只要合适，你可以差遣其他人尽可能多地处理一些事务。我建议，如果你可以使其纳入你的生活轨迹，你一定要坚持保留一个自己专用的备忘文件夹。这个文件夹可以发挥许多的功能，至少你可能希望在助手的责任范围之外，亲自出马来处理一些情况。我利用我自己的备忘录文件夹来管理我旅行时的车票以及确认的信息：一些局面形式的旅行指南、议事日程和地图；从邮件中收取的提示信息；各类导购信息，诸如此类。
概要：你每天仅需花费1秒钟的时间，就可以让备忘录文件夹运转起来。而你从中获取的成就将远远大于个人的投入。
建立一个备忘录文件夹
你需要准备43个文件夹：31天每天一个，注明从“1”到“31”的序列号，另外的12个上面写上一年中12月的名称。把每天使用的文件夹放置在前面，最前端放的那个应该标明第二天的日期(如果今天是10月5号，那第一个文件的编码应该是“6”)。随后的每日文件夹代表着本月中剩余的日子。在“31”号文件夹后紧跟着下一月的月份级别文件夹。再往后，是编号“1”至“5”的每日工作文件夹。接着是剩余的月级文件夹（12月至1月）。每天，把第二天的文件中的内容放入工作篮中后，再把这个已经的文件夹排列到后面，重新归档（在那时，它赌注是11月6日，而不是10月6日）。按照同样的方法，当下一个月的文件夹排到最前端时，（在10月31日你清空每日文件夹后，坚接着看到的就是“11月”文件夹，而所有的每日文件夹按照“1”至“31”的顺序紧随其后）把它清空，再次排在那些月级文件夹的尾部，它将代表着新一年的11月份。这是一个“永恒不变”的文件夹，也就是说，在任何给定的时间，它都保存着今后31天和12个月的文件夹。（用PDA的话，一个calandar软件就搞定，不用弄的这么复杂，但对某些情况不适用）对于你的备忘录系统而言，采用文件夹的最大好处是，它们允许你存储货真价实的文件资料（在某个日期你需要填写的表格，需要回顾的备忘录以及必须落实行动的电话留言）。
为了促使这个系统正常运转，你必须做到每日更新。如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再依赖这个系统来处理重要的资料，而不得不寻找其它途径来管理你的事务。如果你即将离开这个城市（或者在周末无法查看这些文件夹），那你必须在离开之前确保你将核查在你离开那段时间内的文件夹。
核查清单：富于创造性的提示信息
在个人管理系统中，最后一个值得注意的话题是，关注和补充你的核查清单，这里包含了构成各项工作、事件、价值、兴趣和责任的潜在成份。
通常情况下，在团队或者公司内部进行一次圆满的咨询，将会产生最具创造性的备查清单。细致而周到的备查清单也可显示出日后面试新人和培训员工时的一些重点方向。
当我与客户一起清理他们的工作篮，检查他们记在心上挥之不去的其他事情时，经常会遇到这类琐碎的“自我备忘录”：
“定期进行体育锻炼”
“确保每一次培训时，我们都有足够的评估表格。”
“多抽出些时间来陪陪孩子。”
“为部门准备更多的计划”
面对你内心这些含糊不清的承诺和兴趣，你应该怎么办呢？
首先，理清那些内心深处的计划和行动
对于大多数这类“资料”而言，某一计划和行动仍然需要我们的明确定义。对于许多人来说，完全可以把“定期参加体育锻炼”转化为“建立定期运动的计划（工作）”；和“给萨莉打个电话问一下私人教练的情况。（实际行动）”。在这种情况下，内在的计划和行动仍然需要进一步的细分以纳入个人管理体系。
然而，还存在一些情况，它们并不完全符合这一范畴。
规划工作和责任范畴内的关键性区域
像“保持良好的身体状况”这类计划也许仍然需要编制成某种清单概要，以便于定期回顾和检查。任何时候，在你的大脑中，都有多个层面的结果和标准在起作用。如果能够掌握这些情况，总不失为一个好主意吧。
我在前面曾经建议过，你的“工作”至少可以定义为6个级别，每一级别都应该拥有专门的确认手段和评估方法。对你所承担的重要工作和责任来说。每一级别分别拥有的完整而详细的目录便成为了一个了不起的备忘清单。它可包括
“事业上的目标”
“服务”
“家庭”
“人会关系”
“社区团体”
“健康和精力”
“财政资源”
“创造性的表达手段”
然而，沿着这个级别逐步下行，你也许希望，在工作范畴之内，针对你的责任范围、员工、价值标准等一切关键领域都存在一些提示信息。这类清单可能以下几点：
“团队士气”
“工作流程”
“时间进程”
“人员问题”
“工作量”
“交流沟通”
反过来，所有这些条目全都可以纳入到你个人管理系统的清单中去。根据需要给你提个醒，以保证你的航船能沿着正确的方向平稳的前进。
情况越是异常，控制力越应该加强
我们核对清单和进行外部控制的，与我们对责任范畴的熟悉程序相关。如果你坚持做某一事情已经相当长的时间。而且没有外部压力迫使你进行某种改变，这时，恐怕你只需要施加最小程度的管理措施，就能够保证以平稳的速度向前进。你知道什么时候事情一定会发生，以及如何促使它们的发生，你目前的系统状况良好。尽管事情往往并非如此。
许多时候，你需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点，直到你对情况熟悉起来。比如，如果你公司的CEO突然失踪，你不得不立即填补他的空缺，你就需要立刻过目一些资料，以掌握这项工作最为紧迫的方方面面。如果你刚刚接受了一个新职位的任命，其中的一些新的责任对你来说相当的陌生，那你一定希望拥有一个控制和管理的动作模式，哪怕只是在最初的几个月也好。
曾经有很多次，我需要暂时开列一张清单，上面写着我不得不处理的一些起任务，直到一切理顺。比如，当我和妻子决定为我们经营多年的生意创造一个全新的经营模式时，我承担了一些前所末有的职责，如财会、电脑操作和维护、市场营销、法律事务和管理。几个月来，我必须坚持认真地把这些责任范围内的核查清单经常摆在面前，填补所有的空白，尽最大努力经营好这一过渡时期。当生意在某种程度上稳定下来以后，我就不再需要这个核查清单了。
核查清单功效显著，它使你明白哪些情况不用担心。
各级核查清单
大胆地创建各种形式的核查清单。可能性是无穷的。从“生活的核心价值”到“旅游的有关事宜”。列出清单，特别是当它们出现在你的眼前时，这种方法是你生活中可以实施的最强有力的、同时也是最简单明了的途径。
为了让你的思维迸出火花，下面是我所见到过的并已经采用多年一个核查清单：
“个人主张（如有关价值观的个人陈述）”
“工作责任范畴”
“旅行核查清单”
“每周回顾”
“培训计划的组成要素”（当推出某项计划时，一切需要处理的情况，从前期到后期）
“客户”
“会议核查清单”（当准备召开一个会议时，需要筹备的所有的事情）
“焦点区域”（生活中的重要角色和责任）
“我生活/工作中的关键性人物”（定期评估人际关系，以推动事态的发展，捕捉新的机遇）
“管理图表”（需要管理和维持的输出领域和关键性人物）
“个人发展”（应该定期评估的情况以确保个人平衡与发展）
慢慢地习惯于接受各种清单，即要明确，又要持久，并乐于根据要求创建和消除某些内容。合理而恰当地运用核查清单，它们可以成为提高工作效率的非常有用的资产。
如果你已经收集到生活和工作中所有的未尽事宜的话，并且已经逐项的进行了处理，明确了它们的价值和需要并采取了适当的行动，，最后还把结果纳入了一个完整的系统（这个系统包括了对当前和“将来某时”的所有工作计划的最新概述，无论事情大小），那么你就已经为从轻松提高工作效率这门艺术进入到了下一步——回顾检查阶段作好了充分的准备。
