（2）相送。如果给客人备有礼物，应提前放在贵宾自带的车上，并给对方司机交待清楚，在贵宾上车前跟他说一声“给您准备了一份礼物放在车上了”即可。如果客人是宴请方派车接来的，则应负责将客人送回去，如果有重一些的礼物，则一定要负责将礼物送到家。
宴席间的学问比坐车的学问大得多，情况也更复杂，前面说了这么多不知道能对你有多大的帮助。其实经历才是最好的老师，宴席的这些技巧还是留给你在今后的工作中慢慢地去体味吧。
眼睛已经开始打架，得去睡了。
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小事还是做不好
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老生常谈
[]小事还是做不好
第4封来信随着我对工作和环境的逐渐熟悉和适应，再加上您的谆谆教诲，上班时的感觉比前些天好多了，只可惜——
第4封来信小事还是做不好
老同志：
邮件收到，谢谢您为我导演了一部名曰《宴请》的文字版的轻喜剧。
现在，我已经越来越理解您的苦心了：在我工作刚刚开始，一切都混沌未开，处处都急需您的指点的时候，您却不急不慌慢条斯理为我讲述于我似乎还不是最急于掌握的礼仪常识的原因了，您大概是怕我在一些常识性的礼仪方面露怯。不会做事可以学，不懂事似乎就离“倒霉”不远了，您是怕我在工作刚刚开始的时候就在一些小事上栽跟头。您说我理解得对吗？
先是坐车，后是吃饭，下面的礼仪知识该讲什么了？您看您这个学生多笨，始终搞不清自己需要的到底是什么。我猜想，前面两节讲的都是出门在外的事，这回是不是该讲讲办公楼里面的事了？比如接打电话，比如开会、办事，比如如何与领导及同事们相处等等——这都是我瞎猜的，千万不要因此扰乱了您的教学计划。
还是跟您汇报一下工作上的事吧。现在上班时的感觉比前些天好多了，一方面可能是对工作和环境越来越熟悉和适应的缘故吧。另一方面，可能是更主要的，您的来信在很大程度上帮我恢复了信心，特别是每当我想起有您这样的坚强后盾时，我就什么都不怕了。
今天，我们公司召开集团行政工作会，这对于我们公司来说可不是件小事，公司几位正副总裁，公司总部的各部部长，全国各地五十多家子公司、分公司的总经理全都赶来参会。会议自然是由我们总裁事务部主办，为此我们提前一周就开始紧张地筹备了，为了印制会议资料我还跟着加了两次班呐。
上午开会时科长派我负责签到，望着这些风采各异的人物相互打着招呼步入会场，再注视着这些人在我面前一一止步，漫不经心地在签到簿上签上那响当当的名字（至少于我是响当当的名字），不知怎么搞的，我的内心竟会升起莫名的紧张与兴奋来。就在我正暗自发神经的时候，科长突然跑过来问我：时间差不多了，人到得怎么样了？
见我在那儿愣愣地发呆，知道我根本就未曾统计，他便低声地嘟哝了句什么并一把抓过签到簿，一页页地统计起来。等他转身向主席台跑去时，主席台上的领导已经宣布开会了。
这么点小事都干不好，您说我是不是够笨的。
祝您身体健康！
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办会的细节百密不可一疏（1）
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办会，办公室三大基本功之一，也是许多职场新人永远绕不过去的一道坎。看起来很深奥，谜底却简单得只有一句话——
[]办会的细节百密不可一疏
第3封回信第3封回信办会的细节——百密不可一疏
小爽：
来信收到，再次领教了你的嘴上功夫，恭维吹捧之时也少不了夹枪带棒的：表面上口口声声说是越来越理解了老同志的苦心，其实还是在怪我不知轻重、不分缓急地给你说了这么多的礼仪知识。在扬言千万不要因此扰乱了我的教学计划的同时，还是为我列出了下一步你最想知道的东西——接打电话、开会、办事，与领导及同事们相处的技巧等。
你的心思我自然理解，也正如你所说，此前，之所以占用这么多的时间与你探讨你可能还一时用不上的礼仪知识，是怕你在一些小事情上出丑。另一方面，我也是有意把你最想了解的东西，如做事技巧等往后放一放再说，倒不是有意逗你着急，而是想叫你在这方面有一些切身感受后，更易于沟通。
细想想，礼仪方面的知识，通过前面二讲，你也应该有了一个大体的概念。至于其他方面的礼仪知识你可以再看看相关的书籍，有可能的话，我也可以在以后的通信中穿插着向你择要介绍。那么从现在起，我就满足你的要求，不再专题讨论礼仪知识，而把讨论的重心从出门在外向办公楼内转移。今天你在信中提到了自己在公司行政会上闹出的笑话，那么，我索性就顺着这件事说下去。
中国的会多，这一点众所周知。要想使会开得成功，达到预期的目的，其中有很多的学问。介绍如何开好会的书籍有不少，但我今天要说的不是开会，而是办会。两者的区别何在？好比看戏，开会是台上人讲，台下人听，一切都在前台；办会是指会议的筹划、准备、组织、操作、落实等，工作则在后台。作为单位综合部门的一名工作人员，掌握必要的办会知识是做好工作的前提。
今天你们公司召开的行政工作会属于大型会议，会议的组织较为复杂，常常需要一个或几个部门的一批人共同完成。以你目前的身份一时还不大可能独立担当如此重任，届时只需按照领导的要求做一些具体工作就行了。所以这里也不讲，今天只讲中小型会议的组织。
假定你们事务部要主持召开一个由部分部室负责人参加的专业会，同时有集团领导出席讲话。一般来说，这类会议的组织工作比较简单，部门也不会投入更多的人来操办，通常只随便指定一个人操办一下就可以了。假定这个操办的任务就落在你的头上，那么你应该做哪些工作呢？
一、会前的准备
就是要根据会议的主题确定会议的议程、准备会议材料、确定参加人员以及会议的时间地点等。
（1）准备会议材料。
除会上使用或发放的材料外，如有领导出席讲话，还应提前弄清是否需要为领导准备讲话稿或讲话提纲。因为在很多情况下领导出席只是为了提高会议的规格或表明领导对会议内容的重视程度，以便会后推行和落实，所以领导对会议本身的了解通常也远不如主办部门深刻。这种情况下，有些领导就喜欢叫主办部门准备讲话稿或讲话提纲。因此，在筹备有领导出席的会议时一定要问清楚是否需要准备讲话材料，由谁准备等。如果等临开会时，领导要讲话材料你却拿不出，就很被动了。
在为领导准备讲话材料时，除了要讲清楚会议的目的、意义、要求之外，还应善于把主办部门通过会议所要达到的目的通过领导的嘴说出来（这也正是主办部门组织会议并邀请领导出席的根本原因）。
（2）确定会议的时间、地点和参加人员。
在确定会议参加人员时，除与会议主题相关的部门和人员外，如有需要对会议进行宣传报道的话，还应考虑请新闻媒体的人员参加。在确定会议时间时，在保证会议不与公司其他活动相冲突的前提下，尽量根据出席领导的方便进行安排。
确定会议地点时，除了要与参会人数及身份相适应外，还应满足会议形式的需要。根据会议内容或所要达到的效果不同，所采取的会议形式往往也不尽相同，一般可分为主席台式、座谈式、分组式等等，而会议的形式不同对会议室的要求也各不相同。此外，还应考虑悬挂会标、音响系统等相关因素。因此，除非你对拟定会议地点的情况非常熟悉，否则在最后确定会议地点之前一定要实地考察一下，以确保不出纰漏。
（3）发放通知。
会议通知通常包括以下内容：会议的名称、会议时间、地点、主办部门、出席领导、参加人员、主要议题等。此外，如需参会部门或人员在会议上发言或讨论的，也应在通知中一并说明，以便对方有所准备。发放会议通知的方式很多，如传真、邮件、信函、电话以及当面送达等。选择哪一种方式均可，但关键是确保该会议通知能够及时准确地送达参会人。
为了确保不出纰漏，在发放会议通知的同时或之后应进行适当确认。如以信函邮寄或当面送达（包括自取）时应进行签收确认；以邮件或传真方式通知的，发送后应另行以电话方式确认对方是否收到，内容是否清楚完整等，同时记录收件人的姓名；如以电话方式通知，在口述通知内容之后应请接收人重复通知的内容，确认无误后记录接收人姓名。近年来，随着办公自动化（OA）技术的不断普及，企业内部的通信联络越来越多地基于内部网络来实现，我们发出通知后随时可以查看对方是否已经接收，给工作带来了极大的便利。但越是如此越应及时检查各接收方是否已经及时接收，如发现有问题应及时以电话等方式督促其及时接收。
（4）会场布置。
对于规模较大的会议，一般要提前进行会场布置。会场布置一般包括桌椅的摆放、桌牌的制作和摆放、会标的制作及悬挂、音响系统的调试等。其中最不容忽视的工作是桌牌的摆放，之所以不容忽视，是因为桌牌摆放的实质是参会人员的座次问题。在上一封信中我们已经谈了宴会中的座次问题，而会议的座次与宴会是不尽相同的。
小型会议座次的排列一般只考虑主席一人的座位即可，其他人可自由择座。确定主席的座次一般有三个原则，即面门而坐、居中而坐和居右而坐（注意，这里讲的是进门方向的右侧）。而大型会议则应考虑主席台、主持人、发言人位次。主席台的位次排列的三个原则是前排高于后排，中央高于两侧，右侧高于左侧（政务会议则为左侧高于右侧）。主持人之位可居于前排正中，亦可居于前排最右，发言席一般可设于主席台正前方，或其右前方。
安排座次除了要懂得座次的高低外，还应明确参会人员身份的高低。通常在任何一个机构内都有一个不成文的排序原则和习惯，在确定桌牌排列的次序时，要在尊重习惯的前提下，根据参会人员的实际进行仔细推敲。在无绝对把握时，可向领导或同事请教。
（5）熟悉相关情况。
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办会的细节百密不可一疏（2）
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这是所有的会前准备工作中最容易被忽略的环节。就是要在会前抽出一些时间对与会议主题相关的背景资料进行必要的研究，要弄清楚有关问题的来龙去脉以及影响工作进展的症结所在，要对有关的数据了然于胸。因为你无法保证会议讨论的范围不会超出你准备的内容，而作为会议的主办部门的人员也应随时应对与会人员特别是领导的询问，如不能及时准确地回答这些问题，不仅会影响会议的进度和质量，也会给人留下工作能力不强或对所分管的工作心中无数的印象。
二、会议期间的组织工作
会议期间的组织工作至少应从会议召开前的半小时算起。
（1）再给参会人员提个醒。
如果参会人员不是很多，而会议内容又较为重要，且有主要领导出席的话，应提前给所有参会人员再打一次电话提醒。读到这里，你大概会有些不以为然了，反正通知已经发了，即使对方忘了开会的事情，责任也不在你，何必多此一举呢？其实不然，作为会议的组织者，你有责任保证会议准时顺利地进行，因此再次提醒也是必要的。如果对方真是因忙于其他工作而忘记了开会，经你的提醒后，对方自会心存感激。
另一方面，如果在会议开始后，真的发生多人未能准时到场的情况，出席的领导难免会怀疑这些人迟到的原因到底是对方忘记了，还是会议主办部门的通知有误。最可怕的是在这种情况下领导大多只是心存不满而并不当面责问，因而你根本无法找到辩白的机会，如此岂不是很冤枉吗？
（2）带齐相关的物品。
在你去会场之前应仔细检查一下所带物品是否齐全。一是与会议有关的各种资料和会议签到表；二是已经下发的会议通知，因为上面写有会议的时间、地点、参加人等相关信息，会上很可能会用得着；三是所有参会人员的联系电话，以备有人未到时催叫；四是记录用的笔和本。其中笔最好带两支，一方面防止因意外而影响记录，另一方面如果参会的人员中有人未带笔时可以借其使用。如果你用的是钢笔，则应提前灌足墨水。作为会议当然的记录人，无论何种原因，会议中钢笔没墨水了总是很尴尬甚至是很要命的事情。当然，如果能带个数码录音笔进入会场就更稳妥了。以上物品都收拾停当，就应该赶去会议室了。
（3）第一个进入会场。
作为会议的操办人，你应比其他参会人更早进入会场，具体的说你至少要提前15分钟到达会场。其主要原因是：一方面，作为会议的组织人，你应赶在其他参会人到来之前对会议的有关细节再进行一次检查，包括会议室的门是否已经打开，照明、音响、会标、空调以及会议用水等是否已经准备就绪。另一方面，如果参会人员先于你到达会场，却未发现任何要开会的迹象，则很可能对会议通知或自己的记忆产生怀疑而引起不必要的混乱。特别是当会议召开的时间与通知发出的时间间隔较长，或会议通知曾出现过变动（如曾变更过会议的时间或地点等）的情况下更是如此。
（4）做好会场的组织工作。
当参会人员陆续到达时，你的主要任务是签到和发放会议材料，必要时还要安排或引导参会人员就座。签到的主要作用一般有两个：一是对于某些重要会议，其签到表将作为会议资料的组成部分归档备查；二是作为人员到会情况的统计，对于大多数会议来说，后者的作用大于前者。因此，在签到过程中应及时统计人员到达情况，对未按时到达的应及时催找，在会议开始前的几分钟应向主持人报告人员到会情况，以便主持人作出是否准时开会的决定。
（5）应对意外情况。
对于办会人员来说，最令人头痛的大概就是开会时间到了而参会人员却不能到齐。打电话催人也就成了办会人员的重要任务，但电话催找的最大问题是你无法确定对方是将开会的事情忘记了，还是正在赶来的路上，或是临时有了什么特殊情况。如果催促的电话打得早了，被找的人可能正在路上，明明可以在开会前赶到的，如今被你电话一催就如同真的迟到一般，难免会令对方心生不满。如果真的等开会时间到了再打电话，则会直接影响到会议的正常召开，又会引起领导对你的不满。因此说，最好的办法还是如前面所说的，在会议开始前半小时到一小时的时候，对所有参会人员再提醒一遍。这种情况下，即使真有人未能按时到达会场，你也可以明确地告诉主持会议的领导对方很快能到，让主持人心中有数。
会议开始后，办会人员的主要任务是做好会议记录以及在必要时向会议提供相应的服务。会后的工作也不少，根据每个会议的内容和领导的具体要求不同，会议的收尾也不尽相同，但一般不外乎会议纪要的撰写、会议资料的整理归档以及会议议定事项的督办落实等几个方面。严格说来，这些工作已超出办会范畴，在此不再详述。
下次再聊，祝工作顺利。
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我参加了五人协调小组
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老生常谈
这段时间实在太忙了，每天至少要工作十三四个小时以上。每次见到枕头的那种亲切感比当年高考冲刺期间还有过之。因为——
[]我参加了五人协调小组
第5封来信第5封来信我参加了五人协调小组
老同志：
这些天里没有了我的催逼，你的心情想必轻松了不少。可对我连续多日不回信的行为，您一定会颇为不满吧？甚至会怀疑我对您的教程不似开始时那样上心了？我向您保证：绝对不是。一方面，我这段时间实在太忙了，每天回到宿舍时都已是半夜时分，人早已疲倦得不行，实在顾不上看您的来信；另一方面，我一直觉得读您的来信需要有充裕的时间、安静的环境和良好的心情，独坐在电脑前细细地倾听您的教诲，享受您的关切，品味您的睿智……这些天里，我虽不止一次打开您的邮件，但总是看看那充满诱惑力的题目《办会的细节——百密不可一疏》便强忍着退出来，生怕匆忙间无法领会其精要，辜负了您的一片苦心。
说了半天，我还没告诉您这些日子我到底在忙什么。最近由于国家对几种外贸商品的出口退税政策进行了重大调整，我们这家大型国企首当其冲地受到影响，而这种影响不仅仅是表面上的利润指标问题，而且要深远和复杂得多。对此，国家经贸部门专门成立了一个调查小组进行专题调研，我们公司就被确定为调研的对象之一。根据调查组的要求，我们公司从有关部门中抽调了五名人员组成临时协调小组配合调查小组开展工作，五人中有四人是四个部门的副部长，而第五个人就是我这个屁事不懂的小丫头。您可不要以为我能够进入这个五人临时协调小组意味着什么，其实原因很简单，前面四个人是负责协调的，而我则是负责跑腿的。当时，这个跑腿的名额给了我们总裁事务部，而部里的每个人手头都堆着一大摊子事，只有我是个闲人，领导就把我派了出去。
去之前也没觉得有什么，反正在哪也是打杂跑腿呗，可报完到，才发觉事情远非想象的那样简单：一来其他四人除了协调调查工作外，自己本身还都有一大摊子事，所以只是有事的时候才露露面，大多数时间根本不见人影。我不仅成了唯一的常驻代表，而且还担负起调查组与协调小组之间的联络员职责。二来调查组人手少，调查内容复杂，加之上级限定的期限又非常的紧，所以大家每天的工作时间都在十个小时以上。我负责的工作包括：根据调查组开列的题目到公司有关部门收集各种调研资料、各种会议的记录、各种文字材料的整理打印装订、各种文件资料的管理，以及为调查组端茶倒水整理房间等相关的服务。
您是内行，一定可以想象得出这是多大的工作量了，最要命的是我在此前对这些工作几乎一无所知，工作起来的难度就更大了。所以说，其他人每天的工作时间一般不少于十个小时，而我每天的工作时间则至少要在十三四个小时以上。每天工作结束后回到自己房间，见到枕头的那种亲切感甚至比当年高考冲刺期间还有过之。
工作忙我倒不怕，最叫人头疼的莫过于根据调查组的要求向公司各部室收集有关资料的工作了。由于此次调查涉及范围较广、层次较深，再加上调查组与公司看待问题的角度差别较大，调查组开列的题目公司回答起来都颇感吃力，所以遇到的阻力都比较大。要么一拖再拖，要么敷衍了事，我这个小姑娘就成了钻进风箱的老鼠——两头受气。催得紧了，人家根本不买你的账，时间拖得长或答复得不像那么回事，调查组这边又交不了差。真是难死人了！有时我真想问问您该怎么办，可想想您发来的邮件都没时间看，问了又能怎样呢？幸好财务部的那位副部长（是五人协调小组成员之一，本来他在组内的工作最多，可由于忙把大部分工作也都推到了我身上）见我可怜，在每次遇到难题时都会帮我出出主意，甚至亲自出面帮我搞定，才使我不至于太狼狈。
虽然这期间冒傻气的次数不少，但总算完成了这次任务。在调查组撤离之前和公司领导座谈时，还大大地表扬了我一番。后来回到部里，部长也说我任务完成得不错，甚至还放了我半天假以示奖励。
现在终于可以静下心来读您的信了。真没想到上封信里刚对您讲了我在会议签到时“犯傻”的事，您今天就调整了讲述计划，为我讲解了办会的细节，而且是绝对地量身订做。如此的苦心，实在令小爽感动不已。感动之余也终于体会到了什么叫“百密不可一疏”，原来即使这样一个小小的会议，组织起来也有这么多的讲究，以这样的标准来衡量，自己要学的东西实在太多了。其中最令人感到震惊的是您关于会议通知发出后再确认，以及会前再提醒的细节描写，真不知道原来工作是应该这样做的。同时也发现了自己的百密一疏——如果不是恪守自己订立的这些破框框，强行将这封信推迟到此刻才读的话，也许我这一周多的工作会更加圆满一些的。
书到用时方恨少，这一周多的经历使我学到了许多东西，也使我对您的讲述有了更加深刻的理解，当然也就更加渴望及时得到您的教诲。您的“傻瓜教程”进度还是再快些吧。
祝全家好！
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确认与反馈（1）
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小爽
杜绝“大脑进水”最有效的办法是你在接受任务时要先确认。
赢得领导信任的最好途径是完成任务后及时反馈。
[]确认与反馈
第4封回信第4封回信确认与反馈
小爽：
信收到。在这封信里我重又感觉到了你那份固有的自信，用你自己的话说，工作中虽然仍不时地犯点傻，但看得出你做起事来已经越来越得心应手了。是不是可以说，至此，我们的小爽已经基本走完了从在校学生向职场白领过渡的第一个阶段——恐慌无措期。既然如此，我们关于工作的讨论又可以继续向纵深挺进了。
根据你的要求，从今天起我们就聊聊有关做事的一些细节——这也正是你很长时间以来一直期待的话题。一般说来，做事是一个较大的概念，大概人类所有有目的的活动都可以称之为做事。但这里探讨的做事只局限于工作中的一些具体方法和原则。
确认——帮你杜绝“大脑进水”的法宝
看电影引出来的确认法则。
我们这个年龄的人，小时候最高级的娱乐活动莫过于看露天电影了。在电影有限的题材中，数量最多也最令我们感兴趣的当属战争题材了，抗日战争、解放战争以及抗美援朝战争等。我甚至形成了“战争片”情结，成人之后，在电视中仍不止一次地重温这些早已稔熟的片子。但就在不知第几次重温这些片子时，一个早已熟视无睹的情节却引起了我的注意。在多部“战争片”中都有一个非常类似的情节，就是在指挥员布置完任务后，接受者都要当面重复一遍，即使在战斗最激烈的时候也是如此。
最初我只以为这不过是个习惯而已，并没有什么。后来想想不对，打仗可不同别的，流血乃至胜败往往只是顷刻之间的事，在这分秒必争甚至是千钧一发的时刻，如此重复（啰唆）岂不是浪费时间?导演如此安排是否有些做作？但后来随着阅历的增长，才明白这个情节非但不是做作，而且是极其必要的。因为只有这样，才可以确保执行者全面准确地理解指挥员的战略意图，避免双方理解上的偏差（重复有助于你加深对命令的理解，而对方也能从你的复述中及时发现自己的漏洞或你理解上的偏差，加以修正）。在分秒必争的时候，尚且不能省略复述确认这一环节，可见其何等的重要了。
什么时候需要确认？
在日常工作中，需要你复述确认的地方是很多的。当领导向你布置任务后，你需要以最精练的语言将其复述确认后再去执行；当你接到一个电话（如会议通知），你应当在挂断电话前向授话人复述一下电话内容；当你以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后，应主动向对方确认是否收到、是否完整清楚、有无疑问等。
确认需要技巧。
话好说，但实际操作起来困难却不小。一是容易忘，特别是当任务紧急或手头工作非常多的时候，就常常顾不上了。对此没有更好的办法，只能靠习惯的培养。二是当对方并不习惯复述确认这种工作方式的情况下，容易被认为是多此一举甚至可能会给对方留下行事拖泥带水的印象。这说明我们在复述确认时还是需要讲究一些技巧的。
——当领导向你布置工作时，如果内容非常简单，你可以不留痕迹地进行确认：“我知道了，叫×××下午3点半之前把会议通知发出去。”“您要近三年的公司生产完成情况统计资料，我现在就去找。”当领导布置的工作内容较多或要求较为复杂时，你在进行复述确认时既要力求精练且富于条理，同时还应加入自己对交办事项的理解，准备采取的主要措施、方法等内容，“这件事我初步想这样办，您看行吗？”这样不但不会使领导感到啰唆，还会使他对此后的办理效果更加心中有数。
——当你接到电话通知时，由于授话人关注的焦点正是接收方能否全面准确地理解自己讲述的内容，所以当你主动要求复述一下通知内容时，对方会很乐意听的。关于接电话的礼仪和技巧等问题在这里还想再多啰唆几句。当你办公桌上的电话铃声响起后，要尽快接听。要注意养成左手拿话筒的习惯，因为这样当接收的电话内容需要记录时，你的右手可以很方便地拿笔记录。当然，平时注意在电话旁边备一支笔和便笺纸也是十分必要的。拿起听筒后应主动打招呼并自报家门：“您好，这里是××公司（部门）。”或“您好，我是×××。”说话时语气要亲切友好，要力争使对方从声音中感觉到你的微笑。
在你所接的电话中有相当数量是打给你所在部门的，典型的如会议通知等，接听后你还要将内容向领导汇报或转述。这时，你除了仔细听取、认真记录外，还要想到当你向领导汇报时，除了对方通知的内容以外，领导可能还会问到哪些问题，你在向对方复述确认通知内容的同时，还要将领导可能会问到的各种问题一并搞清楚（这样在向领导汇报时才不会出现一问三不知的尴尬局面）。最后，在通话结束前，不要忘记留下对方的姓名和电话号码，以便发生疑问时可以进一步核实。
——关于以传真、邮件等非面对面方式向他人传递信息后的确认问题，在前一封信讲述发放会议通知时也曾提及，这里我想着重说一下需多次重复确认时的一些技巧。比如你向对方发送了一份传真，你当然应该打电话确认对方是否收到以及内容是否齐全清楚等，但对方可能并不在传真机旁，或确认传真有问题还需要再重新传一次，这时你可能会还要再次甚至多次进行确认，执行起来很繁琐。其实你只需略施小技，就可以省去多次确认的麻烦，又可以确保不出差错，至少差错的责任可不必由你来承担。具体方法就是当你遇到类似情况时，只需在电话中说一句：“您看这样好不好，如果没有问题就算了，如果有问题请您给我来电话，我的电话是×××××××。”
总之，及时地复述确认不仅可以帮你避免大脑进水的情况发生，更重要的是它还可以帮你在领导和同事的心目中树立你工作干练、作风严谨的良好形象——这对于一个年轻人可是极为重要的。
反馈——帮你赢得领导信任的绝招
反馈与确认不同，确认大多在事先，其目的是为了确保执行过程中不出现偏差；而反馈则在事中和事后，是为了让领导及时掌握情况，以便及时决策或避免不必要的担心。
为什么要反馈？
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确认与反馈（2）
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作为下属，我们有义务对上级交办的任务负责。作为一名优秀的下属，不仅要善于完成领导交办的各项工作，而且还应向布置工作的领导及时反馈工作进度和结果，即所谓“事事有着落，件件有回音”。一般来说，对于比较重要的工作，当工作全部完成，或进行到一定阶段，或完成过程中遇到了困难甚至发生了始料未及的新情况时，我们都会及时地汇报，这一点并不太难做到。但对于那些不太重要，或领导甚至没有明确要求的小事情，就常常忽视了及时反馈，甚至会觉得整天拿着些鸡毛蒜皮的事在领导面前絮叨会有损自身形象。其实并不尽然。
每件事情都要反馈吗？
“事事有着落，件件有回音”并不意味着对接受的每一项工作都要进行反馈。至少以下几种情况我们就可以省去反馈的麻烦：一是当领导能够及时清楚地感觉到你的工作成果的时候。举一个极端的例子：领导正在开会，突然停电了，领导叫你去探明原因，你去后很快恢复了供电，会议继续进行。如果这时候你再向领导说明情况就显得多余了。类似的情况还有很多。再如领导交办的一些私事，一般情况下办后也无需反馈，因为办理的结果通常会通过领导的私人系统反馈到领导耳朵里，如果你再汇报就有表功之嫌了。二是经过长期的磨合，在千百次的准确执行过程中，你的办事能力已经获得了领导的充分信任，凡是交你办的事从未出过差错。这种情况下，你可以不必事事汇报。
反馈有缓急之分吗？
有些事无论领导多忙都要立即反馈，有些情况的反馈则要掌握好时机。衡量一项工作是否必须立即反馈的标准不是看事件本身的重要程度，而是看领导对这件事情的关注程度和这件事的紧急程度。随便举几个例子：领导正在组织一个重要会议，而会后还要赶着去拜会一个重要客户，请你帮忙要车。这该算是小事了吧？我们只需打个电话即可，事后还需要反馈吗？再如，领导的上级急需一份资料，领导请你帮忙送过去，事后你需要向领导反馈吗？
不知你是怎样认为的，依我说，这两件事都需要反馈，而且还要尽快。先说要车。很显然，领导是在赶场，时间性非常强，各环节间决不允许出现任何纰漏。处理这件事的要诀有二，一是在通知司机出车时间时，要有一定的提前量(不少于10分钟)，二是要及时反馈，这样领导才不会担心后面的拜会而安心开会。如果你没有及时反馈，而恰巧领导散会后在指定地点又找不到车（司机晚到几分钟是常有的事），领导会作何感想？至少会给领导留下该同志办事不牢靠的印象。至于送材料的事，因为事关领导的上级，领导会十分在意你送到的效率和上级的反应，只有得到你的圆满答复才会令他放心。
反馈同样需要技巧。
对于那些不是很急迫的工作，反馈时就要掌握时机了。最好选择在领导不忙或没事的时候，如与领导一同坐车或大家在一起闲聊的时候，汇报语言应力求简练，突出结果淡化过程，切忌将汇报变成表功会或诉苦会，否则容易使领导怀疑你汇报的动机而达不到应有的目的。汇报方式也应尽量随意一些，像聊天一样，不露痕迹地将需要让领导知道的信息传递出去。这样不仅领导听起来轻松，也不会给周围的同事留下你这个人喜欢围着领导转的不良印象。
时间不早了，由于涉及这方面的内容较多，一时间很难说得清楚，还是留待下封信里再说吧。
祝工作顺利。
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做事越多出错越多吗
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老生常谈
对于我们这些职场新人来说，在工作中究竟是多做一些好呢，还是少管闲事好呢？真的像大家说的那样——
[]做事越多出错越多吗
第6封来信第6封来信做事越多出错越多吗
老同志：
今天我是在上班时读您的这封信的，这可是第一次。这两天我们的科长陪部长出差了，我手头的工作也都干完了，终于有了这难得的喘息之机。坐在办公室里读您的信其感觉与以往颇有不同：一边咀嚼着您关于做事的智慧，偶尔再回头看看身边那些低头忙碌着的同事们，心中便会生出一些对照与联想：这些工作经验与阅历要远胜于我的同事，他们是怎样看待和把握这些工作上的细节的呢？在以往的实际工作中，他们遇到相似情况又是怎样行事的呢？这种对照与联想大大加深了我对您所讲述内容的理解。
不知怎么搞的，随着您讲述内容的逐渐深入，在我的内心深处反倒越来越多地感到了一种压力和恐慌，一种与工作之初全然不同的压力和恐慌。如果说当初的这种感觉完全是出于无知，那么如今则恰恰相反。应当说在最初的两封回信里，您帮我澄清了许多模糊的概念，而后两封信里您所讲的内容则使我惊讶地发现，在那些毫不起眼的小事之中，却隐藏着那么多的沟沟坎坎，稍有疏忽都可能捅出大漏子。以我这风风火火的性格，要想达到您的要求恐怕不是一天两天的事情。
透过最近这两封信里有关做事的诸多细节的描写，使我对您行事风格和做事原则极是折服——力求最好，不出纰漏，为此甚至要做一些超出自己职责范围的工作。但我常听同事们说的一句话却是“做事越多出错越多”。我想了半天也搞不清这两种说法是不是互相矛盾，对于工作上的事，到底多做一些好呢，还是少管闲事好呢？望老同志不吝赐教。
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不要将球停在自己脚下
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小爽
不论是工作还是责任，千万不要把它滞留在自己手里。如果不能保证及时准确地把它传递出去，不如从一开始时就不接。
[]不要将球停在自己脚下
第5封回信第5封回信不要将球停在自己脚下
小爽：
来信收到，工作时间看信写信可不好，领导在与不在应该一个样才对嘛——开玩笑的。
在信中你提出了一个十分尖锐的问题：工作中应不应该多管闲事？
近些年来，有一种说法十分盛行，即“无功便是过”。其实我倒觉得对于我们这些以事务性工作为主的小人物来说，更应该树立一种“无过即是功”的思想。正如你在信中总结的那样——力求最好，不出纰漏。就像踢球，破门得分当然是一个球队的终极目标，但不能因此就要求场上的所有队员都围在对方球门前，去争抢临门一脚的机会。在绝大多数的时间里，我们绝大多数队员的职责是拦截、抢断、盘带和传递。那么，能否及时准确地将传到自己脚下的球传出去，就成为衡量一名球员是否优秀的重要标准。
这个标准里至少包含了两个基本要素：及时与准确。先说准确。上一封信里讲到的确认与反馈都是保证你将工作中的球准确地传递出去的重要方法，为了便于你的理解，还想再啰唆几句。如果从概率论的角度而言，当然是做事越多出错越多，但我们总不能因此就消极地一事不做吧，正确的态度应该是在积极做事的基础上避免出错。如果分析出错原因，就会发现最容易出错的环节常常是职能交叉的地方，即两个人（或部门）的结合部。那么怎样才能有效地杜绝在职能结合部位出错的现象呢？用我自己的话说就是——将自己的职责范围向外扩大一环。
需要注意的是，将自己的职责范围向外扩大一环只是为了确保将接力棒递交到下一名队员的手中，不让棒落到地上，而不是代替队友跑下一棒。从这个意义上说，分清职责又是十分重要的事情。在我们的身边，好心办坏事的情况是很多的，例子也是不胜枚举。
我自己也曾做过类似的傻事。有一次，其他处室的一个做文书的老大姐，来我们部门退还文件。她似乎并不知道我们处接收文件的工作应归文书老王负责，进门后第一眼看到了我，就过来要求我签收。我虽觉得这样似有不妥，但由于当时很年轻，面对这样一位年长我许多的老大姐的要求，实在很难拒绝。何况老王在另一幢楼办公，离此甚远，叫老大姐拖着胖胖的身子再跑这样远的路也有些于心不忍，所以略一迟疑便接了下来。心想，还是我替她给老王送去吧。但令我万万想不到的是，老王看看文件后却说：谁让你接的，这个文件是需要几个部门会签的，她们部门阅后应依次传给下一个部门。你给她退回去，叫她依次向下传。
至此，我才知道自己又办了一件傻事。真的退回去吗？想想老大姐那晴转多云的脸色，我立刻打消了这样的念头。再看看老王那倔倔的神情，知道指望老王收下文件也是不可能了。最后只好跑到下一个部门才把文件传了出去，同时也暗下决心再也不管这闲事了。
可没过几天，那位老大姐又来传文了，一进门就径直向我走来。这次我可吸取了上次的教训，明确地告诉她，文件应该直接送给老王。老大姐听后似乎很不高兴，上次不就是你接的吗？你们处到底有没有个准谱？虽然在我的再三解释下，老大姐走了，但脸色远不像上次离去时那样好看。
问题出在哪里呢？很显然，如果我一开始就把问题讲清楚，告诉对方应该将文件退给老王，就不会有后面一系列的尴尬了。当然，拒绝是要讲究一些技巧的。仍以此事为例，在老大姐第一次来退还文件时，不仅要向对方讲清情况，还要使对方能够愉快地接受。如：对不起，我们处有规定，这份文件应该由老王签收，您是不是再辛苦一趟直接给老王送去？如果您实在忙不过来，我就替您跑一趟。话说到这份上，对方一般都会高兴地转身离去。即使对方真的因为某种原因请我们代劳也会心存感激的。真若如此，我们也就只能辛苦一趟了，同时别忘了告诉对方：如果老王那边有什么问题我再找您。此后如果真的遇上老王拒收等意外情况，我们再回头找她，她也不会怪罪到我们的头上了。最后，即使真的不得不由我们替她把文件传给下一个处室，那么在对方心中则又会对我们多出一份感激。
你说，有了以上的经历，老大姐还会第二次请我签收文件吗？当然不会。
这就是拒绝的艺术——在拒绝的同时，还应让对方心生好感。
做好你该做的事情，同时也要善于对不该你做的事情说不。
什么是你该做的事情呢？一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”，为了保证一个组织的正常运行，每个人在做好本职工作的同时，还应该善于合作、补充和互助，即做一些属于你职责范围以外的事情。
最聪明的做法是，每当你接受一项任务的时候，首先要分清是否属于你该干的事情。是，则无条件地做好；不是，则应分清责任——叫我干可以，但我这是在替你干，是帮忙。分清责任后也应有选择地做，下列三种情况最好还是不介入为妙：一是要你做的事情已经超出了你的能力所及（答应下来的事就应力争做好，做不好不如不做，不要帮倒忙），二是分内的事情已令你无暇他顾（不要种了别人的地，荒了自己的田），三是你的介入于事并无补益。前两点较好理解，第三点可能略显抽象，举个例子就好理解了。
