结构,就像在第三章的啤酒游戏中看到的,是使我们在复杂的情况下无能为力的根由。
事实上,在日常语汇中,我们对因果属性的描述多是线段式的。它们只有部分为正
确,因为它们都偏向叙述反复回流动环的一部分,而不是整个过程。
以新语言描述系统
另外一个被系统的回馈观点推翻的观念,是自我中心主义,换句话说,把自己看作
活动的中心。当多数人说“我正在加满杯子的水”时,暗示了他自居于人类活动舞台的
中心。然而系统观点却指出,人所扮演的任何角色都是回馈环路的一部分,而非独立存
在于回馈环路之外。这代表了一种根本观念的重大转换。它让我们看清自己如何不断地
影响周遭环境,同时受到周遭环境的影响。近代生态学家也强烈地主张一种新观念,那
便是把自己看作自然的一部分,不能与自然分割。
所有的行动,都是自然环境运作下的产物。我们由于深深陷入自我中心主义之中,
片段的思维方式导致自我认知的极大偏差。军备竞赛该由谁负责?从每一方线段式的观
点来看,责任明明在对方:是对方的侵略行动引起我们作出建立军事力量的反应。线段
式的观点总是简单地归结出责任所在。所以当事情出了问题时,便开始责怪某人或某事。
在系统思考的过程中,我们放弃必定要由某人或某单位负起责任的假设。系统的回馈观
点建议大家,应共同分担系统所产生的问题。虽然未必每个有关的人都拥有相等的力量
去改变系统,但显而易见的,寻找代罪羔羊绝不是解决问题的方法。
最后,系统的回馈观点显露出人类语言的限制。当我们尝试以文字描述系统,即使
很简单的系统,像是将玻璃杯注满水,都显得相当笨拙:“当我进行注满一杯水时,有
一个回馈的影响引起我调节水龙头,调整了水流并回馈以改变水位。整个过程使水上升
到我想要的水位。”这正是为什么我们需要一种新语言描述系统的原因。如果描述像注
满玻璃杯这样一个简单的系统都如此笨拙,那么使用日常语句来描述组织里面多重回馈
环路时,我们的困难将大得无法想象。
这一切都要费一些功夫才能逐渐习惯。我们习于以线段式语言来描述我们的经验,
因为用它来描写因果关系与责任归属,是既简单又熟悉的方法。这不是说必定要放弃它
们,因为有许多状况,简单的线性描述就已足够了,使用回馈环路反而浪费时间。但是
处理动态性复杂的问题时,就非得使用系统语言不可了。
系统思考语言的三个基本元件
回馈环路(或“动环”)有两种不同的类型:“不断增强的回馈”(reinforcing
feedback)与“反复调节的回馈”(balancing feedback)。增强(或扩大)的回馈过
程是成长的引擎。不论何时,只要事情是在一直成长的状况下,你便可以确定是增强的
回馈在运作,而它的影响可以是正面,也可以是负面的。增强的回馈也会产生迅速衰败
的形态:原本些许的下降,被扩大成急剧、甚至不可收拾的下跌。像是发生金融恐慌的
时候,银行资产的不断减少便是一例。
不论何时,只要发现有目标导向的行为,就是有调节作用(或稳定作用)的回馈在
运作。以开车为例,如果目标是停车,那么调节的回馈就以煞车运作;如果目标是每小
时移动60英里,那么调节的回馈将使你加速到60英里为止。“目标”可以是明确的,例
加一个公司寻求期望的市场占有率;“目标”也可以是隐藏不明显的,例如有些恶习,
虽然想除去,却始终陷溺其中。
此外,许多回馈环路——包含“时间滞延”——会干扰影响的过程,而使得行动的
结果以渐进的方式产生。
系统思考的语言都是由以上这三个基本元件建立起来的——不断增强的回馈、反复
调节的回馈和时间滞延,就像句子是由名词与动词建立起来一样。一旦我们学会这些构
成元件,我们便能够开始建构许多“系统故事”,也就是下一章所要介绍的系统基模
(systems archetype)。
增强的回馈:雪球效应
当置身在一个增强的回馈系统中,因为改变是渐进的,你或许不易察觉小小的行动
如何能发展成巨大的影响,不论是使情势更好或更坏。看清系统往往使你有能力影响系
统的运作方式。
譬如,管理者可能没想到自己的期望会影响部属绩效的程度。如果我认为这个人具
有很高的潜能,我会特别注意和照顾他,他的潜能得以发展。当他才华绽放,我觉得自
己的评估是对的,因此更进一步帮助他。相反的,那些被我认为潜能较低的人,可能会
在轻忽与不受重视之下,表现出没有工作意愿的样子,我因此更确信自己的评估是对的,
而更不重视他们。
心理学家莫顿(Robert Merton)将此现象名之为“自我实现的预言”。这也就是
在萧伯纳名剧《窈窕淑女》(My Fair Lady)中为人所熟知的“匹格梅林效应”
(Pygmalion effect)。该剧取材自希腊与罗马神话中的一个角色匹格梅林,这名神话
中的主角深信他所刻的雕像非常美丽,终于使雕像变成有生命。
匹格梅林效应可以在无数的情况中看到。比方在学校中,老师对学生的看法,会影
响那位学生的行为。珍妮个性害羞,她在新学校第一学期的成绩特别差(因为她的父母
感情不睦)。珍妮的老师于是认为她懒散。下一个学期,老师给与珍妮的关切更少,她
的成绩于是更不好,因而个性更退缩。随着时间的过去,珍妮陷入一个恶化退缩的旋涡
之中,被老师冠上不认真学习的标签后。她更加封闭。于是,被视为才能高的学生,得
到更多的关切;而被视为才能低的学生,他们的成绩却因增强的回馈而更糟。
在“匹格梅林效应”这种增强回馈的过程中,小小的差异会自动不断扩大,一旦开
始,动作就会扩大,产生更多同方向的运作,就像一个小雪球滚动起来,愈滚愈大;也
像以复利方式计算的利息,本金愈滚愈多。有些不断增强的过程是一种恶性循环;在其
中,事情开始就显得不妙,然后愈变愈糟。“汽油危机”是一个典型的例子。汽油不足
的风声,使大家长途跋涉到偏远地区的加油站,将油箱加满。一旦看到汽车大排长龙,
他们更相信危机的存在,恐慌得开始囤积汽油。不久之后,每一个人在油箱只耗掉四分
之一时就去加满油,惟恐油枪滴不出油的时候车子行不得也。挤兑是另一个例子,它跟
军备竞赛或价格战争一样是持续升高的结构。
但是增强的环路并不一定就是坏的,它也有产生良性循环的时候。例如运动常能造
成一个有益的增强螺旋:你觉得运动好,便会更常运动,觉得身体更好了些,又因而更
勤加运动。又如军备竞赛以反方向运作,如果持续下去,会产生另外一个良性循环。任
何新产品的成长都可能形成一个增强的螺旋。譬如,许多产品成长得力于良好的口碑。
产品的口碑可以增强消费者使用满足感的“滚雪球效应”,满意的顾客告诉其他的人,
听到的人成了满意的顾客后,又告诉其他人。
工具箱二:如何描述增强环路
图5—7是由好的口碑所引起增加销售的增强环路。在本书中,增强环路均以“滚雪
球”的图形来表示。再一次,你可以循着环路描述其不断增强的过程:
“对一个好产品而言,更多的销售等于有更多满意的顾客,等于更多好的口碑。这
将带动更多的销售,和比以前传播更广的口碑……,依此循环。在另一方面,如果产品
有缺陷,良性循环会转为恶性循环:满意的顾客减少,好的口碑减少,销售量于是减少,
好口碑于是更少,销售又更形减少。”(注:见图5—7,如前所述,“同”表改变的方
向相同,“反”表改变的方向相反。如循环路绕一圈,“反”字符号的总数为零或偶数,
则此环路为增强环路;如循环路绕一圈,“反”字符号的总数为奇数,由此环路为调节
环路。此例中“反”字符号之总数为零,故为增强环路。)
由增强环路所造成的行为会加速成长或加速衰退。譬如,军备竞赛造成武器存积的
加速成长(图5—8)
成长与危机
五十年代的福斯汽车与八十年代的卡式录影机,便是由于良好的口碑使其销售急速
上升。而常发生的银行挤兑风潮则是恶性循环的例子。
我们常听见的语汇诸如“滚雪球效应”、“连锁反应”、“恶性循环”和“贫者愈
贫、富者愈富”都是增强环路的例证。企业也常运用它来增强新产品和新组织的信心。
然而增强环路常会反向运作,而造成反效果。群众活动便常常受到这种影响。市场口碑
也很容易反向操作,而造成销售上无可弥补的损失。
自然界中也可发现增强环路的现象。有个法国童谣描述这种现象:池塘角落最初只
有一片荷叶,荷叶的数目每天增加一倍。一共需要30天,整个池塘就会布满荷叶。但是
在前28天,根本没人理会池塘中的变化。一直到第29天,村里的人才注意到池塘的一半
突然充满了荷叶,而开始关心起来。但这时候他们已无能为力,次日他们所害怕的最坏
情形出现了:整个池塘布满了荷叶。这就是为什么环境的危机令人如此担忧的原因;特
别是那些由增强环路所产生的危机,在问题被注意到的时候,或许已经太晚了。物种的
灭绝也是如此,开始时通常不易发觉,慢慢的加速衰退一段很长的时期后,接着快速绝
迹。企业的消失也是如此。
增强环路不会单独一直运作下去,最后一定会遭遇到极限,使成长减缓或停止,或
转变方式,或反转方向。荷叶碰上池塘边缘限制的时候,也就停止成长了。“极限”是
“调节的回馈”形式之一。“调节的回馈”是系统思考语言的第二项基本元件。
调节的回馈:稳定与抗拒的来源
一个反复调节的系统是一个寻求稳定的系统。如果你处于这种系统中,而系统的目
标正好是你所喜欢的,你将感到高兴;如果不是,你将因发现所有的改变又回复原状而
感到挫折,直到你能够改变目标或是减弱它的影响为止。
大自然倾向于平衡,但是人类在做决策时,往往与那些平衡的原则背道而驰,也因
此付出极高的代价。譬如,管理者在预算压力之下,往往以削减员工人数来降低成本,
但是发现结果是使其余的人员工作负荷过量,而成本并未全然下降,因为做不完的工作
无论是外包或加班都使成本增加。成本没有降低是因为系统自有它们运行的法则。在这
个例子中有一个隐含的目标:预期必须做完的工作量。
一个调节的(或追求稳定的)系统会自我修正,以维持某些目标。加满杯子的水是
一个调节的过程,目标是满满的一杯水。雇用新员工是一个调节的过程,目标是预定员
工数或成长率。驾驶汽车与骑脚踏车保持稳定也是调节的过程,目标是向预定的方向前
进。
调节的回馈环路不胜枚举,他们影响所有目标导向的行为。例如像人体般复杂的有
机体,包含了好几千个调节的回馈环路,以维持体温、痊愈伤口、依光的强度调整视力,
以及对威胁的警觉等。生物学家会说,这些回馈环路是使我们达成稳定体内状态的机制,
也就是在变动的环境中维持生存的能力。当我们需要食物的时候,调节的回馈提醒我们
吃东西,当我们需要休息的时候,提醒我们睡觉,或如图5—9所示,当我们冷的时候,
提醒我们穿上毛衣。(在本书中,调节环路均以一个“天平”的图形来表示。)
就像在所有的调节过程中,我们的体温朝向期望的温度逐渐地调整(图5—10)。
组织与社会都是复杂的有机体,他们也有无数调节的回馈环路。在公司,生产与材
料订购流程不断在调整,以回应所收到订单的变动;短期(打折扣)与长期(标价)价
格也要调整,以回应需求或竞争者的价格变动;借贷必须随现金余额或资金周转需要的
变动而调整(图5—11)。
事前的计划可产生较为长期的调节环路。例如人力资源汁划可以建立人员和技能的
长期成长目标,以配合所预期的需要;市场调查与研发计划可以引导新产品的发展,及
对人员、技术、设备的投资,以建立企业长远的竟争优势。
在管理中,调整的工作之所以如此困难,是因为有些目标往往很难察觉,而使得调
节的环路无法加以辨认。我回想起一位好友,努力尝试在他迅速成长的企管顾问公司中,
使同仁们不要过度工作。他写备忘录、缩短工作时数、甚至提早下班并锁上办公室,这
一切都是想要让员工不再工作过度。但是这些行动都无法奏效。员工忽视备忘录、违背
缩短工作时间的规定,并因办公室被锁上而把工作带回家。这是因为在他的组织内部有
一个不成文的标准:“真正的”英雄是关心组织、力争上游、一个星期工作七十小时的
人。这是我的朋友因自己旺盛的精力和长时期工作,在无形中所建立起来的标准(图5
—12、5—13)。
要了解有机体如何运作,我们必须了解它的调节环路,包括明显的和不明显的。那
就好像我们虽然能够了解身体各部分的器官、骨头、脉、血管,但是我们并不会了解身
体到底是如何运作的;一定要当我们了解神经系统如何维护平衡,以及循环系统如何维
持血压与氧气水平,才能一窥人体系统运作的情形。许多完全由国家操控的集体社会或
经济制度不能成功,便是因破坏了自由市场体系中多重的自动调节环路。公司合并常常
失败,也是因为破坏了原有的调节环路。美国波士顿有两家医院,原先都有悉心照料病
患的优良传统,几年前两家医院合并,合并后的医院有最先进的科技设备,但是失去原
有对病人的亲切照顾与员工的忠心。两家医院原有的服务品质、重视员工、跟病人维持
友善关系的微妙调节环路,被新的行政结构与程序切断了。
工具箱三:如何描述调节环路
让我们再回到图5—11,它是一个调整现金不足或过多时的调节环路。
要了解这个环路,通常最容易的作法是以目标与现状间的差距作为起点:
“这里我们所需现金流量有短缺的现象。”(换句话说,我们所期望的现金余额与
实际的现金余额有差距。)
然后我们看看调整上述差距所采取的行动:
“我们增加借款,以增大我们的现金余额,使差距减少。”
图5—11显示调节的环路总是朝向减少目标与现状之间差距的方向操作。并且,所
期望的现金余额还可以进一步地随着企业的成长或衰退而变动。也就是说,调节环路亦
会追踪变动中的目标,继续不断地调整现状。
虽然在概念上是简单的,但若调节环路未被发现,会产生出人意料而非常棘手的问
题。通常调节环路比增强环路更难看出来,因为它看起来像是没什么事情发生。甚至在
所有参与者都已感觉到,并想要改变平衡流程时,它仍会维持现状。那种感觉,就像尽
管你奋力地奔跑,所能得到的结果却是留在原地。当你有这种感觉时,一个调节环路可
能就在附近。
企图从事组织变革的领导者,常发现他们自己身不由己地陷入调节环路中无法脱身。
领导者总觉得他们的努力跟不知来自何处的突发性抗拒发生冲突。事实上,就如我前面
所说的那位顾问界的朋友那般,当他试着去减少同仁过度的工作时,系统便会产生抗拒
的反应,尝试着维持一个隐含的系统目标。如果这个目标不被辨识出来,改变的努力是
注定要失败的。那位领导者的行为模式被当成模范,如果他真想改变系统,他必须改变
他的习惯,或建立新的模范。
只要有“难以改变”的情况,就可能有一个或更多隐藏的调节环路存在。“难以改
变”并不是神秘难料的,而是有一些“隐含的规范”在影响着调节环路。与其更努力的
行动以克服“难以改变”的情况,懂得领导艺术的人明辨抗拒的来源,他们直接针对隐
含的规范、成见、传统习惯或习以为常的做法着手。
时间滞延:终于……
系统好像是活的,有他们自己的心智,这从系统中的时间滞延效果最易看出。时间
滞延是指行动与结果之间的时间差距。它会使你严重的矫枉过正,不是太过,就是不及,
但如你看清它们,并善加运用,也能够产生正面的效果。
类比元件的总裁史塔达说:“改善系统最有效的方法之一,是把系统的时间滞延减
到最低限度。”史塔达提到美国的制造业渐渐领悟,当他们还以传统方式控制库存时,
他们的日本对手已倾全力在减少时间滞延,这是一项更成功的努力。波士顿顾问公司
(Boston Consultinge Group)的副总裁史塔克(George Stalk)说:“新一回合的竞
争优势来自于妥善的管理时间,不断缩短在生产、新产品开发、销售与配销方面的时
间。”在人类的系统之中,行动与结果之间的时间滞延到处都是。我们现在的投资要到
遥远的将来才获利;今天雇用一个人,或许要好几月后才能发挥生产力;为新计划投入