由于对心智模式缺乏了解,使许多培养系统思考的努力受挫。六十年代末,有一家
美国最大的工业货品制造公司,发现自己的市场占有率流失。该公司最高主管延请麻省
理工学院系统动力学研究小组的专家协助分析状况。这个研究小组以所建的电脑模型为
依据,判定出问题的根源在于该公司主管采用的库存政策和生产管理方式。因为该公司
单价高、体积大的产品储存成本很高,因此生产主管尽可能压低库存数量,并且只要订
单下降就立刻削减生产。结果即使在产能充足的情形下,交货速度仍然是又慢又不准时。
事实上,这个研究小组所做的电脑模拟,预测该公司在景气低迷的时候交货会更迟延,
且比景气上扬时更严重。这个预测与一般的想法相反,但是后来证实电脑模拟是对的。
这令该公司的最高主管非常惊讶,于是开始按照研究小组的建议实施新的政策。从
此,在订单下降的时候,他们仍维持正常的生产量,并尝试改善交货的情况。在1970年
经济衰退期间,这项实验发挥效用;因交货的速度加快,满意的顾客续购率增加,使公
司的市场占有率提高。主管们非常高兴,并因而成立自己的系统小组。可惜的是,这个
新政策从未深入人心,改善只是一时的。后来景气复苏,主管们就不再注意维持交货服
务的水准。四年之后,当石油输出国组织引发更严重的经济衰退时,他们又恢复采用原
先大幅减产的政策。
为什么他们抛弃这样一个成功的实验?原因是深植在公司管理传统之中的心智模式。
每一位生产主管都心知肚明,如果此时站出来对堆积在仓库未出售的货品负责,将自毁
前程。每一任的最高主管都在鼓吹控制存货的信条,尽管进行了这个新的实验,旧有的
心智模式仍挥之不去。其实不只是系统思考会碰上这种推展上的阻力,所有新的管理理
念或方法都会踢到“心智模式”这块隐在暗处的顽石。
不良的心智模式会妨碍组织学习,如果建立健全的心智模式,它能反过来帮助学习
吗?近来有些组织已开始认真地探讨这个课题。
凝聚团体心智模式
第一家发现心智模式对于组织学习具有潜在力量的大型公司,或许是壳牌石油公司。
这家高度分权的公司,渡过七十年代全球石油业的动荡不安之后发现,帮助管理者厘清
他们的假设、找出这些假设内部的矛盾,并透过新假设和新策略来思考,是获得绝佳竞
争优势的来源。
壳牌石油的几个特点,使它成为一个实验心智模式的绝佳环境。它原系皇家荷兰石
油公司与总部在伦敦的壳牌运输贸易公司,双方经由协定,在1907年组合而成,是一定
跨文化的公司。壳牌石油现在全球拥有100家以上的营运公司,由不同文化背景的管理
者领导。
这些保有当地文化特色的分公司享有高度的自治权。壳牌石油公司在刚成立时,它
的管理者就必须学习以共识来营运,因为这些来自不同国家与文化的人,无法以自己认
为是对的想法,强加诸来自别国的同仁。当壳牌石油成长,全球化范围更广时,跨文化
间的共识之建立,更为需要。但在动荡的七十年代初期,壳牌石油共识管理的传统遇到
了瓶颈。他们开始对于真正的共识有了新的了解,就是必须建基于共有的心智模式上。
壳牌石油前资深企画人员瓦克(Pierre Wack)在《哈佛商业评论)(Harvard
Business Review)上发表了几篇很有影响力的文章。他回忆壳牌石油在探索心智模式
方面的情形:“除非我们能够影响重要决策者对于实际状况所持的心智印象,否则我们
对未来的各种看法就像是撒在石头上的水一般,四散而无法凝聚。”
那是石油输出国组织成立的前一年,也是能源危机开始的前一年。在分析石油生产
与消费的长期趋势之后,瓦克发现,壳牌石油的管理者所熟悉的稳定、可预期的市场情
况正在改变。当欧洲、日本与美国正日益依靠石油进口时,伊朗、伊拉克、利比亚、委
内瑞拉等石油输出国家的石油储备量正逐日下降。沙特阿拉伯甚至已达到石油生产的极
限。这些趋势暗示历史性稳定成长的石油需求和供给,终将转变为慢性的供给不足、需
求过多,和一个由石油输出国家控制的卖方市场。壳牌石油的企画人员预见到石油输出
国家组织终将带来改变。然而瓦克他们无法真正说服绝大多数壳牌石油的管理者,体认
这项即将来临的巨变,而在决策上有所改变。
情境企画
壳牌石油的企画群是整个集团的中央企画部门,负责全球企画活动的协调工作。这
时候他们发展出了一套名为“情境企画”(scenario planning)的新技术——一种整
理未来可能变化趋势的方法。他们于是开始将未来可能突然转变的状况,拟定成几种情
境,然后将这些情境告诉所有的管理者们。然而,由于这些新的情境和管理群多年来所
预测市场会稳定地成长的经验迥然不同,管理者因此对企画群的见解毫不重视。
这时,瓦克和他的同僚终于明白自己彻底误解本身的工作。瓦克说从那一刻开始,
“我们领悟到我们的工作不是为公司的未来写企画书,而是重塑公司决策者的心智模式。
我们现在要设计一些未来情境,让管理者会质疑自己相对于实际状况的心智模式,并在
必要的时候改变它。”企画人员过去的工作是将资讯交付给决策者,现在他们明白,自
己的工作是帮助管理者重新思考他们所习以为常的看法。在1973年1、2月间,企画群发
展出一套新的、未来可能的情境,迫使管理者认真思考未来公司能够顺利营运的所有必
要条件。这时大家发现一些以前从未注意到的必要条件,也就是隐藏的假设。
这些未来可能的情境经过细心的设计,由壳牌石油管理者现有的心智模式开始出发,
先让大家看到目前大家习以为常的“石油业将像往常那样继续下去”的看法,它的背后
是以对全球地缘政治与炼油工业特质所作的假设为基础;然后他们说明这些假设在不久
的将来不可能站得住脚。他们请这些管理者彻底思考,在这个新的情境中,自己必须如
何处理可能的状况,以协助管理者开始建立新的心智模式。譬如,如果价格上升、需求
成长减缓,炼制厂的扩建就必须慢下来,同时长期的石油勘探必须扩展到新的国家。此
外,如果石油价格愈来愈不稳定,各国将有不同的反应。有些具有自由市场传统的国家,
将让价格自由上涨;而采取市场管制政策的国家,将努力维持低价。因而,必须进一步
地使壳牌石油在各国的子公司加强因应当地状况的能力。
虽然壳牌石油有许多管理者仍然抱着怀疑的态度,他们还是认真地思考新的未来可
能情境,因为他们渐渐开始看清自己目前的看法很难站得住脚,经过相当一段时间的反
复演练,壳牌石油的管理者开始解冻原有的心智模式,而培养出新的心智模式。当石油
输出国组织突然在1973年至1974年冬季宣布石油禁运政策时,壳牌石油与其他石油公司
的反应不同。他们放慢对炼油厂的投资,并设计能因应任何原油种类的炼油厂设施。他
们预测的能源需求水准一直比竞争者的预测水准低。他们迅速加快在石油输出国组织以
外国家的油田开发。
其他竞争者对危机的普遍反应是,限制各分公司的权限,实施集中控制。壳牌石油
所做的恰好相反,它给了各地分公司更大的营运空间,各地分公司因而较竞争者有更机
动的调度能力。
壳牌石油的管理者看清了自己进入一个供给不足、成长降低,和价格不稳定的石油
新纪元。由于他们已经预见七十年代将会动荡不安,他们有效地回应了动荡。壳牌石油
发现心智模式也可加以管理,且其效力宏大。
壳牌石油努力的成果十分可观。1970年时,壳牌石油还只是世界七大石油公司中最
弱的一个。富比士杂志(Forbes)称之为“七姊妹”中的“丑丫头”。到了1979年,它
却成为最强的一个;它的产品与艾克森(Exxon)石油公司并列第一级。到了八十年代
初,检视心智模式成为壳牌石油企画过程中的一个重要部分。在1986年石油产量又增加、
石油价格崩落的前半年,壳牌石油的企画群以假想的一家石油公司,对突然发生的世界
石油供应过剩如何因应,作了一个个案研究。壳牌石油的管理者必须对这个案中石油公
司的决策提出评论。因而,对于企画人员所认为、他们可能必须面对的危机,再一次有
了良好的心理准备。
去除组织阶层的病根
汉诺瓦的总裁欧白恩说:“传统威权组织的信条是管理、组织与控制,学习型组织
的信条将是愿景、价值观与心智模式。健康的企业将是一个能够以整体的方式,把人们
汇集起来,为现在所面对的任何状况,发展出最完善的心智模式的公司。”欧白恩与他
在汉诺瓦保险公司的同僚探索心智模式的过程,与壳牌石油同样的漫长,但是几乎在每
一方面都大为不同。
汉诺瓦创于1852年。如前面提到的,当它在1969年被国家保险公司(State Mutual)
购买下来的时候,已接近破产边缘,然而到了今日,竟成为一家在产物与责任险绩效皆
为最好的公司。以15亿美元年度保费的销售业绩,汉诺瓦只有业界巨人安泰(Aetan)
十分之一的营业额,但是依富比士杂志1990年1月的调查,它的复合式收益率从1980年
以来一直维持19%,在68家保险公司中排名第十六。
1969年,为了改造长久支配组织的传统阶层概念,汉诺瓦开始了一项长期计划。欧
白恩说:“我们开始找寻使工作更符合人性的组织与修炼。我们渐渐找出一套核心价值
观,这些价值实际上是克服阶层组织深层病根的原则。”
其中特别是“开放”(openness)与“实质贡献”(merit)这两项价值观,在引
导汉诺瓦发展管理心智模式的方式,扮演极重要的地位。“开放”被视为可克服会议中
人们不愿把真正想法说出来的毛病。“实质贡献”是指在作决策时,要以组织的最高效
益为依归,这是对于汉诺瓦官僚体系中邀功作秀、追求升迁和求名位风气的解毒剂。当
开放与实质贡献成为主导的价值观,那么一个深深的信念便逐渐形成:如果人们变得更
能摊开心中各种不同的观点,并且有效地讨论这些观点,那么决策过程的蜕变是可能的。
但是如果这两项观念能发挥如此大的功能,为什么身体力行的人这么少?在七十年
代中期,阿吉瑞斯及其同僚开始对此提供答案。在《行为科学》(Action Science)一
书中,他们发展出一整套理论与方法,用以“反思”(reflection)和“探询”
(inyuiry)行动背后的原因。并设计一连串的工具,以便能够有效应用于组织中,处
理组织的问题。阿吉瑞斯与他的同僚说我们掉入了自己的陷阱——“习惯性防卫”
(defensive routine),使我们无法审视自我的心智模式,因而养成“熟练的无能”
(skilled incompetence);阿吉瑞斯用此来描写大多数的成年学习者,“有高度熟练
的技巧,保护自己免于受到学习中的痛苦与威胁”,但因而未能学到如何缔造自己心之
所向的结果。
行动中的反思
尽管读了不少阿吉瑞斯的著作,当我与麻省理工学院研究小组的六位成员,在一个
非正式的聚会中,第一次看到阿吉瑞斯使用他的方法时,我并没有把握自己会学到什么。
阿吉瑞斯做了一个引人入胜的示范,那是行动科学者所称的“行动中的反思”
(reflection in action)。阿吉瑞斯要每个人详述跟客户、同僚,或家庭成员发生的
冲突。我们必须回忆的,不仅是以前和这些人说过的话,也包括当时想说而未说的。当
阿吉瑞斯开始讲评这些个案,我们马上看出自己思考上的一个盲点:我们对于他人言行
所做的粗浅而概括性的想法,决定了我们回应的言行。然而,我们从来不把这些概括性
的想法提出来与人沟通。我可能认为:“杰克不相信我是个有能力的人”,但是我从未
直接向杰克问起这件事情。我只按照自己认定的想法,不断尝试使自己看起来值得让杰
克尊敬。或者我认为:“王经理(我的上司)没有耐性,喜欢简单而立刻见效的方案。”
于是我就按照自己所认定的想法,提供王经理一些简单而且快速见效,但却是我认为不
能触及问题核心的解决方案。
在短短几分钟之内,我看到整个小组反思及说话的警觉程度大幅提升;此非因阿吉
瑞斯个人魅力,而是他以纯熟的技巧逮到那些概括性的想法。接着在下午进行的主题,
是引导参与者看看个人行为背后、难以察觉的推理模式,以及那些模式如何不断使我们
陷入困境。我从未像这样赤裸裸地面对那些在背后影响自己言行的心智模式过。但更重
要的是,我发觉经过适当的训练后,更加能够察觉自己的心智模式和它们如何运作。这
是一件令人感到兴奋的事情。
稍后我得悉原来汉诺瓦的欧白恩和他的管理团体,早在十年前就运用过阿吉瑞斯的
方法。欧白恩说:“阿吉瑞斯使我们体认,尽管我们都想要以开放及有建树性的方式来
讨论那些重要课题,我们还有很长的路要走。在某些情形下,阿吉瑞斯的方法痛苦地揭
露了我们大家都心照不宜的自我防卫游戏。阿吉瑞斯对于真正的开放及反思所要求的标
准非常高。然而他也不是只要求把一切都告诉别人,他示范的是如何切入困难的课题,
以便大家都能从中学习的一种技术。如果我们要实现开放与实质贡献这两项核心价值,
显然这是重要的新课题。”实际贡献、开放、分权
汉诺瓦公司与来自哈佛大学阿吉瑞斯的同事鲍尔门(Lee Bolman)合作,发展出一
个为期三天的管理研习会,名为“实际贡献、开放、分权”,目的是让汉诺瓦所有的管
理者,亲身体验行动科学的基本观念与做法。过去十年当中,汉诺瓦所有中上管理阶层,
都参加过这样的研习会。研习会的基本目的,是教授实践这三项核心价值所需要的技巧
与策略。就如现在负责这个研习会的管理者史丁生(Paul Stimson)所说的:“我们的
首要工作是让人们开始理解,在一个学习型组织中实施实质贡献、开放、分权是什么意
思。在传统的组织中,贡献的意思是做老板想要的,开放的意思是告诉老板他想听的,
而分权的意思是处理老板不想做的支微末节。在这方面,要使人们有某个程度的新了解,
还有很长的路要走。”
研习会的第一天是用来简介行动科学的基本概念、原理与技巧。虽然多数人发现这
具启发性,但是谈不上什么大震撼。第一天结束的时候,典型的反应为“是的,当然我
赞同这些,我总是拼命做一个良好的探询者”。第二天继续进行,参与的管理者尝试应
用这些技巧进行角色扮演的练习,史了生和他的同僚把这个过程录影起来。在进行角色
扮演之前,管理者选定他们打算使用的技巧。譬如,扮演绩效评估角色的管理者,也许
想使用“兼顾探询与辩护”(balanciing inquiry and adyocacv)的技巧(采取某种
立场,但是仍然以开放的态度探询他人的看法)。但是在开始角色扮演不过几分钟,自
认能够倾听的管理者,却原形毕露地变成向部属说教。史了生说:“之后大家聚在一起
看这些带子,看到行为偏离自己所说的有多远,常是笑成一团。人们真正看见了行动科
学技巧还有更多需要练习之处,而不是仅仅点头同意而已。”
要精熟行动科学的技巧,三天的“实质贡献、开放、分权”研习会根本不够,但是
每个人的亲身体验,以及初次跟一群学员一起练习的机会,开启了不断看清自己行为的
历程。或许同样重要的是,它让汉诺瓦看见了怎样慎重地将心智模式的修炼,当作一套
可以培养的技巧,而不是空泛的概论和“更有效的思考技术”。检视思维
对于帮助管理者改善基本思考的技巧有了信心之后,接下来汉诺瓦举办第二次的管
理训练。这次,如欧白恩所言:“暴露出机械式思考的限制,管理者倾向以固定的几个
解决方案,来对付复杂的企业问题,这样通常使问题更糟”。第二次的训练课程宗旨在
“检视思维”,由新罕布什尔大学(University of New Hampshire)退休的教授贝克
特(John Beckett)设计和讲授。贝克特带领进行一个对东方与西方历史上主要思维哲
学的彻底探讨,前后费时五天整。在一个贝克特称为“以砂纸研磨大脑”的过程中,他
精辟地指出这些影响人类思维的哲学贡献为何。
贝克特的课程具有相当的冲击力。欧白恩说:“贝克特证明,如果你仔细研究东方
与西方文化对基本道德、伦理、管理问题的处理方式,就会发现它们各有道理,但是却
导出不尽相同的结论。因此可知个人对问题的诠释,可以有一个以上的方式。这对于打
破本公司各项范畴之间、不同思维方式之间的藩篱,非常有帮助。”
这对管理者而言犹如暮鼓晨钟,让他们更深刻地了解自己的心智模式。与会人士中,
许多人说这是他们有生以来,第一次看清自己所想的都是假设而不是真相。我们总是透
过自己的心智模式来看这个世界,而心智模式总是不完全的,尤其是在西方文化中,它
是严重的非系统性的。然而贝克特不像阿吉瑞斯那样提供运用心智模式的工具,他播下
一粒极具影响力的种子,使人们更加开放,因而看清了自己的思维方式无可避免地会产
生偏差。贝克特也把系统的基本原理介绍给大家。特别是他强调整体过程思考与事件式
的片段思考两者间的差异,并主张以整体性系统思考的哲理,替代今日几乎风行所有领
域的分解主义——将复杂问题以简约的方式不断切割愈分愈细的当代主流的西方文化。
丰收
汉诺瓦对发展心智模式的理解作了可观的投资,而所获得的管理效益回报如何?欧
白恩指出汉诺瓦这几年来绩效持续地改善:在利润方面,1970年至1974的五个年度中,
汉诺瓦高于此产业的年平均利润有3次之多,1975—79有4次,1980—89年这10年则每年
都高于平均值;在成长率方面,汉诺瓦在1970—74的5年中,高于产业年平均成长率1次,
1975—79年有4次之多,1980-89的10年间则高达8次之多;平均净报酬率,1985—89年
汉诺瓦为19.8%,业界为15.9%;销售成长率,汉诺瓦为21.8%,业界为15%。该公司
1988年年报中有一篇短文《学习与竞争力的关系》(TheConnection Between Learning
and Copetitiveness),宣布公司“不论情况好坏,都在教育上投资”的决心,现在已
经有了源源不绝的收获。
在阿吉瑞斯、贝克特等人的影响下,汉诺瓦渐渐自行发展他们改善心智模式的技巧。
透过训练、频繁的报导,以及不断的练习,该公司努力建立起自我省思、摊出和共同审
视心智模式等基本技巧的基础,其中包括:
●辨认“跳跃式的推论”(leaps of abstraction)(留意自己的思维如何从观察
跳到概括性的结论)
●练习“左手栏”(left-band column)(写下内心通常不会说出来的话)
●“兼顾探询与辩护’(balandcing Inquiry and advocacy)(彼此开诚布公探
讨问题的技巧)
●正视“拥护的理论”(我们所说的)与“使用的理论”(我们依之而行的)两者
间的差异。
重要的是,这些用以改变心智模式的技巧,都是有关自我内在的学习。这些技巧适
用的对象,不仅是企业问题,也包括日常的个人关系。这项修炼针对大家通常认为理所
当然的一些事情,例如在一般交谈中的反应,特别是在面对面讨论复杂与冲突的问题时。
多数人相信自己只须“顺其自然”;然而心智模式的修炼重新训练我们的自然倾向,以
使我们从交谈中可以产生真正的学习,而非只是强化原有的看法。
心智模式的修炼
培养组织运用心智模式的能力,必须学习新的技巧,和推动组织方面的革新,以利
这些技巧能够经常练习与应用。虽然壳牌石油与汉诺瓦保险公司采取非常不同的方式来
管理心智模式,他们的关键要求则相同。首先,他们必须把隐藏在企业重要问题背后的
假设找出来。壳牌石油视此为最高目标。这是非常重要的,因为任何组织最关键的心智
模式,就是决策者”们共有的心智模式。这些模式如果未经检视出来,组织的行动将限
于熟悉而安适的范围内。其次,对这两家公司而言,发展面对面的学习技能都是很重要
的;汉诺瓦对此尤其重视,要求全公司的管理者精熟这方面的技术。
对管理者而言,此项修炼的两个诱因都是极重要的——增加企业生产力和解决人际
问题。增加企业生产力对于务实的管理者而言,由于是业务上所必须了解的事情,因此
他们的学习意愿最高。如果只是训练管理者一些与业务不直接相关的技术,他们往往毫
无兴趣。另一方面,如果管理者不用反思和探询的技巧去处理人际问题,基本上仍然只
是适应性的学习,无法成就创造性的学习。要使组织产生创造性的学习,管理者必须运
用反思和探询的技术,而不只是做咨商者和规划者。只有做到这样,才能够使组织内每
个层次的人,在外部情况逼迫他们重新思考之前,摊出以及挑战自己的心智模式。
如何管理组织的心智模式?
在组织中要落实改善心智模式的做法,需要设计一些机制,当机制运转,成员的心
智模式便被纳入管理之中。到现在为止,两种产生此项机制的方法已经融汇运用,其一
是把传统的企画工作视为学习过程;其二是建立“内部董事会”(internal boards of
directors),将资深管理阶层与地方管理阶层定期聚集一堂,共同挑战与扩展地方决
策背后的想法。
在壳牌石油,企画人员一旦认同清晰的心智模式的重要性以后,他们必须发展培养
全球一百多家独立的分公司具有此项能力的方法。壳牌石油改善心智模式的方法,由其
伦敦的企画部门发展和测试各种不同工具,然后推广到全球各地的分公司。地方的企画
人员必须熟习这些工具,以便跟当地公司的经营主管一起使用。
“未来情境法”是壳牌石油为了研究心智模式所采用的第一项工具。这方法强迫管
理者去思考,在各种未来可能的情境下,应如何管理企业。这样可以弥补对于未来只做
单一假设的不足。当管理群在他们的心智模式中,发展出对几种未来可能情境的共识后,
他们变得更能感觉企业环境的改变,也更能够回应那些变化。这些正是壳牌石油在后石
油输出国组织时期,与竞争者比较所享有的优势。
除了未来情境法之外,壳牌石油继续实验各种不同摊出心智模式的工具。包括第四