如果一时腾不出空来，让电话响了四次以上，拿起电话就应先向对方致歉：“对不起，让您久等了。”
当来电话的人说明找谁之后，不外乎三种情况，一是刚好是本人接电话；二是本人在，但不是他接电话；三是他不在办公室里。
第一种情形，说：“我就是，请问您是哪位？”
第二种情形，接话人说：“他在旁边，请稍候。”
第三种情形，接话人则说：“对不起，他刚好出去。您需要留话吗？”切忌只说一声“不在”，就把电话挂了。打电话人需要留话，应清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言。但要注意言语简洁，节约时间。
最好在别人方便的时候打电话给他，而不仅只是你方便的时候。谈话可以这样开始：“现在与您交谈合适吗？”——你还要考虑到别人是否方便与你在电话中长时间交谈。
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
当你打长途电话向别人请求帮助，正好对方不在，你应该选合适的时间再打去，最好不要让对方回电，因为对方可能会顾虑到昂贵的电话费。
如果打电话拨错了号码，应当说一声：“对不起，我拨错了号码。”如果接到打错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪。
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五 电话沟通（2）
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无论什么原因，电话中断，首先打电话的人应该再拨。
如果你和某人在他的办公室里谈话，而他突然接到了一个紧急电话，你应该问：“我该出去一会吗？”有他在接电话的时候也应该说：“对不起，我一定要接这个电话。”
当你通话时，注意背景不要太吵，避免给来电人产生不好的印象。
电话沟通要注意
有效的沟通是工作高效率的保证，对企业如此，对员工更是如此。沟通到位的程度真接影响到用户对企业的认知！通常，正是因为电话沟通中出现了障碍与脱节，才造成了一些不必要的麻烦，那么，如何解决这样的问题呢？
1．第一“印象”和愉悦的心情
当用户打来电话，若能及时接通，又能听到你亲切、优美的招呼声，那么他的心里一定会很愉快，这样双方的谈话就能顺利展开了，这一点儿，只要稍微注意一下就能达到目的了。打电话时要保持良好的心情，因为虽然对方看不见，但是欢快的语调中是能听出来的，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。同时，一定要记住你的形象就是单位的形象。
2．端正的姿态与清晰明朗的声音
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，因为即使是懒散的姿势对方也是能够“听”得出来的。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音就会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要尽可能注意自己的姿势。首先声音应柔和恳切，再者口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。
3．有效电话沟通
沟通的基础是听，只有听清、听懂对方的话，才能理解对方的意思，只有充分地理解对方，才能获得对方的理解。沟通应是双向的。沟通不是一个人讲一个人听，你既要讲，更要听对方讲，这样沟通才能取得实际的效果。
接电话时，我们应先确认对方身份、了解对方来电的目的，这样，就可不误事而且赢得对方的好感。
对于对方提出的问题应耐心地倾听，尽量少讲多听，除非不得已，否则不要插话或打断对方的讲话，就算想发表意见，也要注意适度。期间要让讲话人感到舒畅，让他觉得你很有兴趣听他讲的内容，同时，可以有提问，以便探究对方的需求与问题。总之，注重倾听与理解、抱有理解心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。
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五 电话沟通（3）
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4．换位思考
与对方进行心理位置交换，站在对方立场上考虑问题，这样容易达成理解和谅解，沟通效果好；因为倾听不只是听谈话的表面内容，还需要从更深层次上领会其内涵，从谈话者的角度去看待问题，比如，他所要表达的观点是什么？他需要的是什么？他想要解决什么问题或达到什么目标？你必须换位思考，从对方的角度去考虑问题，才能真正理解别人说话的真实意旨。接到投诉或抱怨来电时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。且要给予一个可行的解决方案。如遇需要查寻数据或另行联系的事情，应先估计可能耗用时间之长短，若时间较长，最好不让对方久候，应改用另外回电话的方式，并尽早回话。
5．结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声“谢谢您来电，再见”，等对方挂电话后，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
如何处理找领导人的电话
1．若熟人找领导且领导在的话，应立即转告，让领导接电话。当需要把电话转给领导时，在传达电话前，要清楚表达“某某公司某某先生打来的电话”，同时，要把从对方那得到的消息，简洁、迅速地传给领导，以免对方再重复一次，同时让你的领导也有个思想准备。
2．若是领导不愿接的电话，对于需要搪塞的场合，则应灵活应付，恰当地把握讲话的分寸，按领导意图妥善处理；有时需要机智巧妙，避免给领导接通他所不想接的电话，秘书有责任使领导避开浪费时间的、不必要的电话，有责任辨别领导乐于和哪些人通电话，并应通晓如何巧妙地对待他人。如说：“对不起，先生。某某领导刚离开办公室。”或“我不知道李总什么时候才能回来。”
3．若领导正忙或已出差无法接电话时，可让对方留话，表示会主动联系。
4．若对方要求找其他人通话时，应马上帮助传达。
5．若对方要找的人不在，应礼貌地转告对方，并主动提出是否需要帮助，是否可找别人讲话或询问对方的电话号码等，以便再与其联络，绝不要简单说声“他不在”就挂断电话，这样会显得鲁莽而无礼。要是对方有留言，必须确实记住留言内容：
（1）何时何人来的电话？
（2）有何要事？
（3）需要回电话吗？
（4）回电话的对象是谁，如何称呼？
（5）是否再打过来？
6．对方电话号码等等。记完后要复述一遍，并告其请放心，一定转告，然后把留言条放到留言对象的桌上，以便他回来时能看到。
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一 与上司沟通的语言技巧（1）
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职场沟通的重要性
在职场中，要想与上司进行有效地沟通，这就需要你有较强的语言表达能力。任何一个岗位上的员工都需要跟上司、领导打交道。大部分员工的感受都是“伴君如伴虎”，上司永远是不可捉摸的。于是乎，缩手缩脚，如履薄冰。其实，并非“老虎的屁股摸不得”，而在于员工怎样去“摸”，这就要求员工要好好地掌握与上司进行沟通的语言技巧。一个会说话的下属不但在职场中受欢迎，而且在其他任何地方也都是受欢迎的。
三国演义里有这样一个例子：曹操怒斩杨修片段，主要是分析员工该怎样与上司进行语言沟通。操屯兵日久，欲要进兵，又被马超拒守；欲收兵回，又恐被蜀兵耻笑，心中犹豫不决。适庖官进鸡汤。操见碗中有鸡肋，因而有感于怀。正沉吟间，夏侯惇入帐，禀请夜间口号。操随口曰：“鸡肋！鸡肋！”惇传令众官，都称“鸡肋”。行军主簿杨修，见传“鸡肋”二字，便教随行军士，各收拾行装，准备归程。有人报知夏侯惇。惇大惊，遂请杨修至帐中问曰：“公何收拾行装？”修曰：“以今夜号令，便知魏王不日将退兵归也：鸡肋者，食之无肉，弃之有味。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归：来日魏王必班师矣。故先收拾行装，免得临行慌乱。”夏侯惇曰：“公真知魏王肺腑也！”遂亦收拾行装。于是寨中诸将，无不准备归计。当夜曹操心乱，不能稳睡，遂手提纲斧，绕寨私行。只见夏侯惇寨内军士，各准备行装。操大惊，急回帐召惇问其故。惇曰：“主簿杨德祖先知大王欲归之意。”操唤杨修问之，修以鸡肋之意对。操大怒曰：“汝怎敢造言，乱我军心！”喝刀斧手推出斩之，将首级号令于辕门外。
由这则故事可以看出曹操只是犹豫不决，遂以“鸡肋”为号，但未下令退兵，但杨修自以为洞察其真实意图，自作主张，视领导权威于不顾，是其罪名一也；大军初败，军心、士气为重，杨修扰乱军心，是其罪名二也。最后，告诉员工不要以自己的看法、想法来替代上司的指令，自作聪明反被聪明误。尤其是作为企业的行政人员，在传达上司的指令时，不但要把握好说话的时机与场合，而且更应该掌握好与上司沟通的语言技巧。应该从上司所处的实际环境，发出指令的背景，来领会其真实的意图。
由此便可以归纳出与上司进行沟通时应该注意的事项主要有：
要把握与上司沟通的语言技巧与说话的时机和场合，依据上司所处的场合和当时的心情注意领导的眼睛和手，能够了解上司的意图是什么。
沟通的目的并不是为了理解，而是为了消除误解，掌握好语言沟通的技巧比沟通的内容显得更重要。过程不愉快，结果肯定不满意。沟通是一门科学,更是一门艺术。事实上，沟通无处不在！不仅人际关系需要进行沟通，并且在事业上也需要沟通，同时相互合作也需要沟通，然而，更为重要的是与上司也需要进行沟通，并且还必须掌握与上司进行沟通的语言技巧。
当自己被提拔时，也应该掌握与上司沟通的技巧。
在如今的职场中，“有德有才之士”被提拔到更高的职位是十分正常的事。这些人大都年富力强，前途远大，不管他们自身愿不愿意，一旦到了领导岗位，就一定要掌握说话的艺术和技巧。在被提拔之前，你或许是个芝麻大的小官，或者只是个普通职员，话说得好不好，对你的影响不太大。可现在不同了，你成了领导，成了别人的上司，你说出来的话，要影响到很多人。古人认为，官场之妙，妙在心机和口舌，因此，尽快学会说话是你成为领导之后无法推托的课程。
当你被提拔之后，原来的上司或许成了你的同事，而原来的同事成了你的下属，这种变化使得你与他们之间突然有了一种很微妙的距离感。这时你怎样说话才能尽快打破这种局面，使他们适应你的新身分呢？
没有哪一位上司会喜欢盛气凌人的下属，那样他会感到他的位置受到威胁，如果以后你再想升迁就没有那么容易了。所以在与上司进行语言沟通时，要会表达，语言要清楚，语音要洪亮、语句要通俗易懂，所表达的意思容易被上司听懂，不要装腔作势。
说话人人都会，话是否说得动听，有效果。通过说话的过程给他人留下一个良好的印象，并不是每个人的专长。特别是在与上司进行语言沟通的过程中，懂得说话的艺术及技巧特别重要。上司在公司里掌握着生杀予夺的大权，不小心说错了话，只好自己掂量一下后果吧！
怎么与上司进行语言沟通？许多员工都有过在上司面前说错话的惨痛经历，对于“与上司沟通的语言技巧”这个问题感到十分地苦恼。
在与上司进行语言沟通时不要代替上司做出决定，更应该引导上司，让上司说出自己的决定：比如：刘小诗年轻干练、活泼开朗，入行不几年，职位不断地往上升，没过多久便成为单位里的主力干将。几天前，新老板走马上任，下车伊始，就把小诗叫到办公室并说：“刘小诗，你经验丰富，能力又强，这里有个新项目，你就多费心盯一盯吧！”
受到新老板的重用，小诗欢欣鼓舞。恰好这天要去上海附近的某个城市进行谈判，小红进行合计后，由于人多，坐公交车不太方便，人也受累，这样以来便会影响谈判效果；打车吧，一辆车又坐不下，两辆费用又太高；还是包一辆车好，既经济又实惠。
小诗拿定主意之后，并没有直接去办理。身在职场有一段时间的小诗，在职场生涯中她懂得遇事应该向上司进行汇报一下，这是必要的。由此，小诗便来到了上司的办公室里，并说：“老板，您看，我们今天要出去，”小诗把几种方案的利弊进行分析了一番，紧接着又说：“所以呢，我决定包一辆车去！”汇报完毕，小诗发现老板的脸色不知什么时候黑了下来。上司生硬地对小诗说：“是吗？可是我认为这个方案不太好，你们还是买票坐长途车去吧！”这时小诗愣住了，让她出其不意的是一个如此合情合理的建议竟然被打了“回头水。”
“按理说这是没道理的呀，傻瓜都能看出来我的方案是最佳的？”小诗大惑不解。
通过小诗的这个例子可以看得出：小诗凡事多向老板汇报的意识是非常可贵的，错就错在她“措辞不当。”值得注意的地方，小诗说的是：“我决定包一辆车！”在老板面前，说“我决定该怎样做”是上司最犯忌讳的。
假如小诗能这样说：“老板，现在我们有三个选择，各有利弊。我个人认为包车比较可行，但我做不了主，您经验丰富，帮我做个决定行吗？”老板听到这样的话，肯定会做个顺水人情，答应自己的请求，这样一来岂不是两全其美了吗？
在沟通的过程中不要与上司开黑色玩笑，尽管它只是一个玩笑而已，也是开不得的。
小敏是某公司的报关员，更是个聪明的女孩子。她脑子转得快、言辞犀利，并且还具有幽默细胞，是公司的一颗“开心果”。可是这么优秀的小敏，在公司里却得不到上司的青睐。
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一 与上司沟通的语言技巧（2）
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小敏工作相当努力，有时为了赶时间，一大清早就要赶到海关报关。满身疲惫回到办公室，上司不但不体谅她反而还不断地不分青红皂白地说她迟到、旷工，不管小敏做怎样的解释都不行。小敏委屈极了，就向有经验的人求教。有经验的人问她：“你平时是否在言词上有对老板不敬啊？”
这么一问，小敏就想起了以前的事情，自己平时就爱与同事开玩笑，后来看到上司斯斯文文，对公司里的员工总是笑眯眯的，胆子一大，就开起了老板的玩笑。这天，老板一身簇新地来上班了，灰西装、灰衬衫、灰裤子、灰领带。小敏夸张地大叫一声：“老板，今天穿新衣服了！”老板听了咧嘴一笑，还未曾来得及品味喜悦的感觉，小敏就又接着说了一句让老板十分不爱听的话：“像只灰耗子！”
又是一天。客户来找上司签字，连连夸奖上司：“您的签名可真气派！”这时，小敏正好走进办公室，听了之后便是一阵坏笑：“能不气派吗，我们老板在暗地里练习可有三个月的时间了。”小敏这句话说出口之后，上司和客户便同时陷入了尴尬的局面。
由小敏身上所发生的事情可以得知：开玩笑确实可以拉近同事间的距离，缓和人际关系，但如果玩笑开得过大，就有攻击人身的嫌疑，就是黑色玩笑了。黑色玩笑对人际关系的破坏力相当大，小敏对此却浑然不觉，这就是她聪明能干，却得不到重用的原因。
其实，黑色玩笑体现着一个人自身的弱点：面对一个人或一件事时，会不自觉地挑刺，这只不过是一种思维习惯而已。
在生活中，喜欢开黑色玩笑的人一定是热衷于挑刺的人，这类人常被视为“刻薄”，比较容易引起别人的反感。同事或许会笑过就算了，但冒犯老板尊严的后果是相当严重的。如果想在老板面前留下好的印象，就应该努力地克服自己的人性弱点，学会宽容，学会发掘别人的优点，慢慢改变“刻薄”的形象，并且要知道语言沟通的重要性。
能够与上司进行很好的语言沟通，无论是为公还是为私都有很大的好处。在公事上，由于双方的宾主关系掺杂了一定程度的友谊，在合作上较为默契，这样就减少了许多不必要的误会，并且又提高了工作效率。在私事上，上司对下属的了解程度愈高，便愈能获得安全感，一切都在上司的掌握之中，调动自如。
员工在职场上混饭吃，最忌的是与上司斗气。尽管作为下属的你没有错，上司明摆着是偏袒其他人，可是如果认真地斗起来，最终只能是员工像一只斗败的公鸡，铩羽而归。因此，做下属的必须设法与上司处好关系，并掌握好语言沟通的技巧，处好关系的关键便是要掌握说话的技巧。即拣上司爱听的说，既使犯颜上谏，也要“曲线救国”，切不可信口开河，贸然出言。否则，一语失言，悔之晚矣!
有些让上司不高兴或下不来台的话，在与上司进行沟通时值得引起注意。
再回答上司的问题时说：“随便!”“都可以！”这样的回答，会让你的上司感到你感情冷漠，不懂礼节，对什么都采取一种漠不关心的态度。这样，你在他心中的印象就会下降一个档次，这可不是件好事情；对上司说：“这事你不知道?”或“那事我早就知道了”。这句话中带有十分明显的蔑视，不但是对上司，就是对熟悉的朋友也会造成很大的伤害，如果对方是你的上司，那你以后的日子可就不那么好过了；对上司说：“您辛苦了！”这句话可不是你该对上司说的，而是上司对下属表示慰问或犒劳时所应该说的话，现在反过来由下级对上级说，结果似乎不大妙；对上司说：“太晚了！”这句话的意思是嫌上司动作太慢，以致于误了事，尽管你不一定有此意，上司也一定会认为你是在责备他，这是他根本无法接受的；类似于“您的做法真让我感动！”，“经理决策英明，我十分感动”的话。“感动”一词是上司对下属的用词，例如：“你们工作认真，负责，我很感动!”如果下属对上司用“感动”一词，就不大恰当了。尊重上司，应该说“佩服”。比如：可以这样说：“经理，我们都十分的佩服您的英明和果断!”
虽然说在与上司说话时不要过度客气，但是与上司说话时应当小心谨慎一些，顾全大体。但顾虑过多则不足取，容易遭人误解。应该善于察言观色，以落落大方的态度去应付，习惯成自然，对这类情况就可以应付自如了。要克服胆小怕事的心态，越是谨慎小心，反而容易出错，更容易被上司误认为自己没有魅力，谨小慎微，不值得重用；“我想这事比较难办一些！”上司分配工作任务下来，下属却说：“不好办”，“比较困难”，这样直接地让上司下不来台，一方面显得自己在推卸责任，另一方面也显得上司没有远见，让上司脸面上过不去；对上司说：“不行是不是、没关系！”这话明摆着是对上司的不尊重，缺少敬意。退一步来说，也是说话不讲方式方法，是很没有礼貌的。
在接受上司交待的任务时说“好啊”、“可以啊”在语言含义上带有批准、首肯的意味，常用在上司审核下属意见时所说的话。正确的说法应是“是”、“知道”，“是”、“知道”表示“承受命令”的意味，用在下属承领上司的命令时说比较合适。
做错了事该怎样进行补救？不小心说错了话又该怎样补救？在上司面前说错了话，一旦觉察到了，就应该就此立即打住，马上进行道歉。不要因害怕而回避，应该面对事实，尽量避免伤害对方的面子，不必要的辩解只会越辩越糟糕。
向上司汇报工作时，首先要理清思路。明白自己想要说的是什么，所说事项的一个先后、轻重顺序；天马行空，云遮雾罩，不知所云的做法是不可取的。
突出重点。拣最重要的事项来说，汇报工作也是要有重点的。
就简删繁。简洁明了，言简意赅，不要重复罗嗦，上司的时间你是不好随便浪费的。
恭敬上司的点评。在汇报完工作之后，千万不要忘记让上司评价一番，指出自己的成绩和不足之处，并作出下步工作的安排。一来可满足上司的领导欲望，有机会显示其权威，二来又能给领导者留下一个谦逊、工作勤奋的好印象，何乐而不为呢？
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一 与上司沟通的语言技巧（3）
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沟通时的四大误区
在与上司进行沟通时掌握会说话的技巧是相当重要的，但是还必须跳出与上司沟通的四个误区，以免给自己的工作带来不必要的沟通麻烦。身在职场，职位也会随着时间、业绩的增加越升越高，与上司沟通的时间也会越来越多。现在不同以前，上下班时，见了上司低头就走过去的职场新人，但依然踌躇：是否该拍上司的马屁？或该不该给上司提忠告？是该事无巨细节地汇报，还是努力干活只汇报业绩呢？现在并不是与老板说笑越多就越好，也并不非是闷头干活就是出色的下属，沟通时必须预防的四大误区如果出现在自己的工作中，应该小心为好：
1．沟通的形式大于内容。例：小灵与阿麦条件十分相近，只是性格上有些不同，小灵比较注重自我修炼，不大关注外界看法，阿麦则是见谁都打得火热，人称沟通专家。上司喜欢比较喜欢哪一个呢？
阿麦！对，他是比较受欢迎，由于他相当注重别人的看法，对谁都想留个好人缘，对自己的上司，更是务必使他舒服熨帖，对比起来，小灵这种直言无忌，我行我素的人，就率先遭到淘汰。
那么过了半年，阿麦是否升职了？没有！他被同一个老板开除，理由是工资不是付给一个对谁都唯唯诺诺的人，他或许适合去服务行业发展吧。
由小灵与阿麦的例子可以总结出，上司是与下属有根本利益关系的人，所以，自己在沟通的时候必须多做权衡。事实上，过犹不及的拍马屁和图口舌之快的个人主义者，老板都不喜欢，聪明的管理者最看重沟通的效果！
上司特别喜欢员工夸他是运动高手，但是更希望听员工把附近的几个健身场馆的情况汇报得再清楚全面一些，感觉这起才到决定性的作用。
与上属沟通的目的主要是为了解决问题，并不是取悦自己，或者是上司，所以，永远不要让自己的沟通形式大于内容。
2．对老板进言。阿芳进入职场刚刚一年时间，耳朵里已经灌满了老板的闲话，她上司是高级总监，下辖数十个部门，雷厉风行的作风很容易招来众人的非议，阿芳特别想把这些情况反映给上司，也劝她在管理方式上稍微柔和一点，又害怕身为行政助理不够分量，被她误会为爱传闲话的小人。那么她该不该说呢？
该说！是的，身为下属，完全有必要也有责任给自己的上司提出针对性的意见，这其实也是领导所期望的，有见识的人才有发展前途，太安于现状，或者因为害怕不敢说的，通常是碌碌庸才。
于是阿芳预约了一个下午工作的空挡，跟上司谈了自己的看法，一边喝咖啡一边阅读报告的上司先是心不在焉，接着就又皱起了眉头……最后说：好了，你可以出去了，上司对阿芳说，同样也给你个忠告：办公室不是散布流言蜚语的地方。
总而言之，对老板进言需要较大的勇气，更需要掌握技巧。已经知道她的脾气是硬朗型的了，就不适合公事公办地跟她说某事您做得不对，某人背后对您不满。事实上你提出一个下午茶邀请，会更能放松她的精神，方便进谏。忠言总是逆耳的，要选择好时间地点环境气氛，才能提高沟通成功的可能性。而阿芳的失败在于选错了时间和地点。
3．办公室里的站队。在这个等级森严，薪水奢侈的跨国投资银行里，每个人都清楚伊莎贝儿是部门经理凯迪的嫡系。两人出自同一所名校，凯迪是她的大师兄，伊莎贝儿十分感激凯迪对她的照顾，两年内公司内部晋级伊莎贝儿都幸运升级。由于他的信任，她也看到他喜欢弄权，安排好几个陷阱给副部门经理的手段。内乱导致效率比较低下，团队里出事，自然是经理首先遭殃。但总经理单独召见伊莎贝儿，要问问她的看法和意见。
总经理说：“我知道凯迪是你的师兄，所以我更希望你客观公平地陈述事实。”
伊莎贝儿没有犹豫，老老实实把凯迪的把戏和算盘透露了出来，另外补一句：“这些事情本来就与我的原则不和，只是找不到合适的机会跟您进行沟通。”
三个月后，伊莎贝儿被调到后勤部门去管杂务，凯迪办理完辞职手续后特地去看她，冷笑一声：“你莫非以为出卖我，你就可以升官发财吗？走着瞧吧！”
老板一方面感觉自己的下属说出了事实，一方面会觉得：“不是他的心腹吗？平日他对自己特别的照顾，并且还一个劲地提拔自己，但到关键时刻却落井下石，这种下属的品质么……”
遇见类似情况，一种选择是：态度模棱两可，躲开是非，前提是自己绝对没有参与他的弄权手段，只是听说，那就不足以作为证据提供；一种选择是跟老板先说清楚：“从公司的立场出发，我感觉某人某事有些问题，从私人角度来看，这些话本是不愿意说的。仅仅就事论事，不针对个人发表任何情绪性评价、总结。”
在办公室成为某人嫡系不是一个十分明智的表现，哪怕该人在老板那里再怎么炙手可热。
4．不要挑战自己的极限。特别是下属在与上司进行沟通时一定不要在上司面前挑战自己的极限。这里有一个非常好的例子：阿兰那一组是有名的雷电先锋，什么搞不掂的任务派到她那里老板总是最放心：阿兰啊！全靠你了。事实上，人员不齐，设备没有到位，资金预算压到特低的程度，动辄还有新的任务压上身来，阿兰看着老板期待的眼神，欲言又止。所有的事情惟有自己一人解决，还要顾着安抚下属的不满情绪：为什么隔壁部门那样清闲，为什么我们成天累得要死却还没有奖励……？
结局是阿兰在老板面前痛哭一场：“我再也做不下去了，一年的时间过去了，我快忍出大病来了。”
老板意外地看着失态的她：“阿兰，我一直对你报有相当大的期望，认为你比较职业，你有非常大的发展潜力”……从此，在老板的心里，就认为她的抗压能力过于脆弱，并且她不适合担起更大的重任。
一般来讲，老板都非常喜欢经常向自己作汇报的员工，更看重那种不诉苦能承受工作压力的员工，这就造成两种情况：活泼机灵，知道诉苦的职员，老板会比较容易明白他实力有限，从而给出相对灵活的工作安排，而后一种员工，老板会认为你是能者多劳，把更多不容易解决的事情派给你。
总之，及时、准确、有效的语言沟通是特别必要的，把自己面临的困难和需要老板协助解决的问题一一列出，这绝对不是表示你能力不够，而是为了更好地完成工作。不然个人的能力固然被发挥到极限，情绪和体力上的压力也达到极点，一旦被触发，将会造成可怕的崩溃——这绝对不是可执行的、持续性的职业之道。
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二 与同事交往的语言技巧（1）
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会说话的人，可以使自己在职场中的交往如鱼得水。这里所谓“会说话”的人并不是指那种擅长讨价还价的人，也不是指那种在争论中胡搅蛮缠、无理也能辩出三分的人，而是指能够因人而异，善于用语言打动人心，使对方感到震撼、信服、或感激的人。
同事间语言交流的三大类型
同事间交流与合作离不开语言，而这种语言又不同于妻子儿女、兄弟姐妹间所使用的语言。后者带有更大的随意性和偶然性，而前者大体来看却总能归于这样三类：和势语言，用于同事间不存在利益冲突的谈话情况；攻势语言，用于想通过谈话达到一定目的的情况；守势语言，用于对方想通过谈话取利于己方的谈话情况。
1．和势语言：中国人自古以来都格外地强调人和的因素，诸如和气生财、和为贵、家和万事兴之类的古训，至今仍被人们所津津乐道。不管你在你所处的公司、单位或任何一个利益共同体中处于怎样的位置，都应该与你的同事团结一致。内讧只能使每个人的利益都受到损失。在与同事交往时说一些和势语言便显得相当重要。
不管同任何一位同事谈话时，都该记住这样一句话：“人人都非同寻常！”即使再烦、再累、情绪再不佳，也要把对方作为一个重要人物来看待。凡有可能要对对方讲几句恭维话时，哪怕仅仅是一句简短的评价，比如你看上去特别有精神。这个发型最适合你、你的孩子可真争气，将来肯定有出息之类的话时，一定要双眼正视对方、全神贯注，切不可因任何其他的事情而走神，不然这样比较容易地让对方认为你是在小瞧他，说了还不如不说。
如果有一天，一位平时与你关系并不怎么密切的同事对你说：最近日子不好过，妻子下岗了，还有两个正在上学的小孩，并提出请你帮忙，而这个忙又是你认为不便帮或者帮不了的，千万不可立即生硬地推托或拒绝，而应首先富有同精心地悉心倾听对方的想法，然后和对方一起共同分析问题，让他知道，你确实听明白了他的处境，然后再明白地做出适当的解释，让他知道你为什么不能满足他的要求。接下来，就该直截了当地说个“不”字了，绝不要含糊其词或拐弯抹角。这一点对于建立人与人之间的相互信任与尊重的关系极为重要。因为让同事去揣度猜测你心中的真实用意，对他来说是件倍感不快的事情。
到了最后，也许你应该这样说：“老王，我真为你妻子的遭遇感到难过，可是你也应该换个角度想，这样不是正好可以通过她趁这个机会开始干一份全新的事业，你也可以趁此机会帮助她发现她自己的特长，人只有被逼无奈时才能干出一番大事业的。你不如今天晚上就坐下来与你妻子好好聊聊，看她下一步喜欢干点什么？不知我是否能帮上什么忙。”
这样，通过一番巧妙的言谈，不仅使同事心头一松，豁然开朗，冲淡了被自己拒绝的尴尬和不快，同时也为自己以最好的方式解了围，这位同事不仅不会埋怨你，相反还会更加信任、赞美你。
最后，还要值得提醒的一点是，使用和势语言的时候，最忌过多的使用“我”字。古希腊著名哲学家苏格拉底从来不说“我想”，而说“你看呢”。要知道，一个独霸谈话，张口闭口都是“我”的人是多么令人讨厌。
2．攻势语言：日常工作中，尽管同事之间总的愿望和动机都是一致的，都是为了把工作搞得尽善尽美，但大至思想、观念、为人行事之道，小至对某人某事的看法与评判，在一些地方总会有所不同的，而这些程度不同的差异都会发展成为同事间的争执与论辩。而将其极有可能引起不愉快的争执，转变成一种愉快、平和的思想交换，显然离不开巧妙的攻势语言。
万一你不得不与同事进行言辞交锋，需要注意运用这样一些攻势语言的方法和技巧是十分必要的：
（1）要讲晓之以理、动之以情的话，感情攻势在同事间的交流中是决定性的。居高临下的不屑眼神，尖刻申斥的口气，嘲讽甚至侮辱的词句，这些貌似汹汹，其实正反映了说话人的毫无修养。这时即便你再有理，却也争不回哪怕一点点心悦诚服。反而还会引起在场的其它同事的反感。于是乎，“胜者犹败，败者犹胜。”
（2）既然大家都是同事，同事之间应该进行平和的思想沟通和交流，要抑扬有节，不要急于求成。对方滔滔不绝或多有冲撞冒犯之时，尽管任其发泄，自己在旁心平气和，处之泰然，尽量以柔和礼貌的语言来表达自己的意见。所谓不打不相识，同事与同事间通常正是在这种貌似攻势的激烈争执中达到了心灵的沟通和思想观念的交流，反倒越吵越了解，越争越感觉痛快，与以前的和平共处阶段相比起来还要互相尊重和信任。所以从某种程度上讲，机智灵活地运用攻势语言与同事在争执中进行交流，在辩论中得以沟通，实在不失为办公室中一种树立威信、结交知己的好办法。
不管在什么情况下，创造与保持友善信任的说话氛围都会有易于交流思想，对事物的看法就易于达成一致，行为也容易协调。例如：通过先抑后扬，先肯定优点，再谈出现问题的说话顺序，就有助于减少对方的抵触与反感。使其感受到你的善意，气氛和谐，这样对方就会很容易、冷静地接受自己的建议。
3．守势语言：广而言之，每个人工作谋生的集体其实就是一个大家庭，作为家庭成员的同事之间也难免会产生一些磕磕碰碰、误会、牢骚，也自然免不了时常遭到一些同事的挑剔与非议。而当你听到同事的那些令你委屈不已、愤愤不平，甚至还有怒从心来的言论时，回敬之最明智的办法就是用好守势语言。由于在这个时候谁是谁非不是三言两语就可以说清楚的，所以要有耐心，不要逞一时口舌之快，伤了同事的和气。大家同在一个屋檐下共事，抬头不见低头见，一旦撕破脸皮，以后要再行交谈、沟通，虽非不可能，但也要颇费周折，因为过去的伤痕很难难愈合。
取借语言之衣，实取人情之利，何乐而不为？会说话的人不仅能在谈笑间使樯橹灰飞烟灭，达到自己当初的良好愿望，而且能创造一个和谐的人际环境，以柔克刚。
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二 与同事交往的语言技巧（2）
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会说话的人都少不了这样一种既简单又十分困难的风度－－幽默。任何一个成功运用守势语言达到与同事和解、回敬同事指责、批评的成功范例或多或少都少不了幽默的功劳。
一位厂长在年初的职工代表大会上遭到了一位女职工的不断质问，由于她认为自己在上年所报销的医药费实在是太少了。
那位女职工厉声地问道：去年一年中，厂里在这方面到底为职工花了多少钱？
这位厂长说出了一个几十万元的数字。
“我想我快要晕倒了。”女职工说。
这位厂长依然面不改色心不跳地解下了自己的手表和领带，放在桌上说：“在你晕倒之前，请接受我的这笔投资吧！”
于是在场的大多数职工都会心地笑起来。
这位厂长的幽默表达了一个相当重要的信息，即企业也特别地重视职工的需要，他本人也确实关心。如果有必要的话，他可以牺牲自己，但是厂里的资金有限也是事实。
那位女职工当然根本不会晕倒，她只是在做样子。厂长的这个小小的幽默不仅没有让她感到更加气愤和不平，相反倒是使其顿然沉思，进而猛醒，把对厂里和领导的抱怨和不满都化做了理解和同情，后来成了厂里的骨干。一句幽默的戏剧性语句和一个幽默的戏剧性行为，其效果远远超过了一份长篇大论的反驳和纠正。幽默可以说是生活中比较自然的品味，它不仅产生笑料，更是一种修养，一门知识，一门功力特别深的素养。难以想象，一个不懂幽默的人会是一个很会说话的人。
在同事间交流与沟通的过程中，舌头一定要多绕几个弯，切忌妄自尊大，出语伤人。美国一位著名的女士玛丽凯有句话：要把人当人看。因此最终她成功了。因此，不管在什么时候，都要记住大师海德格尔的名言：“语言是人类的栖居之地，做个会说话的人。”
一个人在工作中是否有人缘，是否善于和同事们打交道，是否能够按照自己的愿望尽快地完成工作任务，达到所需目的，在较大的程度上主要取决于这样一个过程的顺利完成，即相互间思想、感情、意见的交流过程，心灵与心灵，精神与物质的沟通过程。
你也许不断地会有这样的困惑，自己工作非常地卖力，工作能力也不比别人差，兢兢业业地熬了许多年，但总是不被领导注意和赏识，在同事之间要找到一两个可以放心说心里话的人都十分困难。于是在工作中经常性地倍感孤立与不顺，久而久之就难免开始怨天尤人，灰心丧气起来，大有怀才不遇，命运不济的慨叹。
事实上，也许并非是领导看不起你，同事信不过你，毛病没准儿就出在你与他们亲疏远近的关系上。当然，相信不是你不想做得上下同心、左右逢源，只是过于忽视了人与人之间的交流、同事与同事之间的沟通技巧和重要性，所以自然是常感力不从心、事倍功半了。
只要是身在职场中，不管是在外面跑的还是在办公室里，只要是与同事之间进行交往都离不开语言，但是你是否很会说话呢？俗话说“一句话说得让人跳，一句话说得让人笑”，同样的目的，但表达方式不同，造成的后果通常也大不一样。说话应该讲场合、有分寸，最关键的是要得体。不卑不亢的说话态度，优雅的肢体语言，活泼俏皮的幽默，这些都属于语言的艺术。当然，拥有一份自信显得更加的重要，懂得语言的艺术，恰恰能够帮助你更加自信。娴熟地使用这些语言艺术，你的职场生涯也会非常成功！
掌握好与同事间说话的分寸
与此同时，还必须掌握好与同事沟通时说话的分寸。在办公室里，同事每天见面的时间最长，谈话可能涉及到工作以外的各种事情，“讲错话”一般会给自己带来不必要的麻烦。同事与同事的谈话，怎样才能掌握好说话的分寸呢？成了人际沟通中不可忽视的一环。
1．办公室里最好不要辩论。有些工作人员比较喜欢争论，必须胜过别人才肯罢休。假如你实在爱好并擅长辩论，那么建议你最好把此项才华留在办公室外去发挥。不然即使你口头上胜过对方，但其实是你损害了他的尊严，对方可能从此记恨在心，说不定有一天他就会用某种方式还以颜色。
2．办公室不是互诉心事的场所。有许多爱说话、性子直的人，喜欢向同事倾诉苦水。尽管这样的交谈富有人情味，能使你们之间变得友善。但研究调查指出，只有不到1%的人能够严守秘密。所以当你的个人危机和失恋、婚外情等发生时，你最好不要到处诉苦，不要把同事的“友善”和“友谊”混为一谈，以免成为办公室的注目焦点。
3．不要成为“耳语”的传播者。耳语，就是在别人背后说的话，只要人多的地方，就会有闲言碎语。有时，你可能不小心成为“放话”的人；有时，你也可以是别人“攻击”的对象。这些耳语，比如领导喜欢谁，谁最吃得开，谁又有绯闻等等，就像噪音一样，影响人的工作情绪。聪明的你，要懂得，该说的就勇敢地说，不该说的话绝对不要乱说一通。
4．当众炫耀只会招来嫉恨。有些人喜欢与人共享快乐，但涉及到你工作上的信息，譬如，即将争取到一位重要的客户，老板暗地里给你发了奖金等，最好不要拿出来向别人炫耀。
