迷思：专於一事没有效率。
真相：专於一事是完成事情最有效的方式。
想把工作一次做到好，时间永远不够；把工作重做，时间永远充足。──杰克．贝格曼（Jack Bergman）你很可能因为无法完成所有的事，所以觉得无法消受。有些人一天可以完成很多事，是怎样办到的？
《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）报导过高效率员工的工作习惯。1除了一到公司立即开始工作之外，这些员工一天当中也会定时休息，他们在每日行程中安排休息时间，使整体的效率更高。高效率的人甚至午餐期间也是只做一件事，他们好好享受午餐不工作。
把这个记下来！让自己有一些休息时间，这样完成的事更多。同样的，当我们精神抖擞时，要投入工作中。即便如此，面对多到不行的工作时，要如何生存下去？
你的平日
也许你受到负面想法的困扰，像是「我做不到！唉！
救我，待办事项多到要把我淹没啦！」
你的救星来了。我跟各行各业的专业人士谈过，问他们哪些事情是希望在一个上午就能完成的。我整理出工作清单，删掉特殊细节，让应用范围扩大，汇整出两种在工作日上午解决工作清单的方式。
这里介绍的人物是戴夫，以下清单是他某天早上需要做的事：
●校对文件和寄企划书给客户
●参加内部员工会议
●给直属部下打考绩
●参加电话会议
●和资讯长约时间讨论
●回覆或删除200多封电子邮件
●提交建议事项给过渡委员会
此外，当天上午他太太要对她的重要客户做简报，他答应中午12:15要在办公室附近和她碰面吃午饭。
情况一：剪不断，理还乱
戴夫到公司後，前往休息室，快速地倒了一些咖啡。丽莎和泰德都在那里，拉他过来聊前晚公关活动的事，一谈就15分钟。言谈之间说说笑笑，他告诉自己，一天这样开始是和同事建立情感的好方法，另外，他也不想没礼貌。
他走进自己的办公室，并注意到昨天在他下班後，新会计经理在他位置上留了一张便条，请戴夫在表单上填写资料，要输入新升级的薪资管理系统。他不情不愿地转身下楼去做这件事。毕竟，现在做总比不做来得好。
他回到自己的办公室後，他的下属尼尔森坐在访客椅上等他，手上抱着一堆文件。尼尔森开始抨击行销团队办事不力，夸张地挥舞着传单作为证据。戴夫一边听着，一边搜索他想都不用想就可以直接删除的电子邮件。他想当一名会支持属下的主管，但是他也需要做完一些他自己的工作，他想要两边兼顾。
就在这时，贝蒂笑咪咪地从门缝中冒出头来，提醒他快开员工大会了。大家都已聚集在大厅，只剩戴夫没过来。他飙出脏话，抓起平板电脑，并跟着贝蒂走出办公室。至少他甩掉了尼尔森。
戴夫痛恨开员工大会，所以他利用大部分的时间，假装在做笔记，事实上在和坐在对面的泰德即时通讯。他还秒回几封电子邮件，以应付上百封不断累积的邮件。突然间，他的老板葛瑞丝问戴夫有什麽意见，但是他完全不知道现在正在讨论的话题。他尴尬地圆场，说自己老了，听力不中用了。终於，会议开完了。
一天就这样快速地溜走。他秒发一则简讯，跟直属部下卡丽莎说，他必须再次延期她的年度考绩。他快速瞄过重要企划书，期限就在中午。电话会议已经开始了，但是他继续快速翻看企划书，他不得不如此。
他按下发送键後，才发现有几个日期弄错。他做了个笔记，提醒下午要快速发个後续电子邮件修正错误，然後把笔记扔到那叠已经高得吓人的待办工作堆上。
他跑上楼问资讯长的特助，能否在这周和资讯长会面。他想亲自问会最好，但特助正忙着开既定的会议，所以他只好在那里等。突然，他想起忘了联络承办人，得提供建议给过渡委员会。最後，他和太太的午餐迟到了15分钟，并因为这个早上的情况烦恼不已。
情况二：专於一事拯救了一天
戴夫知道他今天早上行程满档，所以他早到20分钟，在还是静悄悄的茶水间，迅速地倒了一杯咖啡，走进他的办公室，把门关上，并在门上面贴了一张便利贴，上面写着「赶工中，请勿打扰」，并且花五分钟来规划上午的工作。他删掉不必要的工作，并把极重要的工作标注起来。
接着，戴夫想办法挤出时间来做关键工作，例如，他传个讯息给葛瑞丝，解释今天早上有份关键工作的截止日，并询问是否可以只参加例行员工大会的前半场。他承诺，他在出席的时间会完全投入。然後，戴夫迅速地把他的建议寄给过渡委员会。
接下来的半小时，他静静地仔细校对给客户的企划书，他关闭所有提醒铃声和视窗。他胸有成竹地寄出电子邮件，然後打开办公室的门。
戴夫在情况变得太混乱之前，早已安排好与直属部下卡丽莎的考绩会谈。当卡丽莎到达时，戴夫坐到办公桌访客的那一侧，一来可以建立关系，二来让自己免於电子讯息的干扰。戴夫告诉卡丽莎，考绩评估只会花15分钟，在这段期间，他会把心思完全放在帮她打考绩上，他承诺不会受到干扰。
突然，尼尔森像台风入境般闯进办公室，咆哮行销团队多麽无能。戴夫打断尼尔森的滔滔不绝，指出他现在人在开会，目前没有时间给尼尔森。戴夫用友善但坚定的语气告诉尼尔森，他得再安排时间开会才行，并立即回到卡丽莎的考绩评估上。
戴夫短暂地参加内部员工大会，後来心平气和地花了15分钟回覆、整理和删除电子邮件。他把一些工作指派给属下，把工作内容转发给他团队上其他的人。他不敢相信当他真正专心时，从收件箱消化掉这麽多封电子邮件。
在开电话会议前，戴夫还有几分钟的时间，所以他打电话给资讯长的特助，看是否可以在本周稍後的日子安排会议。她在忙，但答应他本周稍晚会告知开会时间的选项。
虽然他不喜欢开电话会议，戴夫仍积极投入参与。尽管很不容易，他忍住在开电话会议时，同时回覆电子邮件和讯息。当别人不专心开会时，他能看出来，也无可否认地觉得这样不专业。当话题转到超出了他的业务范围时，他就退出通话。戴夫离开办公室，时间还绰绰有余，在和太太共进午餐的路上，可以买花送她。
总结
在戴夫的第二种早晨情境中，把可能对你特别有用的一些招数记下，例如，在每天工作开始前，只需专心花三到五分钟，整理你的待办事项，就可以把你整天从受制於回应别人的需求，转换成主动出击。
能采用什麽策略让你在办公室可以工作更顺畅？例如，很多人就算只是想到要指派工作给别人（也就是完全放弃控制权的意思），就会吓出一身冷汗。但是，指派工作是非常重要的，这不仅让你有更多时间，还能专业地培训你的工作夥伴。此外，请开口问别人真正需要收到回覆的时间，这样能让你在回覆期限之前不用那麽神经紧张，不用让自己被工作塞满。
轮到你了
列出你三天要做的事。挑出三个即将到来、较为典型的工作日。找一个方便的方法，来记录在此期间你实际使用的时间。要用智慧型手机、记事本、石板或凿子，任君选择。
一天诸事不顺时，便可写下你所做的主要工作。你可以从工作日的一开始来记录，不需要把一天拆成细小的片段，或提供详细的内容。你只是想要实际检视你的时间都花在哪里了。
下面是一个例子。（如果你不想受到太多影响，请跳过！）7
当然，这是纯属虚构，完全是我想像出来的。请用接下来的三页记录你自己的一天。
哪种技巧对你有效？你有什麽困难？
如果同事想要更有效率，你会给什麽建议？
你明天想用哪些不同的方法？
另外，请记住这个做起来可能很难、但很有帮助的经验法则：如果有紧迫、艰钜的工作是你想逃避的，在一天当中尽早去做。咬紧牙根！为了自己好，要严以待己，知道吗。把重要的工作延後做，可能加重你心里的负担，使得想要专心一志做其他事情变得难上加难。
秘诀①把类似的工作集中，整理成工作串
有什麽相关的工作是你平常上班时，一天可能会做上好几次的？以我自己为例，包括阅读和回覆讯息，把东西（文章、要签名的文件、该寄的信件）拿到大楼里其他办公室、回电话，并安排会面。
工作串的方式是把类似的工作找出来，把这些事集中在一天当中的特定时段一起做，而不让同类型的活动一直打断你的思路。
用工作串的方式可以节省时间，以下是一些帮助你成功的建议：
●在你最清醒的时段来使用工作串的方法。
●一天做一到三次的工作串。
●决定花多久时间做工作串，并设置闹铃提醒你该停止的时间。
●避免在指定时间之外，从事这些工作。
一天当中简讯和电子邮件会不时地害你分心吗？社交媒体的诱惑是否使你留连忘返，影响到工作，对即将到期的专案造成损害？如果是这样，也许你该尝试工作串的方法。先从在白天限制自己去回覆讯息做起，一天分三个时段：刚到公司时、午餐时间前和下班回家前，各用20分钟来做这些事。
也许你会对此表示怀疑，大家不是期望更快收到回覆吗？我并不是建议你每周才回一次电子邮件，一天回三次是合理的频率。
此外，许多电子邮件因为大家一来一往的回覆，没必要地过分冗长，例如，以下的回覆方式可以消除或减短对话串：
●无须回覆。
●感谢，今天就到此为止。
●如果有变动，才需回覆。
●〔某某同事〕可以处理此事，不必传副本给我。
●这样很好，到时见。
●接下来几个小时，我不会上线。
● 可联系〔某某同事〕来安排。
这样做可以防止之後有突发情况。即使当期限就快来临时，我早上开始工作时还是会从我的行程检查起，并努力地看完从昨天开始累积的讯息。
假设你已经几天没进办公室了，回来时出现堆积成山的讯息、文件和萤幕上闪烁不停的提醒灯，等着你处理。别惊慌，我有一套办法处理这种特别的情况。我称为1ｘ10ｘ1方法，这是从工作串演变而来的。
先快速看过待办的事项，并立即处理任何可以在一分钟或更短时间内解决的事情。这可能包括快速回覆电子邮件、签名同意专案、回覆语音留言或回答时间安排。接下来，处理可以在不到十分钟就完成的工作。
尽早在当天解决这一类工作，其余的工作是要花上一个小时的时间来处理。接下来几天，把这些事整合至你的时间表。
最好是趁办公室事情还没一件件都冒出来之前，在早上尽可能快速办好工作。
秘诀②「我在忙！」善用便利贴提醒他人勿扰
不起眼的便利贴是你的第一道防线。无论你是有自己的办公室、还是在小隔间，或是在开放空间的办公室里工作，便利贴是你的朋友。把你的想法写在便利贴上，把它贴在门上、入口处，或是桌子的旁边。
以下两张图，是为了提醒别人自己正在忙的便利贴范例。这时幽默和轻松会有益，艺术表现纯粹为附加效果。
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这样不会让你永久不被打扰，最长大约维持90分钟。最好限制你密集专心一志的时间，在你累垮前，就应该喊卡。这样你会更有效率，也更热衷於工作。
若要让别人好办事，你可以在便利贴上写下工作结束的时间，例如：「请下午1:30後再来！」并非所有的打扰都是一样的。没空谈天说地，和真正需要你帮忙时却不伸出援手，两者是不同的。
办公室的门户开放政策受到好评，但是我反对，因为这样会让人预设你是欢迎和期待别人来打扰你工作的。对於门外汉来说，门户开放政策意味着你的门（真实或象徵意义）永远对不速之客敞开，你神奇地随时对任何人都有空。在现实中，这是不可能的。对所有人随时都有空，代表无法专心陪伴某人。如果我在你的办公室，而雷蒙跑进来要和你讨论，你怎麽可能把注意力放在我们身上？你没办法，所以你是在浪费大家的时间。
在你的线上行事历或在你办公室入口处，放上会谈登记表，表明你的办公时间。是的，真的有人这麽做，而且是有用的。
秘诀③把弹性工时排进你的时间表
当你为每周该做的事项安排进度表时，至少每天排进两个半小时的空档，预留给工作串和突发事件。我称之为弹性时间，这麽做需要纪律，我看过那些超级忙碌的资深主管，也都使用这套方法。安排连续不间断的会议会害你深陷绝望，永远有追赶不上的会议。你还可以使用这段开放时间，专心来做长期的专案。把「没有排事」的时段看成实际有排事的时段，除非发生急事，不然不能动用。这也是安排弹性工作时间的部分原因。
你可以采用家医诊间的做法。如果你想预约做不紧急的每年基本体检，他们可能会告诉你下一个可供挂号的日子是一个月後的今天。但是，如果你早上八点打电话过去，说你发烧头晕，你可以当天早上就挂号，因为内科在行事历中预留紧急状况的挂号时间。
对於忙碌的职业人士，这是个理想的模式。你并不需要为爱聊天的同事放下手边的工作。然而，如果你的行程满档，就无法腾出空来处理意外情况，而意外情况是一定都有的。
对於职场混仙怎麽办？他们摸鱼，三不五时晃到你办公室，也没有明确的讨论议程或离开的打算。如果你的位置是在开放的办公空间，根本没有任何隔间防线，那该怎麽办？
我有法子罩你，专於一事并非仰赖完美的办公环境才能达成。有个混仙跑到你办公室，兴奋地讲最新梦幻足球选秀的新闻，但你正在赶工，你可以这样回应：
■抬头看看他，并表示你很忙，就低头回去做事■微笑并指着耳机，用来阻挡不必要的谈话
■回他：「很酷，但我有很多事要做。」并回头做你的事实际情况是，有很多方法和说词可以让你避开混仙，你只要去做就是了。你可以一边告诉他们，现在你没空聊天，一边表现愉快的神情和温暖的笑容，这样就很够了。
有些人在开放办公空间工作，会感叹专於一事是不可能的。毕竟，到处都有让人分心的事，而办公室却没有划分空间的界线。别灰心，比起经常切换任务的人，专於一事的人有更强的能力去阻挡分心。2专於一事需要投入心力和个人责任。我们无法为了要专於一事，就要求环境得要清幽。我们无法因为周遭纷扰的人和事，就随之起舞。如果你周围谈话的人太多，可以掏钱买台白噪音的机器。一台的价格很便宜，还可以用很多年。而当你达到心流的状态，外在的干扰就不会影响到你。3当你就是无法集中注意力时，该怎麽办？大多数开放的办公室会有一些安静的房间。如果有需要，就去使用。
使用这些方法可以减轻干扰，同时让大家知道，你暂时离开是有理由的，而且不会耽搁很久。人们会尊重你对时间的安排，还有其他的好处是，你比较不会收到非紧急的讯息。
让大家知道什麽时候你会回覆他们，并且确实做到，藉此表示你对他们的事情认真以待。请记住把你的语音信箱和电子邮件的自动回信功能设定外出模式。这样比试图表现你有空，实际却心不在焉，还更为有效和尊重。
练习、练习，再练习
专於一事是可以培养的习惯。选择能增强你专於一事的方式，要挑选实际的事情，例如管理没有预约前来的访客、关闭社交媒体、指定时间规划每日工作、开会时保持专心，或用工作串方式处理电子邮件。把表现很好的情况记录下来（详见下页表三），每周能有四天表现很好就是胜利。经过15个工作日後，给自己一些奖励。当然，你处在当下的能力提高了，这本身已是最好的奖励。这里提供的许多例子都是标准的办公室场景。然而，当你肩负许多责任时，这些概念可以应用到其他情况，无论你是自由业者、学生、艺术家，或是全职父母。
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这里提供的许多例子都是标准的办公室场景。然而，当你肩负许多责任时，这些概念可以应用到其他情况，无论你是自由业者、学生、艺术家，或是全职父母。
