切的作家老是无法写完书的第一章。对那些因过分追求完美迟疑不决的 .3
不错的运动，可是在那一段时间内，只能从事运动，并不能同时做些其
它工作。
如果利用去上班的时间兼运动，就可以节约时间，又能够同时做别
的事情。至于耗费时间甚多的运动，像打高尔夫球等，由于会剥夺工作
的时间，多数人敬而远之。为健康着想，管理者与其两周做一次或者两
个月做两次激烈运动，不如每天早晨步行 10 分钟。想做一件跟平常不同
的事情，必须具有坚定的意志，而早晨步行 10 分钟采用的运动方式，只
要持续地走下去就行了。
○早一小时出门，即可有效地活用乘车的那段时间
由于住宅问题的恶化，管理者的家离市区越来越远，以致去上班的
时间也无形中加长了很多。现在单程需要耗费一二小时已是司空见惯
了。既然耗费于上下班的时间如此漫长，那就应该好好地利用这一段时
间，如果在胡思乱想中度过，那实在是太浪费了。一小时的时间可以阅
读很多的报纸和书籍。日积月累下来，知识和信息的吸收将非常的可观。
为了利用上下班的时间，必须避开高峰时间。如果不能把上班时间
挪后，则可以提早上班时间。大都市交通的高峰时间，大致是从 7：30 到
8：30 之间。因此，只要提早一小时出门，就不难活用这段时间。虽然只
是一小时的时间，但累积一年下来就相当的可观。
○在上下班时间养成看笔记本的习惯
早晨检查当天的工作时间表，是管理者的必要功课。确定一下商谈、
会议、跟某人面谈的事，是否记载于工作时间表里，再划分当天工作的
次序，考虑应该如何指挥部属。为了使一天的业务顺利进行，这些作业
是不能缺少的。
在上下班的车里，一定要检查笔记的时间表栏。早晨，检查当天的
预定工作表。夜晚，则一面检查当天有否没有做完的工作，然后再计划
明日的事。每天只耗费 5 分钟做这种事就足够了，工作效率将大大地提
高。
○手表的妙用
在车厢里面，一旦看书入了神，往往会过站而浑然不知。然而，如
果一直想着下车的时间，那就没有办法集中精神阅读。
这两种情形都对管理者不利，因此，在车厢阅读书籍，或者撰写稿
件时，要把手表的“闹钟”拨到下车的几秒钟以前。经过如此安排以后，
就算乘车时间只有 10 分或者 20 分钟，也可以集中精神读书。逢到疲倦
时也可以小睡片刻。除此以外，手表还有多种功能，有的手表不但会“叫
醒人”，同时还能做简单的计算。
对于一个管理者来说，与其戴用价格昂贵的手表，不如戴用实际而
多功能的手表。在戴用手表时，不妨学习女性，也就是把字盘朝向手腕
内侧，如此会给你莫大的方便。例如在车厢里阅读时，只要稍微移动视
线，即可获知时间。逢到谈生意时，也可以在对方不察觉之下，确定时
间。
○厚重不方便携带的书籍，不妨拆开分成几册
根据自己的目的及用途，把书本拆开来以便携带。对于把书本神圣
化的人来说，或许会皱起眉头，不过如此做以后，反而会增大书本的利
用价值。甚至对于专业性且厚重的书籍，也可分成好几部分，再使用订
机装订。经过如此的处理，就可以把它放入皮包里随身携带，必要时，
也可以把它编成章、节。
不管是内容如何丰富的书本，如果不能在阅读以后把它当成知识活
用，那就没有任何的意义，遇到大型书本时，不妨把书本的封皮都去掉，
再把正文拆开分成小册子，使它成为容易阅读的状态。只要有时间，随
时随地都能够阅读这一本书，利用价值也能够在无形中提高。依管理者
的职业，像辞典等，必须频繁地使用的书籍，使用这个方式最为方便。
□决定工作程序的方法
○早晨上班时决定工作的程序，就能提高工作效益
古人说：“早起的鸟儿有虫吃”，这也可以作为管理者的座右铭。
例如比一般人早 1 小时起床，早 1 小时上班的话，在上班铃声响起以前，
至少可阅读五六张报纸。如此就能够比别人抢先获得信息，对于工作将
有很大的帮助。除此以外，早些上班的人、能够有充分的时间，决定一
天的工作程序。不管是哪一种工作，程序决定不佳，将不能获得良好的
结果。如果你早一点上班，就有充裕的时间决定程序，工作当然也能够
顺利地进行。
○先把必须做的事情列举出来，再决定顺序
决定工作次序时，不要连细节也定得死死的，必须具有某种程度的
弹性，如此才能够顺利地进行。有不少人喜欢详细的规定，从几点到几
点做那些工作，然后才着手工作。乍看起来，这种做法似乎很合理，实
际上，这并非很有效率的做法。因为一旦决定了时间，难免会受到它的
束缚。例如，工作进行的很顺利时，时间一到就非中断不可；轮到工作
进行得不顺利时，仍然得熬到时间到达为止。与其采用这种方式，不如
趁着干劲十足时，一口气把工作干完；提不起精神时，干脆做其它的工
作，这样效果就更好。
首先，把一天要做的事情全部列出来，如果前一天有未做完的工作，
就必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以
何种顺序进行。对于能够同时进行的事情，最好一次就解决掉。例如中
午必须会客，就不要吃完饭再会客，而应采取跟对方一起进餐并交谈的
方式。这样的话，一次就可以解决两件事，腾出来的时间，可用于其他
方面的工作。
○以“80 对 20 法则”决定工作的优先顺序
把一天的计划列出来以后，接下来就得决定先后顺序。在决定工作
的优先顺序时，都应用“80 对 20 法则”即巴雷多法则。这个法则是“某
群体的重要项目，决定于全体中比较小的比率，而且在多数的场合下，
往往是 80 对 20 的比率”。这是意大利经济学家巴雷多发现的。例如某
保险公司有 100 个业务员，他们总共完成了 100 万元的寿险。在这种场
合之下，并非每一个人都拉了 1 万元的人寿保险，而是比较能干的 20 名
业务员，总共完成了 80 万元的保险。这就是“80 对 20 法则”。
这种法则也可以运用到工作方面。其实真正重要的工作并不多，差
不多只占全部工作的两成左右。只要想想这两成的重要工作是什么，即
可以很挟地决定工作的优先顺序，自然就可以决定效率好的工作程序。
对于重要的工作和次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这
种工作方式不但效率不高，而且精神方面的负担也将使人不胜重负。如
果根据这个法则进行，只做全体的 20％，即可完成 80％的工作，因此，
在精神方面会显得很轻松，效果也比较好。
○工作最好分为“亲自动手”和“委托他人”
一般地的工作可分为“只有自己会做”和“他人也能够做”两种。
考虑到工作程序，就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作
委托给他人做，或者把应该委托他人做的事，由你动手来做的话，将招
致很多无谓的损失，根本就无法高效率地进行工作。以公司为例，办公
室里有几位秘书，帮主管做种种工作。正因为有了他们，管理者才能够
把时间用于只有自己才能够做的事情。
一般地不可能每一个管理者都拥有秘书，只要把工作分为两大类，
即可交给部属、同事、甚至家人，由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作，
只要你告诉委托者重点，连孩子们也能够做得很好。所以，你不妨请别
人多帮忙，你自己则专门负责重要的工作。
○工作前的准备工作最好与工作内容有关
为了使一天的工作顺利开展，事前的准备工作是不可缺少的。有一
些管理者在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也
算是一种准备工作吧！不过，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如
做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作，
最好能很快地制造融洽的工作气氛。例如，在会议上必须报告的话，那
就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍，但是，比起开
会时才照本宣科的做法，其效率有天壤之别。有时，由于要做的事情实
在太多，叫人眼花缭乱，不知从何处着手才好。遇到这种情形，不妨把
每一项工作都写在纸条上，如此才能胸有成竹。
○必须最先解决需要对方答复的文件
每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情：第一件事情，
就是察看是否有等待对方答复的文件。如果有的话，必须尽快跟对方联
络。对管理者来说，时间一向是分秒必争的。凡事要迅速地在早晨联络，
以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络，往
往必须等到翌日，方能得到答复。仅仅延误了两三个小时，却使整件事
情慢了一天才能获得解决。为了防止这种事情发生，必须一早就跟对方
联络。另外一种做法，是指示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方
面的指示，而着手你自己的事，当你察觉到时，部属可能在进行一些次
要或不必要的工作，这也是一项很大的失误。一上班就得仔细地指示部
属，对他们面授机宜。这样，失决定好委托他人做的事，然后再着手自
己工作的话，就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间，
就必须建立起健全的组织，这样，即使你不在办公室，工作也能够很顺
利地进行。
○拜托他人做事时，必须说明做法及意图
以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然地对部属说“你
给我做某某事吧！”就只有这一句话，没有前后的说明，叫人摸不着头
脑。因为上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人
不满意的后果。每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，
以及你的意图。例如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说“请你订
一张某月某日几点几分飞往上海的机票。”而应该这样说：“我想在某
月某日的几点几分抵达上海的某饭店，请你帮我订一张机票”。如果你
使用前面那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为你订机票，他的
理由是“那班客机已经没有座位了”；如果采用后面的说法，把你的意
图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，他也会为你订前一班客机
的票。他能够采取弹性的处置方法。委托他人做事时，必须把你的意图
及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完成任务。
○很快听到工作报告
最近，不仅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在
少数。当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促
他时，他才悻悻地回答：“啊！我忘记了……”或者“我以为那一件事
并不急呢……”真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。
但是，指示的人也有交代不清之嫌。
为了防止这种“交错”，欲尽早获知结果，必须一开始就说得一清
二楚。只要做到这点，每逢工作完成时，部属就会拿出报告，你也不至
于感到坐立不安。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三叮
咛，就可避免时间的损失，并且也能够提高工作效率。
○集中精力做的事在上午进行，下午则用在会客方面
一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快
的。正因为如此，凡是依靠脑力的工作，你都把它放在上午进行，就连
那些必须凭对方反应而下决定的工作，也尽量在上午做完。因为到了下
午脑力运转迟钝，往往想不出最上乘的策略，所以，都应把会客的时间
安排在下午进行。会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力
的工作之后，头部会感到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使
紧绷的神经获得松弛，可说是一种很理想的调剂。
□工作省时的方法
○牢记女职员的生日
整体工作能不能顺利进行，关键多在于女性职员，似乎每家公司都
是如此。即使复印一张文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作
效率与工作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。为此，最好的方
法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，
向她们表示感谢，就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。
○多关心女职员并托以重任
以相当的敬意与关心来对待共事的女职员是必要的。除了送生日卡
之外，在她们加班工作十分疲劳之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或
是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。
平日这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，
比如说临时有急事，对方会主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，
只要获得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
○给领导做工作汇报时，要先打好腹稿
在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得
要领。尤其是对领导做工作汇报，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会
令领导感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。不只是对自己的
同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的活，才把人叫过来。”
而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点，不但不
会浪费时间，也不会发生误会。
○将好的工作程序记入工作手册
在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试。不过，在尝试的过程中，
即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此
所造成的时间浪费无法估计。所以，在你所在的单位中，如果有人发现
效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就
不再为发现者所独有，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成
工作。
○“实用工作手册”来自以往的工作经验
不管做得多么完整，“工作手册”也会有所遗漏。一种文件写法虽
然已考虑到种种情况，但为了应付特别的情况，就必须采取相应的做法。
因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工
作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月
累就能完成一本“实用工作手册”，发生任何情况都能从中找到最有效
率的解决方法。
○在“工作手册”上详细记录零散信息
出门办点小事，却不巧赶上繁忙时，结果白白等了半个多钟头，这
种情况经常会发生，只是平常不太会感觉到，其实这些浪费掉的时间，
一累积起来，也是相当可观的。所以，为了防止这种无谓的浪费，连乍
看之下很可笑的琐碎信息，最好也记在“工作手册”上，比如邮局在哪
一天哪个时间人最少，或是哪个窗口办事速度最快……，将这些具体的
信息记在手册上，办起事来将更为方便、迅速。
○将经常使用的工作用语记号化、简略化
在处理事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、
印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名
片、夹人名片薄存档。像这样将经常使用的工作用语记号化、简略化，
在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得
以省去不少麻烦。
不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可简略化。
例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等等，如此
即可大大地提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。
○防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”
撰写一本书着实需要有很强的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说
用口述录音机或文书处理机之类的现代化工具可达到很高的工作效率，
不过，有时候也是一件非常痛苦的事。在这种情况下，只要想到这是完
成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到
眼前单调的工作，不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用
成功画面思考法，想象计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊
端的方法之一。
○将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿，
即为功能之一。因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不
在一旁看着也无所谓，可以大大地节省人力与时间。
可是，这种精心设计出来的功能却出人意料的并未受到广泛的应
用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件
上经常可以发现，文章是用文书处理机打在 A4 的纸上，而图表资料纸是
B4 大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能的威力，也要大大减小
了。因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在
各方面都将大大提高效率。
○呈送出去的书类文件也要做标题和目录
除了时间太过仓促的情况外，在对订约的公司客户提出报告时，一
定要在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何书类文件时，
都必须规规矩矩地标上标题与目录。因为标题和目录能够使人在阅读内
容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。乍听之
下，似乎令人觉得很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工
作时间，也能够缩短自己的工作时间，其效果绝对是不小的。
○写报告时，先将报告列在纸上，事后再一并查阅
在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨
大的问题，可都不马上去翻查资料或文献，因为或许因此暂时解决了问
题，可是却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作进度。所以一旦有必
须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在
纸上的问题也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
○把经常使用的文字、数字刻成橡皮印
在现代的办公室中，OA 机器已经成了不可缺少的必需品，不过除了
利用这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方
法，比如利用橡皮印，年月日印、裁决印、裁决印住址姓名印等各种不
同的印章，一应俱全。在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如
果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事
务上，便能省下相当多的时间。即使要多花点钱，由于节省手写作业的
时间而提高了工作效率，所以成本反而降低。
○一成不变地奉行领导的指示，工作的确不会愉快
经常有人发牢骚说，因为工作太无聊，所以才无法提高工作效率。
同样地，不妨不要理睬别人怎么说，以自己的方式来处理例行公事。在
动脑筋想如何以自己的方式工作的时候，会发现前所未有的乐趣，这样
才能提高效率。
○采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录
喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，
大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪都可立即记下分
数。除了一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录。
即使身边没带公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，
随身携带笔记薄，不过，如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下
备忘录。
在工作中，写公文、写书信占了相当大的份量，不过毕竟是本行以
外的副业，如果不讲求工作效率，一定会影响到业务的进度。要提高写
稿的工作效率，必须放松心情，不要战战兢兢地“写千古文章”。如果
一开始就想写出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一
张，所以不如随着思路先打个草稿，然后再加以修改。
○利用业余时间构思文稿
在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思
闭塞，难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合进行构思与草稿
的写作。下了班，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。
而且刚从繁重的工作中解放出来，心情为之轻松，往往会产生许多绝妙
的灵感。想好了整个结构大纲后，再用口述录音机和文书处理机，就可
以迅速地完成草稿工作。
○利用文书处理机来输入文稿
商业文件也和法律文件一样，很多都是相同的格式。文书处理机不
但能保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不
得不多花一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来
输入文稿比较理想。
○文书处理机的软盘以一张一个为原则
使用文书处理机时，必须特别注意软盘的整理方法。举例来说，原
则上一张软盘中，只储存一个资料。软盘的容量，因机种而有所不同，
不过一张大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张软盘中，同时
存入各种不同的资料，但是检索时就非常地麻烦，不太合乎效率原则。
按种类准备不同的软盘，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将
存入软盘的资料分门别类。
○以不同颜色的标签来区分不同内容的软盘
虽然将不同的资料分别存在不同的软盘之中，不过如果不一一显示
屏幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个
问题，一般应该采用的方法是在软盘上贴彩色标签。如会计事务所中所
采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专
题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，
为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。
○保存旧软盘中的资料，不断使用新软盘
和录像带一样，文书处理机的软盘可反复使用，因此一张软盘往往
被使用好几次。且大家都认为，再买新的软盘是一种无谓的浪费。输入
资料要花费相当的功夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资
料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张
软盘中存入有关的资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的软盘中。
○活页式手册既能插换页数又能缩短找寻资料的时间
不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的车上或就寝
之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而
且活页式手册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。
○备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”
在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在 B5的活
页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，
至少标明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，
事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以
清楚地了解其内容，而出处则需要详细调查，可供参考之用。备忘录上
如果标明这三项，则资料就会越来越有份量。
○在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己
在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复
印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，
因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，
当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合
了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科
学的统筹方法。
□信息的整理法
○邮件在登记以后，再保存一段时间
办公室每天都会收到相当多的邮件。如果在收到后不立刻处理的
话，将变得混乱不堪，以致无法收拾。为了处理好邮件，应采取这样的
方法：首先，把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。对于收到
的邮件，应尽早地过目。不过，有时碰到急事，或到外地出差时，就无
法在当天过目邮件。如此一搁置就是好几天，很难判断邮件寄达的日期，
甚至迟迟不会回信。为了避免这一点，邮件一寄达，就盖上当天的日期。
盖上日期的印戳位置，应选择寄信人姓名及住址的左上端。如此处理后，
不管寄件人的姓名、住址书写于信纸表面或背面，反正年月日都盖在旁
边。这样，就可以一目了然，对以后的分类很有帮助。再下来就是看过
的邮件处理方法。办公室有一个“人事录”的档案，里面记载着有关人
事的信息。例如，搬家的通知、婚札的通知、诞生和死亡等资料。反正，
收到这些有“变化”的邮件，就一律把信息转记于“人事录”里面。如
此，吸收了必要的信息之后，这些邮件就如同废物。不过，你并不立刻
把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为一旦扔掉原来的资料，遇到转记
错误，或者误认事实时，就无法证实。在处理邮件时，不管是在家里或
者办公室，都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要的东西扔进去。
○电话的使用法
以办公室来说，每天都会接到大量的电话。打电话来的人，其目的
不一。有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的“打
哈哈”电话。电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不
知道对方的用意。如果说每一个打来的电话，都要一一接听的话，则大
半天用于听电话可能还嫌不够呢！同时，对方来电找某个指定的人物时，
碰到该人物正在接听其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以“他
正在讲话中”或者“他正在开会”，打电话的人肯定会说“那么，我会
再打来……”而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。
这样的话，将无法跟有急事待办的对方联络上，甚至错失机会。这样，
在办公室里，不管是“谁”打来的电话，秘书都会答以“请你稍等”，
然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决定好处理电话的记号。例
如你在秘书递过来的留言条上写“w”的话，那就意味着“请对方稍等一
下”，写“T5 ”的话，则表示“5 分钟，管理者会打电话给对方”。如
此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种
电话。
○备忘字条必须写下基本要素
对管理者来说，电话是最重要的通讯手段。不过话又说回来，如果
使用方法不当，那么在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自
制“电话处理窍门”，以便能迅速地处理电话业务。如接到电话时的备
忘字条，一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的“5W”，规定办
公室的人员也使用“5w”的书写方式。即“何时”、“何人”、“何事”、
“何地”、“如何处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要
看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。
○内容比较杂乱的电话，可按不同的目的书写在不同的备忘纸上
如果对方打来的电话包含很多目的，那就一面听电话，一面把目的
分别书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容
记载于备忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，业务单
位一打电话来，往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情
形，如果又杂又长的全写在同一张备忘纸上，隔不久之后再看，可能就
会费力，以致不得不重新写在别的字条上。这样就多费时间，也不利于
提高效率。因此，遇到这种情形，你都应一面听取对方的话，一面根据
不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样做的话，整理起来很容易，
而且也能避免错误。
○打电话时如果接电话者不在，最好也把目的说出来
给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说“那么，我以后
再打来”。或者“请他回电话给我好吗？”接着就把电话挂断。但是你
不应采取这种方式。即使接电话的人不在，也应把目的告诉接电话的人，
因为等着跟对方亲自交谈的做法，实在是效率很低的一件事情。就算旁
人替你接电话，对他说“请再打电话来……”，如果他打来电话的时候，
碰巧你又不在，那岂不是又浪费很多的时间？如果对接电话者说出要
点，他就会把“话”带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。
对管理者来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电
话时才说出目的。为了减少不必要的麻烦以及节省时间，不妨把“目的”
告诉接电话的人。
○请对方在指定时间内打来重要电话
为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人
不会在电话里把目的完全表达时，往往会说：“以后，我再打电话给你。”
遇到这种情况，一定会毫不放心地问他“我何时接到你的电话呢？”因
为有很多人口口声声地说“以后再打电话给你……”然而，却是黄鹤一
去不复返了。有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等
上一二个星期，实在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的
时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不
必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨
活用这种“指定时间”。
○从出差地给公司打电话，必须先计划好时间
在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从
出差地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。反过来说，公司跟
出差人员打电话联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了
电话，却碰到对方不在，或者正在讲话，使得简单的目的无法传达。为
了防止这类的“麻烦”事件，在出差以前，一定要说好每天往回打电话
的时间，以及指定接电话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，
就能够完整地指示部属，同时，部属也会完整地告诉你，在你不在的时
间里，有谁打电话来，发生了什么事。如此，就能够迅速正确地做出指
示。又如在清晨及夜间，办公室没有人的时候，为了方便联络，都应活
用电话录音，以高效地利用时间。例如你在从事片刻不能离开现场的工
作时，一旦电话中断，效率就会大打折扣。遇到这种情形，不妨使用电
话录音的方式。必要的话，可以每隔一段时间，听取电话录音的内容，
再给对方打电话，如此才不会怠慢对方。
○利用电话监听功能及无线电话，有效率地使用等待时间
你有时打电话，虽然打通了，但是对方并不立刻说话，或者听电话，
则屡次要求“请稍等”。又如打电话询问政府机关时，对方为了调查，
或请示上司，常常会发生这一类的事情。而且这种所谓的“稍等”，往
往会长达二三分钟。在这个时间内，打电话的人只好静静地等待。虽然
每次只有二三分钟，但累积下来在时间上将会造成很大的损失，等待的
人也会坐立不安。
为此，办公室专门安装具有监听功能的电话。经过这样的安排，一
直到对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工
作。既然不知道对方何时会“开腔”，你大可不必呆呆地等待下去。使
用装置了监听功能电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管
它，一直到扩音机传出来对方的声音、再去接也不迟，非常方便。
除此之外，使用无线电话也非常方便。例如，你可以一面利用电话
跟对方交谈，一面在屋子里自由地走动，到书橱找资料，甚至一面记录
对方所说的要点。
○使用附有收费显示的电话，可以同时节约时间与金钱
最近，电话又增设了种种优异的性能，你不妨把它积极加以活用。
办公室一旦使用“附有通话时间与费用显示”的电话机，通话时间与费
用就会同时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及
不断上升的费用，这样自然就会很有效率地使用电话了。
○电话接通后先报上自己姓名
拨错电话号码，会令人感到莫名其妙，要是双方都没发觉，等彼此
说上好半天才知道打错了电话，不仅造成时间的浪费，而且会弄得双方
