切的作家老是无法写完书的第一章。对那些因过分追求完美迟疑不决的 .6
读时，发现重要处，都会打上□，认为尚重要者会打上○，如果只能做
为参考资料则打上△，至于不必要者，一律打上×。书本是知识的宝库，
从那儿取出自己所需要的东西，也正是所谓“读书”的作业。打上×的
部分，大体上都是难解的装饰语句。也可以说是作者卖弄玄虚的手段之
一。只要把表示重要程度的记号，打在书页上角，重读或检查时就可以
一目了然。对读书效率当然会提高不少。
○不必要的书，不妨陆续处理掉
每月都有很多新书发行。欲从这么多的书本里面挑出自己必要的
书，应该采取何种方法呢？
最确实的挑书方式是自己到书店寻找想阅读的书本。不过，对忙碌
的管理者来说，实在很难挪出这一段时间，自己没有多余的时间上书店，
因此，有两种信息来源可资利用：其中之一，就是报纸的书籍广告。报
纸的书籍广告，比起一般的商品广告，较不重视形象。因此，一向简洁
地记载着内容，像书名、作者、出版社的名称、定价等，只要看报纸的
广告，就可以知道得一清二楚。
另外一种是街头广告。通过这两条途径看中书籍或杂志时，就可告
诉办公室的职员，叮咛他购买。利用这种方式，能毫无遗漏地购买到书
店容易售完的新书。
剩下的问题是处理不断增多的藏书。以杂志来说，把它阅读以后，
取得了必要的信息，就已经算完成任务了。把它里面的重要信息复印下
来，或者把必要部分剪贴以后，就没有阅读的必要了。有一些书籍刚购
买时，没有时间阅读，到了有时间阅读时，才发现它根本就没有用处。
或许有人会不以为然，认为花费不少钱买回来的书籍怎舍得丢掉呢？但
是，没用的书籍堆积如山，又有什么用呢？反而还得浪费宝贵的时间去
整理它！具有抛弃不用之书的勇气，才能有效地使用时间与空间。
○购买书本时，看看作者的经历、介绍等，再决定是否有阅读的价
值
通常，人们仔细地测览报纸上的新书广告。有时，受到广告上的文
字吸引，买回来的书却毫无益处。为了防止这种失误，在购买书本以前
应检查两个重点：
第一、先看作者介绍。作者介绍，通常刊在封套或封底上。包括作
者的出生年月日、出身地、学历以及到目前为止的作者实绩。你必须特
别注意的是一本书所包含的内容，是否为作者的专长。就算是赫赫有名
的作者，如果他所撰写的内容，并非他的专长，一般来说并不太可靠。
又如举出了很多似乎很有用的诀窍，如果到目前为止，作者不会以实际
证明，那也不能相信。例如，以法律的专门书籍来说，通常其可信度，
可由作者所擅长的实绩来判断。著名的刑法学者。一旦撰写刑法专业书
的话，由于根据他丰富的经验及知识所写成，当然能成为一本有益的书
籍。如果这位作者撰写有关民法的书籍，那就不能跟一流民法学者的著
作相比较。为了选择足以信赖的书籍，原则上，最好购买该专家所撰写
的书籍。如果你想购买一本书，却不认识该书的作者，那就别忘了看看
作者介绍，就比较容易理解该书的内容。只要把作者的大致经历、实绩
放入脑海里，就能够很容易地掌握该书的内容了。
第二、必须看清楚书本的最后一页。这里记载该书的发行年月日，
只要看清楚这一点，就知道该书有无过时的信息，可否派上用场。因此，
看清最后一页就不难知道，这本书是否已经过时，信息是否已经失效。
看看作者介绍及最后一页，只要耗费一分钟就足够了。看起来似乎浪费
了一些时间，然而，当你想到阅读无用之书所浪费的大好时光，这一件
事实在值得去做。
○“参考文献栏”能使你买到有益的书
选购书籍的信息来源有报纸的书籍广告。可是那些几乎都属于新书
广告。如果你想购买出版已久的书籍，那只能到书店寻找，这个问题的
解决方法之一，就是利用有关书籍的“参考文献栏”。
每逢找不到想要的书籍时，虽然不直接地发生作用，仍然应购买跟
它有关连的书籍，再利用它的参考文献。例如，有一次管理者曾经调查
某种股票的行情。市面上股票的专门书籍很多，不过，对那时的问题能
够下评价者，实在很难找到。于是，只有选购有关的书籍，再活用它的
“参考文献”栏。那一位作者在该书上撰写的东西，虽然对管理者没有
帮助，可是作者利用的参考书却有很多所要寻找的信息。“参考文献”
几乎都被刊载于卷末。大体上，还记着书名、作者以及出版社的名称。
比较亲切的出版商，甚至还附带发行年月日以及简单的内容介绍。有些
出版社不在卷末介绍，而在文中以及栏外介绍。
把这些参考文献复印下来，再根据需要，向书店或者出版社购买。
遇到这种情形，虽然要逛好几家书店，但是可以获得有益的书籍，到头
来还是可以节省不少时间。
○选购书籍时，必须从标题去掉修饰的言词，再考虑是否购买
相信你有过如下的经验：当你为了购买需要的书籍到书店时，方才
发现同类的书籍太多，以致叫你不知购买哪一种比较妥当。
广告标题能大幅度地影响销路。正因如此，最近出了很多夸大的广
告。例如，“绝无仅有”、“第一家”等等。的确，广告标题能决定读
者对一本书的印象。它正是一本书的“面孔”。如果每一本书都使用华
丽的广告词藻，以及浓重的修饰的话，有不少读者很可能会被蒙骗。每
逢到书店购买书籍时，就会很习惯地把夸大的标语，以及浓重的修饰语
除去。例如你一向无视于所谓“看了书能使你的××程度一日千里”或
者“此书是××的权威”、“此书会带你进入惊人的世界”等等。只要
去掉这些广告词儿，书本的主题就会变得特别鲜明，自然可以节约时间，
就算是有类似“谁都不知道的××法”，以及“能增加乐趣 10 倍的××
术”的广告词儿，你也不必相信它，只要注意“××”的关键字就可以
了。一旦被修饰过度的广告词所迷惑，购回无用书本，势必造成时间与
金钱的浪费。因为书籍一旦买下就不能退还，选购时，务必特别注意。
○从“入门书”学习新事物，反而降低效率
每逢学习新的事物，一般人都喜欢从入门书开始。然而，这是否是
很正确的做法呢？实在叫人感到怀疑？一般说来，所谓的入门书，是为
了使初学者容易了解，内容都经过精选，而且又整理成简洁的叙述方式。
就是因为“入门书”被整理成简洁的文件，只列出一般的要点，且
解说往往不够充分，因此显得枯燥乏味，同时又比较难以理解。如此一
来，对于满腔热血想学习新事物的人，无疑是当头泼他一盆冷水。有道
是“未学筷子，就不想吃”，满腔热血，换来一盆冷水，方才萌出不久
的学习欲望立刻又烟消云散。尤其是碰到看不懂的专业用语和学说以
后，才萌出的兴趣火焰，往往被泼灭。这样，与其阅读所谓的“入门书”，
不如阅读以这个问题为重点的小说，或者有关某人在这方面的传记，如
此这般，扩充你兴趣的范围，效果将更为良好。因为，当一个人开始学
习某种东西时，“咦？”、“为什么？”等对未知的兴趣，将成为一股
巨大的力量。兴趣扩大以后，再以更富于体系的方式，从有关的书籍上
涉猎相关知识所获得的知识，将远超过“入门书”的知识。
○阅读原文书时，尽量不频繁地翻字典
在学生时代，老师都再三叮咛管理者，在阅读英文教科书时，“手
中最好牢抓着字典”。字典必须经常翻动。“字典越污损，外语能力越
能提高”。这句话对学生来说完全正确。如果是为了工作方面的需要，
必须阅读外国文献，则实在不宜忠实地遵守这种“教导”。利用字典找
一个单字，需耗费相当的时间及精力。而且，一旦翻查字典，就非中断
本来“读书”的事情不可，思考也会跟着半途中断。如此一来，不容易
抓到连贯之处，吸收信息的效率将降低。
如果管理者具有英文六级考试鉴定及格以及口头英语的资格，但
是，遇到阅读原文以及外文资料时，仍时常会碰到一些不懂的单词。即
使是这种场合，原则上你还是会继续阅读到最后。纵然有好几个单词，
从前后文章之间的关联，也可以做某种程度的推测。对于那些不懂的单
字，如属重要的话，事后会整理起来一块查字典。
总而言之，站在效率的立场来说，能够把握文章整体的意思才是最
重要的。只要能够把握整体内容，即使看完整篇文章后，再查字典，也
可以从单句所具有的复数含义中，找出更适切的意思，当然就能够更为
精确地把握内容。
○把书店的电话号码、营业时间、公休日记录下来
自己渴望能够买到的书籍，竟然无法在公司附近找到，或者在你上
下班的路程中买不到，这实在是一件非常扫兴的事情。就算是你渴望需
要的书籍，无法在书店找到，除非它已经绝版，否则仍然可以利用订购
的方式获得。不过，必须耗费一两个星期。如果是消遣性的书籍还无所
谓、假如是工作方面所需要的，那就不能漫长地空耗下去。遇到这种情
形，自制的书店名单就可以派上用场了。为了有效率地购买到书籍，最
好巧妙地利用书店。
你自制了一份目录，上面记载着时常利用的书店名称、电话号码、
营业时间及公休日。你不但要把这一份目录留在办公室里，还要时时带
在身上。如此的话，一发现有自己需要的书本，即可立刻打电话到书店，
先问他们有没有存货以后，再前往购买。如此就不至于白跑一趟了。最
重要的一点是应该把哪一家书店列入目录。首先，必须优先考虑到大型
书店。各城市的中心地带，有好多家大型的书店，陈列有上百万种的书
籍。像这种书店，只要你能够说出书名来，可以说应有尽有，而且很少
有断货的情况发生。同时，就算断了货，从订购到书籍到手的期间也比
较短。最近，他们又安装了电脑查寻系统，很快就能够打电话告诉询问
者，是否还有存货、进货日期以及是否绝版。
除此以外，还得检查一下工作场所附近的书店和住宅附近的书店。
如果能够不必长途跋涉地到大书店购买，而到附近的书店就能够买到的
话，那是最好不过了。专门性的书店也不要漏过，像外文书店、杂志书
店、法律书书店等具有专业特色的书店。因为可以购买到一般书店所没
有的东西，可以说是十分难得。以律师类书店来说，店铺的面积虽然不
大，但是一切所需要的书籍，几乎都可以在那儿购买到。
○利用录音带，以“耳朵”读书
就算是在行走，甚至躺在床上，关掉所有的灯，仍然可以读书。即
利用录音带，以“耳朵”读书。
最近，不但有朗读诗词以及小说的录音带，甚至有演讲以及授课的
录音带出售。在刚开始的时期，这种方式的录音带是专门提供盲人使用
的。想不到这几年来，一般人对利用眼睛读铅字，似乎已经感到不新鲜
了。于是，利用耳朵听的读书方式，逐渐受到多数人的青睐。利用“耳
朵读书”的好处，在于不必使用眼睛和手，不必选择时间及地点，就算
在刷牙、走路时都能够读书。同时，因为不必使用眼睛看铅字，在漆黑
一片的床上也能够读书。尤其是对白天眼睛感到疲劳，不想再使用眼睛
的人来说，这种用“耳朵”的读书方式，可说是最理想不过的。只要你
能够抛弃“读书必须使用眼睛”的老观念，读书的机会是很多的。令人
感到最遗憾的事情，莫过于“录音书籍”的数目只占书籍总发行的极少
部分。尤其是专业性的书籍，几乎尚未发行过。你不妨请周围的人（例
如妻子），为你录下你所喜欢的书籍内容。如此一来，你随时随地都可
以阅读到自己必要的信息，而且当你在从事别的工作时，可以巧妙利用
他人的时间。你不仅可以录下新书的内容，就是旧书内容也照样可以录
下来，如此，当你想查阅一度读过的书本内容时，也会感到非常地方便。
录音机的体积越来越小，携带起来非常方便，比起携带厚重的书籍更为
方便。碰到想利用的零碎时间，与其翻开书本东找西寻，不如使用录音
机比较方便，效率当然就更为良好。奉劝忙碌而无暇读书的各位管理者，
不妨多多利用这一招。
○躺在床上看书，一感到困倦就立刻停止
有时一躺到床上，翻开书本就开始打盹。通常，一旦感到困倦，应
立刻放下书睡觉。
一般人都喜欢“萤光光，窗之雪”的句子，借以赞扬黑夜苦读的行
为。不过，在黑暗的环境里读书会伤害眼睛，且疲劳的头脑也无法吸收
信息。跟睡魔周旋的结果，并不能带来明显的效果，第二天反而陷入睡
眠不足的苦恼，只能浪费时间了。不如在疲劳时，好好地睡上一觉，第
二天早晨再以清新的头脑向工作挑战。这样，效率将会提高。但是，在
不适当的时间里用尽力气，则危害健康。最重要的，就是要看清某一件
事是否值得你去努力。
□就寝时间使用法
○不管如何忙碌也不能削减睡眠时间
有些管理者时常自豪地说“熬一、两夜对我来说，完全没有影响。”
对于这种说法，专家一向表示怀疑。
当然，并非怀疑这些人是否真的能够熬夜，而是对他们所说的“完
全没有影响”表示怀疑。熬过夜的管理者不在少数，但是在第二天能够
以平常的进度工作的人，又有几个呢？毫无疑问，效率一定降低了很多。
曾经有类似的经验。在高中二年级时，有一天削减了自己的睡眠时间。
到了原来的学习时间，头脑再也无法灵活，思考起来非常地费劲。结果
呢？平常耗费 4 小时就能够完成的数学问题，竟然耗费了整整 6 个小时，
而且第二天还感到困倦异常，工作效率极差，这样反而浪费了时间。长
跑者，尤其是对马拉松选手来说，速度的配合显得特别重要。想在理想
的时间内跑完长距离，那就不能一味地奔跑，必须适度控制自己，遵守
匀速跑步的原则，方能成为最后的胜利者。以管理者每天进行的工作来
说，很少在近距离内，有着眼睛能看到的目标。最重要的是以自己的速
度继续地跑下去。如果因为焦虑而快跑的话，反而会损及健康，到头来
只能后退。到现在为止，不管碰到什么事情，你都不会削减睡眠时间。
以长远的眼光来看，这才是最有效率的方法。
○可利用记录的方式把不愉快的事情驱出脑外
夜晚到了睡眠时间关掉电灯时，种种思维立刻会占满脑际。尤其是
在白天碰到不如意的事时，这件事将反复地在脑际出现，以致迟迟不能
入睡。例如，白天被上司“批”了一顿，这件事叫你久久不能释怀，或
者对明天的开会程序耿耿于怀……诸如这种经验，相信每一个人都有
过。这种思维一旦占满了脑际，想把它们驱逐出境，绝对不是那么简单
的一件事。碰到这种情况，最好把你耿耿于怀的问题整理一下。例如，
你被什么问题所困扰？上司责骂你的原因在哪里？对明天的会议感到惴
惴不安，原因在何处？你就把问题点以及理由写在便条纸上。就算在当
时，不能找到解决的办法，然而，只将问题症结点客观化，内心就会大
致安定。这以后，你就可以把解决的责任放在潜意识。如果因而发现了
具体的理由，那就更为理想。假如你认为对上司提出书面建议方法不妥，
今后多加注意就可以了。如果你担心委托属下准备的会议资料不妥，明
天早晨上班就立刻检查看看……总而言之，你一定可以找到适当的解决
良策。
不过，只知道方法而不实施，很可能会重蹈覆辙。因此，必须当场
把这种想法记录下来。记录的工作，除了能够使记忆确实之外，还能够
消除内心的担忧。一旦产生圆满处理的安稳感，就再也不会有任何扰乱
睡眠的理由了。因此，你能一觉睡到天亮，第二天也有充沛的精力去冲
刺。从个人来说，不仅是把令人担心的事项记录下来，遇到萌出绝妙构
思时，也会马上把它记录下来。
就寝前的状态，是最有利于产生灵感的状态。有很多科学家埋头于
研究工作进入恍惚的状态时，往往能得到瞬间的启示，而获得研究的某
种成果，这也是作用之一。好不容易萌出了构思，如果混杂于梦境而被
忘记的话，那未免太可惜了。最好在忘记以前把它记录下来。一旦记录
完毕，就不妨使脑筋变成真空，安详地进入梦乡，充分地休息，这样才
是最有效率的方法。
○只要有“枕头扩音机”就可以躺着学习
一提起了学习外语，大家通常会产生两种概念：一种是到英语会话
班学习，另一种则是面对桌子制作单词卡片。
“人们的工作很忙，实在没有时间上英语补习班”，“下班回到家
已疲惫不堪，根本就不想看那些外文教科书”。有不少人对学习语言这
件事，拿不定主意。既有学习的欲望，那就把它付之实现吧！学习语言
这件事，只要真的有心，就是躺在床上也可以学习。有一种叫“枕头扩
音机”，只要把它放入枕头底下，就可以躺在床上听音乐或者外语磁带。
“枕头扩音机”对自修的管理者来说，是一种非常有力的“秘密武
器”。这是因为可以在很轻松的气氛下学习语言的缘故。学习外语最重
要的一件事，不外是要有恒心。为了要有恒心地继续学习，必须在舒适
的状态下进行。这种“枕头扩音机”就拥有这种条件。纵然身体与眼睛
感到疲劳，也不至于妨碍到耳朵的学习。因为做其他的事情感到疲劳，
也可以利用“它”来轻松一下。这样，就可以利用休息的时间学习，效
率也会提高。
○夜晚在枕边放一支附灯光的园珠笔，灵感一来可马上记下来
躺在床上时，突然灵感一闪，大概很多人都有过这种经验。的确有
许多绝妙的灵感都是于枕边产生的，不过，要是不立刻记下来，到了第
二天早上就会忘得一干二净，这种情况经常可见。在枕边备有附有灯光
的园珠笔与备忘录，灵感突现时，就可立刻随手记下。这种园珠笔在柄
部装有小灯泡，能够照亮笔尖范围，所以不必特地打开电灯，就可以记
录。
○长时间看电视白白浪费时间
有的管理者打发假日的方式，大多是“睡觉”和“看电视”。的确，
在电视机前睡觉，很容易无所事事地度过一天。只要打开电视，往往都
会接连不断地看下去，因此电视常被视为影响孩子功课的最大敌人。对
大人来说，长时间看电视，也会造成一样的后果。你可以把电视节目录
下来看。即使做不到这点，只要控制电视机的收视，也能避免浪费时间。
□休假时间使用法
○长期休假应以游乐为主，“积极休养”
如果平常的工作非常忙碌，到长期休假时，总是会想到“趁此将不
能做完的工作解决掉”，或者“不如把拖延的研究工作提早进行”等等。
这种心情能够体会出来。然而，那是真正有效的度假方法吗？
所谓的休假，是要脱离平常的心，使疲惫的身心放松下来。为此，
不宜躲在家里继续读书或者工作，应该到各处旅行，借此充分地享受休
假。以管理者的生活来说，精神的紧张会不断地累积起来。因此，最好
找一个合适之地消除它。否则的话，膨胀的气球总有破裂的一天。如果
自己不察觉到紧张已经到了某种极限，而把休假日当成平常日子使用的
话，纵然拼命地做，效率也无法提高。休假后也不能很愉快地恢复工作。
必须充分地享受假期，使身心都感到轻松以后，工作的效率才能够提高。
由此可见“很会工作的人，玩乐起来也蛮有劲的！”
如果无论如何你也放不下工作，那就把工作集中于休假的第一天完
成，再一心一意地去享受剩下来的休假日。因为你已经为自己准备了“成
功报酬”——待做完了这些事情，就可以一心一意地享受假期，工作效
率自然就能够提高。
○在车上记备忘录，使用铅笔最理想
出门在外要记备忘录时，铅笔用起来非常方便。铅笔的优点在于写
错或不要之处可以马上加以修正。在车内记下突来的灵感，使用铅笔是
最理想不过的，而且也不必把笔套取下套上的，随意插在口袋上也不会
弄脏衣服。
○用档案夹做垫板
在车上看资料时，经常需要在上面写东西。如果公文包内备有档案
夹，可当做垫板使用。
档案夹有布制、纸制、塑胶制的，不论哪一种，其封面都是硬的，
拿来做垫板，是最适合不过的。把档案夹的背面朝前放在膝上，在上面
写东西。如果里面的资料太少，档案夹的表面会稍微有点斜，这样摆的
话，就会保持平衡，在摇晃不定的车上，可以安然地写东西了。
○搭火车不预先购票，是种浪费
管理者搭火车出差的机会非常多。很多人都认为，出差时预先购票
是很浪费的。其实，情况刚好相反，不预购车票才是大大的浪费。要是
没预购车票，为了车票就得早早到售票口排队，万一没位置，就得买站
票，一路站到底，在车上无法看书、写字，这种情况相当多。若把这些
时间成本列入考虑，即使多花点钱预购车票，也称不上奢侈。
○一卡在手，行事方便
对时间就是金钱的现代人来说，电话卡是随身必备品。即使是偶尔
才去一次的地方，但考虑时间上的损失，你也要随身备有一张电话卡，
免得打电话时受到零钱的限制。所以一卡在手，行事方便。
○把常去地方的地图复印下来归档
你公司员工经常外出办事，如果是第一次去的地方，就把地图复印
下来，标出目的地，并在旁边空白处写上名称、电话号码、负责单位、
营业时间等资料，交给属下随身带去，只要按图索骥，就一定不会迷路。
办完事之后，就用不着这张地图了。不过，为了供以后其他人使用，仍
将其收回并予归档保存。如此，即使是新来的实习生，只要交给他这张
地图，马上就能够前往目的地。
○前往陌生地时必须在地图上确认其方位
初次前往的地点，你一定要先从地图上确认其所在位置。在打电话
向对方问路时，也先预备好地图，在视觉上加以明白地确认。此外，有
些街道号码的编法，连当地的邮差也会丈二和尚摸不着头脑，所以光靠
地址想要找到地点，往往都要比预期花上更大的功夫。在离开公司之前，
你可先了解一下大概的位置，其他细节再仔细地慢慢研究。这样，既不
会浪费时间，且八方地理也尽在你胸中。去过一次的地方，要在地图上
书写有关资料，以方便再次前往如果地图上没有标出目的地的位置，去
过一次后就将其位置标在地图上。此外，要是找到一家书店，如果你认
为在此地与人会面十分方便，也将其标在地图上，对方的电话号码及届
时必要的资料等也都全部写上去。一年之后这张地图就成为内容丰富的
第一手资料来源。
○随身携带口袋地图
经常在公文包中放一本口袋地图，并随身携带，必要时复印一份带
上也可以。为什么要随身带一本地图呢？只要实际试试，就可以体会出
其中的方便。临时想拜访附近的朋友，虽然知道地址，却不知道怎么
走……在这种情况下，只要手中有本地图，走到哪里都不会迷路。赴外
地出差时，也可带着当地地图，在路上根据地图来确认目的地。再次前
往时就非常清楚，办起事来也十分方便。
○准备一张市内地图
在你所在的公司中可挂一张大型地图，在这张地图上，清楚地标明
着每一家商店的名称、 邮局在哪里，一看就知道。如果有一张这种地图，
显示住宅或公司附近半径一公里内的周围环境，将会非常地方便。例如，
出门买文具时，只要看一看地图，就可以知道最近的文具店在哪里。
○假日外出时，最好散步去
很多人假日到附近办点事，也要开车去。其实，值得提倡的是你最
好走路或骑自行车去。这样，一方面可以解决平日运动不足的问题，另
一方面开车去反而容易造成行动上的不便。在外出的时候，冒出一个灵
感，为了进一步研究灵感的可行性，打算顺便去书店找些资料，可是开
着车出去，就担心找不到停车位，结果感到十分麻烦，就干脆打消这个
念头，直行而过。如果走路或骑自行车出去，“绕道而去”是轻而易举
的事，正因为这样，假日外出时，最好散步去。
○有计算功能的手表，随时随地都可验算数字
在车上突然想要计算数字，计算机手表十分方便，不必专门从公文
包中拿出计算机，且对口算心算没有把握时，这种“计算机手表”更能
发挥特有的功能。虽然，按键太小不容易操作，但是在这些功能之下，
这个缺点不足挂齿。
○出门一趟要多办几件事
在电话与传真机十分普遍的现代，有时还得亲自出门一趟，如交接
重要文件之类的工作。由于出门拜访客户要花相当多的时间，如果一趟
只办一件事的话，未免太浪费时间了。所以，当你在派人前往收送文件
时，可先确认有没有其他要收送的东西，然后交待一并处理，这样回来
之后，才不会又为了要收什么东西，再跑第二趟。去一趟办好几件事，
自然能提高工作效率。
○准备些可在等待中做的工作
大家都知道，去银行或行政机关，即使只存笔钱，从文件送入窗口
到处理完毕，仍要花上一定时间。为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台
前等待？如果预先准备一些工作，等待的时间就不会浪费了，一样可以
有效地利用。比较好的处理方法是先送出必须处理的文件。在处理完毕
之前，以电话处理好事情。如果还有多余的时间，就可以看看预先准备
的书报杂志。比起不耐烦地等待着，这样更合乎效率原则。
○先拟好采购单，可防止漏买必要东西
许多家庭主妇去超级市场购物时，都会先拟一张采购单。先拟好采
购单，可以防止漏买必要东西，以免饭做到一半，突然发现忘了买某样
材料，又得慌慌张张跑出去买，增加无谓的麻烦。在家庭中实行有成效
的做法，不妨也应用在工作上，比如说铅笔用完要出去买时，可检查一
下其他文具的库存量，看看有没有其他要买的东西。这样，就可以一次
办两件事，也不会发生文具用光而弄得手忙脚乱的情况。
○多利用大型公文包
平日如果你随身携带的东西很多，例如文件、文具、钱包、地图，
一直到备用的眼镜、雨伞等等，可以全部放在公文包内。如果公文包中
该有的都有，遇上紧急情况就不必发愁。只要身边有这个百宝包，没有
什么应付不了的事。比如说突然间必须从家里直接外出，或是因急事要
马上出差等各种突发情况，有了公文包都能应付自如。
○多层式公文包，便于携带整理
在购买公文包时，最好购买多层式的，譬如内部分成三层的公文包，
且里面还有三个袋子，一共分成六个空间，事先决定各层中分别放入什
么物品，所有的东西就不会乱成一堆。即使在匆忙赶路时，也能够用一
双手打开公文包，迅速取出自己所需要的东西。也许有人说，这样的公
文包看起来好像医生出诊时所带的皮包。由于这种公文包内部是多层构
造，又有很多袋子，因此内部不会乱成一团，更不会毫无条理。
○手提的物品要集中一个袋子
在街上经常可以看到，很多人都是双手分别提着手提袋和纸袋，带
了一堆东西。是否有必要带这么多东西出门，而这些东西是否已按用途
分别整理？东西最好都放在一个袋子里，即使挤得满满的也无所谓，如
此好空出一只手自由活动。随身带的东西如果多的话，不但双手无法自
由使用，行动也很不方便，而且一下子带好几件东西，又要担心一不小
心搞丢东西。其实拿一个大公文包，把随身必备的物品全部放在里面，
就能空出右手，便于自由活动。
《流金岁月——时间管理艺术》
抓住可支配的未来时间
当我是个婴儿，只会哇哇大哭，时间就好像在慢慢地爬；
当我是个孩子，整天嘻笑不止，时间迈开前进的步伐；在我长
大成人以后，时间变作奔腾的骏马；当我老得皱纹满面，时间
便成了飞逝的流霞。
一、看透未来的时间
□把握未来的时间
时间都是向未来流动的。如果你能看出这种流动性，又能加以分析、
判断，你将能够获得别人还未看见的“未来时间”，而且能够经常意识
到未来的时间，积极地活在现在，那么，你的时间便会向未来膨胀，你
所过的一分一秒，就会更充实。
时间的运动，又被称为“时间的流动”。流动本质上就包含了时间，
因此，流动的分析、流动的考察，可以丰富管理者的时间知识，并跟充
实时间意识和时间感觉，有着很大的关系。从以上的观点来看，首先就
把工作的流动，当成第一个主题。第二个主题是最大的流动，即有关时
代的流动、看透潮流等问题。第三把焦点从现在转到未来，把握及看透
未来流动即未来时间的方法。
□打破工作的瓶颈
“工作是一连串时间的流动”。如果从这个观点来看工作，大致可
以找出下列三个重点：一、围绕在工作周围状况的变化：二、和有关部
属的联系、调整；三、自己订立的工作步骤。这三点如果都能够做得很
好，工作便能顺利地开展。不过，像这种理想情况，往往都只是少数。
现实中的工作开展，会因为各种事情而遭到阻碍。
妨碍工作开展的主要原因，大致可以分为三类：①瓶颈；②忽然介
入工作；③工作顺序安排不当。当管理者面对这些问题时，该如何解决
呢？“瓶颈”是工作中的危险。当瓶颈存在时，工作将一再受困，还会
导致失败。
□消除“介入的工作”
在工作的流程中，造成最多妨碍的是“突然介入”。“突然介入”
是指出乎意料的工作。例如，忽然间有个电话，突然来了位客人，突然
通知要开会，突然接到检查的通知，忽然发生纠纷，以及婚丧喜庆等。
除此之外，像上司突然对你说：“赶快把这件事调查出来”或是“替我
去开会”，这些也都属于突然介入的工作。“突然介入”将使原本已经
预定、计划好的工作，无法顺利推进。这些可说是不可抗拒、迫不得已
的事情。实际上，工作不能顺利进行，“突然介入”的事太多是重要因
素之一。“没想到意外的事情那么多，以致事情都设法进行”。但是，
“请等一下！”这句话经常可以听到。无论是谁，都是处在这种一边需
要处理突然介入的事情，而一边又得做自己的工作的情况中。突然介入
不只是自己的困扰，而是大家都有的问题，有能力的人，便能够将书本
的业务和突然介入的事务妥善处理。
究竟应该怎么做才能够处理呢？现有两个有效的方法：第一，将突
然介入的事纳入计划，当作原来工作的一部分，每天预留一到三小时，
以备不测之需。每天大约有很多的突然介入事件发生。不过，由于工作
的性质各有不同，突然介入的份量也会改变。例如，一般营业部门的突
然介入量，会比领导部门多。总之，个人对于自己工作上的突然介入事
件的度，必须加以把握。
有些人在制订计划时，将突然介入的事设定为零，这样的计划可说
是对现实认识不清，订了这么一个计划，一旦突然介入的事件发生时，
就无法妥善处理，反而拖延了原本预定的工作开展。第二个方法是，采
用安全系数，在制订计划时，也附带考虑缓冲时间。因此，订立计划，
要以在原定时间内完成工作为前提，再进一步地假设某种程度的中间介
入，以及时间上的拖延。对一个正确的计划，附加若干的安全系数是必
需的。至于安全系数的标准，大致可分为下列三点：①需要花一天功夫
来完成的工作，必须加上半天的缓冲时间。②需要花一个星期才能完成
的工作，则需加上一天的缓冲时间。③需要一个月才能完成的工作，则
需加上一个星期的缓冲时间。如果能够利用这个方法，即使碰到各式各
样的突然介入事件，也不会影响工作的流程。工作便会如原订计划按时
