制订计划少比多好（第6～10章）。
我已经说过很多次了，我们必须学习不做事情的方法，其中最简单的一个方法我们将在本章中学习到。如果你像我们大多数人一样，从很小的时候起就被灌输了要做很多事情的思想，那么现在是时候改变它了。你必须学会摆脱一些事务，你需要学习说 不 ，以便让自己可以：
减少处理事情的时间。你可以一次性地处理你的电子邮件，而不是每次听到你的电脑发出收到新邮件的提示音就处理一次；你也可以把所有需要打的电话都集中到一次打，这些都是很好的例子。
把事情交给另一个人做。这种方法叫做授权。
拖延或者回避，能拖多久拖多久。这样的情况叫做 延迟 ，有时候做些适当的延迟颇有好处。
根本就不要做这事。有时候不做才是最好的做法。
你需要巧妙地说 不 以一种不得罪任何人的方式说 不 。
下面列举出我通常使用的一些方法，顺序不分先后：
1. 因为个人原因，我不能再做那件事了。 或者差不多类似的说法，但是选择用什么词非常重要 对我来说，情况发生了变化，我不能再做那件事了。
2.用大号字体打印一个告示 你做事没条理，我也无法救急 ，把这个告示挂在你的办公室或者工作间里。可能这算不上非常 巧妙 ，但我还是勉强把它称做是巧妙，我确实看到过有些人匆匆走向他人的工作间，但是在看到这个告示后就止步退却了。
3.当某人来干扰你工作的时候，拿起你手边最近的一张纸。然后把手放在太阳穴上，尽量表现出你像爱因斯坦在思索相对论一样在苦思冥想。也就是说表现出的样子是 我现在真的在忙这件事，你能隔一个小时再来吗？ 每个人都会体谅你的，而且你也不会得罪任何人。他们通常根本不会再回来 好极了！如果他们回来了，这次他们一般会多带了几件需要你处理的事情来，现在这些事情可以一起解决了。这种情况真是屡见不鲜。
4.实施 红色时间段 和 绿色时间段 办法。你把工作日划分成 红色时间段 和 绿色时间段 。在 绿色时间段 内，你可以允许他人干扰（包括当面的干扰，通过电话或者电子邮件的干扰）；在 红色时间段 内，你不允许他人干扰，举例来说，你可以把一个早九晚五的工作日这样划分：上午10～11点以及下午3～4点是 红色时间段 。
5.假设你在晚上7点的时候有一个极为浪漫的约会，那么你会怎么安排你的这个工作日呢？你就按照这个思路来想 你可能计划最晚在下午5点的时候要离开公司，你可能会觉得，出于安全起见，你在下午4点的时候就得出发，在下午4点到5点之间，就应该是你的 意外事故处理期间 ，以防万一某个家伙跑来对你说他现在需要你做些什么事情。如果在你的工作时间里出现了干扰，你可以快速地处理一下，因为你知道你的时间是多么宝贵并且短暂易逝（也就是说，你会非常留意你时间的供给和需求）。有些事情，比如必须去赶火车或者乘飞机，或者在下班后接小孩，这些事情也会起到和赴约会相同的效果（但是赴约会比它们更有趣！）。
6.有时可以改变一下工作场所，比如到会议室里，或者使用他人的办公桌，有很大可能性别人不会料到你在那里工作，他们就难以干扰你了，在家工作也是一个抗干扰的好办法。
7.培养一种 我怎么才能不做这件事 的心态，而不是 我怎么做这件事 。这并不是什么坏事，如果你知道你想要投入时间来做的事情是什么，其他的所有事情你就应该想想怎么来回避。
8.说 请填好这张表 或者 你能就这个问题给我发一封邮件吗？ 如果你的运气好，他们会觉得填表或者发邮件太麻烦，
不做面面俱到的 老好人 (2)
于是这件事情就作罢了。
9.实施 每周40小时工作制 见下一节的内容。
10.谢绝会议 问问为什么你必须到会，问问他们期望你在会上做什么，也问问你能在会议中收获什么，还可以问问是否能在会上先处理你的部分（你的部分完成后你就可以离开）。
11.说 如果你先做这件事，我就做那件事情 。
12.说 因为个人原因我不能做那件事情 （人们通常会放弃要你做那件事情的想法，也不会问原因）。
每周40小时工作制
从圣经时代起到工业革命之前，工人们从周一工作到周六，只有周日才休息，他们在田地里辛苦地劳作，过着日出而作日落而息的生活。然后，工业革命到来了，人们开始到工厂和矿厂工作。为了防止工人们被剥削，工会很快地被组织了起来。在西欧和美国，工业开始扩张，工会也促使管理方减少工作时数并提高工资水平。工会开始减少周六的工作时间。每周工作时数从48小时降低到44小时，并最终减至40小时。1938年，美国劳工部在《公平劳工标准法》（FairLaborStandardsAct）中规定，每周40小时是标准工作时数。
政治家们有时候也会做好事，减少工作时数就是个例子。每天工作8小时，睡眠8小时，享受生活8小时，这几乎像是达到了 修禅 一样的完美境界。（如果你够走运的话或者你遵循本书的建议，那么一天中用在工作上的8小时就会变成享受生活的另外8小时！ 找到你喜欢做的工作，那么你就不会是在工作 的说法非常正确。）
如果你已经偏离了工作8小时的标准，你就需要回到标准上来。我不是说你必须每周工作40小时，也不是说你应该在合同中签订每周工作37.25（或者任何多少）小时，那是你的事情。我觉得你可能会喜欢你的工作，因此你想工作更长的时间（比如，上周我就工作了80小时 忙碌，却也是成果累累的一周，并开始动笔写这本书，但是实际上的情况是这样的：可能这是10年来我第一次这么做，而且我利用了在旅程中的时间，所以这些时间并不是从我和家人共度的时间里匀出来的）。
但是，超时工作应该是种例外而不是常态，我可以在截止日接近的时候加一把劲，或者因为有些确实不可意料的事情发生了，我也可以超时工作，但是我的确很不喜欢，你也应该不喜欢在很长的时间内不断地工作。案例学习中的一个当事人的妻子告示我们说： 他通常从周一到周五工作65个小时，而且他总是直到深夜还处在电话待命状态，在周末也是如此。 这样的情况真是糟糕。
连续不断地超时工作只会导致你效率低下，说得更简单些，比起你每周工作40小时来说，你的成效更少，这是因为你对你的时间并不在意，因为你觉得你自己有无限量的时间供给，因为你会整天工作，你会答应几乎所有的要求，也就是说你在满足所有的需求。如果你想要做到有效的时间管理，做到加薪不加班，那么你就要立刻停止这样的做法。
汤姆?迪马可（TomDeMarco）写过一本书，名字叫做《最后期限》（TheDeadline），这是一本关于项目管理的小说，虽然这不是《战争与和平》那样的著作，也不是一部可以赢得普利策奖1917年根据美国报业巨头约瑟夫?普利策（JosephPulitzer）的遗愿设立，七八十年代已经发展成为美国新闻界的一项最高荣誉奖，现在，不断完善的评选制度已使普利策奖被视为全球性的一个奖项。 编者注的作品，但是它的确触及了人们超时工作的问题，在 压力的作用 这一部分，书中写到：
当你处在压力之下时，你的思考也变得缓慢起来。
超时工作会降低生产力。
突然并短期地增加压力，甚至是加班，可能是一种不错的方法，可以让人集中精力，并且感觉到这项工作的重要性，但是压力如果持续得太久就可能适得其反。
经理们太过频繁地施加压力，可能是因为他们并不知道有其他办法，或者被其他办法的难度吓倒了。
可怕的怀疑：施加压力和要求加班的真正原因可能是 当项目失败的时候，让人觉得项目参与者没有功劳也有苦劳。
所以，如果你偏离了每周40小时工作制，你就应该回到这个标准上来，这是一个巧妙地说 不 的好办法。
每周工作4天/每两周工作9天
谁说你每周的40个工作小时必须分布在5个工作日中？就我个人来说，我倒是喜欢每周工作5天，因为这样到了周五晚上我就会觉得非常愉快（每个周一我都觉得自己的状态还不错，所以周一也没有让我太难受），但你也可以考虑一下其他的可能性。
你可以每周工作4天，虽然这样做在经济上有点损失，和你想象的可能不一样，看看案例1就知道了，但是你可以得到很多的自由，所以这种做法非常值得一试。
我认识一个人，她从周一到周五，每天早上从8 30工作到12 30，然后她就得离开公司了 因为孩子，她需要去做接送孩子之类的事情，她认为她在20小时内做的事情跟她的同事们在40小时内做的事情是等效的。
在我的公司ETP里，曾经实施过每两周9天工作制 那几年我们的生意不太景气，我们没有太多的钱来加薪，所以我们让大家每两周工作9天作为补偿，员工们第一周工作5天，第二周只从周一工作到周四。这个制度有一些简单的规则：每个人在9个工作日内每天延长工作时间50分钟，以此来弥补第二个周五的工作量；每个部门都必须保证可以完成周五的工作事项。比如，行政部的两名员工在周五时必须有一个人在场。除此之外，在管理和行政方式上并没有特别的要求，人们都喜欢两周9天工作制 每到第二周，就会是一个缩短的工作周，一个加长的周末。
你的时间用到哪里去了(1)
巧妙地说 不 的动机非常简单，只需要使用第3章的 供给和需求计算器 来算一算就一目了然，不过这次不是像第3章的例子一样把时间分配在未来的事项上，而是用来记录你的真实情况，看看你的时间是怎么分配在现在的事项上的。首先你列出所有的项目和通常要处理的业务，然后再记录下你一周内在每个事项上分别花了多少时间，花在意料之外的事项上的时间和最初没有写在 供给和需求计算器 内的事项上的时间也要记录下来，比如像干扰、和同事聊天、小型的 灭火 工作之类浪费时间的事情都会发生，照这样记录一周左右的时间，看看你的时间是如何浪费的，结果可能就会让你感到震惊。想一想如果这些时间没有被浪费，你会有多少的额外时间，会提前多久回家，或者你可以多完成多少工作，我不是说你不应该和同事交往，但是对很多人来说，他们在这个方面花的时间太多了，有些时间本来是可以节约下来的。
对电子邮件巧妙地说 不
电子邮件具有两重性，它既是一件好事，也是一件坏事，你写完一封信或者一份备忘录之后，几乎不用费吹灰之力就可以即时发送给收件人。电子邮件极具革新性，因为你不需要把信送到邮局，也不需要打印出来然后再放到传真机里，递送信件实物到其他地方要花上几天时间，电子邮件把这些时间全都节省下来了，这会让我们的祖先感到无比震惊，而且可以说，如果以前的国王、将军、政治家和其他要人也有电子邮件可以使用的话，历史的面貌可能就跟现在大不一样了。
但从另外一方面来说，这也是一件坏事。案例学习中提到一名女士，她每天要花4个小时来处理电子邮件，我感觉有些人已经变成了电子邮件的奴隶了，说不定有些人在过世后，他们的墓志铭上会写着： 这里躺着某某 他总是把收件箱里的电子邮件处理得干干净净 。
如果你也是这样的人，或者电子邮件总是让你觉得头痛，你就需要认真地对待这个问题了。巧妙地说 不 是个好办法，在你开始练习巧妙说 不 的技巧的时候，可以从电子邮件开始做起。
电子邮件是一个你运用的工具，也就是说，像一支铅笔或者一台电脑，或者一块白板。想象一下，如果每次你在任何地方看到一支铅笔，你就必须捡起来，开始用它写字；或者每次你看到一台电脑，你就必须坐下来用它工作；或者每次你一看见白板，你就必须拿上一支白板笔开始在上面写写画画 这不是很荒唐吗？我们只会在需要这些工具的时候才使用它们。
对待电子邮件也应该采取这样的态度，电子邮件的使用可以分成两种情况：一种是当你想要与其他人交流的时候使用它，另一种是你检查一下是否有人已经在与你交流。大多数的麻烦往往都是后一种情况引起的：
我们不断地检查电子邮箱，看看是否有人发了邮件给我们；
或者当我们发现有人发了电子邮件给我们时，我们觉得需要立刻回复这些邮件；
或者我们认为所有的电子邮件都是同等重要的，所以就一视同仁地处理它们。人们通常觉得把收件箱处理得干干净净是一件好事。
这些行为中的每一种都很愚蠢，合在一起更是大错特错，有些人会说， 我会检查电子邮件，一发现有新的邮件我就会马上处理。 听上去真不错 但是这样你不就成了电子邮件应答机了吗？你的公司真的希望你这样做吗？这难道就是你的雄心壮志吗？莫非你想要这样生活下去？
如果你习惯了这样做，那你就需要尽快地改变这种习惯。我们将在本章中纠正其中的两个做法，最后一个则留待第5章解决。基本上来说，你需要停止不断地回复邮件，那你怎么才能停止呢？对于初学者来说，最好是你根本就不需要知道有新的电子邮件，所以你可以把电脑里的电子邮件程序关掉，让它不再发出收到邮件时的提示音，接下来你需要抵抗总是想检查收件箱的诱惑，每天在固定的时间里检查收件箱就可以了。你可以每天检查两次 比如早
你的时间用到哪里去了(2)
上检查一次，午饭后检查一次，比如说你可以这样安排：9点到10点检查一次，下午2点到3点再检查一次。
我知道你现在可能觉得心里有点不踏实，如果采用这个建议，一天只检查两次收件箱的话，那么万一有邮件在10点过后一点到达了你的收件箱，你就会到下午2点（差不多4个小时后）才看到它。你先不要紧张，我不会在这个问题上强迫你。我觉得对大多数人来说，一天检查两次邮箱是很合适的，而你的工作性质可能会有所不同，所以你可以灵活一点，但我想说的重点是，你在一天内检查邮箱的次数应该是固定的，所以说：
1.决定你一天要检查多少次邮箱。一天一次非常好，一天两次也不错，三次也行，四次就足够了。超过四次那就是在开玩笑了，那说明你还在放任你的旧习惯。
2.确定你检查邮箱的时间。比如：
两次：9～10点；14～15点
三次：9～10点；12～13点；15～16点
四次：9～10点；12～13点；14～15点；16～17点
3.严格按照你选择的时间来检查电子邮箱，抵御在其他时间里看看邮箱的诱惑。
巧妙地说 不 以后
巧妙地说 不 ，其本身就解决了我们在第1章中讨论的问题 需要我们完成的工作和我们实际上能完成的工作之间的矛盾。如果你可以真正擅长于巧妙地说 不 ，而不是其他什么含糊其辞的回答，你的很多问题都会消失，这就是巧妙地说 不 的力量。如果你可以到达我现在说 不 的水平，比如说有人让你做什么事，你的第一反应就是 我怎么才能不做这个 ，而不是 我怎么才能把这件事塞入我本来就过于拥挤的生活中 ，那么你就正在迈向协调而平衡的生活了。
接下来我们还要学习另外两个很有效的技巧，下一章里我们将要学习的方法被我称为是 激进地确立优先顺序 。
做计划，请 排队
现在我们来谈谈确立优先顺序的问题，然后说明怎样激进地确立优先顺序。
确立优先顺序
有时你会听到人们说：我要做的事情中有5件是 一级优先 ，19件是 二级优先 ，还有37件是 三级优先 。
这可不叫做优先顺序。
确立优先顺序是说， 如果我只能做这张清单中的一件事，那么会是哪一件？ 你就把这件事的优先序排在第一位。接着你看着清单中剩下的事项说： 如果我只能做这张清单中的一件事，那么会是哪一件？ 于是再把这件事的优先序排在第二位。就像这样，你继续问自己同样的问题，直到你的清单中的全部事项都确立了优先顺序。这是唯一的游戏规则；不允许有并列的优先顺序：15A和15B，或者类似的情况，每个事项都必须有一个绝对的优先顺序。
在前面的章节中曾提到一位自愿参加案例学习的男子，他的妻子说他有如下问题：体重严重超标，吸烟，没有时间运动，没有时间合理饮食。若是这个人问自己这样的问题： 如果我只能做这个清单中的一件事，那么会是哪一件？ 答案必然是保持健康 合理饮食，运动，并且最好是戒烟。如果他不能做到这些，那么他的清单中的其他事项可能永远也不能开始！
