日常的工作可分为非常重要和不重要两种。重要的业务必须立即处理。工作要根据重要和紧急程度分类，从而把握住开始的时机。
理根据先后顺序采取行动
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青木仁志
有助于实现目标的就重要，否则就不重要
日常的工作可分为非常重要和不重要两种。重要的业务必须立即处理。工作要根据重要和紧急程度分类，从而把握住开始的时机。
纵轴为重要程度，横轴为紧急程度。
第1象限(A)：紧急并且重要的工作
第2象限(B)：最重要但不紧急的工作
第3象限(C)：虽不重要但紧急的工作
第4象限(D)：既不重要也不紧急的工作
图7-1重要程度，紧急程度
第1象限的重要程度和紧急程度都高，是必须立即处理的最优先工作。
第2象限的重要程度高，紧急程度低，容易被安排在后面。但是，当你用长远的眼光来看它时，会发现其领域内的各项工作都是很有价值的。
事先做好市场动向变化的预测、调查客户需求的变化、调查竞争对手公司的动向等预测工作，你才能保证迅速准确地应对各种变化。
第3象限的重要程度低，紧急程度高，容易优先于第2象限。注意将其定位在完成第3象限工作后再去处理的业务位置上。
第4象限是完成其他象限的工作后或利用其他工作间隙去做的。优先从事这一象限的工作和在此花费过多的时间都是徒劳。这一象限中没有工作是最理想的，应尽量减少此象限内的工作。
以推销员为例。成功的推销员一定从第1象限开始工作。他们不以个人的喜好与否判断提高效率的必要时间，而是非常理智地决定哪些该做、哪些不该做。他们在完成第1象限的工作后，依序着手第3象限、第3象限、第4象限的工作。
希望注意的是，有些人很容易从第1象限直接跳到第3象限。能力的差别取决于你如何安排每天的工作顺序。请从第1到第2、第3、第4象限的Z型方式去安排你每天的工作。
要想获取成功，最重要的是尽量去增加第3象限的工作时间。
经营管理者在第2象限的工作内容如下：
业务方面
创建增加销售，减少经费的机制
招揽人才(成为招揽优秀人才的猎头)
开发市场
开发商品
自我开发、自我启迪、学习
严格的员工培训
Outsourcing(外包)的应用研究
筹集资金
个人方面
与家人和亲友的团聚
保持健康
结识合作伙伴
储蓄
推销管理人员工作方面第2象限内容:
业务方面
人才开发
开发前20%的潜在客户
掌握推销技巧
市场开发
推销训练
个人方面
自我提高、自我启发、学习
与家人和亲友团聚
健身
储蓄
结识得力的合作伙伴
拥有满足自己需求和愿望的时间
没有业绩是因为将精力都消耗在“无关紧要”的事情中，因此没有时间去做本应先完成的工作。工作方法和轻重缓急掌握的好坏将决定你的业绩。掌握好工作中的轻重缓急将会加速你的成功。
写出今日该做的工作
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写出今日该做的工作
今天是实现目标的最小单位。成功的人经常考虑眼下什么工作最重要，并立即着手去做。他们能够自如地将该做的工作在规定的时间内完成。他们不厌其烦地问自己：“今天该做什么?”并扎扎实实地去完成任务。成绩的积累换来了他们的成功。
没有效率的人总是将全部精力投入到不急于完成的工作中，结果没有时间完成应该优先完成的工作。这种现象很普遍。
你现在做的工作有助于实现目标吗？为明确这一点，请你将现在的工作写在笔记本上，冷静地加以分析判断。如果发现某项工作无益于实现目标，应立即停止，转而去做与实现目标直接相关联的工作。
我总是将当天该做的事情写在本子上，经常分析它是否有助于实现目标。每天都要多次利用路上和饭后的空闲时间，对照本子检查当时的行动是否有助于实现目标。我在检查时将行动分类如下：
A绝对要做
B一定要做
C可以做
D可交别人做
E无意义
将计划全写在笔记本上，从中选择出对实现目标有帮助的按“A、B、C、D、E”分档。(D)的工作就交给别人去做，交代后记下被交付工作人的姓名。(E)的内容根本不去考虑。
将一天分成上午、下午、晚上三个时间段，将一天内，什么时间内做什么、怎么做等等从A开始顺序排列，记下各项计划和实际工作的时间。
结束每天的工作时，自我评价一下：今天是否为实现目标做出了努力。养成自我评价的习惯，会大大提高你管理时间的能力，请你务必体验一下。
工作出色源于准备充分
计划可以定义为“现在决定将来应做的事”。DAY·TIMER的创始人——时间管理的顾问罗伯特·多尼说过：“做计划多用一个小时，完成计划可节省4个小时。”保证充足的计划时间，周密细致地计划后再去实施，不仅易于成功，还可避免很多浪费。
例如写信，如果想到哪里写到哪里，经常会在写完后发现“忘写了一件事”，只好重新再写一遍。这样就多花费了一倍的时间。如果事先归纳出要写的几个要点，就可避免上述情况发生。
一天只有24小时，要想充分发挥时间的效率，保证制定计划的充足时间是十分重要的。人每天要有8个小时睡眠时间，再减去三餐饭和上下班等，时间就所剩无几了。
时光一去不复返。每天的工作，每次的成功，都需要宝贵的时间做保障。所以要求人生要有很强的计划性。计划是将你带向成功的领航员。要养成这样的习惯——在每天的生活中留出做计划的时间。
日常生活的水渠化现象
我们容易被眼前的繁杂事物所纠缠，像消防队员一样忙于救火。这就是日常生活的水渠化现象。这是令人厌烦的现象。这种现象发生时本人往往难以察觉，误认为是在忙工作。所以，很难从中摆脱出来。
例如，有的年轻员工熟练地掌握了WINDOWS98的使用方法。他们往往拘泥于如何做出一份抢人眼球的计划方案，却根本不去注意联系客户。他们终日在计算机前纹丝不动地考虑如何不断变换计划书的版面和字体，如何不断插入新的表格和插图。
他们的口头禅是：“太忙！”“来不及！”作为推销员，这种工作方法对吗？显然是错误的。推销员的职责是提高销售业绩。计划书设计得是否漂亮并不重要,关键是你的计划书在客户那里能卖多少钱。
推销员的工作应该是了解客户的需求和存在的问题，尽快向客户提供解决问题的商品和服务。解决问题的计划书、对客户有益的建议，即使是手写的，客户也会欢迎和认可。现实中没有因包装“太漂亮了”就购买的客户，客户看中的是商品的实质内容。
你的公司里没有这种人吗？这就是日常业务中的“水渠化现象”，是非常棘手的一个问题。要想避免这种现象，就要事先制定完备的计划，明确工作中的轻重缓急，按先后顺序展开工作。
下面介绍判断现在的工作是否陷入“水渠化现象”的几个要点：
□ 先做喜欢的再做讨厌的
□ 先做省时的再做费时的
□ 先做容易的再做困难的
□ 先做已习惯的再做第一次的
□ 先做上司交代的再做自发的
□ 先做突发的再做预定的
你有上述倾向吗？这些都是阻碍提高效率的重要因素，都是应避免的。重新审视自己的所作所为，确认是否是“自以为在忙工作”。要把握好工作中的轻重缓急。
日常生活中，我们往往不自觉地先做能让自己即刻感到快乐、轻松的工作，这是“日常生活中的水渠化现象”。要清楚什么是重要的，要方向明确地去设定目标、创造美好的人生。
下面是检测每天的生活是否“水渠化”的几个要点：
□ 不去储蓄而去挥霍
□ 不注意养生
□ 不早起睡懒觉
□ 不勤快很懒惰
□ 不投资去提高自己而是贪玩
□ 不去尽孝只顾自己享乐
□ 不追求效果却先去做与效果无关的事
创造空余时间
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创造空余时间
计划如果进展顺利是善莫大焉的。但人的一生不会一帆风顺，时常无法按期完成预定的计划。这时，不要去计较失败的理由，要去调整偏离目标的计划。要在每周中旬或周末预留出“阶段检查的时间”，用于调整计划。养成这样的习惯就可以提高效率。
我认识的一位顶级推销员曾告诉我：他以周三为界，将一周分成上、下两个半周去从事推销工作。每次都将赌注下在上半周，周三时总结成果、回顾进程、找出问题。周三不预约客户而专心用于思考，重新排列应拜访客户的先后顺序，调整对客户的公关策略。同时，将上半周遗留的事务处理完毕。
将自己的工作节奏定为周一二、周三、周四五，令人感到有一种“1、2、3”的节奏，可使一周的工作有助跑、踏板、起跳的动静搭配感，保证你以崭新的面貌去从事后半周的工作。精力、体力因人而异，人的精神状态不可能长时间保持高度兴奋。有人可持续工作一个小时，有的会持续工作两个小时，但不久都会出现疲劳。在疲劳状态下工作会降低工作的质量、效率。疲劳的时候建议你暂时放下工作去放松心情。前面讲过的“每周五的调整时间”不仅可以用来检查和反思工作，还可以放松身心，养精蓄锐。甚至可以说是为身心充电的一段最幸福的时光。
时间是公平的
任何人的一天都是24小时。这24个小时基本上可以按我们的意志支配。但是，用什么价值观去如何使用时间，会为我们带来不同的人生质量。
现在的自己、现在的生活、现在的人际关系、现在的收入等等，都取决于你将时间花费在了什么地方。
现在到明天这个时间内，任何人都平等地拥有24小时。如何使用这些时间？是利用这些时间思考问题，还是什么都不去想？这个抉择是你人生质量优劣的岔路口。
下面介绍一个例子。这是将我的一天以“价值观和满足基本需求”为主题分类的内容，仅仅是个参照物，请读者参照它来确定自己使用时间的方法。
一、与家人团聚的时间
与妻子和女儿团聚的时间是其他时间无法替代的黄金时间。一天大约3小时。
二、工作的时间
在自立、对自己负责的基础上，创造成功、创造经济价值和对社会做出贡献的时间。一天大约8至10小时。
三、祈祷和安详的时间
诵读圣书、奉献充满感恩心情的祈祷。一天大约1小时。
四、健身的时间
适度的运动、有规律的饮食。一天大约2至3小时。
五、学习的时间
读书、路上利用录音带学习、参加各种讲习班。一天大约2小时。
六、思考的时间
用于制定计划和做准备的时间。制定每天的计划、总结和做准备工作。一天大约1小时。
七、睡眠时间
午夜零时至清晨5时50分，每天约5至6小时。
八、娱乐时间
放松心情的时间。每天约1小时。
自己的基本需求只能在每天的时间轴内满足。每天只有24小时，可以使用的时间有限。这虽然严酷却是现实。请你经常思考应如何度过这一天？将时间用在什么地方？自己所做的选择是否有助于成功？要据此做出计划，决定工作的轻重缓急。
管理时间的技巧
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我再重复一遍，人生的时间是有限的。
如何有效地利用宝贵的时间？如何尽量避免浪费时间？需要对时间有一个有效的管理办法。
我将使用时间的方法分为几个范畴，列为50项予以介绍。请大家在反复阅读中去掌握管理宝贵时间的技巧。
长期计划与每日计划
如今的时代被称为“迷乱的时代”。在今后的时代中，时间将成为更加宝贵的资源。谁都会公平地得到时间，却无法将它存储起来。
长期的计划往往容易被人遗忘，总会认为还有时间而不去抓紧，致使完成计划的时间无限拖延。下面介绍一下避免的办法。
认识到长期计划中的每一天同自己的一生有着同等价值。这是成功人生的秘诀。千里之行始于足下，人生的漫长之路是要一步一步去走的。清晨用30分钟计划一天的安排，晚上用30分钟总结一天是很重要的。
下面介绍一些有关长期计划与每日计划的一些想法供大家参考：
1拥有面向未来的长期目标。
2除工作外，在家庭、提高能力、健康、兴趣爱好等领域内，也要设定目标并明确轻重缓急。
3拥有与长期目标互动的年度目标、月度目标、每周目标。
4要经常激励自己“人生的目标一定能实现”。
5为奋斗的目标设定期限。
6留出考虑当天计划的时间。
7在每天的安排中写入“今天应做的事”，并优先于其他工作。
8检查有无“徒劳的”、“委托他人会更有效率”的工作。
9完成优先的工作之前不做其他的。
10决定了的事情立即去做。
11照顾别人工作的先后顺序。
12工作日记要以天为单位，逐日检查落实，准确掌握尚未完成的工作。
13检查是否已将目标具体化，是否在努力争取最大效益。
14一天的工作是否照顾到了各个方面。
15分析一天的工作时，如果发现浪费了时间，一定查明原因。
16每3个月检查一次计划和目标。
17制作出完成目标进度的检测标准，经常对照检查。
有助于交流的想法
时间与一切关联并影响一切。同样，交流与时间一样，是获取成功必不可少的因素。成功的基础经常要靠人际关系来培育。维系人际关系靠的就是交流和沟通。下面介绍包括在工作单位内交流时的几个建议：
18传达的事情一定要传达清楚。
19经常随身携带用于记录的笔和本，借助图表向对方加以说明。
20充分利用手机和电脑等通讯手段。
21通话前要将所谈内容简洁地归纳清楚。
22调动大家的工作积极性，提高工作效率。
23培养部下随时准备好解决问题的方法和预案。
24向部下交代工作时，一定要交代清楚并得到部下的充分理解。
办公室的工作
工作一定要有充分准备，例如：
需要为商业会谈和内部碰头会准备哪些资料？
这些资料从哪里可以收集到？
多长时间可以准备好？
暂时不用的资料和数据应保存在哪里？
事先一定要做好这些日常的清理、准备工作，保证你需要这些资料时可信手拈来。无论遇到什么情况都可做到临阵不慌、胜算在握。
25平素要注意锻炼“快速思考”。
26思考问题时手头要准备好记录用品。
27工作前要留出充足的准备时间。
28要调整好职务和管理上的工作关系。
29重要的工作难度再大也要最优先去做。
30对来电和突然来访者，要经部下或秘书筛选后再去会见。
31对“屁股沉”的客人，要让部下或秘书用“还有其他预约客人”的方式催其快些离开。
32书信的草稿尽量利用电脑或用录音机口述，不要手写。
33交给部下和秘书录音带，令其做成商业文件。
34选择从事该项工作的最佳时间一气呵成。
35增加不被打扰的个人时间。
36文件视其重要性分成A、B、C等级。
37下班时将桌面收拾干净。
38办公桌周围不要放置与工作无关的物品。
有效利用时间
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有效利用会议时间
开会的目的是为了更好地开展业务。会议是交换商业信息的平台，也是工作中按组织程序解决问题的平台，是征得全体有关人员同意并拍板定夺的场所，更是切磋确定新创意的场所。
下面介绍让会议成为明确解决问题的关键所在的思路：
39简单的碰头会站着开。
40准备时间要充分，会议要尽量短。
41出席人数限定在最小范围。
42严守会议的开始和结束时间。
43会议主题要集中，明确并事先通知与会者。
44避免从外地召集人员到会，尽量采用电子信箱和电视会议。
45商业会谈或会议报告要根据充分准备的资料加以说明。
日常生活
人即使明知自己应立即去做什么，也往往难以付诸行动，总是以“最近”、“不久”等借口拖延开始实施的时间。时间是看似无限实际有限的存在。通过“空气”的例子来考虑设定时间构架的重要性，简单易懂。任何人都理所当然地认为空气是用不完的。实际上一旦没有了空气，一瞬间就可直接决定你的生死存亡。从日常生活的角度重新认识时间是非常必要的：
46养成早睡早起的习惯。
47避免上下班高峰带来的疲劳，注意提早上班。
48有选择地买书，不读没意义的书。
49掌握速读书报的方法。
50减少单纯交往的时间。
有效利用点滴时间
无论每天多忙，认真检查一下就会发现，从起床到出门、上班、上班途中、一项工作与另一项工作的间隙、工作与晚餐的间隙、回家的路上、一家人团聚到入睡前等等时间中，总是有10到15分钟左右的剩余时间。
很多人不去考虑如何有效地利用这些剩余时间，而是随意地将其打发掉。很多人认为这是在缓解紧张、消除疲劳。如果将这些零碎的时间累积起来，一天就会多出近1个小时的时间。一年下来就是365个小时，大约有近15天时间。我们决不能白白浪费掉这些宝贵的时间啊。为实现既定目标，应将这些剩余的时间认真地利用起来。
可以用这些时间阅读平时积攒的剪报。如发现其中有益策划和充实自己的内容，可以进一步整理分类，以便充分利用。还可以用这些时间给久疏问候的朋友打电话。虽然只是一个重温旧情的小举动，或许会从中获取到商机。可以用来重新整理积攒的名片。虽然交换名片的当时没有商机，但可能会重新发现对现在的工作可以提出新建议的同行。
这些你认为是散碎的时间虽然量很少，但是只要充分加以利用，就可成为你人生和工作中的财富。重复强调一下，不要让剩余时间白白溜掉。
有人会说：这么零碎的时间也去斤斤计较太没意思了。也有人会认为：我讨厌这样做，这样就成了时间的奴隶了。
我认为，因为你被时间降伏才会有这种感觉。巧妙利用时间的人，熟知如何将每天的工作依个人意愿分配到有限的时间轴中。他们会从中得到希望、快乐、期待，而不会感到任何痛苦。
当然这完全要靠自愿。因为每个人的情况和所处的环境不同。人生有时需要在忘我的境界中进行沉思的时间。重要的是要根据自己每天的情况来决定如何利用时间。
从有效地利用时间的观点讲，集中时间去完成一件事是一种有效率的方法。将几件事同时展开、全面推进也是一种方法。前者是设置一个不受任何外界干扰的时间段，以便集中精力全力以赴地完成一件工作，这样可以提高完成重要工作的效率。有的人很早来到公司，在确保没有电话和外人干扰的时间内完成重要的工作。与此相反，还有一种方法是在从事一项工作的同时，也做其他工作。如在上下班的地铁上读书看报，一边开车，一边听有助于提高自己的录音带等等。这也是一种利用时间的好方法。上卫生间和洗澡的时间也可以利用。
时间对我们每个人来讲都是有限的资源。但要想挤出时间，总还是有办法的。希望大家从时间管理的角度，重新考虑时间的使用方法。
誓言的力量
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现在到了本书的最后一节，我相信通过阅读本书，读者已经明确：成功需要什么？如何争取成功？尽管如此，在此我仍希望你熟读此书。
最后谈一下什么是确保成功的精神支柱，也可以说是一份与自己签订的誓言。设定明确的目标，制定周密计划后，与自己约定“一定要实现”。“与自己约定”的自我约束行为，可以有效地增强完成目标的自身动力。
希望你大声宣读下面的誓言，直至熟练背诵：
成功誓言
我具有实现人生明确理想、目标的能力。
我对自己宣誓，无论遇到任何困难，一定要实现自己的愿望和目标。我坚信自己的目标一定会实现。每天用30分钟，在心中展现自己的理想和实现目标时的美好情景。
我深知，我的动力是贴在自己愿望世界上的美好蓝图。
我对自己宣誓，我对自己美好的未来蓝图百分之百地负责。
我将自己的愿望、目标明确地写在了纸上。我在此宣誓，不实现愿望和目标决不罢休。
我热爱正义和真理，我重视勤劳和责任。我知道自己的成功和对社会的贡献成正比。我以爱他人、奉献他人为自己的使命。
我摈弃仇恨、嫉妒、自私、懒惰和恶意，以关怀、感谢、真诚和爱心待人。
我要像爱自己一样爱他人，我一定会成功。
我的人生是我选择的结果，我在此宣誓：我选择成功。
我再强调一遍，誓言一定要大声宣读。这样，你心中就会涌现出“我一定成功”的自信。成功取决于每天的努力，不要忘记自己的决心，马上去行动吧。
为你即将到来的成功干杯。结 束 语
我认为，人生成功的基本要素是珍惜人与人之间的关系，让自己成为一个真正的人。
《圣经》中写道：像爱自己一样去爱别人吧！
真正的成功是度过一个充满爱的人生。热爱自己、让自己幸福才能让别人也幸福。不要只顾自己，要积极地为家庭、地区、社会做贡献。让自己成为别人需要的人。
这与生长的环境、学历、资历没有任何关系。要按个人意愿；依照心灵深处的价值观；用自己的满腔热情描绘出的美好蓝图去创造你的人生。
以激情描绘出的蓝图为目标，掌握实现目标的实际技能，积累成功，一步步地前进吧。积极的心态一定将你引向成功。
本书通俗易懂，深入浅出地讲述了实现目标的方法。读者若想做进一步详细了解，请您到本公司咨询。
欢迎您参加我开办的研讨会。
