项目是什么呢？不能一个动作就完成的叫“项目”。项目包含多个清单，是一个组合，即一类的事儿。所以我们把可以归类的清单叫作项目。
在列清行动的基础上，来看看当前项目（也可以算作1年以内或相对短期的小目标）的情况。把所有项目列在一个清单上，看看有多少个？数量是否太多（可能部分项目停滞了，需要重新检查）？数量是否偏少（可能有一些稍小的项目更愿意放在大脑里）？工作和生活的项目是否平衡（要注意调整）？
所有项目列清楚，相关计划整理明晰，可以帮助我们对当前工作生活状态有一个总体认识。我们每天都在为哪些事情而忙碌？为了完成目标，我们要根据计划来做哪些事情？项目清单相当于我们对需要达到的各个小目标设置了操作指南。
这天，教练跟晨晨谈起了愿景三角形里的最后一项，也就是“项目”。
易效能里面，一个动作就能完成的事情被直接列到了行动清单中，而一个动作不能完成的事情就形成了项目。重要的事情往往一个动作完成不了，这时就需要项目管理，需要对项目进行分解、排序、责任分工……
公司做过项目的人都知道，正常的项目运营首先要定好宗旨，再确定愿景及结果，然后做头脑风暴，组织整理，最后找出下一步关键动作。做任何一件事情，都可以用这五个步骤，让我们能快速找到下一步行动。
在OmniFocus里面把一类的事情归结到一个项目后，每一个项目底下就有很多行动清单，每一个行动清单都有不一样的上下文、不一样的时间，清单加工过程中要找到下一步行动方向。不管项目就多大，只要我们找出每一个小的行动方向就可以最终完成目标。
如果以小组学习作为一个项目，那么项目管理将产生如下结果。
1．宗旨：让组员学到自己想学的，得到自己想要的。
2．达成结果：参加的组员90天都能全程参与，每个人都得到自己想要的成果，优秀的人能够养成一个习惯，比如随时收集、整理、检视。
3．头脑风暴：未来60天做什么？想怎么做？最关键的步骤，分为四不法则：不判断、不评价、不质疑、不批评，由此建立一个安全讨论的空间，让大家畅所欲言。
4．整理头脑风暴中出现的不同想法。
5．找到下一步。
项目确定后，为每一个项目准备材料也是非常重要的。常规的资料必须整理得很好，首先不会丢失，其次容易找到，再次优中选优。比如说，打电话首先必须有电话清单/联系人名单；其次，这些名单能够随时随地调用；最后，假设认识5000人，要筛选出里面最重要的经常问候的人（也许只有50人）。需要把联系人分级：重要的人定期见面，次重要的定期打电话，再下来的可能定期发邮件，最后有一部分人发微博、微信。
“在我的印象中，项目是一个比较宏大的工程，很多都是工作方面的，这跟我们的时间和事务管理有什么关系呢？”晨晨先开口了。
的确，大多数人对项目的定义是需要耗费相当一部分资源和时间来完成的事情。但在戴维·艾伦的GTD理论中，他把项目定义为需要多个步骤才可以完成的工作。也就是由多个明确的“下一步行动”所组成的合集，有些是在时间上必须按照先后顺序来执行的连续性动作，有些是没有先后顺序的平行性动作，还有一些是相关性不是很紧密的事情的集合。
可这样的定义对于我们事务的管理有什么样的帮助呢？晨晨有些不解。
这是因为我们在工作中碰到的很多事情都不是一个动作可以完成的，它们大多是由许多小事务杂糅在一起的事务团，当人们面对这些小事务团成的事情时会觉得这件事非常庞大复杂，在这时，人们就容易产生一种“老虎吃天，无法下爪”的感觉，于是在各种畏难情绪中不愿付诸行动，导致了事务的拖延，在心理上也非常容易形成内疚情绪，给人带来紧张和压力。
而把项目定义为多个明确的“下一步行动”的组合，给了我们重新审视此类复杂事件的机会，让我们明白通过一定的步骤和方法可以理清项目事件中的先后顺序，从而开启下一步行动。
晨晨好像略有所悟：“那到底通过什么样的方法来办到呢？“
“戴维·艾伦给出的方法更确切地说是一种思考问题的方式，这种思考方式在我们的生活中被随时运用，但是我们日日用而不知。对于这个方面我们最好是拿个案例来说说，你就可以很容易理解这种人类天然的思考方式了。”教练提议说。
晨晨闻言立刻说道：“正好我刚接手了公司的年会，可我以前没有做过类似的活动策划，现在根本不知道从什么地方入手，接到工作都两天了，我现在没个思路呢，想想头都大了。”
晨晨趁机发了几句小牢骚。
“对一个项目的分析，戴维·艾伦认为用5个步骤就能快速地帮我们看清楚事情的本质，并牢牢抓住事情的重点。我先给你讲解这5个步骤是什么，我们再按照这些步骤来分析一下你们的年会。”教练说。
第一个步骤是定义项目的目标和原则，也就是问“为什么”。做这个事情的目的是什么？而原则，对一个人来讲就是做人的标准和底限，对一件事情来讲就这件事情不能超出某一个范围。
第二个步骤是展望结果，作为个人希望事情达到什么样的成果,作为团体希望事情达到什么样的结果。
第三个步骤是头脑风暴，如果是针对个人，就是把自己对该事情产生的所有思想都记录下来；如果是针对团体，就是大家围在一起各抒己见，记录下所有关于该事件的想法。头脑风暴最关键的一点就是我们要追求数量而不是质量。
第四个步骤是组织整理，当我们把所有的想法都清楚地摆在自己面前时，我们就能够很容易发现其中的关联，明确其中主要和次要因素、先后次序以及事务的轻重程度，组织和整理就是对这些的梳理过程。
第五个步骤是明确下一步行动，也就是我们在前面提到过的“下一步行动”这个在GTD理论中具有很重要地位的思想。对于一个项目而言，当我们明确了每一个环节应该做的事情，并且能够把自己头脑中关于该项目的所有担忧放下时，我们就可以着手执行该事件了。
以上就是戴维·艾伦的“五步骤”。
“那接下来，我们就用这5个步骤来分析一下你目前接手的这个项目。”教练拿出一张白纸递给晨晨，“你把接手的项目写在最上面，把第一个步骤先写下来，集中精力思考第一个问题，接着一步步往下走，这个过程就交给你来完成。”
晨晨先在纸上的最顶端写下“年会项目”，目标和原则。
目标和原则嘛，我想想，嗯……目标……为什么……也可以说是这次年会的主题是什么，为什么要办这次年会，对了，上次好像说为了表彰公司里面的业务骨干。原则嘛，当然是不能超出公司的预算，现在每个公司都在节省开支，再就是要搞得热热闹闹的，别弄得像审判大会一样的。
经过20多分钟的思考，增加删减了内容之后，晨晨又重新逐条地列出结果来。
目标和原则
目标是表彰公司业务骨干，原则是不超出公司预算并且能够尽量节省开支。
展望结果
来年让员工的士气更加高涨。
头脑风暴
●确定公司预算
●询问去年的流程
●确定主持人
●每个部门选报节目
●设立抽奖环节
●购置抽奖物品
●老总致辞
●设置游戏方式
●预定会场
●确定年会流程
●制作年会企划书（样本）
●确定主题及活动框架
●安排人员照片和影像的拍摄
●时间安排
●部门内部抽调两名配合人员
组织整理
●确定公司的预算（这个是后面工作的基础）
●确定年会主题
●确定年会场地
●确定各部门节目和主持人
●确定年会流程
●购置奖品和道具
●人员调度，确定每项工作都有负责人
明确下一步行动方案
●找总监确定此次年会公司的预算
●找财务部预支一部分费用
教练仔细地看了看晨晨的这份项目分析单，嘉许地点点头，说：“刚开始就能做到这个程度，非常好，以后要常常拿这个方法来分析项目，掌握这个方法没有其他捷径，就是多练，多实践。”
晨晨欣喜地辞别了教练，这次的谈话让她对项目有了全新的认识，并且学到了把握项目的方法，她已经迫不及待地想要把自己的心得分享给小组内的成员了。
第十二次小组会
谭天和女朋友吵架了，原因是他忘了他俩相识的一周年纪念日。说起来谭天也特别委屈，最近公司项目特别紧，又有谣言说中国区要裁员，大家都人心惶惶的，每个人都在努力表现自己，生怕哪天人力资源部一个电话自己就得打包走人。公司的烦心事谭天都没跟女友说，也是因为不想影响她的心情。谁知道她还跟自己吵架。再说在这个时候，他哪有那闲工夫记住什么纪念日？其实坦白说，纪念日那天OmniFocus里面是弹出了一个提醒来着，但当时他正在跟经理开会，顺手就把提醒关了。会后一忙，就给彻底忘了。
可是女朋友还是得哄，谭天不想轻易分手。想到此，谭天立刻打开OmniFocus把接下来的重要日子都回顾了一遍：女友的生日、表白成功纪念日、女友父母的生日及结婚纪念日，甚至连女友狗狗的生日他都记了下来。这回不怕忘了！可眼下怎么哄呢？纠结中的他没有意识到窗外不知何时下起了雨。
突然他的手机响了，原来是印象笔记弹出了一个提醒——“给女朋友送伞”。谭天高兴得跳了起来，原来这是他之前在IFTTT上玩的时候无意设置的一个小提醒：假如天气预报下雨，就在印象笔记里自动加上一条“给女朋友送伞”的提示。眼看女友下班时间快到了，他立刻抓起自己的伞冲出了办公室，如果女友早晨出门时没带伞，现在不英雄救美更待何时？
站在路边等了半天出租车都没来，女友还有30分钟就下班了，谭天那叫一个急啊。突然他想起来前几天大家讨论的意念。教练说过：“当你特别想要一件事情发生时，你就集中精力在那件事情上，向宇宙下一个订单，那么宇宙就会用它的力量来让那件事情发生。”谭天决定试一试，做了几个深呼吸，摈弃了脑袋里其他的想法，他全神贯注地告诉自己，“我需要一辆出租车”。奇迹果然发生了，他刚静下来不到5分钟，一辆出租车就拐进了他站的小路。坐上车报了地点后，司机师傅很无奈地说：“那边很堵的，你30分钟一定赶不到。”一边说一边打开了路况信息，“听，东二环还交通管制。”
谭天并没有放弃，出租车的出现让他相信信念的力量。他笑着让师傅关掉了收音机，打开了手机上的倒计时。“我们一定可以在30分钟内赶到。”他看着师傅的眼睛，用从未有的坚定说了这句话。真的神了，一路畅通无阻， 25分钟后，车子已经停在了女朋友公司楼下。原来因为交通管制，很多车都绕行了，而就在20分钟前，那段路刚开始放行，所以谭天他们的车正好赶了个巧。下车的时候，师傅拍了拍谭天的肩膀，“你这小子，牛！”
女友走出办公室就看到了在雨中等待的谭天，阴了几天的脸立刻放了晴。谭天这下可得意了，他想：回去后一定再到IFTTT上设一个提醒，“假如女友生日，就自动打电话订她最爱的餐厅”。
看着谭天满脸喜悦地分享他和女朋友的故事，大家都纷纷打趣问什么时候能吃上他的喜糖。一回头，晨晨看到一向开朗的秀梅姐有些沉默，就问她是不是有什么烦心事。
原来秀梅姐最近在宣传一部公益电影，准备发动1000位企业家来观看这部电影，希望通过这1000位企业家，把电影里面体现的“乐观、奋斗、永不放弃”的精神带给这个社会。可是如何才能最快最有效地进行宣传呢？靠她自己一家一家企业地谈，无论从精力上还是时间上都不现实，所以现在这事就卡住了，秀梅姐实在着急上火。
这事一说出来，大家都开始帮秀梅姐想办法。
“组长，你还记得咱们上次分享会怎么宣传的吗？”谭天冷不丁蹦出来一句。
“微信！对啊，我怎么把这个忘了呢？上次分享会后，咱们小组的人又增加了不少粉丝，在微信上发布这个消息一定能有不少转发。”晨晨突然又想起来什么，“对了，因为公益电影对上座率的要求比较严格，咱们最好采用报名的方式。让想要参加的人都先报名，便于我们统计。”
“怎么报名呢？我们在微信朋友圈发布消息，让大家留言、评论还是发私信？”秀梅姐对微信的了解也不少。
“秀梅姐，可以把公益观影活动的详细介绍、目的、简要的影片介绍、导演介绍等发给易效能时间管理公众号小编，让他制作一个广告帖，我们转发朋友圈就可以了。”
“也就是说要参加的人都点击这个广告帖报名，对吧？”
“是的，我们可以要求他们留下姓名和电话，方便我们统计。易效能时间管理公众号有20多万粉丝，在上面号召大家关注公益观影活动一定会有很多人响应。”
听大家提出了这么好的办法，秀梅姐紧锁的眉头终于松开了。“早知道我就早点向大家求助了，省得这几天总烦心这事。”
“哈哈，咱们人多力量大嘛。那句话怎么说的？‘三个臭皮匠，赛过诸葛亮’，不是吗？”
观影当天，能容纳1200人的放映厅坐得满满的。再一次，大家见识了微信的力量。
看完电影，秀梅姐把大家都留下了，说她为大家准备了神秘礼物。来到放映厅后面的小屋，秀梅姐端出了一个很大的保温杯。刚打开，一股香香甜甜的味道就飘了出来。原来秀梅姐为大家熬了暖胃的养生粥。“这次组织公益观影多亏了大家的好点子，这粥是我特意为大家熬的，加了莲子、糯米、黑豆、银耳等十多种配料呢。我家人也一直在喝这个，非常养生。”
大家一尝之下都赞不绝口。谭天喝完一碗不过瘾，叫着还要再来两碗。
“秀梅姐，这粥入口香滑、甜而不腻，干脆就叫‘秀梅羹’好了。回头你把配料清单共享给大家，我也做给家人吃。”方夏一语道出了大家的心声。
“好好好，我回头就把清单和用法用量给大家写一清单。”秀梅姐看大家都喜欢她的养生粥也很开心。
晨晨看着热闹的大伙，想起了下周的毕业典礼。时间过得真快，90天一晃而过。3个月前，大家还是陌生人，现如今，大家却似一家人在亲密地共享养生粥了。晨晨自己这3个月也成长了不少，工作上的事情逐步有了效能，自己的加班明显少了很多，每周日的聚会也在不知不觉中成了期待。还有近一个月来微博上关注自己的神秘ID，经常在晨晨遇到困惑的时候适时地给出建议，不管是工作难题还是易效能实践，这位幕后高人似乎都有解决方法。除了从账号能看出来对方是一位男士之外，晨晨对他一无所知。最开始晨晨也试图追问他是谁，却没得到任何回应，后来晨晨也就放弃了。就当是上天安排来帮助自己的贵人吧，晨晨这样告诉自己。
“组长在想什么呢？是不是听了谭天和他女朋友的故事，你也春心萌动地在想哪位帅哥呢？”看晨晨半天没说话，张萱开起了玩笑。
晨晨脸红了一下，赶快掩饰着说：“我在想下周的毕业典礼呢。时间过得真快，马上咱们就毕业了。我刚才来的时候看了看VIP厅，大概能容纳100人，咱们组员加上家人朋友不大不小正合适，不如咱们就把毕业典礼放在这儿吧？”
“啊，这么快就毕业了啊？我还没跟大家待够呢。组长，咱们能延期毕业吗？”张萱依依不舍地说。
其实大家也都舍不得分开，于是商定毕业后小组会不能断，坚持每周一次。
易效能小组会 锦囊12
续表
