这天教练给晨晨讲了分享会上她看到的那两个三角形,也就是愿景三角形(愿景、关注、项目)和行动三角形(收集、整理、检视)。
很多人都能说出自己的愿景,比如有人说要当一个成功的企业家,企业做大,每年盈利很多,企业里有一个很棒的团队,自己的产品很受欢迎,企业经历百年不倒……愿景是一幅非常美好的图画,这幅图里有很多东西可以切割、切块。如果一个人连生命都失去了,或者失去了健康,那其他的一切都无从谈起,所以最重要的是健康!除了健康还有事业、家庭、心灵、财富、朋友、人际网络,可能还有体验人生、旅游等。这些都属于人生关注范畴,是一个人可以切割的很多面。也许还有人在愿景里面定了一个目标:我要实现财务自由,以后都不再为金钱所苦!他假设要挣1亿元,于是朝着这个目标,将所有的努力和所有的心思都放在这上面,起早贪黑,最终拥有了1亿元。但他在这个过程中忘记了家人和朋友,甚至忘记了自己的健康,虽然最终目标实现了,但是这个目标是不全面的,因为在这个过程中全然的付出却只得到单一的回报。愿景也可理解为纵坐标,纵坐标是未来,我们所有的现在要围绕着将来。纵坐标让我们知道人生要去的方向,我们要到达的地方。要实现愿景需要较长的时间,要走较远的距离,所以愿景的落地需要关注和项目这两个工具,让人时时刻刻能够看到整体的效应。
愿景三角形是对我们人生方向的把控,而千里之行始于足下,我们如何走好当下从而实现美好的愿景呢?这时我们就需要行动三角形。
行动三角形是基于当下的横轴管理。大多数人的行动会出问题,为什么呢?因为没有计划,时间是被别人安排的,别人让我们做什么事我们就做什么事。比如说QQ,一上班QQ会蹦出来,别人问我们个事儿我们就答,或者有人给我们发短信打电话,我们就开始回开始接,结果一个电话一聊1小时,自己手边本来要写个东西,没有写;本来想做个什么事儿,没有做;甚至厨房里燃气灶上烧着开水,就忘了……这就是我们的行动被推着走。还有就是没去关注身边的人,身边的人因事儿产生了抱怨,发了脾气然后双方爆发争吵,这就又有可能引发其他的麻烦,最后我们被局面牢牢掌控。易效能要教我们把这4个字倒过来,叫“掌控局面”。怎么能做到呢?有3个步骤:收集、整理、检视。
“我常说以道御术,这两个三角形就是易效能的‘术’。”教练最后总结道。
跟教练道别的时候,晨晨心中对愿景的认识清晰了不少。如果只有愿景三角形没有行动三角形,那么一切都是空想;而如果只有行动三角形没有愿景三角形,那人就会迷失方向,碌碌无为。只有将两者有效结合,我们才能真正让时间为自己所用。
第三次小组会
在小组分享会上,有组员反映说自己进入专注的状态很慢,早晨到公司后,收收邮件,泡泡咖啡,再打几个电话,一看表上午的时间就过去了一半。怎么能够快速地开始要做的任务呢?听到这里,张萱向大家分享了自己使用番茄钟的心得。她最近刚换了工作,到某著名商会做秘书,平时各种商会活动忙得脚不沾地。高尔夫球赛、新春茶话会等,从策划、方案到执行,全都是她一个人负责。别看她只有26岁,做起事来倒是毫不含糊。这不,她说全靠“番茄钟”。
番茄钟将时间以25分钟划分,在25分钟里只专注一件事,每25分钟后有5分钟的休息时间。连续的4个25分钟后,会有15分钟的休息时间。每天到公司后,她会先喝一杯热水,让自己的身体达到兴奋状态,然后打开手机上的番茄钟,插上耳机,耳机里传来的滴答滴答的秒钟声会让她情不自禁地紧张起来,这种听见时间流逝所带来的紧迫感能让她很快地投入等待完成的任务中。常常午饭前,她能“吃掉”七八个“番茄”。而且为了嘉许自己,每搞定8个“番茄”她就会奖励自己一块巧克力。一个月下来,身边的老板、同事都夸她效率提高了,做事也更有条理了。
讲到这儿,张萱得意地打开了手机上的番茄钟,“不如咱们以后开会的时候都设番茄钟吧?每25分钟一个议题,保证高效!”
看着眉飞色舞的张萱,甘瑞也兴奋起来。“我也给大家分享一个方法吧,张萱教大家吃番茄,我教大家吃青蛙!”
“青蛙?不行不行,我是素食主义者,我可不吃青蛙。”秀梅姐抗议起来。
“哈哈,‘青蛙’只是一个比喻了,且听我说——”甘瑞做了个鬼脸。
“青蛙”的概念出自《吃掉那只青蛙》一书,“先吃掉那只青蛙”代表的就是每一天先做完重要的事情。若我们每天起床就认真面对这一天中最重要的事情,不解决就不罢手,这对自己的自律性及心智强度绝对是很好的锻炼。大部分人为了满足小我的成就感,每天都挑最容易完成的事情入手,而将最重要或最难完成的事情一直向后拖。虽然表面上看起来是每天都做了很多事,但实际上,这些事情都是可做可不做的,白白浪费了时间。
“如果起床后第一件事是活吃青蛙,接下来就没有能难倒你的事。”甘瑞每天早晨到公司后都会拿一张便利贴写上自己当天的3只“青蛙”,将便利贴贴在抬头就能看到的地方,完成一项撕掉一项。只有当吃掉3只“青蛙”之后,他才会着手处理其他的事情。通过这个方法,他保证了自己的时间都用在最重要的事情上,团队建设、下一年度战略规划、潜在客户培养等重要而非紧急的事情被他安排得井井有条。“如果没有用‘吃青蛙’的方法,我每天的时间可能都会被浪费在签字、开会、回邮件上面。”
甘瑞不仅自己用了这套方法,还在团队里推行“吃青蛙”比赛。在公司的公告栏上,甘瑞特意划出了一块作为“青蛙”展示墙。每天早晨,他会让团队所有成员把当天的青蛙写在上面,每周做一次评比,看谁吃青蛙最多。除了周冠军,他们还评比月冠军和年度冠军,获奖者由部门请客吃一顿真正的牛蛙宴。通过推广吃青蛙,团队的业绩稳步上升,连公司领导也准备在全公司开展吃青蛙比赛。
“不如以后咱们小组也进行吃青蛙比赛吧?咱们每天在微信群里宣布自己的青蛙,彼此监督有没有完成;咱们还可以分享自己吃青蛙的心得,比如说怎么吃掉最大的那只青蛙。这些方法可以让我们充分思考自己的下一步行动,也能确保有足够的时间来处理最重要的事情。那我们就可以告别以前那种上班收收邮件、泡泡咖啡的日子了。”看大家听得津津有味,晨晨忍不住提议。
“好啊,以后我每天到公司就写下当天的青蛙,用番茄钟计时,一只一只地把青蛙吃掉!”张萱首先举手同意。
大家正在七嘴八舌地宣布自己下周的青蛙时,方夏也不甘寂寞地发言了。说起这个方夏,虽说已经快50岁了,但特别有学习劲头,钻研起软件来,丝毫不逊色于20多岁的小伙子。而且他对易效能的见解特别独到,晨晨至今还记得他在第一次小组会上的发言。“从商业角度来说,易效能更像是一个品牌,这个品牌的产品是‘时间自由、财富自由、心灵自由’,我们从中学到的方法和软件就是生产产品的技术和工具。从这个意义来讲,教练通过易效能这个品牌把我们大家聚集起来,通过我们自己横、纵轴的建立和对自我的管理,最终达到时间自由、财富自由、心灵自由的状态。”那是晨晨第一次听人用商业的概念来解释时间管理,以前听到的解释更多的是围绕个人成长展开的,所以不自觉的,晨晨就对方夏多了份敬仰。
“说到计时,我给大家分享一个‘倒计时’的方法,可以帮助大家提高开会效率,减少不必要的时间拖延。”原来方夏平时总要跟不同的人碰面,有些时候遇到的人过于健谈,就难免超出预定时间。而且,在多于两人的碰面中,常常出现有人偶尔接个电话或中途离开会场的情况。后来方夏为了让每次会谈都专注而高效,就想出了“倒计时”的方法。每次到达碰面地点的时候,他都会跟对方提前协商好结束时间。假定预约会谈时间是1小时,他就会设好倒计时闹钟,在那1小时里,大家都把手机设为免打扰模式,100%地投入需要讨论的话题中,闹钟会提前10分钟提醒结束时间。
“可是如果闹钟时间到了会还没完怎么办?”晨晨想起自己参加过的经常拖延的会,忍不住提了个问题。
“这需要你在会议开始之前跟参会者沟通,最好准备一份详细的会议流程,同时需要表明时间一到你就要离开的必要性。刚开始实行的时候,由于别人不是特别理解时间管理的重要性,甚至会出现闹钟提醒时还没切入正题的情况,但通过不断的引导、调整和沟通,现在我不再担心会谈时间拖延的问题了。”
“有些事情实在不想做怎么办?”
“对了,我又想起来在家里给孩子使用的方法,也许对大家会有帮助。”甘瑞想起来自己的儿子跟很多同龄的孩子一样,特别抗拒写作业,每次让孩子完成作业都让甘瑞很头疼。有一天甘瑞发现儿子很喜欢玩愤怒的小鸟,甘瑞就跟儿子“谈判”,玩5分钟游戏,再写5分钟作业,倒计时结束之后,玩10分钟游戏,游戏时间到,再写10分钟作业,几次下来儿子在做作业的过程中就把游戏忘了,作业顺利完成。孩子也觉得其实没那么痛苦,写完作业之后再玩游戏心里还更踏实。父子俩把这个方法称为“无敌星星工作法”,把想做的和不想做的事做一个交换。
“呵呵,看来咱们的小组会算是效率高的,一上来就切入正题,到点就按时结束,每分钟都充分利用了。”晨晨开心地嘉许了每一位组员。“今天咱们学了3种方法——番茄钟、吃青蛙、倒计时,回去以后咱们可都要用在工作和生活中啊。”整个会议过程组员们都讨论得非常兴奋,并且大家现场就在自己的手机里下载安装了番茄钟,还在OmniFocus里面添加了下周的“青蛙”。
看着组员们热情高涨的学习状态,晨晨想起了一句话——“真正的幸福就是每天朝着自己目标不懈努力”。在大家的热烈讨论声中,她心里突然生长出了满满的幸福感。
易效能小组会 锦囊3
续表
续表
导读文章7 番茄时间
自从接触一些追求高效能、讲究时间管理的人之后,总能不经意间听到他们说“今天吃了多少个番茄”。话说虽然番茄抗氧化的功能很强,多吃可以延缓衰老,但是天天都吃,难道不腻吗?
其实,这里所说的吃了多少番茄,是番茄时间的简称,是用来衡量工作效率的一个标尺。所谓“番茄”来源于《番茄工作法图解 : 简单易行的时间管理方法》这本书。
这是弗朗西斯科·齐立罗于2006年推出的提升工作效率的方法。之所以取名“番茄”,是因为他介绍的这个方法中需要使用一个很重要的工具——带有番茄外观的机械计时器。
该书作者在大学的一次考试中遭遇失败后,发现自己很难从一种无效率的悲伤中走出来,于是为了锻炼自己集中注意力的能力,他从厨房中找到了一种用于厨房倒计时的工具,并将这种工具运用到自己的生活和工作之中,于是就产生了番茄工作法。
番茄工作法简单地说就是选择一个待完成的任务,将番茄时间设定为25分钟,然后全然专注于该任务,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄钟响起,哪怕工作没有完成也要定时休息,5分钟之后,再进入下一个番茄时间。番茄工作法以25分钟的短期迭代为节奏,帮助建立可持续发展的步伐,休息时安心休息,工作时一心一意。
番茄时间产生的背景
随着信息科技的高速发展,人际交流方式和获取信息的手段不断丰富,但与此同时,人们的时间利用效率却变得越来越低。举个最常见的例子:很多人来到办公室的第一件事就是打开电脑,登录QQ,如果有好友在线就打个招呼,聊会儿天,然后就是到自己喜欢的网站上浏览一下当天的信息新闻,过一会儿再去饮水机前为自己倒一杯水,坐下来的时候一瞄时钟,发现上午的工作时间已经过去了一个多小时。当自己准备好进入工作状态的时候,又可能会接到同事的电话或者会被别的什么事情打扰,能够真正沉下心思专心地去做一件事情,对绝大多数人来说已经变成了一件不可能完成的任务。其实要完成大量的工作,重点不在完成工作上,而在于能否集中注意力,提高效率。
番茄工作法关注“微观”层面,帮我们将100%的心智专注在当下,避免不必要的压力和负担。
番茄时间为什么可以帮助我们专注于当下?
(1)连续的时间给人的感觉是时间是无限的,可以不断支取的,时间的流逝无法给人带来最直观的感受,在这种精神状态中人很难有意识地提升自己的效率。但番茄时间(倒计时)给人的感觉是时间是有尽头的,有节点的,是完全可以被消耗完的,这样的感觉会给人一种无形的压力,让人能够产生一种紧迫感,从而自觉地提高工作效率。
(2)可以给人带来不断成功的自信感。番茄时间要完成的任务是一小块一小块的,而且用来衡量成功与否的标志不是当前的这个工作到底有没有完成,而是你是否全神贯注地投入这25分钟里,因此会给人不断向前的动力和信心,从而不会因为面临一个庞大的项目型事件而产生畏惧感和挫败感。
(3)番茄工作法能够让人劳逸结合,保持大脑高效运转和思维敏捷。每25分钟的工作,人们能全情投入地从各种角度来思考问题,激发创造力,再来5分钟的休息,身体和大脑的放松提高了连续工作的效率。
哪些人适合用番茄工作法?
(1)工作时不知不觉走神去做其他事的人。
(2)工作中常被QQ、邮件、电话等外部中断困扰的人。
(3)工作中常常由于时间不知不觉地流逝,工作没有完成又非常容易产生焦虑感的人。
番茄工作法的事前准备
番茄工作法的工具很简单:3张清单(包括活动清单表格、今日待办表格、记录表格)和一个计时器。
活动清单表格用于列出近期的活动,不需要排序,可以多天使用。
今日待办表格是从活动清单表格中筛选出的事项,并按照重要程度排序,需要每天更换。
记录表格则记录事件所消耗的番茄钟、打断次数、当天时间,可以多天使用。
有了经过收集、整理两个步骤之后的今日待办清单,我们就能够全神贯注于当下的任务,也就是在做事的当下心如止水,让自己的大脑充分地发挥能动性而不被其他的杂事所干扰。
计时器的功用就在于给人一种时间的限制,当全神贯注的25分钟过后,无论事情结束与否,都停下来休息5分钟,喝水,聊天,让大脑放松,再进入下一个25分钟。
事前还需要注意每个番茄钟是不可以切割的,每个番茄钟专注做一件事情,关注一个目标。特别是对于知识工作者,不能说灵感来了就拼命地工作不顾休息,番茄时间法讲究的是持续性发展,管理好你的精力。否则一轮激战过后,你就又陷入了不能战斗的疲惫期。每次番茄钟结束之后重新检视,根据具体情况调整事务,继续挑战!
以下是在易效能课堂上使用的番茄工作法表格。
废话不说,让我们开始吧!
(1)先在活动清单上列出近期要做的事情,不分顺序。
(2)按照重要紧急顺序给事情写上序号。
(3)把当天一定要解决的事情写在今日待办清单里面。
(4)用正方形来预估每件事情所要花费的番茄钟数目,并且根据你当天所剩余的时间做一个调整。例如你当天如果还剩下5小时的时间,那么你就不能安排超过10个番茄钟,通常6~8个较为灵活。每次完成一个番茄钟就在符号里划上一个“X”。
(5)在事情开始的时候,在前面写上具体的开始时间。
(6)如果其间被打断则在番茄钟上方做好标记(外部打断是外界干扰,如突然而来的电话、同事找你;内部打扰是自己的干扰,如突然想到其他事情了、注意力分散了),一旦标记好了之后就要尽快地回归到原本的事情上来。
(7)如果任务被打断,写上“U”,在旁边写上打断后完成的时间,例如只进行了10分钟就被打断了,那么就写U10分钟。
(8)如果正在进行的事项所要花费的时间超过第一次的预估番茄钟数,那么就在表里用圆形的符号添上第二次预估的番茄钟数,完成后在里面打一个“X”。
(9)如果在番茄钟期间遇上计划外的紧急事件,那么就在下面“计划外紧急”那栏记上,每次番茄钟结束后重新统筹,是继续执行目前的事情还是进行其他安排。
导读文章8 3只青蛙
美国有一句谚语:如果你每天早上醒来之后所要做的第一件事情就是吃掉一只活青蛙的话,那么你就会欣喜地发现,在接下来的这一天里,再没什么是比这个更糟糕的事情了。
活青蛙就是这样越看越吓人的小动物,人们总是远离它,更不要说吃掉它。对我们而言,“青蛙”就是最重要的但是又有些棘手甚至是让人望而生畏的、极具挑战性的任务。
1.先吃掉那只最丑的青蛙
很多人都愿意在一开始的时候就去做那些看起来更容易完成、不费头脑的工作,往往在一天快要过完的时候才发现原来我们还有更重要的工作没有完成,于是很仓促地去处理这些必须让我们花费很多精力和时间才能完成的工作。这样做的后果有以下几点。第一,当一件重要的任务出现时,必然会牵扯我们很多的精力,我们的大脑会不由自主地受到这件重要且棘手的任务的牵缠,心中对这件事情的担忧让我们很难全身心地投入当下的工作,这种情况会极大地影响我们眼前的工作和生活。第二,重要且棘手的工作必然会消耗我们大量的时间,而且必须是我们在精力很好的时候才可以胜任或者更好完成的,但当我们发现时间已经不够或者精神已经难以为继的时候,那处理这件重要任务的结果只能是差强人意,有些还要重新来过。第三,更严重的问题是当我们习惯于只处理一些看起来更容易的任务时,大脑就会无意识地忽视当前的重要任务,就像鸵鸟一样把头埋在沙子里面,对当前的重要且棘手的任务故意视而不见,但问题是我们的眼睛可以做到不见,我们的大脑和内心却不会因为视而不见而感到丝毫的轻松和惬意,相反,对重要任务的忽视往往会带给我们心理上的巨大压力,人会觉得自己在无休止地拖延,形成人们所说的拖延症,让人像温水中的青蛙一样慢慢地失去信心和逃离的勇气。
当我们面对这样的任务时,首先要抵制住“先易后难”的诱惑,时刻提醒自己,每天要做的最重要的决策就是“决定先做什么,后做什么”,即做你认为最重要最棘手的工作。
2.吃青蛙法的第一个规则
吃掉一只青蛙,换来美好生活。
如果每天早上要做的第一件事就是吃掉一只活青蛙的话,那么你会欣喜地发现,这一天里再没有什么是比这个更糟糕的事情了。
3.吃青蛙的第二个规则
“如果你必须吃掉两只青蛙,那么要先吃那只长得较丑陋的。”
换言之,如果你面临两项重要的任务,那么你应该先处理较重要的那一项,要不断地提醒自己,你每天要做的最重要的决定之一,就是决定先做什么事情,后做什么事情。
4.吃青蛙的第三个规则
“如果你必须吃掉一只活青蛙,那么即使你一直坐在那里并盯着它看,也无济于事。”
改善业绩、提高工作效率的关键在于每天早上要做的第一件事情就是对你来说最重要的那件事情,并使之成为终生的习惯。
而要培养吃掉最丑青蛙的习惯,我们必须从以下两方面锻炼自己。
(1)决心。要下定决心让自己有先上去抓住那只丑青蛙的勇气,而不是退避三舍。
(2)自律。要自我约束,既然这只丑青蛙摆在了我的面前而不是别人的面前,我就应该义无反顾地去面对,而不是选择逃避。
注:如果想了解更多关于如何吃青蛙的信息,请阅读博恩·崔西的《吃掉那只青蛙》。
导读文章9 生活互联网+
互联网+可以帮我们把商业银行、商场、供电局搬回家……本文以与我们生活息息相关的网购、缴费、O2O社区店为例说明。
买东西只去商场或超市?还去银行排队交水电煤气电话费?那你可落伍了。给iPhone装上支付宝或网银,足不出户,几分钟我们就可以全部搞定这些事情。
有人说,在网上只有你想不到,没有你买不到的东西。大到房子汽车,小到衣服食品,都可以网购。我们可以花更少的时间和金钱,买到自己需要的东西。
面向个人的网购模式主要有两种:B2C和C2C。B2C模式,是企业面向个人的交易,如京东、当当、新蛋,优点是质量有保证,物流和售后服务体系成熟,缺点是商品种类有限。C2C模式,是个人对个人的交易,如淘宝,优点是性价比高,种类五花八门无所不有,缺点是质量良莠不齐,需要擦亮你的眼睛。
当然还有O2O,全称Online To Offline,又被称为线上线下电子商务,区别于传统的B2C、B2B、C2C等电子商务模式。O2O就是把线上的消费者带到现实的商店中去:在线支付线下(或预订)商品、服务,再到线下去享受服务。通过打折(团购)、提供信息、服务(预定)等方式,把线下商店的消息推送给互联网用户,从而将他们转换为自己的线下客户。这样线下服务就可以在线上揽客,消费者可以线上筛选服务,可以在线成交结算。
目前比较火的还有O2O社区店,从蔬菜、水果、纸尿布到进口商品等一应俱全,把居民生活所需的消费都引到店里。
大多数购物网站和银行O2O社区都提供了iPhone的App,只要动手在App Store里搜索一下,马上就可以开启你的iPhone网购之旅啦!
网购的安全问题总是人们最担心的。这里有几个小贴士,帮你提高网购的安全性。
1.使用加密的无线网络交易
不要随便在公众场合使用没有经过加密处理的无线网络购物。
2.设置登录及交易的短信提醒
给网银设置登录及交易的短信提醒,随时随刻知道自己银行账户的动态信息,一旦发生意外,可以及时联系银行,降低风险。
3.谨慎面对快捷支付
现在网络购物越来越方便,无需输入银行卡的卡号和密码,只要输入电商的快捷支付密码即可完成交易。看起来的确方便不少,但是只有淘宝等少数几家电商才会承诺一旦使用快捷支付发生了资金损失,在72小时之内拨打支付宝客服热线即可申请全额资金赔付。
4.手机旧号别忘注销
现在网购几乎都需要捆绑手机,经常被用于密码找回和支付验证。一旦网购的时候丢失手机或者号码停机不能使用,这时手机号就很有可能被骗子利用,盗取电商支付账户中的所有余额。
5.给银行卡设置支付限额
给自己的银行卡设置每天网上支付最高限额可以减少被盗刷的危险性,如你设置为500元,那么你最倒霉的情况也就只是被盗500元而已。
6.选择货到付款,能够大大降低网上交易的风险
对于不太熟悉的电商可以使用货到付款的方式,而且现在货到付款的方式已经越来越普及,实在不熟悉的甚至可以选择不在那个平台购买。目前天猫、淘宝、亚马逊、京东等都有这项服务。
7.购物时别忘了多看看商家和商品的评价,以免上当受骗
在淘宝上购物需要特别注意商家和商品的评价,现在购物几乎都可以看到相关产品的买家评价信息,把评论翻上几页你就大致知道这款产品的情况是否跟店主说的一样,另外要特别注意店主对差评的回复方式,这往往决定了店主的服务水平。如果一款商品完全没有评价的话,那么你购买的时候就需要格外当心了。
要成为网购达人,有两个利器不得不提。第一个利器是支付宝。支付宝能做什么呢?付款、收款、转账、手机充值、交水电燃气电话费、信用卡还款等,非常方便。你还可以查看每个月的账单,收入和支出情况一目了然。
第二个利器就是印象笔记。它能帮我们更好地管理购物的整个过程。突然想到要买的东西,赶紧记到印象笔记的购物清单里;浏览网页时看到值得收藏又暂时不想买的宝贝,迅速用印象笔记剪藏到专门的笔记本里。
每隔一段时间,我们就可以把购物清单整理成以下几类。
已购清单:包括购买时间、价格甚至使用感受。这样可以为将来的购物提供参考。
待购清单:根据购买的优先级,给清单里的物品贴上不同的标签。这样既不会漏掉该买的东西,也可以清楚地区分哪些东西是必需的,哪些东西是可买可不买的。
这样一来,整个购物过程和计划是不是看起来更有条理了?
网上交易如此方便快捷,努力成为网购达人吧!