这天，晨晨跟教练聊起了“利器”。古人有句话说得好：“工欲善其事，必先利其器。”我们如果想把易效能学好并运用好，那必须有好用的工具。
每个人的习惯不同，使用的工具也是五花八门。有些人习惯用纸和笔，有些人习惯用便签条，但纸质的工具最大的缺点就是记完就随手塞包里或者扔了，记了跟没记没有区别。于是有些人开始使用电子化的工具，比如Outlook或者手机上的电子日历；随着智能手机的普及，越来越流行的趋势是手机、笔记本电脑、iPad等全方位结合，安装易效能相关的App，各个终端实现信息同步，随时随地都能安排自己的工作、学习和生活。
易效能推荐的最重要的工具有两个：一个是印象笔记，一个是OmniFocus。
印象笔记的优势是可以收集所有的日常资讯。比如工作文档、学习录音、个人文件、网页上的时事新闻、漂亮的图片，以及家用电器说明书、账号、发票等都可以通过印象笔记来收集，形成自己的资料系统，让自己随时随地都能查找到需要的资料。
通过在印象笔记中设置不同的笔记本或标签，使用者可以轻松实现有效管理自身资料系统的目标。在使用印象笔记的过程中，教练介绍的43索引卡功能帮了晨晨大忙。43索引卡是根据每年12个月、每月31天来设置43个笔记本（43=31+12），每个笔记本里保存当天/当月需要用到的文档资料，使用时只打开当天笔记本即可调出所需要的资料，大大提高了办事效率。假设今天是9月15日，0915到1014之间有31天，晨晨会为每天建一个文件夹，同样的，从11月开始每个月也建立一个文件夹。如果碰到了11月开会需要的材料，晨晨就将资料（如录音、照片、文件）放入11月文件夹（命名为1100）中；同理，12月要做的事的相关材料放入1200文件夹中。到那个月，再将资料拆为31天，分别放入当天对应的文件夹中。除去这43个固定的笔记本，晨晨还会按分类建立笔记本，如财务、家庭、学习……当天的事情完成之后再将资料归入相应的类别中，便于日后有需要时查阅。
印象笔记还可以随时搜索，可以按地点、方位、地图搜索，比如在课堂上记的笔记，根据上课地点就能找到，找东西很方便，还可以设置与主题相关的标签便于日后搜索。
此外，印象笔记还有跨平台同步、丰富的插件（圈点、美食、剪藏、悦读等）、邮件转笔记（印象笔记注册后分配的邮箱能将发到这个邮箱地址的邮件自动保存为笔记）等强大多元的功能。
OmniFocus也是一个无比厉害的“武器”，可用来收集、整理每天的行动并检视已标注的重点事件。通过设置高空（见第16页），我们可以规划自己的愿景、关注范围、每日行动；通过设置上下文，我们可以将下一步行动按照发生地点分类，如在家做的事情分类成@家，在办公室做的事情分类成@办公室，通过电话处理的事情分类成@打电话，其他还有@电脑、@外出等。通过上下文的设置，我们可以做到到达某一地点时相关待办事项就会自动弹出提醒！
对于需要过段时间做或者可做可不做的事，我们还可以分类成@等待，@将来也许，以及将分配给别人做的事情标记成@某人。OmniFocus不得不提到的另一个重要功能就是“预测”，在“预测”里，我们可以很清晰地看到未来一周之内要做的每一件事，这样就可以更好地规划每一天的时间。
除了这两个利器，易效能还为大家推荐其他有用的软件！Pages：类似于Word，可进行文字编辑。Keynote：类似于PPT，可以打开和制作PPT，且制作的PPT十分精美。Numbers：可以打开Excel并做简单编辑（但不建议在iPad上做Excel，它的作用主要是修改，不适合做长期的大规模工作）。GoodReader：可以用来打开和管理多种格式的文档，也可以建立文件夹，将所有数据跟iCloud同步。GoodReader跟电脑同步也很方便，在Wi-Fi环境下可一键设置共享文件夹供电脑直接访问，上传、下载文件都非常快捷。易录：一款高性能录音软件，除普通录音外，还可以通过设定在静音的时候不录音，只有说话才开始录音来实现梦话的录制。手写软件Notability：不用拿本，在录音的同时可以写字，手写的笔记可以转成PDF。拼立得：图片编辑软件，可以整合上百张图片做成照片墙。FaceTime：苹果免费视频通信功能，只要双方都有Apple ID和Wi-Fi接入就可以实现免费视频通话；QQ音乐：音乐软件……
看着教练熟练地演示这些软件，晨晨知道自己接下来还有很多功课要做。易效能不仅仅是理论的学习和观念的建立，更需要通过工具的使用真正将理念落地，实现“道”“术”“器”的无缝结合。
第四次小组会
打开锦囊 4，“其实这世界上 99.999999999999% 的事情都跟你没关系，你决定不了也影响不到，徒增无聊、无力和无趣。而那不到0.000000000001%的事情才值得你留意用心，本职工作、孩子教育、个人权益。可惜很多人关注前者太多，影响后者太少，最终一事无成。老了还在感叹：这世界为何不因我而改变？”晨晨看到这段话，又想起上周的“遭遇”。
晨晨到海南出差，在回京航班上，机长突然通知由于天气原因飞机需要临时降落郑州机场。晨晨出发前查过天气预报，北京确实有小到中雨，当时她还祈祷飞机正常起飞来着。看看表，离北京只有50分钟的距离了，难不成小到中雨变成了强降雨？“既来之，则安之。”最近航班延误的事情时有发生，晨晨早已习以为常。
令人诧异的是，飞机降落后机长并不允许乘客下机，空姐解释说飞机随时可能起飞。很快1小时过去了，飞机仍然没有起飞的迹象，部分旅客开始骚动起来。晨晨除了偶尔抬头听一下机上的广播通知外，始终埋头在看印象笔记里存储的资料。回京第二天就是与一个重要客户的会谈，听说竞争对手已经提出了一个价格更低廉的方案，她不敢掉以轻心，为了应对竞争对手的低价策略，公司将原有的技术方案做了很大调整，成本上有更大优化，但客户对旧有的方案非常认同。说服客户采用新方案，就是她此次行程的主要目的。
突然她听到“呯”的一声，后排的乘客把杂志砸到地上：“空姐你给大家解释一下，飞机什么时候能飞？我要吸烟，你让我下飞机！”又是一个等得不耐烦的旅客，晨晨无奈地摇了摇头。她此时已经分析了竞争对手的方案，开始着手分析优劣性。周围的嘈杂对她似乎完全没有影响。
没想到这位旅客不像之前的那位被空姐安抚几句就好了。他一再地吵闹着要下飞机，还把空姐拖过来看机场上停着的其他几架飞机，那边的乘客已经下到停机坪等待摆渡车了。“为什么我们的飞机停了那么久都不让下去？别人坐的飞机降落得比我们晚都下机了！”空姐被推搡了几把之后也有些怒气：“如果放你们下去，飞机起飞时就得重新在机场排队，大家待在飞机上是可以随时起飞的。你自己选择，是愿意下去等，然后重新排队，还是在飞机上等？！”“啪——”飞机上突然安静了，晨晨也抬起了头。只见空姐捂着被那位旅客打了的脸，眼泪啪啦啪啦地往下掉。“明明是你们的责任，还让我自己选，你们怎么服务的？”那位旅客不依不饶地说道。
晨晨暗暗叹了口气，看看表，已经困在机舱3小时了。为了防止吵闹升级，在旅客的抗议下，机长通知所有人下机到机场候机厅继续等待。到了候机厅，由于滞留的航班太多，场面更加混乱。晨晨找了个靠角落的位置，继续看自己的资料。偶尔抬起头活动脖子的间隙，她看到周围的旅客，有人在打手机游戏，有人在与朋友聊天，还有人在打盹儿睡觉，刚刚那位打人的旅客纠集了飞机上另外几个血气方刚的小伙子，一直围在空服的柜台前理论……旁边的一个柜台前也很热闹，上一个航班竟然把十几位旅客落在机场自己飞走了，空服和旅客都觉得是对方的责任……
突然机场广播通知她的航班由于航空管制将改到第二天起飞。她收起iPad，揉了揉微酸的脖子，才发现2小时过去了。这时旁边的女孩凑了过来：“您刚刚是在看PPT吗？”
“是啊，有事吗？”
“iPad还能看PPT啊？我一直都只用它来玩游戏和看电影，每次出差还要额外背台笔记本电脑，累死了！”女孩忍不住抱怨起来。
听了她的小抱怨，晨晨笑着重新掏出iPad，打开GoodReader、印象笔记和OmniFocus，简要地把这些软件的主要功能展示了一下。说到印象笔记的时候，她还介绍了43索引卡。之后又打开坚果云，给女孩讲解了云端同步。最后她对女孩说：“有了这些工具，你就能随时随地接入自己的资料系统。无论身在何处，你都可以自由地工作和娱乐，完全不受办公桌的束缚。”
“这就是您能不被周围环境影响专注于自己的工作的原因吗？我看您对航班延误似乎一点怨言都没有。”
“一件事情既然已经发生了，你再去纠结不是徒增烦恼吗？就像今天，老天要下雨，航班要延误，我们改变不了这个事实，那么我们能做的就是以最快的速度去接受它，把这件事情给自己带来的坏影响降到最低。关注自己能改变的，其他事情顺其自然就好了。”
女孩若有所思地点了点头。其实还有一些话晨晨没对那女孩讲。在这几小时里，每当她抬起头看那些或百无聊赖或怒气冲天的旅客时，她都感觉到他们像是鱼儿在网中挣扎。他们摆脱不了时间地点的束缚，一旦原定计划有了改变，他们就无所适从。看到他们的挣扎，晨晨忍不住暗自警醒，要不是自己建立了完备的个人资料系统，自己将是他们中的谁呢？
易效能小组会 锦囊4
续表
续表
导读文章10 清单目录系统
一件事情能否顺利完成有三大制约因素：情境、时间和资源。
情境：如果你手上有很多件事情，你想要把这些事情都同时完成几乎是不可能的，因为不同的事务都需要不同的情境。例如有些事情你一定需要在办公室才能完成，因为办公司有一切你所需要的资源；有些事情既能在办公室也能在家里完成，可能共同需要的就是网络，那么网络就是你做这件事情的情境；而且现在很多事情都需要用电话来完成，那么现在的情境就是电话；还有一些事需要在特定地点、用特定道具完成……
时间：你策划出一个活动方案可能需要10小时，给你10分钟、半小时肯定完成不了这件事。
资源：你完成这件事情所需要的外在条件，资源可以简单分成物质和非物质两类。物质性资源包括信息、材料、金钱等，非物质性资源则包括人脉等。
在这3种制约因素中，情境和时间的问题相对来说比较容易解决，每个人的区别不是很大。关键是资源，也就是外在条件是否允许。如果你平时没有管理好自己的各种资源，到了需要的时候才在乱七八糟的垃圾箱里翻找，这样你往往会因此错失一个宝贵的机会。
那么如何有效管理我们的各种资源呢？
第一步就是建立好自己的“目录”。
1．材料信息
先从材料和信息入手，用印象笔记来管理最好不过，只是印象笔记看起来简单，但如果没有自己的一套使用逻辑，最终它也只会沦为一个你存放各种信息的垃圾箱。
以“易效能”的逻辑，我们可以尝试以下的分类方法。
00收件箱：凡是有什么信息和材料第一时间就放在这里，之后就需要定期检视清空，把笔记归类到其他相应的笔记本里去。
01下一步：下一步行动所需要的材料信息都放在这里，如“签证”中就放签证材料。
02项目：近期所执行的项目，以项目为单位放入相关材料，如文案、策划、分工。
03工作：公司上的例行事务材料，如刚签订的某份合同。
04学习与检视：近期所阅读的图书或者每周检视。
05财务备忘录：这里放着理财和记账等相关财务的资料。
06旅行与社交：准备旅游时你总会下载很多目的地的资料，就放在这里。
07生活备忘录：生活中要用到可又容易忘记的笔记，如每月给父母汇钱的账户。
08与他人分享：把共享的资料放在这里，常分享给不同的人。
09将来也许：未来有可能做的一些事务放在这里。
10历史工作文档：这是项目和工作上的文档归档笔记，大部分是不常用的。
11其他：如果以上归档还没有满足你的需求，那么就放在这里吧！
2．办公室资源
不要总是缺少什么就买什么，物品一天多一件，但经常在需要的时候又找不到，不需要的时候就出现在眼前。这样就证明你没有有效地管理办公室的所有资源。
看看以下清单，你又缺少了什么？
3．出差出国物品清单整理
每次旅行前你还需要提前几天就开始收拾行李吗？每天都检查一遍，好像总觉得少了一点什么但是又没有发现。直到入住了酒店的刹那，发现：天哪，又要出去买了。
这些状况的发生就证明你在物品管理方面没有形成一个良好的资源管理系统！解决丢三落四的最简单方法就是进行清单管理。以下是我的清单示例。
我的国内出差清单示例
我的出国物品清单示例
4．账号清单整理
证件、地址、账号等常用的信息你又有什么方法来管理？你能否在几秒之内找出你任何证件的卡号或者任何网站的账号密码？
在如今这个年代，一些大型网站因为各种程序错误或者被黑客攻击，时常发生各种账号密码泄露的事情。如果你还用一个账号密码来管理你所有的网站登录那么你就惨了，很有可能被人盗用。
所以我们要提高安全防范意识，不同的网站使用不同的账号密码登录，那就很好地防止了以上状况的发生。
导读文章11 资料导入
为了使自己随身有一个强大的资源系统，就要把很多资料导入iPad和iPhone里。但是很多人为此发愁——自己给自己发邮件，然后用iPad、iPhone的邮箱接收附件打开。这样仅仅适用于文件格式较小的附件。如果附件超过10MB，发送就会变得十分不方便，速度也非常慢。
iPad、iPhone大家一般经常导入什么格式呢？我想无非是两大类，一类是文档资料，一类是多媒体影音资料。
导入文件首先要有一台PC或者笔记本电脑。软件要先安装苹果官方iTunes。启动iTunes同步软件。
选择左侧需要导入文件的应用程序，右下角选择添加文件！
就可以导入各种文件了！
AVplayer是一款非常不错的万能视频播放器。几乎可以播放所有音频和视频格式，包括MP4、RMVB、MKV、FLV、WMV、AVI、MP3．APE、VOB等格式。
因为iPhone、iPad的系统自带的播放器只支持MP4、MOV等苹果兼容格式。如果没有一款万能的多媒体播放器，每次都需要转换视频非常麻烦。有了这个神器大家就可以在上下班路上、等人、堵车等零碎的时间，去看看专业的讲座、听听录音来提升自己的综合实力。
GoodReader是一款万能的文档浏览器，Word、Excel、PPT、PDF、JPG等几乎所有的文档资料都可以浏览。
其他App一样可以直接拖入拖出文件。
还有一个最简单的办法就是：把各种文件先上传到网盘，然后下载到本地，选择相应的程序打开，这个文件就会自动导入这个程序。
给大家举两个例子。
（1）比如用百度云下载了一本epub格式的电子书，下载完毕点击打开程序使用iBooks客户端打开，这本书就自动导入了。以后也永久存在，不用的时候再删除。
（2）比如上传了一部MP4格式的电影到百度云，用百度云下载到本地，下载完毕后选择其他程序打开。选择AVplayer打开，这个电影就自动进去了，也是永久保留。
大功告成了！其他程序举一反三，不再一一演示！
