晨晨想起周一迟到的事情就懊恼。老板出差到北京，约了上午9点听她汇报工作。那天早晨，她跟平时一样6：30起床，做了晨练又在家吃了早餐，准备换衣服去坐公司班车的时候，却死活都找不着那套浅色的套裙了（那套裙曾为晨晨带来过好运，所以每逢她出席重要场合都想穿它）。晨晨着急地把两个衣柜都翻了个底朝天，还是没找到。一定是送到干洗店了没拿回来。最后晨晨不得不穿上了衬衫西裤，却在临出门的那一刻想起上次出差回来后还没来得及整理行李。匆匆地打开行李箱一看，果不其然，那套套裙静静地躺在里面。三下五除二地换上之后晨晨踩着5厘米的高跟鞋飞奔到公司班车的停靠点，却沮丧地发现班车已经开走了。
打车吧，晨晨无奈地对自己说。可那天偏偏是周一，出租车过去了好几辆，都有人。眼看着就快到8点了，晨晨还是没能打上车。继续等待似乎不是个好主意，晨晨选择了公交。一路颠簸着到了公司，冲进办公室的时候，已经9点10分了。虽然外企是弹性工作制，上班不用打卡，也没有迟到一说，但走进老板办公室的时候，晨晨心里仍然很自责。西方人一向比较守时，尤其老板是来出差的，后面还安排了其他会议，被晨晨这一耽误，后续的安排可能也被打乱。所以她很自觉地把自己的汇报时间缩短了10分钟，省得老板叫停。
想想也真是郁闷，晨晨那条班车线发车早，平时她都是第一个到办公室的。可偏偏今天老板来，她成了最后一个到的，这不正应了那句“关键时刻掉链子”吗？如果老板以为自己天天都是这样，那岂不是比窦娥还冤？
周三跟教练碰面的时候，晨晨还在为这事郁闷。
“遇见什么事不高兴了？”没等她开口，教练就主动问起。
于是晨晨一五一十地把当天发生的事情讲了一遍。“唉，如果我早点想起那套裙子在箱子里就好了。”
“要不我们讲讲整理吧。”教练听了晨晨的抱怨，如是说。
“整理就是两个字：分类！中国的《易经》里边有4个字叫作取类比象。因为《易经》讲大道至简。那么怎样化繁为简呢？最重要的一个方法就是取类比象。
“取类比象，取类就是取类别来比喻这个‘象’。逻辑有3种类型：归纳法、演绎法、类比法。其中归纳法和演绎法是希腊的哲学思想，而类别法是中国人的思维。什么叫类比呢？就是举例子。比如说描述男人和女人会说：男人就像太阳一样，女人就像月亮一样。这就叫类比。当我们说不清楚的时候，我们就打个比方，这叫类比思维，也许不太准确，但是比较相似。所以我们老祖宗把这个万事万象最后归为：八卦。你看分成几类啊？八类。
“还有分成四类五类的。比如男女老少、东西南北、春夏秋冬，这是分四类；金木水火土、眼耳鼻舌身、盐油酱醋茶、青赤黄白黑，是分五类。还有各种各样的例子，都是分类。
“所以呢，这大道至简就是分类学说，分类很重要。那阐述这些分类有什么相似性的学科就叫归类。比如，春夏秋冬，跟东西南北有什么关联吗？在《易经》里面，春天跟东方是一个属性，它在五行里面，叫木……”
每次教练一说起《易经》，晨晨就开始晕。
“这样吧，回到你之前的问题，你有衣橱标签吗？”教练看着晨晨不解的表情，开始直接讨论她遇到的现实问题。
“衣橱标签……您是说给衣服编号？”
“嗯。”教练嘉许地点了点头。“大部分人的时间用在了无谓的寻找上，找衣服、找鞋子、找书、找钥匙……这都是因为没有做好整理的工作。其实真正开始做事时人与人的效率并不差多少，效率低的人往往是因为做事过程中需要停下来去找东西、查邮件、拿传真等，找的过程往往是体现差异的地方，平时做好整理的人可以在2分钟内找到他所需要的任何资料，而没做整理的人可能就要花上1小时或者更多的时间来寻找。”
“……”晨晨若有所思地点了点头。
“接下来这周你们要开始整理自己的空间，包括办公室、家里等，经过逐步练习，做到能在2分钟内找到自己需要的任何东西。”教练说着给了晨晨锦囊8。
第八次小组会
晨晨没想到张萱早就有了衣橱标签。这天在小组会上，张萱把iPad上的照片库秀给大家看。里面按照春、夏、秋、冬分别建立了目录，所有的衣服都编了号，甚至连鞋、袜、围巾、手套等都有标识。而且根据不同的场合，还有多种服装搭配。
“其实我以前也是衣服、鞋子胡乱扔的。后来经常找不着衣服穿，总觉得衣柜里少一件衣服，每次冲动购物，买同来后义不满意。最夸张的一次是我居然在衣柜里找到两件一模一样的衣服，因为我第二次买的时候完全不记得自己曾经买过。”张萱说起自己的从前，简直悔不当初。“后来在分享课上听教练讲了他把每天要穿的衣服都提前编号的事，我深受触动。回家后立刻把衣柜里的衣服都拿出来拍了照并归类，把一些完全不可能穿的都整理出来捐了，剩下的就按编号整理好。以前衣柜里总也放不下衣服，每天早晨出门前最痛苦的就是不知道穿什么，现在好了，衣服搭配我都建立了专门的目录，没睁开眼我就知道今天该穿哪件衣服。而且我把衣服的照片都传到了微博、微信上，让网友们帮我出谋划策。要知道，里面可不乏服装搭配高手哦！”
“难怪每次见你我都觉得你的衣服好看，看来真是要向你学习了。”
“呵呵，整理衣柜除了让自己更美，还能节约我们不少时间。想想看，假设普通女孩每天早晨用在找衣服上的时间是15分钟，而我每天只用不到2分钟，那么1个月我可以节约多少时间？一年呢？”
“唉，15分钟都不一定够我找衣服啊……”晨晨忍不住哀叹起来，“从今天起，我要向你学习，把所有的衣服都编号。”
“其实除了衣服要编号，其他东西也是需要的。有谁想看看我的‘实物字典’啊？”谭天在旁边洋洋得意地叫起来。晨晨常常觉得谭天跟普通的IT工程师不一样，印象中的工程师都是严谨而不善言辞的，偏偏这谭天，戏称自己是“攻城狮”不说，还经常给大家讲各种笑话。要不是他对软件的精通，晨晨真是很难把这个整天咧着嘴笑的大男孩跟天天对着电脑的工程师联系到一起。
原来他的“实物字典”也是一张张照片，有所不同的是这些照片全用树状结构整理，而树根是一个收纳箱。“咱们都搬过家吧？搬家的时候是不是特别不好找东西？这次我可学乖了，趁这几天搬家的时候建了这本‘实物字典’，看看照片就知道每个收纳箱里装了什么东西，根本不用开箱子折腾。前天我朋友结婚，需要包个红包，红包其实早买好了，但不记得收到了哪个箱子里。换作从前，肯定得翻个底朝天，可这次，我就把iPad打开看了看里面的照片库，立刻知道红包在哪里了。你说这有多实用？”
“可是如果照片太多了怎么办？”
“取名字啊！很多人平时很懒，照片照了之后从来不整理，就胡乱地到处放。其实如果你花1～2分钟给每张照片取个名字，之后要找的时候搜索关键字就好了。”
晨晨仔细想想，其实不止搬家，平时家里整理杂物时都能用到“实物字典”。一旦建立了“实物字典”，哪怕过两三年再想找一件东西，也可以立刻找出来。
“既然今天都在谈‘找东西’，那我就再分享一个‘女士出门手袋清单’。”谭天刚讲完“实物字典”，张萱又叫了起来。
“我平时出门老忘带东西，钥匙、唇膏、护手霜……除了手提包本身，基本能忘的都忘过。好的时候刚下楼就想起来还能回去拿，最郁闷的是有一次去银行办事，排队排到了才发现忘了带身份证，结果白白耽误了2小时。教练不是说‘忘’也是‘心亡’的另一种表现形式吗？我可不愿意这么年轻就‘心亡’了，所以我要努力做到把脑袋里的东西拿出来，让大脑放轻松，不用记那么多东西。现在我做了一张“出门手袋清单”贴在门上，出门之前扫一眼，再也不担心忘东西了。除了这个，我还有“旅游出远门清单”呢！”
“我的孩子也学会整理了，虽然他今年只有5岁，却能整理家里的药箱、充电器，还学会了将自己的水墨画拍照进行分类管理。”甘瑞讲起自己的孩子也是一脸欣慰。
“咱们的密码也需要整理。”方夏也开始分享了，“生活在信息时代的我们，每个人都有很多不同的账户，我们应该根据不同的级别将账户进行分类整理。比如：最高级别是银行卡、信用卡，第二级别是跟钱相关的账户（淘宝、支付宝等），第三级别是邮箱、资讯类的，第四级别是论坛等娱乐类的。为了安全性，各级密码应该不一样，要记得这么多密码也不是简单的事，所以我们需要整理这些密码，并将密码进行‘个人特色’的加密后保存。”
太棒了！晨晨又回想起教练说的话，其实时间管理就是管理我们的资料和身边的事务，当把所有的东西都清单化、程序化之后，想不提高效率都难。其实平时有空的时候多做点整理的工作，还怕不能节约时间吗？
易效能小组会 锦囊8
续表
续表
导读文章23 整理、收藏的理论基础
教练强调有序、合理分类的重要性，想要自己的工作、生活有条不紊，除了合理规划自己的项目、关注、愿景，更需要固定自己摆放物品位置的习惯，达到无处不整理、无处不归纳、无处不明确的目标。换句话说，就是想要做好时间管理，想要将自身的想法实现，就需要有一个良好的分类习惯，做到想要找什么物品、想要联系什么人，甚至想要什么样的衣服和鞋子都可以在1～2秒找到心中所指，达到节省时间的目的。
在我们的生活中，随时随地在收集着各种不同的资源和信息，照片、文件、录音、视频、档案、证书、笔记，各种各样的电子设备以及设备相关的电源线，各式各样的衣服鞋子时时刻刻都会出现在我们的生活中，我们也时常被自己拥有如此庞大的资源和信息弄得头疼不已。当我们想联系一个很久没有联系的朋友、想找一个突然想找的物品时，因为没有合理的分类与归纳并放置在固定的位置上，所造成的结果就是时间大量地浪费在寻找的过程中。因此日常事务的管理，或者说自己收集资源和信息的合理整理，对于节省时间起着至关重要的作用。
唐代书法家欧阳询创制“九宫格”的界格形式最为形象地阐述了什么叫“收藏”。
九宫格中间一小格称为“中宫”，上面三格称为“上三宫”，下面三格称为“下三宫”、左右两格分别称为“左宫”和“右宫”；现代人习惯了“上北下南”这种摆放方式，但是如果说这个罗盘在古代是要给皇帝看的话，就不能是老百姓习惯的方式了，因为皇帝一般是坐北朝南的。古代很多惯例中也能够看出古人的智慧。比如五行中间是土，金生水，水生木，木生火，火生土，土生金；春夏秋冬，时间和空间是合一的，时间可以看空间，空间可以看时间。春天是万物生长的季节，夏天是万物茂盛的季节，秋天是收获的季节，到了冬天则是收藏的季节，性是金。又比如为什么打仗出兵之前要击鼓，收兵的时候要呜金？击鼓什么意思？是能量的上升，鼓舞士气。为什么要鸣金呢？收敛了，回来，就是鸣金。
再具体点，收藏到底什么意思呢？大部分人从电视剧中知道北京有九个城门，正阳门、崇文门、安定门、宣武门、德胜门、东直门、西直门、朝阳门、阜成门。这里说说北边的两个门——德胜门，安定门。什么叫收藏？就是有进就有出才能藏得住，所以打仗的时候就出去，安定门，城门一开，出去；回来的时候要德胜门归来，这样有进有出，才叫收敛。
生发就是出，收敛回来，收藏就是必须不动，但是不能不动，不能不打仗，所以古代人说有进有出就行了，不论空间时间。其实分类的方法，简而言之，知道什么东西把它变得简单就对了。那怎么变得简单呢？这里古代人发明的文字中告诉了我们答案，怎么样分呢？切八次，八刀，所以分成八个，就叫分；类，“米”字形，也是八，再复杂的事物，分成八类也会变得简单。为什么这么说？大道至简，再复杂的八卦也可以简化成四象、阴阳。阴阳顺逆妙无穷，中国的阴阳你把它弄明白，很多东西就都明白了。
导读文章24 建立秒搜系统
许多人都会在找东西上花费很多时间，有数据统计，人们平均花费在找东西上面的时间为完整的一年，这个数量对于这个时间就是金钱的时代来说无疑是非常巨大的，如果一个关注到效能的人不关注这一点，那效能便无从谈起。
要在尽量短的时间内找到所需物品、文件或电子文档，就需要对这些东西进行分类，也就是物以类聚。“物以类聚，人以群分”这句话本是讲动物会和自己的同类聚集在一起，人会与跟自己拥有相同品性的人在一起。这句话同样适用于我们对物品的保管分类。电子资料可以目录化，纸质和实体资料就需要用到标签+目录技术。
第一，日常的物品有很多，如手机，照相机的各种充电器，日常的药品，各类图书，账单，CD，各种家用电器的说明书、保修单。在日常的生活中我们根据自己的生活习惯，在尽量保持简单的基础上对物品进行分类，以便于在最短的时间内找到，这种分类的过程可以经过不断调整，直到符合我们的生活习惯并让我们感觉舒适，而尽量不要让自己感觉到烦琐和毫无乐趣可言。
第二，由于工作和生活中的某些变化，我们可以对其进行临时的增减。
第三，可以对自己的物品建立一个实物字典，该字典可以是一个简单的Word文档，用来记录各种物品所属类别和存储位置。
第四，日常生活中新的物品要随时进行整理归类，尽量减少积攒。
第五，尽量做到某一类物品的集中存放。
以上主要针对事务的整理，对于电子文档的整理，在
平时的文档制作中我们要注意建立合适的关键词标签，可以通过搜索关键词来搜索要找的文档。
对于照片我们要及时归类，通过时间、地点、人物对照片进行命名和分类，这样就可以快速找到自己想查看的照片。
对于文档我们可以在分类的基础上进行编号，存放时按照编号排序，建立Excel表格，如合同类文档根据前述双方的名称命名保存。
导读文章25 磁盘数据整理术
学习完易效能的同学，基本就走上了一种全新的生活方式。开始整理自己的人生，用超级整理术让我们的工作与生活更高效。
从环境方面我们陆续整理了衣柜、书柜、厨房、卫生间、相册、杂物室、车库、汽车后备箱、床铺下等储物的空间。
从资料方面我们陆续整理了通讯录、邮箱、密码、读书笔记、项目资料、产品资料、健康档案、晨间日记、旅行日记等。
但是还有一只超级大青蛙。我们的PC、我们的多个移动硬盘、我们的MacBook笔记本里面有大量重复的文件资料。找不到理还乱！！！
内容包括如下。
照片类（旅游照片、生日聚会照片、活动照片等）
音乐类（MP3、WAV、APE、FLAC、AAC、OGG等）
素材库（PSD、JPG、GIF、PNG、BMP、AI、INDD等）
文档类（Word、PPT、Excel、PDF、Pages等）
思维导图（MMAP、MM、IMX、NM5、XMIND等）
视频（RMVB、MKV、AVI、MPG、VOB、FLV等）
视频内容体积是最大的，包括电影、电视剧、纪录片、讲座、录像等。
这些资料体积庞大，多年没整理。里面有些文件完全过时，已经没用了。有些文件好几个硬盘都有，但是分散着找不到。重复的文件会占据大量的硬盘空间，而且不便我们查找想要的资料。
整理硬盘数据的第一步就是清理重复文件。
易效能强调清理磁盘需要做好准备工作。特别重要的资料在整理之前最好上传云端，百度云、360云盘、微云都可以。
特别重要的资料一般分工作和生活两大方面。
生活上如自己写的笔记、记账、通讯录备份、证件、照片备份。
工作上如项目资料、产品说明、合同、扫描件、协议、制度文件、策划书。
备份好以上重要资料就万事俱备只欠东风了。
易效能讲工欲善其事必先利其器。道、术、器、用，最终还是需要工具来落地。清理重复文件的软件有很多，我们以较知名的Duplicate Cleaner Pro为例给大家演示。
把所有的移动硬盘全部接到一台电脑上，如果USB接口不够用，建议购买一分四的USB分线器。
Duplicate Cleaner Pro是一款功能非常强大的重复文件整理工具。它可以按照各种模式去查找。音乐模式可以按格式查找、风格查找、相似度查找等。
图片也是一样的道理，可以按分辨率查找、相同文件或相似文件查找，甚至可以选择是否按一张图片不同翻转状态的存储查找。
常规文件也非常详细
一般在多块硬盘中清理出来的重复文件数量会吓自己一跳。
现在开始整理自己的磁盘吧。你可以选择保留重复文件中最新的或最旧的一个，也可以选择保留多个，比如10个重复的文件你可以选择性保留其中3个。
导读文章26 海量邮件整理术
根据麦肯锡（McKinsey）咨询公司的说法，普通员工花费在电子邮件上的时间占其一周工作时间的28%。这些时间超过了一个完整的工作日。几乎我认识的每一个人都有意识或无意识地担心电子邮件在他们的收件箱里堆积。这就是他们在开会期间、开车的时候或者吃饭的时候不断地查看智能手机的原因。当他们可能从反思或者真正的社交互动中得到好处的时候，他们都会不断地受到要处理电子邮件这样心理提示的骚扰。
我认为任何人都不应该花费他们时间的28%去处理电子邮件——而我的业务依赖于电子邮件。但是我会尽量限制自己处理电子邮件的时间。而且我发现：如果我发送的邮件越少，那我收到的邮件就越少。有时候递减规律的回报相当好。
下面给大家列举3个真实的案例。
【案例一】
李强和很多投行的分析师一样，感觉自己必须每时每刻要检查、回复邮件。
“每隔几十分钟便飞来的邮件提醒，让我不断放下手边的工作去打开邮箱。成块的工作时间被打断，于是加班变成家常便饭。偶尔邮件来得太过密集，处理完同事的请求后，我甚至会忘记客户那边还需要转发一份数据资料。”
李强被邮件控制了是不是？其实，对待大量的邮件，我们要做的第一件事是找出处理电子邮件的最佳时间，而不是一收到邮件就立刻去处理它。
那什么时间是处理电子邮件的最佳时间呢？回复邮件通常不需要太多的创造力和思考，所以处理邮件一定不要占用头脑最清楚、最富有创造力的这部分时间。一般来说，早上是我们状态最好的时间，而午饭之后是工作效率最低的时间。所以，处理邮件的最佳时间就是午饭之后。这样，你整个早上就可以空闲出来，从事最富有挑战性的工作。
另外，你还需要固定每次处理邮件的时间块，比如30分钟，这30分钟内只处理和邮件相关的事情，30分钟后就要投入其他工作中，一次只做一件事情。
最后，不妨尝试把自己处理邮件的时间和习惯告诉别人，尤其是那些会经常给你发邮件的人或你的团队成员，这会让其他人也开始主动配合你，就能大大提高处理邮件的工作效率。
【案例二】
作为知名咨询公司的一名经理，王华花费了很多时间在阅读而不是处理邮件上。“每次打开Outlook，我习惯浏览完所有邮件后，再从第一封邮件开始处理。这时我对第一封邮件的印象已经很模糊了，又要重新花时间阅读。而且经常发现其中某一封邮件需要做大量的工作才能确定回复内容，后面的邮件就得排队。”
面对满箱的邮件，我们该从哪儿入手呢？我们主张每读一封邮件就处理一封，不要看完整个邮件箱里的邮件再开始回复。借用时间管理GTD的思想，建议回复邮件时遵循以下4D的顺序。
●做（Do），如回复邮件仅要进行少量的其他工作（少于两分钟），马上对发件人给予回复。
●记录（Diary），如果处理这封邮件需要进行大量的工作（多于两分钟），马上给予对方回复，告诉对方你什么时候会将相关事宜处理好，然后把这项工作放在自己的日程上，马上开始处理下一封邮件。
●委派（Delegate），也就是将这封邮件转发给其他工作人员，要求对方处理。
●删除（Delete），已经没用不需要存储的邮件和垃圾邮件可以直接删除。
另外，处理邮件前，先问一下自己，这封邮件是否通过电话或者面对面交流就可以解决？你会发现，直接谈话会比邮件文字更有效率，表达意思也会更清楚。同时，这样做能够帮你建立和同级管理者、同事、客户及其他人之间的联系。所以如果你和对方就在一个办公区共事，或者收到的邮件需要和对方进行讨论才能做出回复，或者你已经很长时间没有和对方沟通，你不妨拿起电话，或走到对方跟前去跟他交谈吧。
【案例三】
张欣是国际型组织的一名干事，作为团队沟通、协作的工具，每天都要和邮件打交道，但是她却不知道邮件工具的很多秘密，这些秘密可以让她处理邮件时事半功倍（以Outlook软件为例）。
秘密一
使用分类工具的颜色和标签功能把邮件分成不同的类别，分别对待处理。根据上文提到的回复邮件4D顺序，我们建议使用以下颜色和标签。
●未回复的邮件——红色
●分配给他人回复的邮件——蓝色
●正在等待回复的邮件——黄色
●先保留下来再说的邮件——橙色
●保存资料——绿色
秘密二
设置规则，按照某一种标准将邮件转移到其他文件夹。例如，把来自老板的邮件自动转移到“重要性高”文件夹中，优先处理老板的邮件，把对方自动回复的邮件（如不在办公室）设置为全部移到垃圾箱，这样就不用再花时间处理。
秘密三
使用签名模板，针对需要答复的一些常见的邮件设计出几个签名，从而实现快速回复，如信已收到、已读过、下周细读过后回信。
希望这篇文章对每天处理50～200封邮件的人有所帮助，目标是每天清空收件箱!
