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第2章 专注与效率

作者:张萌等 当前章节:15478 字 更新时间:2026-6-22 19:27

如何在早上提高效率?

用清晨的前几个小时完成你最具有创造力和成就感的项目,向着那些可能会被搁置的目标迈进一大步,体会清晨的高效并带着它进入一天的剩余时间,这些做法具有强大的力量。

我们建议你事先列出当天的任务清单,并将最重要的事情放在首位——除非发生真正无法控制的紧急事件,否则你都必须坚持按清单行事。要在早上做到积极主动,而不是被动地响应在你所控制范围之外的事情。

在这一章,我们采访了《财富》杂志的高级编辑杰夫·科尔文(Geoff Colvin),他强迫自己在每天早上完成任务清单上最重要的事情,当然他还承认,尽管他十分努力,但他也没办法每天都做到。我们将与格雷格·凯里谈一谈他的清晨的4个组成部分。此外,我们还会与作家兼《纽约客》特约撰稿人玛丽亚·康尼科娃(Maria Konnikova)探究她为何要在早上把事情都做完后才开启一天中剩下的时光。

瑞安·霍利迪

《困难即通途》(Obstacle Is the Way)作者

如果你在早上做了许多事,那么下午就是加分时间了。

您的晨间例程是怎样的?

我所得到的最佳建议来自沙恩·帕里什(Shane Parrish)。这个建议很简单:“如果你想提高效率,那就早点起床。”

因此,我在早上8:00左右起床,此外我还有另一个简单的原则,那就是在查看电子邮件之前一定要做一件事。这件事可以是淋浴、长跑,也可以是在日记中写下一些想法,但通常都是写作。在大部分清晨,我都会尽量进行1~2个小时的写作,然后再开始度过接下来的时光(以及完成我在前一天计划的待办事项)。

淋浴之后,一切就绪,我便会下楼到自己的书房或办公室坐下来写作。在我看来,在高效的清晨完成重要事项之后,我便可以在剩余的时间里见机行事了。

您坚持这个例程多久了?其中有什么改变吗?

例程是一个迭代的过程。随着时间的推移,你会对例程进行添加和调整。我曾经按这个例程的某个版本坚持了将近8年。

我的当前例程已有4年历史——每个例程都会因我所住地方的不同而有些许不同。我认为,当你变得愈加忙碌时,例如有了更多新机遇,你的例程便要经受考验,你可以坚持下去吗?你可以抵制陷入混乱的诱惑吗?此外,你能在旅行时仍保持这种习惯吗?我认为自己在这方面做得很好。通常,我还可以做得更好,但是我养成了按例程行事的习惯,因此这点对我来说更简单。

没有什么比养孩子更能打破例程的了,因此当我的妻子和我有了孩子时,我已经准备好接受某些巨大的改变了。这个例程和过去大致相同。我在清晨照看宝宝1小时,好让妻子补觉,在她睡觉的时候,我会坐下来和宝宝玩耍。当我写日记时,我就让宝宝坐在我的腿上。我会抱着他出去放鸡,有时候我也会读书给他听。这为我的例程增添了美好、缓慢和平和的内容。

近年来,“早上不查看邮件”的原则对我产生了重大影响。这意味着我不会在清晨受挫,相反我的清晨是在成就中开始的。特别是写作,它让我带着新鲜感和清醒的头脑走进新的一天。当你开始写作时,你最不想看到的就是那如同幽灵般萦绕着你的46封未读邮件,也许它们并不适合出现在这样的时刻。

您会用闹钟叫醒自己吗?

是的,但我是不喜欢用延时按钮的那种人。我会在适合自己的时间起床,如果时间不适合,我会更改起床的时间。同时,我也尽量不漫无目的地熬夜。

您在起床后多久吃早餐?

这主要取决于我要不要出门或我是否要和妻子一同做饭。在纽约的大多数早上我们会一同出门到餐馆去工作。在奥斯汀,我有时也会这么做,但是现在我们养了鸡,所以我们通常会在鸡笼里找鸡蛋,然后做饭。我的办公室就在厨房旁边,因此无论如何我都会进出厨房。

您有晨间锻炼的习惯吗?

我喜欢在下午锻炼。在奥斯丁,我会在湖边跑步,或是在巴顿泉(Barton Springs)游泳。到了进行混合体能训练(Cross Fit)的日子,我会参加傍晚的课程。旅行时,我不太容易掌控自己的安排,因此我会先在早上长跑,然后再开始一天的活动,这样无论我接下来要做什么,我至少已经跑过步了。

您在周末还遵守晨间例程吗?

如果我们可以更好地忽视干扰和束缚,那么我们的生活会变成什么样?周末对我来说就是这样一个很好的例子。

星期六和星期天是高效、有趣和放松的。为什么?因为电话少了,对时间的要求也少了。我的幻想是什么时候我的星期二也能变得和星期六一样。我可以做自己想做的事情,可以坚持我的例程,漠视且屏蔽所有的噪声。我将星期六当作一个契机,用来弥补自己想做的事情。我尽量不让这周糟糕的事情牵扯到周末来。我会在周末用相当多的时间在农场劳动。这是一种有趣的工作,它可以让我忘记在手机上查看时间。当然,这也是一份无偿的工作……但实际上我确实有所获,我收获的是乐趣。

1.“早起”是一个主观的概念。不论你的早起时间是几点,你都可以像瑞安一样引以为傲。

2.奥斯汀(Austin),美国得克萨斯州的州府。——译者注

杰夫·科尔文

《财富》杂志高级编辑

不敢想象没有日式电饭锅的早餐。

您的晨间例程是怎样的?

当我不旅行的时候,我一般会在早上6:00~6:30起床。通常,我会在起床后不到60秒的时间里喝下3杯水。这可以非常有效地唤醒我的身体和大脑。接着,我会做一些常规的拉伸练习,然后跑上5英里(一周跑6天)。随后,我吃早餐、淋浴、剃须、穿衣服,最后开始工作。我的大部分工作是写作,我可以在家里完成,因此我无须通勤。

您坚持这个例程多久了?其中有什么改变吗?

这个基本例程我已经坚持10年或15年了。唯一的变化是我对自己那受到严格约束的早餐进行了微小的调整。

您几点睡觉?

我通常在晚上9:00~9:30睡觉,这样我可以睡大约9个小时。这是很充足的睡眠了。我是充足睡眠的积极倡导者。我会就这个话题说个没完。

为了有个更加轻松的早晨,您会在睡觉前做些什么?

我经常阅读一些和工作完全无关的东西,这样有助我更轻松地入眠。此外,我不喝酒。最初,我从来不多喝(顶多在晚餐时喝上两杯葡萄酒),但是在大约8年前,我发现如果我一点酒精都不沾的话,我的感觉会更好。我之所以戒酒并不是为了早上能轻松起床,而是因为这么做对我的确很重要。

您在起床后多久吃早餐?

星期一到星期六,我的早餐都是由燕麦、脱脂纯牛奶、新鲜水果、果干、核桃以及茶组成的。我在星期日做荞麦玉米面煎饼,并在上面放上新鲜的水果和脱脂希腊纯酸奶。

在吃燕麦的6天里,我通常会轮转4种不同的燕麦,每一种都和脱脂牛奶(而不是水)一起煮,它们是钢切燕麦、粗磨燕麦、传统燕麦以及燕麦麸与维提那(Wheatena,美国麦片品牌,是一种高纤维的烤麦片)的混合物。在我跑步的同时,这些燕麦都在日式电饭锅里煮着。我不敢想象没有日式电饭锅的生活。

您早上最重要的任务是什么?

我是任务清单的忠实信徒,因此每天早上我都会列出清单,找到最重要的事项,然后强迫自己先做那些通常很难做到的事情。

如果您没能按例程行事会怎样?

我还是会继续坚持。如果我有一天没能按例程行事,那么这个问题不大。如果我有两天没能按例程行事,那么我会有懈怠的感觉。如果我连续三天没能按例程行事——这种情况极为罕见,那么我会觉得压力很大,行动迟缓,而且很难过。

您还要补充点什么吗?

我只想强调我很喜欢这个例程。这不是一种自我克制的行为。它明显对健康有很多好处,但我不必考虑这些。我喜欢跑步的感觉(尤其是在户外)。我也很喜欢我的早餐,它让我一整天的感觉都很棒。我不会强迫任何人按照我的例程行事,但我想敦促每个人去寻找最适合自己的例程。

希娜·布雷迪

戏茶(Tease Tea)首席执行官,

血拼番(Shopify)购物网站的卓越卖家

当你同时做两份工作时,你会想尽办法避免多任务工作。

您的晨间例程是怎样的?

我要用1个小时才能在精神和身体上做好工作的准备,因此我会尽力在每天早上6:00起床。我会跑步去我的公司——戏茶,在那里从上午7:00工作到上午11:00。从上午11:00开始,我会带领血拼番的团队一同工作,直到晚上7:00。我的例程通常是这样的。

上午6:00——起床,遛狗,煮咖啡。我会在煮咖啡的同时做几分钟拉伸运动;然后刷牙,沐浴,换衣服;最后进行10~20分钟冥想。

上午7:00——回顾我的日程安排,计划当天的所有行动和任务,并且为它们分配时间段。接着,我开始工作,我会尽力避免多任务工作,并且坚持按时间段来工作。

多任务工作与任务切换

当我们提及多任务工作时,我们通常指的是任务切换,例如先打开电子邮件匆匆浏览两分钟,再回到原来的任务上继续工作。任务切换在本质上对我们是不利的——每当我们在工作和上网看文章之间,或是在上网看文章与看手机之间来回切换时,我们都付出了“交易成本”,它耗尽了我们的精力,让我们放慢了脚步。

多任务工作指的是同时完成两个或更多任务,这些任务的成功标准各不相同。虽然大多数多任务工作的尝试都会以失败而告终(那些曾经一边上网购物,一边在电话会议上假装全神贯注的人会证实这一点),但有些活动还是可以同时完成的,例如骑车上班(在到达目的地的同时锻炼了身体),或是边开车边听有声书——如果你可以保证安全的话。

上午9:30——往返于戏茶办公室和物流中心。我会和在公司做兼职的妹妹沟通一会,确保她已准备得当并且可以成功完成当天工作。接着,我会与数字营销或社群经理,以及不在办公室上班的物流或运营经理进行远程沟通。我们讨论当天的目标、困难和挑战,接着我会询问、了解是否可以为对方做些什么来支持或帮助他们扫除成功前面的障碍。

上午10:30——我会全力处理任务清单上任何没有完成的工作。通常在这个时间点还未处理的只剩电子邮件了。不论我在上午11:00时还有什么没做的,我都会在当天晚间或第二天早上从未完成的地方继续开始。

上午11:00——我开始在血拼番工作。我会了解是否有任何紧急事项需要我去关注,接着我会查看电子邮件,同时处理任何可以立即解决的问题。我领导的团队由8个成员组成,他们远在加拿大不列颠哥伦比亚省或新西兰,因此他们会在不同的时间上线。然后我会参加当天日程表上的任何重要会议,包括与团队成员面对面进行沟通。

您坚持这个例程多久了?其中有什么改变吗?

到现在差不多有1年,但有些地方不太一样。我学会了面对现实,即便一天中的头几个小时要在家里工作,我也会在清晨给自己留一点时间。我会给自己整整1个小时的时间完全醒过来,在工作前做自己想做的事情,这对提高我的工作效率是非常重要的。

格雷格·凯里

企业家,真人秀《幸存者》选手

在荒岛经历飓风时,你会开始感激那些平常的东西。

您的晨间例程是怎样的?

我的晨间例程是全方位的,包括4个组成部分。尽管其中具体的细节会有所不同,但这些组成部分是不变的,这对我的幸福至关重要。这4个组成部分如下。

■ 能量:进食与饮水。

■ 身体:锻炼(通常是高强度的)。

■ 精神:弹钢琴,冥想。

■ 心灵:明确目标,感恩,喂猫,亲吻我的妻子。

理想情况下,我会在早上6:30左右起床。这多亏了我的爱猫鲁弗斯(Rufus),它很厉害,每天都会在同一时间把我叫醒。我的晨间例程耗时0.5~2小时。我的总体目标在于,如果被问及下面这个问题,我希望自己的答案永远是肯定的:假如我的一天在做完晨间例程后就结束了,那么这会是成功且充实的一天吗?

您坚持这个例程多久了?其中有什么改变吗?

最大的变化是增加了弹钢琴的部分。我一直很喜欢音乐,但是我从未演奏过乐器,我之前觉得这可能会成为我的“一个遗憾”。因此,差不多两年前,我开始向一位爵士钢琴家学习。

每天弹钢琴给我带来的好处是:(1)冥想,如果不完全投入,你就不会学到东西;(2)技能的提高,每天我都敢说“我今天完成了昨天做不到的事情”。

您几点睡觉?

我一般在晚上11:00到午夜之间睡觉。近来,我一直在例程中优先考虑睡眠问题。我已经发现,睡得久一点是我能为自己做的最有益的事情。在那样的日子里,我会相应地调整自己的例程。其中的组成部分仍不变,但时间变短了。

为了有个更加轻松的早晨,您会在睡觉前做些什么?

入睡前我通常会与妻子一起喝一小杯茶。她的晚间例程和我的晨间例程一样周全。因此,尽管我在何时何地都能毫不费力地睡着,我还是会尽力地支持她。

在我状态较好的时候,我会评估自己一天的进展,细化第二天的目标。如果状态空前地好,我能践行本杰明·富兰克林(Benjamin Franklin)十三条美德的标准。

本杰明·富兰克林的十三条美德

年轻时,为了追求“道德上的完美”,本杰明·富兰克林列出了他认为可取的十三条美德,并且试着训练自己做到每一条。[富兰克林的传记作者沃尔特·艾萨克森(Walter Isaacson)指出,最初的列表里只有十二条美德。一位朋友看完列表之后告诉富兰克林,说他忘了自己常犯的问题——骄傲。为此,富兰克林在列表里加上了第十三条美德——“谦逊”,并用行动解释了这个词的意义。]

富兰克林每次只注重培养一种美德,同时将其他的美德记在心里,他在一张表格里写好每周的日期和美德。每违背一次美德,他就会在相应的位置标记一个圆点,他的目标是每周结束时表格上的标记越少越好。尽管富兰克林从来都没能留下一张干净的表格,但这样的做法对18世纪20年代的他以及当下的你来说都是有益的。富兰克林的十三条美德如下。

■ 节制:食不过饱,酒不过量。

■ 少言:于人无益者不言,禁空谈。

■ 条理:置物有定位,做事有定时。

■ 决心:决心做应做之事,一旦下定决心,必须去做。

■ 节俭:不乱花钱,除非用在于人于己有益的事物上,也就是不浪费。

■ 勤勉:珍惜光阴,做有益之事,不为无谓之举。

■ 正直:不以欺骗伤人,真诚而公正地思考,说话亦是如此。

■ 公正:成人之美,不损人利己。

■ 克制:不走极端,克制对伤你之人的怨念。

■ 整洁:保持身体、服饰和居所的整洁。

■ 冷静:不因琐事、寻常或不可避免的意外而烦恼。

■ 节欲:除为健康或延续子嗣起见,不行房事,不可纵欲,更不能损害自己或他人的安宁或名声。

■ 谦逊:效仿耶稣和苏格拉底。

您有晨练的习惯吗?

我是高强度训练的爱好者。我会有节制地进行自己喜欢的混合体能训练。我会为参加马拉松进行长跑训练。在夏天跑完10英里之后冲个凉水澡的美妙感受是任何咖啡的10倍。

您早上最重要的任务是什么?

告诉妻子我爱她。这不是任务,但很重要。

您在周末还遵守晨间例程吗?

我在星期六遵守晨间例程,但我会在星期日休息一天,让这一天自由地开始和发展。我认为,脱离和暂时忘却常规是非常重要的。

就我自己而言,周末常常得益于星期六严格的晨间例程。如果我能在下周的计划上取得有效进展,并且好好锻炼一下,那么我会备感轻松,我可以真正享受接下来的周末时光。勤勉的星期六是拥有一个轻松的周末的关键,还有助于减轻星期天的忧郁情绪。

您曾经上过电视真人秀《幸存者》,您能和我们说说您在岛上的晨间例程吗?

参加《幸存者》节目是一段让人感到谦卑的经历,它让我对习以为常的事物心存感激。那是一段真真切切的历练。我在30天里瘦了30磅(约13.6千克)。我在几乎没有遮蔽物的情况下度过了一个风暴之夜。在意识到我们的能力远远超乎自己想象的同时,这种经历让你真正领会到了最平常生活必需品的价值。

我们日出而作,日落而息。每一次日出或日落都会给天空染上绚丽的色彩,以至你不得不平静下来,欣赏它的美。这为我们提供了一次机会,让我们心怀感激,在纷扰中寻求片刻宁静。所有的计策和“博弈”都无一例外地暂停了,对生活的感激油然而生。我们非常感激那些平常的人和事:我们的家人、食物,还有我们的栖身之所。

玛丽亚·康尼科娃

《纽约客》撰稿人,《自信游戏》(The Confidence Gam)作者

每天都忙乱不堪,只有在清晨才能有点儿条理。

您的晨间例程是怎样的?

我以前并不是一个晨型人,直到10年前我和丈夫住在一起后,才开始早起。因为他一大早就开始工作,所以从那时起我不得不早起。

我通常在早上6:00左右起床,起床后的第一件事是泡茶(我需要咖啡因),接着我会做早间瑜伽,先让自己彻底醒过来。然后,我开始吃早餐、淋浴,最后才开始做早上的其他工作。通常,我会先查看电子邮件,以保证我在开始写作前没有其他紧急的事要处理。

您坚持这个例程多久了?其中有什么改变吗?

坚持了10年,直到最近我才加上了冥想练习。此前我从来没有好好冥想过,和那些真正做到这点的人相比,我现在依然做得不够认真。冥想是调整思绪的好办法,我推荐每个想提升自己思维清晰度和注意力水平的人都试一试。在瑜伽练习的最后,我会静坐20~30分钟(如果可以承受,我会坐得更久,但我通常做不到),我会尽全力投入练习。有时,我会在冥想结束后跑步。

我是个毫无条理的人,我的桌子很乱,字也写得乱七八糟。如果有人问我:“你的写作方法是什么?”我通常回答:“把它们都丢到电脑里然后看看会怎样。”这真的是我的写作方法。我的头脑不够有条理,我在一天中的其他时间里也忙乱不堪。清晨是我唯一可以声称“我做好了”的时间,这样在开始一天的其他工作时,我会觉得自己已经做了一些事情,这让我觉得至少自己还是有那么一点儿条理的。

为了有个更加轻松的早晨,您会在睡觉前做些什么?

我会做一件事,那就是用计划本制订计划,因为我不想用脑子去记第二天要做哪些具体的事情。我这么说听起来可能有点儿可笑,因为我从来都没有按计划去做。我把每件事都写下来,这样我就不用记它们了,但通常我再也不会去看它们。

您在起床后多久吃早餐?

我通常在起床后1小时左右吃早餐。我一般都吃同样的东西,我在旅行时也是如此。如果我在接受媒体采访时被问及早餐吃什么,我通常会给它们同样的答案:加了蜂蜜和蓝莓的燕麦粥。我就是这一类人。

您有没有用什么应用程序或产品来改善您的晨间例程?

没有。我认为有些东西对部分人有用,但说实话,它们大多数都没什么用。我们在生活中需要顾及的东西应该越少越好,而不是越多越好。我不希望自己为此而烦恼——“天啊,我没能按应用程序告诉我的时间起床!”

您早上最重要的任务是什么?

我通常会同时进行多项工作,我经常从一项工作做到另一项工作,因此我会试着确定当天最重要的任务以及我最想做的事情,然后记住它们。然而,因为我不是一个非常有条理的人,所以我不会因为没有按计划行事而惩罚自己,比如我想完成这个,但我却把那个做了。因为我发现人们没法预测自己每天到底想要做什么,所以我必须接受这一点。

您还想补充点什么吗?

我认为没有适合所有人的完美例程。我觉得每个人都应该找到适合自己的例程。我讨厌这样的清单,例如,“这些是创意人的习惯,如果你这么做,你就会变得有创意”。了解别人怎么做是有意义的,但这终究不是一个解决问题的通用方案。

沙恩·帕里什

法纳姆大街(Farnam Street)网站创始人

不仅反对使用计划类应用程序,

而且坚持采用基本的老派规划和准则。

您的晨间例程是怎样的?

早上是我一天中最高效的时间。多年来,为了确保自己可以在早上完成最重要的工作,我对日程安排做了相应调整。

在一天的时间里,我们的精力和专注能力会出现波动。对大多数人而言,我们的专注力会在早上(在干扰和噪声出现,以及意志力变薄弱之前)达到最高峰。我在晚上睡觉前决定第二天的晨间例程,我会写下自己想在第二天专注的两三个重要项目。

我在早上6:00~6:30起床,喝杯咖啡,然后坐下来处理那些项目。我给自己60~90分钟的无干扰时间专注于处理深度工作和棘手的问题。接着,我会小憩片刻,再喝杯咖啡,享用早餐,记下自己想要回顾或研究的任何想法,然后再工作60~90分钟,处理较困难的问题或项目。

您会在一大早先查看电子邮件吗?

不会。这是我必须有意识地去改变的一个习惯。如果我在早上起床后首先查看了电子邮件,那么我就相当于让别人来决定我这一天的重要事项。原本打算专注处理的重要项目就会被推延到晚些时候,而我则要将自己最宝贵的心智能量时间用来回复那些本可以等几个小时再回复的邮件。

为了有个更加轻松的早晨,您会在睡觉前做些什么?

我会写下第二天的日程安排。做日程安排能够让我按进度行事,同时也能够让我了解自己是如何利用时间的。

您在起床后多久吃早餐?

我的头脑醒得比胃早。只有在喝完咖啡和完成一大堆工作之后我才会坐下来吃早餐。我常吃高蛋白和高脂肪的食物,我还喜欢吃培根。

您有没有用什么应用程序或产品来改善您的晨间例程?

我并不热衷于用应用程序或软件来解决自己日常生活中遇到的问题。一些基本的、老派的规划和约束方式就很有效。如果你不自律,任何应用程序都不会管用。

当然,这只是我自己的办法。一些技术崇拜现象正在悄然兴起。艾萨克·阿西莫夫到底是怎样在没有应用程序的情况下写出500本书的?他不过是给自己制订了计划并且坚持去做。你的习惯会慢慢养成。

如果您未能遵循例程会怎样?

我会在第二天继续努力。我们不要养成一失败就觉得功亏一篑的习惯,立即回到正轨就好。

1.艾萨克·阿西莫夫(Isaac Asimov),美国著名科幻小说家。——译者注

托德·亨利

《即时创意》(The Accidental Creative)作者

在一大早进行最有创意的工作时,寂静是你的首选配乐。

您的晨间例程是怎样的?

我在工作日早上6:00准时起床。每天我都会在家里的办公室倒上一杯咖啡(我在前一晚准备好的),然后一边学习一边吃内容不变的早餐(加了冻干蓝莓和一小把腰果的燕麦片)。

我会用每天早上的第一个小时来学习和写作。我坐在写字台前(或是办公室的沙发上)看书,用钢笔在笔记本里做笔记和写评论,以供日后回顾。在这个阶段的最后,我用15~20分钟的时间保持安静——沉思或思考我刚才读到的内容,以及如何将这些内容运用到我的生活和工作里去。有时,我也会在这段时间写日记。

您坚持这个例程多久了?其中有什么改变吗?

我已经坚持14年了。我曾试着把所有事情都塞到早上去做,但我后来发现,如果一大早用1个小时的时间去学习和思考,我可以做得更好。这么做会让我的大脑运转起来,帮助我厘清一天的思路。现在,我会列出每天的工作清单。但我会在早上的晚些时候或过了中午再完成其中的一些任务,这样我就不会在清晨那么匆忙了。

为了有个更加轻松的早晨,您会在睡觉前做些什么?

我用一张工作表来计划和执行每天的工作。工作表上留有空格,它们用来记录学习和重要事项,同时跟踪我一天的进程。此外,工作表还提供了用来记录我的每日成就、不足以及所学知识的空间。每天晚上我都会坐下来计划第二天要做的事,这样我在第二天开始工作时,便会非常清楚自己要做什么。

您早上最重要的任务是什么?

我每天早上都写作,日日如此。我坚信,自己最先要做的工作应该是最重要的创造性工作。

旅行时的情况如何?

旅行时,我的晨间例程会有所不同。通常我要在某个场合发言,因此我会做好一切准备来确保自己成功地完成任务。这通常意味着我要给自己的身体留下更多的时间去恢复活力,比如出门散个步,让血液加速循环起来。

比尔·麦克纳布

先锋集团董事长

为了充足的睡眠不惜牺牲一切。

您的晨间例程是怎样的?

我在早上5:00~5:15起床,会在上班路上喝一杯咖啡,然后在早上5:45~6:15坐到办公桌前。大多数时候,我会用这段办公桌前的时间浏览新闻,随后查看电子邮件,这些邮件大都是欧洲或亚洲的同事发来的。会议一般在早上8:00开始,我早上剩余时间里的日程都排满了。

您坚持这个例程多久了?其中有什么改变吗?

30年来,我的晨间例程只在时间上有了30分钟的变化。当我在2008年开始担任先锋集团首席执行官时(我在这个位置上一直工作到了2018年年初),我稍稍提早了去办公室的时间,这样我就可以在早上有更多准备时间。除此之外,一切都和我在1986年加入该公司时没什么不同。

您几点睡觉?

大多数时候我在晚上9:00~10:00睡觉。

为了有个更加轻松的早晨,您会在睡觉前做些什么?

我会确认自己已经回复了所有要处理的电子邮件,这样我可以在第二天早上有个良好的开端。我还会阅读一些与工作无关的书籍,从而帮助自己的头脑放松下来。

您有晨练的习惯吗?

锻炼是我日常安排的一个重要部分,我会尽量在中午锻炼,每周3~4次。如果会议和旅行打乱了这一例程,那么我会选择在早上锻炼。旅途中,我会带上全身抗阻力运动(total resistance exercise,简称TRX)训练带和跳绳,这样我就可以在开始一天工作之前进行锻炼了。如果住的地方拥有一个配置了全套有氧运动器材的健身房,那么我可能会跳上划船机去运动。

您早上最重要的任务是什么?

早上6:00~7:30这段安静的时间是我完成最出色的工作的时间,这是我阅读、思考以及为接下来的一天做准备的时间。我一直在尽力守护这段时间。

如果您未能遵循例程会怎样?

很简单,这会变得很糟糕。如果我没有遵循晨间例程,通常是因为我缺少睡眠。熬夜意味着我会睡懒觉,然后直接去办公室开会。这样便开启了多米诺骨牌效应——我的晨间安静时光占据了午餐时间,而我的锻炼时间则会完全被打乱。

实际上,我会不惜牺牲一切换取足够的睡眠,哪怕是我的晨间例程。

马修·韦瑟利-怀特

冠岩集团(CAPROCK Group)联合创始人兼总经理

当你不在“或打或逃”的紧迫状态时,你会发现自己的效率更高。

您的晨间例程是怎样的?

我很幸运,我无须设置闹钟就可以起床,因而我的清晨并不总是从每天同一个时间点开始的。如果我可以挥动魔法棒,为世界上所有人都带去一种天赋,那么这一定是无须恼人的闹钟响声就可以自动醒来的能力。在想醒来的时候自然醒来,没有什么比这么做更可以让世界变得美好的了。

我绝对是个晨型人。在自主起床的情况下,我很少睡过早上6:30,而且我通常早就起来了。我起床很快,我从来不会慢吞吞地起床。我一旦起床,便会全情投入。

烧开水时,我通常会在脑海里预想一下当天的工作,然后查看我的日程,浏览电子邮件和短信,确认前一天晚上睡觉后有没有发生任何紧急事项。接下来,我会泡茶或者煮咖啡,然后吃早餐。随后,从早上8:00开始直到中午,我会进入我的4小时“白色时空”。在日程安排上,我的每个工作日的这个时段都被锁定了,只有我自己才有权在里面添加任务,如文书工作、业务开发、董事会议、锻炼等等。通过这种方式,我可以有意识地控制自己的工作环境,让它不为被动响应所占据,同时这也是我不在太多被“安排”的情况下自行安排早上工作的方式。

为了有个更加轻松的早晨,您会在睡觉前做些什么?

我在睡觉前(但并非每晚)做的唯一一件事是列一个简要的清单,记录下未来某个时间点自己需要完成的任务。但在第二天早上起床时,我通常都不用再去看这个清单。

您有晨练的习惯吗?

我的晨间例程几乎总有锻炼这一项,我在运动方面是个“杂食动物”。跑步、骑自行车、滑雪、瑜伽、攀岩、耐力练习、划船或冲浪——我几乎什么都做,当然,具体得视条件而定。

锻炼是我的冥想、我的沉思。我并没有把锻炼当作“一种消耗”;相反,我认为这是“一种吸收”过程,一种给我们接下来的工作带去平静、专注以及能量的方式。

您有没有用什么应用程序或产品来改善您的晨间例程?

没有。实际上,我会尽量减少科技对我早上生活的干扰。尽管我在生活中得益于科技,但我最不想要的就是科技产品了。

您早上最重要的任务是什么?

这个问题很有意思。我从来没有觉得这是一项任务,但我每天早上做的最重要的一件事就是保持镇定,不让紧迫感渗透进来。每隔一段时间,我就会发现自己陷入了手忙脚乱的紧迫周期——这是一种内心的恐慌,我担心无论自己多么努力地去控制,待办清单都会越来越长。但我在很久以前就知道(尽管我偶尔会忘记)这种紧迫感大多是虚幻的。当我没有紧迫感时,我会变得更加高效。

记得多年前,我在一本关于托马斯·凯勒(Thomas Keller)的书里读到过一段话,凯勒的知名餐厅法国洗衣房(French Laundry)的那种无处不在的平静令作者惊叹不已。究竟怎样才能在如此平静的环境里和如此严格的标准下制作出这般绝妙的食物来呢?作者对此十分好奇。当然,更具讽刺意味的是,这种平静的氛围正是高效的原因,因为它反映了人们对手头工作的全盘掌控。我所追求的正是这种平静的掌控感,我偶尔也能做到。

史蒂芬·柯维(Stephen Covey)的时间管理矩阵

在《高效能人士的七个习惯》(The 7 Habits of Highly Effective People)一书中,史蒂芬·柯维描绘了他的时间管理矩阵,和马修所说的一样,柯维强调的也是在没有紧迫感时做事的力量。

柯维说:“要想控制好象限I的事情,你就必须充分重视象限II的事情……想要有时间处理象限II的事情,你就必须从一开始将用在象限III和象限IV的时间用在象限II上。你无法忽视象限I里重要且紧急的事情,然而如果你在象限II上投入了更多的时间去做预防和准备工作,那么你在象限I的任务就会减少。”因此,如果你决定不再忙着处理紧急事项,那么随着时间的推移,你就会变得更加高效。

1.在此,“消耗”的原文“work out”也有锻炼的意思。——译者注

现在到你了

不论这一天是要写作、设计还是要画画,坚持晨间例程才是通向成功的大门。

——艾丽·卢娜(Elle Luna),

艺术家及作家

早上通常是我们最清醒的时候,因此很多成功人士充分利用他们早上的前几个小时来尽可能地集中精力、保持高效的做法也就不足为奇了。

而这种做法会随着时间的推移变得愈加重要。插画师兼作家马尔斯·多里安(Mars Dorian)认为:“近年来,我的晨间例程变得更加紧凑和集中。随着年龄的渐长,我越来越不想浪费时间。”神经学博士达里亚·罗丝(Darya Rose)表示:“清晨决定了你的大脑在一天接下来的时间里将如何运作。你会将注意力在不同项目之间转移,还是会保持专注,并有意识地选择你要从事的活动?我更倾向于后一种状态。这样我可以完成更多工作,取得更好的成果。我的压力会更小,也不会那么被动。因此,我会尽力让我的清晨变得简单而不杂乱。”

当然,这种专注且高效的时光并不意味着要以家庭生活为代价,重要的是要找到恰当的平衡点。和家人度过一个平静的清晨,无论他们和你在一起还是与你天各一方,这都会带给你所需的动力,能让你在接下来的时间里更高效地工作。华盛顿州司法部部长鲍勃·弗格森(Bob Ferguson)对此表示:“我希望孩子们的一天有个好的开始……工作时,会议很容易开到很晚,或者会有其他事情出现,我通常无法保证在一天的晚些时候能有空余的时间,因此我会锁定清晨的时间和孩子们在一起。”

你可以从以下5个要点做起,看看能否让自己在一天的开始变得更加专注和高效。

列出待办事项,并坚持完成它

为了提高整体专注度和效率,你能做的第一件事就是列出待办事项并坚持完成这些事项。我们建议你在工作日结束时写下第二天的待办事项(书面或电子形式均可,更多有关这方面的内容请参考“晚间例程”一章),这样当你坐下来开始工作时,你可以立即看到这份清单。

你会发现,你的决策疲劳(decision fatigue)变少了,因为你十分明确自己这一天要做什么,所以不会再周旋于不重要的任务之间。待办事项将你从对重要事项的担忧中解放出来,这是因为这种写下来的方式可以让你在第二天记得(并完成)它们。法官杰里米·福格尔告诉我们,每天早上自己都会“回顾实际要完成的任务(而不是那些要耗费许多时间的种种琐事),同时想想该如何更好地完成它们”。

我们建议,这份待办事项清单应该是有一定追求的,并且能够反映你一整天的工作。尽管如此,请不要让列表内容超载,从而让自己陷入瘫痪且什么都做不了的状态。我们建议,将待办事项的数量保持在5条或6条。你可以自由地添加一些可以快速完成的简单任务——因为完成任务的成就感是不可低估的。如果你认为自己在一天只能完成3个任务,那么你可以降低待办事项的数量。即便清单上只有一条待办事项,这也不算少。

如果你打算在工作日里增加新任务,除非新任务十分紧急,必须当时完成——这种可能性很小,那么请将新任务放入另一个清单(或任务“收件箱”,如果有的话)。这样,当你在写第二天的待办事项时,你就可以将当天没有完成的部分任务以及收件箱里的任务挪到清单里去。

如果你在前一天没有列出任务清单,这也没问题。你可以在第二天早上开始工作之前列出任务清单,但总的来说,你应该尽量在工作日结束时完成任务,这样你在第二天早上就可以直接开始做其他工作了。

优先去做最重要的工作

除非你是一个非常自律的人,否则如果你不能安排任务的优先次序,那么待办事项清单不会对你起到太大帮助。一旦安排好优先次序,你就应该先做最重要的工作。

我们都有过这样的经验:在知道有一两件事是自己必须要做的情况下,我们却选择去做更简单的事情。我们喜欢将这种情况称为“故意拖延”(positive procrastination)。如果这种情况不常发生那自然是好的,但为了确保你的任务清单能够正常发挥作用,你必须首先做最重要的任务。

你已经知道这是什么样的任务了。这项任务可能是令人不快的,也可能是容易让人感到愉悦的。这项任务是你迫切想去做但总是拖延的事情,例如一个可以因你的全身心投入而从中受益的个人项目。

乔治城大学(Georgetown University)计算机科学副教授卡尔·纽波特(Cal Newport)在他2016年出版的《深度工作》(Deep Work)一书中这样描述“深度工作”:“在无干扰的状态下专注地进行职业活动,使个人的认知能力达到极限。这种努力能够创造新价值、提升技能,而且难以复制。”与之相反的是纽波特定义的“浮浅工作”(shallow work):“对认知要求不高的事务性任务,往往在受到干扰的情况下开展。此类工作通常不会为世界创造太多新价值,而且容易复制。”

简而言之,你最重要的工作就是利用清晨的时间来思考,利用下午的时间来处理琐事。

不要在清晨最先查看电子邮件

对我们大多数人而言,一大早最先查看电子邮件或社交媒体会对我们清晨的工作效率产生灾难性的影响。

如果你一醒来就查看电子邮件,那么你会强迫自己清醒过来,去面对接下来的一天,这会给你的大脑造成压力,会让你变得被动而不积极,因为你总是在忙着满足别人的需求而不是提出自己的需要。企业家兼作家朱利恩·史密斯(Julien Smith)曾表示:“如果我一大早起来的第一件事是处理电子邮件,那么我就会一直忙于此事,这会让我憎恶生活。”

如果不查看电子邮件和社交媒体,你就更容易控制自己的思想。如果你需要约束自己,就请从手机上移除通知推送和社交媒体应用程序,或者至少将这些(以及其他任何工作上的应用程序)从手机首页上移除,这样你必须费点事才能找到它们。如果这些方法都没用,就请把你的手机在你清晨最高效的时段放到其他房间里。

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