条理和时间管理密不可分。良好的条理性创造了正确的时间环境。缺乏条理的危害很隐秘：每件事上花费的时间比正常情况多一点，日复一日地累加后就不可避免地降低了时间管理的有效性。即使是轻微的错误或遗漏以及重复动作，也会叠加产生显著影响，降低效率。在最坏的情况下，缺乏条理会导致真正的问题产生，甚至是削弱组织的问题。缺乏条理的人：
■不能轻易找到文件和信息；
■日志混乱，有时甚至重复设定某些事项；
■总是“任务跳”（task hop），在任务之间切换以期达到最后期限，而这些期限往往都相互冲突，从而造成任务完成情况不稳定；
■会议迟到和准备不足；
■书面工作不断增加；
■没有明确的优先事项；
■工作环境混乱；
■沟通不畅，记录不完整。
结果是，他们始终在做重复的工作，浪费时间，错过截止日期或给出差强人意的结果，尽管他们也明显投入了所需的时间和努力。更糟糕的是，在某些方面，此类表现不佳显而易见，而且会影响其他同事，与这样的人共事极不方便。条理不清者往往给人不可靠的印象，受影响的不仅仅是工作，还有个人晋升的前景。
我相信以上说的这一切不是对你的描述（没有希望的条理混乱者一定不会拿起此类书籍），但是我们大多数人会从中看到我们自己的某些方面。你只需一点点想象力，就可以看到以上的某些行为可能产生的错误影响；也许，在某些情况下，从你已有的记忆里确认这一观点比想象更好。
强调条理混乱的缺点非常容易，但是你如何培养和保持条理性呢？在前一章中，我们谈到关键是要有计划。因此，我们回到这一点，不仅关注如何制订计划，而且侧重于怎么实施计划。此外，还有许多不同的因素会对形成有条不紊的状态产生积极贡献，接下来我们看看它们是怎样毫无章法地组合到一起的。有一些方法很简单，却能够产生很大的影响；另一些方法则更为基础一些。所有这些都需要思考并适应你现有的工作方式，但也有许多人因此形成习惯，从此无须浪费时间思考如何实施。下面我们首先回到规划方面。
制订计划
你要做的不仅仅是设置待办事项清单。任务必须以正确的方式注明，并且你查看列表的方式必须有效遵循某些模式。其中一种模式就是LEAD系统，“LEAD”一词代表着如下四个单词的首字母：
■列出（list）活动，这必须全面地完成，以注释的形式才不会让列表变得难以管理；
■估计（estimate）每个项目需要多长时间，尽可能估计准确；
■容许（allow）应急时间，因为事情有可能花费比你的最佳估计更长的时间，也要预留时间用于常规任务，正在进行的事情也可能逐步变成常规任务；
■确定（decide）优先级，这是一个关键点，对于任何人的时间管理，这都是最重要的方面之一。
浏览计划，尽可能每天全面审查一次。（当我在办公室时，我喜欢在每天工作结束时这样做，根据白天发生的事情进行补充和更新，然后在第二天一早对邮件/电子邮件进行快速审核。但重要的是，你要找出适合你自己的方法。）
这个过程应该成为一项日常工作，其他的必要行动则取决于你日常工作的模式。每天临时出现的事项可以考虑当时就添加到列表中，也可以暂时搁置等下一次回顾时一起加入计划。我发现无处不在的黄色便笺非常有用（像3M的即时贴）——不知道这些东西出现之前我们是怎么工作的呢？便笺可以用来做简要说明，暂时附加到你的规划表中，之后永久并入计划中。
定期回顾和记录是时间管理的核心。专属系统有特定的设置，可以依据不同的标题划分任务；即便专属系统有助于实现好的结果，很多人还是发现使用自己的简单系统更为合适。用以空格或颜色——或者两者结合使用——区分的纸张来列举待办事项，可使其更易于遵循。如果待办事项都被可靠地列出来并认真回顾审查，那么重要事项无疑就会得到重视，不会有任何遗漏。
分批处理任务
大部分工作的麻烦在于，待办事项清单本身难以管理，除非任务可以分批次完成。高效时间管理的首要原则是将任务进行分类。专属系统都有自己的方法，但是衡量其是否有效的唯一标准是是否适合你。我倾向于认为，比这些系统的精确配置更重要的是类别的数量，简单、理想的类别数量是三个或四个，因为这是可控的。你如何定义这些类别并不太重要，比如可以定义为：
■优先（priority）；
■重要（important）；
■立即行动（action now）；
■获取更多信息（obtain more information）；
■阅读（reading）。
以上这些是一种类别命名方法（有些能够完美管理时间的人也会用A、B、C进行分类）。你可能还需要归档（file），以及其他行动类的类别名称，如电话（telephone）、写作（write）、讨论（discuss）（可能分为电子邮件或报告之类的类别）；同时根据你的业务还可以分类为提案（proposals）、报价（quotations）以及使用产品、部门或系统的名称。实现这些分类首先要做一定的书面工作，重要的是在这一阶段要制定多少个适合自己的分批处理标题，这与如何整理你的办公桌并不冲突。只要你愿意，可控的分批数量能够与你办公桌上的文件盘数量一致，或者给文件本身做出标记更使其易于区分。（顺便说一下，对于办公室公用的材料，谨慎使用颜色区分，因为有一部分人是色盲。）从逻辑上来看，如约见之类的大部分事情通常可以归为一类。
有效使用日志
良好清晰的日志系统是必需的。许多正式系统将常规日志与待办事项清单的复杂版本相结合。这类系统收效很好，原因之一在于它们如同活页系统一样，在开头很方便地完整显示一整天的预约安排和待办事项。
工作中，许多混乱往往是源于无法区分哪一个是主要日志。桌面日志经常放在办公室，而另一个日志可能放在行政人员的口袋里，而且墙上与计算机里的计划表有时候还会重复。在适当的情况下，需要与行政人员和秘书定期更新日志，明确彼此已经沟通清楚并理解对方的任务。不起眼的小事也会对效率产生影响。日志应该具有如下一些特征。
■显示全部细节，当然还要足够清楚。一个叫作“R B午餐”（R B Lunch）的入口处标识给出的信息很少——它在哪里？在什么时间？外出时是否能联系？持续时间是多久？在三个星期内你能否记得“R B”指的是什么？我知道一个更糟糕的案例，某人在日志中写下“牛津”（Oxford），时间跨度是两天。他离开后大概就住进了一家酒店，留的却是办公室的联系方式。当他的一个孩子遭遇车祸后，他得到消息已经是两天之后了。从那之后他的日志记得格外清晰。
■显示为某事预留多长时间（这将有助于决定哪些事项可以与之匹配）。
■用铅笔记录，以便后期修改，防止造成字迹混乱。
日志的计划功能非常实用。当然，没有日志我无法进行工作。任何人在运用日志来掌握一定时期的事情整体概况和具体进展时，都会发现它是一个非常有用的工具。预约日志和时间管理系统之间最重要也是最有效的区别在于，是否用来安排所有（或大多数）工作时间，而不仅仅是约定见面。此外还需要补充两点：一是任务时间，实际上是留给特定项目的工作时间；二是思考时间，经常发生的情况是，规划和创造性工作并没有时间展开，只能利用会客和会议的间隙。如果你为工作中的突发事件和被动应对的部分预留反应时间，并与滚动计划相关联，那么你将变得更有条理，并能更好地判断事情的进展情况，确定是否能在最终期限前完成任务。
最后还有两点。日志是重要的工具，要受到保护和尊重。因此，它也是保存其他关键信息、电话号码和你需要放在手边的数据的好地方，只要你不觉得日志因变得太厚和难以管理而成为一种负担。
计算机和各种电子产品正在逐渐替代以上这些活动。比如你与六个同事召开会议，有些同事甚至不在同一个城市，你也只需点击网络系统上的按钮即可，非常节省时间。即使如此，但对于许多人来说，个人日志或计划本在任何有铅笔的地方都可使用，且永远是帮助他们有效工作的一部分。当然，不管要记录的信息是什么，需要使用日志系统的想法是相同的。
谨慎安排预约
预约与赴约占用了许多高管大量的时间。恰当地安排这些约见将对你的生产率产生显著影响。最好留出足够的时间；从一个会议勿忙奔赴另一个会议总是会出现一些意想不到的问题。安排一段额外时间，用于结束上个会议，准备下个会议。虽然不可能做到100％的精确，但它确实有帮助。想一想：
■中断的可能性（在办公时间开始以前的早会可能需要较少的时间，因其中断较少）；
■位置（地理位置的选择会使结果有所不同）——如果在开始之前需要转移正在处理的工作的话，会议室可能比你的办公室更好；
■某些时间安排会不可避免地延长到午餐或一天结束时的酒会；
■某些时间会限制你安排其他约见，比如上午的会议可能会导致无法在此之前安排其他会议，也无法在此之后和午餐之前安排其他会议。
谨慎对待多人聚会。你必须尽快适应这种场合，在考虑别人的不便之前，首先要考虑自己，毕竟是你自己要承受一切。始终要在日志中记录清楚此类约见。
在考虑什么时候安排约见时，有必要离题来说明最基本的计划安排原则：考虑个人生物钟的影响。这是一个严肃且有用的观点。我是一个习惯在上午工作的人，所以安排约见的时候都尽量配合自己的生物钟。满足自然规律可能使你无法达到完美，但是也没有理由忽略它。尽量让一切处于正确的轨道上，会让你更有效率，更少浪费时间。
清理你的办公桌
有些人的桌子从不会受到磨损，因为他们的桌子始终被成堆的纸张覆盖，木质表面从来无法见到亮光。如果有人就此提出质疑，那么他们总是回答说，“虽然有些乱但是我知道东西在什么地方。”他们认为这样做并没有什么不对。但是，这种混乱情况于良好的时间管理并无益处。保持整洁才是理所应当的，这会为你甚至你供职的企业带来益处。我们稍稍离题来讨论一下这个话题。如果你受雇于一个大型组织，你不是不可或缺的。这听起来让人难以接受，但却是事实。更重要的是，你必须思考你因某些原因而不在时将会发生的状况，并保持你的工作连续稳定，这是你义不容辞的责任。假设你因为病假短暂离开工位，这可能会造成不良的影响，因为别人找你的东西可能会需要很多时间，而且由于这种困难，事情可能会中断或延迟。更糟糕的是，从你的角度来看，由于别人动过你的办公桌，你回到工位后就找不到你的东西了。
因此，要下定决心保持你的办公桌整洁。这意味着要有一个标记清晰的系统，这个系统要比一个标记着“放入”和“取出”的文件盘更为具体，并且对他人来说很容易理解。以上这些让我认识到，许多人需要把待办事项放在可见的位置，有一种说法是“不在视野中即不在脑海中”，看不见很有可能会导致遗忘。日志和规划系统可以帮你部分解决这一问题，能够链接并识别文件中的东西。坦率地说，我也一样：除非把某件事放在可见的手边，否则我无法自信地掌控所有事情。解决方案之一是用一个文件盘（或更大的载体，如果有必要的话）放置当前的项目文件。我有一个这样的文件盘，在办公桌的一侧，其中最上方是文件盘内所有文件的列表，这个列表是一个不断变化的入口，它帮助我迅速检查最近的更新。这个在透明塑料文件夹里的列表中同时记录项目的状态，我发现这非常有用。因此，我相信在现实中是有可能做到两全其美的：既能把关键项目置于手边，又能保持办公桌清晰。对于大多数普通人来说，保持整洁是一场持续的战斗，一场此消彼长和持续移动的战斗，但值得持续保持。
最后一点：许多人的办公桌上都有一堆“要读的东西”，从杂志到报告。减少书面工作的一种方法是使用摘要服务：归结必要的信息以帮助你理解最新动态。摘要可以是纸质的，也可以是在线的。
避免“挑三拣四”
时间管理方法需要系统化。这里讨论的某些技术需要形成习惯和一致的方法。有些人擅长于此，他们制订计划，列出优先事项，有良好的日志和时间系统，慎重决策并在工作中摸索如何更好地利用时间。但他们犯了一个否定所有努力的重大错误：他们挑三拣四（cherry picking）。也就是说，他们不断挑选工作，可能是由于之前我们讨论的原因之一，比如他们喜欢某类工作。无论出于什么原因，他们不断重新思考优先事项，并决定先做其他事情。他们可以花很多时间做计划，但却永远不执行，时间也未花在主要项目上。当然，时间计划不是静态的。它需要定期微调，但这不能成为不坚持计划的借口。如果定期审查你的计划且这些计划决策是正确的，那么你就必须一以贯之地坚持执行，以此取得更多的进展。你对自己的计划要有信心，抵制三心二意，它便会更好地为你工作。
互联网
互联网提供了几乎无限的信息源，一旦掌握，便可以快速、容易地访问这些资源。举一个非常简单的例子，以前你需要通过年度报告获得某公司的背景信息，现在你可以查看其网站或阅读电子报告，深入了解更多、更具体或更新的信息。这些可以在不离开工作的情况下以最低的成本完成。
但是要当心，上网是分心的主要原因。凡事有利有弊，上网时你可能因为“万一能找到更好更具体的”这样的诱饵花掉一两分钟后又花掉一两分钟。必须提醒你的是，此处可能需要一些真正的纪律，为你自己，也为你所管理的其他人。要注意的是，另一个新单词已经进入我们的语言：上网闲逛（cyberloafing）。有人上网时浪费了大量的时间在做与工作无关之事，有些极不适当的上网行为已成为被解雇的理由。应避免此类事情发生，并抵制通过电子邮件传播笑话和其他材料带来的社会压力。
本段仍然是有效的。作为新版，本书的唯一变化是这一领域让人分心的范围。我只补充一句话：多加注意，谨慎行事，真正努力地培养良好的习惯。
突出关键因素
阅读、归档、保存或传递的大量书面材料中，有一些东西需要突出显示。当回到一个特定的文档时，你的脑海里可能会浮现关键字、标题或部分其他内容，无须梳理细节，它们就会导向直接的关键事实，但是你要能快速找到这些提示元素。
使用荧光笔突出显示纸张上的东西很容易。这可能是一个很小的点，但正是你抽屉中的一个或多个这样微小的部分节省了时间。这样做的成效是显著的，文件中有标记的任何部分、标题或词语都很突出；浏览一个文件时，你不会错过带有标记的页面。标记会带你找到精华，我的工作中少不了它们。就像普及的3M黄色便笺如今已是办公室生活的一部分，我们不能想象没有它将会怎样。如果由于某些原因，这些能用来做标记的用品不在你的办公桌抽屉里，快去购置一些并尝试使用。我预测你会很快被吸引并频繁使用，因为它们不贵，而且每天可以节省不少时间。
坚持质量
质量始终很重要，而且会一直处于重要的位置。目前由于受到特别强调，质量管理已被提升为一个主要问题，通常被称为全面质量管理（Total Quality Management，缩写为TQM）。这不是坏事，因为任何对于质量这样重要的企业绩效指标的强调都是应该的。
你不妨从更加局部的层面来考察这一点。想想你的办公室和部门同事，他们的工作做得很好吗？现在你可能会回答，“当然”。但你怎么知道？你不妨尝试问这些问题：是否有足够的业绩标准，你的目标是否需要所有活动都达到特定的水平，等等。
例如，在客户服务方面，银行会规定在单个队列中不应当多于三个客户，服务时应该问候每个客户，并且在交易结束时应当礼貌地称呼客户的名字。这些虽然是小事，但这些小事的叠加有助于提高银行的客户服务标准。设计这些标准时不是简单地规定应该做什么，而是要在实践中不断改进。如果你认为银行是一个很差的例子，那么我也同意。
你可能已经注意到（也许是从你自己的时间日志里），有很多时间花费在解决所犯的错误上。并不一定是很严重的错误，也许只是略差于理想状态。再次考虑银行的例子。如果客户持续等待太久，有些人就会因此抱怨，这时柜员就应道歉和解释，然后继续交易，这样通常就不会有进一步的问题。但是它会需要比原本更长的时间，如果每天有数百人在柜台等待，那么很小的延迟也会变得至关重要，因为这样会导致其他客户等待的时间增加。
这是一个简单的例子，但类似的事情也可能会发生在你的办公室。如果你和团队正确地处理每一件事情，并知道如何做才能使一切处于正轨，那么花费的时间就会更少。首先是因为任务被有效执行，其次是因为避免了因为业绩未达标而造成的任何中断。
质量是良好时间管理的好朋友。你应该考虑你的工作标准，并在必要时对此予以澄清。此外，如果你的组织内部采取了TQM方面的措施，这是值得支持的。这需要投入成本和时间，但是会卓有成效。这些措施将会节省时间。“做得正确，花费的时间将更少”是一个很好的通用原则，可以应用于许多工作领域。质量过关也会节省时间。
行动还是投资
有些人是很糟糕的时间管理者，因为他们有的是空闲时间。当然，大部分对时间管理感兴趣的人都很忙碌，但他们并没有完成工作，或者说是没有充分、准时地完成。最容易被忽视的是投资时间；投资是为了确保未来的改善或结果——规划、分析以及许多类似的活动，是在任何领域取得进展所必需的。
计划上能够显示出你的安排正处于哪个时间分类，这种分类有助于实现平衡（前文已经提到日志和待办事项清单应该为任务安排好时间进度，并使用代码来区分不同类型的任务）。因此，该计划将显示时间是花费于与人交际（约见或会议等）还是完成任务（行动导向还是投资导向）。计划也允许意想不到的突发情况。这些要列在活页日志的开头，使之一目了然，如果需要还可以进行微调。毕竟，时间规划应该是对工作方式的指导，而不是捆绑你手脚的绳索。
如果能够清楚了解你的工作应该分别花多少时间用于行动和投资，那么你将能更好地保持你所需的平衡，并可以使用时间管理技术创建你想要的工作模式。时间管理应该被视为一种用来帮助你的个人工具，而不是你想要变得有效而必须采取的标准方法。
和秘书一起工作
对于大多数高管来说，使用专职秘书或私人助理不再是大多数组织的必要安排。然而，如果你有秘书或者你能够利用其他同事的时间，那么你应该保证以下几点：
■选择一个优秀的人；
■你们的工作方式相契合且彼此感觉舒适；
■能够清晰交流、定期沟通，知道彼此在做什么；
