使用“文档停放”系统
这一点可能同样被列入书面工作中，但“文档停放”（document parking）系统是一个非常有用的工具，所以值得在这里讨论。也许最好的解释应该从它能够解决的问题开始。你在同一时间可能有许多事情要处理，实际上它们可能由一张纸或一批信件组成。这其中有许多不需要采取行动，或者是并不能立即采取行动。这就构成了永远存在的过量的待定文件盘。最终的结果是，你花了大量的时间打乱文件、查找东西、检查内容，看看是否能及时做点什么。一些材料或工作的特性使这一问题变得更糟。假如一个项目只能在月底发布业绩数据之后进行处理，那么一直关注它既耗时又无用，因为无论如何也不能提前采取任何行动。此外，持续的审查只能在提前知晓数据的情况下才能实现。
如果你遇到这种情况，那么你需要一个安全的地方来放置这些文件，不过要保证在适当的时刻迅速采取行动。这时你需要的是提示文件（prompt file）（有时也称为bring-forward文件，或另一个不太优雅的叫法是bring-up文件）。这意味着你必须清楚某个任务什么时候可以开始，可能是在特定时间如每月数据到达时开始；或不可能在某个时刻之前开始，比如在六个星期之后，甚至更长时间（如下一个财年）之后开始。然后，你只需标记需要查看的日期，将其与其他类似的文件放在一起并以日期排序。然后忘记它都可以，不用浪费更多的时间来考虑它。你不需要定期检查该文件，只需在标记的日期当天进行检查和行动。如果在偶然的情况下行动可以提前，那么你就要标记新的日期并将文件的排序提前。
几条附加条件：第一，你可能希望限制项目的总数（或按字母顺序列出），因为偶发情况会意味着你需要采取的操作比预想的更早，并且你需要把日期修改到最初设置的时间之前；第二，你可能需要把这些文件链接到你的日志中（特别是在你没有秘书的情况下）。这是一个简单的常识——各司其职。如果你尚未使用这样的系统，只需很短的时间就可以完成它的设置。为什么不试试呢？
使用检查清单
每周有多少次你必须停下来，思考如何完成日常任务？或者考虑某些细节是否做错或不够完善？即使你只有几个任务要完成，检查清单也能够防止停顿和避免重复操作，这些都将为你节省时间。举个例子，许多公司在收到销售查询时都需要填写表格。填写这类表格不仅可以创建记录，作为进一步行动的提示，而且还可以作为检查清单，例如提醒你：
■检查查询者的职称和姓名；
■询问他们从何处了解公司或产品；
■查阅账号；
■检查是否获得其他信息，如信用卡详细信息以及根据情况需要的更多信息。
许多常规任务是无法预测的，比如与客户谈话的形式多种多样，人们很容易忘记一些被认为可选的和不那么重要的问题。检查清单有助于解决这类问题。检查清单可以是完成标记的表格形式（如客户查询表），或者仅仅是待办事项的注释和参考点。你可能想为自己和你的部门创建检查清单，其他的则采取公司“常规指令”的形式，尽管它们经常被归类为“另一份备忘录”，但是非常值得保留。许多这类检查清单只存在于计算机上。
你可能想做笔记，用来记录在你自己的专业领域以外能提供帮助的事情。例如，如果你不擅长数字，那么不要丢弃报销费用程序的检查清单。它会帮助你跟踪花钱情况以便你进行报销，或至少能够避免系统失效时会计师的愤怒，并为你节省时间。
要记住，这种文档显然不仅对记录信息有用，那些列出的条目也可以提醒你进行必要的操作。市面上有太多标准的检查清单供你购买，或者你也可以设计自己想要的形式。
将方法导向特定的结果
本章中提到的所有方法，毫无疑问都可以帮助你节省时间并达到既定效果。你为进行时间管理所做的一切，都是为了提高效率、有效性和生产率并使你的任务能够完成得更多、更好，以便实现工作所要求的结果。不过，坚持一定的方法达到特定的结果是有好处的，它会将事情的发展自动导向正确的方向。记住这一点会帮助你采取有条不紊的工作方法，使整个过程变得更容易。这些好处包括：
■有清晰的计划，知道必须做什么，这是成功完成待办事项的第一步，澄清这一点可以使你准备充分，而这也能直接反映在最后的成果里；
■待办事项和总体目标之间有明确的关联，这是保持一切处于正轨的良好方法；
■有条理（例如不浪费时间寻找物品）；
■你的记忆要更好地用在真正需要记住的信息上（系统可以帮你记住一部分，你不用将一切都放在自己脑子里）；
■更好地识别和集中精力于要点上；
■避免在不相干的事情上消耗精力；
■为待办事项做出更好的决策；
■更好地协调任务（并行处理某些事情可以节省时间）；
■具有更强的能力来应对或消除干扰；
■培养时间管理方面的自律习惯，这易于保持行动的一致性；
■更高效地应对任何工作中的意外和突发状况的能力。
以上这些都是有用的，但其中一些在特定的时刻或阶段会优于其他方面。寻找你想要的特殊优势是有益的，比如可以避免在不相干的事情上消耗精力，更具体的是参加较少的会议，或者你可能希望运用一种方法来产生你期望的效果。这并不是说上面列出的那些对生产率总体影响不佳，它们能够产生好的影响，但它们也会产生额外的、更个人化的优势。实现目标会给你带来更大的满足。此外，你可能有更多的时间来研究你能做什么以及如何做，激励你自己和你的工作人员，所有这些都可以潜在地促进进一步的改善。它会消除“繁重工作”（hard working）——有别于“努力工作”（working hard）——之类的感觉。根据我的经验，“努力工作”是成功的先决条件。如果你不希望任务举步维艰，那么变得更有条理将可以确保一切顺利进行。
这一优势列表是本部分内容的摘要，也是后面内容的基础。如果你将这些优势记在心里，它们可以帮助你实现具体的改变，达到明确的目的。
休息……休息
另一件事：时间管理是关于更……的生产率和效率，所以……它……
对不起，我不得不休息一会儿。我去喝一杯茶（诚实地讲，再多一杯茶更好）。这可能需要三四分钟，我不相信这会延长我们今天话题的时间。事实上，这三四分钟在很大程度上决定了话题呈现的方式。任何高强度的工作后，大多数人发现他们的注意力会下降，我的写作也是如此。偶尔的休息与你所寻求的生产率并不矛盾，实际上反而有助于提高效率。休息之后回到办公桌，你的思路会更清晰；通过伸展四肢你会感到满血复活，并以更大的热情回到手头的任务上。
越是棘手的任务越是如此。有时候，你坐着长时间琢磨某件事情，但是没有任何头绪。休息后，当你再次开始时，事情突然变得很清楚，甚至比刚才更清晰，结果会比闷头思考节省时间。有时，休息可以简单到站起来做一做伸展运动，或喝一杯茶（对我来说，没有茶就无法好好工作）；或者你可以从一些需要更长时间的活动中受益——去吃午饭（即使你最初计划在一个小时后吃）或者去散步。有一次，同一办公室的同事去了对面的公园散步，花费了大约10分钟，但这却是十分有用的思考时间，可用于手头工作以外的其他方面。这虽然是休息，但仍然是有效的。或者，你需要的只是简单地切换任务，只是做出改变而不是停止工作。
在任何情况下，休息通常比注意力不足的工作更有效率。另外，有意识地利用资源也是一种工作模式，只要不过于极端，都是有用的习惯。
可能还有一些其他因素需要思考。记住道格·克林（Doug Kling）的话：“学会停下来，否则你无法抓住任何有价值的东西。”花几分钟，试试这个办法。我呢？我会去吃点午饭，然后再考虑写更多的东西；从长远来看，这将更有成效。
<<<要点总结>>>
■本章清楚地说明了时间管理的成功在于细节；不要错过任何技巧，有很多方法可供使用。
■为节省更多的时间而投资时间的原则很重要且有用。
■做出改善会激励你去做更多事情。
