没有什么比分散注意力更令人讨厌了。
比被打断更烦人的是被不必要的事情打断，而且不止一次。然而，也许你已注意到，这种打断刚刚在我这里发生了两次。打断有各种形式，大多数是人为的，比如有人碰你的胳膊，给你打电话或在很远的地方叫你；也有一些是紧急情况，如消防演习、计算机故障、访问文具柜、接收快递，以及吃午餐、喝咖啡等休息活动。所有这些打断都会花费时间，而且花费的时间通常多于合理的量。
在前一章中，我们提倡清晰而积极的计划，但无论该计划听起来多合理，也无论多想要实施该计划，似乎总有什么暗中让计划不可能实现。我记得曾经读过一份调查，说一个经理不间断工作的平均时间还不到15分钟。许多人认为这一切发生得太容易，打断和其他浪费时间的行为司空见惯。要么你在它们的重压下崩溃，相信它们是致命的、不可避免的，无论如何也无法减少，要么你就发起进攻。这可能是最明显的例子——不要让“完美”变成“优秀”的敌人，因为被打扰不可避免。但你可以减少被打断的次数，如果你想在时间管理上取得成效并获得奖励，你必须这样做。
如果你在一个密封的房间里工作，安全且能免受外界打扰；如果你无须与人交往，电话从来不会响，那么毫无疑问你能完成更多的工作。但处于这种情况下，你的创造力和效率也会降低，因为商业活动必须从周围的各种互动和刺激中汲取力量。无论何时，“无菌环境”都不是好的选择。所以，我们的意图不是要完全脱离外界或避免合情合理的打扰，因为其中一些可能是积极的，我们要做的是如何最大限度地减少时间的实时浪费，并用更有效的方法取而代之。
谁是最大的时间浪费者
我们首先看看最大的时间浪费者需要警惕的三个重要方面。当然，这个最大的时间浪费者，即最大的拖延者，就是“你自己”。这是习惯与人类天性的战斗，因为随着时间的流逝，有些情况会重复发生。
不要推迟你觉得困难的事情
这里浪费的时间会以两种方式出现。首先决策被延迟，然后实施被延迟，这两者都浪费了时间。我们举一个戏剧化的例子。想象一下，你管理一群人，而其中一人表现不好。你必须采取行动，而且只有三个选项：
■忍受（这一点不推荐）；
■培养或说服该人更有效地行事；
■解雇业绩不佳者（或以其他方式让他退出团队）。
对导致业绩欠佳的原因需要进行检查，但这可能很困难，所以你总是推迟，时间就这样被浪费了；或者你决定采取某个解决办法，你必须去做却延迟了，时间又被浪费了；或者你很绝望，解雇是唯一的解决方案，但没有人真喜欢解雇员工。这很艰难，所以你将此事一推再推，或试图考虑是否有更好的解决方式（然而并没有无痛的方式）。在整个过程中，你不断地想“也许一切都会好起来”。这种思维太常见了，几乎你要解决的许多艰巨的任务都与此类似。
现在还有一个可悲的事实，困难的事情即使过了一段时间也不会变得容易。更糟糕的是，在许多情况下，有些事情刚开始仅仅是有点困难，但因为留下未解决，很快就变得非常困难，同时在此过程中还常常产生额外的问题。再次考虑上述情况。如果放任不管，持续业绩欠佳的成本是多少？它们的特征是什么？换句话说，事情将受到怎样的影响？例如，如果业绩欠佳者是销售人员，那么成本要根据损失的销售收入来衡量。不过，根据业绩欠佳的程度，成本还可以用损失的客户信誉来计算，这种损失在长期来看影响更坏。
所以，无论事情是大或小，都不要拖延你觉得困难的事情。当然，思索、考虑、检查或任何需要做的事情都必须做，而且在许多情况下不可以直接被跳过，一旦你能够做出决定或采取行动，立即行动是最好的。注意你在这方面的任何倾向，及时控制不良倾向可以节省相当多的时间，防止事情继续恶化。
不要推迟你不喜欢的事情
你觉得困难和你根本不喜欢这二者是有区别的。延迟和回避任务所带来的影响与前文提到的非常类似，但是二者的动机不同。在这里我不再给出类似的例子。不喜欢做某事可能有很多理由：它涉及你不喜欢的东西（可能是需要访问地区办公室，这将花费一整天，而且旅程很尴尬）；或更常见的是由于很小的原因——这只是一件杂事，这可能是行政管理经常拖延的主要原因。有些工作很无聊，而且还有其他事情要做，总之你应该懂得这种感觉。
此处唯一真正有帮助的是在做规划的时候严于律己和有意识地努力，以确保此类事情不被遗漏，反之也不会导致更糟糕的问题。一些标记系统强调的待办事项清单上的内容可以作为心理提示。你需要试验看看它是否有效。
如果你认为这一切的影响微乎其微，或者你不相信其影响，那么你进行的任何时间日志的练习都很可能有问题。此外，看似简单但正确的方法可以节省可观的时间。
小心你最喜欢的任务
在你特别喜欢的任务上浪费的时间，可能比在那些因为你不喜欢或觉得困难而推迟的事情上所花费的时间更多，而这往往是最难接受的。但许多人确实花费了过多的时间在他们最喜欢做的事情上，或许也是做得最好的事情上。这是完全自然的，而且有各种原因。其中一个重要的原因是，集中精力做你喜欢的事情似乎能够产生最高的工作满意度。如果做的事情是必要的，这种满足来自所做的事情本身，那么这自然是好的；危险的是，你可能容易过度投入，做的事情超过其本身所需，投入更多的时间虽然达到了很高的质量标准，但是却没有必要。
这种做法可能有更多的危险原因。例如，这可能是因为你：
■用一个任务作为借口延迟或推脱其他事情（可能是困难的事情），并以此为理由称自己太忙了，无法完成那些工作；
■关于授权委托（后面会再次讨论的一个主题），我们常常担心无法找到合适的人来完成这项任务，所以你还是自己去做，然后过度投入；
■觉得某些工作的条件太诱人，比如一个低优先级工作，但做这项工作需要到一个有吸引力的没去过的新城市，这与你要做的高优先级工作相冲突；
■认为过度参与某些工作很有乐趣，例如花费几个小时的时间来设计精美的符号图标，但其实简单的图案也能满足要求；
■不知道如何去做别的事情，并使用熟悉作为延误或不当委托的借口。
所有这些以及更多可能都将导致此类问题的产生。坦率地说，在一定程度上我们都容易这样做，因此所有人都必须对此不断提高警惕。通常这种情况持续存在，是因为很容易忽视它已经发生。答案是，当审查示例中发生的那些任务和常规工作时，要真正诚实地查看。更好的做法是，寻找可能发生的例子并确保它不会发生。在这本书的所有要点中，我认为这一方法对大多数人来说是最好的潜在时间节省方式之一。不要盲目自信，因为很容易说“但我不会这样做”。检查一下你节省了多少时间。也许你可以将这些额外的事情变成明天最喜欢的任务。
自我造成的打扰所耗费的时间往往令人惊讶，体现在个人时间日志中也经常出人意料。它们很难被发现且有重复的风险，因此在与他人合作之前就进行检查是合乎逻辑的。这并非不重要，请继续阅读。
为什么不舒适是好的
每个人都有一些困难的事情要做，前文的“不要推迟你觉得困难的事情”中已经提到了这一点；确实，也可以链接到前文提到的“不要推迟你不喜欢的事情”。在某种意义上说这是另一个类型，在我们进行下一步之前，值得把这两种事情进行结合。我们可以通过被称作“不适区”的简单方法来改善业绩和结果。
在现代职场中，高压力是常态。企业文化、财务、人员配置、客户、市场需求、竞争压力和支撑这一切的行政负担甚至更多其他因素都加重了这种压力。总有一种不可抗拒的诱惑让人选择灵丹妙药——一种改善或保证业务结果的直接方法，而现实中伪装成这种神奇方法的往往就是辛勤工作。也就是说，你如何察觉和解决工作问题是有方法的，它也能积极影响许多关键活动。
要利用这个方法，首先你需要诚实地谈论自己。
以我自己为例，虽然我也认为自己在管理和商业实践的各个领域都有一定的见解与实践经验，但是我依然承认，对于一些任务，我的方法也非灵丹妙药。承认这一点很难，毕竟我已经写了一本关于时间管理的书，但我已经知道拖延的坏处。这种情况最常发生在什么时候？就考试而言，我们很容易说拖延常发生在题目不太难的时候（我喜欢挑战）。但当题目特别难，实际上让人不舒适的时候，一样容易发生这种情况。这可能是有意识的，例如，当我的计算机技能会被用到时，我就会拖延——我知道自己的技能尚有不足，尽管意识到这一点很容易让我陷入深深的麻烦中，但因为某种尴尬我依然推迟行动。每个人遇到类似的情况都可能会产生这样的想法，然后推迟行动。
换言之，回避是一个更微妙的过程，我们试图将之合理化，不接受拖延会产生重要影响的观点，有时甚至会拒绝看到的真实情况。结果，某些事情总是未被解决，导致业绩越来越差。所有这些都是因为一种混乱或压抑的感觉，这时所采取的行动会让人产生不舒服或尴尬的体验。往回翻几页，看看那个影响许多人的管理者的例子吧。
当业绩不佳时
想象一下你的一名员工表现不佳时的情况，可能是未达到销售目标，也可能是更小的事情。细节并不重要。但有一件事是清楚的，需要采取行动。我们说，这样做的回报是相当大的，很容易进一步识别。处理此事将产生更大的销量和更高的生产率，甚至更多好处，而这取决于具体的细节。然而，对于这样的事情，似乎有很多理由去推迟。我们认为（或者希望）事情会变得更好。我们在等待其他事情：月底（带来进一步的数据或证据）或即将到来的评价（我们知道那意味着不得不行动）。我们将一切归咎于其他原因，比如我们很忙，我们有更多的优先事项要做（真的吗），或者更难以令人信服的原因：我们正在处理如消防之类的其他问题。
这可能是一个让人不舒服的真理，但事实是我们不想处理它。我们可能不确定如何去做，而且这可能很尴尬。更有可能我们知道该怎么做，但也知道这样做会很尴尬，在被管理的人是高级员工或有经验的员工时尤其如此。解决它会让我们感到不舒服，我们宁愿把自己置于很远的地方不停地忙碌（我们告诉自己这件事更重要），并远离那些令人感到困难的事情。
事实通常都是清楚的，如果事情得到直接定位，通常可以进行处理。业绩不佳是一个很好的例子，这很重要但并不复杂。考虑一下，你基本上只有三个可能的选项：
■忍受不良的表现，并允许它继续（这肯定是没有人会赞同或推荐的）；
■你可以下定决心解决问题，说服或激励某人表现得更好，如果表现不佳是由于缺乏一些技能或能力，对他进行培训或帮助他做得更好；
■也许在选择上一条失败后，你可以得出“他永远不会变得更好”的结论，并辞退他（或将他换到其他岗位）。
后两个选项都可能很尴尬。告诉别人他们的表现不被接受是尴尬的，大多数人会发现辞退员工更糟。所以，行动被推迟了。
认识现实
拖延这一问题必须得到解决。这种情况不是逻辑的失败，不是信息或理解的缺失，也不是其他导致我们远离合理性和必要性的错误。这只是一个个人的决定：我们避免个人的不适，而非真正地解决问题，但拖延很可能使问题变得更糟。
在说“但我从来没有做出这样的决定”之前，你必须进行进一步的思考。如果这种想法一部分是来自潜意识的，那么很可能是因为我们的思维排斥它，拒绝真正分析发生了什么，或者简单地任由其他活动造成混淆视听的迷雾。现在，进行建设性的思考，你工作中的哪些元素可能会导致此类非技术性的错误？其他示例包括：
■在会议上提出一个难以解答的问题（它会被推迟，风险不仅仅是引起争议或争论）；
■不佳的销售业绩（我们当中的许多人应该做得更多，但它不是我们最喜欢的事情）；
■人际网络（听起来不错，我们都希望在参加会议时见到他人，然后拿出一张名片，因为我们不太确定如何与陌生人接触；糟糕的是名片是来自坐在我们旁边的人，而不是出于某种目的而欲结识的某人）；
■追讨债务（我们讨厌这一项，总是竭力避免或半途而废，因此现金流会受到影响；但我们都应该认识到，订单不只是现金到了银行才叫作订单）；
■后续行动（当客户或同事说“我会考虑”的时候，我们有很多次都是很随意地打个电话，结果被他们告知正在开会，然后很久都没有回音，因为我们自己都不太确定所说的下次是什么时候）。
这样的事情在一定程度上可以算作是例行公事，其他的可能更个性化一些，关系到特定的技能或活动。例如，即使有人提供这样的机会，你也会试图避免当众演讲，因为你觉得“这不是我的事”。与此类似的或许是写报告。你也回避同委员会的人坐在一起，尽管在那里你可以与他们建立有价值的联系，因为会议安排在晚上，而且“这样做对他人也不公平”。
你可以将以上两个类型与自己的实践联系起来，并考虑自己身边的类似情况（正如我在本节开头所说的，诚实面对）。
识别机会
那么，我们能从这里得出什么结论？这是一个重要的机会。
你需要积极寻找让你感觉不舒服的情况并予以解决。你要看到“不适区”其实是一个有吸引力的地方。在此处你可以看到行动和影响的结果，通常这样做会快速而又容易地增加时间管理的有效性。格外困难的情况可能需要创造性的解决方案，并需要在采取行动之前进行建设性的思考。事实上，你需要继续寻求解决方案。
毕竟，大多数人可能会认同这种感觉：你花很长时间采取亡羊补牢的措施，尽管这些措施将逐步让事情变好，但是你最后还是说“我只是希望我早点这样做了”，这种感觉会在某一瞬间让你很讨厌正在做的事情。
如果你发现自己正把事情推迟到未来，花片刻时间尝试进行分析，你可能会发现这事其实不难，行动可能紧随其后。建议把这种方法变成一种习惯，并采取如下一些系统的方法。
■找出无法解决但需要采取行动的区域。
■问问自己为什么要拒绝某些东西，并检查是不是这些东西不可避免地导致个人不适。
■检查行动是否可行：你知道该怎么办吗？你具备做到这些事情的技能吗？
■如果必要的话，抽时间填补任何信息或技能的空白（这通常是用得其所，比如尚未检查就业法律情况便直接辞退员工，那么你可能会因小失大）。
■将行动计划添加到你的待办事项清单中，给予它真正的优先级，并制定要达到的目标（如果你将要做出的选择会让人不适，那么你应该解释自己的动机）。
■采取行动并注意：如果问题解决了，那么这就是机会，无论如何，下次也可以从中吸取教训。
把这些变成一种习惯，把进入“不适区”当作一个口号。这种方法是应对此类事情的默认解决方案。它需要一些决心，但你肯定有。这是一个真正的方法，它通过超越人类的不良天性，提供了一种简单可靠的方式来提高你的有效性并增强你要实现的结果。正如一句传统的谚语所说的：如果你想做一件事情，那你就会找到方法；如果你不想做一件事情，那你就会找到借口。
处理个人打断
一个组织如果没有融洽的人际关系，可能什么也做不成。在某些方面这听起来很可惜，因为你本来会有更多的时间处理和维护好组织内的人际关系。你不能将其他人从你的工作与生活中完全排除，但你可以尝试控制他们对你工作的随意打断。首先考虑效果。想象一下，有人把头伸进你的办公室，用老掉牙的话说：“你有一分钟时间吗？”你可能不知道他要你做什么，但通常有一点你可以十分肯定：这不会只占用一分钟！
被打断的时间可能是任意长度——一个未提前安排的会议可能会花费半天时间。现在继续想象，假设客户来访要占用15分钟的时间。那这种打断实际会持续多长时间呢？不只是15分钟，肯定更多，因为你让自己回到被打断前的工作也需要一点时间，要达到你之前工作的最佳状态需要的时间更多。谨记这种影响，否则你容易低估打断的危害。时间日志通常以这种方式显示出巨大的时间损耗，有时多达总工作时间的25％会受其影响。
当然，一些打断本身是有用的。但有些时候，你想参加讨论但时间不对，即便参加了也可能完全是浪费时间。那么如何最小化它们呢？基本上有如下五个答案。
■拒绝 这很简单，你只需说“不”，然后把人打发走。有时就是这么容易，这不是一件重要的事情，没有你的帮助，他/她的任务一样可以完成，因此打扰你的人不会再次出现，也有可能这个人还会在另外的时间再次与你联系。当然，如果是你的老板而不是同事，那么拒绝更难，但你可在工作关系中建立对彼此时间的尊重。然而，有时拒绝根本不可能，要么太重要，要么优先级高，比如未提前安排的客户来访。
■推迟 假设你的工作现在无法暂停，那么建议你为讨论预留时间，提出一个你方便的时间。这一方法很有用，意味着你可以选择何时暂停。更重要的是，它是一种让打扰者离开的办法，委婉地回应他们这件事“真的不重要”。尝试这个方法，你可能会惊讶，有很多打扰者再也没来过。
■最小化 此时你同意暂停，但你设置了时间限制——“我可以给你10分钟”。如果你可以这样做，坚持这一时间限制。事实上，通过这样的规定，你可以形成个人风格，表明你对时间和任务的态度，这也有助于减少一些打断。
■预防 在这种情况下，你需要启用一个制度，留出一些时间保证没有人来打断。你可以和秘书一起做出计划，预留一些时间来工作，就像对待一个重要的会议那样。不过我知道有一种更简单的方法——即使开放办公，人们也会尊重挂有“请勿打扰”标志的办公室的主人。这里有一个附加条件：不要过度使用这个制度。即使你永远没有可用时间，你仍然会被打断，或者你想听到的事情会传到你这里，而且结果还可能会出错。
■在别的地方 你可能可以自由选择工作的地方。人们发现对于各种有时听起来奇怪的地方，花一段时间去那里能够获得和平与安静，然后显著提高生产率。例如：
在你进入办公室之前，用每天的头两个小时在家里完成报告；
从办公室走一两分钟去参观公共图书馆的阅览室；
附近的公园（有风的日子就别带文件了）；
那些出差的人，有时必须留在酒店，实际上可以考虑在酒店工作，直到结账时间再离开，而不是在一大早就离开。
本书的一些工作就是在新加坡的酒店完成的（当时遇到了培训课程推迟）。在那段时间里唯一的打断是下一杯冷饮的到来，但它是唯一可能的打扰；因为在这种场合，我从来都会带着一些工作，我认为这是一个好习惯，特别是针对此类特殊主题的书。减少访客数量的一些想法见下面的专栏。
如何减少未约访客的数量
有些客户你想见，有些你不想见，而有些见面完全是浪费时间。所以，除非他们真正有用或重要，请尝试用以下方法拒绝：
■如有可能坚持提前预约；
■建立和发布“请勿打扰”时间；
■认可他们，但安排另一个时间来会见他们；
■记住，不接话会比迅速离开更容易（特别有些对话以这样的句子开头：“我想知道你能帮忙吗？”也许可以帮忙，但你应该帮吗？或者有别的方式或时间来帮吗？）；
■告诉其他工作人员，如接待员、接线员或秘书，甚至是附近的同事，在你忙碌或集中精力工作时帮你规避一些人的打扰（但没有错失真正重要信息的风险）；
■使用有效的沟通方式以减少询问；
■决定哪些事情需要以书面形式呈现（尽管不恰当的备忘录记事也可能是浪费时间），并通知其他人。
而对于真正的尴尬或困难，你应：
■不要邀请他们坐下；
■设置时间限制；
■表示结束（“还有一件事，我必须马上去做……”）；
■采取其他操作，使随机访问不再必要，比如提前访问客户。
最重要的是，更多地说“不”，甚至以不容争辩的语气说“不”。你可以很坚定，但别（太）粗鲁。
处理电话打断
有些电话你想立即接听；其他情况下，你想让别人作为缓冲，帮你接听电话并询问来电者是谁。清晰简要的总结可以告诉你哪些来电需要暂停手中的工作来接听，哪些你需要回电，哪些只需要忘记。
如果你自己接电话，就像面对办公室门外的另一个人，你有一个明显的优势：呼叫者不能看到你，有很多人不相信人们在忙、在开会、刚离开办公室，以及许多类似的善意的谎言。我甚至知道有人在录音机上播放噪声，给呼叫者一个真的在开会的感觉。就像实际的人为打断一样，你可以避免、推迟或最小化电话打断，此外，你可能希望对特定类型的电话设定特殊的回复。
例如，在一周内你有多少电话是来自销售人员？大多数人会说，这样的电话足够让人分心。其中一些是有用的，你已经和他建立业务并想保持联系，但是你需要迅速摆脱其他人。我们大多数人都相当有礼貌，我们不喜欢对人粗鲁，但考虑一下：为了礼貌每个电话要花一分钟，假设你每周只接三个电话销售人员的电话，那么一年就是两个半小时。然而要节省这些时间的话，你其实并不需要粗鲁。你可以加速了解他们卖什么，如果想听可以继续听，否则用一个整洁的句子真的可以快速摆脱他们：“对不起，我对此不感兴趣，恐怕我现在太忙了，无法接听电话。再见。”然后把手机放下。如果你认为他们的某些话是有用的，那么你可以建议对方另一个时间再次来电。从他们自己的经验出发，人们知道并且理解电话本身是有侵扰性的，往往也了解在特定时刻你不欢迎电话。明白并做好这一点，你就可以节省时间。
处理这些人为打断的所有相关事务都需要正常的人际关系技能：策略、外交及适当的自信。这些需要进行正确的组合和适当的部署。如果别人认为你不敏感，对粗鲁的态度不坚定，那么这可能是对关系的破坏。但是，如果你像门卫一样要求别人躺下或走路，那么你也无须惊讶，他们自然会把你看作门卫。以下是我对减少电话骚扰的建议。
减少电话打断的措施
所有类型的电话都可能是有问题的，有些只是因为它们打断了你的工作，有些则因为你不想（或不应该）处理它们，更多的则是因为它们持续时间过长，或者电话另一端的人话太多。以下建议有助于阻止一些你不想接的电话，或提示进一步的方法：
■检查接线员分配呼叫的信息，如有必要，可要求重新发送；
■如果你有秘书，让他做个简要总结；
■在一段时间内请同事帮忙接听电话（你们可以交换时间这样做）；
■创建完全的“请勿打扰”时间；
■使用语音邮件系统（要注意这一点的负面影响，比如向外部人士，特别是客户提供的图像无法通过语音传达）；
■指定别人什么时候可以给你打电话（“为什么不在2点和3点之间回电话？”“请在10点钟前打电话，否则上午我将忙到比较晚才有空……”）；
■请记住，与他人所做之事相关的电话，可以直接让其自己接听；
■注意喋喋不休、浪费时间的交谈，控制并减少此类电话（太多这样的交谈浪费时间，完全没有则又变得无趣）；
■设置时间限制（“好，现在告诉我，我们有10分钟的讨论时间，因为我马上要接待一个访客。”人们宁愿设置时间限制，
也不愿半途而废，因此这一方法看起来并不无理）；
■暗示通话即将结束，通过使用“最后……”或“在我走之前……”这样的话语来表示，以便向呼叫者说明你打算很快结束通话；
■若以上方法都不奏效，那么可以粗鲁一点，或至少考虑其中一部分问题可能只是你太过礼貌（任何时间的电话都反射性地接听；我们习惯性地说“当然可以……”，就像被问过得好不好时，不管实际感觉如何，我们都回答“好”）。
你建立方法的决心和能坚持的程度非常重要。有些人在避免被打断方面比其他人更成功，如果是这样，他们无疑是使用了这些方法。设置先例很容易，无论是好的或坏的。在这一领域取得成功会给你带来大量益处，它将保证人们用正确的眼光看待你。
当然，还有其他种类的打扰也应该最小化。再一次牢记时间节约的累积效应，我用以下几个例子来结束本章。
节省时间的方法
我永远不会对此妥协。人们似乎总是难以相信有多少时间浪费在拨号、重拨和等待电话上，其中大部分时间是听着那些让人崩溃的音乐和语音提示。现代电话则让这一切有所不同。我真的十分热衷于这些数字技术。关闭它们不是那么复杂，而且有能够节省时间的特定功能。例如：
■存储所有的常用号码，这将节省拨号时间——数字电话会帮你做到这些；
■有些电话需要重拨（比如如果第一次拨打号码时占线），有些电话能自动拨号，直到接通为止；
■扬声器外放功能的好处在于，如果你必须在电话中等待（听音乐），那么你依然可以解放双手继续工作。
这是另一个看似很小的点，但却让你的时间有所不同。每次你发现一个方法，节省的总时间就增加了一点点。
准确传递信息
毫无疑问，由于不准确或不完整的信息传递，全世界的办公室都浪费了大量的时间。时间一般浪费在以下方面：
■想知道信息是关于什么的；
■事情一再重复；
■由于通信的错误或故障，必须重复发送或改写。
你一定会有不在办公室的时候，即使这样的缺勤很短暂或很少，但如果这时你拥有一个好的消息系统，将可以节省时间，防止误解以及因误解带来的不良影响。
你想要的信息可能不是商业办公文具上的，你需要一个专为你设计的消息表单。这样一来，它就是办公室人员留给你的需要知道的信息清单。这两者的差异不大，但区分它们却很重要。例如，“已采取的行动”（action taken）以及“要采取的行动”（action required）这两个部分会分别告诉你讨论的进展情况，并保证后续操作不会重复。
我相信这种形式应该形成一种风格，以此表明其重要性，毕竟遗漏的消息可能会改变历史（或至少导致公司或个人的不便）。你必须决定什么才是最适合的方式：也许A4尺寸的纸张是最好的（这意味着它可以与其他一起归档成整洁的文件，也更容易被注意到）；也可以用彩色纸打印，以便在众多文件中一目了然。
所有这些方法都是有帮助的，因此要对应该处理和传递哪些信息，以何种速度以及何种情况做出简要说明。例如，如果你要参加一个为期两天的集体会议，那么你是需要发生在会议期间的所有信息，还是仅需要其中某些信息？哪些人能够知道你的位置？哪些人不能？等等。
如果你仅仅只是传达信息给办公室或等到你回来才能采取行动，那么这是浪费每个人的时间。因此，要决定你想知道什么，如何记录信息，什么时候记录，在何处记录及如何传递。这些事情不大，但是可以提高时间的利用率。
电子邮件
如今，电子邮件理所当然是任何职场不可或缺的。如果处理不当，它也是潜在的浪费时间的雷区。这是非常重要的，因此在第五章我们将进行专门讨论。
出差期间
无论出差在你的工作中意味着什么，无论你出差的目的地是近还是远，是定期、偶尔或经常出差，都需要时间。有些时间很容易被浪费。在这里，我们看看时间上富有效率的出差要点：首先，要衡量是否要出差。哪些办法可以替代出差？你可以考虑如下方式。
■让别人来找你 这是可能的，你只需要支付他的差旅账单，提供酒店住宿；其花费不超过你出差到他的城市，但可以节省你的时间。
■让其他人去 是的，即使会议很有吸引力，也要经常考虑委托的可能性。
■电话 有些事情真的可以进行简单处理，不需要面对面讨论；或者，起初进行电话联系让事情进入正轨，当项目的不确定性减少之后再进行实地访问，那么为此花费的时间将更有价值。需要注意的是，正如你看到的那样，智能手机技术日益高端精进，毫无疑问，要让绑在手腕上的小玩意充当电话只是一个时间问题，你可以用它发送电子邮件和关闭自家客厅的窗帘，而当时你可能正坐在世界另一端的餐馆里。当然，用手机来保持联系是非常宝贵的。不过我们使用手机的时候依然要当心。电话带来的冗长的信息传递程序可能不利于良好的沟通，有时回电会被推迟，由于成本高，有些人不愿意用手机打电话。打电话的时候你可能以为他只是在附近的街道，然而等翻看电话账单时，通过国际话费你才发现他实际上在中国香港。注意这些细节是必需的，但无论你在哪里，手机都可以最大限度地减少出差。
■写作（以任何形式，书信或电子邮件） 这和电话类似，只是这两种通信的形式不同，写作会产生书面记录。记住，这两者都可能无法做到像会议那样保证理解既即时又准确。
■使用技术 对于那些能够负担得起的人来说，现代通信提供了越来越高端的可能，包括电话和视频会议，你可以通过电子方式与一群人交谈甚至见面。
所以，在你打电话给旅行社之前，花点时间思考。当然，有些事情确实只能面对面地处理，有一些出差也是必需的，但不是全都如此。也就是说，当真正需要出差时，对于那些关注时间有效性最大化的人，还有其他考虑。如果你必须去，考虑路线：
■计划每次旅行 考虑优先级，时间安排、缺勤的工作安排及其他事情；
■考虑成本 同的路线或出差方式（火车还是飞机，什么级别的座位）可能不仅影响成本，而且影响时间，要节省时间就可能需要花费更多金钱；
■位置 在什么地方见面最好，比如你与要见面的人中间的地理位置；
■要带什么 例如，无须托运行李的飞行可以节省时间，使用计算机可以提高生产率（见下文）。
行程敲定之后，下一步要考虑的是如何建设性地使用差旅时间。某些任务适合在差旅中完成。以下是一些你可以做的事情。
■阅读 阅读各种材料总会有好处的，而且做起来也很容易，即使是短途差旅也可以阅读完一份报告或其他文件。
■写作 这需要更好的条件，但也是一件可以做到的事情（口述也可以，在飞机上如果你不介意你周围的人听到的话，更好的是在汽车或出租车内等有隐秘空间的地方进行口述）。
■计算机工作(包括Word文档软件) 使用现代化的设备，你很快就会习惯在出差时做这样的工作，从精神上自动把周围环境当成背景。
■讨论 这显然是指你与同事一起出差时，这样做之后可以安排合适的会议来完成后续议程。
■打电话 移动电话允许你做各种事情（详见上文）。
■思考 这特别有用，你可能不需要文件和设备，只要有意图和计划就可以这样做。我在日志里保留了一个“待思考事项”清单，比如一些长期的问题，不需要任何纸质文件，只要在适当的时候就可以进行思考了。
将任务匹配到特定的旅程。在飞机上更容易用计算机打字。火车和汽车上可能更适合其他任务。酒店客房、机场休息室等都提供了机会。思考你能做多少事情是十分值得的，即使在条件不允许的情况下，可做事情的数量都可能会让你惊讶。事实上，不利的情况也可能是一个特别好的机会：如果因为大雾被困机场，除了工作你还有适合做的事情吗？
当你外出时，不要每隔五分钟就与你的办公室联系，询问“一切都好吗”，这是在浪费你和他人的时间。同时，明确告诉别人你要知道什么，不要忘记以下基础工作：
■留下你所有的联系方式；
■告知别人什么时候可以联系你，什么时候不可以；
■随时告知他人安排的任何改动；
■提前告知你将为他人带回的工作量，尤其是任务紧迫的情况下；
■计划紧急情况，例如，将护照和信用卡的副本留在办公室，任何灾难都可以通过一个电话来解决（但在你走之前也要检查你的保险柜）。
以上细节可以有效保证时间不被浪费。你离开时也可以思考还有什么可以在回来时完成（甚至像春天大扫除之类的事情）。
虽然随着审查回顾的进行，潜在的可节省时间持续在增加，这本身是很有用的，但必须始终牢记为什么需要时间。即使不是所有，但对大多数工作来说，完成工作要求的任务最简单的办法是把此事看得比其他事情更重要。
<<<要点总结>>>
■同样，本章讨论了细节，以及如何让一个方法导向另一个方法。
■永远不要认为浪费是“偶然发生”的，并且接受它。
■依次处理每种情况并寻求实际解决方案，以最大限度地减少（如果不能删除）问题。
