现在来讲一些绝对的基本原理可能有点晚，但是个人的时间管理方法必须基于一个事实。简单来说，这一事实就是没人能在同一时间做多件事。嘲笑这一点是无用的。当然可能有一些重叠，但却不是完全同样的事情。每天只有24个小时，我们做（或不做，或花更少的时间做）某些事，是最终成功的关键所在。
时间管理术当然是关于增加实际可用的有效时间的方法论，但它也关注该时间段内给工作排序，以专注于正确的事情。因此，与其他方面一样，时间管理同样关注事情的优先级。本章介绍的一些问题，是为了给你一些有用的想法。然而，长期而言，真正将时间效率与其他方面区分开来的因素之一是轻松准确地决定事情优先级的能力。这并不是说每个人都能做到100％正确，也许可能是基于经验，但值得我们努力。
帕累托定律
在你能有效地决定优先级之前，你必须了解优先级的重要性。毫无疑问，你当然可以说，一些事情显然比别的事更重要。但是，人们很容易低估这个概念对你要做的事情有多大的影响，以及实际上对你的内在效率有多大的影响。帕累托定律，以意大利经济学家维弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）的名字命名，现在被普遍称为二八法则（80/20rule）。它以一个比率描述因果关系，虽然在现实生活中这一比率并不完全准确，但在许多商业活动中，人们发现二八法则的大致比率有时是相对准确的。例如，这一比率意味着一个公司20％的客户可能产生其收入的80％，20％的生产错误可能导致80％的产品质量不合格。
二八法则特别适用于本文讨论的问题：20％的会议时间做出约80％的决定；你的办公桌上20％的阅读项目提供工作所需的80％的信息。
最重要的是，20％的工作时间可能贡献了你工作成功所需的80％。因此，在你的日常工作中必须遵循这一点，以便将注意力集中在具有这种戏剧性效果的关键问题上。
你可能无法轻易确定哪些任务具有此等效果。有些事情很清晰明了，有些事情可能需要仔细考虑。查看你的工作描述，浏览时间日志，思考并决定做哪些事情能够产生最大的效果。并不是所有原因都是显而易见的。你可能会把一些关键的事情视为理所当然。例如，一旦某些工作成为例行公事，你可能就会忘记它们有多么重要。当然，关键事项和你花时间最多的任务之间并没有太直接的联系。
一个简单的审查就可以提示你应该如何改进当前的工作模式。明确的目标和工作规范，以及明确了解根据二八法则哪些任务会产生关键影响，是决定优先级的唯一理性基础。以此为基础武装自己，你会变得更有效率。这一方面是由于你会把时间花在关键问题上，另一方面在于你会减少或消除相应的小事所花费的时间。但是，在同一层级上确定优先事项是极度困难的，原因在于紧急程度与重要程度往往将我们陷于两难境地。紧急程度和重要程度在性质上是不同的，但在处理之前都会带来压力。思考以下四个类别会有帮助：
■紧急且重要；
■紧急但不重要；
■重要但不紧急；
■既不紧急也不重要（但仍然必要）。
总的来说，关键是提前思考并在深思熟虑之后做决定，而不是迫于环境压力去做任何事情，或者企图在第一时间就完成任何事情。需要快速采取行动的事情必须立即做，或委托他人做；可以等待的事情不应该只是放在一边，而是应该做出计划或安排，以便它们拥有应得的时间，然后有序恰当地完成。
这看起来很难，也确实很难，但在一定程度上，这种困难是出于心理原因。我们当然可以预见哪些事最需要采取行动，但不知何故，当时情形下的某种压力会给某些事情一些“不公平”的优势，而且我们允许这些优势影响决定。这是一个重要的部分：决定比方法更重要，而且没有魔法公式。以正确的方式做出正确的判断必须成为一种习惯，如果你要面对这样的压力，记得保持条理和顺序。也就是说，还有其他方法可以使注意力和时间集中在优先事项上，下面我们来看一些例子。首先，你有哪些有用的方法来处理工作中的琐事？
优先做琐事
让我改写本章的标题：偶尔我们可以优先做琐事。没有什么是完美的，你计划、排序并花费很多时间安排优先事项，但是总有一些琐碎的杂事需要马上处理，这是不可避免的，也是大多数人面临的情况。忽略杂事或假装它们并未发生，并不是好的方法。相反，你需要认识到这一情况并决定如何处理琐事。
最好的方法是简单利用一段时间突击处理这些琐事，不仅仅是因为某些琐事至关重要，而且还因为处理这类积压的事情会清除你办公桌上（记住，你办公桌上80%的文件并不太重要）和系统里的文件。所以，有必要的话，偶尔花几分钟或者一个小时处理这些琐事。处理所有这类你可能忘记但是又有必要完成的事情：把名字输入通讯录，回复备忘录，给那些希望保持联系但并不属于优先级的人打电话，以及填写账户的分析表格。
理想情况下，应该没有这类琐事。如果你真正有效地运作，那么这些事情不会被遗漏。“猪可能会飞。”如果你像我一样现实，你会发现这句话很有用。你要确保这些琐事不会太过频繁发生，一旦出现，集中时间处理这些琐事会让你获得满足感，从而更集中于重要事项，以免不必要的分心。
计划—倒退
有些任务很简单，基本上只是一件事，重要的只是决定何时完成。但是许多任务由数个阶段组成，可能由你自己或其他人分别完成不同的事情。此外，某些阶段工作要在不同的地方进行，整个过程可能需要几天、几周或几个月。所有这些原因导致以正确的方式安排这样的多阶段事情变得非常重要，如此方能保证所有优先任务都按时完成。可能发生的情况是，你承担一个项目，并在开始的时候相信它直接而简单。考虑一个例子：你要发送一个通信简报。我们将其分为四个阶段：
■决定内容；
■写作；
■设计；
■打印。
你完成第一和第二阶段时，发现已经花费了比想象中更长的时间。你急忙开始第三阶段，但是中途你会发现，整个工作无法按时完成。那时，你可能会加快速度，但其他优先的事情可能会受到影响，也许唯一能达到最后期限的方法是寻求额外的帮助或花更多的钱，甚至二者兼有。我们需要做的是从这一循环的结束端来进行调整：
■从截止日期开始；
■估计每个阶段的时间；
■确保总任务与可用的总时间相匹配；
■有足够的时间应对意外情况，事情不会总是按照计划去完成；
■孤立地观察事物，看它将如何适应或影响其他当前项目和责任。
你可能需要调整某阶段的工作方式，以适应正在进行的其他事项。例如，也许某个阶段可以委托给他人，以便你已经开始负责的阶段可以从头到尾由你完成。早期可能有多种选择，而一旦你进入中途，可选择项就会减少，其他事情受到影响的可能性也会增加。需要做的是在项目之前有足够规划的时间，通过思考你能看到整体情况，而不是随意判断并简单笼统地说“没有问题”。
遵守最后期限
你一定听过这样的抱怨：“如果明天需要的话，我会要求明天完成。”最后期限的最大问题是其紧迫性，人们往往都希望许多事情在昨天就完成了（有时是因为某人的不良策划），如果你不小心，那么你总是在花时间追赶最后期限。正如红皇后（Red Queen，迪士尼电影《爱丽丝梦游仙境》中的角色）告诉爱丽丝：“在这里你看到，快速奔跑才能维持在原地，如果你想到别的地方去，你必须以两倍的速度奔跑。”
因此，最后期限必须是现实的，这是上一节中提出的观点的应有之义。给自己足够的时间，建立一些应急计划，然后你可以正确地处理事情，仍然能够确保在最后期限前完成任务。听起来很好，但确实如此吗？最后期限还有另一个常见的复杂性：人们并不遵守期限。在某些方面，这是可以理解的，遵循最后期限意味着很多，不仅在结果方面，而且在声誉方面。所以，常见的情况是，如果某事必须在月底前完成，那么出于“安全”考虑，我们会要求25日完成。但是这种做法和做这件事的人要被办公室的人所熟知，因此最后期限的接受者决定延迟一个星期完成是没有问题的。如果涉及几个人，那么错误判断可能会随着口口相传而使情况变得更糟，总体而言，错过最后期限的概率也会因此增加。这听来很讽刺，起初人们为了确保达到最后期限而尝试将最后期限提前，但最终却因此导致其无法完成。
道德底线本身是清晰的。在与你相关的任何组织中，要尝试确保最后期限的情况清楚和公开，并且让每个人充分了解情况。如果某事需要在当月10日完成，那么就说10日。如果意识到可能会发生意外情况，需要再次强调：“10日是客户要求的时间，让我们把目标提前两天，以便有时间做最后的检查，确保我们不会失信于客户。”这不仅使我们更加确定要达到的截止日期——部分是因为人们喜欢这种方法并会为此而做出更加肯定的承诺，而且由于时间常被花费在达到一个并非真正的截止日期上，从而避免其他事情遭遇风险。大多数办公室存在足够的压力，不需要人为地将问题复杂化。
然而，许多事情必须在最后期限之前完成（包括写这本书），有一些事项的完成方式会影响完成整个任务所需要的时间。清楚了这一点，对方法进行审查就可以节省时间；其他的情况是，经过审查后发现根本不需要采取行动。而实际上后者发生的频率比你想象的更高。然而，首先考虑那些必须做的事情。有些事情如果放到今天来做，你可能会用不同的方法。
审查任务方法
确保你有足够的时间完成优先任务的另一个有效方法是，审查完成各类任务的工作方法。显然，你做事的方法将影响需要花费的时间。因此，有必要审查特定任务的工作方法，有必要的话要定期审查。我不是建议你停止所有其他工作，只是花时间来检查方法，同时让你给自己一个任务，去审查一段时间内的事情，并寻求有价值的改善。
我的写作工作就是一个很好的例子。第一本书是我手写的，然后我的秘书开始了用打字机打字、编辑和重新键入的长期过程。从我自己开始打字之后，这个过程已经发生改变和简化。我仍然必须决定要写什么（我不希望发行商相信这是件容易的事），但整个过程需要的时间更少。我不得不学习文字输入，尽管这在我看来不够完美，但整体节省的时间是值得的，当然还有其他优点，比如我在旅行中也可以输入文字，可以节省更多的时间。显然，对任务可能做出的改变取决于其性质，但这些尝试是值得的，例如：
■对以前比较随机或烦琐的任务进行系统化整理；
■更改实际方法（如上面的示例）；
■与其他人一起工作（例如，在我的工作中，我会做一些小的文案和宣传册设计，并且总与我的一个同事一起检查副本；我另一个观点是更加肯定和快速地与他人合作，而不是独自苦苦思索）；
■降低标准——有的方法可以实现完美；也有的方法更快却不够完美，但完全在可接受的范围内，其结果往往更省钱；
■外包——换句话说，有些任务交给外部供应商做，他们可以做得比你更快，有时还更便宜和更好。
再次说明，你可以继续用以上列表，也可以找到适合自己特定工作和行动的方法。然而，重要的原则在于检查是否有更好的做事方法。这需要积极的审查和开放的心态，任何你能想到的优化过程的方法都值得考虑。也许你可以选择某些任务与同事互换，这将带来新的思路和方法；你们可以互相提高和改进。然而，不管用什么方法，都要让这一切实现。因为永远不会只有一种正确做事的方式，改进的方法能够节省大量时间。
消除不必要项
如果询问人们是否愿意做不必要的事情，大多数人的回答都是否定的，毕竟这听起来很荒谬，但它确实因为各种原因在发生。你可以考虑以下几个例子。
■习惯 你总是参加月度会议，阅读定期分发的报告，检查某些信息，存档某些文件并与某些人保持联系。这些事情很容易进行，无须思考自动重复，但它们也不必要地占用了时间。
■保险 你总是做有保障的事情。万一出现问题，万一有人问为什么，万一……有时原因并不清楚，只是感觉做些事情总比不做更安全。存档和记录就是这类例子。
■避免 做一些事情的真正原因已经不存在了，但继续这样做意味着你没有时间和原因来接受或尝试新的也可能是冒险的东西。老实说，你真的从来不做新的事情吗？
■期望 你做事不是因为它们的真正价值，而是因为别人期望或你觉得是别人期望你这么做。在团队环境中，你不想让别人失望，虽然你会通过忽略优先级让别人更加失望。
■外表 你做事是因为这些是应该参与的“好事情”，或许在政治上，每个组织都有一些办公室政治。你的位置和组织中人们的看法是很重要的，但你不能过度参与这类事情，尤其不要弄巧成拙，被视作无所事事的自负之徒。
更多可能的行为无处不在，每个标题下都有看似不可置疑的有效理由：你确实需要参加一些会议只是为了表明你的承诺，这很实际且优先级很高。但是，这时候你需要表现得很坚定。有什么事情可以不去做，且不会显著影响结果呢？对于大多数人来说，如果诚实地回答，那么答案是肯定的。因此，如果你还没有这么做，立即审查并将其设为定期项目，以避免不必要的任务再次蔓延。
这是怎么做到的？非常简单（就是像我一样的顾问花费大量的时间帮客户解决问题），你只需问为什么及为什么要做某件事。如果答案是因为就是这样，因为系统，或者最糟糕的是，这是一直以来的做法，那么继续问为什么。如果你不能找到真正更好的理由，那么这项任务可能是待消除的选项。如果做不到这一点，也许你可以不那么频繁，不用太详细，或以其他方式调整方法来节省时间，并注意优先级。这是另一个可以从时间日志开始做起的方面；重要的不只是你正在做的事情，而且包括所需的时间。如果你冷静对待这些问题并诚实面对答案，那么你就可以节省时间。
<<<练习>>>
刚才提到的问题足以让你立即行动，并有机会将你做的事情与本书的信息联系起来。选择一个领域，思考做事的方法，然后问自己为什么这样做。你可能会发现做某件事的理由原来不是那么迫切，从而可以使你反思、改变和改进。
危险，保持距离
其实，某个特定类型的任务可以非常明智地被归类为不必要，至少对你而言是如此。黑洞或者说坍缩星如此巨大，以致其强大的重力将一切都拉向它们，即使光也无法逃脱。在大多数办公室和公司都有类似现象，“黑洞工作”吸收的时间比你想象的更多。小心，它们就像真正的黑洞，如果你太靠近将“有去无回”，参与这类工作意味着所有其他计划必须被搁置。什么样的工作符合这种描述？它们包括以下项目：
■涉及一些不同的、复杂的任务；
■可能有争议；
■不可能完成且取悦所有人；
■可能破坏声誉；
■占用相当不成比例的时间。
这类事情包括举办公司二十周年庆典及公司乔迁等一系列事务。这样的事情必须去做（如果这是你的分内工作，那与我们描述的情况则有所不同），但公司有关部门经常呼吁“志愿者”参与。这可能意味着董事总经理在公开场合以一种“如果拒绝会有风险”的方式来建议：“这当然只是一个建议，但我们会记住谁能来完成。”在这一点上，与此无关的其他人会感到宽慰，下定决心不参与，即使是一个微小的支持角色。
你要知道，只要你有一点智慧，那么你就应该重视你的能力并将其用于重要的任务，远离有以上特点的“黑洞工作”。不要说你没有被警告过。
对你的优先事项有信心
最佳的时间管理者能成功地集中时间和精力在他们的优先事项上；他们这样做的一个原因是，他们有能力迅速而坚定地确定哪些属于优先事项。其他人不但占用宝贵的时间决定了哪些事项应该优先，而且不自信地一次又一次仔细检查自己的决策。当然，当情况发生改变或正在进行的审查有必要但毫无用处时，确定优先事项就正如俗话“挖出植物检查其根部是否生长良好”所说的一样。同样，有些人在他们的决策中寻求的持续保证可能只是浪费时间，并且在我看来，也会导致压力重重。
决策过程从审查和分析开始。记住，一次只能做一件事，你必须清楚待办事项中的关键因素，哪些是实际上最重要的并构成真正的优先事项。仔细考虑所有方面之后，你需要做出决策。在这一点上没有理由怀疑其正确性。
而且，在任何情况下，进一步的审查也无法改变一次只能做一件事这个事实。不管多么不合逻辑，“待办事项”清单有时提示我们寻求改变。无论清单上的待办事项是10件或100件，总有事情要优先完成。
所以，做出决定，坚持下去并完成任务。越早做决策，你就越能及时将这些待办事项从清单中清除。有很多人撰文讨论职场的工作压力（虽然不是我），但压力是对环境的反应，而不是环境本身。为了表明信心，你应该说你自己：
■知道优先事项；
■在合理和全面考虑所有事实的情况下，合理地做出了工作规划和决定；
■确定没有更多其他事项，目前你可以让事情更容易完成；
■知道如果继续进行，你将会有效地完成任务，而且你使用的方法是有意义的。
这些应该让你对这个过程感觉舒适，并拒绝任何压力。试图找到你正担心的可能有更高优先级的工作，知道各种其他的事情正在排队等待处理但仍未解决，以及怀疑自己的做事方式等都是压力的表现。有条理并保持冷静，你会更好地维持和提高有效性。
明确你的优先事项这一方面不应该被低估。尝试解决这一问题。查看时间日志并分析做了什么，你可能会惊讶地发现，你已在做的很多事情即使遗漏（永远或一会儿）也不会导致任何问题。然后你可以创造性地思考如何使用节省出来的时间。
<<<要点总结>>>
■记住，决定优先级是成为一个有效的时间管理者的基础。
■你需要一种有效、系统和定期的方法来审查优先事项，并决定哪些第一，哪些第二。
■你的方法必须要是现实的，能够做到的。
■坚持你的优先事项，并在你偏离意图时采取行动。
