让我们有个积极的开始。文书工作不会难倒你。你可以控制它，虽然你可能无法完全消除文书工作。有些文书工作是必要的，虽然现在距IT专家开始提出“无纸化办公室”已经有20年了，但在我的办公桌上依然有那么多的纸质文件。信件、备忘录、传真、报告、表格与建议等，所有这些源源不断地增加你的文书工作量。你不是在阅读，就是在书写，如果都不是，那么你应该正在处理涉及文书工作的事情。所有这些都可能占用很大一部分时间。在时间管理中，对于文书工作，要做的是：
■消除；
■最小化；
■迅速有效地完成必要项。
在此，我们可以考虑一系列或大或小的想法，来帮助你控制文书工作。这些方法不一定全面，事实上没有任何审查可以达到这种程度，但这些想法是对处理纸质文件方式的重要思考。因为每个人桌上的文件都是独一无二的，最终我们必须找到自己解决
这个问题的办法，而这里的原则只是形成你自己的方法的基础。良好的开始就是，最大限度地减少你每天处理的文件数量。
尽量减少文书工作
也许在这个领域要问的第一件事很简单：你的所有文书工作真的有必要吗？如果立刻清除，很多文件马上就可以处理。本书已经建议的一个此类例子是，你的工作/时间计划需要是书面的。但是其他一些文书工作是可以消除的，通常要做的只是在书写之前暂停一秒钟，问问自己正要做的事情是否真的有必要。查看你桌上的文件，看看有多少并非真有必要，想想有多少可以用其他方式实现目的。然而，有人总是把这一切都送到你的办公桌上，据推测，他们这样做是出于好心。也许你的文书工作大部分都与此类似。
那么，你要怎么做呢？书面沟通的主要替代方法是电话，拨打电话通常比写东西要快得多，因为不是任何沟通都需要书面记录，所以电话是减少文书工作的最可靠的方法之一。
此外，值得一提的是现今无处不在的电子邮件。电子邮件给人的紧迫感并不强烈，让人感兴趣的是其风格（虽然不可否认电子邮件的确有用）。电子邮件被开发出来似乎就带着完全非正式的风格，不论是大公司内部沟通还是与外部组织的沟通，这种风格都被普遍接受，因为电子邮件作为一种快速的沟通形式，其简洁性对现代办公来说是至关重要的。简洁能够节省时间，但也必须容易理解。你应适当打印和存档电子邮件，并保持计算机中电子邮件列表易于管理。
另外两点值得一提。第一，为了减缓造纸对森林的消耗和对环境的破坏，只要有时间就应该考虑副本的必要性。给别人写东西是一回事，但是真正增加文书工作的往往是副本的流通。如果你列出的收件人占公司的一半，那么请仔细思考，哪些人真正需要这一副本？
第二，你的文档可以标准化吗？许多能够记录在计算机中的常规通信，如信件、文档或单独的段落，可以放在一起用于编辑合适的文件。技术真的可以节省时间。但在这里有一个非常重要的警告：如果不合适的话，千万不要使用标准材料。例如，在销售区域，许多信件和建议本应该视作个人回复，却使用了标准回答。此外，任何标准材料都应该仔细检查，看看语言是否流畅。否则，一些不好甚至有害的文字会反复发送。节省时间当然重要，但不应该以不可接受的低质量为代价。
养成简洁的习惯
不耗时的书面沟通不仅要简短，而且用词要简明扼要、精准明确（此处我们并不是要论述如何让沟通易于理解，但是千万不要假设沟通很容易。事实恰好相反，不当的沟通造成的误解会带来一系列的咨询和澄清，从而浪费时间）。这里值得用一个简短的段落对此进行讨论。我注意到许多人不太愿意写简短的商业信件。下面举个例子说明这一点。A在会议之前写信给B，询问他的航班
何时到达以及是否需要接机。B的回复如下。
尊敬的A先生：
感谢你于2009年7月24日的来信。关于下周7月30日星期四到你办公室的会见，我很高兴地告诉你，我的所有旅行安排现在已经完成，也许你可能还记得我之前遇到一些麻烦，不过我已经落实了所有安排细节。我将乘坐915号航班于当天上午10点到达。这一时间应该刚好能赶上我们的午餐会见。对于你与我的这次见面，我将非常感谢你在这方面的帮助……
诸如此类。如果两个人彼此稍微有所了解，那么其实像下面这样写肯定不会出错。
尊敬的A先生：
收到你的来信真好。我将于7月30日上午10时乘坐915号航班到达。如果你能安排人接机那就再好不过，我可以找你的司机。非常感谢，期待很快与你见面……
我更喜欢收到第二封信。信息很清楚，不必查看任何额外的材料，节省了我的时间，而且长度是第一封信的三分之一或四分之一。第二封信撰写和发送花费的时间更少。我认为它也足够有礼貌，希望更多的人采用这种书写方法。如果用三行字能说完的事情，那么就只写三行。考虑一下，如果把3页备忘录简化成1页，把20页的报告简化成10页，将给你节省多少时间。我承诺这个话题只会占用一个简短的段落，因此我说得已经够多了，观点也已明了。
我们已经提到了简短，另外值得一提的是用词。陈旧而冗长的备忘录已经在很大程度上被电子邮件取代了，而电子邮件中使用简短文字已经成为一种习惯。然而，简洁有助于节省时间，但要以保证清晰为前提。
文件处理最小化
首先，做下面这个练习。
<<<练习>>>
你可以尝试一个有趣的实验（不会需要很长时间，最终可以节省你的时间）。选择10个左右现在在你的办公桌上的项目，包括信件、备忘录和文件，所有这些都需要你采取行动，并在它们的右上角标记红点。然后很简单，一如既往地处理它们。每次你拿到它们的时候，在右上角添加另一个红点。随着时间的流逝，你会记录这份文件你拿过多少次。例如，一封今天送达的信：
■你阅读信件；
■你决定不立即处理，打算下午与其他工作一起处理；
■下午你正打算开始做什么，但被打断；
■这封信要处理的事项超过了今天的时间范围，你第二天早上再次拿起它，于是一切周而复始。
以上我们只是假设那是一封简单的信。在其他情况下，项目和流程往往可能跨越几个星期或几个月，你可以想象标记的红点的数量。这被称为“麻疹测试”（measles test），它有助于确定做事方式如何影响所花费的时间。有时，反复触发某事是必要的，但是其他情况下你可能会惊讶，一份文件在解决前来回在你办公桌上出现了多次。改变的第一步是知道从何处着手。
以上述方式获得的信息十分有用。有时改善很容易，比如使用提示文件（参见第三章）来解决某些文件被反复拿起的问题。在其他情况下，它可能会引导你反思处理某些任务的方法。无论如何，你应该遵循这一原则：在解决之前尝试使处理任务的次数尽可能少。
如果你有明确的计划和系统来将工作分类，那么有些事情就会立即得到处理，而有些事情则由于某种原因稍后才能处理。如果严格地使用以上方法，你将会减少多次处理文件所花费的时间。然而我们不得不面对现实。大多数工作实际上不是由许多完全独立的任务组成的，要是那样事情就简单容易得多。对于很多人来说，不同的项目和领域之间互相关联；事实上，一些工作的某些元素能够变成建设性的机会，以及所谓的协同效应（或通俗的2+2=5效应）。所有这些都需要充分审查文书工作所代表的情况，以便使这种机会成为可能。因此，与其他规则一样，这条规则不能被粗暴地使用。你需要充分了解某些项目才能有效地操作，并且必须小心，不要以不适合个人工作的方式减少文件处理的次数。
我不想把我的建议变成对读者的约束，然而，这里倡导的原则是合理的。作为一般的规则，你要知道文件经手的次数并使其恰当地减少，这对于时间管理很有意义。
不要让文件和存档浪费时间
“你还需要吗？还是我可以存档了？”简而言之，这是关于文件存档的问题。通常，存档就是简单地将文件从桌子上拿走，虽然有方法建议将文件存放于哪里，但是并没有真正考虑哪些文件应该保存以及保存多长时间，这才造成了时间浪费。某跨国巨头的调查得出的可怕统计数据显示，存档的文件中只有10％再次被提取；这还是在一个以高效率著称的组织里。那么对普通人来说意味着什么呢？
这意味着90％的产品本可以被销毁，在调查中称为“将它们保持在舒适环境和合适温度”的成本是巨大的。我们在这里考虑的时间浪费，同样令人担忧。但有些事情确实需要存档，所以你不能不分精华或糟粕就全盘否定（throw the baby out with the bath water，原意为“倒洗澡水连小孩也倒掉”），你需要的是一个系统。
通过一切手段，让秘书设计或帮助设计一个系统，但为了追求一致性，你应该决定文件的去向。关于重组的文件放入文件夹R，O用于组织或办公室，E用于效率驱动，或B用于老板的宠物项目？这种方法存在严重的问题，用过这些文件超过一年的人可能知道这些字母代表什么，但是很少有人能够永远记得这些细节。所以，这一系统必须正确。这很难一概而论，你可能需要账户文件、项目文件或许多其他文件夹。通常最好进行分类，按照A～Z排序，而不是形成无所不包的巨大系统。当你查看潜在需要存档的材料时，你真的只有三个行动选项：
■不存档，丢弃；
■存档，但不考虑它将保存多长时间；
■存档，并指明销毁日期（或至少是审核日期）。
仔细考虑你需要保留多少文件，通过定期审查的方法来保证存档文件可控。现在，考虑你桌上或周围的东西。有多少文件现在可以扔掉？答案可能是很少。但是，想象一下同样的这些文件，有多少是在未来六个月、一年、两年里你依然需要的？此处，诚实的答案可能会很少。随着时间越来越久远，需要保存的文件也会越来越少。那么为什么不把更多的文件丢掉？
想想你已经保存的文件。假如你每三个月内需要拿到一次常规的财务摘要，即使你有这些文件，但是你从财务那里只需花30秒就可以拿到。想想那些你为了以防万一而留下的文件。在你的心里，你虽然可能知道应该判断一下哪些是必要的，但你仍然保存了太多的文件。相信你的直觉，记住这一古老的说法：“如果它看起来像一只鸭子并嘎嘎叫，那么它可能就是一只鸭子。”如果你99％地肯定某些文件会很快变成垃圾，你可能是对的，毕竟那是你的文件。所以，扔了它们吧。
但如果你错了，你丢弃的东西确实是需要的且因此可能会浪费时间，那么你就要考虑一些保险措施。有两个系统方法可以考虑。首先，批量存档，这适用于不宜过早存档的情况。所有文件以简单的A～Z字母排序放在批处理文件中，在一个月后才存档（你自己选择时间）。但在存档之前，你需要查看哪些还需要继续保存。仅仅一个月，你就会惊讶有那么多需要丢弃的文件。其次，“年表”文件，这一方法为每封信和每份文档提供额外的副本，以日期顺序放入大的拱形文件夹中。以固定的时间长度保存文件，比如一年分为四个季度，使其更易于管理。每当第四季度文件已满时，你就可以将第一季度的文件丢弃，并使用当前材料存档新的季度文件。以上系统方法可以二选一，或两者都适合你。它们让你无情地把某些文件丢弃，即使某些特殊情况下不该丢弃该文件，你依然可以在备份文件中找到它们。
许多系统方法受益于一个破坏的系统。这可以通过设置日期（可能以年为单位），甚至非常简单地通过容量来完成。我有一个专门放文件的抽屉，里面的文件按日期排序，每次添加新文件时，将一些旧文件从抽屉中取出。抽屉总是刚刚满，这样保存的文件总是有用的，且没有人为此浪费任何时间。
文档存放必须在办公室工作的基础上进行系统化。如果所有文件摆放有序，你可以找到你想要的（如果没有太多文件，这本质上更容易），不必花时间使用系统来腾出日益增多的空间，那么这一系统则运行良好。是你控制它们，而不是它们控制你。存档与秩序必须节省时间。
需要注意的是：如果你的文件或部分文件保存在计算机上，考虑一下哪些需要打印出来备份，或者需要制作常规电子备份文件且单独存储。我知道你了解这一点，但你做到了吗？
保持文件整洁
我喜欢自己从来没有丢失东西（很少丢失），但在最近两个罕见的场合，我发现丢失的文件用回形针夹着，隐藏在一批不同信件的背面。这种可能性很小，但在混乱的情况下你会浪费时间寻找和整理文件。回形针不是保持文件整洁的最佳方式，当心，回形针可能会限制其他文件并出其不意地将你困住。
文件必须保持整洁。不要把太多的文件放在一起，这样容易变得难以管理，让人特别担心的情况是当你拿着文件外出的时候。把文件装订好，用订书机或打孔器，而不是用回形针，不同的文件适合不同的装订方式，去尝试哪一种适合你。我喜欢的方式是顶部和底部用橡皮带扣好。并行的事情越多，当前的文件越需要保持整洁。
如果你一次只需用到一种文件，直到完成才被全部替换，那么这不是问题；如果你有很多工作要同时进行，那么这是至关重要的。在这方面，时间管理类似于杂技表演。在空中有很多球，如果一个落下，那么剩下的会跟着落下。你需要完成的工作越多，只要其中一项变得混乱，由此造成的时间浪费就越多。记住，要保持你对文件的实际控制权。
计算机化，但要小心
计算机改变办公室工作，使一切都快速和高效地运行，这是20世纪最伟大的神话之一。然而，正如其他伟大的承诺（比如“你的支票在你的信箱里”）一样，计算机也不是能被完全信任的。我并不反对使用计算机，如今你无法想象不用计算机如何才能完成工作。然而，这并不代表不会存在问题，无论是在效率和时间利用率方面，还是在个人执行能力方面。计算机带来的帮助有许多好的例子：
■计算机化的数据库，可用台式PC访问，大大减少了排序、分析或与沟通数据库名称所需的时间；
■图形程序，可以将混乱的数据转化为图形，并在瞬间传达关键点；
■桌面排版（desktop publishing，缩写的DTP），意味着能够通过按钮轻松地在内部生成文档，无须与三个独立的外部供应商联系；
■电子邮件系统，允许与分公司或海外联系人进行简单、快速的通信，并允许你查看他们发送给你的文件；
■计算机化版本程序，如绘图、数据分析及解释统计数据（可以单独或者交叉使用），这些程序使手动运行仪器获取类似结果变得奇怪。
你可以想到更多这样的例子。有些已经成为你的例行工作，大多数可以节省时间。然而，有些系统并没有被设计得那么聪明。想想你在银行、保险公司或酒店作为一个客户时，因为系统而感到沮丧的经历。比如酒店的账户，对于酒店的管理大概是有效的，但许多因为没有缩写而难以理解，客户服务因此受损。所以计算机也有另一面：需要专业人员帮助创建许多系统（在某些情况下还需进行操作指导）。这些都需要很高的资金成本，虽然现在有所下降，但这些很容易被当作不作为的借口（如果每次旅行社的人说“对不起，计算机坏了”，我就攒一枚硬币的话，那么我现在一定富裕得可以环游世界了）。总之，建立这些系统需要时间，同时也需要小心权衡哪些举措是有意义的。
计算机化确实能够节省很多时间，但粗心也可能使之成为陷阱，导致时间浪费。当新事物出现时，你要用尽一切办法检查其可用的部分，但是也要考虑其替代品或许会运行得很好。如果翻看袖珍电话簿很快就可以找到电话号码，那么为什么不继续这样做，直到真正更好的方法出现呢？
请勿不必要地重复信息
维护任何信息系统都需要时间。如果信息以相同或相似的形式保存在不同的地方，则维护起来要花费的时间更长。这样的情况需要改进，有一个在几分钟内便可完成的快速检查方法：画一个矩阵，其中横轴为信息，钜阵为其存储的地方。如果纵轴上出现一系列的勾选框，那么表示你存储信息的地方太多了。
此类分析将快速显示任何种类的重复程度，以及记录的完整程度。如果你随后思考最常搜索信息的地方，你可能会发现只有少数地方经常使用。这反过来说明，信息出现在其他地方是个问题。其中有多少地方可以报废或减少？这些都会造成时间浪费，如果忽视此类重复，任由系统和信息随着时间的推移随意增加，那么最终将远离本来的目的。顺便提一下，另一个要观察的领域是计算机信息系统，原因就是包括额外信息处理在内的技术能力通常很强大。对这些信息来源的合理使用很重要。
请勿不必要地增加信息
有时，任务看起来很重要，但随后发生的事情表明它们并不重要，或者不再重要。有时候发生的事情是在浪费时间，然而一旦发生就要思考如何停止。我的一次经历可以说明这一点。我在一家公司工作时，询问他们是否有销售分析方面的某些信息。起初，答案是没有，然后销售办公室的一个人说，他们实际上每个月都把这类分析发送到总经理办公室。总经理否认这一情况，但他的秘书在偶然听到我的要求之后，说她有此类信息的文件。
检查之后发现信息确实在那里。这些信息每个月送达秘书的办公桌，她随之就提交了。回顾之后我们发现，大约两年前，总经理要求进行这个特殊分析，并且当月摘要就已生成。他看了看，然后放在秘书的备案文件盘里，秘书为此建立了一个新文件夹用来存储这类分析文件。销售办公室在下个月再次生成分析报告，发送到总经理的办公室，但秘书每次都把报告直接放入文件盘，而从未拿给总经理看过。这种情况每个月重复，一直持续了两年。销售办公室的同事每个月花几个小时完成的数据分析，除了第一次被查看，其余时候都是被束之高阁。
从任务初次开始之后，这种情况就很容易继续。这是谁的错？销售办公室、总经理还是秘书的错？抑或是三个人全部都错了？他们可能会说，事情就这样发生了，但更重要的是，今后能够防止这种情况吗？你应该制定一个规则：每当你被要求提供信息时，你要做一个日志笔记，在未来的某个时候（比如6个月或12个月之后）检查这项操作是否仍然有必要。你应该查看发送这些信息是否仍有必要：
■相同的频率（每季度和每月发送是否效果一样）；
■列出的所有人是否都有必要；
■是否需要这么详细的信息（总结是否也可以）。
任何改变都将节省时间，而且是值得的，你也有可能会发现它根本没有必要。很少有人会要求停止向他们发送信息，但如果被问及，他们会承认没有这些信息更好。注意这类情况，很可能在你的组织中，许多东西都在不必要地重复。
不要随意使用书面内容
我的课程代表告诉我，要求他准备的20页报告被经理退回来了，经理要求他做口头总结。然而他一直关注书面报告，对口头总结并没有准备。他做陈述时由于紧张所致，并没有希望的那样流利，报告提到的问题有遗漏，而那份报告从未被读过（很可能会被存档或者销毁）。他自然很受委屈，对这件事感到不满，这显然情有可原。
当然，管理层应该考虑其行动、决定和要求造成的时间浪费的后果。有些事避免你花费时间，却让另一个人产生很多额外工作。如果你是经理，你合理利用时间的责任应该包括整个团队。如果每个人都被各种各样不必要的任务和文书束缚，那么你的生产率也不会高。对于需要完成的工作、采取的行动以及要考虑的因素，在许多情况下书面说明、指示或确认都不必要，尽管很重要。但在其他场合，情况可能不是这样。上文提到的书面报告很可能没有被要求做。当然，行动还是不行动，不仅仅取决于报告中所记录的细节，据推测，相关经理认为他有足够的信息做出有效的决策。这种事情经常发生。时间可能会被浪费，除非行动发起者一开始就认为包含指定信息的书面内容确有必要。同样，收到这些要求的人不应害怕询问并检查该行动是否真的有必要。不论你是指令发送者还是接收者，抑或是兼而有之，都要思考这一情况。当然，还有其他要考虑的因素。如果下一次总经理要求报告的时候你只是生硬地拒绝，你不要哭着来找我说你没读过本书。但是在许多情况下，可以并且应该进行检查（即使面对的是总经理），以此减少书面内容。
更快地写作
如今，“写得更快”似乎与许多类似的建议相提并论，如“节约用水，与朋友一起淋浴”。你可能会问你应该怎么做，急急忙忙写出垃圾文字？不，应该关注写作的质量。想想你最近写的复杂文件（可能是一份报告），你必须考虑要表达什么以及如何表达，设计信息呈现的结构和顺序。所有这一切都需要时间，编辑校对也需要时间。
系统的方法是，首先决定报告怎么写，其次考虑具体如何实现，分解成两个任务使整件事不再复杂。这不仅有助于你写得更好，还会让你写得更快。谈论写作细节不是本书的宗旨（关于写作的细节可以参考我的书《如何撰写报告和提案》），我在此只是提出一个观点，如果你有定期写作的任务，那么有必要进行调查和学习。
WPB——办公室中最节省时间的对象
最后，如果简单地追溯到最终的结果，那么办公文书在本质上就是要扔掉的东西。WPB指的是废纸篓（waste-paper basket）。办公桌和办公室整洁将有助于节省时间与提高效率，你需要的是整齐和方便的文件摆放，文件要各就各位。相反，如果一切并非秩序井然，那么文件数量会增加，而其中很多文件都是为了以防万一而保存的。
你的办公桌上有各种各样的东西：杂志、邮件、标记为“阅读和传阅”与“仅供参考”的文件、与你无关的文件副本，以及你希望从未参加过的会议纪要。其中很多文件保留太久，办公桌上都是成堆的文件，甚至在公文包中你还要放入一打文件（比如在家里阅读的东西）。处理这些宜早不宜晚，当一切增加到不可收拾时，就更加难以处理。立即做出决定可以减少这类文件的数量，例如：
■如果你在传阅文件的名单上，但不想看今天的内容，那么将自己的名字加到下次阅读的清单上并传递给别人，等文件再次传回来之后，可能你就不太忙了；
■至少要查看一次杂志，也许你可以撕下其中的一两页，然后把剩下的部分丢掉；
■非常仔细地考虑那些过剩的“可能有用”的文件是否真的有用，要么将其存档，要么将其丢弃。
所有这些方法和行动都会有帮助，但大多数人都很保守，不愿意丢弃东西。除非你非常不典型，否则现在你的桌上及周围会有很多可以丢弃的东西。检查并丢弃一些东西吧。让装满废纸篓成为你一天结束时的目标。想象一下，满满的废纸篓意味规模的减少。这一规模不是用数量分级，而是用节省的时间分级。
<<<要点总结>>>
■文书工作（包括“电子文书工作”）可能是一个巨大的时间浪费，要对其保持控制。
■定期审查和安排往来文件。
■仔细考虑你发起的任务，以免浪费别人的时间。
■考虑初始想法得到实现，确保一切尽可能简洁明了。
