■会议真的有必要吗？
■是否应该是定期会议？（仔细考虑这个问题，一旦会议安排为每周、每月一次或任何类似频率，就会成为一个难以打破的例行程序，因此这种形式特别容易浪费时间。）
■谁应该参加（或谁不应该参加）？
如果你在这些方面有明确的答案，那么你可以继续。需要注意如下一些要点。
■设置议程 这个非常重要。如果你只是简单地补充你的内容，不用开会也可进行（预先通知议程，告知他们需要提供的观点）。
■计时 设置开始时间和结束时间，然后判断并执行持续时间，甚至对要处理的单个项目设置一些粗略的时间。要尊重时间：准时开始并坚持计划的持续时间。
■目标 设定明确的目标，这样你可以说为什么要举行会议（原因不应该是离上次会议已经一个月了）。
■提前准备 阅读所有必要的文件，检查所有必要的细节，并想想如何处理你自己要传达的信息，以及如何激励和控制他人。
■要求别人准备 这可能意味着灌输习惯（例如，不要回顾应该在会议之前了解的东西，这只会告诉别人阅读会议材料没有必要）。
■与会者 哪些人应该参加（或不参加），以及他们的职位和角色。
■环境 如果参加的人们感到舒适并且不被打扰，会议就会进行得更加顺利（应在开始之前整理或更换咖啡壶，关闭电话）。
然后，在指定的时间，有人必须负责让整个会议顺利进行。
领导会议
即使简单的会议也需要有主持人。这并不意味着主持人必须是在座的最资深的人，也不意味着他要做大多数谈话（甚至领导谈话）的负责人，也不需要是被正式称为“主席”的人。我们需要有人来指导会议。有效的主持人可以确保会议精确进行，这意味着：
■会议将更好地关注其目标；
■讨论可以更具建设性；
■在做出具体决定之前，确保充分的审查；
■论证或案例的所有方面都得到反馈和平衡；
■程序保持诚实和较少争议（即使在处理有争议的问题时）。
因此，有效主持的所有结果都是积极的，并且可以保证会议简洁。总之，一个好的主持人可以领导会议，组织讨论和行动，以便达到目标，迅速有效，不浪费时间。
要做的事情很简单。大多数是常识，整体的作用很重要。会议主持人必须坚持的两个简单但关键的规则（并且所有在座的人都应该尊重）是：一次只能有一个人谈话，必要的时候由主持人决定谁发言。
这里需要强调做一个好的会议主持人应该具备的素质。主持人有至关重要的作用。他们必须尊重他人，保证秩序并确保讨论朝着目标迈进。他们必须倾听和总结，在出现困境时起到协调作用。要有效地做到“负责”，需要用到外交手段。最后，考虑另外两个重要因素。
让会议开局顺利
好的会议有良好的开始、过程和结束。主持人应以下列方式
开始会议：
■积极；
■使其目的（和程序）清晰，看起来很商务；
■确定支持人的权利和主管的权利；
■创造正确的气氛（无论是提示创造性思维，还是详细分析数字）；
■提高对主题的兴趣和热情（是的，即使是冗长的定期审查）。
如果主持人较早与他人互动而不是开始冗长的独白，就会有所帮助。这暗示了最后一点。
促成讨论
当然，有时提示发言并不会有太大问题，但你想要的是每个人的发言（要不然他们为什么要参会）。因此，为了确保你得到充分和有代表性的讨论内容，然后基于恰当的事实得出结论，你可能需要促成讨论。
了解参与者沉默的具体原因，例如，他们可能害怕来自其他更高级或更强大的人的拒绝或压力，没有准备，对之前的情况不完全理解，或者确实可能只是需要鼓励。好的主持人会征求意见，并提出开放和审慎的建议。
记住，语调或方式很容易影响评论。例如，有些高级人员的想法可能不利于鼓励创造性的建议：“这只是一个建议，但要记住谁能做到。”所以，不要主导他人的想法。
问题有助于促成充分的讨论。制定预案以确保对不同的人有不同的措施，例如吸引沉默者发言，防止压倒性的讨论以及检查是否讨论非业务相关的内容。问题必须明确。提出那些不能回答“是”或“否”的开放性问题，使用什么（what）、为什么（why）、在哪里（where）、何时（when）、如何（how）开头的问句，使用“告诉我关于……”或“你想什么……”这些问题引导人们谈论，而不是鼓励单音节的回答，那样给出的信息会很少。当你想要一个简短而明确的回应时，封闭的问题更好，对吗？
在许多组织中，会议是非生产性或非建设性的，不是因为它们被安排得不周全，而是因为人们没有仔细考虑如何成功组织会议。这是一个真正的机会（值得召开一次会议讨论）。为了确保会议不浪费时间，花费时间做这些安排是值得的。仔细规划和注意必要的细节，将确保会议顺利进行，并且这很重要。人员是主要的时间浪费者，但他们也创造生产力。
<<<要点总结>>>
■单独完成时间管理可能更容易，但也必须与他人一起合作。
■有效的时间管理需要人与人之间的良好合作。
■管理层必须确保在一起工作的人员是有成果且有效率的，因而需要考虑如何协调与会者的时间。
■在特殊的危险区域，对于最容易浪费时间的事情，需要特别注意和关注（会议可能是最好的例子）。
