工作时间
忠于自己力所能及的最佳水平，这是你崇高的理想。如果你竭尽所能，也就足够了。
——H.W.德雷瑟（H.W.Dresser）
你利用工作时间的方式将会决定你的成功、进步与收入，没有其他因素比这个更重要了。不幸的是，大多数人都没有用接近自己真实水平的能力来工作。
没有什么比好的工作习惯更能推动你快速前进，获得良好的声誉。当你高效工作时，你会吸引到越来越多的机遇。但是，通往高效率最大的阻碍之一是工作架构本身。
正如谚语里所说，“你不能在工作中完成任何工作。”
原因是，你大量的时间被别的人或状况所占据，当你与公司内外的其他人或小组一起工作时更是如此，你大量的时间都要用来回应他人的需求。
尽管如此，学会与周围其他人一起工作至关重要，他们每一个人都有与你互补的优势、知识和能力，你的工作需要他们的协助与参与。然而，问题始终是你如何在工作时间内完成工作。
将基本要素做到极致
让我们快速回顾一下高效利用时间的基本要素。
（1）设立明确的目标。你必须清楚地知道你为什么工作以及你想要完成什么。
（2）为工作制订详细计划并写到纸上。你需要详细的行动计划，按照顺序和优先级排列，追求工作的高效率。
（3）为你的工作任务设置明确的优先次序。你必须始终做最有价值的工作。
（4）所有的工作时间都用来工作。你必须学会在任何给定的时间里都集中精力专心做一件事情，也就是最重要的那件事，直到完成它为止。这需要惊人的意志力和自律，但是为了追求事业成功的回报，这些努力都是真正值得的。
时间是取得成就不可缺少的组成要素之一，你在工作中想做的任何事都需要时间，而要想获得时间去做那些真的能对你的工作和生活产生作用的事，唯一的方法就是节约你通常花费在其他事情上的时间。
鉴于你成天被那些浪费你时间、破坏你效率的人和事所环绕，只有通过练习严格的自律，你才能将自己从“时间窃贼”的手中解救出来。
七大浪费时间的因素
经过成百上千份的研究和民意调查确认，在工作的世界中有七种主要的浪费时间的事物。你有效处理它们的能力将在很大程度上决定你能在所处领域中取得多大的成功。
1.电话、电子邮件和短信的干扰
第一个造成时间浪费的主要因素是来自电话、电子邮件和短信的干扰。当电话铃声或电子邮件的提示音响起时，你的思路被打断，并从手头的工作中分心。当你挂断电话或从电脑屏幕上回过神儿来的时候，你会发现你很难再回到眼前的工作中。
以下七种方法可以用来对付电话和电子邮件的干扰。
（1）将电话和电子邮件用作商务工具。迅速接挂电话或者开关电脑。当你在工作的时候，不要进行社交活动。让你的电话或短信尽可能地高效。从早上9：00到下午5：00这几个小时中，你必须约束自己把电话和电脑当作商务工具来使用，对待手机也应如此。
（2）将你的邮件或者电话设置屏蔽，或手动进行筛选。在接电话之前弄清楚来电者是谁。当陌生人给你打电话的时候，克制住你身上天生就有的好奇心。在你接电话之前，先搞清楚他们为什么致电给你。
（3）只要可能，一天之中要留出一些自己不允许被打扰的时间。不要成为电话铃声、电子邮件提示音、短信哔哔声的奴隶。让一切暂停，没有什么事情重要到等不及你在更方便的时间去处理。
（4）当你打电话或者发邮件信息的时候，设定明确的回拨或回复时间。将你方便回信息或回电话的时间告诉其他人，切忌玩“电话捉人”或“邮件捉人”游戏。若情况紧急，留一个手机号。
（5）批量打电话或发邮件。利用学习曲线，一次性处理所有的来电或邮件。不要把一整天的时间都用在回电话和邮件上面。有时，你可以将来电和邮件信息累积到上午11：30，然后在中午之前一次性处理完。接着，你可以把它们累积到下午3：30，然后在4：30之前进行处理。
（6）提前安排好电话和电子邮件。将每一次商务通话视为一次会议，写出你的电话或信息中欲包含事项的大纲或议程。
（7）好好做笔记。当你在打电话的时候，记下你和对方说的每一个关键点。在你面前没有一沓纸、手里没有笔的情况下，不要接电话。笔记做得最好的那个人总是能掌握更多的优势和控制权。
2.不速之客
第二个造成时间浪费的主要因素是不速之客。不速之客可能会非常耗费你的时间，他们或是你公司内部的人员，或是外界人士。他们到你的办公室拜访，会干扰你的工作，打断你的思路，降低你的效率。有时，他们会不停地跟你说一些不重要的事情，从而妨碍你的工作。
你必须不惜一切代价找到可以躲避这种时间浪费者的方法。你可以做以下五件事情。
（1）为工作专门留出一段安静的时间。在一天当中指定一段时间，使自己可以全神贯注地工作。在这段时间里，拒绝任何干扰，关掉所有电子产品，为自己制作一个“请勿打扰”的指示牌并将它挂在门上。你要表达清楚，当指示牌挂出去的时候，你不想被任何人以任何借口打扰，当然紧急情况除外。
（2）当不速之客走进你的办公室或走近你的工位时，赶快起身，仿佛你正要离开一样。身体开始移动，就像你正要往外走。告诉来访者，你今天实在太忙了，有大量的工作必须要完成。当有人以电话的方式打扰你的时候，告诉他们你正要离开工位，而且有点儿赶时间。这种说辞会促使他们直奔主题。
（3）结束讨论。若会面的时间已经持续得足够长了，你可以说“在你走之前，还有一件事”。总之，以你能想到的任何方式来结束对话，与对方握手，然后继续工作。
（4）安排特定的会面时间。为了有效应对那些不速之客，你可以安排一个彼此都方便的固定的会面时间。让你办公室的人一起会面。与你的员工进行会面，并让他们知晓在一天中的某些特定时间你的门是开放的，此时的你是方便进行交流的。
（5）避免浪费他人的时间。尽力避免自己成为一个不速之客。若你在毫无征兆的情况下拜访了别人，要足够有礼貌地问道：“现在方便谈话吗？或者稍后我们再一起讨论？”提前征求对方的许可。令人吃惊的是，有很多人都是在毫无意识的情况下浪费了别人的时间，而自己却不知情。
若你想要提高效率，问一问其他人：“我所做的哪些事浪费了你的时间？”做好接受对方怨言的准备。不管他人说了什么，都不要去辩护或者解释。你只需向其致以谢意、认真倾听，但不要打断。
3.会议
第三个造成时间浪费的因素是会议——不管是计划之内的，还是计划之外的。它们会耗费你40％～50％的时间。会议是可以被计划、安排的，它们可能涉及多个人，也可能是在办公室或走廊里一对一进行。不管何时，只要你和一个或多个人进行会谈，你就是在进行一场会议。由于规划和准备不到位，很多会议都是多余的，且在很大程度上是一种对时间的浪费。
然而，会议并不是恶魔，而是进行信息交换、解决问题以及回顾进展的一种必要的商业手段，但必须恰当管理、有效利用。
安排一场会议前，首先判断它的成本。记住，每一场会议都消费着与会者的小时费率。因此，应将会议看作实际的金钱支出，需要达到投资的预期价值和回报率。
以下七种方式可以让会议更有效率。
（1）自问这场会议是否有必要。如果没有必要，一旦有机会就要避免。若一场会议对于某个人来说没有必要，则确保这个人知晓他没有必要出席。
（2）创建议程表。若你已经确认这场会议是有必要举行的，那么就建立一个明确的目标并写下议程表，或者将要涉及的议题列一个清单，每一个议题的旁边都写上负责人的名字。此方法同样适用于和领导、下属、客户、供应商以及任何其他人的一对一会议。当有了一个人人都遵循的既定议程时，你会惊讶地发现会议进程是多么地快速高效。
（3）按时开始，准时结束。为会议的开始和结束设定时间。最糟糕的是那些在具体时间开始，却没有明确规定结束时间的会议。另一个规则是：不等迟到者。假定迟到者根本就不会来了，按照计划好的时间开始会议。让准时与会的人去等迟到的人，那是对前者的不公惩罚。
（4）将最重要的议题排在首位。当你起草议程的时候，应用“二八定律”。组织议程，以便让前20％的议题首先被讨论。这样，如果时间快用完了，你也能在时间耗尽前，完成占会议总价值80％的议题。
（5）将每个结论进行总结。每讨论一个写在会议议程上的议题时，都要进行总结并结束话题。让每一个议题都达成共识，顺利完成，然后再进行下一个议题。在进行下一个议题前，重述上一个议题已有的决定和共识。
（6）分配具体责任。一旦做出一个决定，就将已达成共识的行动方案的责任分配到具体个人，并为其设定截止期限。记住，没有责任分配和完成期限的讨论和协议，只是一种对话。
（7）做笔记并传阅会议记录。从会议中获得最大效率的一个关键点是与会期间一直准确做笔记，然后在24小时以内，一旦有机会就翻看会议记录。那些在会议上准确做笔记，然后一周或是一个月后还能重新翻看这些笔记的人，总是比单凭记忆来工作的人更有能力和影响力。
4.“救火”
第四个造成时间浪费的事是“救火”和应急。正当你专心地进行重要项目的时候，可能会发生一些完全出乎意料的事，让你从主要的工作中分心几分钟甚至几小时。
当有紧急情况或危机发生时，可以有以下六种应对方式。
（1）行动之前先思考。记住，缺乏思考的行动是一切失败的根源。深呼吸，冷静下来，保持积极性，拒绝反应或反应过度。相反，你只需停下来思考。花点儿时间查明到底发生了什么，在你行动之前明确问题所在。
（2）委派责任。有一条规则讲道，“如果你不需要做决定，那么你就不必做决定”。如果你可能将处理紧急情况的责任委派给其他人，那么一定要这么做。其他人也许比你更有资格处理当时的情况，或者这也许本来就是别人的责任。
（3）将它写下来。无论是何种紧急情况，在你采取行动之前将它写下来。当你写下一个问题的时候，它能帮助你保持头脑冷静、镇定、清醒、客观。在你开始采取任何行动之前，都要准确记录到底发生了什么。
（4）确定相关事实。不要假设任何事，事实也许是危机事件中最重要的元素。提出问题，找出到底发生了什么，包括事件发生的时间、地点、经过等细节，确定谁参与了此事，然后问：“我们现在能做什么？”记住，事实不会说谎。你收集到越多的事实，当你采取行动的时候，你就越有能力解决问题。
（5）制定一个策略。如果你发现自己正在处理一个反复发生的危机，那么就制定一个足够简单的策略，让一般人都能操作。当危机第一次或第二次发生的时候，要想有效解决它也许需要丰富的智慧、经验或精力。但当一场危机或问题有重复发生的趋势，而你却找不到提前消除危机的办法时，你一定要制定一个策略，以便在你缺席的情况下，一般人也能解决问题。
（6）为最坏的结果做打算。问题与危机在任何一家公司或组织的历史进程中都是正常的、自然的、无法避免的。历史上伟大的领导者所具有的品质之一就是他们注重超前思考的能力，并有能力确定可能会出现的错误。然后，他们就能提前安排应急预案。当出现问题时，他们已准备好快速转移，因为他们之前已经充分考虑过了。问问你自己，“在我的事业或个人生活中，可能发生的最糟糕的事情是什么？我该如何处理？”
5.拖延症
造成时间浪费的第五个主要因素是拖延症。拖延症不仅仅是时间的小偷，它还是生活的小偷。你停止拖延懒散、继续工作的能力能够改变你的人生。
以下七种方法可以用来克服拖延症。
（1）在纸上进行构思，进行充分准备，提前将工作中的每一步都列出来，在开始之前将工作分解成多个组成部分。
（2）在你开始之前，收集所有你将会需要的材料和工具，这样一来，在工作完成之前你就不必起身或移动了。
（3）从做一件小事开始。通常，前20％的任务会占到总价值的80％。一旦你开始工作，继续下去就变得更加容易了。
（4）将任务切分，就像“意大利香肠片”一样。有时，完成一项主要工作或项目的最佳方式就是只承担一小部分任务，只完成这一小部分任务就好。
（5）练习“瑞士干酪”法。就像干酪上面充满小孔一样，你将工作看作一块干酪，而你需要在上面打孔，选择需耗时5分钟的一段，然后去洼地把它完成。
（6）从外部开始，先完成工作量较小的任务。通常，这种做法会帮助你克服拖延症，让你开始着手大任务。
（7）从内部开始，先做工作量较大的任务。约束自己从那项最耗费时间、需要最多努力的项目开始。一旦你完成了这个任务，相比之下，所有其他的任务看起来都似乎更容易了。
6.社交和闲聊
第六个造成时间浪费的因素是社交和闲聊，包括面对面和在线形式。社交占据了非常多的时间，据估算有75％的工作时间都花在了与他人互动上。不幸的是，至少有一半的互动时间用在了闲聊上，与工作没有任何关系。总之，社交会占用工作时间。
如果你因为过分社交而出名，那么它还会破坏你的职业生涯。有太多人是时间的浪费者和消耗者。他们远没有动用自己的全部能力去工作，因而就有很多时间可以用于社交、闲聊。以下这些方法可以让你避免陷入过度社交。
（1）在合适的时间社交。将社交活动安排在咖啡时间、午餐时间以及下班以后。无论何时，当你发现自己被卷入一场和同事之间的、与工作无关的对话时，就说：“那么，我必须回去工作了。”礼貌地打断对话，然后走开。令人吃惊的是，使用这些话也会让其他同事返回到工作中。
（2）关注结果。你是一名知识工作者，与其他知识工作者建立关系难以避免会耗费时间。你在工作中花费的一些最有价值的时间，是就公司所面临的挑战进行讨论并解决问题、给出方案。但是，这些对话必须以结果为导向，不要用来讨论最近的足球赛或者分享关于高尔夫或暑假的故事。必须把你与知识型员工的关系、交流和讨论持续集中到你和同事正努力达成的结果上。
7.优柔寡断和延期
优柔寡断和延期是第七个造成时间浪费的主要因素。优柔寡断所耗费的时间比人们意识到的还要多，它会带来不必要的书面工作、通信和任务，优柔寡断会浪费你和他人的时间。
优柔寡断和延期是工作中造成时间浪费的主要因素。它们可能有巨大的成本代价，会造成金钱和时间上的浪费。你必须学会如何有效地处理它们。
四种类型的决定
以下四种类型的决定是你在自己的职业生涯中必须定期处理的。
（1）只有你可以做的决定。这是其他任何人都不能做的决定，只有你有责任来做。因此，它是不可避免的事情。
（2）你可以委派出去的决定。一些决定也可以由其他人来做。让其他人得到发展，即让你的下属和孩子构建知识、远见、智慧和判断，其最佳方式之一就是让他们做出重要的决定。
（3）无法承担的决定。如果结果不佳，那么这种决定的不良后果会过于严重。一些决定如果错了，可能会导致公司破产或者给公司造成重大损失。一些资源方面的承诺可能过于严肃而无法挽回，这就是你无法承担的决定。
（4）有些决定是不可避免的。这样的决定需要你抓住机会采取行动，一旦延误，代价是昂贵的，然而其对于你或组织的积极影响可能是巨大的。但是记住，当没有必要做决定的时候，就有必要不做决定。
