怎样使用在第一章所做的“工具”制订计划比较好呢？本章将讲述与此相关的几个原则与启示，并就计划安排中的本质问题—“对难以预见的事件的应对”进行叙述。
（1）工作推进五原则
原则1：确保不中断的时间段
在推进工作方面很重要的一点就是不中断地完成一系列工作。
很多工作一旦中断，再重新开始就需要花费很多的时间和精力。例如，教师在授课的时候如果没能把讲义一次性讲完，那么下一次授课就必须从对上一次讲义的“温习”开始，因为学生忘记了上次讲义的内容。
如果是事务性的工作，重新开始时的准备工作是相当辛苦的。我们必须重新拿出相关资料，有时某些资料可能会丢失。且有时候我们会遇到与教师授课一样的情况，会忘记中断前的情况，因而需要“温习”一下。因此，如果能够全身心地做一项工作，就能够高效地完成，而如果有别的工作插进来，原来的工作因此中断，我们的工作效率就会下降。
由于中断所造成的效率下降，在写作稿件的时候也会发生。例如，论文写作工作一直持续的话，即使是相当长的论文我们也能全部记下来，因此能够立即做替换等编辑工作。但是，一旦我们有段时间停止了论文写作的工作，那么等到再次写作时，如果不将论文重新阅读一遍，就不能做这些工作。
更为严重的情况是我们的想法会因为中断而被遗忘。关于这一点，上智大学的渡部升一教授介绍了历史上的一出悲剧。据说，英国诗人柯勒律治在写《忽必烈汗》这首诗写到第五十几行的时候，被来访的客人打断。虽然只中断了几分钟，但当他再回到书桌前，诗的意象已消失，因此，这首有着“最美的英文作品”之誉的诗歌以未完成的状态保留了下来(1)。
虽然内容比不上柯勒律治，但单从被迫中断而丧失想法的角度而言，我也有过好几次相同的经历。
以下我们把工作中断时发生的忘记事情和资料丢失等症状称作“中断综合征”。确保能不中断地推进工作的时间段是制订计划的最大目标。
可以说“不中断原则”在一天的工作的推进方法中也是必要的。在第一章所述的“需要立刻做的工作笔记”中记下主要处理事项的目的就在于不使工作因电话、复印等杂务而中断。把这些工作汇总放到后面做就行（一般情况下，我们把杂务性的工作汇总之后再做效率比较高）。
上班族会经常遇到工作中断的情况，如在工作中被上司叫去、客户突然打来电话等。关于针对这些中断的应对方案，我想在第三章和第四章进行讲述。
此外，产生“中断综合征”的很大的原因在于，人的短期记忆容量有限，不能永远保持记忆，关于这一点，我将在第七章讲述。
原则2：当下主义与应急措施
第二个原则就是“工作要在发生的当下处理完”，我们把它叫作“当下主义”吧(2)。
这个原则适用于很多的事务性工作。例如，出差报告和会议的议事录如果不马上记下来，就会被遗忘。此外，如果对应该提交的文件搁置不管，文件可能会找不到，而寻找文件又会花费很多的时间；如果不及时回信，来信就有可能遗失，而寻找来信会很费工夫。如果能够马上处理，就能够节约这些时间。有时候我们可能会想着“稍后再做”某项工作，结果后来就把那项工作忘记了。
但是，我们不可能每次都在发生的当下完全处理掉所有的工作，因为正在进行的工作中可能会产生“中断综合征”。因此，针对现有的工作，要先采取一些应急措施。实际上，与其说“当下主义”的核心在于“马上做”，不如说在于它的应急措施。
在此，挤压档案会发挥重大的作用。不要把文件和信件搁在书桌上不管，而要把它们放进写有“需要处理”的信封，然后放进挤压档案。这样就不会发生文件和信件丢失的事情，几天后我们可能会因为记忆的中断而变成记不起之前的情况的“他人”。因此，接管好工作是必要的，将文件保存在挤压档案里是对未来的自己最低限度的“接管”。
如果时间限制没那么严格，可以稍微提前处理一下将来的事情。如果是信件，可以先制作好只写有对方地址的信封和明信片。随身携带信封和明信片，有时间的时候就写上信件和明信片的正文内容，然后马上投递出去。公务繁忙的人经常会从机场和旅行地发出信件。也许这些人就是随身携带只写有收件人姓名的信封，然后在机场的候车室或者火车上写好正文内容的吧。如果使用文字处理机，可以事先制作好只输入了收件人姓名的文件。
此外，我在读报纸而没有要剪切下来的报道时，会在读完的当场在第一面上打“×”。如果能事先做好这些措施，之后整理时就会比较方便。
原则3：以拙速为宗旨
很多关于时间管理法方面的书都会说“要先做重要的事情”。但是，正如在第一章所看到的那样，实际上，要忠实地执行这一原则比较难。因为，即使我们知道那件事比较重要，也不可能只做那一件事。例如，我们可能会有“滞留工作”等截止日期迫近的紧急工作。另外，即使事前做好了计划安排，也可能会遇到突如其来的工作。
比方说，我认为写这本书是非常重要的工作。然而，遗憾的是，我不能全身心地去做这项工作。我还有已经约定好截止日期的稿件的写作、之前写好的稿件的校对、采访等工作，以及还有堆积如山的必须回复的传真和信件。当然，还有作为本职工作的授课工作与大学内部委员会工作，此外，还要加上各种各样的生活琐事。即使周末能够集中精力写书，一到周一就必须返回到这些工作岗位上。我必须优先处理截止日期迫近的工作。在这样的情况下，应该如何推进工作比较好呢？
应对这种情况的原则就是不要陷入完美主义。总之要先完成一定阶段的任务。如果有时间，再进一步完善就好。在考试的时候，这是所有人都会做的事吧。不一味地专注于某个问题，验算多遍，只为得出完美的答案，而是一旦有了初步的答案，就立马转移到下一个问题。如果之后还有富余的时间，再回到前面的问题，进行验算。对于一般的工作，只要采用与之相同的做法就可以。
“以拙速为宗旨”这一点（对于不是真正重要的工作来说）是比较重要的。在情况不断发生变化的现实生活中，很多事情只能不停地“急速”和“立刻”处理，如果不这样做，就不能集中全力去做真正重要的事情。
大藏省的时间——不着急，今天之内完成就行
我是比较性急的人。然而，在大藏省中，有很多超级性急的人。
吃完晚饭的时候，上司指示我制作一些资料。“不用着急。因为工作量比较大。”听到上司这么说，如果你认为“上司真贴心”，那就大错特错了。我问了一下截止日期，说是今天之内。这样看来不就仅剩4个小时了吗？还有更性急的上司，在局长办公室召开的会议一结束，刚回房间，我就听到桌子上的内线电话响了。接起电话，那边传来局长的声音：“喂，刚才的资料整理好了吗？”
要想在这样的环境中生存下去，即使不喜欢也要掌握“以拙速为宗旨”的生活智慧。
那么，暂时的目标即“某个阶段”是指哪里呢？答案当然因人而异。就我而言，我的大致目标如下。
最低限度就是“他人一看就懂”。如果是报告书，就是要保证别人能大致读懂意思。如果是事务性工作，就是要保证不用特别地追加说明，他人也能接替这个工作。这里的“他人”，并不仅仅是指字面意义上的他人。如前文提到的那样，未来的自己在某种意义上也是他人。要想理解包括未来的自己在内的“他人”，做到这一点是非常有必要的（原则2中的应急措施也是在做与之相同的事情）。
然而，这是最低限度。如果可以，我希望能稍微前进一步。大致的目标，用标语来说的话就是“完美状态的80%”。因为，在一般情况下，剩下的20%所需的能量很可能要大于达到80%所消耗的能量。在这个程度上，“拙速原则”也可以说是“80%原则”。一到这种程度，就要暂时从这个工作中抽身，先做其他的事情。只不过，这里所说的“80%”是与“吃八分饱”大致相同的意思，并不是那么准确。稍微严密地描述这一点的说法就是将在本章的补论中提到的“边际效用均等化的原理”。
此外，拙速原则也适用于开始工作的时候。对于工作，并不是说要完全做好准备之后再开始，而是无论如何都要先着手，不要蓄势。有时我们也可以“先付诸行动”，因为在一般情况下，在工作的整个过程中，最难的部分就是“开始”。
在像写论文那样的工作中，这一点尤其重要。在《“超级”整理法》中，我曾说过“论文只要动笔就能完成。从突破最初的惯性的角度来看，文字处理机就是想法制造机”(3)。这一点的重要性有反复强调的价值。即使是事务性的工作，也需要先着手。有的人不把文具整理好、不把桌面收拾干净，就不着手工作。我虽然很明白这些人的心情，但我认为还是需要有意识地去改变这种习惯，这也符合“现场主义”。
有时，开始工作后我们会发现一些之前没能预料到的障碍。即使是为了获得这些信息，先开始工作也是非常重要的。
原则4：偶尔休息
我们需要“拙速原则”是因为时间的限制比较严格。但是，即使没有这种限制，有时也是“完成到某个阶段，就转移到别的工作上”比较好，这样做可以起到帮助我们转换心情的作用，另外，它还有几点更为重要的意义。
第一，有时，当工作进展到某个阶段，我们即使从这个工作中抽身，也会在潜意识里继续思考，如此，工作就会自动地取得一定的进展。这可谓是通过让工作“休息”，使其发酵。这样做有时会让我们产生意想不到的想法。如果是创造性的工作，这个过程会相当重要(4)。
第二，为了避免在大方向上犯错误，我们也需要“休息”。有时，我们如果一直做一件事，就可能误入死胡同却不自知。暂且让工作告一段落，之后再返回来做，就能用他人的眼光来客观地看待自己做过的工作。可是一旦我们产生“拖延症”，就没有精力做这些了，这是个问题。
第三，为了应对不确定性。例如，某些现在难以获得的资料在将来有可能获得，这样工作就有可能变得轻松。或者与之相反，有时候即使现在做得很完美，将来情况发生改变，好不容易获得的成果也许会变得不再需要。因此，现在做得完美有多大的意义，这值得怀疑。
关于“休息原则”，我想讲一下海外旅行的效用。所谓旅行，是指暂时远离日常生活。在旅行期间，不能做平常的工作，特别是在海外旅行中更是如此。这样一来，工作被强制“休息”。我在绪论中讲过“在时间管理中，最重要的课题就是确立正确的人生目标”。同时我还说了，这不是技巧、层次的问题。去海外旅行，让所有的日常工作“休息”，这有可能成为把握人生目标的强有力的方法。
当然，并不是只要远离日常生活，我们就能马上开悟，找到人生的目标。如果每天在忙碌中度过，我们可能会忘记思考人生的目标。如今，海外旅行的费用变得非常低廉。利用这一点获得非日常性的时间的效用是值得大书、特书的。
如果你是上班族，也许要长期休假比较困难，但一年一周左右的休假时间应该是能够做到的，你只需要尽早确定休假计划并告知周围的人，努力去拥有这些时间就好。
原则5：先做不确定的事
如果工作的重要程度相同，那么就要先处理所需时间不确定的工作。
移动和找东西所需要的时间有很大的不确定性（制订行动计划的时候，有必要假定道路总是拥堵的）。而且，能不能马上得到他人的协助也是不确定的。因此，要在计划的早期考虑到这些情况。
例如，当我们到比较远的地方参加聚会，就应该到了目的地之后再吃饭，而不是吃完饭之后再出门。如果中途遇到交通堵塞，我们可以不吃饭；如果到达的时间比预定的时间早，我们就可以不慌不忙地吃饭；如果还有时间，可以做些像打电话那样琐碎的事情，外出时的随身物品也尽早开始准备比较好。特别是像去海外出差，由于可能会用到一些平时不使用的东西，所以要尽早开始准备。
几乎所有关于时间管理法的书都建议读者“要早起工作”。然而，正如我在绪论中所说的，我无论如何都做不到这一点，这其中最大的原因当然是我比较懒散。但是，还有一个原因是，如果把工作安排在早上做，那就有不能在截止日期之前完成的风险。如果安排在前一天的晚上做，那我只要在完成之前不睡觉就好。也就是说，所需时间不确定的“工作”必须被安排在“睡眠”之前。
“先做不确定的事”的原则并不仅仅适用于短期的计划安排。我在第一章中讲过，一旦我们得了“拖延症”，就难以获得他人的协助，所以这种委托也应该尽早做。
人们经常说，有必要“安排”工作。而在安排中最重要的事情或许就是判断不确定性与针对不确定性所采取的适当措施吧。
不中断地完成工作并应用拙速原则
在这里，讲述一下“不中断原则”与“拙速原则”之间的关系。乍一看，这两者似乎相互矛盾。因为前者是说“要连续不断地进行工作”，而后者是说“不要总是做一项工作，要在某处告一段落”。
但其实它们并不矛盾。假设你正在做校样的校对工作，通读这个校样需要一个小时，当你做了四十分钟的时候来了电话，因为要处理电话中被委托的工作你不得不中止校对。如此，就会产生“中断综合征”。你有可能忘记已读过部分的内容。因此，你必须逐一参照前面的部分，这样，即使你再花二十分钟，也不能将校样全部看完。也就是说，在通读校样这项“一贯性的工作”结束之前的阶段，你可能会因为中断而导致效率下降。
可是，即使你通读了校样，工作也没有全部完成。因此，有必要进行第二回合。但是，也可能还有其他需要校对的校样，也许应该先做那个校样的校对。“拙速原则”所针对的就是这种情况。也就是说，假设通读校样这个一贯性的工作不能再被分解了，在此基础上，应该如何组合各种各样的校样呢，接下来我将回答这个问题。
假设有两项工作A和B，在下图中我举例说明了遵照以上原则的工作推进方法。首先，用t1—t2的时间不中断地大致完成最重要的工作A。接着，按照拙速原则，从工作A中抽身，着手第二项重要的工作B，用t2—t3的时间完成工作B。然后，再开始做工作A，用t3—t4的时间将工作A做得完成度更高一些。在这里，有时即使没有时间限制，我们也应该从工作A抽身，这就是“休息原则”。
在校对的时候，一贯性的工作单位以通读校样这种明确的形式而一目了然。然而，在一般情况下，不清楚这个单位是什么的时候比较多。在各个场合中，如何看清这一点是很重要的。
工作的推进方法
在所涵盖的时段，根据不中断原则，不从这项工作中抽身。箭头的宽度表示重要程度，○表示根据拙速原则，应该暂时从那项工作中抽身，△表示根据休息原则，应该暂时从那项工作中抽身。
（2）计划制订方法的启示
启示1：用日志预测未来
在制订计划的过程中，去年的记录将发挥很大的作用。由于在工作中，以一年为周期进行的工作比较多，所以，只要参照去年的记录，就能大致明白今后会发生什么、一年中的什么时候工作比较集中等情况，这可以说是某种对未来的“预测”。
利用这一点，我们可以制订工作计划。比如，在工作繁忙时期，不安排出差。另外，像从什么时候开始准备期末考试（作为老师需要准备出题）以及整理用于写贺年片的地址簿比较好呢？诸如此类的事情，虽然我们每年都在重复做，但不可思议的是，年一过就忘了。
如果我们能坚持写业务日志，记录下每天所做工作的概要，就能详细地了解去年所做的事情。即使做不到这一点，只要参照去年的手账，我们也能明白很多事情。
启示2：自己限定期限
回首学生时代，有很多人会感慨“虽然学生时代更辛苦，但时间的密度比较高”。“入学考试成为很强的时间限制，考试之前的时间都是有限的。因此，只做重要的事情就好。进入社会之后，没有了这种时间限制，我们好像有了能延伸到永远的时间段。因此，时间转瞬即逝。”我想很多人都有这种感觉。
一般情况下，如果没有时间限制，我们很容易无所事事、浪费时间。要想改变这种状况，就应该针对重要的工作，确定截止日期。只是，由我们自己确定的截止日期没有强制力，很难被遵守。虽说“今天能做的事情不要拖到明天”，但实际上，这种情况往往会变成“今天不要做明天能做的事情”，因此，我们需要确定具有较强强制力的截止日期。
要想确定具有较强强制力的截止日期，就要与他人做个约定。如果是研究活动，就要设定发布会。即使不是像学会发布那样正式的发布会也没有关系，在即使是人数比较少的聚会，这样做也能发挥相当强的强制力。
我们还可以设定更一般的期限。在这里，也可以利用海外旅行。在人为确定的截止日期中，去海外旅行是最强有力的。去海外旅行需要我们很久以前就制订好计划，旅行期间我们不能做日常的工作，从而消磨掉一周左右的时间。这样，我们旅行之前会变得很忙，忙到每次坐上飞机系上安全带的一刻，就会想“这次也活下来了”的程度。不过，作为一种摆脱易于单调的日常生活的手段，海外旅行是极其有力的。
启示3：将计划安排告知相关人员
很多工作都不能仅靠一个人完成，需要多人共同合作。即使是乍一看像是单独作业的工作，很多时候也需要他人的协助。这种时候，我们需要事先将自己的计划安排告知相关人员。
首先，为了不让对方产生“中断综合征”，这一点是必要的。在提交稿件，过了很长一段时间之后，校对的工作会突然袭来，这种情况经常发生。此外，由于校对的工作往往还设定了严格的时间限制，原本的计划就会被打乱，变得难以应对。其实不仅仅是校对，类似的情况是我们无论如何都想避开的。
其次，计划安排的预告对自己来说也是必要的。回想一下在第一章中所述的“拖延症”吧。在这里的一个问题就是得不到他人的协助，只要事先告知他人自己的计划，就能避免这种情况的发生。
启示4：以一个口袋原则防止重复预约
重复预约是指在同一时间安排了两件事。这种情况有多恐怖，哪怕是只经历过一次的人也能切身体会吧。
防止这种情况发生的基本原则就是“把计划表限定为一个”。用《“超级”整理法》中所使用的语言来表达的话就是“一个口袋原则”。只要没有同时记录到那个计划表中，就不做约定，要严格遵守这个原则。
在某个聚会上确定下次日程的时候，出席者会用电话联系秘书。因为秘书管理日程安排，而他本人没有决定日程的自由。如果擅自做安排，就可能引起大的混乱。如果回去之后，把在外出中制订的计划的笔记让秘书转录下来，肯定会出岔子吧。什么事情都要联系秘书，似乎颇为不便。但是，由重复预约所导致的损失要比这个成本高得多，因此，这是合理的行为。
事实上，即使自己一人管理日程安排，也会发生重复预约的情况。边接电话边把要事写在身旁的纸片上，然后忘记将其转录到计划表中，这种情况最常发生。即使是为了防止这种情况的发生，也有必要养成一种习惯，即，能够无意识地实行“只要没有同时记录到计划表中，就不做约定”这种原则。
我的失败——重复预订的噩梦和“谜一样的预约事件”
在某次会议席间，一张便条传到了我这里。我一看，是家里来的电话，是另一个研究会的关于我担任会议主席的事情，便条上写着“大家都到齐了。代理主席暂且在主持会议。希望你火速赶来”。彼时实在是太为难了！因为30分钟后，我也必须得在这边的会议上做报告！
还有一次。在大学的研究室中正接受采访时，其他的访客突然出现。说是事先约好了。“请您在外面稍等一下。”我恳求他，他答应了，但是看起来好像很不满。这也难怪，要是我遇到了同样的事情，也会相当生气。
这样的重复预约，我现在想起来，还会冒一身冷汗。幸运的是，最后总算顺利地渡过了难关。但是，我经历过无数次因为（日期）几乎相撞而惊出一身冷汗的情况。不知是不是这个原因，在我的梦里，有时会出现重大的意外事件。例如忘记出席有数百名听众的演讲，却去别的地方出差等这样的噩梦。
我还曾发生很多“谜一样的预约事件”。比如，手账中只写了时间，却没有写要办的事和地点，也没有写对方是谁，所以也无处问询。在记这个笔记的时候，因为是显而易见的事情，所以我就忘记写下来了。大概是有客人预约来研究室的事，但如果是需要我到某个地方去，那就麻烦了。在研究室里等待那个时间一点一点地临近，真是血液都要凝固似的恐怖。幸运的是，到目前为止，来客都在我所猜测的场合如约出现了，我因此得救了。虽然那个人可能并不知道我为什么与往常不同，显得和蔼可亲。
虽说如此，由于未必经常携带计划表，因此在对方打来电话等的时候，就会发生一些突发情况。因此，需要进一步核对。为此，关于聚会、演讲、采访等工作的邀请，我一定会让对方发来传真。然后，我会在接收纸张的右上角写上日期，再按照时间顺序将其保存起来，并随时与计划表进行对照。在难以拜托对方发传真的时候，我就自己写到纸上，然后将纸放到专门收纳这类传真和纸片的地方（需要说明的是，这并不是第二个口袋，它只是第一个口袋的备份）。
由于发生重复预约所要耗费的成本非常大，所以即便有发生重复预约的微小可能，也有必要事先消除，虽然我们为此要花费很多的时间和精力，但也不能省略。
（3）对突发情况的应对
未来无法预测
每次读时间管理方面的书，书中都会写道“不能漫无计划，要有计划地行动”。然而，实际上这并不是那么容易做到的。因为在制订计划的时候，难以预料的各种情况就会发生。因此，即使你以为自己慎重地制订好了计划，但计划还是会被打乱。对于计划安排来说，“未来完全无法预测”是本质上的问题。
对于这个问题，以往的关于时间管理方面的书并没有给出一个令人满意的答案。或者说，那些书的作者甚至都没有意识到这个问题是本质问题。因此，这些书在现实世界中并不实用的情况比较多。
事实上，即使是在第一章中所说的“滞留工作”，也有可能是在撰写论文这项工作产生之前就已经约定好的事情。也就是说，在制订那个计划的时候，我们没能预测到之后会有重要的工作出现。
按理说，当条件发生改变的时候，我们必须重新推敲之前制订的计划。但是，已经“滞留”的约定无法更改。所谓计划安排是指不可逆转的工作，它从根本上不同于在一年的开始就了解一年中所有的工作都是什么，只是不知道应该如何安排这些工作这样的问题。
演讲者无论身体多么不适，也一定要出现在会场。只有业余的兼职人员才会说出“突然不太方便，不能去了”这样的话。仔细想想，这真是做出了一个可怕的承诺。我的一位朋友曾经说过“演讲就是预约产业”，确实如此。把绝对不能更改的约定安排到难以预测情况的未来的某个时间点，且之后要在这种不确定性所带来的恐慌中前行，这就是接受演讲这件事的本质意义。并且，虽然会有程度上的差别，但这也许是接受所有工作所共通的一点。
“超量”制订备用日
应对不确定性的基本方法就是事先保留备用时间。也就是说，要事先设定一个没有任何安排的时间段，把这个时间段当作缓冲期来使用，而不是把计划安排得满满的。
等将来出现极其重要的工作时，可以将它安排在备用日。即使在演讲会之前运气很不好，感冒了，只要在此之前留有备用日，就能因此得到休养直到康复吧。如果正在写论文的时候突然有其他工作插入，也可以利用备用日进行应对。
但是，如果什么突发事件也没有出现，备用日就会被浪费（当然，你也可以把备用日用于消遣和休息）。然而，即便如此，设置备用日也是合理的。
这与加入意外保险是一样的。加入意外保险的目的在于弥补毁灭性的损失。发生车祸时的损失是毁灭性的，投保人是为了弥补这个损失而投保，但如果不发生事故，保险费就会被浪费，不过，这个损失并没有那么大。
在这里，重要的是支付比通过简单的概率计算得出的合理化费用更高的保险费。这个差额部分叫作“溢价”（关于这一点的详细说明，将在这一章的补论中进行叙述）。
备用日的情况也一样，我们有必要对危险支付溢价。也就是说，“超量”制定备用日是合理的。航空公司和宾馆实际上已经采取了这样的做法——即使是在预测中旅客非常多的日子里，也会留出备用座位和备用房间。在旅客很多的日子里，备用被浪费的成本是相当高的。但是，拒绝VIP会造成远超于此的“毁灭性”的损失，因此，为了防止这种情况的发生，航空公司和宾馆要支付溢价。
不制订三个月以后的计划
越是遥远的将来，难以预料的事情越多。因此，越是将来，越有必要制定更多的备用日。一般人很容易认为“越是遥远的将来，时间越多，所以不要紧”，但是，实际与之相反，越是遥远的将来的计划越有必要慎重地制订。
就我而言，我把三个月以后的将来基本上都当作备用日。也就是说，原则上不制订三个月以后的计划。可能具体情况因人而异，但对于将无论如何都难以更改的计划安排在超出某种程度的遥远的将来，我们需要足够慎重。
可是，重要的事情往往需要的天数也比较长。因此，即使重要工作的截止日期会束缚将来的自己，也必须将其安排到计划中。与其这样说，倒不如说，制定“备用日”实际上是为了完成这些工作所采取的措施。需要评价工作重不重要的就在于这个判断。也就是说，可以制订遥远的未来的计划才是重要的工作。如在第一章中所述，在一两天的时间范围内，即使把握了重要性，实际上也没有用。
应该从遥远的将来的计划表中排除的就是对自己来说不那么重要的工作。特别是，像单纯地见面那样的约定，这些约定在将来很有可能成为“滞留工作”。
我曾经在拒绝演讲等工作的时候，遇到对方对我说“您这样忙，想必计划被安排得满满的吧”。但实际上，我三个月以后的计划基本上是空白的，以此防备更重要的事情突然造访。
对突发情况的应对
近期是一个比较容易把控的时间段，因此我们可以在这个时间段内安排一些不太重要的事情。比如，在明天或者后天这样的时间范围内，只要没有需要“不中断”原则的工作，并且没有其他的计划安排，不管我们做出什么样的约定，也没有大碍。
这与即将出发的航班会预留一些空位的原理是一样的。
如果我们的手账上的某个时期是一片空白，说明这个时期我们在做重要的工作，而如果手账中排满了计划则说明我们在这个时期没怎么做重要的工作。
上文所说的“三个月”我是根据自己的经验所确定的时间段。我的很多朋友都设定了同样的规则。这种设定是有一定的道理的，因为完成一项重要工作所需的工时通常要比三个月长。
我们用图来说明这一点吧。假设目前无法预测的重要工作在将来的时间t1出现。
对不确定性的应对
重要工作的所需工时（t1—t3）比三个月要长。
因此，我们不对三个月以后做任何安排，这样一定能够应对不确定性。
从t1到期限t3（t1—t3）通常要比三个月长。在这里，如果这个工作是著书，期限t3就是指截稿日期；如果是国际会议，期限t3就是指会议日期。因此，对三个月以后不做任何安排，一定能够帮助我们应对不确定性。
由前文可知，将多长的时间段设定为空白期（即不做任何安排）是由那个人的工作性质决定的。如果某项重要工作所需的最短工时是T天，那么我们有必要将从现在开始到T天以后的时间段变成空白期。
要想预留出这段空白期，你就必须狠下心来拒绝别人的邀约。“虽然我现在有空，但近期可能突然会有重要的事儿”，用这种毫无气势的拒绝方式拒绝对方是不行的。我的一个朋友教给我的方法如下：首先，找出计划表中从早到晚计划排得满满的一天。然后，一边盯着那一页，一边笃定地说“很遗憾，这一天从早到晚我的计划都排得满满的”。这会不会也是“劝进账”的一种呢？
根据现场应急措施进行应对
以上是针对不能预测的情况所采取的事前措施。但是，如果那种情况实际上已经发生，并且事前没有预留备用日，该怎么办呢？也就是说，事后采取什么样的措施比较好呢？关于这一点，我已经在（1）中叙述过了，即只能采用应急措施和拙速原则来进行应对。
我们用图来进行说明吧。假设在用于做工作A的时间t2，工作X突然插入，而此时工作A还处于应该遵守“不中断原则”的阶段。在这种情况下，关于工作X，我们要采取暂时的应急措施，然后将其搁置。并且在比原定时间要早的时间t3，使工作A大致告一段落。也就是说，要加强拙速的程度。之后，在工作X的截止日期t4之前的那段时间里处理工作X。完成工作X之后，再次回到工作A就好（工作X有可能是“生病”。此时的“应急措施”就是指字面意思上的应急措施）。
对没有预料到的事件的应对
在时间t2采取应急措施，t3之前不中断工作A。
补论：经济理论在日程安排中的应用
日程安排与预算管理
时间管理与预算管理有相似的一面。所谓预算管理是指将每月的工资分配到各种各样的支出项目上的方法。所谓计划安排是指如何将自己的时间分配给各种各样的工作的方法。
就像这样，在“在一定的制约条件下的分配”这一点上，两者是相通的。因此，在计划安排中，我们也可以应用经济学上的“最优化”来进行思考。
只是，我们一定要注意两者之间也有不同点。最大的不同在于，在时间方面，“位置关系”是个问题，所谓“明日黄花”指的就是这个。
因此，时间方面的备用日与预算方面的备用费有两点不同。第一，即使有备用日，有时我们也会因为位置关系而不能应对。比如，如果备用日在演讲之后，那么这个备用日就不能用于治疗感冒。第二，是备用被浪费的可能性。如果是预算，只要没有计划外的开销，这些备用费就可以用于其他项目，或者转入下一时期的项目等，因此，备用费完全不会浪费。然而，在时间方面，如果没有出现要办的事，备用日就会被浪费。也就是说，在计划安排方面，备用必然会变成“缴纳费用且不能退还的保险”。
此外，基于同样的理由，在时间方面，我们通过简单的顺序调整也能避免时间的浪费。我在第三章和第四章所述的“联络的书面化”会对解决这个问题发挥比较大的作用。
边际效用递减法则
在注意上述两个不同点的基础上，我们来思考一下如何能够将经济学的理论应用到时间管理中吧。
一般情况下，如果我们把时间只用在某一项工作上，效率就会逐渐下降。例如校对校样工作。假设我们用一个小时通读校样，能够发现100个错字。那么，接下来的一个小时里，我们能够发现的错字的数量就会比用上一个小时所发现的错字少。因为大部分的错字能够在我们读第一遍的时候被发现（第二个小时的时候我们会有些累，这种情况实际上也是存在的，但为了简单化，这里我们假设这样的状况不会发生）。因此，我们假设读第二遍的时候能发现的错字为20个。
这与我们喝第一杯啤酒的时候，感觉比较好喝，但连着喝了几杯之后，就感觉没那么好喝了的现象基本上是一样的。在经济学上，这叫作“边际效用递减法则”。同理，增加一个小时的校对时间所能发现的错字的数量表示“边际效用”。
合理的时间分配——边际效用均等化定理
假设校样有A、B两个。为了简单化，我们假设这两个校样的长度是一样的，错字的分布也是一样的。另外，假设能够用于校对的时间为两个小时。
两次只阅读校样A（方法1）时，用两个小时能够发现的错字的总数为120。而用一个小时阅读校样A，用接下来的一个小时阅读校样B的话，能够发现200个错字（方法2）。因此，方法2的效率更高。
在使用方法1时，在校样A中，第二个小时的边际效用为20个字，而在校样B中，第二个小时的边际效用为100个字。因此，通过将用于校样A的时间转用在校样B上，能够增加整体的错字发现数量。
一般情况下，在几个对象的边际效用不相等时，通过把资源转用在边际效用高的对象上，能够提高整体的效用。因此，在最佳状态下，所有对象的边际效用都变得相等，这就是“边际效用均等化定理”。
由此可知，合理的时间分配是从边际效用大的工作开始，以使多个工作的边际效用变得相等的方式分配时间。
在实际工作中，很多情况下都不能简单地运用“边际效用”。因此，上面的分配也必须依靠“直觉”，但是，意识到以上所述原则是很重要的。
边际效用递减法则的应用
在这一章中所述的原则以及启示中，有几个是从边际效用递减法则中推导出来的。
首先，“拙速原则”就是对这个法则的直接应用。之所以提出“拙速原则”，是因为如果我们拘泥于只做一项工作，边际效用就会下降，时间分配也会变得低效。
此外，人为地设定截止日期并严格限制时间也是对边际效用递减法则的应用。一方面，在时间限制比较严格的情况下，被我们使用的时间的边际效用也会变高；另一方面，如果时间限制比较宽松，我们就会把时间用在边际效用低的工作上(5)。且在一般情况下，那些都是不用怎么努力就能做的工作，这样就会浪费时间。
校样的阅读方法
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而如果严格限制时间，我们就会只做边际效用高的工作。因此，被海外旅行等事情消磨掉几周的时间，我们从一年整体的工作中得到的效用也并不会下降。事实上，与在无限制的状态下无为地消磨时间相比，这样做的效用会提高的情况反倒比较多。
备用日所隐含的风险溢价
在前文中，我提到备用日中隐含着“风险溢价”，现在来说明一下它的含义吧。
我们假设车祸以一万分之一的概率发生，事故发生时的损失为一千万日元（表中的a）。这样，事故的预期损失额（损失额乘以事故概率所得到的值）就是一千日元，假设我们买了针对车祸的意外保险，这个保险会赔偿全部损失（d）。那么即使这个保险的保险费为一千日元（准确来说是一千日元乘以一万分之九千九百九十九）或更多，人们也会买这个保险。因为这一千万日元的损失一旦产生，就会对我们造成毁灭性的影响（准确来说，一千万日元的损失所产生的负面效应非常大）。而不予退还的一千日元保险费所产生的影响几乎可以忽略。因此，即使要交一千日元或者更多的保险费，人们也会买保险。假如人们觉得交一千五百日元的保险费也无所谓，一千五百日元与一千日元之间的差额五百日元就叫作“溢价”。溢价变为正数是刚才所说的“边际效用递减法则”的结果。
下表中显示了计划安排时的例子。没有预留备用日时，只要不感冒就能参加演讲（b），但是，运气不好感冒了的话，就无法参加演讲（a）。
意外保险针对车祸的效果
表中的数字显示了各种情况下的损失金额。人们通过买保险，来避免a的结果。
备用日针对感冒的效果
人们通过预留备用日，来避免a的结果。
缺席演讲所造成的损失会非常大。而如果事先预留了备用日，就可以用这一天来治疗感冒，然后就能去参加演讲了（c）。如果不感冒，备用日就会被浪费（d），但是这个影响并没有那么大。
因此，尽量避免a结果的产生是比较重要的。比起简单的概率计算，我们要更加重视可能会生病的情况，并预留备用日。在这里，超出概率计算的部分会成为溢价。
