使通信变得过于方便的电话成为导致工作中断的原因，从而渐渐成为工作的障碍。通过将电话替换为传真，能够大幅节约联络所需要的时间。
（1）电话——问题百出的联络手段
电话是最好的手段吗？
在当前社会，不同地点之间的联络大部分都是通过电话进行的，电话给我们的生活带来多么大的利益，这一点不用再说(1)。
但是，电话也是导致时间浪费的元凶。就我个人而言，把一整天都耗在打电话上也不罕见。这种时候我会觉得自己完成了大量的工作。然而，这只不过是错觉。实际上，我并没有在什么事情上取得进展，最终只能是“没有着手重要的工作”。因此，摆脱这种状态是时间管理的重要课题。
电话真的是最好的联络方式吗？
我们有必要试着认真反省这一点，只需认真思考一下就会发现，电话存在很多的问题。
时间碎片化事件
从接电话的这一方来看，最大的问题就是电话总是在工作的过程中若无其事地插进来。无论我们正在做多么重要的工作，都不得不中断。通话本身会耗费时间不用说，工作被中断是很大的问题。
关于“中断综合征”，在第二章的（1）中已经讲过。通常电话结束后，我们就会进入一种患了失忆症似的状态。看到桌子上散乱地放着写到一半的文件，这才想到“可能刚才正在做这个工作吧”。但是，至于刚才正在想什么，不多想几次是想不起来的。在写稿子的过程中，正在顺着思路写的时候，电话突然插进来的话，就会削弱气势，很难再回到原来的状态。此外，忘记重要想法的情况也会经常发生。
如果对电话的随意插入置之不理，就不只“中断”这么简单了。我们一整天的时间都会被分割得零零散散的，这就是“时间零碎化事件”。
电话在最坏的时机打来
除此之外，电话还有其他几个问题。一是由于电话来得突然，接电话的那一方的状态会被打乱。例如，关于调整会议日程的电话打来。为了寻找手账，我们翻皮包和口袋，拨开桌子上的文件，却怎么找都找不到。如果让对方稍等，我们又会感到过意不去。因此，即使日程安排上有些勉强，我们也会接受。但是，仔细考虑过这个日程与其他计划的关联等事项之后再做决定，不是更好吗？
在大部分的情况下，电话都是突然打来的。从接电话的那一方来看，那就像遭受了突然袭击。尽管打电话的人的本意并非如此，可结果还是会变成这样。实际上，人们100%认可打电话那一方的自由，却几乎没有考虑到接电话人的情况。仔细考虑一下我们就会发现，这是毫无道理的事情。
即使打电话的一方有所顾虑地问“现在方便吗”，接电话的一方也很难说“现在很忙，希望您待会儿再打过来”，因为这样回答会传达一种不重视对方的信息。事实上，你能在社长打来的电话里这样回答吗？虽然打电话的人会说“很抱歉给你打电话”，但在很多情况下，这并不是为电话的突然插入所表达的歉意，而是为没能登门拜访所表达的歉意。
这样的手段光明正大地被认可本来就很奇怪。由于工作性质的关系，在很多情况下，我都属于接电话的那一方，因此，我想要主张接电话那一方的权利。
开场白问题
电话的另一个问题就是，如果打电话的人不得要领，就很难清楚地传达要办的事。事实上，无论多么精明强干的人，要用电话向初识的人快速传达要办的事都是比较困难的。
例如，委托写稿的电话通常是这样的——
“我们的杂志是这种性质的……（很长的说明）。这次，我们决定做个特辑号。这个企划的主旨是……（很长的说明）。因此，我们希望您能帮我们写一下这方面内容的稿件。其他的执笔者是这些人，字数是……截止日期是……”
但是，接电话的这一方首先想听的是截止日期。因为如果在截止日期之前的工作都排得满满的，即使听到了其他的注意事项，也是没有意义的。然而，不听到最后截止日期是不会出现的。因此，我就必须中断工作，记下对方的说明。
比较合理的做法是，颠倒一下顺序。首先传达截止日期与字数，如果这些没有问题，接着再说主题，然后再说明背景，应该这样推进。但是，这种说话方式是难以做到的。
即使是再精明的人，也会这样，喋喋不休地问候和进行背景说明。因为一开始我根本搞不清楚对方“想要我做的是什么”，在这种情况下，我为什么必须要花时间去听，还要做笔记呢？
错过问题
即使对于打电话的人来说，在很多情况下，电话也是不方便的。因为对方不在的概率比较高。据某项调查表明，一次电话就能抓住对方的概率为30%左右。那么，留言请对方回电话这种情况就会以70%的概率发生。然而，这一次你自己不在的概率为70%。因此，即使如此往复，还是会有50%的概率无法对话。电话原本是具有当即响应性质的联络手段，可事实上，这在多数情况下是幻想。有人认为，“电视剧《你的名字》中的擦肩而过的悲剧在有电话的现代社会中是不会发生的”。然而，即使是现在，这种悲剧还是以相当大的概率在不断上演。
此外，还存在如下的问题。即如果对方不在，拜托对方回电话的话，自己就会被束缚，就不能离开座位（因此，还是“×点左右我会再打电话”这样说比较好，而不只是说拜托对方回电话）。
我的失败——经济何时恢复景气？
“首先回答对方想听的”，这是非常难的。
在电视的台风报道中，播音员问气象厅的专家：“台风什么时候登陆？”专家对此回答如下：
“台风现在正在从四国南方的海上向北行进。从此前的台风路径来看，在这种状态下继续行进的可能性比较大。西部有别的低气压，因此，台风路径也有可能偏移。从过去的例子来看，不能否定这种可能性。这样一来，就会这样，就会那样……”就像这样，答案总是出不来。
我很明白专家对预测比较慎重的心态。但是，收看者想听的是“台风什么时候登陆”。因此，希望专家能够回答说“台风9点登陆的可能性比较大”。并且接下来，希望专家能够说明“但是，台风也有可能12点左右登陆，因为……”但是，我再重复一遍，这样回答是非常难的，我也很难做到这一点。比如说我，没有人会问我台风的情况，但有人会问我“经济何时恢复景气？”
在一般情况下，我会这样回答——
“这样说的话，可能有人会认为有点绕远了。”
（最开始在找借口。）
“首先，能否从学术、科学的角度来预测经济景气的时间就是个问题。”
（从学问、科学的角度来说，可能是这样，但是……如果不知道，只要不接受采访就好。）
“因此，我认为，在预测之前，必须要首先思考经济不景气的原因。”
（不要随便转换话题）
“当然，持不同意见的人也有很多吧。”
（又在找借口）
“因此，嗯，这只是我的个人印象。”
（刚才明明说了从科学方面……）
关于“开场白”的问题，越是专家这个问题越显著。某位学者的演讲虽然运用了很多华丽的辞藻，但仅说完开场白就结束了。在学会报告的过程中，通常都有时间限制。但在很多情况下，在报告进入研究内容之前，时间就已经结束了。
听错和“说了、没说”问题
经常会发生“说了、没说”的问题。稿件的截稿日期、会议的日程等，如果只通过电话联系，就会发生不一致，而在改变原来的计划时，就容易出问题。
由于双方理解错了约定的场所而在其他地方等了很长时间，这种痛苦的经历任何人都有过吧。名字相似的时候，这种情况经常发生。我也经历过这样的事。我曾把在大仓饭店的兰花厅的会面错听成兰花酒吧，结果等了一个小时，彼此都对对方很生气。另外，传话的人传达了不准确的信息时，也会发生这种情况，此时和传话的人之间也会产生“说了、没说”的问题。
由于用电话联系通常不会留下证据，因此一旦出现问题，彼此都容易认为是对方不好，无论对哪一方来说，事后的感觉都很糟糕。另外，在需要做某种了结时，强者的逻辑总是容易行得通。处于弱者立场的人即使确信“听错的是对方”，或者有证据证明对方是错的，也难以主张到底。这可以说是口头联系的问题所在。“听错”这个问题产生的可能性要超出我们的认识范围。在通常的电话联系中，由于没有这样的记录，即使发生了误解，不被注意到的情况也会比较多。由于日语中的同音异义词比较多，所以这个问题比较严重。
我的失败——想要往返票
曾经，我在英国用电话就出席几个月后的学会问题与伦敦的秘书处进行了交谈。对方说“给您return ticket”。然后我就有点慌张了，忙说“不，如果只给返程票，我会很为难。虽然我现在在英国，但我还要再回趟日本然后再来。因此，能不能想办法把我去的票也解决了？”但是，总觉得讲不通。在争论的过程中我忽然发觉，在英国“return ticket”是往返票的意思（在美国叫作“round trip”）。对方说了给我往返票，结果我却吵嚷着“给我往返票！”。
如果在英国住了一段时间，这种事应该马上就能反应过来。因为去买火车票，对方肯定会问你：“single or return（单程还是往返）？”据说有个日本人在售票处的窗口被问道：“single？”结果，那个人却回答道“不，我已经结婚了”（虽然有些画蛇添足，不过single确实有“单身”的意思）。
要想防止这种情况的发生，就有必要多重复几次相同的内容。但是，如果这样做，所说的话的长度就会增加，所需的时间也会变长（听起来“易懂”的演讲速记记录，一旦书面化，就会变得不值得一读）。
另外，如果是像“那件事就拜托您了”这样模棱两可的表述，也会产生“同床异梦”的问题，即双方在想着不同的事情。在与文化背景不同的外国人沟通时，这种问题经常发生。因电话引起的听错是千万要注意的问题。
此外，也有“不小心犯的错误”。例如，本来想着要转告对方某件事，结果一不小心忘记说了或者忘记问想要问的事情；没有事先查看计划表，就与他人做了约定；草率断定某件事等问题。
（2）合理的传真方式
能够停止使用电话吗？
为了避免电话所造成的中断，有的人会待在没有电话的房间里工作。要想防止“中断综合征”的发生，这是最好的方法。但是，这也会让打电话的一方为难。因此，我们都想在保留电话的便利性的同时，避免“中断综合征”的发生。
能够使用秘书和部下的人就能屏蔽（封锁）电话。特定对象打来的电话会接，除此之外的就说不在，之后这边再打过去。也就是说，进行过滤。如上所述，因为电话是不保护接电话人的权利的机器，因此这本来就是正当的权利，我们要承认，电话无限制的突然插入，这件事本身就很无理。
但是，要实行起来是很难的。如果没有秘书和部下，要做到这些是不可能的（虽然也可以把留言电话当作佯装不在家的手段来使用，但是之后再打电话去问又比较麻烦）。而且即便我们可以这样做，如果做得不高明，就会损害我们在对方心目中的形象。
另外，即使屏蔽了电话，我们也还是必须要重新打过去的。那时，开场白问题、错过问题、“说了、没说”问题、一不小心犯错等问题依然存在。
从电话到传真
上述问题通过将传真作为联络的基本手段就能全部解决。原则上来说，联络要通过传真的方式，而不是通过电话。自己这方联系对方时也要尽可能地使用传真。现在，如果对方是事务所，我首先会使用这个方法进行联系。
使用了这个方式之后，我们才会又一次深刻地认识到电话是多么不合理的手段，而传真是多么合理的手段。我来总结一下吧。
·时间零碎化事件的解决
如果是传真，工作就不会在中途被打断。传真里的事项也能够在我们有空的时候得到统一阅读并处理，所以传真的效用非常大。自从我把自家的电话换成传真，我就能集中精力做写稿件等其他工作了。
·最坏时机问题的回避
认真思考之后，就能够应对。只要想到自己不会被电话打乱，就能安心。
·开场白问题的解决
传真能够让我们最先阅读自己觉得重要的部分。以前文所述的委托写稿的例子来说，我们就可以按照先看截止日期，然后看主题、背景的顺序进行阅读。此前听开场白要花五分钟，现在五秒钟就解决了。
·错过问题的解决
即使自己不在或者对方不在，也能联系。由此，彼此能够可靠地取得联系。出于外出讲课等事情的需要，白天我不在研究室的时候比较多，所以传真所发生的效用非常大。
·“说了、没说”问题的解决
传真对这个问题的解决也有比较大的帮助。如前边已经提到的那样，即使我们用电话或者口头约好了截稿日期以及会议的日程，为了便于确认，我也会让对方用传真发给我。
·一不小心犯错的规避
传真能使得忘说、忘问、草率断定等问题不再出现。
只要实践起来，我们就能马上了解到传真的上述优点。传真机是每个人都能加以利用的神奇的时间机器。一旦我们“尝到使用这种方式的甜头”，就难以再接受电话所带来的不便和不妥。因为我是很性急的人，偶尔用电话询问事情的时候，就会因对方的磨蹭而几乎要发狂。
当然，传真也并不是没有问题。传真特别让人苦恼的地方就是我们无法确认对方有没有看传真，如此，就会产生，“发送了、没收到”问题。如果对方是会收到很多传真的事务所，有时也会发生收到了传真却没有看的情况。此外，还有一个问题就是传真缺乏亲笔书写性。
机密文件自不用说。虽然有的机器能够通过数字密码等保守机密，但还没有普及。这个问题可以通过利用传真调制解调器或者电子邮件来解决。关于怎样利用电子邮件的事务处理系统，我将在第四章进行讲述。
另外，很多人认为，需要对方立即答复的时候，还是电话的效率更高。确实，这种情况比较多。但是，不属于这种情况的时候也比较多。实际上，如果双方都在传真机旁待命，就能够实现比电话交谈更快速的相互沟通。特别是需要用到图表的时候，更是如此。也许有人会说“这样的话就会被传真机束缚住”，但是，电话正是强行要求我们做到这一点。此外，关于是否真的需要立即回复，仔细思考一下，我们就会发现，不必完全做到这一点的情况也比较多。
此外，传真具有在一般情况下没有被大家充分认识到的大问题。那就是它的接收量超出了它的处理能力。关于这一点，我将在第四章中结合电子邮件进行讲述。
还有一点。由于此前与外国之间的文件交换要花大约一周的时间，因此，外国的合作伙伴为工作的延迟找到了借口。在能够使用传真的现在，这种借口已不再通用了。
我的失败——传真堆积如山
有一天，传真机亮起了红灯，在传真机的旁边，接收文件纷飞。由于过于接收了大量的信息，因此产生了卡纸情况。发送传真的是某经济官厅，发送过来大概100张传真。我因此受到了很大的损失，传真机出现故障，不得不拿去修理。
在这个记忆还没有退去的某一天，传真机接收又一次总也结束不了。过去一看，又是同一官厅发来的文件。要是传真机再发生故障就糟了，于是我急忙关了开关。
“这样就可以放心了。”正这样想着，那个官厅来了电话：“听说你家的传真机出故障了。希望你立即修复并告知我们。因为我们想重新发送一遍。”
在NTT的某次委员会上，我曾经提问过：“为什么不制作一个传真号码簿？”回答是“因为有可能收到垃圾传真”。但是，即便没有传真号码簿，也会发生“传真劫持（fax hijack）”事件。
将传真接收文件用于事后的事务处理
实际上，使用传真之后我们就会发现，传真除了具有上述的优点之外，还有其他各种各样的优点。例如，在时间管理方面，我们可以利用接收的传真文件推进事后的事务处理。
假设关于我们需要就如何与客户的交涉工作召开一个内部会议。如果通过电话联系，那么为了将这件事交代给部下，我们就必须逐一告诉部下对方的名字以及工作的概要等。但是，如果对方通过传真联系，就不用特意重复这些内容了。只要在传真文件上写上“关于这件事要召开一个内部会议，请准备一下”的字条，然后再交给部下就可以了。与口头指示相比，这样能够更简单、迅速，且准确地传达信息。
传真接收文件的便利并不仅限于与他人联系方面。如在第二章中所述，经过一定时间之后的自己在某种意义上也是“他人”，传真接收文件也是针对在这种意义上的他人的一种联系手段。也就是说，传真接收文件会成为未来的自己的备忘录。在用电话进行联系的时候，我们必须得自己做记录。但是，如果用传真接收文件，接收到的文件会自动变成记录并保存下来。
利用传真接收文件的事务处理
自动生成计划表
如果运用上述方法，我们就能自动生成计划表，关于这一点，前文已经多次提到。将会议的通知以及稿件的委托等都用传真接收，然后，在右上角写上日期并折叠成固定大小，再按照时间顺序放入方形2号的塑料文件夹中。只做这些工作，我们就能制作详细的未来计划表。
计划表自动生成
计划表的原型是手账，但在这个文件夹中的传真却显示了详细的内容。另外，通过偶尔核查这个文件夹，我们能够防止重复预约。此外，这个文件夹还能成为在手账丢失时的备份。
能够判断对方的情况
如果用传真进行联系，我们就能通过看传真文件来判断对方的情况。
如果传真文件上必要事项整理清晰，那么对方是可以信任的。如果是接受采访的工作，我们从所收到的传真文件上得到的启发也比较多。如果是协同工作，也是如此吧。
与此相对，传真上写着冗长的废话，却漏掉联系方式、日期以及会议场所等重要的事项，有时甚至弄错接收方的名字，对于这类发送传真者我们需要注意，因为之后出现问题的情况会比较多。事实上，我们只要看一页传真，就能够把握对方的事务处理情况，还能够借此很清楚地了解对方的情况。自从使用传真接受委托，我就能很确切地进行事后的应对了。
也许有人会认为，通过接收文件评价对方好像是单方面评分，这样做很失礼。但是，即使我们用电话联系，也会在无意识中做出这样的判断，而传真只不过是以明确的形式将其表现出来了而已。两者的区别只不过是，电话可以通过腔调以及说话方式做一些掩饰，而传真难以做到这一点。
从另一个方面来说，作为商务礼仪之一，学会“如何写传真”是必需的吧。我希望企业能将“如何写传真”与“如何打电话”一起纳入员工培训课程。
传真发送用纸
（上：笔者 下：大熊由纪子氏）
传真发送其实很简单
也许很多人会认为，“用电话交流就能解决的事情，却逐一写下来并用传真机发送太麻烦了”。不可否认的是，传真确实有这样的缺点。
但是，如果事先准备并复印如上一页所示的传真用纸，在该传真用纸上只写上必要事项，并不会花费很多的时间和精力。因为我们无须逐一写上发信人的姓名、号码等，所以比较轻松。在来自企业的传真中，这种纸张被广泛使用。不过，即便是来自企业的传真，也有很多至今仍然是全文手写，且没有写上发信人的号码等信息，或者不能辨读。只要做好一张传真，之后就可以通过复印做成无数张，因此我建议马上做一张这样的传真。
此外，传真发送用纸也可以这样使用，即随身携带几张这种传真发送用纸，想到联络事项的时候就写到纸上，之后再统一查传真号并发送，这是某种“当下主义”。
会用文字处理机的人还有更轻松的方法——事先输入模板文件的格式，只需改收信人的姓名、日期和内容等就能立即生成文档。此外，不用特意制作（书写的）格式，将在实际通信中比较典型的通信保存起来，然后改写一下就可以了。由于不用逐一写上问候语，因此在很多情况下，传真比电话更能节约时间。如果对方是需要反复联系的对象，就更简单了。只要取出上次的联系文件，由于上面已经写好了收信人的姓名以及联系方式，因此这一次只要修改一下内容就可以了。
如果我们使用电子邮件的传真发送服务或者传真调制解调器，就不用逐一打印到纸张上，我们可以直接通过电话线传送个人电脑中的文件，这样效率会更高。
每天需要联系10件事项以上的人才会完全依赖于使用传真的联系系统。不过可能也会视情况而定，但用电话需要五分钟才能解决的事情，如果采用这种方式，几十秒就能处理。如果我们每天有10件联系事项，那么每天就能节省大约一个小时，一年就能节省几百个小时。如果换算成工作日，就能省出一个月或者更多的时间，这是一个非常大的优点。
我们还可以使用这种方法预约海外旅行时的酒店。无论你要在多少个地方住宿，只要改写一下日期和地址，就能非常方便地做出几十份咨询函，并发送过去。有时我们用电话可能一天都做不完的事，用传真30分钟就能解决(2)。
顺利发回传真接收文件
以下所说的方法其实是我不想公开的技巧，但还是写下来吧。
这个方法就是在收到的传真文件上写上简单的回复，然后再发送回去。比如，圈上对方所写内容的一部分，然后写上“这件事我已知道”。写上收信人的姓名和发信人的姓名，然后用传真机发送，这样就完成了。回复极其容易。
如果用电话联系，就需要等到对方来接电话，然后打招呼，重复对方联系过的事项等。而使用这种方法，就无须做上述事项。即使对方不在，我们也可以只发送传真，一眨眼的工夫就能办完事情。
当你试着这样做的时候就会发现，在很多的事务联系中，用于传达事项所需的时间并没有那么长，必办事项部分就是工作本身。但是，必办事项的周边部分是无用的，想要将这些时间合理化，是可以做到的。
我发现这个方法的契机源于校对工作中的相互沟通。我会在用传真发送过来的校样上做修改，然后再这样发回去。某一天，我突然发现不仅是校对，在普通的联系文件中我们也可以使用这个方法。
只是，如果再收到已经发送过的传真，接收方不会有好心情吧。你很有可能为了节省那几分钟的时间，而失去了花费好多年建立起来的信任。
最简单的传真发送
因此，我不推荐使用这个方法，我自己也基本上不使用这个方法。但是，使用这个方法节省时间的效果是惊人的。在我们很忙的时候，不知不觉地就会败给“恶魔的耳语”，这种情况发生过好几次。
但是，这个方法是可以改善的。为了减轻对方的不愉快感，我一般会做个回复用的印章，然后盖上这个章，以此表达我对简略回复的歉意。另外，这个方法也具有能够写明此方的联系方式等优点。当然，即使你做了这些努力，也不可能完全消除对方的不愉快感。但是，在只需确认已收到来信时，我认为比起什么也不回复，这个方法更好一些。这是第二章所述的“拙速原则”（80%原则）的一个例子。
在发送稿件的时候，通知我已收到稿件的时候非常少（然而在发送稿件之前，会再三催促）。因此，有时会发生“已发送、没收到”的问题。所以我一定会打一个确认的电话。实际上，只要对方能在稿件的最后一页写上“已收到”，然后再发送给我，就能节省这个时间和精力。[此书分 享微信wsyy5437]
仔细思考一下我们就会明白，对于发回传真是否真的失礼，这里还有争辩的余地，因为这在某种程度上是一种社会性习惯的问题。实际上，最近，在会议的日程调整以及是否出席的回答等方面，使用传真回复的方式开始被广泛使用。在对方发来的纸张上写上回答，然后再用传真发回去。这与往返明信片是同一个原理。由于往返明信片是完全被社会认可的方法，因此即使用传真做相同的事情，也应该没有任何关系。如果是简单的事情，同时又希望得到事务性的回复，我希望大家能更积极地去使用这种方法。我自己在需要对方答复的时候，会提议希望对方在我发送过去的文件上做记录然后再发送给我。
预约等事项通过传真接收，然后在该传真上写上回复，再发送给对方的方式对彼此来说是比较轻松的。用电话进行预约时，有时对方问你“请问您的名字用汉字怎么写？”，回答这个问题也会很费事。我曾经将预约请求用传真发给美国的宾馆，结果美国的宾馆在我发送的传真上写上“OK”，又发给了我。对方无须一一重复写下的内容，比较轻松，而我这边也觉得收到了预约确认书，比较方便。我认为比起用电话交流，这种方式的效率更高。如果机票的预订等也能通过传真接收，就会比较方便。如果用电话预约，占线的情况会比较多，有时甚至会为了找到没有占线的号码，给整个日本的都市打电话。如果使用传真的话，那么即使是在深夜，信息也能被发送。但是，在这种情况下，如果漏掉了必要事项就会不妥，因此需要确认一下书写格式。如果能在机舱内或者旅行社分发这种格式表就好了，或者旅客也可以根据要求用传真发送。
稍微违反规则的秘诀
能够使用秘书的人，可以采取一个更加有效的方法。这个方法就是在收到的传真纸上写上回复的要点，然后交给秘书，让秘书打电话。采用这个方法，也许能够减轻“发过去的东西又返回来了”这种不愉快感吧。
当然，在这里，问题并没有完全解决。肯定也会有人为“对方没有亲自打电话过来而闹别扭”。因此，这依然是个危险的方法，需要慎重使用。
传真是对收信人来说比较有利的装置，而电话是对于发信人来说比较有利的装置，因此这种使用方法对于收信人来说最为便利。当然，前文我已经说过“电话对于收信人来说是种麻烦”，所以采用这种手段有些违反规则，我们难免会有种内疚的感觉。
但是我认为，这个方法要比让秘书叫对方来接电话的方法好得多。有时我去接听打过来的电话，结果对方却说“请稍等一下”，我就只好无聊地等着，“过了一会儿”之后，电话那边的人才姗姗来迟。由于信息接收方经常不在，发送方不想浪费时间，这种心情我很理解。但是，这会极大损伤留给接收者的印象也是事实。哪怕只是几秒钟，“让他人等待”也是个问题。至少应该考虑到这一点，等对方来接电话的时候，首先道歉说“不好意思，让您久等了”吧。如果对方没有这层顾虑，此方也会没有心情去认真应对。如果是总理大臣打来的电话，也许不得不接（虽然我没接到过总理大臣打来的电话）。但是，不知什么原因，最近会接到很多官员打来的电话。而没有秘书的人一般会让部下打电话。
首先政治家们不会这样做，由此可知，这个方法是极其危险的。政治家们本人会亲自打来电话（虽然拨通电话的有可能是秘书），这些人深知节省这几秒钟所需的成本到底有多高。
如果总归要委托他人联系，倒不如按照这里所述的方法，全权委托他人比较好。例如，可以这样拒绝，“我正在开会，没法联系您。但由于事情比较紧急，我会找人替我给您打电话”。从给对方的印象来说的话，我认为这样做问题比较少。
完善秘诀
如果要将上述的“秘诀”进一步完善，那就需要传真再次登场了。也就是说，不是让秘书打电话，而是让秘书根据笔记用文字处理机做成文件，然后用传真将文件发过去。由于很多事务的联系都是具有固定形式的，所以只要使用刚才所说的“书写格式”的方法，就能简单完成。这样一来，“代理联系”的印象就会进一步减弱，并且能够在不损伤给对方印象的基础上实现与如上所述相同的效率（但也有人会认为应该明确表明“发送的文件是代笔”）。
在欧美，信函的口述笔记是一种为社会所公认的方法，这样说来，我认为用传真做与之相同的事情，不给对方带来因电话所产生的困扰的做法是完全符合规则的。
在日本，过去口述笔记没有普遍化也许是因为打字机没有普及，而文字一目了然吧。这个问题通过对文字处理机的使用得到了解决，此外，传真还弥补了书信较为迟缓的缺陷。因此，这是当前最理想的联系方式。
然而，能做到这一点的也许是相当有能力的秘书吧。所以能够使用这种方法的人是有限的。但是，如果有实现的可能，没有人会放弃使用这个方法。
确立传真的社会地位
采用上述方法时的最大障碍就是我们很难说传真已为社会所公认。传真的社会地位低下也体现在传真在办公室中的放置位置上。在很多情况下，传真都被放在房间的一个角落里（而电话却端坐在办公桌上）。有时，传真还被放到像仓库那样的房间里。
对于传真，人们首先会对它做出“与电话相比，传真没有温度，缺乏人情味”这样的评价。但是，在所有的事务联系中，都需要温度吗？例如，航班时间的咨询以及预约也需要“人际交流”吗？
当然我并不是冷血动物。比如，即使是写稿，我也会因与编辑之间“波长”是否一致（是否对脾气）而受很大的影响。但是，如果在任何场合都要有这种接触，就太花时间了。
此外，如果反过来理解上述情况，我们也可以说传真是能够抑制感情的联络手段。用电话进行讨论很容易感情用事，如果使用传真，就能冷静地整理观点，使讨论变得更有建设性（另外，与信函不同，传真能够当即应答，因此容易继续讨论）。这是《朝日新闻》的大熊由纪子氏的意见，我也赞同这种看法。
认为在私人联系中使用传真有些枯燥无味的人可以使用有插图的传真发送用纸。据说大熊氏有7种有插图的传真发送用纸。我借用了其中的一种，有了105页，比我的传真用纸的品位要高得多，也更有温度。前几天，我在美国的书店发现了插入有漫画的传真发送用纸的书，我将这个传真发送用纸复印下来使用，里面的内容非常有意思。我想不久之后，日本也会出现相似的传真发送用纸吧。
我们使用传真的第二个障碍是“用传真很失礼”这种社会上的一般看法。“很抱歉用电话跟您联系”，现在会这样说的人变少了，但是，第一次给对方发传真时，一定要写上“很抱歉用传真发送给您”，来表达歉意。使用传真之所以被人们认为很失礼的原因主要有如下两点：首先，缺乏亲笔书写性。因此，“发送传真像把信息抛到对方面前”这种印象一直挥之不去。确实，机密文件不能用传真发送。但是，即便不是机密文件，传真也因此被人看作一种粗暴的手段，真是一种遗憾。
使用传真被人们认为很失礼的另一个原因也许是发送过程太简单吧。也许是“如果将这么重要的文件用这么简单的方式发送过来，接收方会很为难”这样的心理在作怪吧（实际上，这也是表明传真发送没那么麻烦的证据之一）。另外，也许有人会有“单方面的通告来了”的感觉（实际上，使用信函也是一样的情况）。据说有个编辑用传真将委托写稿的请求发送给老专家，结果，那位老专家为了表明拒绝的意向，没有对那个委托书做任何评论，就原样发回给那个编辑了。因此，很多人会说“我明白传真的便利性，但在有求于人的时候，很难使用这种方式”。坦白地讲，实际上，我自己在有求于人的时候，也难以摆脱这种社会上的一般看法。
但这简直太奇怪了。难道“花时间做些麻烦的事”就合乎礼仪吗？如果是这样，难道这不是一种受虐倾向吗？而要求这样做的那一方就是施虐狂。什么是合乎礼仪的联系方式？我认为对这个问题的判断大概是根据个人的习惯而定。
事实上，对传真的大部分指责都是莫须有的。因为传真是一种新型的联系手段，所以才没有为人们所公认，而即便作为向政府机关提交的申请书或者合同文件，传真不被认可的情况也比较多。而如果采用容易发生“说了、没说”问题以及“一不小心犯错问题”的电话联系方式，对方有时却会受理，这真是不可思议的事情。
我认为应该积极改变社会规则，不断提高传真的社会地位。
依然重要的信函
虽然信函在即时性方面存在问题，但它依然是重要的联系手段。首先，对方有可能没有传真机。即使事务所里有传真机，如果是私人的事，也没法用传真发送。
另外，即使能够使用传真，有时也会存在基于“社会上的一般看法”而想用信函联系的情况（不过，这是被上述“旧习”所束缚，并不具有合理的理由）。
即使是在使用信函的情况下，事务性的文件也还是用文字处理机来写比较好。此时，如果使用带窗口的信封，就可以将收信人姓名与正文印在同一张纸上，这样就比较方便。
也许有人会批判这样“没有温度”。然而，单从事务性文件本身来看，如果是手写且不能辨读发信人的地址及姓名，会更让人困扰（就我个人而言，由于我会收到很多未知的读者来信，这种情况经常发生，因此我很苦恼）。另外，在这里，“80%拙速原则”也很重要，也就是说，“比不发信要好得多”。
另外，在给长辈或上司写私信的时候，我会用文字处理机打草稿，然后再用手誊写到信纸上。在认为“文字处理机是誊写机器”的人看来，这的确是正好相反的使用方法，但我认为这才是文字处理机的正确使用方法（只不过，在这里，我也被旧观念束缚了）。
基本原理——使用书面形式联系
上述情况的基本原理是什么呢？那就是“要用书面形式联系”。
传真相对于电话的优点其实正是使用书面形式的优点。到目前为止，我们所说的“传真”实际上也正是“瞬时传达的文件”的意思。
正因为是书面形式，所以才能做到不用配合要联系对象的时间，跳过开场白直接进入需要看的地方，然后慢慢地看那一部分，这种优点是只有书面形式才有的。省略固定形式部分也是因为是书面形式才能做到的，由此所带来的节约时间的效果以及时间自由的效果（即在自己方便的时候进行阅读或回复）是极大的。“文件”真是人类发明的伟大的时间机器。
在整体的事务处理中，“从口头到书面”的原则在进行时间管理方面是非常重要的，关于这一点，我将在第四章中进行讲述。
（3）按时间顺序排列的电话簿和地址簿
花费时间的是寻找电话号码
在联系事务中最费时间的是寻找对方的电话号码和地址。“想打电话，但没有电话号码；想写信，但不知道地址”，这种情况频繁发生。比起联系本身，在很多情况下，这些事情更花时间。“一分钟就能写完的信，却花了一个小时去找地址”，这种情况经常发生。
针对这种情况的常识性回答也许是“做一个电话号码簿和地址簿，然后经常更新”吧。也有人会提议“如果有个人电脑，就用数据库软件做一个电话号码簿吧”。
确实，如果要联系的对象少且固定，也许这样做比较好。但是，如果要联系的对象变多，单单是制作电话号码簿就是一项辛苦的工作。此外，电话号码也会因为工作调动等原因发生变化，因此必须频繁更新，这很费工夫。与工作单位的电话等有关的信息的有效期平均只有一年半。假设存有1000个人的电话号码，那么每天就会有两个人的电话号码失效。如此，我们是否还能做到经常更新电话号码呢？实际上，即使好不容易制作了电话号码簿，最后变成“保存的尽是些旧且无法使用的电话号码”的情况比较多。
按照时间顺序整理的通信簿
是否应该制作电话号码簿以及地址簿并保存下来，要根据联系的频率而定。如果不是经常联系的对象，常见的模式就是“一定期间内频繁联系，工作一旦结束就不再联系”。因此，不要把所有的电话号码都存入电话号码簿，而选择以如下的方式进行处理更为便利。
·我们在日程表中填写会面的约定时，也要问一下对方的电话号码，然后将电话号码写到日程表中。
·如果是初次联系对方，要将自己以某种方式查到的对方的电话号码以及地址填写到联系当天的日程表中。
·另外，要事先将记通话记录的笔记本放在电话机旁，在接电话的时候询问对方的电话号码，然后写下来。
这就是“按照时间顺序整理的通信簿”(3)。正如在第五章中所述，“超级”整理法的基本原则是“对于流动的信息，要按照时间顺序进行整理”，这正是应用了上述原则，之后参照时，我们可以根据日期很容易地找到需要的电话号码和地址。
实际上，在很多情况下，这要比记载到普通的电话号码簿及地址簿上方便得多。如上所述，我们会在一定时期内与某个对象频繁联系，为此，我们只要打开最新时间的日程表以及电话记录，就能马上找到电话号码。而如果是普通的电话号码簿，由于电话号码簿里还留有不再联系的电话号码，因此要找到需要的电话号码，有时是很费时间的。
另外，认为将号码记录到电话号码簿中比较麻烦，而将其写到纸片上，结果纸片丢失了，这种情况也经常发生。这样一来，就会变成“需要的东西被杂乱处理，而整理得干干净净的都是些不用的东西”。如果是流动的信息，重要的就是新的信息。因此，适当处理这些信息很重要。
名片、问候卡也按时间顺序排列
我们可以将“按照时间顺序整理的通信簿”的原理的使用范围扩大到名片和工作调动、迁居的问候卡上。一般情况下，建议都会告诉大家“将这些名片和问候卡按照五十音的顺序或者工作单位进行分类保存”。但事实上，这些名片以及问候卡还是“按时间顺序保存”更为方便。
按照接收顺序用长尾夹将这些名片和问候卡固定起来，集中到某种程度，就复印下来，然后装订成文件，实物原则上要扔掉。通过复印，这些名片和问候卡会变薄，同时具有一览性。
如果使用这种方式，就会很难找旧的东西。不过，重要的是新的东西，因此这样已经足够实用。因为频繁使用的东西能够被我们当即看懂，所以这样做就缩短了平均存取时间。对于虽然旧但是重要的东西，我们可以标上红色标记或贴上标签等，使其变得更显眼。
此外，正如在第二章中提到的那样，我们还没回信时间就过去了，连对方发来的联系信件也弄丢了，这样的事情经常发生。对于需要回信的信件，我们要事先采取“现场应急措施”。也就是说，事先用文字处理机制作好只写有收信人姓名的文件，或者事先制作好只写有收信人姓名的明信片或封口书信。
