组织内部的日常传达也用书面形式进行比较好，由此我们能够进行高效的时间管理。另外，通过活用电子邮件，我们能够飞速提高事务处理的效率。
（1）流动信息也要以书面形式记录下来
多采用书面形式
我在第三章中所述的时间节约法的基本原理是“用书面形式进行联系”。进一步推进这个原理就会得出“即使是一般的工作，也最好从口头联系转变为书面联系”的结论。事实上，有时即使是针对就在眼前的对象，也是书面形式比口头形式更方便。
也许有人会说“什么？！那么麻烦”。事实并非如此。为了用具体的例子说明这一点，我想回顾一下我在大藏省的经历。
在政府机关工作的日子有如在文件堆里生活，也就是说，工作是以文件为中心进行的。然而，大部分文件都是来自其他部局、其他官厅、企业等地的文件，正式的起草文件、用于会议的讨论文件以及参考资料等，这些都是要保存相当长时间的资料，在这个意义上来说，它们是具有作为库存品性质的文件。除此之外，谈判、调整以及事务联系等则都是通过口头进行的。
但现在回想起来，我认为其中相当大的一部分都能够书面化。即使是马上就失效的流动信息，也应该用书面形式来处理，而不是用口头或电话来处理，因为用书面形式进行处理的效率更高。
不要从最开始就接受详细的口头说明，采取如下方式的效率更高。
a．首先，让对方提交篇幅在一页纸以内的极其简单的要旨，这个要旨的字数要控制在几百字左右，内容就是“主要是哪些事情”。
b．如果只提交要旨，肯定是不够的，因此，接下来我会简单地提出问题，让对方按照我所指定的格式写上回答。
c．做了这些事情之后，我才会要求对方进行口头的详细说明。
在我曾经的工作方式中，相当于a、b的部分是使用电话进行的。对方会先打来“关于××事，我想去你们那儿进行说明”的电话。因此，我们之间关于内容会有一个简单的应答，这个应答的结果我得自己做笔记（当时没有传真，所以只能这样做）。
如果采用上述方式，那个笔记就需要让对方准备。由此，我不仅能够节省做笔记的时间，而且不用跟对方统一时间就能进行a和b的工作，b的提问笔记由我来写。这些提问原本是要通过电话来问的，这里就不会花费多余的时间，并且，这样做还有能够明确传达提问事项的优点。
与部下联系时，也可以采取同样的方法。我的指示和提问以简单的笔记的形式递交给部下，部下的报告和回答也以笔记的形式传送给我。另外，讨论的记录等我也会让部下记录下来。
以“留言条”的方式处理日常业务
进一步推进上述原理，我认为，极其简单的日常联系事务也用书面形式进行的效率会更高。在很多的办公室中，电话留言都是通过便条来传达的。也就是说，我们要把这个方法进一步推广。
为了具体说明这个方法，我们先假设有电话留言条的情况。假设这张留言条上写着“××打来了电话，说是想设定关于××事的会议日程”。利用这张留言条，我们能够如下推进工作——
首先，给A打电话，确定日期，确定议题的详细内容，并将这个结果追加到上述留言条上，然后，使用这张纸向部下下达指示。在这张纸上我们要写上如下指示事项：“准备关于这件事的相关资料，也请B出席会议。”在这里比较重要的一点是，由于这张便条上写有A的名字、电话号码以及会议的日期及主题等，所以我们无须再一一重复。也就是说，如果最开始就有文件（说是文件，也可以只是简单的留言条），那么不用重复内容就能把信息传达给他人。
这与在第三章中所述的利用传真接收文件进行事务处理是一样的，由此我们可以节省时间。考虑一下这样做的效果我们就会明白，即使对方就在眼前，用留言条传达也比口头传达的效率更高。另外，当工作不是从外部打来的电话开始时，我们可以自己写张便条。
把便条交给眼前的对象，这在最开始可能不太好办。也许有人会说“你是不想跟我说话吗？”其实。这只是一种习惯。试想一下，如果我们在参加会议的过程中想与某人商量某些事项，也是要写在便条上交给对方的，等待对方的回复以在那张纸上追加内容的形式返回。实际上，只要将这种方式在与之类似的事情上推而广之就好。也就是说，将日常业务当作一种“留言条游戏”。
利用留言条的事务处理
我们读“如何写商务文件”这类书就会发现，里面记载有好几种固定格式的文件。但是，这些文件都是用于发送到外部或者作为记录留存下来的正式文件。在这里我们需要思考的是，寿命更短的非正式文件。
在上述说明中，假设的是用电话与外部进行联系，而如果用传真进行，效率会更高。此外，当我们与同一事务所内的其他部门联系时，所有简单的记录都用传真发送，或者亲自给那个部门送去也许会比较麻烦。这个问题可以通过活用在本章（4）中所述的电子邮件得到解决。
据说，要想提高文件处理效率，我们就需要统一文件的规格。确实，如果事先确定好格式，会比较方便。另外，如果每个部门都使用不同的格式，那么有时候相同的内容就必须重写多次。在复印技术普及的当下，这就是重复性的工作。但是像上述那样的日常联系，我们只要将其书面化就能提高效率。另外，“什么样的格式比较好呢？”这也是由具体情况而定的。总之先开始工作，然后再慢慢找到合适的格式就行。
向上司报告也要用书面形式
对于上司，我们也可以使用与上述相同的方法。不要从一开始就做详细资料的口头说明，而是应该先附上简单的说明，然后再提交资料。当然，如果只放下文件，会被认为很失礼吧。因此，如果能说“我已经写下了要点。我会给您说明，您有时间的时候请叫我”就好了。如果能坚持这样做，上司也会意识到书面形式的便利性吧（意识不到这一点的人原本就是无望的）。
如果能这样做，那么更简单的事务联系也能用便条进行。例如，如果是简单的事后报告，即使不面对面进行说明，也应该能用一张便条解决。
如果能将这个方法日常化，就没有必要为配合上司的时间而等待了。实际上，政府机关的大部分工作时间都是用于“等待”的时间。不仅是政府机关，在日本的其他组织中，“等待时间”也非常多。由书面形式所进行的时间差调整功能也许会显著改善这种状况。
另外，如果上司能以便条的形式进行指示，那么部下的工作被中断的情况也会消失，这个效果应该非常明显。
（2）重新认识书面和口头的区别使用
书面形式在时间管理中的作用
我在第三章中提到应该把电话转换为传真。在本章中我进一步推进，提出组织内部的日常联系也可以在很大程度上采用书面化。在这里，我来总结一下书面形式在时间管理方面能起到什么样的效果吧。
·无须配合对方的时间。即使各项工作所需的时间不变，由此也能产生几个效果。首先，免去了等待的时间；其次，工作流程不会被对方的行为所左右，自己能够控制。也就是说，能够防止第二章中所说的“中断综合征”。最后，统一做类似的工作，能够节省时间。
·能够马上阅读自己认为重要的部分。这一点源于随机存取和按序存取的方式。“随机存取”是指，如唱片的唱针落到任意的地方，听者就从唱针落在的地方开始听那样，我们能直接到达目标位置。而像磁带那样，如果不是从一开始就按照顺序听，就难以到达目标位置的方式就是“按序存取”。
只要我们采用书面形式，就能做到随机存取。文件和资料我们没必要从最开始阅读，从需要的地方开始阅读就可以。如果能够做到随机存取，对于接收方来说，就能产生极大的节省时间的效果。
与此相对，如果采用口头交流的方式，那么就无论怎样都会变成按序存取。磁带可以快进，但听取不得要领的人的口头报告，简直连快进都不能减轻困扰。虽然采用问答方式进行推进，能够做到某种程度的随机存取，但与采用书面形式相比，效率还是要低得多。
·无须重复同一内容。采用口头形式进行联络时，如果想要将事务的处理交托给他人，就必须重复相同的内容并传达给对方，而采用书面形式进行联络时，只要把书面材料交给对方就能好。
如上所述，采用书面形式的益处非常大。很多人认为“制作书面文件需要时间，为了节省时间应该用口头联系”。但事实与之相反，“正因为没有时间，才采用书面形式进行联络”。如果以组织内的时间管理为目标，书面形式的适当活用就是关键点。一旦知道采用书面方式的便利性，你就会明白口头联系多么不合理，你肯定会大吃一惊。
另外，采用书面形式进行联络除了具有节省时间的优点，还具有如下优点（最初的两点作为传真的优点，已经在第三章中讲过）——
·“一不小心犯的错误”和“说了、没说”问题不再发生。在很多情况下，口头进行的报告和指示的内容都模棱两可（将谈话录下来重新听一遍就能清楚地知道这一点）。使用日语时，由于日语的主语不明确，这个问题就会放大，有时甚至会出现不清楚所要完成的工作的主体的情况。
·能够通过书面文件的完成情况评价对方的能力。
·在将事情书面化的过程中，能够逻辑性地思考问题。
更适合口头的情况
当然，并非在任何情况下都是使用书面形式更好。希望面对面的口头交流的情况也有很多。下面来列举一些情况。
a．相互间的即时通信比较重要时。用于产生新想法的头脑风暴就相当于这种情况。另外，在工作内容复杂的情况下，如果不能立即提出问题，工作就无法向前推进。因此，在很多情况下，我们不仅要看书面内容，而且还要听取口头说明，这样做更高效。此外，通过面谈，边探听对方的想法边进行谈判也是比较常见的。
b．需要传达真心话和机密事项时。由于书面内容会留存下来，因此具有被非特定人阅读的可能性。因此，有时书面形式不适合传达真心话和机密事项。
c．为了强制工作。这一点没有被大多数人意识到。如果是书面文件，因为不需要立即得到回复，所以存在文件没有被及时阅读、指令没有被执行的危险。如果对方不在眼前，人就容易懈怠。我在利用电子邮件进行共同研究的过程中发现了这个问题。要想强制进行制作资料或者阅读传阅的资料等工作，就要设置研究会，明确规定截止日期。
d．为了封锁通信。如果采用书面形式，有时文件接收量过多，会超出处理能力。当采用会面形式时，如果有先来的客人，后面的客人就没法获得见面机会；如果电话正在通话中，电话就会打不通。然而，由于采用书面形式没有这种制约，因此存在文件接收量庞大的危险。也就是说，矩阵会在此方这一侧形成，而不是在彼方那一侧形成。
如上所述，现实生活中也有采用口头形式更为便利的情况。因此，我并没有说所有的交流都要采用书面形式。我想说的是如下三点——
·在事务处理中，时间管理的关键在于从口头联系转换为书面联系。
·重新仔细考虑一下就会发现，大部分的联系都能够书面化。
·我们需要找到书面与口头的适当平衡。
但是，口头真的必要吗？
如果再重复一下上述内容，我要说明的一点就是要做到书面与口头之间的平衡。但实际上，只靠习惯和惯性区分使用书面和口头的情况比较多。
不需要回答的单方面的通知或者针对咨询的简单回答等也只是出于习惯用口头形式进行。其结果，为了寻找对方或者等待对方的到来而花费时间的情况非常多。
另外，对于如上述采用口头的形式更好的情况，我们还有很大的重新思考的余地。
首先，我们来看一下在a中所看到的“相互即时通信”。这是否有意义，会根据对方的水平及准备的程度而有所不同。即便是接受采访，有时我们会受到启发，有时则完全是消磨时间。头脑风暴也是这样。虽说“三个臭皮匠，赛过诸葛亮”，但在毫无准备的情况下聚集在一起，最后只会以闲聊终结。虽说在很多情况下我们很难采用书面形式进行谈判是事实，但在口头联系中所产生的不准确性和模棱两可的情况，有时是非常危险的。
问题最多的就是在b中所看到的“真心话”和“机密事项”。非正式的真心话反映了实情，正如在下一节中所述，这是日本式组织的特质，关于书面与口头的区别使用，这一点提出了本质问题。在讨论这个问题之前，在这里，我想先指出如下三点：
第一，书面文件的内容通常不会马上公开。实际上，由于电子邮件具有亲自书写性，因此能够传达真心话以及机密事项。第二，需要客观判断什么是真正的机密事项。将无须作为机密的事当作“这件事我只在这里说”“要保密的事”“处于尚未公开阶段的事”，而想要将其当成秘密的倾向比较强。第三，只是想要逃避责任而选择采用不会留下证据的口头联系的情况也比较多。
在c中指出的“工作的强制”在某种程度上也是根据项目的推进方法而定的。如果工期比较紧，采用书面形式让对方遵守期限也不是不可能的（实际上，在与国外合作的联合研究项目中，大部分的联系都不得不通过书面形式进行）。
d中提到的溢出问题在很多情况下反映了工作过多、超出处理能力的现象。在这种情况下，也许有必要控制工作量本身吧。但是，这里也包含了书面形式的本质问题。关于这一点，我想在本章的最后部分进行讲述。
此外，也许有人会抱有这样的疑问：“在电视时代成长起来的一代会喜欢采用书面形式吗？”事实上，我们只要看一下电脑通信讨论会(1)的盛况就会明白，这种担忧恐怕是不着边际的，不喜欢书面形式的人其实是持“腹艺”至上主义的老一代人。
不透明的日本式组织
在日本的组织中，通过书面表达的“场面话”只不过是形式，在很多情况下它们甚至源于虚构，而反应组织运动的实际情况的是“真心话”。
在内部成员之间，由于“不要说那么生硬的话”的规则，场面话很容易被忽视。因此，如果忠实地按照书面上的规则办事，在很多情况下会出现“诚实的人显得比较傻”的情况。另外，一些不成文的规定却严格支配着组织成员。而且，如果彼此之间不是能“推心置腹”的关系，那么是无法看到这些规定的。这些规定在很多情况下是对合理规则的否定，也是对既得利益者的现状维持愿望的反映（因此没有成文）。
外部的人不会明白组织的真正规则。我横向走过了日本的纵向社会（重视身份和上下级关系的社会），所以养成了一种以局外人的眼光来看组织的习惯。我对日本式组织的这种特质深恶痛绝。外国人看日本社会，批判日本社会封闭、不透明，我认为这种批判完全是合理的。
但在这里我并不想挑战日本文化本身，这是超出本书范围的课题。我想要讲的是如下两点：
第一是日本组织中的书面用语和口头用语的区别使用与上述组织原理密切相关这个事实。前文我已讲过，即便受限于日本式组织的特质，我们书面化联络依然有很大的余地。但是这种书面化存在一定的限度也是事实。如果组织的规则不能变得透明，不能明确规定个人的责任和权限，那么我们就难以实现以书面为中心的工作推进方法。
我想说的第二点是，当前的客观条件开始逐渐变得不利于日本式组织。关于这一点，我接下来会进行讲述。(2)
要求书面形式的条件变化
在欧美式的办公室中，个人的空间是独立的。因此，在很多情况下，即使是与旁边的人进行简单的事务联络，也要通过便条的形式进行。与此相对，日本的办公室是大房间形式的，此外，至少在一个组中，没有固定的职务担当，职务担当的确定是根据具体情况的不同发生变化的。而且，大部分的联系和意见沟通都是通过口头进行的。
BOX——政府文书写作技术的真髓
将内容写到文件中，并使内容含混不清，需要相当高的技术。政府文书写作技术的真髓确实在于这一点。以发生重大事件时的应对为例，总结该技术的精髓如下：
还未收到报告
如果是事实就糟了
迅速调查
妥善处理
1．是争取时间的借口。一般人都认为政府的事务处理需要时间，但这是对外部而言，政府内部的信息传递非常迅速。因此，实际上政府内部早已知道这件事已经发生。却宣称“官方目前还不清楚”，这样说是为了争取时间（过些日子，也许媒体会忘记）。即使是整个日本的所有人都知道且引起轰动的事件，政府一方也需要有厚着脸皮重复这句话的胆量。
2．表明对这件事的官方看法。但比较重要的是，使用“如果是事实”这样的假定形式。也就是说，这里只展现形式逻辑，而避免判断是否真的糟了。“避免了”才是实际的效果。
3．所谓“迅速”的时间范围实际上是无限的。实际上，“暂时”甚至会持续几十年，这在行政中相当普遍。另外，也要注意，在这里只说“调查”，并没有答应采取具体的行动。
4．是唯一提到应对方针的一点。然而，“妥善处理”只不过是努力表明“尽量力所能及地去做”。“妥善处理”的近义词有“积极应对”“慎重讨论”等，这些都表明实际上什么都不做。
这样一来，就完成了保证将来的行动完全不被束缚的答辩。发生重大事件时政府的官方意见一定会遵守这个原则，而对这个原则的忠实程度堪称完美。
日本式组织的优点当然也是存在的。日本式组织对于培养被认为是日本企业强大源泉的从业人员的一体感以及团队精神起到了相当大的作用。另外，没有死板地决定个人的职务担当，从灵活应对的角度来看，这一点也是值得肯定的。
日本式组织在用书面形式进行事务处理方面是个很大的障碍。并且，决定书面和口头的相对优势的基本条件因为如下两点产生了重要变化——
第一是产业结构的变化。通过比较简单的技术进行批量生产时我们比较需要团队精神。但是，今后日本的主导产业会向强烈要求革新性和创造性的产业转移。因此，在组织中，不再需要强调同质性，而是要重视从与不同性质的成员接触中产生新的想法。要做到这一点，将联系方式转换为书面形式是必不可少的。拿“弹性工作时间”来说，如果联络的基本方式不是书面形式，就难以实现。
第二就是技术进步的方向。如之后我在（4）中所述，传真和文字处理机等事务的技术革新正朝着提升书面形式的优势的方向发展。在这样的环境下，依赖口头联系的日本式事务处理方式的落后会变得越来越明显。例如，如果不是在对身旁的人也用便条形式进行交流的组织环境，电子邮件也是难以被运用自如的。日本白领的生产率非常低的原因就在于组织内部的沟通过于依赖口头联络，这个问题也许今后会越来越严重。
此外，在日本组织中，目前虽然是少数，但也已经开始诞生“便条派”。西友株式会社的坂本春生先生就是其中之一。据说，坂本春生先生在指示部下时，为了保证准确性，会直接把便条交给对方；在对上司进行汇报时，很多情况下也不是逐一跟上司预约之后进行汇报，而是通过秘书用便条的形式进行汇报。
讲义是无用的吗？
我在前文中已经讲过，采用书面形式进行沟通更高效。但讲课也是口头的沟通，这也是无用的吗？是不是不去上课而待在图书馆里看书自学更好呢？
未必是这样。因为讲课有如下三个重要的效果：
第一，具有相互沟通的优点。如果是讲课，学生能够马上提问。老师也能做一些解答，比如一边看学生的反应，一边重复讲解学生难以理解的地方等。但如果是书，就做不到这些（只不过，日本的学生不怎么提问。如果只是被动地听课，还不如读一些能够通过随机存取的方式只阅读想要了解的部分的书，这样做效率要高得多）。
第二，能够传达“真心话”。从学生的角度来看，能够明确区分重要的地方和不重要的地方。虽然书本上也会强调重要的地方，但讲课能让学生更清楚地知道这一点。另外，“虽然不重要，但姑且事先说一下”，诸如此类的情况，书本上是不会发生的。
第三，能够展现思考的过程。在经济学中，为了进行说明，我经常会使用图。在讲课的过程中，由于我会逐渐完成一幅图，因此能够显示绘图背后的思考过程。但是，书中只能记载已完成的图，因此很难说明思考的过程。
由于存在如上所述的情况，因此有人说“不听课是学不到学问的‘奥秘’的”。在经济学中，被称作“芝加哥学派”的一派比较重视oral tradition（口头传达）。这个学派的思想精髓就是“无论阅读多少书和论文都不能理解，如果不亲自去听课就不会明白”。这有点儿神秘、排斥他人的感觉。
另一点虽然没怎么被指出，但我认为比较重要的是，老师出错所产生的教育效果。我作为学生，看到过好多次老师出错的情况。每次我比较感兴趣的就是，老师会在哪个地方注意到错误，然后如何修改。老师在进行计算时，一般会在计算的中途，而不是算到最后才发现错误。看到这种情况，我们就会明白如何在计算过程中进行检查。另外，在修改错误时，很多情况下老师都是从想要导出的结论中逆推回去，这样我们就能明白推论的过程。图也是一样，有时会因为弄错了尺寸等，而表现不出想要说明的地方。看一下老师的修改过程，我们就能很好地明白隐藏在图背后的思考过程。
就像这样，一旦老师出错，学生的思考就会显现出来，这对学生来说是难得的机会。如果一直看书，就没有这样的机会。老师修改错误期间，一般情况下，很多学生的视线会离开黑板，事实上，这样就会错失一个千载难逢的机会。
考虑到上述情况，我们也可以说，不出错的讲课对学生来说并没有那么大的教育效果。这样的讲课，还不如看书的效率高。虽然也有广播讲座和电视讲座等，但在这里讲师绝不会出错。因此，这种讲座搞不好会同时具备讲课的缺点（不能随机存取）和书的缺点（无错性）。
（3）重新认识会议
会议的目的是什么？
重新认识会议的存在方式并将其合理化也是组织的时间管理方面比较重要的课题。这正如很多时间管理方面的书所强调的那样。如果你问上班族：“什么是浪费时间？”那么绝大多数的回答是“会议”。管理层应该积极地去解决这个问题。
首先，我们有必要反省“会议的目的是什么”。一般情况下，会议具有如下目的：
第一是审议，即利害关系的调整与决定，这是会议的本来目的。第二是头脑风暴，即从与会者的讨论中产生新的想法或者问题解决方案等。这一点是通过书面进行交流很难做到的（虽然不是不可能）。以这些为目的的会议并不是浪费时间，而是工作本身。然而，实际上能划入这个范畴的会议相当少。绝大多数的是如下的会议：
首先，是诸如“定期业务汇报会”之类用于进行汇报、说明的会议。这类会议的重要程度须视具体情况而定。从接受说明的这一方来看，能够通过会议获得信息，有时甚至还能了解通过文件难以得知的真心话。但是，他们未必总能获得有用的信息。通常情况下，汇报者都会假想与会者的平均水平然后进行汇报，因此对于非常了解情况的人来说，这样的会议就是浪费时间。
实际上，在一般情况下，相当多的是如下四种会议，这些会议才是应该取消的会议。
·为了逃避责任的会议 也就是说，想推卸责任，“这不是我决定的，而是会议决定的”。在旧式组织中，这样的会议极其多。说是“集体决策、参与决策”，听起来好听。但是，甚至出现了“为了梳理会议的会议”，并且如果会议的结论是诸如“需要继续探讨”之类的话，那么这样的会议简直是滑稽可笑。
·联欢会 即确认其是组织中的一员的仪式。如果这样做能培养团队精神、提高生产率，这种会议挺好的。但如果是出于诸如“因为不见面会感到不安”这样的原因就不好了。如果是出于这样的原因，日本企业就会在国际竞争中失败。
·为了打发时间的会议 有的会议从“确认上次议事录”开始，会议进行过程中很多与会者一在分发的资料中发现错字，就兴高采烈地发言。与这种时间机会成本为零的人打交道，而浪费了宝贵的时间是让人难以忍受的。
·单纯的惰性 “因为是定期会议日，因此必须要开会。为了保证会议时间，一定要准备议题”，如果是这样的会议，那么这个组织将濒临灭亡吧。
我的失败——暴露的副业
在某次会议上，我把笔记本电脑带进去，在那里做副业。虽然有些显眼，但我想“也许看起来像正在做会议的记录吧”，于是就把笔记本电脑放到桌子上，光明正大地做起来，但失败了。
由于笔记本电脑是耳目一新的工具，因此理所当然地引起了大家的兴趣。会议结束的时候，好几个人都聚集过来了。“用个人电脑做记录，真是太牛了。能稍微给我看一下内容吗？”
要想在开会期间干别的事，如果不使用纸张，恐怕是不行的。
从会议到文书
会议是某种形式的沟通。多人调整时间聚集在一处，面对面地沟通就是“会议”。既然会议是沟通交流的一种方式，那么我们就能应用已经讲述过的原理。也就是说，我们有必要思考：“会议难道不能代替书面联络吗？”
关于汇报事项，我们可以会前分发文件资料，而在会议上只接受提问。“会议的大部分时间都浪费在资料说明上”，这简直是愚蠢透顶。仔细想想，为了听取汇报而齐聚一堂，这难道不是没有复印机时代的遗物吗？而现在很容易就能复印，因此很多汇报应该可以通过复印来完成。此外，使用电子邮件的一齐同报功能（将同一内容的邮件发送给多人的功能），就能极高效地传达信息。企业内的电子邮件会使大部分会议变得不再有存在的必要吧。
通常情况下人们会认为“由于没有必要特意做成文件分发给大家，所以在全体人员聚集的地方用口头传达”。但全体人员聚集在一处所花费的时间机会成本要比用于复印的时间机会成本高得多。因此，我们必须要转变思维，“由于这并不是需要在全体人员聚集的地方传达的大事，因此以书面材料的形式分发给大家”。
前文已经讲过，用于审议、决定的会议非常重要。但是，实际上在很多情况下，重要的事项会在会前的疏通中决定，会议只是对此项决定的认可。如果是这样，我们就应该更改组织的规则，以明确权限，使大家不用聚集到一起就能解决问题。让不相干的人参加会议，反而只会使事态复杂化。
即便是头脑风暴，最好也不要期望太高，这一点前文已经讲过。
从如上观点来看，我们不得不怀疑电视会议的实用性。电视会议之所以会产生也许是基于“总之先聚集在一起”这样的想法吧。但是，我认为与会人员之间距离较远时，更是如此，应该通过发送文件来解决要办的事。
也有人提议，“为了缩短会议时间，还是站着召开会议吧”。这个提议倒挺有意思的，但说真的，这个提议到底如何呢？如果是站着就能召开的会议，那还是不召开比较好。另外，如果像头脑风暴那样为了获得新想法而将大家聚集在一处，反而会取得相反的效果吧。
大藏省的时间——会计局的会议
说起大藏省的会议，大家也许会想到讲究排场的形式性会议吧，但让我吃惊的是会计局（负责预算的部门）会议的简捷。会计局会议只由次长、主计官（科长）、负责人三人进行也是常有的事。并且该项会议汇报简略，决断也极其迅速。这是因为时间限制比较严格，所以不能拘泥于形式。由于出席者被严格限制，与会过程中没有过多不必要的讨论，因此会议很快就结束了。
为了和睦的会议应在讨论范围之外(3)。如果你将会议当作社交或者休息的场所，那就难办了，我希望你能在其他时间用其他方式进行交际。
即便是联合研究项目，我也会把召开研讨会的可能降低到最低限度。从我的经验来讲，我认为有必要将大家召集到一起的只有如下两种情况：第一是在工作开始阶段的头脑风暴；第二是为了让大家遵守工作的最后期限，或者强制性地让大家阅读其他成员的论文的集会。除此之外的事情基本上能用传真或者电子邮件代替。
（4）电子邮件时代的事务处理
提升书面优势的技术进步
在很长时间内，两地之间的联系都是通过书面形式进行的。由于电话这种即时通信手段的普及，在过去的几十年间，口头联系的优势得到提升。但当前的技术进步正朝着提升书面联络的优势的方向发展。
第一，复印机的普及使文件的复制变得容易。由于复印机在口头联络中无法得到运用，因此间接地提高了书面的利用价值。
第二，传真和电子邮件使针对遥远地方的文件的即时配送成为可能。由此我们就解决了采用书面联络方式的一个很大的缺点，即延时的问题。
第三，文字处理机的出现，使复制、编辑、检索等工作变得非常容易。
与这样的技术进步相对应，大幅度变革组织事务处理的基本方式的需求应运而生。
工作的大部分内容是抄录
大部分的事务性工作是“抄写”。因此，如果能提高这项工作的效率，就能在减少时间的浪费方面，具备很大的优势。
如前文已提到的那样，如果我们在事务联络中使用书面形式，就没有必要在之后的事务处理中重复联络事项。如果使用电子邮件，效率将进一步提高。关于这一点，下面我用“用于海外出差的事务性手续”这一具体的例子来进行说明。
在以往的使用纸和电话的联络系统中，这项工作是如下进行的：
·会议主办方的通知以书信的形式寄来。
·然后参加者看书信里面记载的日程安排，给旅行社打电话，咨询航班的座位情况、起飞时间。将旅行社的回答写在纸上。另外，委托旅行社预订宾馆，并记下宾馆的名字、电话号码等。
·确定行程，制作行程表，这些工作都通过手动完成。
·由于需要走组织内部的审批程序，所以还要填写几张表格。因此，就需要从行程表开始抄写。
·给会议主办方以及旅费的赞助商写信，将行程抄写下来寄过去。即使是联络了好多次，也必须每次都抄写。
·将行程抄到自己的手账中。
·由于需要将行程表留给家人和此次出行的相关人员，因此要抄写行程表。
综观上述程序我们就会发现，大部分的工作都是内容相同的文件“抄写”。
如果是传真，我们就能够复印接收到的文件进行利用，但不能编辑。通常情况下，由于每项程序都规定了相应的格式，我们不能原封不动地使用复印的资料，因此，我们仍然需要重写的时间。实际上，由于这种事务上的程序，我们要抄写好几份内容相同的文件，这种事是极其常见的。此外，由于处理部门的不同，提交文件的格式也有所不同。因为文件的内容是一样的，所以我们完全是在做无用的工作。
电子邮件——不再需要抄写
在使用电子邮件和个人电脑的联络系统中，我们以这样的方式处理如上事务：
·通过电子邮件接收会议主办方的通知。这份通知会作为电脑中的文件被立即保存下来。
·从这个文件中剪切、复制关于会议日程的部分，加上若干说明文字，将其制作成新的文件，然后用电子邮件发给旅行社。
·旅行社针对这份文件的回答以通过将航班、住宿地点、联系方式追加到日程表中的形式被转发回来。因此，就自动完成了行程表。
·由于需要走组织内部的程序，因此要将所需的部分从行程表中剪切出来并复制，做成新的文件进行提交。如果需要纸质的文件，就将其打印出来。
·复制行程内容并用电子邮件将其发送给会议主办方和旅费的赞助商。即使需要发送多次，也只需简单地修改一下内容就能做成新的电子邮件。
·将行程表打印出来，然后夹在手账中。
·由于需要将行程表留给家里以及相关人员，因此将行程表打印出来。
由于以上工作都是通过电脑进行的，因此我们完全不再需要做“多次抄写内容相同的文件”的工作。
也不再需要校样的校对
如果是杂志文章或者书籍的原稿，那么“抄写”这个工作就会变成更费时、费力的工作。在以往的联络中，这项工作是这样进行的：
a．将手写的原稿或文字处理机的打印件寄给杂志社或出版社。如果内容简短，就用传真发送。
b．印刷厂按照出版社的要求，将稿件重新印刷出来。
c．“校样”被送回，纠正错误。
在这个过程中，b是相当繁重的工作，很费时间。不仅如此，c的工作对作者来说也是相当大的负担。这个工作在无法预测的某个时间点插进来，由此产生“中断综合征”。本来我们已经发送了正确的原稿，却被要求订正由于原稿的重新印刷所产生的错误，这个要求本身就是不合理的。
相对而言，如果用电子邮件发送，就能简单地做成与原稿一样正确的校样。也就是说，不再需要b、c的工作。
电子化所带来的事务合理化
如果所接收的信息被保存在电脑中，我们就能非常高效地进行检索。人们就能从“拨开纸张寻找目标文件”这种愚蠢的工作中得到解脱。
我在第三章的（3）中讲到，可能我们只为查找一个人的地址，就要检索相当于1000册本书的范围。这种乍一看效率低下的工作方式变得实用是因为电脑的检索速度非常快。即使只保存了所接收的文件，只要依靠文中的字符串，我们就能进行这种检索。
电子邮件具有亲自书写性，并且能够让我们知道对方已经阅读过该文件，这确实克服了传真的缺点，但电子邮件最重要的优点是将文件处理纳入了电脑系统。
因此，如果我们能将需要处理的大部分信息电子化，那么信息处理事务就能飞速合理化。也许有人会认为：“这项技术进一步发展将会导致白领失业。”但是，由此而多出的人员可以从事人力需求更高的工作。人不是复印机的替代品，人应该集中精力去做真正符合人自身特质的像样的工作。
在家办公和移动办公
如果能够活用电子邮件，那么克服通勤问题也不是不可能的。
我们一天中相当多的时间都耗费在通勤上，这种时间损失实在不能小视。如果我们想要节省时间，就要设法缩短通勤时间。如果通勤距离较长，那么好不容易到办公室时就已经筋疲力尽，也无法专心工作，这将不再是个笑话。然而，虽说可以“为了节省通勤时间而住在工作单位附近”，但在地价比较高的日本大都市，这只能说是有如做梦。
为了制造产品，工人必须集中到工厂，这是显而易见的事情。正如经济史的教科书所教的那样，这才是近代工厂式制造业的基本性质。但是，关于信息处理工作，我们是否也有必要聚集在一处呢？如果是在几年前，提出这样的疑问本身就是荒谬的。因为用电话进行的沟通交流是有限度的，而将文件运到遥远的地方又费时间，但是现在由于电子邮件的普及，客观条件发生了很大的变化。
在美国，开始流行“在家办公”。这个想法就是允许员工通过对电子邮件的利用，把自家或者休养地当作办公室。这并不是仅停留在思考层面的阶段，而是正在实施的阶段。有好几种相关的杂志都已经刊行了这种做法。事实上，在地价比较高、通勤问题比较严重的日本，在家办公的做法是更应该被认真思考的问题吧。另外，这也比较有利于活用家庭主妇的劳动(4)。尽管日本女性受教育的水平比较高，但她们在育儿期从工作第一线退下来的情况是比较常见的，在家办公也许能改变这种状况。
此外，如果能通过可随身携带的电脑和手机的组合，在外出地点进行电脑通信，那么就能将任意地点当作办公室。在美国，“移动办公”这个概念也开始出现。
对多媒体产生怀疑
以上所有的事情都可以通过电话线路网来实现。根据使用方法的不同，我们用现有的技术和设备，能够交换惊人的信息，至少在文字和数字方面是这样的(5)。
但是，在现实中，这种潜力基本没有发挥出来。因为在现在的日本，能够通过电子邮件进行通信的对象是极其有限的。由于对方没有加入网络，大部分的接收文件都变成了从传真中输出的纸张（虽然可以把传真接收文件保存到电脑里，但由于传真接收文件会变成图像信息，因此我们无法编辑，并且会占用内存容量）。
传送文件也是一样。如前所述，如果对方能够用电子邮件接收原稿，就会非常方便。尽管如此，大部分的杂志社和报社都只用传真接收原稿（虽然关于书的原稿，软盘交稿比较普遍）。
在网络中，只要对方没有加入，那么无论我们怎么努力传递信息都无法发挥作用。这与文字的效用是一样的。如果对方不阅读，我们就不能通过文字传递信息，如此，文字的利用价值就会大幅度下降。
最近，大家都在谈论“多媒体”。据说只要以此为题开演讲会，就一定会出现听众爆满的盛况。确实，在高速、大容量的通信网中，我们瞬间就能获得视频信息等，这是很棒的事。但是，如果是如上所看到的那种状态，那么无论布设多少光纤通信网络，都是无用的。某位专家曾经说过“到底用多媒体来做什么呢？这是个大问题，不过也许只是在做游戏吧”。没有什么能比这句话更能准确地描述日本当前的状况。
通信设施等硬件确实是必要的，但在此之前我们更需要的是能够熟练运用这些硬件的技术和体制。听到广泛流传于世的“多媒体论”，我有种像是陷入了“在开设游泳教室之前，要先建一个极其豪华的游泳池”这样的花言巧语中的感觉。“建一个游泳池，就能学会游泳”这样的逻辑也不是完全错误的，但如果只是想学会游泳，那么用现有的游泳池已经足够。“多媒体狂躁曲”是一种想要让人们把钱用到硬件投资上的阴谋，这样说是否过头了呢？
如何应对“电子邮件地狱”
前文我们提到了电子邮件积极的方面。不过电子邮件也存在一些问题。
我认为，电子邮件最大的问题就是接收量超出了处理能力。这一点在本章的（1）中和第三章的（1）中也提到过。这种情况很容易变成“摆脱了电话地狱，却又陷入了电子邮件地狱”的状态。
