缩短寻找文件的时间也是节省时间的重要课题。在本章中，我将总结在《“超级”整理法》中提出的看法，并讲述其与在本书中到目前为止提到过的时间管理法的关联。
（1）“超级”整理法的基础
节省寻找文件的时间
在第三章和第四章中，我已经指出“联络工作中存在很多的时间浪费”，并讲述了使其合理化的方法。同理，寻找文件也是很浪费时间的。
明明只需五分钟就能完成的工作，结果却花了一个小时去寻找所需的文件，谁都有过这样的经历。事实上，如果只花一个小时倒也还好，但是很多人都有过这样的经历：无论如何也找不到需要的文件，到处找了好几天。这些事都很可笑。难道不能设法缩短这个时间吗？1993年11月由中公新书刊行的《“超级”整理法》的主题就是找出这个问题的答案。
在这里提出的方法是我经过长期的反复试验和失败之后摸索出来的方法，通过这个方法，我的事务处理效率得到了跨越性的提高。在著书时，我比较担心的是，这个方法的有效性是由我的工作特殊性所决定的。不过，好在这只是我杞人忧天。我从很多人那里都得到了“找到文件的时间显著减少了”的反馈。东京工业大学的今野浩先生说：“以前我每天平均要花将近一个小时的时间去找文件，但用了这个方法之后，找文件的时间缩短到了几分钟。”(1)
下面将介绍该方法的概要，并做一些补充。
挤压归档
很多人按照内容对文件和资料进行分类，并将它们保存在橱柜中。按照这个方法，文件和资料在刚整理完的时候，摆放得井然有序，但维持这个状态比较难。此外，使用过的文件没有被放回原处，之后下落不明；由于没有时间特意去整理正在使用的文件，因此这些文件被不断堆放在办公桌上；或者即使有时间整理，我们也不知道如何判断应该把文件分类到哪个项目中的情况也比较多。保存在橱柜中的文件，即使失效了，也难以被轻易丢弃，就这样，橱柜里渐渐没有了存放文件的空间。这样一来，完美的秩序就会逐渐走向崩溃。
造成这样的结果并不是因为我们怠慢，而是因为方法不好。“要时刻注意整理”“要定期逐一检查不需要的文件并丢掉”，如果是诸如此类的精神训话，是解决不了问题的。
我提出的“挤压归档”具体操作如下——
首先，按最小单位将文件、资料等汇总在一起，然后将之放入方形2号信封中。在信封背面的右端写上日期和简单的内容，将它们从书架的左侧开始存放。此时，不要按内容进行分类，而是按照时间顺序进行排列，这一点比较重要。使用过的信封不要放回原处，而是放到书架的左端。这样一来，未使用的信封就会被挤到书架的右侧。在这个过程中，不需要的文件随时可以扔掉。
没有分类为何能够检索？
其实这个方法非常简单。由于我们不进行分类，因此只要是文件，就都能放进去。这样，一眨眼的工夫办公桌就能变整洁。但是问题在于，之后需要某个文件时，我们能否迅速检索到呢？如果只是将文件简单排列起来，我们会不会找不到呢？这也许是所有人都会感到疑惑的地方。
事实上，这样做确实能比按内容分类时更迅速地检索，原因有三。
第一，因为我们所需的文件大部分是近期用过的文件的重复使用，我们把这些文件叫作“工作文件”吧。在挤压归档中，这些文件集中在左侧。因此，我们只需几秒钟就能找到。
第二，即使是几个月都没有使用过的信封，按照时间顺序摆放后它们大致会被放在哪个位置我也基本上清楚。或者说，至少我知道，一个文件被放到哪个位置时，代表它“还没这么陈旧”。因为我们对于“什么时候做的工作”这种按照时间顺序发生的事的记忆是相对比较清晰的（与此相对，我们对于“放在哪儿了”这种位置的记忆不太清晰。因此，如果按照内容来区分文件的放置位置，就会发生丢失事件。而且越是重要的东西，我们越会小心地收起来，就越有可能找不到）。
第三，按照内容给信封标上颜色区分标志，或者将类似的信封汇总到一起等，通过随时做这样的工作，我们很容易就能找到。
即使遇到最坏的情况，我们需要检索所有的信封，这个时间也是有限的。即使有1000个左右的信封，我们也只需要十五分钟左右就能检索完。因为不知道文件放在哪儿，而到处找了好几天，这种情况将不再发生。
时间管理中的挤压归档
在到目前为止所提到的时间管理法中，挤压归档在各种各样的地方被使用。在这里，我们来总结一下。
·现场应急措施 在我们完成工作的过程中，可能会有传真、信件等各种各样的文件插进来。要想不中断工作，就需要将这些文件的处理往后推。但如果这样做，我们就有可能弄丢插入进来的文件。因此，作为最低限度的应急措施，我们可以将这些文件放入信封，然后收纳到挤压档案中。
·防止“中断综合征” 需要紧急处理突然插进来的工作时，我们就不得不暂时中断正在进行的工作。在这种情况下，我们需要把摊在办公桌上的文件归拢，将其放进信封，收纳到挤压档案中，以防止“中断综合征”的产生。如果可以，再在档案袋上贴上“工作做到哪儿了？”“还剩什么工作？”这样的便条。
·保存成果 工作做到一定阶段，我们就可以按照“拙速原则”或者“休息原则”去做其他的工作。此时我们只需将成果本身和相关资料放入信封，然后收纳到挤压档案。
·收纳需要立刻做的工作笔记 这个笔记记录了原本应该在几个小时之内处理的工作，但有时也存在工作不能在当天处理完的情况。在这种情况下，我们可以用长尾夹夹住这些笔记，也可以将它们放进信封，然后收纳进挤压档案。第二天的工作就从打开这个信封开始。另外，这个信封可以是标有“×月×日未处理”标题的信封，里面汇总了所有当天未处理工作，如果只是将特定工作汇总在一起，那么也可以放入其他信封。此外，未处理的信封也可以有多个。通常的做法是将未处理的文件放入“未处理”的箱子，但如果是这样，文件就有可能越积越多，最终变得不可收拾，所以信封尽可能详细地分开比较好。
就这样，挤压归档成了时间管理不可缺少的手段。作为将大脑中的短期记忆暂时保存在外部的手段，挤压归档极其高效地发挥着作用(2)。
电话号码、名片、电脑文件、笔记也按时间顺序进行整理
上述方法的基本原则有两个。第一个原则是“一个口袋原则”，即不按照文件内容区分放置的地方，而是把所有的文件都装入一个大口袋。如果是挤压档案，那么书架就等同于口袋。第二个原则是“按照时间顺序原则”，以时间轴为第一密钥将文件进行保存、检索。
我将这种整理法命名为“超级”整理法。挤压归档就是将这个基本原则应用于纸质的文件、资料等的方法。超级整理法也适用于其他对象。
·电话号码和住址 只要不是经常联络的对象，我们就把他们的电话号码和住址写进日程表。另外，不要按照名字或组织保存名片，而应该按照时间顺序保存。只要在电话机旁边放一本大型号的笔记本，并将对方的电话号码写在这个笔记本上，就能自动做成符合超级整理法原则的电话号码簿。以上内容，我还在本书的第三章的一个小节“按照时间顺序整理的通信簿”中讲过。
·个人电脑的文件 不要按内容区分软盘，而是按照时间顺序将所有的文件都放入同一张软盘里。当我们将文件保存在硬盘里时，也不要创建树结构的目录（文件夹）。此外，如果能给文件取个巧妙的标题，那么检索就会变得非常容易。
·笔记 不要用卡片或者活页式手账，将不同内容写在不同的地方，而是应该按照时间顺序依次写满每一个位置，这样我们能够比较容易地找到。关于这一点，将在第七章的（4）中再次讲述。
“超级”整理法的效果
如果运用这样的方法，你就会发现如下的效果。
·能够大幅度节省寻找文件和信息的时间。因为按照一般的整理法没有被适当处理的工作文件按照“超级”整理法被放到了容易取出的位置。
·不再发生文件或笔记等丢失的情况。将搜索限定在一个口袋中进行即可。之所以会发生“文件到处找了好几天”这样的情况是因为我们无法限定搜索范围。如果按照挤压归档的方式整理，而书架上没有文件，就能证明文件确实是“没有”。一般情况下，证明“不存在”是很难的，挤压归档是做成这件难事的极其有力的方法。
·判断文件是否需要扔掉会变得容易。虽然判断是否需要扔掉文件比较难，但只要过了一定的时间，这件事就会变得容易。我们按照挤压归档进行整理时，如果放在右边的信封在一段时间内一次都没有使用过，那么这些文件已经失效的可能性就比较大。
·即使要保留旧文件，由于该文件会被挤压到右边，我们在检索文件时，也不会产生障碍。如果按照分类方式进行整理，旧文件就会变成干扰，检索的效率就会下降。
·因为能以最少的时间和精力来维持，所以即使很忙的人也能边工作边运筹管理。
（2）挤压归档的Q&A
总之先着手去做
关于挤压归档，我收到了各式各样的疑问。因此，在这里我要讲一下挤压归档的Q&A。另外，有时我也觉得，在杂志等介绍的文章和评论中，并没有恰当地传达挤压归档的宗旨，在此我想做一些补充。虽然这些在《“超级”整理法》中有所记载，但不知是不是强调不足的缘故，也存在没能被读者很好地理解的地方。
首先，有很多人反映：“我认为这是个很好的方法，但始终无法开始尝试。”这是不应该存在的情况。着手去做并不是什么难事，而且做这件事也基本不需要准备。按最低限度来说，我们甚至不需要信封，只要把办公桌上堆积如山的文件纵向排列就好。我们需要的只是丢掉“对不分类产生的恐惧”。
总之先着手去做很重要。在第二章的（1）中所述的“出发之际的拙速原则”也能适用于此。我们没有必要着手已经整理过的文件。只要从新收到的文件和已经使用过的文件开始就行。也就是说，只要从工作文件开始保存就行。新资料才是重要的。很多人都从不再需要的旧资料开始整理，我们应该把这个顺序颠倒过来。
（我的书房和研究室整体上相当杂乱。但是，只有收纳挤压档案的书架和办公桌总是收拾得很整洁，它们才不会成为工作时的障碍。整个房间的收拾等到有时间的时候再做就好。）
“无法开始尝试”的人会想着“首先我要创建一个井然有序的体系”，而后再摆好架势。正因为他们意气风发地想要全面改革文件系统，所以才不能开始。这背后存在这样的认识：信息是比较重要的，要永远保存。然而事实上，现在大部分的信息都是流动且会消失的，也就是说信息是具有一定寿命的、流动的。
在很多情况下，信息的重要程度及其定位，是我们一开始获得这些信息的时候所不清楚的。在处理这些信息的过程中，我们才会逐渐明白。因此，我们应该先将信息在统一的范围内按照时间顺序进行保存，等有时间的时候，再根据需要进行分类，除此之外别无他法（“按照时间顺序整理的通信簿”之所以比较方便也是同样的缘由。我们往往在一开始并不知道通信簿中的某个人有多重要）。从一开始就非常清楚地知道该把信息分到哪一类并保存起来的是日常工作的场合。
“超级”整理法是这样一种机制，即“总之先着手，在做的过程中就逐渐形成了一种秩序”。上智大学的渡部升一教授评论道：“‘超级’整理法是这样一种方法，即越是继续整理，范围就越会缩小，最后形成一个系统。”(3)
也就是说，“超级”整理法是具有生物机制的方法。按大熊由纪子的话来说就是，“先将信息当作食物摄取，然后随着时间的推移将其汇总、丢弃。”(4)
某家报社曾评论道：“称为终极整理法的方法每隔几年就会出现，但实际上它们无法在实践中被使用。将文件不断地堆在办公桌上才是最好的方法。”其实堆在桌子上这种方法与“超级”整理法是一样的。放在最上面的是新文件，该文件就是工作文件，虽然放在下面的文件不容易被取出，但我们不需要使用这些文件的概率也比较高，因此也没有关系。此外，大致估计文件“也许在这里”，然后抽出文件就是按照时间顺序进行检索。我的建议只是把横着堆积的东西竖着堆积。由此，检索和废弃文件都会变得容易。希望大家能摒弃“这肯定是麻烦的方法”的成见，马上采用这种方法。
按最小单位进行汇总
在关于具体操作方法的提问中，最多的就是“把多少分量的文件放到一个信封里比较好呢”。
这个答案就是“最小单位”。如果有归拢到一起的文件，就先收纳到信封里。即使知道还有其他具有相同内容的信封，也不要先找那个信封，总之先收纳。因此，有的信封里可能只有一张纸。
有几本杂志刊载了“超级”整理法的说明文章，但是插图中描绘着相当厚的信封的这种情况比较多。可能这是源于他们出于对“将相关资料全部都汇总到一个信封里”这一点的设想吧。但如果是这样，我们的整理法就不能很好地发挥作用，因为单是寻找信封里的资料就相当花时间。再重复一遍，先收纳归拢到一起的文件。如果想汇总相关文件，有时间的时候再进行就行。
如果将文件按最小单位进行汇总，扔掉也会变得容易。如果信封里装了很多文件，那么即使其中的一部分文件已经失效，我们也没法扔掉这个信封。如果是小范围内的汇总，那么我们只要看一眼标题就能扔掉。
要想按最小单位进行汇总，就需要我们毫不吝惜地使用信封。而且，要做到这一点，我们就希望能有成本几乎接近零的信封。对此，我都是用已经使用过的信封。但我听说，书发售后不久，文具店里方形2号的信封就被抢购一空了。我很高兴大家买来信封想要立即尝试，但如果是买来的信封，就会有无论如何都想要“节约”的心理（这也许是成长于物质匮乏时代的一代所具有的可悲的习性）。使用旧的信封不仅是为了“节约”，也是促使将流动信息作流动处理的手段。
实际上，有好几个文具制造商都联络我说“想制造超级整理信封”。但是需要花费成本的信封，是不能发挥作用的，因此这些联络请求我都拒绝了。
先进行内容分类比较好？
有相当多的人虽然认可挤压归档的有效性，但他们会认为“先做一个粗略的分类，然后再按时间顺序进行整理比较好”。这是将内容分类作为第一密钥，将按照时间顺序整理作为第二密钥的整理方法。
乍一看，似乎这样更合理。我自己也在相当长的一段时间里都采用这种方法。但是，从我的经验来看，这个方法不行。即便是对于“事务文件和资料”这种粗略的分类，有时我也会困惑到底应该放到哪个信封里。在这种情况下，思考应该把文件分到哪一类这个问题本身就令人心烦。挤压归档的特点就是“什么都不用想，只要按最新顺序放置就好”。这也与在第七章中所述的工作记忆的限制有关，是比较重要的一点。
另外，如果将内容分类当作第一密钥，我们就很难扔掉过时的文件。因此，我在《“超级”整理法》中，曾多次强调“不应该采用这种方法”。
信封的标题
“给信封写什么标题比较好呢？”这样的提问也非常多。
针对这个问题，我的回答也比较简单——只要写上日期，之后怎么做都行。也可以只写上“未处理”，完全不需要一贯的规则。在实行的过程中，我们就会渐渐明白适合自己的标题是什么样的。
看一下手头的信封，比如，有个信封的标题写着“超、要返”。这个信封里装着还没有回信的《“超级”整理法》的读者来信。其他人看到这个标题，也许不会明白这个标题的意思吧。但要看的人是我自己，因此只要我自己能懂就可以。与电脑不同的是，即使是模棱两可、非固定格式的标题，人也能看懂。相反，即使你起了一个有序的标题，也不一定能提高检索速度。
“必须按一定的规则起个规规矩矩的标题”，这也许是很多技巧书所带来的弊害（电脑不会产生这样的问题。如果不事先确定合适的规则然后再起标题，检索就会变得麻烦。相反，如果标题起得好，检索就会变得非常快）。
文具制造商也曾提议：“我想制造贴在信封背面的标签，以便更容易看到标题。”但这也是不需要的。给每个信封贴上标签，如果要做这项工作，我们就不能立即收纳文件。这个想法的背后也有将信息看成库存品的想法——贴上特殊的标签并妥善保存起来，这种想法与“超级”整理法完全相反。
在“超级”整理法中比较重要的只有“一个口袋原则”和“按时间顺序原则”这两个原则，其他的都是微不足道的小事，甚至使用信封都是小事。极端地说，小事就是“怎么做都行”的事。只要准确把握原则，具体的操作方法可以根据每个人的情况发生变化。
一旦使用，不会打乱时间顺序吗？
在挤压归档中，使用过一次的文件不会放到原来的位置，而是按最新的顺序（左端）放置。我也曾有过这样的提问“这样一来，时间顺序不会被打乱吗？”严格来说，确实如此，我们可能需要重新标上日期。
实际上，即使不这样做，也不会带来不便。虽然写上日期是为了明确“从这儿往右没有”，但其实再次使用的时候，时间顺序会或多或少地被打乱，检索文件并不会因此遇到阻碍。这是因为与标题的情况一样，人具有对模棱两可的信息进行判断的高度信息处理能力。
难以扔掉文件？
也有人认为“虽说应该扔掉文件，但我怎么也做不到”。他们之所以会这样认为，似乎是因为他们把“挤压归档”理解为要自动扔掉在挤压归档过程中放在右端的信封。当然，这是一种误解。事实上只要有空间，可以把文件保存到任何时候。“应该把文件保存到什么时候？”这个判断仅仅是由空间的限制所决定的。
“扔掉某份文件的第二天，又发现还需要用到这份文件”，这是“墨菲定律”之一。这对任何人来说都很恐怖。因此，文件才难以被扔掉。不过比起这个，我倒更想批判“市面上能看到的文件整理法虽然都强调扔掉失效文件的效用，却没有提出具体的操作方法”。
挤压归档逐渐成为一种机制，它能有效利用“一定时期内不使用的信息，其不再会被用到的概率比较高”的法则。也就是说，如果需要扔掉文件，我们可以从右端开始选择。但是，如果有空间，文件也可以一直保存着。
值得注意的是，扔掉文件也不一定要从右端开始。实际上我们尝试一下就会明白，在到处搜索所需的特定的文件的过程中，发现了已经不需要的文件，然后将其扔掉，这种情况相当多。按经济评论家德久芳郎氏所说的适当的命名来说，就是随时“整理信封的顺序”。
我的失败——大藏省中的文件管理的实况
“扔掉文件！”这是很多贤人的建议。赛姆勒说：“回想一下通用汽车公司的传奇性领袖艾尔弗雷德·斯隆的话‘扔掉这个，我可能遭受的最坏的结果是什么？’”并且，赛姆勒鼓励道，“只要结果不是开始颤抖，或者出冷汗，或者呼吸急促，就放心扔掉吧。”①
但是，一定不要忘记，组织的高层是一些得天独厚的人，他们有资格问“那个资料怎么样了”。大藏省的某个上司夸口说“我不带文件”，会议一结束就把所有的资料都还给了部下。作为需要听从指令的部下，这时如果他们不慎将资料扔掉，就会陷入困境。
在国会的预算委员会上，坐在政府委员席的最前排的局长回头看坐在后面的科长。科长回头看站在后面的我。我一回头，只有墙壁。即使现在想起来，这依然是让人汗毛直竖的瞬间。
①李卡多·赛姆勒（Ricardo Semler），冈本丰译，《赛姆勒主义》，新潮社，1994年版。
（3）大脑生理学所支持的合理性
依然大量存在的“不为人知的超级整理派”
正在使用时间顺序整理法的人相当多，这一点我在提笔写这本书的过程中就已经知道。特别是对于名片与书信，还是按照时间顺序进行保存最为高效，在忙碌的人群中间，有这种想法的人是比较常见的。因此，我将他们命名为“不为人知的超级整理派”。
《“超级”整理法》出版发行后，我才知道很多人都曾是超级整理派。据说东京大学的吉川弘之校长也说过：“书中建议‘不要考虑内容，将所有的文件都从左开始放置’，我有段时间也是这样做的。”(5)这就是挤压归档本身。但吉川弘之校长最后说“我的秘书向我抱怨‘我讨厌这样做’，因此我就放弃了这种整理法。如果一直是我自己去整理，也许会坚持那样做的”，真是太遗憾了。
读者来信中都写着“以前我尝试过类似的方法”。有位读者告诉我，很久以前在东京教育大学有人教过这个方法。另外，YKK拉链的创始人吉田忠雄氏好像也提倡时间顺序整理文件的方法(6)。我还听说，某个企划公司的社长从很早以前就开始实行按时间顺序的文件整理法，他还向员工推荐了这个方法，他读了我的书之后，终于拥有了自信：“这个方法果然是正确的。”
与动物的记忆机制相同？
按照时间顺序整理文件的方式已被人们广泛实践过，由此可以推测，这种方法并不是单纯的一时兴起，而是具有实质上的意义。
实际上，按照时间顺序整理文件的方式好像与大脑机制密切相关。据文理信息短期大学教授增川重彦氏的书评所述，“超级”整理法与动物的记忆机制极其相似(7)。
野生动物在保持当前一贯性的原则下将白天每时每刻获得的信息不进行分类并按照时间顺序进行保存，而在没有外敌入侵危险的夜间，它们会赋予这些信息以意义，并进行取舍，然后将需要的信息转存至长期记忆。在这个过程中，没有被转存的信息通过遗忘被消除。
按照“超级”整理法整理文件的过程与此过程非常相似。据增川教授所说，动物的记忆机制是非常合理的，因此，按时间顺序整理文件的做法也是合理的。我对这个书评的印象非常深刻。
信息的分类是通过这样的过程自然而然完成的。我认为，正因为人们从最开始保存信息的时候就想对它们进行勉强分类，因此才会产生问题。“超级”整理法并不是完全否定分类。“超级”整理法也会提倡大家通过信封的颜色区分、电脑文件的标题等进行分类，以提高检索速度。重要的是不把分类作为第一密钥，而只将其作为辅助性的密钥。
动物在几亿年的进化过程中所形成的记忆机制不可能是不合理的。“超级”整理法与这种记忆机制相似，因此这也证明了“超级”整理法的合理性。
人不是千手观音
在对“超级”整理法的评论中，另一篇我非常感兴趣的文章就是《心的黑板：工作记忆，巧妙使用，提高脑力》(8)。
据这篇文章中所介绍的京都大学灵长类研究所助教泽口俊之氏所述，人类的工作记忆(9)的数量少到让人吃惊的程度，只有七个左右。而在“超级”整理法中，由于将保存资料的架子设定为一个，因此能够节省用于记住架子分类的工作记忆，从而把这种富余用到其他的工作中。
也就是说，作为“神奇的数字七”，人类的工作记忆与大脑的机制直接有关。今野浩先生曾说过“运用‘超级’整理法时，我有种大脑的空间变得宽敞的感觉”，原来这并不是单纯的比喻！
作为提高脑力工作效率的诀窍，如何有效利用为数不多的工作记忆是非常重要的。这是应该更系统研究的课题，这一点我将在第七章中再次讲述。
