在此前的各章中，我结合具体的工作，讲述了时间管理的技巧。在本章中，我将就它们背后的人类的认知、记忆能力的特性与界限进行讲述，并思考其与这些技巧的关联。
（1）神奇的数字“七”
只能判别七个
“人类能在一瞬间识别和把握的对象的数量最多只有七个”，这一点从很早以前就已为人所熟知。例如，彩虹其实有无数种颜色，但我们通常认为彩虹有“七种颜色”。从心理学角度证明这一点的是1956年刊登在《心理学评论》杂志上以“神奇的数字七”为题的米勒的论文(1)。例如，拿识别声音的高度来说，当只有高、低这两种声音的时候，被实验者完全能够识别自己所听到的声音是哪一个。当有高、中、低这三种声音的时候，情况也是一样。然而，当有四种声音时，就会发生少许混淆。当有五种以上的声音时，就会产生相当多的混淆。“能够识别的最大数量为六个左右”，这就是这个实验的结果。关于声音的大小、味觉（咸淡）、直线上的点的位置、四角形的大小等也有人做了类似的实验，但无论是关于哪一种实验，能够识别的对象的最大数量基本上为七。
针对性质不同对象的实验，也可能会得到类似的结果，这也许意味着人的判断能力会由于学习能力或者神经组织结构的不同而受到限制。这是米勒得到的第一个结论。
就像这样，人类的认知能力实际上是有限的。正如我在本章（2）中所述，短期记忆的容量也是有限的。虽说“上帝按照自己的样子创造了人”（《旧约圣经》，创世纪，第一章），上帝与我们相似的地方的确只有形体。人类之所以需要做出如本书中所述的这些努力是因为人不得不做超出其能力界限的工作。
能在头脑中安排日程的情况和不能在头脑中安排日程的情况
我在本书的第一章中已经讲过，安排日程是比较难的一项工作，这其中最大的原因就是人类的认知能力存在界限(2)。
人不能在一瞬间识别并把握七天以上的日子。因此，如果把一天看作工作的单位，那么我们就不能只在大脑中做好长至数周的日程安排，并因此导致“拖延症”。这是我在第一章中讲述的基本内容。另外，同时把握七项以上的工作也比较难。因此，我们需要将时间和工作写到纸上，做成用肉眼也可以看到的计划一览表或者TO-DO板。
话说，如果反过来解释“神奇的数字七”，就是我们能在头脑中把握七个以内的对象。试着数一下一天中主要工作的数量我们就会发现，会议等工作超过七项的情况基本上是不会发生的。另外，需要会见的人超过七个的情况也很少。由于一般情况下，会议和会见都要花一个多小时，因此会出现这种情况也是理所当然的，一天的日程管理在大脑中就能完成。
有的关于时间管理法的书提倡“一日计划”等做法。即在一天的开始，制作那天应该做的事的详细时间表，以有效利用时间。但是，如果不是以分为单位安排好了见面日程的人，就不需要这种东西吧。
以一周为周期开展工作的人应该也能在头脑中再现主要的日程安排。在神奇的数字七的制约下，人们即使不特别下功夫也能管理日程安排，因此人们创建了以七天为单位的“周”这个工作周期。
如果日程表是一页对应一周，那么写在纸上的优点就难以发挥出来。当然，这样具有使我们“不忘记每个约定”的作用。但是，要说在制作日程安排表时，是否能发挥超出在头脑中进行日程安排的效果，这是难以确定的。正如我在第一章的（2）中所述，以往的手账在这个方面无法达到进行时间管理的作用。
多维容易识别
上述所讨论的是一维的差异。与此相对，在人脸识别方面，无论有几百张脸，人类都能轻易地识别出每一张脸，这是因为我们是通过多个属性来区分的(3)。
也就是说，面对通过多个独立的属性进行区别的对象时，人能够识别的数量会更多。例如，平面上的点的位置可以通过纵坐标、横坐标这两个独立的属性进行区别。实验表明，人类能够识别24个不同的位置。
实验结果表明，如果将频率、强度、断续度等六种属性的声音组合在一起，那么人类就能识别150种不同的声音。米勒说，如果属性的数量增加，那么即使增加方式是递减的，能够识别的最大对象数也会增加。
我认为，这解释了用表盘式钟表更容易把握时间的理由。因为表盘式钟表用指针的方向，即平面上的点的位置来表示时刻。
由此我们可以看出，有意义的区别实际上并不是模拟（连续）对数字（不连续），而是二维对一维。即使是模拟式钟表，实际上也存在用一维进行显示的模拟式钟表。流沙计时器和火绳计时器正是属于这种情况(4)。但是，使用这些装置，把握时间不像表盘式钟表那样容易。相反，即便是表盘式钟表，如果是石英钟，还存在使秒针连续走还是不连续走的问题(5)。
考虑到这种情况，我想也可以制作用表盘式显示日月的钟表。我自制了像显示在照片上那样的日月表并一直使用着。看着这个日月表，我就能很好地感受到日月的流逝。只不过，这个日月表不是自动式的，我们必须用手拨动指针，因此比较麻烦，就不能制作自动式的日月表吗？
日月表
世界上唯一的自制品。显示1月20日
为何采用书面形式时更容易把握内容？
我在第三章、第四章中所说的时间节约法的要点是将口头联系转换为书面联系。我们来思考一下这与刚才所说的一维对二维的关联。这也许会变成超出米勒那篇论文的主旨的讨论，但我认为这其中包含了重要的论点。
首先我们需要注意的是，文件不像灯光显示屏或垂挂的布幕那样，将文字排为一行。通常的文件，哪怕是一张纸，其文字也是按二维排列的。
我在第三章中提到过，如果是文件，就能直接锁定目标，因此能节约时间。这是因为信息是按二维排列的。如果是稿件的委托书，我们首先要纵向看文件，然后寻找目标项目（当目标项目是横向排列时）。如果想知道截止日期，我们就要跳过出版社的介绍和企划的说明等，找出截止日期的项目。接着，横向看那一栏，确认截止日期(6)。
如果文字被横向排列，我们就不得不按序阅读了。虽然与口头或录音带相比，这样能高效地快进，但我们也必须从头开始按顺序看，这一点并没有变。
我在第一章中提议的计划一览表和TO-DO板也是按二维排列的。如果是计划一览表，不要将日期连续横向排列，而是以一周为单位纵向排列。这样，我们就能够快速锁定目标。
因为纸质的文件有“页”这一维，因此是三维的。由此，我们能够非常高效地知道目标信息在哪儿。文字处理机处理文件时，“翻页”这个操作并不像翻开纸质的书页那么容易。所以，锁定目标要比纸质文件慢，这也是我们难以将电子设备用于日程管理的原因之一。
人为什么能够专业化？
话说，为什么对象属性变成多维，人类的识别能力就会提高呢？米勒将原因归结于生物的进化过程。也就是说，在总是不断发生变化的环境中，关于多数的属性一点一点地获得信息要比关于少数的属性获得大量的信息的适应性更高。假设有一种生物，它们能够感知关于声音的高度的细微变化，但不能识别声音的大小。由于无法感知危险的接近，这种生物会就此灭绝吧。
如果我们大胆而粗略地将这个理论一般化，我们就会得出“多面手要比专家好”的结论。但这个结论与我在第六章中所述的情况完全相反。我在第六章中提到过，根据应用经济学的理论，个人还是在擅长的领域专业化比较好。也提到过，即便具有能做各种各样的事情的能力，我们也还是在一件事上专业化比较好，这样能够增加时间。
在心理学和经济学之间，为什么结论会产生这样的差异呢？原因有二。
第一，因为经济学比较重视，人与人之间商品与服务的交换。如果像鲁滨逊·克鲁索那样，一个人生活，就必须变成一个能扮演农民、建筑家、士兵等角色的多面手。“希望由专家进行分工”，这是以多数人协同合作的社会为前提才能成立的结论。《国富论》中的名言“分工是由市场的规模所决定的”（The division of labor is limited by the extent of the market）讲的就是这件事。
第二，是与不确定性的大小有关的评价。“希望由分工带来专业化”，这是不确定性没有那么大时的结论。当不确定性足够大时，如米勒所指出的那样，我们要优先“适应不断变化的情况”。国际贸易理论中的“比较生产费用理论”（各国不应在本国生产所有的产品，而应该专注于本国最擅长的产业，然后进行国际贸易）在现实中并没有影响力就是出于这个原因。
经济学也建议我们，在不确定性比较大时，应该针对各式各样的对象进行分散投资。关于个人的职业也是一样，当外在环境变化比较大时，不要成为专家，最好成为“样样拿得起”的多面手。这个原则同样也适用于学者。
（2）短期记忆的界限
工作记忆
人的记忆分为短期记忆和长期记忆，这一点也从很久以前就已为人所知。例如，查找电话号码，我们要暂时记住某个电话号码并拨打出去时，就会用到短期记忆。与此相对，像自家电话号码那样，我们总是能记住的东西就会被存储在长期记忆中。
短期记忆就像一个缓冲器或者临时储藏库，起着通向长期记忆的出入口的作用。短期记忆对容量有限制，并且，只要我们不特别注意，就会在短时间内消失。
关于短期记忆，我们通过20世纪70年代的研究，修正了以往的简单模型，开始使用由几个要素构成的“工作记忆”的模型(7)。因此，在下文中，我将短期记忆叫作“工作记忆”。
工作记忆的容量大约也是七。例如电话号码，七位数以下的我们还能记得住，但如果加上区号等超过七位数之后，要记住就会变难。同理，工作记忆的容量也有非常严格的限制。
BOX——SF“既视感”
眼前的情景与自己曾经看到的情景一模一样，有时我们会有这样的体验。《徒然草》中也有过如下记述。
又，某时眼前所言所见，竟恍惚有似曾相识之感，似乎此前早已经历。具体何时虽不能确记，但定然有过其事。此种感觉，想必亦非吾独具（第七十一段）。
这是被称作既视（既视感：déjàvu）或者假回忆的现象。关于这一点，下面我将如何说明呢？
由于地球环境的恶化，人类灭绝，仅剩的几人只得将大脑封存在密封容器中，以求生存下去。密封容器由电脑精密地管理着。为了不让无法活动的大脑无聊，电脑运用高科技将故事呈现给大脑。也就是说，大脑忘记真实的环境，通过虚拟现实感体验曾经在地面上自由行走时的情形。
但是电脑的容量也是有限的。因此，节目一结束，就必须重复相同的内容。这样，大脑就会厌倦，因此节目结束时，就把此前的记忆消除，完全像重生了那样。
但是，这个操作也有不彻底的时候。上次的记忆会残留下来，虽然只有一点儿。
……请读到这儿的读者举目眺望一下周围的风景。这个情景似曾相识，这难道不是残存在大脑中某个地方的记忆吗？
对外部记忆的活用会减轻大脑的负担
工作记忆的容量有限，因此在进行脑力劳动时，对它的有效利用就是极其重要的课题。通常，有关记忆术的书都以如何增加长期记忆，以有利于检索为课题。这是重要的课题，但从目前来看，更为重要的是短期记忆。因此，这里我们要就短期记忆进行一些思考。
一有担心的事就心神不宁而无法专心工作，我们经常会有这种体验。这或许是一部分工作记忆被所担心的事占据了的缘故。要想集中精力工作，我们就要尽可能避免这种情况的发生。
但是，在现实生活中，我们很难经常处于那种理想状态，这是不得已的事。但我们可以通过活用外部记忆，减轻工作记忆的负担。如果能通过这个方法尽可能地减少需要经常记住的东西，就能将宝贵的工作记忆集中用于工作(8)。如下方法也可以从这个角度来进行评价。
·一个口袋原则 进行分类时，我们必须记住分类项目，且每次收纳时，都需要将之从工作记忆中呼唤出来，做出判断。而在挤压归档中，我们遵从了“一个口袋原则”，所以不需要做这个工作，也因此减轻了工作记忆的负担，关于这一点，我已经在第五章的（3）中讲过。
BOX——莫扎特的工作记忆
“作曲结束了。接下来只剩写了。”这是莫扎特的名言。
“到了写的阶段，就只剩从大脑这个口袋中提取已收集的信息的工作了。无论周围发生什么，都能不受影响地写；还能一边对鸡的故事、鸭子的故事、人的传言等感兴趣一边写。”他在信中写道。莫扎特的工作记忆似乎是不寻常的，超越了人的极限。
听到这样的故事，我们就会发现，“莫扎特的音乐是恶魔为了戏弄人们而创作的”，歌德的这句话带着一丝恐怖。
活用TO-DO板和“需要立刻做的工作笔记” “应该做什么”，通常情况下，由此引出的工作列表是由大脑记忆的。但是，这样一来，我们的一部分工作记忆就被占据了。如果能将这些信息记录下来并放到大脑的外部，就能减轻工作记忆的负担。
信息的符号化
米勒在上述论文中指出，作为认知界限的“七”与工作记忆容量的“七”性质不同。
要说明这一点，借用米勒举出的数字的例子最容易理解。表中的（1）中排列了18个0和1。由于工作记忆的容量限制，我们要记住这个数列是比较困难的。
信息的符号化
如果将大量的信息放入一个集合（口袋）里，能够记住的信息量就会增多。
我们试着将这些数字每三个为一组，看作二进制的数字，将其用十进制的数字进行表示。例如，000为0,001为1,010为2等。变换之后的数字在表中的（3）中示出。这样一来，数字的个数就会变成6个。记住这个数列就比较容易。在这种情况下，数列所包含的信息与（1）一样。换句话说，如果用三位数的二进制重新写（3）中的数字，就能得到（1）。
短期记忆的限制并不是针对信息量所做的限制，而是针对集合（chunk）所做的限制。即使一个集合中包含了大量的信息，我们也能记住七个集合。因此，如果我们能将信息符号化，并将大量的信息装满一个集合，我们所能记住的信息量就会变大。
事实上，人们从很久以前就开始这样做了。米勒所指出的是“命名”。不要事无巨细地记住每一个细节，而是要善于总结——“用自己的话来说就是这样的”。
无论是本书，还是《“超级”整理法》，都给我们频繁遇到的诸多问题起了名字。在本书中，我讲了“中断综合征”“拖延症”等，在《“超级”整理法》中，起了“模棱两可的问题”“无家可归的子文件”等名字。这并不是觉得有趣才起的，而是为了明确问题所在。“当我们对文件进行分类时，由于文件符合多个项目，因此不知道放进哪一个项目比较好，因此比较困惑”，但如果用“模棱两可的问题”作为某个项目的名字，人们就能明确问题所在，并轻松记住。
下面我将米勒曾使用的“集合”这个词改称为“口袋”。通过把大量的信息装满“名字”这个口袋，我们就能用工作记忆把握现实的复杂世界。
日常使用的口袋要有七个左右
TO-DO板和“需要立刻做的工作笔记”的意义也可以被解释为米勒所说的意义上的“符号化”。由于“要做的工作”有很多，因此我们不可能全部记住。但是，“只要看板和笔记就可以”，这是可以做到的。也就是说，这两个是汇总了要处理的工作的“口袋”。如此，我们不需要将各项工作分别存储在工作记忆中，只要有这些“口袋”就可以了。
制作购物清单或外出时所需携带物品清单等，也会带来很大便利。我们事先在购物清单上写好在书评栏中看到的书目和CD等，事先在外出时所需携带物品清单上列出每天上班或者外出旅行时需要携带的物品，这样即便我们记不住每个项目或者每件携带物品，但只要有这个清单就好。在这里，这些清单也将作为装满信息的“口袋”发挥作用。
如果这些口袋能集中到“手账”这个大口袋中，就更为方便了。因为手账这个口袋的存在能够显著减轻工作记忆的负担。
但是，如果将TO-DO板和“需要立刻做的工作笔记”硬塞进手账，它们的体积就会变小，使用起来稍有不便。正如我在第一章中所述，还是将它们分开放比较好。虽然口袋的数量增加了，但总共也只有三个。而我们“甚至能记住七个”，所以就“口袋”而言，这已经是相当大的容量。
即使将挤压档案、名片夹、电话簿以及文字处理机的文件都当作“口袋”。全部加起来也只有七个。用传真接收用纸制成的日程安排表的文件夹虽然是备份用的，但即使加上这个，也不过八个（参见表）而已，仍然属于能够被记住的范围。
个人信息系统的“口袋”和收纳在其中的信息
如果这些口袋能集中到“手账”这个大口袋中，就更为方便了。
因为只要记住手账这个口袋的存在就可以了，这样会显著减轻工作记忆的负担。
（3）应对工作记忆的挥发性
会挥发的工作记忆
工作记忆会极其快速地挥发。据说如果我们不付出特别的努力，工作记忆会在一分钟之内消失。有时，当别的刺激进入我们的大脑，工作记忆被这个刺激挤出，就会更快速地消失。我们经常会有这样的体验：为了找东西而进了另一个房间，却忘了为了找什么才来到这里。
为什么工作记忆会这么快挥发呢？这大概是因为我们为了记住眼下的事件调动了所有的工作记忆吧。野生动物在应对突然的危险时，需要这种机制，这是显而易见的。另外，人类在思考复杂的问题时，也需要集中精力，为此需要驱逐多余的记忆。夏洛克·福尔摩斯曾说过：“获得高度精神集中的要领就是忘记已经过去的事。”(9)
因此，如何应对工作记忆的快速挥发也可以成为高效利用时间的诀窍。
避免“中断综合征”
一个方法是做笔记。关于这一点，我将在（4）中讲述。
另一个方法就是避免工作的中断。例如，由于电话打来，工作被中断，工作效率下降，这一点我已经在第三章中讲过。不仅是电话，一般情况下，工作一旦被中断，工作效率就会显著下降。在第二章中，我已把它命名为“中断综合征”。产生“中断综合征”的主要原因是，我们为了应对新案件，驱逐了此前保存在工作记忆中的信息。
为了应对“中断综合征”，我还在本书中提出了如下解决办法：
·通过适当的日程安排，创造不中断的时间段［参见第一章的（2）、第二章的（1）］。不做在一定时间以后的将来的计划，这样，即使将来发生了目前无法预测的事，我们也能不中断重要的工作［参见第二章的（3）］。
