远离混乱，追求简单。
从不和谐中发现和谐。
困难中蕴藏着机遇。
——阿尔伯特·爱因斯坦
爱因斯坦最后这句“困难中蕴藏着机遇”从根上改变了我对困难的看法。多年来，我一直把困难当成是亟待解决的麻烦，而不是可以抓住的良机。
高效能所面临的挑战根本不是困难——它们是切切实实的机会，不仅能让你完成得更多，还能有效地实现最重要的目标。
本章主要介绍3大高效能策略，它们都是我这些年来发现、验证和优化过的。起初这些策略都是我在生活中遇到的难题，随后才慢慢成为挖掘我高效能潜力的机会。
我鼓励你尽可能采取每一个策略。一个人最伟大的成就源于对自己和工具最大程度的开掘和拓展。被动地尝试执行某个策略最终带来的可能只是平淡的结果。最好的状态是让自己专心致志地沉浸其中，突破自己潜能的界限，并达成你所希望的成就。
第5步：高效能策略
欢迎来到凌晨5点蓝图的第5步，掌握3大高效能策略：合并，专注和零平衡。
在上一章中，你已经创建了理想的一周，理想的晨间惯例和晚间惯例。本章介绍的这些策略专为理想日程表而设计，能让你效率更高地做好每一件事。
即使你的日程表看上去毫无规律或者混乱不堪，也可以在其中应用这些策略。如果你已经以某种形式使用这些策略，那这是个好机会。正如我所说的，充分发挥它们的潜能才能创造奇迹。
让我们这就开始！
策略1：合并
试图用几十种不同的系统（笔记工具，日程表，便利贴）来管理日常活动真的会令人压力山大，甚至对于那些有条不紊的人来说也是如此。为了达到最佳的高效能状态，我们应该将生活中的一切都合并起来，尽可能将系统的数量减少到最低。
下面列出3种合并技巧及其相应工具，可以有助于提高行事效率和水平。
合并任务、项目和活动
所有的工具里，我最喜欢的就是任务管理器。本质上讲，任务管理器就是更加美观的便利贴。它是用来规划个人和职业生涯中的任务、项目和清单的独立工具。有些任务管理器甚至兼具日程安排、联络簿、个人助理等功能。毫无疑问，任务管理器是我高效能“兵器库”中最重要的工具。
你可能没有注意，多年来你用过各种形式的任务管理器。无论是制定待办事项清单，在日程表上标注预约，还是优先安排当天的目标，这都是在管理你的任务。
我希望你不要陷入用几十种方法管理日常任务的误区。我开始就是那样，在厨房的本子上临时写下购物清单，在Word文档里保存打破的马拉松纪录，在办公室的Outlook日程中安排即将到来的社交活动。
读过戴维·艾伦的《搞定：无压工作的艺术》一书并学习过他的方法后，我将所有的任务、项目、活动、清单和临时委托都合并到了Nozbe，一个独立的任务管理系统。虽然我喜欢用Nozbe，但是其他工具也不错（例如：奇妙清单Wunderlist，OmniFocus，还有苹果的备忘录应用程序），而你的管理需求可能也与我的有所不同。
关键是找到一个你信得过的系统，把个人任务和工作项目全部放在里面。当把这些都有条不紊地合并在一起时，规划人生就变得意想不到地轻松。
合并文档、文件和文件夹
2007年大学毕业的时候，我买了一个很大的木质文件柜，想着可以用很久。结果还不到一年，我就采取了无纸化办公，并且清空了文件柜。
毕业后最初的几个月里，我做过最明智的决定之一就是把所有电子文档、文件和文件夹合并在同一个地方。虽然存储位置改变了，但是系统依旧完整，至今仍能很好地为我服务。
如果你还没把所有的（注意，是“所有的”）文档、文件、PDF资料、扫描件、收据，以及其他重要的零碎内容收纳在同一个地方，那么一旦你这么做了，我敢保证你的生活会焕然一新。把所有的东西都归置在一起能带来前所未有的控制力。当你删除重复过时的文档、合并类似的项目时，也能减少大量无用的东西。
像Drop-box，Google Drive以及微软的OneDrive，都是非常受欢迎的电子文档管理工具。我采用的是Google Drive，但是你可以选择其他适合自己的工具。
需要指出的是，尽管有强大的搜索技术，电子文档管理工具也不过是新的收纳柜，帮助你保存大量内容的同时，也能轻松精确地查找你想要的东西。许多工具还提供了万全的备份服务，以防重要资料的遗失。
当然，我建议你采用无纸化方式把所有电子版资料整理在一起。这样一来，创建精心规划的系统就变得更加重要。慢慢来，像安排一天计划那样有效地规划你的资料。
合并文章、笔记和心得
当你产生卓越的想法或者有用的心得时，将这些“灵光一现”长久保存下来是非常重要的。从前我们通常把它们写在日记里，藏在文件柜里，或者从杂志上剪下令人难忘的文章贴在活页本里。谢天谢地，如今我们已经从那种落后的时代发展进化，现在只要短短几秒就能获得任何有价值的东西。
可问题在于你能否有效地管理好生活中最有价值的信息。当然，你可以用前文提到的文档系统来存储重要文件，但是也许还有更适合你的方法。
我每天都在印象笔记里创建，存储，访问我的心得、笔记和相关文章。大多数软件都有类似的替代品，拿印象笔记来说，同类文档管理软件还有微软OneNote，Simplenote，以及Google Drive等。
我喜欢用印象笔记管理宏伟目标和季度体系，存储博客和播客中的心得体会，并从成千上万的琐事中追踪过去的成就和生活中最有价值的时刻。
印象笔记就像一张白纸，你可以填进任何想要的东西。关键是要建立一个重要信息的管理系统，能够轻松地添加内容，永久保存，快速访问。拥有这些优势，你便能极大地提升生产力。
另一个常见问题是，当我们产生新想法时，总是苦于无处可以方便记录。除了印象笔记、手机，甚至放在枕边的便笺纸，我还使用了AquaNotes，一款防水的笔记本，可以在洗澡的时候用。听起来挺不可思议的，但它真的很好用。虽然我洗澡花不了几分钟，但还是想在不依赖记忆的情况下，确保记下每一个想法。
在我将新的想法写在纸上（笔记本、便利贴、AquaNotes，等等）之后，我会将它们录入成为电子版（印象笔记、任务管理器、日程表，等等）。这样我就能保持无纸化的习惯，并极大地降低由于遗失记录而错过某个想法的可能性。
策略2：专注
合并在整合资源和轻松访问重要材料的途径方面效果极佳。接下来就要在目标上取得切实进展，这需要的是心无旁骛专注于工作的能力。
在此有3个核心技巧可以帮助你专注于重要的日常工作：安排专注的时间段，远离干扰，一次只做一件事。
安排专注的时间段
如果你只能采取一个策略，我希望首选是“有意识地规划你的一天”。其次就是安排专注、不间断的时间段为宏伟目标而努力。
专注的时间段是提前确定的一段时间，你需要在这段时间里专心致志地完成一项重要任务。这是一个强大有效的策略，能够消除干扰，为高质量的工作营造环境，让你的大脑有机会深入挖掘创造性思维。
执行这一策略的关键是设定严格的时间限制。这也是令大多数人迷茫的地方，而这仅仅是第一步。你需要给这段时间制定起止的时间，然后牢牢地遵守它们。把这想成是在安排与自己的一次会面，极其重要且没有商量的余地。如果这段时间内突然出现某个与你计划相悖的委托，那么请你礼貌地拒绝，因为这个时间段是不允许重新更改的。
一旦决定好安排专注时段的最佳时间，那么“理想一周”便是最适合安排专注时段的地方。回顾上一章创建的理想一周，确定在什么时间安排90分钟为宏伟目标而努力。90分钟只是一个建议，但是通常这个时间量足以深入探究某个项目并取得重大进展。
如果日常工作中总是充满干扰，那么当你全神贯注集中之后，一定会吃惊地发现短时间里居然完成了那么多高质量的工作。
远离干扰
近几年来，科技日新月异的进步让人与人之间的联系变得过于紧密。移动设备响个不停的提示音，工作不再拘泥于固定地点，以及全天候不间断的工作需求，都使得遵守严格的时间限制比以往更具有挑战性。因为我们随时可以保持联系，也总是希望及时接收到消息提醒。但是在你专注的过程中，你不能怀有这样的想法。
除了不再与外界联系，你还应该屏蔽任何与首要任务无关的事情。最好彻底远离充满干扰的环境。
隔离自己。一个人待着，远远躲起来。找到只提供给你必要资源的地方。我最喜欢的隔离区就是图书馆。工作日的理想状态就是带上笔记本电脑、耳机和零食跑到图书馆顶层。我在偏僻的角落里发现了一个小房间，刚好可以把自己藏在高高的书架后面。
我甚至会关掉手机、邮件以及其他不必要的电子设备。我也喜欢社交平台，但总是管不住自己，原本应该专注工作的时候，我不是摆弄手机就是漫无目的地浏览网页。
最适合我的办法就是给电脑安装一款阻止上网的软件以免自己分心。这也正是好习惯养成的过程：一个无法改变的事实（上不了网），只好回来养成好习惯（认真工作），然后获得回报（工作搞定了）。
拿不准的时候，尽量想方设法保证自己走在正轨上，必要的时候甚至可以屏蔽脸书。
无论出于什么目的，只要身处隔离区，我就当自己不存在。没人能找到我，也没人能联系上我。这样的经历很神奇。这时候，我会比在其他任何地方的工作质量都高。对工作来说，这是最理想的。或许你需要另一种氛围来工作，那就营造出来。暂时与世界失联，专注于需要你全身心投入的工作。
一次只做一件事
提升专注力的第3种技巧是一次只选择一个任务去做。这似乎也很显然，但是回想一下我刚才提到的，仅仅为了保持专注你就不得不大费周章，更不用说专注去做一件事了。
同时进行多个任务注定是会失败的，因为大脑只有在集中精力处理同一件事的时候，才能发挥最大的效用。多任务是不现实的，它会严重阻碍你深入某个项目的能力和思维的创造力。
只做一件事其实并不容易，选择到底专注于哪个项目更是难上加难。有太多项目需要去优先解决，你需要通过“专注机制”来进行正确取舍。加里·凯勒和杰伊·帕帕森合著了一本书《最重要的事，只有一件》，其中就提出了一个非常关键的问题：“只做哪一件事，就能让其他事情变得容易解决甚至连做的必要都没有？”
这就是取舍的标准，特别是当你处于繁忙的工作中，只能专注于那些能引起质变的事情。这个问题不只适用于在专注时段里选择去做什么，但是你要从学会取舍开始。回答好这个问题并做出最佳选择，然后向前迅速迈进。
另一个有效的筛选手段，或者说判断哪个决定最优的方法，就是利用格雷戈·麦吉沃恩的著作《精要主义》中的技巧。麦吉沃恩提出了一个放之四海而皆准的观点：“如果答案不是一个明确的Yes，那就是一个肯定的No”。
下次你要是再为是否做某事犹豫不决时，请确保坚定地回答“是”。如果不是，就继续寻找到底该做什么，直到找到为止。
策略3：零平衡
专注于宏伟目标度过充实的一天之后，就该结束工作，回归一时的干净整齐。
我提出了一个“零平衡”的概念，指的是能够以尽量简单的方式结束一天的策略，它包含4个部分：清零收件箱，清零项目，清零桌面和清零办公区。
当你实施了零平衡，就可以在一天结束的时候，清楚了解自己完成了什么，还能为第二天的奋斗打下坚实基础。
“平衡”一词是指“由于对立的力量相均等而产生的一种静止或平衡的状态”。这是每一天结束时应该达到的目的，回归平衡与宁静的最佳状态，就可以轻松的休息，并为第二天做好充分准备。
清零收件箱。收件箱不是待办清单，而是任务管理器中需要处理的任务。至少要保证收件箱一天一次的零邮件状态。
不是说已读并计划明天回复10封邮件就可以了，而是实实在在的零邮件，确保自己已经妥善处理了过去24小时内收到的每封邮件。
如果你的收件箱已经爆满，那么现在正是利用“清零收件箱”整理它的机会，这一概念是高效能专家莫林·曼恩提出来的。首先，安排一个集中的时间段（需要的话可以分成多个时间段），彻底清空收件箱。其次，每天安排固定的时间处理所有邮件。
如何处理电子邮件：
1. 删除或者归档不需要回复的垃圾邮件、广告和其他邮件。
2. 回复可以马上应答或者不太花时间的邮件，然后将其删除或者归档。
3. 如果某封邮件需要花时间进一步研究，或者其本身就是一项任务，那么先回复发件人告诉他们你发送完整答复的时间。然后将这个任务安排在任务管理器中，并将邮件保存在收件箱以外的单独文件夹里。
4. 重复步骤1到步骤3，直至收件箱被彻底清空。
如何防止邮件堆积：
1. 取消所有不需要的订阅邮件。
2. 和团队成员沟通，告诉他们清零收件箱对你来说非常重要。如果大家都能坚守这一点最好，这样一来不必要的邮件马上就会减少。
3. 每天安排时间处理邮件，坚持每隔24小时清零一次收件箱。
4. 如果没能及时完成，就要额外安排时间段补上这一工作。
如果你有太多需要处理的邮件，就得考虑重新安排日程表进行管理，甚至雇个助手帮你过滤和处理邮件。
快速有效的沟通是提高生产力的关键。坚持清零收件箱之后，你会发现完成任务的速度有了显著提高，更何况还能获得他人对你的尊重。
清零项目。没有比临睡前脑海里还有未完成的任务更令我讨厌的了。为了杜绝此类情况发生，我每天只安排一些优先级最高的任务，确保一天内完成它们是合理的。
清零项目简单是指在开始下一个任务或者项目之前，你必须彻底完成当前任务和项目。我曾说过，一次最好只做一件事，避免多进程。在清零项目的时候，你只要关注项目的一个方面，不要尝试同时应付太多内容。
对于即将到来的任务，大多数人要么忐忑不安，要么跃跃欲试。我们常常做了许多事情，做完的却寥寥无几。在朝着未来目标迈进之前，先彻底结束正在做的事情。利用任务管理器或者笔记系统，为那些未来的美好想法创建清单。
每天结束的时候，你需要完成当前的任务并在下一个最佳时间安排好接下来的任务，让你当前的项目达成临时的节点。
清零桌面。如果把桌面比作收件箱的话，那么在一天结束的时候也应该彻底被清空。清零二者的区别在于，桌面上可能还要保留有几样重要的东西，通常是原本放在那里的（比如电脑、键盘、鼠标、台灯，等等）。
我在家用办公桌上只放少数几样的东西，而且不管我眼下着手于哪个项目，它们都被摆在那里。但是，在任务结束时，尤其是每天结束的时候，我都会清理被临时资料占用的空间。
这样一来，我的桌面99%的时候都是干净整洁的状态。剩下的1%通常是堆放了很多资料在上面的缘故，但是我会在开展下一个任务之前，尽快将其整理干净。
坚持清零桌面就像铺床一样。外表看上去一定是一尘不染，引人注目。你要做的是确保99%的时候都是这样的状态，或者至少每天一次。
清零办公区。和清零桌面非常类似，清零办公区是指在每天结束时，把不需要的东西从房间或者办公室清理出去。可能你已经发现，每样东西都有其理想的归属地。清理办公区考验的就是分辨每样东西特定位置的能力。
理想情况下，办公室的文件、文件夹、办公用品、家具或者其他项目资料都应该被收纳在文件柜、抽屉或者其他指定的地点。而家里的厨房用具、儿童玩具、衣物或者家居用品也应该放回属于它们的地方。
理想的一天应该是这样的：在你安心上床睡觉的时候，清楚知道每样东西都被准确地放置在它原来的地方。达到这种境界，你便拥有了干净而整齐的环境，第二天的项目进展也变得轻松。这或许听起来异想天开，但实际上完全可以实现，这是杰出的日常生活方式。
要点概括串讲
总结一下迄今为止学过的内容，我们可以这样想：
一天早上，你怀揣着计划（任务管理器Nozbe）早早起床（心情愉悦），计划中列出了今天运动和冥想（健康习惯）的锻炼，此外还有最重要的任务（理想晨间惯例的一部分）。通过查看电子文档系统（Google Drive）中的重要文件，你开始了今天第一个专注时段（为本季度的宏伟目标而努力）。
在专注做事的过程中，你在电子笔记（印象笔记）里记录了一些新的想法。在一天中反复专注之后，你处理完了所有的邮件（清零收件箱），搞定了未完成的任务（清零项目），清理了桌面（清零桌面），收拾好家里和办公室的项目资料（清零办公区），结束了一天的工作。此时，你可以审视第二天的任务，然后读会儿书（理想晚间惯例的一部分）。
有了清晰的宏伟目标，计划明确的季度体系，健康规律的生活习惯，理想一周的安排，理想的晨间惯例，理想的晚间惯例，再加上几个高效能策略：合并，专注和零平衡，我敢说，无论怎样你都能彻底掌控好每一天。
但是别着急，还没完！
在接下来的两章里，我将介绍如何通过反思系统、问责制度和日常追踪来监控你的进展，以及如何采用进阶策略从整体上优化凌晨5点的蓝图。
打倒贪睡按钮
防患于未然
多，未必就是好的。
我在书中介绍了很多内容，而且还会继续帮你摆脱困境。你不用什么都做。
事实上，和生活中大多数问题一样，建立基本原则是你唯一永远需要的策略。多，或许根本不是解决问题的办法。在高效能的世界，总有用不完的策略，研究不尽的想法，装不完的应用程序，参加不完的会议，买不完的书。
本书的最后，我列了一个行动方案，用来指导你实施书中介绍的每个方法，而最终采用哪些策略由你说了算。我要提醒你的是，你需要的可能只是其中的几个而已。
当然，我的生活是以这些原则、工具和策略为基础的，但是达到现在这样的程度，离不开多年的实践与磨合。尽管我花了很大力气修改调整以便尽量多地挤出时间，但我还是会回到那些能引起质变的基本原则上来。
本书的真正目的是帮助你找到自己的基本原则并坚持下去。无论生活多么变化无常，需求变得多么紧迫，这些原则始终能为你指明方向。
简单终将胜利。
快速回顾 高效能策略
1. 将所有资料合并在一起是最佳方案，你会对全局一目了然，方便做出调整，同时更高效地向前迈进。
2. 在一段时间里专注于工作是更快更好完成任务的最好方法。
3. 保持零平衡能够帮助你完成所有项目、处理所有邮件、收拾好全部杂物，留给自己整洁的空间和清晰的思维。
4. 合理应用所有策略，就能真正掌控你的一天。
行动计划
1. 尽可能集中地将人生目标（个人和职业）、活动、项目和任务合并起来。
你的任务管理器（Nozbe，Wunderlist，OmniFocus，等等）：
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在该系统中合并（或者清理）任务的日期：
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你的日程表应用程序（苹果日历，Outlook，谷歌日历，等等）：
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在该系统中合并（或者清理）活动的日期：
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你的在线文档管理系统（Dropbox，Google Drive，One-Drive，等等）：
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在该系统中合并（或者清理）文件的日期：
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你的在线笔记系统（印象笔记，OneNote，Simplenote，等等）：
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在该系统中合并（或者清理）笔记的日期：
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2. 什么时候你的效率最高？安排并遵守每天专注于宏伟目标的时间段。
宏伟目标1：
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每天/每周致力于该目标的地点和专注时段：
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宏伟目标2：
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每天/每周致力于该目标的地点和专注时段：
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宏伟目标3：
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每天/每周致力于该目标的地点和专注时段：
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3. 每隔24小时实施一次零平衡（清零收件箱，清零项目，清零桌面和清零办公区）。同时在任务管理器中创建每日提醒，确保每天实现零平衡。
计划清空当前收件箱的日期：
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每天清零收件箱的时间：
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计划完成当前宏伟目标中部分任务的日期：
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每天清零项目的时间：
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计划收拾桌面仅保留关键物品的日期：
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每天清零桌面的时间：
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计划收拾房间和办公室、仅保留必要物品的日期：
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每天清零办公区的时间：
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