生产力禅学
重点带着走：虽说查看电子邮件等支持任务可能是你工作时的必要之恶，但若是你尽量缩减花在它们上面的时间、专注力和精力，就能有效提高生产力。一旦你为最高回报活动创造出更多的时间与空间，你将变得更有创意、更专注，且更富生产力。
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五月的禅
如果你有机会在五月造访渥太华，并有一、两个小时的空档，不妨到位于市中央的人工湖「道斯湖」（Dows Lake）走走。湖景本身就已经相当漂亮（尤其到了冬天，湖水结冰后更是美丽，形成全世界最长的溜冰道之一），但更吸引人的是每年五月湖畔盛开的郁金香。每逢五月之际，连接道斯湖的丽多运河（Rideau Canal）沿岸，就有约莫三十万朵的郁金香齐放盛开。无论你喜不喜欢赏花，这里绝对是你和情人或朋友一起放松的好地方，到处都可以听到游客的赞叹声。
前不久，我在翻看自己一年计划里所拍摄的照片时，某张照片吸引我的目光，拍摄日期是五月五日星期天，正好是我计划开始后的第四天。照片的背景是几棵绿油油的树木，前景则是我和我手中握着的一本书：加拉赫（Winifred Gallagher）所著的《全神贯注》（Rapt，中文暂译），这是我在一年计划里读的第一本书。
这张照片完全传达出我在计划开始时的心理状态：禅定般的平静、满满的好奇心，以及我对生产力相关主题的极高专注力。
在我的计划如火如荼展开、想做的事情愈来愈多之前，我只是单纯想以平静、好奇心，以及高度专注力度过这一年；这样的念头十分强烈，大到让我甘愿推掉一个（或两个）高薪的工作机会。
机会来敲门
然而，随着我的计划开始之后，它的本质很快就有了变化。
在我的计划进行短短八个月之后（亦即我每周冥想三十五小时的生产力实验后五个月，以及TED官网刊登我的采访内容才两个月后），我的计划一下子变得……嗯，庞大了许多。彷佛一夕之间，它的气势瞬间变旺，我的网站人气也突然暴增：点阅率从每天几百次变成几千次；我部落格上的访客留言从每周少数几篇一下子暴增到好几十篇；我每天收到的电子邮件从三十封左右，变成好几百封。很快地，我接到愈来愈多媒体采访、会议、生产力教学的邀约，多到我不知该如何应付。
我的计划中原有的禅定本质很快被打乱──所幸在可以控制的范围里。由于我的计划刚开始便设定以生产力实验为主，因此出现这样的问题我欣然接受。
奇怪的是，我计划里暴增的工作，全是一些工作支持任务。像是回复电子邮件、参加会议，以及定期更新社交媒体，都属于工作上的「维修任务」，负责支持你最有成效的工作；它们就像洗衣服和缴纳账单一样，无法说不做就不做。对我来说，工作支持任务几乎跟维护任务一样讨厌，因为它们同样会占用你大量的宝贵时间、专注力和精力，让你无法用来处理更有价值、更有意义的事情。
然而，我们之所以花太多时间在低回报任务上，还有一个微妙的因素：这些工作更容易做。它们形同工作领域里的「网飞」，对于再一次检查电子邮件、再打一通电话或多参加一场会议等事情，你的大脑边缘系统比较不会抗议。在这些时刻，你很容易会说服自己，认为低影响力的任务比你真正的工作还重要；但从长远来看，你花时间在前者所得到的回报，比后者少太多了。
就像应付维护任务一样，我发现有效处理低回报任务的关键，不在于更快或更努力工作，也不在于疯狂长时间工作、设法把事情做完；真正的解决之道，在于第一时间就缩减你投注其中的时间、专注力和精力。
少就是多
简化你工作中的低影响力任务之所以能如此有效，原因很简单：你花愈少的时间和精力处理，你就有愈多的时间和精力投注在真正重要的任务上。因此，你应该要努力简化你的工作，如此才有大量时间拿来做那些最富成效的工作。
你还记得小时候玩过的四乘四、十六片滑块拼图吗？其中有一格是空的，你得移动其他图块拼出正确的图案。你的时间就像这样！你的行事历里留有愈多开放的空间，你就有愈多的弹性安排何时做哪些事情；加上你的专注力和精力随时在波动，这么做能让你变得更有生产力。一旦你简化了工作行程，对于一些临时出现的高回报任务和项目，你的反应会变得更加灵敏。再说，世事难料：工作爆发危机、儿子罹患流感、老板突然召开紧急会议，或是女朋友一直吵着要你陪她去跑步（这正是我写这句话时实际发生的事情）等等，都不是事先可以预料到的事。
简化行事历得以创造更多空间留给高回报的任务，如此一来，当临时发生紧急事件需要处理时，你才有更充裕的空间足以反应。
再说，简化行事历能让你一整天保持禅定般的清晰思维，这感觉超级美妙！根据城市规画人士的说法（搞不好就是规划「期望路线」的同一批人），理想的高速公路车流管控，关键不在于车辆的多寡，也不在于车速的快慢，而在于车辆之间留有多大的空间。同样地，你每天所做的工作也是如此。当你努力尽可能排满一天行事历时，你很难有多大的生产力；因为若是临时出现什么任务，你势必会手忙脚乱。简化你每天的行程，等于为那些高回报活动保留更多的专注力，如此才能更加专心做好事情。总之，你的各项任务，就好比生产力高速公路上的车辆。
此外，当你为最高回报活动创造更多的专注力之后，还有助于你想出更好的点子。我们之所以常会在淋浴时（而不是在使用智能型手机时）想到许多绝妙的点子，理由很简单：冲澡的时候，我们为自己的头脑创造出更多的专注力空间，天马行空地恣意空想，许多新的点子和念头便因此不断涌现。而当你简化生活中的低回报任务时，也会达到类似的效果。这么做不仅能让你有更多的时间和精力得以投入在高回报任务上，还能帮助你产生更多绝妙的点子。
一旦你为高回报任务和约定之间创造出更多的空间，你就能让自己更加全心投入、更聪明地工作，并且给予它们应有的充裕时间和精力。
那实际上要如何做到呢？接下来的两章里，我会分享我在一年计划里发现的一些绝妙方法。
